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PROCESSOS E CONTROLES Recife, novembro de 2010.

PROCESSOS E CONTROLES

Recife, novembro de 2010.

A B&R Consultoria Empresarial Ltda através de seus Diretores e Consultores tem o prazer

de apresentar o Modelo de Gestão por Processos do Departamento Financeiro da Clínica de Olhos Clóvis Paiva.

O presente trabalho considera a necessidade de se estabelecer na Clínica de Olhos Clóvis

Paiva alguns tipos de processos, notadamente no departamento financeiro, com base nas melhores práticas de gestão adotadas por Organizações que requerem agilidade na execução das atividades e com dispositivos de controle que assegurem a eficácia dos procedimentos e eficiência nos resultados. Desta forma, a B&R construiu os processos do Contas a Pagar, do Contas a Receber, da Conciliação Bancária e do Fluxo de Caixa.

Este trabalho insere as diretivas de gestão que devem ser obedecidas na sua continuidade que é a automação da Gestão e Operação da Clínica de Olhos Clóvis Paiva por software de gestão integrada que possibilitará a efetividade da Gestão por Processos do Departamento Financeiro ora documentada pela B&R Consultoria.

A B&R Consultoria Empresarial coloca sua equipe à inteira disposição para participar deste movimento de fortalecimento e crescimento da eficácia e eficiência da Clínica de Olhos

Clóvis Paiva.

PROCESSO Contas a Pagar

PROCESSO Contas a Pagar

Este documento estabelece atividades, responsabilidades e autoridades inerentes à realização de pagamento de títulos correspondentes aos gastos operacionais e administrativos, estabelecendo os recursos necessários para tal.

1. Objetivo

1.1. Assegurar a eficácia das atividades de contas a pagar estabelecendo padrão

nas atividades fins de pagamento e nas respectivas atividades de controle dos

débitos.

2. Escopo 2.1. Todos os débitos inerentes aos gastos com as atividades operacionais, administrativas e investimentos.

3. Início

3.1. Confirmação do débito como válido pelo sistema.

4. Conclusão

4.1. Envio de documentação para Contabilidade.

5. Principais atividades

5.1. Lançar previsões de despesas.

5.2. Selecionar débitos no sistema por data de pagamento.

5.3. Selecionar os débitos pela forma de pagamento (Boleto, DOC, TED, Etc.).

5.4. Emissão de pré-autorização de pagamento (no caso de pagamento eletrônico)

ou emissão de cheques.

5.5. Liberação do pagamento on line ou assinatura do cheque.

5.6. Geração de comprovante de quitação on line ou obtenção de comprovante

autenticado ou recibo manual acompanhado da respectiva nota fiscal.

5.7. Efetuar a retenção dos impostos de acordo com a legislação vigente.

5.8. Envio de documentação para Contabilidade.

6. Desenvolvimento das atividades

Lançamento das previsões de despesas.

6.1. Profissional designado deve lançar no sistema de contas a pagar todas as

previsões de despesas, tais como: água, luz, telefone, aluguel, salários, impostos,

etc., para um período de, no mínimo, 6 meses; já para as despesas relativas a contratos previamente estabelecidos que contemplem período de pagamento específico, lançar no contas a pagar os valores conforme a quantidade de parcelas (exemplo: contrato de consultoria, contrato de capital de giro, de leasing, etc.)

Conferência das despesas a pagar.

6.2. Profissional designado deve conferir diariamente o relatório das despesas a

pagar lançadas no sistema, com os documentos (boletos, cópias de notas fiscais, etc.) do mês vigente arquivados na pasta do contas a pagar. Cabe notar que todos os documentos relativos às despesas a pagar devem estar devidamente autorizados pelos responsáveis das respectivas áreas, para posterior pagamento.

Seleção de pagamentos.

6.3. Profissional designado deve separar diariamente as despesas por tipo de

pagamento (Boleto, TED, DOC, Cheque), relativas ao dia imediatamente posterior.

Geração de pagamento.

6.4. Para pagamentos pelo office banking o profissional designado deve lançar

todos os documentos no sistema do banco.

6.5. Para pagamento em cheque o profissional designado deve conferir se o

cheque emitido está acompanhado da cópia de cheque, devidamente vistada, e dos documentos comprobatórios da despesa (nota fiscal, acompanhada de recibo).

6.6. Para pagamento de salário o profissional designado deve receber do

departamento de pessoal o arquivo da folha de pagamento e enviá-lo para o banco

através do office banking ou emitir os respectivos cheques para pagamento, nominais ao favorecido.

6.7. Para pagamento de impostos o profissional designado deve solicitar ao

contador relatório que indique a origem do valor a pagar e anexá-lo à guia de

recolhimento.

6.8. Para reposição do fundo fixo o profissional designado deve anexar ao

pagamento todas as notas fiscais relativas às despesas.

Liberação de pagamentos.

6.9. Para pagamento pelo office banking (boletos, TED, DOC, salários) o gestor

autorizado deve conferir e liberar o pagamento.

6.10. Para pagamento em carteira o gestor autorizado deve conferir os dados dos

cheques (valor, extenso, favorecido, data) e assinar.

Geração dos recibos de quitação.

6.11. Para pagamento via office banking o profissional responsável deve conferir e

emitir os comprovantes de quitação.

6.12. Para pagamento em carteira o profissional responsável deve conferir se o

recibo de quitação está em papel timbrado ou com o carimbo, com assinatura e CPF/CNPJ do favorecido, lembrando de anexá-lo à respectiva nota fiscal de serviços ou de compra.

Retenção de impostos na fonte.

6.13. Profissional responsável deve efetuar na fonte a retenção dos impostos aos

prestadores de serviços, conforme legislação em vigor.

Envio da documentação para contabilidade.

6.14. Profissional responsável deve diariamente anexar toda documentação (nota

fiscal, recibo, etc.) e enviar a contabilidade, juntamente com o relatório de despesas pagas do dia, cabendo notar que toda movimentação financeira (despesas do mês, extratos mensais das respectivas contas correntes), deve ser encaminhada para posterior contabilização, no mais tardar até o 5º dia útil do mês subseqüente.

7. Tratamento de desvios

7.1. A impossibilidade de execução parcial ou total de qualquer atividade aqui estabelecida deve ser previamente comunicada ao Gestor responsável pelo cumprimento deste processo, que formalmente deve determinar ações de ajuste ou procedimento alternativo.

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PROCEDIMENTOS DE CONTAS A RECEBER

Baixa Automática   Gera Relatório       e   de Efetua Cobrança Manual Baixa

Baixa Automática

 

Gera Relatório

   
 

e

  e   de Efetua Cobrança
 

de

  e   de Efetua Cobrança

Efetua Cobrança

Manual

Baixa

e   de Efetua Cobrança Manual Baixa Gera Relatório Gerencial Contabilidade Prestação de

Gera Relatório

Gerencial

Contabilidade

Cobrança Manual Baixa Gera Relatório Gerencial Contabilidade Prestação de Serviços Oftalmológicos

Prestação de

Serviços

Oftalmológicos

Cobrança Manual Baixa Gera Relatório Gerencial Contabilidade Prestação de Serviços Oftalmológicos
PROCESSO Contas a Receber

PROCESSO Contas a Receber

Este documento estabelece atividades, responsabilidades e autoridades inerentes ao recebimento dos títulos de clientes correspondentes à prestação de serviços oftalmológicos, estabelecendo os recursos necessários.

1. Objetivo 1.1. Assegurar a eficácia das atividades de contas a receber e cobrança estabelecendo padrão nas atividades fins de recebimento e nas respectivas atividades de controle dos créditos.

2. Escopo

2.1. Todos os recebíveis decorrentes da prestação de serviços oftalmológicos.

3. Início

3.1. No recebimento decorrente da prestação de serviços oftalmológicos.

4. Conclusão

4.1. Envio de documentação para Contabilidade.

5. Principais atividades 5.1. Verificação diária dos títulos a receber e respectiva baixa via arquivo de retorno.

5.2. Baixa do recebimento em carteira.

5.3. Análise crítica dos títulos em atraso.

5.4. Efetua a cobrança dos títulos em atraso.

5.5. Seleciona títulos no sistema para cobrança via Cartório.

5.6. Gera demonstrativo com a posição da carteira.

5.7. Envia documentos para contabilidade.

6. Desenvolvimento das atividades

Verificação dos títulos a receber do dia e quitação via banco.

6.1. Profissional responsável verifica diariamente montante total a receber do dia

vigente.

6.2. Profissional responsável efetua diariamente a recepção do arquivo de retorno

disponibilizado pelo banco.

6.3. Profissional responsável efetua a importação do arquivo de retorno para o

sistema e verifica se todas as baixas foram processadas automaticamente. 6.4. Profissional responsável efetua manualmente as baixas que eventualmente

não foram processadas de modo automático.

Quitação do recebimento via carteira.

6.5. Profissional responsável recebe e confere os valores relativos às entradas em

carteira, certificando-se de seu respectivo lançamento no Caixa.

6.6.

Profissional responsável efetua o depósito do montante recebido.

6.7.

Profissional responsável anexa o comprovante de depósito ao movimento do

dia.

Geração dos relatórios de baixa.

6.8. Profissional

inconsistências. 6.9. Profissional responsável efetua análise crítica dos clientes em atraso.

responsável

emite e

analisa

os relatórios de quitação e/ou

Cobrança dos títulos em atraso.

6.10. Profissional responsável efetua o contato com clientes em atraso para obter

data de previsão.

6.11. Profissional responsável comunica através de carta de cobrança o título em

atraso.

6.12. Profissional responsável seleciona no sistema e envia para cartório os clientes

inadimplentes, de acordo com as normas de cobrança estabelecidas pela empresa.

Posição da carteira.

6.13. Profissional responsável emite relatório gerencial com a posição da carteira

(recebimento do dia, títulos em atraso, percentual de inadimplência, histórico da cobrança efetuada, etc.) e o envia ao gestor responsável.

Envio de documentos para Contabilidade.

6.14. Profissional responsável envia para a Contabilidade toda documentação do

mês (cópias das notas relativas à venda de passagens aéreas e relatório das liquidações de cobrança), devendo ser encaminhada para posterior contabilização,

no mais tardar até o 5º dia útil do mês subseqüente.

7. Tratamento de desvios

7.1. A impossibilidade de execução parcial ou total de qualquer atividade aqui estabelecida deve ser previamente comunicada ao Gestor responsável pelo cumprimento deste processo, que formalmente deve determinar ações de ajuste ou procedimento alternativo.

PROCESSO Conciliação Bancária

PROCESSO Conciliação Bancária

Este documento estabelece atividades e responsabilidades inerentes à realização da conciliação bancária correspondentes aos pagamentos e recebimentos efetuados em conta corrente (bancos) ou em carteira (caixa).

1. Objetivo

1.1. Assegurar a eficácia e segurança no processo de conciliação bancária.

2. Escopo

2.1. Toda movimentação em conta corrente e conta caixa inerentes ao pagamento

de despesa relacionada à atividade operacional, administrativa e investimento e todo recebimento relacionado à prestação de serviços oftalmológicos.

3. Início

3.1. Na emissão do extrato bancário.

4. Conclusão

4.1. Na entrega do boletim de disponibilidade financeira ao gestor.

5. Principais atividades

5.1. Acesso ao office banking para impressão do extrato bancário.

5.2. Importação do arquivo para o sistema financeiro ou registro das informações

em planilha do Excel.

5.3. Lançamento de inconsistências da importação no sistema financeiro.

5.4. Conciliação bancária.

5.5. Emissão de relatórios da conciliação.

5.6. Demonstração de disponibilidade financeira.

6. Desenvolvimento das atividades

Acesso ao extrato bancário.

6.1. Profissional designado deve imprimir diariamente, via office banking o respectivo extrato do dia, o qual deve contemplar um período de no mínimo 48 hs. ou 2 (dois) dias úteis passados, em relação ao dia atual.

Importação do arquivo.

6.2. Profissional designado deve importar o arquivo do extrato para o sistema financeiro ou realizar o registro dos dados do extrato bancário em planilha do Excel, que também pode ser denominada de boletim de disponibilidade financeira, caso o sistema não possua estrutura básica suficiente para cumprimento de tal atividade.

Análise das inconsistências.

6.3. Profissional designado deve analisar e lançar os registros não conciliados, tais

como: tarifas, estornos de tarifas, cheques devolvidos, etc. no sistema integrado.

Caso seja em Excel, o registro terá que abranger também todas as informações relativas a tarifas, estornos de tarifas, cheques devolvidos. Cabendo notar que

todos os débitos e créditos em conta devem ser criticados e na hipótese de que sejam indevidos questionar tais registros junto à instituição financeira responsável.

Conciliação bancária.

6.4. Profissional designado deve efetuar a conciliação bancária compensando

todos os lançamentos ocorridos no extrato bancário com o movimento baixado no sistema, observando se o saldo inicial do dia corresponde ao saldo final do dia imediatamente anterior. Em Excel deve considerar o registro dos cheques não compensados, de modo tal que sejam subtraídos do saldo disponível apontado no boletim.

Emissão do relatório da conciliação.

6.5. Profissional designado deve emitir para cada banco o relatório de conciliação e conferir se o saldo conciliado está correto. Em Excel, a emissão se dará através de uma única impressão, visto que a estrutura do boletim já contém informações relativas às contas correntes de cada banco, apontando inclusive o saldo consolidado geral.

Envio do relatório ao gestor.

6.6. Profissional designado deve emitir diariamente o resumo da conciliação

bancária via sistema e enviá-lo ao gestor responsável, juntamente com os extratos bancários, relação dos cheques não compensados e despesas a pagar do dia. Em Excel, deve imprimir o boletim diariamente, anexando também os extratos bancários, relação dos cheques não compensados, relatório de despesas a pagar

do dia. O boletim deve estar devidamente assinado por quem o elaborou e por quem o conferiu.

7. Tratamento de desvios

7.1. A impossibilidade de execução parcial ou total de qualquer atividade aqui estabelecida deve ser previamente comunicada ao Gestor responsável pelo cumprimento deste processo, que formalmente deve determinar ações de ajuste ou procedimento alternativo.

PROCESSO Fluxo de Caixa

PROCESSO Fluxo de Caixa

Este documento estabelece atividades e responsabilidades inerentes à atualização do fluxo de caixa, correspondentes aos pagamentos e recebimentos do dia.

1. Objetivo

1.1. Assegurar a eficácia e segurança no processo de atualização do fluxo de caixa.

2. Escopo 2.1. Toda movimentação inerente ao pagamento de despesas relacionadas à atividade operacional, administrativa e investimento, classificadas de acordo com a natureza da operação e todo recebimento relacionado à prestação de serviços oftalmológicos.

3. Início

3.1. Com atualização do Contas a Pagar e Contas a Receber pelo sistema.

4. Conclusão

4.1. Com checagem de saldo junto ao boletim de disponibilidade financeira.

5. Principais atividades

5.1. Atualizar Contas a Pagar e Contas a Receber do dia.

5.2. Verificar classificação de despesas pagas e valores recebidos do dia.

5.3. Observar saldo final do Fluxo de Caixa.

5.4. Emissão do relatório de Fluxo de Caixa Previsto.

6. Desenvolvimento das atividades

Atualizar Contas a Pagar e Contas a Receber do dia.

6.1. Profissional designado deve primeiramente atualizar o Contas a Pagar e o

Contas a Receber do dia, realizando para tal as devidas baixas, incluindo aí o lançamento de tarifas observadas na movimentação da conta corrente do dia imediatamente anterior e liquidações no sistema.

Verificar classificação de despesas pagas e de valores recebidos do dia.

6.2. Profissional designado deve observar se todas as despesas pagas e valores

recebidos do dia possuem as respectivas classificações contábeis compatíveis com a natureza da operação, realizando ajustes conforme necessidade, visto que a estrutura do fluxo de caixa contempla exatamente as contas descritas no plano de contas financeiro. Importante notar que caso o sistema de gestão não contemple a adequada estrutura do fluxo de caixa, oportunamente deverá ser utilizada planilha de Excel específica que objetive o registro correto das informações relativas às entradas e saídas do dia.

Observar saldo final do Fluxo de Caixa.

6.3. Profissional designado deve verificar se o saldo final apresentado no fluxo de

caixa coincide com o saldo final da conciliação do dia. Caso haja alguma divergência, investigar se todos os lançamentos do dia constam no fluxo ou se há

discrepância de valores. Se sistema integra informações, com base na atualização dos dados do Contas a Pagar e Contas a Receber do dia, registros do fluxo de caixa ocorrem automaticamente, apontando saldo final que deve coincidir com o saldo do boletim. Se sistema não integra as informações ou não possui recursos adequados que contemplem a estrutura do fluxo de caixa, sua atualização se dará manualmente através da utilização do modelo em Excel.

Emissão do Fluxo de Caixa Previsto.

6.4. Profissional designado deve manter o sistema atualizado quanto às previsões

no Contas a Pagar e Contas a Receber, de tal modo que, após análise cuidadosa das informações, uma vez por mês possa emitir o fluxo de caixa previsto do mês subseqüente, visando subsidiar a diretoria financeira quanto à tomada de decisões. Na impossibilidade de se utilizar o sistema de gestão para tal fim, deve-se utilizar o modelo em Excel.

7. Tratamento de desvios

7.1. A impossibilidade de execução parcial ou total de qualquer atividade aqui

estabelecida deve ser previamente comunicada ao Gestor responsável pelo cumprimento deste processo, que formalmente deve determinar ações de ajuste ou procedimento alternativo.

Equipe de Trabalho Consultores:

Jedida Lima

Pablo Urpia

Ricardo Carvalho

Atenciosamente,

B&R Consultoria Empresarial

BRENO JOSÉ DE SANTANA Sócio-Diretor