Você está na página 1de 11

Gestão de informação

Contexto
 Os grandes operadores (tais como bolsas de valores) realizam
operações no mercado e publicam-nas sem confirmar a fonte
que deu ordem a estas operações

 As empresas são condenadas por vender BD de clientes em


processo de falência

 As negociações de vários organismos são muitas vezes


bloqueadas por falta de acordo globais de informação

 As organizações tentam no máximo manter a sua privacidade

Dados de algumas organizações


 Estima-se que mais de 30% do trabalho organizado em
papel é inútil e pode ser eliminado;

 São gastos muitos milhares de Dólares por ano para


manter um arquivo activo nos arquivos
governamentais;

 85-90% dessa informação nunca mais volta a ser


consultada;
 No entanto, cerca de 95% desses registos são muito
recentes
 1-5% desses registos perdem-se nos gabinetes

1
Gestão
 Os vários gestores vêm os desafios do ambiente, definem a
estratégia organizacional para responder a esses desafios e
colocam os recursos financeiros e humanos para atingirem a
estratégia e coordenar o trabalho.

 Os diferentes níveis de gestão têm necessidades de informação


diferentes:
 Os gestores seniores necessitam de informação para decisões
estratégicas de longo alcance;

 Os gestores intermédios necessitam de informação para por


em prática os planos da gestão sénior;

 Os gestores operacionais necessitam da informação para


monitorar as actividades diárias da organização.

Tipos de sistemas de informação


 Porque nenhum sistema é capaz de processar e
providenciar toda a informação que uma
organização precisa, foram criados vários sistemas,
servindo cada um, a um nível e função diferentes.

 Sistemas ao nível operacional, de conhecimento,


de gestão e estratégicos foram desenvolvidos para
dar suporte aos diferentes níveis de informação aos
diferentes decisores

2
Tipos de sistemas de informação
 As organizações podem ser divididas em níveis decisórios tais como:
 Estratégicos
 Administrativos
 Do conhecimento
 Operacionais
 E em cinco áreas funcionais principais
 Vendas e marketing
 Produção
 Financeira
 Contabilidade
 Recursos humanos
 Os grupos alvos de sistemas de informação são divididos em gestores
seniores, intermédios, do conhecimento e operacionais

 Os vários SI servem a cada um destes níveis e funções

SI NAS ORGANIZAÇÕES: GESTÃO DE INFORMAÇÃO

Tipo de sistema GRUPO ALVO

Gestores do topo (Executivo)


Estratégico

Gestão Gestores intermédios (Directores?...)

Gestores de dados e de conhecimentos


Conhecimento (Analistas de dados?...)

Operacional Gestores Operacionais

Áreas funcionais... DAF, Património, Estudos, Marketing....

3
Tipos de sistemas de informação
De acordo com a informação que é processada, os SI subdividem-se:

 Sistemas de Informação Operacional que tratam transações rotineiras de uma


organização;
 Um sistema a nível operacional monitora as actividades elementares e as transacções das organizações.

 Sistema a nível de conhecimento ajudam a integrar novos conhecimentos e


informações no (e sobre o) negócio e ajudam a controlar o fluxo do trabalho
burocratico.
 Estes sistemas ajudam a suportar o conhecimento das organizações e os trabalhadores que o alimentam
com dados e informação.

 Sistemas de Informação Administrativo (Gestão) que agrupam e sintetizam os dados


das operações da organização para facilitar a tomada de decisão pelos gestores da
organização.
 E respondem fundamentalmente a questao se “as coisas estam a correr bem?”.

 Sistemas de Informação Estratégicos que integram e sintetizam dados de fontes


internas e externas à organização, utilizando ferramentas de análise e comparação
complexas, simulação e outras facilidades para a tomada de decisão da liderança.

Objectivos de um Sistema de Informação


 Recolher, seleccionar, tratar e analizar os dados capazes de serem
transformados em informação que pode apoiar os gestores na tomada de
decisão;

 Proporcionar de forma regular informação operacional necessária para os


gestores operacionais de forma a assegurar o funcionamento do dia-a-dia da
organização;

 Proporcionar regularmente a informação aos gestores intermédios, de modo a


coordenarem as actividades da sua área de responsabilidade, para atingir os
objectivos e tomarem as decisões com vista a corrigir eventuais desvios;

 Proporcionar de forma regular ou não, acesso à informação aos gestores de


nível intermédio e de topo, de modo a permitir-lhes tomar as melhores
decisões acerca do futuro da organização;

 Acrescentar valor à organização, i.é, significa que o SI da organização pode se


relacionar com SI externos, tais como os dos seus clientes e fornecedores,
criando assim benefícios e proporcionando melhor informação e eficiência.

4
Vantagens do SI

 Num SI o objectivo é um fluxo mais confiável e


menos burocrático das informações.

 O SI possui as seguintes vantagens:


 Acesso rápido às informações;
 Garantia de integridade e veracidade da
informação;
 Garantia de segurança de acesso a informação;
 Informações de boa qualidade são essenciais para
uma boa tomada de decisão.

Informação nas organizações


 A informação nas organizações surge como dados agregados, que
fazem parte de um contexto útil e de grande significado sempre que a
ele se recorre para tirar o que de facto interessa.

 Para que a gestão de informação seja eficaz é necessário que se


estabeleçam mecanismos (conjunto de políticas coerentes) que
possibilitam o fornecimento de informação relevante, com qualidade,
precisão, direccionada para lugar certo, no tempo certo, o que
permite aos decisores, em tempo oportuno reduzir a incerteza no
processo de decisão e de uma visão partilhada do futuro, que
enquadre essa decisão.

5
A Planificação nas organizações

 A planificação do SI está intrinsecamente relacionada com a gestão


operacional do desenvolvimento do SI, através da:
 Estrutura da organização;
 Aquisição de TI;
 Desenvolvimento, exploração e manutenção de aplicações, e outros.

 Por conseguinte, a planificação assume um papel importante na


definição do SI mais adequado e o modo como esta deve enquadrar as
TI nos objectivos da organização.

 Deste modo, o SI começa a ser desenhado com a finalidade de estabelecer


metas, objectivos, prioridades e planos de acção para alcançar estas metas
e objectivos, o seu controlo e revisão.

 Daí que no desenvolvimento de SI inclue-se:


 Recursos de Sistemas de Informação,
 incluindo pessoas,
 hardware e
 software.

A Planificação nas organizações

 Implementação e reorganização de SI, que inclue:


 Análise de necessidades de Informação
 Desenho do Sistema
 Auditoria a Procedimentos
 Acompanhamento na aquisição de software e hardware adequado
 Instalação e configuração de todo o sistema
 Formação aos utilizadores

 Contudo, a estrutura da organização joga um papel


fundamental para o (in)sucesso dos projectos (de SI):
 Factores críticos de sucesso:
 Liderança
 Divulgação e partilha dos valores culturais
 Preparação da organização para a transferência de “know-how”

6
Sistemas de informação: A questão

 Debate:
 Sistemas de informação?
 Sistemas de Processamento de Dados

Estas designações utilizadas são até certo ponto


ambíguas

Do ponto de vista de gestão


 Stocks: não tanto a quantidade, mas que
dados; identificar necessidades, custo,
aquisição, armazenamento, organização,
requisitos

 Acesso: SI, TI,partilha, necessidade de uma


arquitectura global

 Segurança: ameaças, agressões, risco,


contingências, perfis, legislação,
manipulação

7
Do ponto de vista de gestão (2)

 Qualidade: preferível atacar a origem dos


erros, difícil de medir, consequências graves

 Utilização: não se coloca a questão da


alocação, mas de saber como usar

 Outros:
 Sabe-se manter ao corrente da evolução em
formas de aquisição, armazenamento,
transporte, utilização, legislação?

Algumas soluções

 Criar e manter um programa de qualidade


de dados
 Modelos definidos e dados precisos
 Fornecer os recursos necessários, apoiar,
responsabilizar
 Gerir fornecedores externos de dados
 Como os outros fornecedores
 Definir os dados mínimos necessários (não
necessariamente os melhores)

8
Algumas soluções (2)
 Identificar e gerir os fluxos de dados
 Que dados são (deveriam ser) transmitidos entre processos do negócio

 Utilizar correctamente a tecnologia


 Qual, porquê, que custo?

 Manter inventários, directórios


 Uma tarefa enorme

 Definir regras de utilização


 Pode-se vender a informação do cliente?

 Definir responsabilidades
 Manuais, procedimentos

 Envolver a gestão de topo

Porquê gerir a informação?

 Para saber o que se pode fazer com ela


 Vender, alterar, divulgar?
 Para saber o que existe
 Aquisição, custo, planeamento
 Para satisfazer necessidades de negócio
 Para manter compatibilidade
 Para não violar a Lei de Protecção de dados

Para ter a informação certa, no local certo, no momento certo, no formato certo

9
Gerir a informação

 Aproveitar abordagens de:


 Ciências da informação e bibliotecas
 (catálogos, indexação, etc)

 Concepção de Bases de dados


 (ex. Eng da Informação)

 Gestão de Recursos de Informação


 (Na sua maioria em papel)

 Integrar com:
 Gestão de TI
 Gestão de SI

Áreas adjacentes
 Sistemas de Informação:
 GI aparece geralmente associada à modelos
conceptuais de dados
 Gestão:
 GI aparece geralmente associada à relação entre
desempenho organizacional e as TI
 Ciências da Informação:
 GI aparece geralmente associada à classificação,
acesso, arquivo

10
Impacto da TI na organização
 Possibilita mudanças na sequência das tarefas

 Permite capturar, dessiminar conhecimento e


competências para melhorar os processos

 Permite a monitoria do estado da tarefa, entradas e


saídas de dados relacionados

 Permite ligar as partes directamente, libertando a


necessidade de intermediários

Reflectir...

 Pense em 3 casos envolvendo o seu


relacionamento como cliente com
organizações em que houve problemas com
informação

 Pense em 3 casos envolvendo a sua


actividade profissional em que houve
problemas com informação

11