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Módulo 3

2. A GESTÃO ESTRATÉGICA E DE PROJETOS NO


LICENCIAMENTO AMBIENTAL

A padronização de procedimentos visando a eficiência, excelência e celeridade


assumiu papel importantíssimo nos dias atuais. A adoção da metodologia e dos
procedimentos inerentes à gestão de projetos a diversos setores e atividades do
mercado demonstra a importância de tais ferramentas.
O processo de licenciamento ambiental possuí características interessantes a
serem analisadas, como por exemplo a legalidade, o rito e finalidade.
A legalidade diz respeito à previsão legal do licenciamento, ou seja, de tanto a
licença ambiental quanto seu processo de concessão serem elementos previstos na
lei, em sentido amplo.
O rito refere-se ao procedimento de atividades sequenciais a serem
observadas para o devido processo de concessão, ou não, da licença. São ações
subsequentes, com muitas delas sofrendo dependência entre si.
A finalidade deve ser entendida como o objetivo do licenciamento, que não
poderia ser outro a não ser a obtenção da licença ambiental.
Por essas e inúmeras outras peculiaridades pode-se dizer que o licenciamento
ambiental amolda-se perfeitamente a um projeto , podendo ser considerado como
tal, sendo perfeitamente cabível a aplicação a si das melhores práticas de
gerenciamento de projetos.
A publicação Guide to the Project Management Body of Knowledge (ou guia
para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos), conhecida como
PMBOK, é amplamente utilizada em todo o mundo.
Acredita-se que o efetivo gerenciamento de um licenciamento ambiental nos
moldes do gerenciamento um projeto, levando-se em consideração as normas, os
métodos, os processos e as práticas consideradas adequadas pelo Guia PMBOK, vem
se destacando no mercado e através dos excelentes resultados que podem ser
obtidos pelos solicitantes da licença.
No campo da gestão de projetos, segundo o Guia PMBOK, temos alguns
conceitos interessantes que podem ser aplicados ao licenciamento ambiental:

Gerenciamento de projetos: O GP é um ramo da Ciência da Administração


que trata da iniciação, planejamento, execução, controle e fechamento de projetos.
O GP envolve a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às
atividades do projeto com intuito de atender seus objetivos. Sua aplicação ao longo
de todo o trabalho permite avaliação do desempenho, aprendizado contínuo. O
gerente de projetos é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto.

Projeto: Para o PMBOK, projeto é um esforço temporário para criar um serviço


ou produto ou resultado exclusivo. Para tal necessita de objetivos claros, parâmetros
de medição (o que não se pode medir, não se pode melhorar), datas de início e
término que atendam os requisitos das partes interessadas (stakeholders).
De acordo com a norma ISO 10006 (Diretrizes para Qualidade de
Gerenciamento de Projetos), projeto é um processo único, consistindo de um grupo
de atividades coordenadas e controladas com data para início e término, que é a
chave para se determinar se realmente estamos em um projeto.
Diferença entre projeto e processo: Muitos processos nas organizações têm
um pouco de procedimentos contínuos e repetitivos, e um pouco de projeto. Por isto
muitos confundem os processos com projetos, processos na maioria das vezes são
realizados muitas vezes, de acordo com a necessidade ou fluxo que lhe foi definido,
porém é comum criarmos um projeto para realizar um processo de maneira mais
eficaz, abrangente e seguro. Entretanto como lembrado acima processo não tem
início e fim em de criação e fechamento, apenas início de suas tarefas e finalização,
para reiniciar novamente quando preciso. Isto se parece com alguns projetos que
encontramos hoje no mercado, que com certeza ultrapassarão tempo e orçamento,
pois são projetos sendo tratados como processos.

Stakeholders: Stakeholders refere-se ás partes interessadas do projeto, que


podem ser pessoas, grupos ou mesmo outras empresas, cujos interesses podem ser
afetados diretamente de forma positiva ou negativa com a execução e conclusão do
projeto. Eles com certeza exercem influência sobre o projeto e seus resultados. A
equipe de gerenciamento deve identificar os stakeholders, determinar suas
necessidades e gerenciar isto, o resultado final seria um projeto bem-sucedido.

Escopo: É tudo aquilo que faz parte do produto de entrega do projeto. O


escopo deve ser bem detalhado, especificado e documentado para evitar mal-
entendidos. Caso não seja bem especificado o escopo, futuramente pode haver
atritos entre o prestador de serviço e o cliente. O ideal é que o escopo seja
minuciosamente detalhado. Por exemplo: Quando há a contratação dos serviços de
construção de uma casa, está no escopo sua pintura?
Uma série de processos, envolvendo atividades que vão do planejamento
estratégico à obtenção da licença ambiental, caracteriza o licenciamento ambiental,
o qual envolve aspectos técnicos, jurídicos, administrativos, sociais e econômicos
dos empreendimentos a serem licenciados.
Entre outros, alguns dos principais documentos técnicos inerentes ao
processo de licenciamento ambiental em suas várias fases (licenças prévia, de
instalação e de operação) são os estudos ambientais (EIA/RIMA, PCA, etc.),
formulários administrativos, termos de referência, autorizações, anuências e
outorgas.
De todo esse esforço conduzido pela área de meio ambiente, via de regra
estruturada nas grandes empresas, e que movimenta vários atores (área
operacional, jurídica, consultoria ambiental, entre outros), objetiva-se a obtenção da
licença ambiental, um documento com prazo de validade definido, no qual o órgão
ambiental estabelece regras, condições, restrições e medidas de controle e
compensação ambiental a serem atendidas pelo empreendedor, que assume, não só
com as autoridades como também com a comunidade, o compromisso de operar
segundo padrões ambientais sustentáveis.
Os processos de licenciamento ambiental tornam-se cada vez mais complexos
e, dado o porte de muitas empresas, a elaboração de um estruturado e robusto
projeto para a obtenção da licença é mais que indicado, na verdade, é essencial.
Além da responsabilidade social corporativa, para que as empresas implantem
seus projetos nos custos e prazos previstos, elas enfrentam o enorme desafio de se
relacionarem com comunidades e poderes públicos locais. O licenciamento
ambiental, assim, corresponde a um momento importante onde o empreendedor
busca, além desta licença administrativa concedida pelo órgão público, a licença
social para operar, ou seja, busca conquistar a confiança e atingir a aceitação e o
apoio da sociedade às suas iniciativas.
Por ser um período em que a empresa se coloca aberta, e com maior
intensidade, à avaliação de seu desempenho ambiental pelas partes interessadas, o
processo de licenciamento deve ser gerenciado adequadamente, de modo a
incorporar todas as variáveis possíveis, visando atingir, com sucesso, os objetivos
definidos. A obtenção da licença ambiental deve estar em consonância não só com
as orientações e exigências do órgão ambiental, como também com os anseios e
expectativas da comunidade envolvida.
Para se atingir o objetivo dentro do planejamento estabelecido, entende-se,
que o processo de obtenção de uma licença ambiental possa ser tratado como um
Projeto, e assim gerenciado, em consonância ao conceito do Guia PMBOK.
Entende-se, pois, que o licenciamento ambiental consiste em um esforço
temporário visando um resultado específico: a obtenção da licença ambiental. Além
disso, possui prazo de início e término estabelecidos, planejamento de custo e de
recursos, identificação de riscos, responsáveis, etc. Não há uma rotina que
ciclicamente se repita. Cada processo de licenciamento é único e acontece apenas
uma vez.
Desta maneira, gerenciar a obtenção de uma licença ambiental, adotando as
práticas indicadas no Guia PMBOK, possibilita a integração das atividades inerentes
ao licenciamento, acarretando em uma visão abrangente e estruturada de todo o
processo, o que potencializa o sucesso do projeto, entendendo tal sucesso como o
atendimento ao planejado que, o que significa a realização do escopo desejado, ou
seja, a obtenção da licença ambiental, com um nível de qualidade previamente
acertado, dentro do prazo previsto e obedecendo o orçamento estabelecido.
Dentre os principais pontos positivos, a gestão por projetos (GOMES 2008,
LAGE, 2011):

• Permite o gerenciamento integral do licenciamento ambiental,


controlando a alocação de recursos, verbas e despesas.
• Resulta em um ambiente organizacional favorável que, aliado à
aplicação eficiente da metodologia de projetos, reflete maior
qualidade nos resultados e satisfação das partes interessadas.
• Identifica os eventuais desvios quanto a custos e prazos
previstos, qualidade dos estudos, disponibilização de recursos,
acompanhamento dos processos, para, consequentemente,
otimizar sua produtividade;
• Repercute positivamente no inter-relacionamento das partes
interessadas, tanto interna, como externa à organização, com
reflexos em sua imagem e credibilidade.

Considerando-se as devidas especificidades, é possível aplicar tais processos,


desde a fase inicial do licenciamento (elaboração do termo de abertura e
identificação das partes interessadas), passando pelo planejamento, execução,
monitoramento e controle, até o encerramento com a obtenção da licença
ambiental.
No início formal do processo de licenciamento ambiental, normalmente por
solicitação da área operacional, utilizando-se, por exemplo, um formulário específico
com os requisitos iniciais, e/ou pela elaboração de um termo de abertura, deve-se
registrar as principais informações que nortearão aquele projeto, bem como sobre a
equipe e os colaboradores internos que participarão mais ativamente.
O processo de identificação e documentação de todas as pessoas e grupos
que estarão ativamente envolvidos durante a execução do licenciamento, ou seja, as
partes interessadas, é fundamental para que suas necessidades e expectativas sejam
conhecidas e devidamente trabalhadas.
O grupo de processos de planejamento consiste nos processos realizados para
estabelecer o escopo total do esforço, definir os objetivos e desenvolver o curso de
ação necessário para alcançar os objetivos.
Com relação ao escopo do licenciamento ambiental, sua gestão deve
assegurar que se inclua todo o trabalho necessário para que a licença ambiental seja
obtida com sucesso.
Assim, as entregas que ocorrerão até a obtenção da licença devem estar claras
(p. ex. estudos ambientais, autorizações e outorgas, etc.), através de uma detalhada
definição do escopo e conhecimento das necessidades das partes interessadas.
O processo de subdivisão das entregas e do trabalho, através da elaboração de
uma estrutura analítica auxiliará o gerenciamento. A verificação e o controle do
escopo evitarão alguns problemas, que normalmente, ocorrem ao longo do processo
de licenciamento ambiental e que pode implicar em retrabalhos e afetar o
cronograma e custos planejados.
Os processos indicados no Guia PMBOK para o gerenciamento do tempo
podem ser aplicados ao projeto licenciamento ambiental e permitir o término do
projeto dentro do prazo programado, através do sequenciamento das atividades
definidas, estimativa de recursos, durações das atividades e desenvolvimento e
controle do cronograma.
Do mesmo modo, os custos envolvidos no processo de licenciamento podem
ser adequadamente estimados e controlados. Várias ferramentas e técnicas
suportam as informações geradas.
A comunicação com as partes interessadas, incluindo patrocinadores,
colaboradores internos, consultores, órgãos ambientais, comunidade, entre outros,
deve ser efetiva e permanente. Sua gestão se dá utilizando-se processos que
preveem a determinação das necessidades de informação dos stakeholders, sua
disponibilização e gestão das expectativas das partes interessadas.
Esses processos são essenciais, pois podem evitar eventuais conflitos e
“ruídos” ao longo do licenciamento, minimizando a possibilidade de insucesso do
projeto.
O gerenciamento dos recursos humanos inclui os processos que organizam as
pessoas com responsabilidades no projeto, que mobiliza, desenvolve, motiva e
gerencia a equipe.
A gestão da qualidade é fundamental para garantir que as atividades
desenvolvidas ao longo do licenciamento ambiental sejam realizadas dentro dos
requisitos estipulados, critérios e métricas acordadas. Como exemplo, tem-se a
elaboração dos estudos ambientais, etapa importante e crítica na determinação da
obtenção da licença, ou seja, do sucesso do projeto.
Em relação aos riscos inerentes ao ciclo de vida do licenciamento ambiental, o
PMBOK apresenta vários processos, ferramentas e técnicas que possibilitam o
gerenciamento de modo a aumentar a probabilidade dos eventos positivos e
minimizar a probabilidade do impacto dos eventos negativos, acarretando na
tomada de ações preventivas e eficazes.
Quanto à gestão das aquisições, principalmente no que diz respeito a serviços,
sua adequada gestão está diretamente relacionada ao entendimento correto do
escopo, prazos e métricas definidas nos contratos.
Além das ferramentas e técnicas indicadas pelo PMBOK, é recomendável que
o gestor do licenciamento ambiental estabeleça um Acordo de Nível de Serviço (SLA
– Service Level Agreement), não só com o prestador de serviço, como também com
a área de compras da organização, procedimento esse que permitirá às partes
clareza para o cumprimento das atividades necessárias ao êxito do projeto
licenciamento ambiental.
A seguir, são apresentadas algumas importantes considerações práticas.
Gestão de Escopo: Durante o processo de licenciamento ambiental, um
grande número de estudos ambientais é desenvolvido pelo empreendedor visando
atender às condicionantes ambientais impostas pelo órgão licenciador.
Condicionantes ambientais são condições estabelecidas pelo órgão ambiental
a partir da avaliação do Estudo de Impacto Ambiental (EIA) elaborado pelo
empreendedor. São solicitadas quando o órgão ambiental quer monitorar algum
impacto significativo do empreendimento ou mitigar ou evitar algum impacto que
não tenha sido indicado no EIA. As condicionantes ambientais são compostas por
um escopo específico e um prazo definido.
A falta de uma correta gestão de escopo pode levar à geração de diversos
problemas durante o licenciamento ambiental, uma vez que, sem um adequado
gerenciamento dos requisitos solicitados, corre-se o risco de gerar estudos e adotar
medidas que não estejam alinhados às expectativas do órgão licenciador. Isto poderá
ocasionar um desgaste do processo, gerando diversos retrabalhos, impactando
diretamente os custos e prazos planejados.
A aplicação de técnicas e ferramentas, como coletar adequadamente os
requisitos solicitados nas condicionantes ambientais, criar uma estrutura analítica
com os projetos e programas que serão desenvolvidos durante o processo de
licenciamento (detalhando adequadamente cada pacote de trabalho), além de
verificar e controlar, permanentemente, o alinhamento das atividades relacionadas
com o escopo solicitado, são considerados de suma importância.
Gestão de Prazo: Considerado um dos maiores gargalos encontrados pelas
empresas no processo de licenciamento ambiental, o cumprimento dos prazos
estabelecidos pelo órgão ambiental deve ser visto com especial atenção. O não
atendimento do prazo de uma condicionante pode ocasionar em multas,
penalidades ou, em certos casos, até mesmo no indeferimento de uma licença
ambiental. Uma vez que os empreendimentos de grande porte, em função de seu
impacto, geram um grande número de condicionantes ambientais, é normal que a
maioria dessas condicionantes sejam atendidas através da contratação de serviços
especializados.
Estabelecer um sequenciamento de atividades segundo a prioridade de
condicionantes a serem atendidas e sua inter-relação com os temas abordados, além
da adoção de métodos de estimativa de prazos de elaboração (e em alguns casos de
execução) dos projetos e programas é crucial para o correto planejamento das
atividades.
A partir desse ponto, a empresa poderá monitorar e controlar o atendimento
dos prazos, especialmente em relação às empresas contratadas, registrando suas
respectivas evidências de atendimento, por meio de aprovação de minutas, entregas
de estudos e relatórios, protocolos, encaminhamentos de ofícios, formalização de
convênios, contratações e aquisições ou qualquer outro documento hábil.

Gestão de Comunicação: Estabelecer uma comunicação efetiva e permanente


entre a empresa e o grande número de stakeholders que participam desse processo,
visando padronizar, selecionar as informações, assim como melhorar a divulgação às
partes interessadas, também deve ser realizado através de métodos específicos.
O processo de gerenciar as expectativas das partes interessadas é uma das
atividades mais importantes nos projetos e, por esse motivo, o corpo gerencial da
empresa, além de possuir as habilidades necessárias para negociar com cada parte,
deve estabelecer procedimentos para levantar e registrar os problemas, assim como
para indicar ações e estratégias que conduzam à solução de possíveis conflitos.

O estreitamento da relação entre a empresa com os diversos stakeholders e,


em especial com o órgão licenciador (em função de seu alto impacto no processo),
torna-se necessário ao longo de todo o processo. Para isto, deve-se buscar, sempre
que necessário, agendar reuniões para o nivelamento de informações, visando
ratificar entendimentos entre as partes.

Gestão de Recursos: Conforme comentado anteriormente, um processo de


licenciamento ambiental de grande porte demandará, naturalmente, um número
muito grande de informações ao empreendedor. A elaboração de relatórios, estudos
e esclarecimento de informações complementares serão realizados ora por
funcionários das empresas ora pela contratação de serviços terceirizados.
A estimativa dos recursos necessários (internos ou externos) para a
elaboração dessas atividades, ao ser realizada por meio de técnicas de
gerenciamento de projetos como opinião especializada e análise de alternativas,
deverão garantir uma maior confiança à equipe do projeto. A mobilização dessa
equipe deve ser negociada em função de competências, atitudes, assim como de
seus interesses pessoais.
É de suma importância, após as definições da equipe, a criação de um
organograma do projeto, visando representar as responsabilidades, restrições,
limites e atribuições de cada parte, divulgando às partes interessadas e, dessa
forma, nivelando devidamente as informações.
A utilização de ferramentas e técnicas para a construção e equipes coesas e
motivadas é um dos pontos mais importantes na Gestão de Recursos e deve ser
monitorada durante o processo. Outro ponto que merece destaque refere-se à
realização de treinamentos de motivação, de capacitação e de melhoria nas
habilidades interpessoais, a fim de integrar as diversas atividades multidisciplinares
e multifuncionais, inerentes a qualquer processo de licenciamento ambiental.

Gestão da Qualidade: A identificação dos requisitos expostos nas


condicionantes ambientais é, sem dúvidas, um dos fatores determinantes para o
bom andamento das atividades relativas ao processo de licenciamento ambiental.
Entretanto, salvo as condicionantes ambientais que solicitam o atendimento
específico de legislação ambiental vigente ou normas da ABNT, a demonstração do
correto atendimento das condicionantes ambientais muitas vezes é ambígua e
geralmente leva a diversos tipos de interpretações.
Isto ocorre porque, na maioria dos casos, não há uma definição clara das
métricas a serem atendidas. Para que isto não ocorra, mais uma vez é interessante
ressaltar a importância de se realizar reuniões, com o objetivo de mapear as
expectativas do órgão ambiental, fazendo com que essas métricas de atendimento
sejam claramente especificadas.
O monitoramento e controle do desenvolvimento das diversas etapas dos
estudos ambientais, particularmente em relação aos trabalhos realizados por
empresas terceirizadas, poderá ainda minimizar os riscos e garantir que cada estudo
contratado esteja alinhado com os requisitos solicitados na condicionante ambiental,
evitando retrabalhos.
Outro aspecto importante a ser destacado na Gestão da Qualidade refere-se
às auditorias externas. Hoje em dia, a grande maioria das grandes empresas já
possui sistemas de qualidade implantados, que realizam análises independentes em
relação às políticas, processos e procedimentos da organização do projeto, o que,
naturalmente, amadurece a cultura da empresa, aprimorando permanentemente
sua estrutura.

Gestão de Riscos: Em relação aos riscos do projeto (ameaças e


oportunidades), o aprofundamento na identificação desses eventos potenciais irá
preparar a Gerência de Licenciamento Ambiental a responder prontamente e com a
devida assertividade as diversas situações não planejadas que poderão ocorrer ao
longo do processo de licenciamento. Para que isso ocorra, o monitoramento dos
riscos, visando acompanhar e antever os problemas, assim como a definição de
alternativas e contingências, devem ser parte inerente do processo.
O grande número de serviços terceirizados, as diferentes expectativas das
partes interessadas, o ambiente político local, os projetos internos concomitantes e
o mercado internacional são apenas alguns fatores que poderão afetar diretamente
os riscos relacionados ao processo de licenciamento ambiental e, portanto, devem
ser avaliados qualitativamente e quantitativamente, assim como hierarquizados,
para uma efetiva resposta a suas ocorrências.

Gestão de Aquisições: A Gestão de Aquisições é um processo que está


diretamente relacionado à compra ou aquisição de produtos ou serviços. Conforme
apresentado anteriormente, em processos de licenciamento ambiental de grande
porte, diversas empresas terceirizadas são contratadas, a fim de cumprir as
especificidades de cada condicionante ambiental. Desta forma, é de suma
importância estabelecer processos de planejamento, monitoramento e controle
referentes às atividades de aquisição.
Nesse sentido, uma correta identificação do escopo, prazo e métricas a serem
atendidas deve ser explicitada nos contratos, visando fazer com que, caso ocorra a
necessidade da elaboração e/ou revisão de uma determinada atividade, o
entendimento entre as partes sobre a necessidade ou não da realização de um
aditivo contratual seja claro. As técnicas e ferramentas de Gestão de Aquisições
podem reduzir a renegociação de serviços contratados.
A inserção de cláusulas que resguardem as partes de diversas ocorrências
potenciais, inicialmente não previstas, que poderão ocorrer ao longo do processo,
também é necessária.
Por último, vale ressaltar um problema comum que ocorre ao final de
qualquer processo de licenciamento ambiental, que se refere à contratação de
empreiteiros para as obras iniciais. Uma vez que o início imediato destas obras está
vinculado à expectativa de emissão da licença ambiental, que pode atrasar ou até
mesmo ser embargada até o último momento, é necessário ser cauteloso quanto
aos aspectos referentes à contratação e mobilização pois, caso contrário, poderá
gerar prejuízos à empresa e aos empreiteiros que mobilizarem suas equipes e
equipamentos.
Ao longo do projeto, culminando com seu encerramento, poderão ser
documentadas as lições aprendidas, que subsidiarão o planejamento estratégico
para os licenciamentos futuros da organização.