Detección de Necesidades de Capacitación 

CAPÍTULO V

PROPUESTA

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 Detección de Necesidades de Capacitación 

INTRODUCCIÓN.

¿EN QUÉ DEBO CAPACITAR A MIS EMPLEADOS O COLABORADORES?

Esta es una pregunta que se repite constantemente entre los empresarios o
funcionarios que tienen la preocupación de hacer más productivo el trabajo de su
empresa u organización.
En el mejor de los casos, los interesados cuestionan a sus colaboradores para tratar
de identificar tales necesidades de capacitación. Lastimosamente, una de las más
frecuentes prácticas para el caso es creer en la intuición y se solicita o contrata el
servicio de capacitación de lo que parecería ser útil para los propósitos de desarrollo
organizacional.

Como es sabido en la actualidad las empresas deben ser cada día más competitivas
para sobrevivir en el mercado. Todas aquellas empresas que se actualizan e innovan
son capaces de hacer frente a los cambios del entorno, por lo que se debe de
considerar los cambios que la globalización trae consigo.
En la búsqueda de la competitividad, las empresas dirigen sus esfuerzos hacia la
formación y desarrollo del capital humano, porque han descubierto el beneficio de
contar con personal calificado y productivo.

Los gerentes y empleados de los departamentos de Recursos Humanos deben

permanecer alerta a los tipos de capacitación que se demandan, cuándo se necesitan,
quién lo requiere y qué métodos son los mejores para difundir a los empleados el
conocimiento, habilidades y capacidades necesarios para el desempeño eficiente y
productivo que se espera para que la empresa se posicione en el mercado
globalizado.

Es por lo anterior que este documento ofrece orientación, presenta información y las
características a considerar, para detectar las necesidades de capacitación o
actualización y de sus colaboradores, así como los elementos básicos de un reporte
de estudio de Detección de Necesidades de Capacitación, a fin de que se tome en
cuenta por parte de las empresas del sector comercio de la Ciudad de San Miguel,
para aplicar planes de capacitación, basados en la realidad del entorno.
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 Detección de Necesidades de Capacitación 

5.0 ANÁLISIS DE LA EMPRESA COMO UN SISTEMA TOTAL.

Esta etapa implica el estudio de la empresa como un todo donde están inmersos; la
visión, misión, los objetivos, los recursos y la distribución de esos recursos para el
logro o consecución de los objetivos de la empresa.

A medida que la organización crece, sus necesidades de formación, capacitación,

entrenamiento cambian, y por ende, este debe responder a esas nuevas necesidades
detectadas, de allí el establecimiento de programas de capacitación adecuados, para
satisfacer esas necesidades de capacitación de manera conveniente y efectiva.

En una empresa, la importancia que tiene la actividad de capacitación de personal,

viene dada por varias razones, de las cuales encontramos las siguientes:

• Es de interés para que la gente a parte de ser más productiva en su trabajo

actual, esté lista para progresar, como parte de la profesión.
• Porque el éxito de la empresa exige un desarrollo óptimo de la labor
individual, resolviéndose las necesidades de crecimiento de cada empleado.
• Porque todos los trabajadores, independientemente de su lugar de jerarquía,
pueden hacer un buen trabajo, quieren hacer un buen trabajo y lo harán si tiene
oportunidad. Esa oportunidad se da, no totalmente, cuando la empresa busca
mejorar, sus actitudes y aptitudes de la persona que presta sus servicios
laborales a la misma.
• Porque se pueden desperdiciar, recursos, tiempo, dinero y esfuerzo cuando
esas necesidades de entrenamiento no son determinadas de una manera
competente y las actividades que se realicen para su desarrollo estén basadas en
las necesidades que anteriormente no se detectaron con exactitud en el
trabajador o miembro de la empresa.

Etapa básica que nos permite conocer las funciones acordes al puesto; es decir, se
establecen objetivos, políticas, procedimientos, que se requieren para desempeñar
adecuadamente las funciones encomendadas. Se elabora la planeación de recursos e

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instrumentos de control que proporcionan la información necesaria para

desarrollar planes y programas de trabajo.
Esta etapa se llama Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), siendo su
objetivo primordial: proporcionar al personal encargado de aplicar la DNC un
procedimiento para la utilización de herramientas que permitan sustentar la
elaboración de planes y programas de capacitación acordes con las funciones de las
unidades administrativas de la Secretaría, además de identificar los requerimientos
de los recursos humanos, materiales, financieros e informáticos, para el desarrollo
de los mismos.

5.1 OBJETIVOS PARA LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE

CAPACITACIÓN
Dentro de los objetivos específicos para la DNC, se tienen los siguientes:

1. Lograr que cada empresa determine las acciones de capacitación inherentes a

las atribuciones de cada unidad; y conforme a las capacidades de los puestos
funcionales de los empleados a los que se dará la formación.

2. Dar a conocer a los niveles de mando de la empresa, la importancia de la

Detección de Necesidades de Capacitación como factor indispensable para
transformar la capacitación en un medio capaz de lograr acciones de mejora
continua en los procesos de trabajo, y reforzar su papel como impulsora de la
calidad y productividad, contribuyendo al desarrollo integral, moral y ético del
empleado.

4. Promover, incrementar y desarrollar la profesionalización del empleado dentro

de la empresa.

5. Detectar las necesidades de capacitación que se requieran para el Sistema de

Gestión de la Calidad de la empresa.

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 Detección de Necesidades de Capacitación 

5. 2 ESTRATEGIAS PARA EFECTUAR LA DNC

Los encargados de Capacitación de las Unidades Administrativas, o la

Administración de Recursos Humanos de las empresas, deberán vigilar las fases de
la aplicación de la DNC que se cubren durante la planeación, el proceso, el
desarrollo y resultados correspondientes; para lo cual deberán sesionar después de
instrumentar la DNC, como evidencia de autorización del Proyecto de Programa de
Capacitación.
Los instrumentos para efectuar la DNC por capacidades están diseñados para
obtener los requerimientos específicos de capacitación y adiestramiento por
capacidades para apoyar las funciones del área y reforzar proyectos y/o programas.
Por otra parte, la instrumentación estará enfocada principalmente a las áreas
específicas en las que los empleados estén en contacto directo con los servicios que se
brindan a la sociedad.

5.2.1 ¿Se aplican por igual los procedimientos y técnicas para la

obtención de información que lleven al DNC?

La selección de los métodos o técnicas para la obtención de información se aplican

considerando:

• Nivel ocupacional al que se va evaluar: Directivo, gerencial o mandos medios,

administrativo, operativo.
• Número de personas
• Recursos humanos, temporales, materiales y financieros que se tienen para el
estudio.

• Requerimientos del personal, en términos de nivel del manejo de la

información, donde el colaborador:

1. Tiene conocimiento de la información

2. Comprende la información
3. Utiliza la información
4. Es capaz de capacitar a otros sobre el tema que domina
5. Contribuye a la ampliación de la información

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 Detección de Necesidades de Capacitación 

Con base en los objetivos planteados se podrá hacer la jerarquía de los grupos a
atender y las prioridades.

5.3 ASPECTOS QUE CONSTITUYEN EL REPORTE DEL DNC:

• Nombre de la organización o empresa
• Título del estudio
• Fecha de elaboración
• Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva)
• Índice o capitulario del documento, con la paginación respectiva
• Introducción. Antecedentes o lo que dio motivo al DNC
• Justificación
• Resumen del documento
• Método de trabajo.
• Características del personal del que se obtuvo información
• Escenario(s) en los que se obtuvo la información
• Apoyos materiales. Formatos e instrumentos
• Procedimiento
• Resultados
• Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender
• Un cuadro integrador de información que defina áreas, personas y necesidades
de capacitación.
• Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de la capacitación
y posibles áreas que pueden intervenir para su solución
• Limitaciones u obstáculos para la realización del estudio
• Recomendaciones para próximos estudios
• Anexos de toda evidencia que permita el análisis del estudio
Los detalles relacionados con los procedimientos que derivan en un DNC son
materia de diversos profesionales. Es recomendable acudir a éstos para realizar un
DNC objetivo.

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5.4 FASES PARA LA REALIZACIÓN DE LA DETECCIÓN DE NECESIDADES

DE CAPACITACIÓN.
Como parte de la implementación, la autora sugiere realizar las siguientes
fases:

1.
Preparación.

4. 2.
Concentración Implantación
de Resultados

3. Análisis de
Resultados.

FASES ELEMENTOS
a) La Planeación Estratégica aplicada en las unidades administrativas, a fin de
vincular la DNC con la razón de ser (misión), el rumbo (visión), objetivos
estratégicos y líneas de acción.
1. Fase de b) Los Funcionarios Responsables (FR) en coordinación con los Responsables de
preparación: Capacitación (RC) aplicarán la metodología propuesta en este documento en sus
centros de trabajo, considerando los siguientes pasos:
para el diseño • Efectuar reuniones de trabajo con los diferentes niveles de mando a fin de mostrar el
y realización método, procedimientos y las áreas a las cuales se aplicarán los instrumentos de la
de esta fase las DNC con objeto de definir áreas de oportunidad de mejora, en todas las áreas.
unidades • Investigar qué proyectos y/o programas se pondrán en marcha y determinar si
administrativa requieren de cierto tipo de capacitación o actualización.
s deberán c) Identificación de los elementos de información clave, relacionados con la DNC
considerar los tales como: normatividad vigente; proyectos prioritarios; perfiles de puestos;
siguientes procedimientos de trabajo y tecnología correspondiente; inventario de recursos
elementos: humanos; indicadores estratégicos, de gestión y calidad; indicadores de desempeño
y/o índices de productividad; metodología de trabajo a aplicar, resultados del
desempeño laboral.
d) Definir con base en la DNC, los recursos humanos, técnicos, financieros e
informáticos indispensables para poner en marcha las acciones de capacitación.

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 Detección de Necesidades de Capacitación 

Fuente: Elaboración propia.

Este procedimiento se realizará considerando los siguientes enfoques:

Con base en puestos: la investigación se orientará hacia la identificación de

los diferentes puestos asignados a las áreas laborales, a fin de determinar los
requerimientos de conocimientos y habilidades o actitudes que se necesitan
para desempeñarlo, y que afectan directamente los servicios que se brindan a
la sociedad.

Con base en los problemas: se identificarán áreas de oportunidad y se

determinará la problemática (por ejemplo rechazos, repetición de trabajos,
problemas de calidad, ambiente laboral, cumplimiento de estándares e
indicadores mínimos de calidad y productividad) y su frecuencia, así como
analizar las causas que la originan, para definir si éstas son susceptibles de
corregirse a través de la capacitación.

Apoyo a programas y/o proyectos: se definirá si los diferentes programas

y/o proyectos que tienen asignados las unidades administrativas requieren
del apoyo de capacitación, y si es así, el tipo de capacitación, la cantidad,
acerca de temas en específico y si es dirigida hacia alguien en especial.

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 Detección de Necesidades de Capacitación 
FASES ELEMENTOS
a) Dotación de los recursos necesarios para la realización de las actividades
preestablecidas y motivación a los mismos.
b) Apoyo a los participantes en la realización de las actividades preestablecidas y
motivación a los mismos.
c) Coordinación de la participación del personal involucrado en la realización de las
actividades preestablecidas.
d) Deberán considerar atribuciones de las áreas y de la unidad administrativa en
general, para la realización de la DNC y la magnitud y alcance del trabajo a realizar.

e) Aplicación de los formatos e instrumentos de medición.

f) El estudio de la DNC se enfocará hacia los siguientes niveles organizacionales:

2. Fase de Alta dirección.
Personal Administrativo
preparación: Personal Operativo y de Servicio y apoyo.
Para el g) Bajo este estudio se deben determinar necesidades de capacitación de las tres
diseño y áreas:
Conocimientos
realización de
Habilidades
esta fase, las Actitudes.
unidades
administrativ h) Tipos de Capacitación y contenidos:
as deberán
considerar Inducción Institucional: Permite que todo empleado de nuevo ingreso conozca
los siguientes los objetivos y funciones genéricas de la empresa y/o sus servicios.
elementos:
Inducción al puesto: Tiene como propósito que todo empleado de nuevo ingreso
y/o el que es promovido a un puesto de mayor responsabilidad y jerarquía, conozca
de manera específica los objetivos y funciones del área de trabajo en la que se
desempeñará.

Capacitación en el puesto: Es la que contribuye a que los empleados se preparen

para llevar a cabo, con eficiencia y eficacia, las responsabilidades que tengan
encomendadas en el puesto que actualmente ocupan.

Capacitación para el puesto: Es el que permite incrementar los conocimientos y

habilidades de los empleados, para el desarrollo de sus funciones de mayor
responsabilidad y jerarquía.
Capacitación en calidad, productividad y profesionalización: Está encaminada
a buscar la mejora y transformación de los procesos y técnicas de trabajo y de la
mejora continua del desempeño.

Para dar cumplimiento a esta fase, los responsables de la DNC coordinarán y

supervisarán la aplicación de un formato llamado:

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Cédula para la Detección de Necesidades por Capacidades: Se prepara

con preguntas encaminadas a establecer si los empleados tienen capacidad
para la labor que desempeñan.

FASES ELEMENTOS
3. Fase de
Análisis: a) Clasificar y ordenar la información obtenida de la aplicación de los
instrumentos de la DNC y analizar de manera genérica y específica; es decir, por
área, puesto y persona, los resultados obtenidos derivados de la realización de la
Para la
evaluación del desempeño laboral tanto del personal operativo como de los niveles
realización de de mando.
esta fase,
cada Unidad b) Identificar áreas, funciones (número, características, que serán sujetos a
Administrativ capacitación, así como determinar cuáles serán los conocimientos, habilidades y
a deberá actitudes que serán atendidos con la capacitación.
considerar los
siguientes c) Determinar las necesidades (carencias, deficiencias) de capacitación y luego
elementos: determinar acciones de capacitación y prioridades de atención.

d) Determinar los recursos humanos, materiales y financieros para la cobertura de las

necesidades de capacitación diagnosticadas.

4, Fase de a) Concentración e integración de los resultados obtenidos, derivados de la

Concentrado aplicación de la cédula de acuerdo a cada unidad administrativa.
de Resultados
Para el b) Concentrar en el expediente del empleado la cédula original de la Detección de
Necesidades para el Sistema de Gestión de la Calidad.
óptimo
desarrollo de c) Determinar acciones de capacitación y prioridades de atención.
esta fase se
deberán d) Informar a la alta gerencia de los resultados obtenidos en la Detección de
efectuar las Necesidades de Capacitación.
siguientes
actividades: Se informa tomando en cuenta los temas más destacados y priorizando de acuerdo a
su importancia, para el desempeño eficiente del empleado y que consolide la misión y
visión empresarial

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5.5 MÉTODO PARA HACER LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE

CAPACITACIÓN.

El método que se recomienda utilizar para la DNC es el “MÉTODO

COMPARATIVO o MODELO PUESTO OCUPANTE”.
Permite hacer la comparación entre el puesto de trabajo y la persona que lo ocupa.
Es decir, por cada situación idónea se tendrá un puesto y por cada situación real
pueden tenerse dos o más personas que lo ocupan, (puesto tipo).
El principal fundamento de este modelo radica en establecer las discrepancias que

existen entre:

“Lo que debe hacerse y lo que realmente se hace”

Compara una situación Ideal con la Real para definir las diferencias, que serán las
necesidades a satisfacer.
Todo proceso, actividad, empresa, producto, tiene un estándar de calidad óptimo.
Por lo tanto primero se debe definir ese nivel de calidad para poderlo comparar con
lo real y determinar acciones que tengan que ver con capacitación.

EL MÉTODO COMPARATIVO CONSTA DE 4 ETAPAS:

4a. Etapa.
Determinación de
necesidades de
capacitación y toma
3a. Etapa. de decisiones.
Comparación
entre ambas
situaciones.
2a. Etapa.
Determinación de
la situación real.

1ª. Etapa.
Determinación de la
Situación ideal.

FUENTE: Elaboración propia.

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5.5.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL MÉTODO.

1ª. ETAPA.

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN IDEAL.

Los responsables de solicitar capacitación en las entidades académicas y
dependencias administrativas deben determinar la situación ideal que debe
prevalecer en sus áreas de trabajo. Para lo anterior se les propone lleven acabo las
siguientes actividades:

1. Determinar quien es su cliente interno y / o externo.

2. Elaborar el perfil ideal de cada uno de los puestos que se tienen en su área de
trabajo a través del formato adecuado (ver anexo No.3 o anexo No. 4),
basándose en la información obtenida en el Instrumento para la DNC
3. Identificar qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el personal
para realizar las actividades definidas en el manual de funciones.

2ª. ETAPA.

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN REAL.

Para determinar la situación real que prevalece en su área de trabajo se propone:

1. Evaluar las competencias del personal a través del formato para el

desempeño del personal que cada empresa elabore según sus objetivos.

2. Evaluar el desempeño del personal, de acuerdo a los indicadores de

desempeño establecidos en el instrumento para la DNC y considerando que
existen tres posibilidades por las cuales una persona no actúa conforme a lo
esperado:

A) Porque no puede: El problema, entonces, radica en que los métodos,

materiales y equipo no son los adecuados para realizar su trabajo.

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 Detección de Necesidades de Capacitación 

B). No sabe: no tiene los conocimientos necesarios para llevar a cabo las
actividades de su puesto de trabajo. Aquí la solución puede ser la
capacitación.

C). No quiere: La dificultad se localiza en el campo de la motivación, las

actitudes y los valores y también puede solucionarse a través de la
capacitación.

3. Considerar los objetivos que no han sido alcanzados, los planes y proyectos a
futuro, los resultados y observaciones de auditorias, problemas y conflictos
en su área de trabajo.

3ª. ETAPA.

COMPARACIÓN ENTRE AMBAS SITUACIONES.

Una vez que se ha elaborado el perfil del puesto y se ha evaluado el desempeño del
personal, es momento de comparar ambos formatos para identificar los
conocimientos, habilidades y actitudes que el personal carece y debe tener para
desempeñar de manera eficaz y eficiente su trabajo.
La evaluación del desempeño es un formato, que se diseña de acuerdo a cada perfil
o descripción del puesto.

4ª. ETAPA.

DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Y

TOMA DE DECISIONES.

Por último, para determinar las necesidades de capacitación y tomar decisiones

sobre la manera en que habrán de ser satisfechas se propone lo siguiente:

1. Detectar por empleado cuales son sus necesidades de capacitación de acuerdo

a los resultados de la etapa anterior.

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2. Revisar el catálogo de cursos vigente del departamento de capacitación para

identificar que cursos pueden ayudar al personal a cubrir sus necesidades
detectadas.

3. Programar las capacitaciones o los cursos de formación, según sea necesario.

En suma, la organización debe establecer las competencias requeridas para cada

una de las actividades que desarrolla y que afectan la calidad de sus productos; debe
evaluar las competencias del personal que desempeña tales actividades y desarrollar
planes para eliminar las brechas existentes entre las competencias requeridas y las
competencias existentes. La definición de necesidades debe incluir también el
análisis de necesidades que pueden aparecer en el futuro.

5.5.2 PROCEDIMIENTOS PARA DETECTAR LAS NECESIDADES

DE CAPACITACIÓN.
Las necesidades de capacitación del individuo, surgen como consecuencia de haber
encontrado deficiencias en el análisis de los conocimientos, habilidades, destrezas y
actitudes, al compararlas con las requeridas por el trabajo. Esta es una labor que el
jefe debe hacer continuamente, el encargado de la actividad de capacitación en una
empresa debe recoger de los jefes o supervisores la información acumulada, y con
ella estructurar el programa anual de capacitación de personal.

Para obtener esa información, dentro del proceso de detección de capacitación, es

necesaria, la utilización de medios que se encarguen de recolectarlos de manera mas
eficiente posible. Entre esos medios se encuentran:

1-. La Evaluación del Desempeño del empleado:

La evaluación del desempeño es un proceso que permite conocer y valorar el

comportamiento laboral del personal durante un periodo dado, y contribuye a
establecer el nivel de eficiencia de los recursos humanos de una organización". (Ver
anexo No. 5, para ampliar el tema).

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 Detección de Necesidades de Capacitación 

Chiavenato ( 1999) : " mediante la evaluación del desempeño es posible no solo

descubrir a los empleados que vienen efectuando sus tareas por debajo del nivel
satisfactorio, sino también averiguar que factores de la empresa reclaman una
atención inmediata de los responsables de entrenamiento. (Pág. 568).

Evaluación del potencial de un Empleado: midiendo el potencial de un empleado y

su desempeño en el cargo ocupado.

A su vez existen indicadores de evaluación del desempeño, estos son los siguientes:

• La evaluación del desempeño del personal es un punto muy delicado, ya que

debe ser objetiva y justa para no generar conflictos.
• Es necesario precisar tanto los objetivos y las metas para cada actividad, así
como un programa que permita dar seguimiento y medir el desempeño del
personal.
• Es importante establecer las políticas de evaluación, los incentivos por buen
desempeño y las medidas correctivas por desempeño deficiente.
• Es indispensable establecer estándares que constituyan los parámetros
propicios para elaborar mediciones objetivas.
• Estos parámetros y normas específicas de desempeño son consecuencia directa
del análisis de puestos y se obtienen vía observaciones directas, entrevistas
profundas y por la comparación de los desempeños reales. Todo esto permite
contar con una base confiable de evaluación.
• Para que tales parámetros sean efectivos, deben guardar relación estrecha con
los resultados deseados de cada puesto.
• A partir de las descripciones del desempeño, aceptable e inaceptable, obtenidas
de los diseñadores de la descripción del puesto, de otros empleados y de los
directivos responsables, son determinados los parámetros objetivos que
permiten medir el desempeño.
• Para que las mediciones sean útiles deben ser de uso fácil, confiables y tienen
que identificar los elementos esenciales que determinan el desempeño.

La evaluación del desempeño presenta una serie de ventajas importantes , cuando la

utilización de este método es permanente, entre ellas están :
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 Detección de Necesidades de Capacitación 

1. Reconoce el buen desempeño y cumplimiento laboral, dando mayor

transferencia y equidad a la carrera laboral del agente.

2. El personal siente que la organización de ocupa de él.

3. Los supervisores pueden abrir nuevos canales de comunicación con el

supervisado, con el objeto de lograr una mayor eficiencia en el uso de los
recursos de la organización.

4. Constituye antecedentes de los agentes, de modo tal que cada nuevo jefe
pueda conocer rápidamente sus desempeños.

5. Ofrece información para planificar actividades futuras y detectar

necesidades de capacitación.

Existen factores que pueden generar problemas en el proceso de evaluación del

desempeño , entre ellos se encuentran los siguientes :

• Que se definan criterios de desempeño in equitativos.

• Que se presenten incoherencias en las calificaciones porque los supervisores
evaluadores no sigan pautas basadas estrictamente en los méritos.
• Que los supervisores evaluadores no consideren, la evaluación del desempeño
como una oportunidad sino como una obligación.
• Que se desarrollen perjuicios personales.
• Que se sobrestime o subestime al evaluador , que se presente en efecto de
tendencia central.
• Que se produzca un efecto de indulgencia.
• Que se evalué por inmediatez.
• Que se evalúe por apariencia externa, posición social raza, etc.

Cuando el supervisor evaluador no entiende la responsabilidad que se le asigna.

En fin y haciendo referencia a William Wherther (1991), la evaluación de

necesidades, permite establecer un diagnóstico de los problemas actuales y de los
desafíos ambientales necesarios a enfrentar mediante el desarrollo a largo plazo.

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 Detección de Necesidades de Capacitación 

Los cambios en el ambiente externo, por ejemplo, pueden convertirse en fuentes de

nuevos desafíos. Para enfrentarlos de manera efectiva, es posible que los empleados
necesiten capacitación.

Independientemente de estos desafíos, la evaluación del desempeño deber tener en

cuenta a cada persona. Las necesidades individuales pueden ser determinadas por el
departamento de personal o por los supervisores; en algunas ocasiones, el mismo
empleado las señalará.

2. El Análisis de Cargos.

Según Chiavenato ( 1999) " el conocimiento y la definición de lo que se quiere en

cuanto a aptitudes, conocimiento y capacidad, hacen que se puedan preparar
programas adecuados de capacitación para desarrollar la capacidad y proveer
conocimientos específicos, según las tareas, además de formular planes de
entrenamiento concretos y económicos y adaptar métodos didácticos."( Pág.: 569).

El análisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir, con los
requisitos que el cargo exige a su próximo ocupante. Tiene una estructura que se
refiere a cuatro áreas de requisitos: intelectuales, físicos, responsabilidades,
condiciones de trabajo. Cada una de esta dividida en varios factores de
especificaciones, como la experiencia, por ejemplo en el área de requisitos
intelectuales. Estos factores de especificación son puntos de referencia que permiten
analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son verdaderos
instrumentos de medición, construidos de acuerdo con la naturaleza de los cargos
existentes en la empresa. Si la naturaleza de los cargos que van a analizarse varía,
así mismo no solo variaran los factores de especificaciones considerados, sino
también su amplitud de variación y sus características de comportamiento.

La importancia de este método en un organización, por lo que haciendo referencia

en ello, se puede decir, que se hace vital la importancia en el análisis de cargos , pues
un medio de estos , deduce, analiza y desarrolla cargos ocupacionales relativos a los
cargos, cualidades necesarias para ocupar los cargos y características del ocupante,
que sirven de base para la orientación profesional, la evaluación de salarios, la

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 Detección de Necesidades de Capacitación 

utilización de trabajadores y otras practicas de personal. Estudia cargos

desempeñados en comercios y otras organizaciones, y produce descripciones de
elementos de los cargos y de los requisitos físicos e intelectuales que debe poseer el
ocupante. Define, clasifica y correlaciona datos ocupacionales : desarrolla medios de
orientación para trabajadores inexpertos o que desean cambiar de cargo , y prepara
procedimientos de entrevista para facilitar la colocación de trabajadores ; utiliza
datos para desarrollar sistemas de evaluación de salarios y recomienda cambios en
la clasificación de cargos; prepara organigramas, (mediante la descripción de
patrones y tendencias comerciales) ; diseña pruebas para medir conocimientos
ocupacionales y habilidades de los trabajadores y realiza la búsqueda ocupacional
relacionada.

En fin, el análisis de cargos tiene que ver directamente con la productividad y

competitividad de la empresa ya que implica una elación directa con el recurso
humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier empresa.

3-. El Cuestionario.

Es un método que consiste en el agrupamiento ordenado de preguntas relacionadas

con los diversos aspectos del cargo que se le entrega al trabajador para ser
contestadas. Su aplicación se hace necesaria cuando el tiempo del que se dispone es
limitado.

Unas de sus características mas contundentes es la poca fiabilidad de sus resultados,

muchas veces los trabajadores por temor al cambio, responde de una manera tal,
que los favorezca. Este método puede utilizarse en conjunto con la entrevista
permitiendo la interacción del analista y trabajador, lo que hace mas efectivos los
datos recolectados por el mismo.

4-. La Entrevista con supervisores y gerentes.

En referencia a Chiavenato ( 1999) : " estos son contactos directos con supervisores
y gerentes , con respecto a posibles problemas solucionables mediante
entrenamiento, por lo general se descubran en las entrevistas, con los responsables
de los diferentes sectores de la organización "( Pág. 426).
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 Detección de Necesidades de Capacitación 

Sabemos que la organización trabaja en forma de sistema, posee una estructura

definida por niveles de los cuales cada uno tiene una determinada responsabilidad
atribuida al representante de la misma. Tal como lo menciona en referencia a Sikula
(1989), la responsabilidad principal por la capacitación y desarrollo dependen en
gran parte de los gerentes y supervisores, una vez que el programa educativo se ha
establecido, la implantación o aplicación dependen , por lo general de los esfuerzos
de los gerentes que entrenan o desarrollan a sus subordinados.

Ningún programa de instrucción, puede tener éxito sin el apoyo de los gerentes.
Estos son el vínculo directo con los empleados. Poner en marcha un programa
educativo, o cualquier otro tipo de programa, depende en última instancia de los
esfuerzos corporativos de los supervisores y gerentes de una organización. Los
gerentes y supervisores deben ser capaces de comprender los benéficos, potenciales
de sus inversiones en tiempo y energía para que el programa educativo sea eficaz en
la empresa.

5-. El cambio tecnológico.

La tecnología se ha convertido en los últimos tiempos en una vertiente de

herramientas que facilitan la vida del hombre; desde el hogar hasta el centro de
trabajo; desde el área productiva de la empresa hasta el área administrativa de ésta.
Sin duda y para beneficio de la humanidad, esta ha evolucionado a través de los
años hasta convertirse en un elemento manejable y al alcance de todos, en
cualquiera de sus dimensiones. Es esta misma evolución la que determina la
transformación de los procesos productivos y los acelera de tal modo de lograr
terminar y entregar lo producido al mercado "justo a tiempo", antes que otros se
adelanten. Por los cambios en los procesos productos se hace indispensable la
capacitación del personal, en especial si la organización vive de ese cambio
tecnológico.

55
 CONCLUSIONES DE LA PROPUESTA.

1. Hoy en día la capacitación es básica para lograr un desempeño efectivo en las

personas que laboran en toda empresa; cuando se realiza un estudio de
Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), en muchas de las ocasiones los
resultados de estos estudios quedan en apuntes o notas que jamás se registran en
los archivos correspondientes. El resultado: cuando un nuevo directivo solicita
información al respecto, no hay información que pueda orientar nuevas
estrategias que deriven en la productividad como consecuencia de la
capacitación.

2. La DNC es un excelente apoyo para estructurar planes de trabajo para el

fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los empleados de una
empresa o una organización.

3. La capacitación es una inversión adecuada para las empresas, sin embargo, no

han realizado ningún diagnóstico de necesidades de capacitación para su
personal, ofreciendo capacitaciones de acuerdo a los temas de moda.

56
 RECOMENDACIONES.

A continuación se presenta una serie de sugerencias que la investigadora ofrece como

un aporte a este estudio:

4. Tomar en cuenta y aplicar el método para detección de necesidades que se

propone en este documento.

5. Diseñar y aplicar un programa de capacitación que cumpla con la satisfacción

de necesidades que se determinan a través del Diagnóstico de Necesidades de
Capacitación, tomando como base el perfil del puesto de cada empleado.

4. Con el fin de reforzar los conocimientos, habilidades y actitudes de los empleados

de las empresas del sector comercio, programar al menos una vez al año un
diagnóstico de necesidades de capacitación por cada departamento.

5. Realizar una evaluación del desempeño antes de detectar necesidades de

capacitación, a fin de que los resultados sean satisfactorios y ubicar a cada
empleado en el tema que se detecten deficiencias y que realmente sea de mucha
utilidad para su desempeño eficiente dentro de la empresa.

57
 FUENTES DE INFORMACIÓN.

1. Arias Galicia, F. (1975). Administración de Recursos Humanos. (4a. ed.). México:

Editorial Trillas.

2. Bohlander, Snell y Sherman. Administración de Recursos Humanos. Editorial

Thomson Learning, 12ª. Edición, México, año 2001.

3. Fernández Sánchez N. (2002). Educación Continua: Planeación y diseño de actos

académicos. Revista Iberoamericana de Educación a Distancia. Vol 5, nº 1, Junio.

4. González Cornejo A. (2001). Cómo diagnosticar Necesidades de Capacitación.

México: Editorial Pac S. A. de C. V.

5. Hernández Sampieri, Roberto. Metodología de la Investigación. Editorial McGraw

Hill. 4ª. Edición. México, 2003.

6. Koontz, H. Y Heinz, W. (2004). Administración una Perspectiva Global. (10ª. ed).

México: McGraw-Hill.

7. Werther, W., y Davis, K. (2000). Administración de Personal y Recursos Humanos.

(5ta. ed.). México: McGraw Hill.

INSTITUCIONES

1. Cámara de Comercio. Filial San Miguel.

2. INSAFORP.

WEBGRAFÍA.
LEY DE FORMACIÓN PROFESIONAL.
http://www.insaforp.org.sv/uploaded/content/category/1245879212.pdf.
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