PELAKSANAAN SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI ( MODIFIED BUDGETING SYSTEM) DI UNIVERSITI

MALAYSIA SABAH

Latarbelakang Pelaksanaan Sistem Belanjawan Diubahsuai ataupun yang dikenali dengan akronymnya
Modified Budgeting System (MBS) adalah merupakan satu daripada beberapa usaha pihak pengurusan
Universiti untuk meningkatkan mutu pengurusan terutamanya daripada aspek pengurusan kewangan
serta memberi kesedaran kepada pihak sekolah, jabatan, institut dan unit universiti atau disebut sebagai
Pusat Tanggungjawab (PTJ) mengenai tanggungjawab serta akauntabiliti dalam pengurusan kewangan
dibawah kawalan mereka. Pelaksanaan MBS adalah berkonsep "Let Managers Manage" dimana kuasa
tertentu diturunkan kepada Dekan-dekan, Ketua-ketua Jabatan/Institut/Pusat/Unit untuk membuat
keputusan.

Universiti Malaysia Sabah telah mengorak langkah dalam melaksanakan Sistem Belanjawan ini semenjak
tahun 1998, dengan mengadakan bengkel latihan pertama di mana pihak Pengurus Pusat Tanggungjawab
diberikan latihan hands on mengenai ciri-ciri pelaksanaan Sistem Belanjawan diubahsuai ini serta
mengenai tatacara penyediaan program perjanjian program bagi jabatan/unit/sekolah. Pelaksanaan
Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS) ini telah dirasmikan dengan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan
Sistem Belanjawan Diubahsuai yang pertama pada bulan Januari 2000 serta satu Majlis menandatangani
Perjanjian-perjanjian Program di antara pengurus Pusat Tanggungjawab dan Pihak Pengurusan Universiti
pada 11 Februari 2000.

SISTEM BELANJAWAN PROGRAM DAN PRESTASI

Satu Sistem Pengurusan Yang Menitikberatkan Perhubungan Antara
INPUT -----> OUTPUT --------> IMPAK

OBJEKTIF MBS
1. Membantu pengurus programmempertingkatkan lagi prestasi program.
2. Memudahkan Akauntabiliti.
3. Memperbaiki Pengagihan / Peruntukan Sumber

GARIS PANDUAN TERPENTING DALAM MBS

> 'LET MANAGERS MANAGE' - Kuasa membuat keputusan perlulah diberikan seberapa praktikal yang
boleh pada peringkat bawahan.
> Kuasa membuat keputusan perlulah bersesuaian dengan peringkat Akauntabiliti.

"AKAUNTABILITI IALAH OBLIGASI SESEORANG UNTUK MEMBERI JAWAPAN DAN PENJELASAN MENGENAI
TINDAKAN DAN PRESTASINYA KEPADA PIHAK YANG BERHAK UNTUK MENDAPATKAN JAWAPAN DAN
PENJELASAN TERSEBUT ..."

(Y.B. TAN SRI K.S.N)

FAEDAH MBS
 
1. Menumpukan kepada hal-hal dasar, dan pencapaian aktiviti dan mengurangkan penglibatan dalam
perbelanjaan terperinci.
a
2. Integrasi dalam membuat keputusan mengenai hal-hal kewangan dan bukan kewangan program dan
aktiviti.
a
3. Motivasi pengurusan peringkat bawahan dipertingkatkan melalui kelonggaran-kelonggaran yang diberi.
a
4. Agensi bukan saja bertanggungjawab mengenai pencapai program dan aktiviti dan juga terhadap
pematuhan peraturan-peraturan.
a
5. Pendekatan 'TOP - DOWN' dalam belanjawan.
a
6. Penyediaan belanjawan terperinci bagi tujuan operasi program dan aktiviti boleh diselaraskan dengan
penyediaan rancangan kerja.

CIRI-CIRI MBS

Batas Perbelanjaan
 Perjanjian Program dan Laporan Pengecualian

Pusingan Penilaian Program

Pendekatan Menyeluruh Yang Lebih Terhadap Kawalan Perbelanjaan

SISTEM BELANJAWAN UBAHSUAI (MODIFIED BUDGET SYSTEM-MBS)

Soalan Peperiksaan Kerajaan

Nyatakan Prinsip-prinsip asas yang digunakan dalam SISTEM BELANJAWAN UBAHSUAI, dan apakah matlamat

yang hendak dicapai dalam perlaksanaan sistem ini?

-----o0o-----

Secara latarbelakangnya, Malaysia menggunakan Sistem Belanjawan Program dan Prestasi sejak 1969.

Namun, bermula tahun 1990, versi Sistem Belanjawan Program dan Prestasi telah diubahsuai dan dikenali

sebagai Sistem Belanjawan Ubahsuai atau lebih dikenali sebagai "Modified Budget System" atauMBS.

4 Prinsip utama MBS adalah :-

1. Batas Perbelanjaan

Penjelasan prinsip ini ialah, ianya satu jumlah peruntukan wang yang telah ditetapkan di peringkat

permulaan prosesBelanjawan Tahunan sebagai peruntukan bagi sesuatu agensi untuk membiayai

Dasar Sedia Ada bagi tahun-tahun berkenaan.

2. Perjanjian Program dan Laporan Pengecualian

Prinsip (Perjanjian Program) ini pula merupakan satu persetujuan di antara Agensi (Pengurus

Program) dengan Perbendaharaan mengenai "input" yang akan digunakan,"output" dan impak yang

hendak dicapai untuk setiap aktiviti bagi tahun belanjawan berkenaan.

Prinsip Laporan Pengecualian pula merupakan Laporan untuk mejelaskan petunjuk kewangan atau

bukan kewangan yang mana pencapaian "output" atau "input" nya terkeluar dari tahap varian yang

dipersetujui dalam Perjanjian Program.

3. Pusingan Penilaian Program

 Prinsip Ketiga ini ialah menekankan penilaian secara mendalam atas sesuatu aktiviti yang telah

direncanakan. Faktanya, penilaian ini dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 5 tahun.

4. Pendekatan lebih menyeluruh terhadap kawalan perbelanjaan.

Prinsip terakhir ini menekankan betapa pentingya, pendekatan kawalan perbelanjaan berkaitan

kesemua prinsip di atas. MBS dilihat sebagai pemangkin pergerakkan aliran kewangan Negara.

Pemantauan secara kritis dijangka mampu menjadi impak kepada pengurusan belanjawan Negara.

Apakah matlamat yang hendak dicapai dalam perlaksanaan sistem ini?

Dengan perlaksanaan sistem ini, kepelbagaian matlamat dicita-citakan dapat dicapai bersama pengurusan

kewangan Negara. Antaranya ialah :-

1. Sebagai Penentu kepada pencapaian objektif Belanjawan Negara.

2. Sebagai satu mekanisma penstrukturan Program dan Aktiviti supaya ia mampu dicapai bersama

agensi dan perbendaharaan kepada matlamat pengurusan kewangan Negara.

3. Ia juga sebagai kayu pengukur prestasi perbelanjaan dan belanjawan Negara.

4. Sebagai Penilaian Sesuatu Program yang dilaksanakan serta garis panduan program mendatang.

Kesimpulannya, MBS merupakan satu sistem belanjawan yang lebih berbentuk "flexible" dan mampu mengalas

amanah Negara dalam menjunjung kepercayaan rakyat Malaysia sejagat.

SOALAN ESEI INDUKSI (SOALAN LEPAS2)

PKPA

1. Syarat penilaian prestasi perkhimatan awam.

2. Pendekatan yang dpt menghasilkan penilaian prestasi yang adil dan saksama
3. maksud espionaj
4. kaedah penyimpanan maklumat terperingat
5. kebaikan fail meja dan manual prosedur kerja
6. faktor yang menyokong kaedah pelaksanaan Kumpulan meningkat mutu kerja (KMK)
7. Jelaskan prosedur yang perlu diikuti oleh agensi kerajaan dalam mengendalikan aduan-aduan dari orang
ramai
8. Nyatakan maklumat yang terkandung dalam manual prosedur kerja (MPK) dan fail meja (FM). Nyatakan juga
dari sudut fokus dan tujuan
9. Huraikan tindakan2 y boleh diambil oleh sesebuah jabatan bagi mencapai kepastian kualiti di bawah
pengurusan kualiti menyeluruh (TQM)
10. Nyatakan tindakan urusetia sebelum sesuatu mesyuarat dijalankan
11. Nyatakan manfaat piagam pelanggan kepada orang ramai, jabatan dan agensi
12. Huraikan fungsi dan tanggungjawab Biro Pengaduan Awam di Jabatan Perdana Menteri ditubuhkan
13. Nyatakan aspek penting yang perlu diberi perhatian dalam pengurusan tenaga manusia untuk meningkatkan
kualiti perkhidmatan kaunter
14. Nyatakan definisi Piagam Pelanggan dan ciri2 piagam pelanggan y dikatakan jelas dan senang dicabar
15. Bagaimanakah sistem maklum balas pelanggan boleh dilaksanakan
16. Nyatakan faedah sistem pemulihan perkhidmatan kepada agensi2 kerajaan

PENGURUSAN AM

1. Jelaskan sifat murni pemimpin y berwibawa

2. Huraikan pendekatan bagi meningkatkan keberkesanan kepimpinan
3. Jelaskan tanda2 pendengar yang kurang baik
4. Huraikan 3 faktor galakan dan faktor penyelenggaraan (hygiene factor)
5. Terangkan apakah y di maksudkan persekitaran kerja, persekitaran masyarakat, persekitaran dalaman
6. Nyatakan mengapakah perancangan dan kawalan perlu bagi sesebuah organisasi mencapai objektifnya
7. Jelaskan jenis kuasa yang dimiliki oleh seseorang individu ( kuasa
sah,ganjaran,paksaan,maklumat,hubungan,rujukan,kepakaran)
8. Nyatakan peraturan bagi merekod surat rasmi atas kertas minit
9. Apakah tindakan perlu terhadap surat y failnya tidak dapat dikesan
10. Jelaskan maksud Rekod Kerajaan dan nyatakan cara y mesti dilakukan oleh kakitangan bg memastikan rekod
kerajaan terpelihara dengan sempurna dan cara melindunginya
11. Penyimpanan dokumen terperingkat, penyimpanan dokumen selain daripada dokumen terperingkat

DASAR2 KERAJAAN

1. Dasar Pensyarikatan Malaysia

2. langkah dalam Pelan Perindustrian 1983
3. 9 Cabaran wawasan 2020
4. Tujuan Dasar Penswastaan
5. Matlamat Dasar Ekonomi Baru
6. Faktor2 yang diambil kira dalam penentuan Dasar Luar Malaysia
7. Bagaimanakah perpaduan rakyat dapat dicapai melalui Dasar Pendidikan Negara
8. Sistem belanjawan ubahsuai
9. Dasar Pembangunan Nasional

PENGURUSAN KEWANGAN

1. Huraikan langkah2 y perlu diambil oleh Pegawai Pengawal apabila didapati kehilangan wamg atau barang
awam di sesebuah jabatan dari peringkat awal hingga laporan dibuat
2. Nyatakan cara pelupusan barang2 awam
3. Nyatakan barabg2 yang boleh dilupuskan o sesebuah jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa
4. Nyatakan 2 prinsip asas y akan digunakan dlm Belanjawan Negara dan apakah matlamat y hendak hendak
dicapai dengan terlaksananya sistem ini.
5. Nyatakan ciri2 Perbelanjaan Tanggungan dan Perbelanjaan Perbekalan
6. Huraikan tentang panjar gaji, panjar seperduabelas,panjar unit dan panjar wang runcit
7. Nyatakan tugas2 yang dimainkan oleh ahli Pemverifikasi stok dan Lembaga Pemeriksa
8. Huraikan maksud Pembelian Runcit dan nyatakan apakah kesalahan yang sering dilakukan oleh jabatan-
jabatan y membuat pembelian secara ini
9. Jelaskan peranan Pegawai Pengawal

PERINTAH2 AM

1. Jelaskan kes2 dimana seseorang pegawai awam akan dikecualikan daripada bayaran wad
2. Mereka y tergolong dlm definisi keluarga seorang pegawai awam seperti dlm perintah am bab F
3. bab2 lantikan, sah dalam perkhidmatan
4. Nyatakan tanggungjawab Ketua Jabatan apabila anggota melakukan kesalahan jenayah
5. Nyatakan larangan yang perlu dipatuhi semasa mendiami rumah kerajaan
6. Huraikan tanggungjawab mendiami rumah kerajaan
7. Tentang elaun2 dan tuntutan