Organizar documentos com ferramentas digitais

CURSO
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2
Elaborar, organizar e controlar

documentos da organização
AULA 4
O uso da informática no
contexto empresarial
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios
Assistente Administrativo
Elaborar, organizar e controlar

documentos da organização
AULA 4
O uso da informática no
contexto empresarial
CRÉDITOS
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC

Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente
Bruno Breithaupt
Diretor Regional
Rudney Raulino
Diretoria de Educação Profissional

Ivan Luiz Ecco
Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD

Anderson Redinha Malgueiro
Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza
Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância
Coordenação Editorial e Desenvolvimento

Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
SUMÁRIO
AULA 4 - O USO DA INFORMÁTICA NO CONTEXTO EMPRESARIAL .......................... 05

CONTEXTUALIZANDO ........................................................................................ 05
1 UTILIZANDO A INTERNET ............................................................................... 06
2 EDITORES DE TEXTO ...................................................................................... 07
3 PLANILHAS ELETRÔNICAS ............................................................................ 12
3.1 APLICANDO FÓRMULAS MATEMÁTICAS EM
PLANILHAS ELETRÔNICAS ....................................................................... 20
3.2 ELABORANDO GRÁFICOS EM PLANILHAS ELETRÔNICAS ................. 23
4 APRESENTAÇÃO ELETRÔNICA ..................................................................... 26
5 UTILIZANDO O E-MAIL ...................................................................................... 29
CONSIDERAÇÕES ................................................................................................ 35
CONSIDERAÇÕES FINAIS .......................................................................................... 36
REFERÊNCIAS ........................................................................................................... 37
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização
AULA 4
O USO DA INFORMÁTICA NO CONTEXTO EMPRESARIAL
CONTEXTUALIZANDO
Até o momento, estudamos a importância de uma boa redação no contexto
empresarial, os modelos de documentos mais importantes e a melhor forma de
organizá-los e armazená-los.
No contexto empresarial, outro elemento indispensável é o uso das tecnologias,

em especial da informática. Isso porque é por meio dela que tem se tornado
possível processar e integrar informações de forma coesa, favorecendo uma rede
de compartilhamento de informações internas e otimizando o trabalho no dia a dia.
Dentre as principais vantagens da informática, pode-se destacar a confiabilidade

das informações gerenciadas, a flexibilidade de manuseio, a precisão, o baixo custo
de manutenção e, sobretudo, o poder de conectar as pessoas e os negócios em
todo o planeta graças à internet.
Nesta aula, você estudará elementos que, combinados às aulas anteriores e às

atividades que você está fazendo ao longo do curso, mediadas pelo seu professor‑tutor,
contribuirão para que, de fato, você desenvolva a competência desta Unidade
Curricular, que é a de elaborar, organizar e controlar documentos da organização.
Diante da necessidade da elaboração e organização eletrônica de documentos e
outras informações a partir da informática, estudaremos a utilização de planilhas
eletrônicas, editor de textos e apresentações utilizando os softwares e a internet.
05 06
1 UTILIZANDO A INTERNET
A internet oferece posicionamento estratégico às
empresas, uma vez que proporciona importantes
diferenciais competitivos. Vejamos alguns deles.
`` Expansão de mercados: a internet possi-

bilita às empresas expandir seus negócios
para mercados distantes, expansão que
poderia ser considerada inatingível caso
não fosse realizada por esse meio. Vender
produtos e serviços para o seu bairro,
cidade ou até mesmo para outros países acabou trazendo diferenças de
pouco impacto no cotidiano produtivo das organizações. Por outro lado,
aumentou significativamente suas possibilidades de ganho.
`` Novos modelos de venda: apesar da resistência que algumas pessoas

ainda possuem com relação às compras pela internet, o mercado de vendas
on-line já é considerado sólido e cresce anualmente em ritmo exponencial,
tanto em volume de vendas quanto em número de novos usuários.
`` Novas modalidades de trabalho: a internet possibilita que os colaboradores

da organização se comuniquem com seus clientes ou consumidores através
de plataformas virtuais de comunicação. Ao fazer isso, possibilita também
o acesso simultâneo a todos esses parceiros, fazendo com que várias
conversas possam ser mantidas ao mesmo tempo (em vez de um telefonema
por vez). A utilização do e-mail como ferramenta principal de comunicação
formal entre as pessoas já é adotada pela maior parte das empresas em
todo o mundo.
`` Redução de custos: em relação à redução de custos, pode-se destacar

os seguintes itens que foram possíveis com o avanço da internet: telefonia,
comunicação impressa, equipe de vendas, dentre diversos outros exemplos.
`` Acompanhamento de tendências: a internet também serve como uma

excelente fonte de pesquisa entre as empresas, tornando possível que as
organizações saibam o que está acontecendo de mais avançado em seu
segmento de atuação em todos os lugares do mundo.
Agora que verificamos as questões estratégicas da

internet, estudaremos as principais ferramentas que
auxiliam os colaboradores no dia a dia de suas atividades.
06 06
2 EDITORES DE TEXTO
Os editores de texto são essenciais para a redação
de documentos de forma geral. Por meio de suas
inúmeras ferramentas, é possível redigir e revisar
seu texto antes de imprimi-lo. É uma evolução,
principalmente se considerarmos as antigas
máquinas de datilografia: afinal, caso houvesse
algum erro de escrita, muitas vezes era necessário
jogar a folha fora e iniciar outra redação.
Ao atuar como assistente administrativo em uma empresa, diariamente você vai

se deparar com situações nas quais precisará redigir documentos rotineiros, bem
como documentos oficiais. Para isso, você precisa compreender bem as ferramentas
disponíveis no editor de textos.
Atualmente, existem inúmeros editores de texto disponíveis no mercado e para

baixar livremente na internet. O Microsoft Word, o BrOffice.org Writer e o Google
Writely (disponível on-line) são algumas opções de editores de textos.
Aqui, vamos estudar mais a respeito do editor de textos da Microsoft – o Word.

Porém, a semelhança entre os editores de textos é grande. Por isso, aprendendo a
operar as ferramentas do Word, você certamente estará apto a manipular qualquer
editor disponível no local onde trabalhar.
Começaremos nosso estudo analisando a tela principal do Word, com algumas

funções já indicadas pelas setas.
Barra de título Barra de menu Barras de ferramentas
Régua superior e lateral
Botões de modos Barra de status
07 06
Depois de observar na tela principal do Word os recursos disponíveis nela, vamos

estudar cada um desses recursos separadamente. Começaremos pela Barra de Título.
Barra de Título
No canto esquerdo, aparece a identificação do editor – marca Word. No centro,

ainda com o nome “Documento 1”, está representado o nome do arquivo. Após você
salvar seu documento, o nome escolhido aparecerá no centro dessa barra (no lugar
de “Documento 1”).
À direita, temos alguns botões. Da esquerda para a direita, o primeiro botão é o

Minimizar, que deixa seu aplicativo em estado de espera na barra de menu do
sistema operacional. Já o botão do meio é o Restaurar tamanho: clicando nesse
botão, a tela do Word diminui de tamanho e você consegue redimensionar a seu
gosto o tamanho da tela do aplicativo. Depois de clicar nele, em seu lugar aparecerá
o Maximizar. Observe também que, mais à direita, temos a opção Fechar: clicando
nesse botão, você encerra (fecha) o aplicativo.
Logo abaixo da barra de título, que acabamos de estudar, você encontra a barra
de menu:
A barra de menu, como o próprio nome sugere, é composta por vários menus.
Conheça, a seguir, as principais funções desses menus.
`` Menu Arquivo
Novo: ao clicar em Novo, abre-se um docu-
mento em branco para iniciar novos textos.
Abrir: por meio do botão Abrir, é possível abrir
documentos existentes (salvos em seu compu-
tador ou em um pen drive, por exemplo).
Salvar: a opção Salvar permite que o docu-
mento seja salvo para posterior uso ou, ainda,
para guardar o documento, escolhendo novo
local de armazenamento e novo nome.
Configurar página: ao clicar nesse botão,
é possível personalizar as dimensões do papel,
das margens, etc.
Visualizar impressão: por meio desse botão,
você pode visualizar o documento antes de
imprimi-lo.
Imprimir: ao clicar nesse botão, você impri-
mirá o documento no qual está trabalhando.
08 06
`` Menu Editar
Desfazer: esse botão possibilita que você
desfaça as últimas ações executadas.
Recortar: recorta trechos de textos ou
imagens que foram selecionados por você.
Copiar: copia textos ou imagens que foram
selecionados por você.
Colar: cola textos ou imagens que foram
copiados por você.
Localizar: ao clicar nesse botão, você pode
localizar palavras em seu texto.
Substituir: por meio desse botão, é possível
substituir expressões e palavras por expres-
sões e palavras similares ou diferentes.
`` Menu Exibir ou Exibição

Dependendo da versão do Word, este menu
pode ser chamado de Exibir ou de Exibição.
As opções de modo de visualização da tela do
editor são encontradas nesse menu. Além disso,
você pode personalizar as barras de ferramentas
de uso mais frequente para ter fácil acesso a
essas ferramentas. Por exemplo, se você usa
bastante as ferramentas de desenho, pode
deixá-las sempre visíveis na sua área de trabalho
do editor.
`` Menu Inserir
Como o próprio nome diz, você pode Inserir
vários recursos em seus textos, como imagens,
diagramas, símbolos não disponibilizados no
teclado, data e hora, número nas páginas, etc.,
e pode, ainda, contar com as opções de quebra
de texto diversas.
09 06
`` Menu Formatar
Esse é um dos menus mais usados no editor
de textos. Através dele, você pode gerar modi-
ficações para personalizar sua fonte (letras),
seus parágrafos. Você também pode escolher
diferentes marcadores e numerações para as
listas de itens.
Pode, ainda, preparar seu texto para formato
de colunas; incrementar com letra capitular;
gerar atribuições de plano de fundo e temas
diferenciados; dentre outras opções.
`` Menu Ferramentas
As Ferramentas adicionais disponíveis nesse
menu, como ortografia e gramática, permitem
que você possua um corretor com sugestões
para aprimorar seus textos quanto à língua
portuguesa ou estrangeira. Além disso, você
pode contar palavras no caso de um número
limitado para seu texto; adicionar senhas de
proteção, elaborar cartas, dentre outras opções.
`` Menu Tabela
As suas tabelas ficarão perfeitas com as opções
de desenhar tabela: por meio desse recurso,
você pode desenhar as tabelas ao seu gosto,
com o formato e a quantidade específica de
linhas e colunas.
Além disso, você pode inserir tabelas autoforma-
tadas; converter tabelas em texto; classificá-las
em ordem; inserir fórmulas, dentre outras opções.
10 06
`` Menu Janela
Nesse menu, você encontra a possibilidade
de duplicar seu documento em uma Nova
janela, com a intenção de organizar tudo ou
até mesmo comparar a janela ou dividi-la
para melhor trabalhar.
`` Menu Ajuda
Para qualquer necessidade que surgir, você
pode acessar esse menu e receber ajuda,
passo a passo, para a realização das suas
tarefas. Pode, ainda, contar com a ajuda de um
assistente personalizado, que acompanhará
seu trabalho no editor de textos.
Além dos menus disponíveis na barra de menu, também há o botão , bem à

direita da barra, que encerra apenas o documento em que você está trabalhando,
sem encerrar o editor.
Agora que você estudou as principais funções

disponíveis em um editor de texto, verá, a seguir,
os editores de planilhas eletrônicas, outra ferramenta
muito utilizada no cotidiano da empresa.
11 06
3 PLANILHAS ELETRÔNICAS
As planilhas eletrônicas são fundamentais para organizar vários documentos e dados
dentro de uma empresa. A partir das planilhas, é possível armazenar conteúdos na
forma de texto ou números, além de gerenciar diversas fórmulas e realizar inúmeros
cálculos com precisão e agilidade.
Vejamos alguns exemplos de áreas nas quais você pode utilizar esse software para
facilitar seu trabalho:
`` Área de Produção: controle de produção.

`` Área Administrativa: folha de pagamento, contabilidade, controle de
compras, tabelas de preços, saldos, dentre outras opções.
`` Área Comercial: plano de vendas, análise de mercado, controle de notas
fiscais, emissão de listagem de preços, dentre outras opções.
`` Área Financeira: análise de investimentos, custos, projeção de lucros, fluxo
de caixa, controle de contas a pagar e a receber, simulação de custos,
dentre outras opções.
Os programas de planilhas eletrônicas são compostos por planilhas com linhas e

colunas para a inserção de dados. Dentre as planilhas eletrônicas disponíveis no
mercado, estão o Excel (Microsoft), Numbers (Apple) e o Calc (Libre Office). Vamos
aprofundar as ferramentas do Excel como exemplo, e, a partir delas, você estará
apto a manipular qualquer planilha disponível na organização ou empresa em que
você trabalha ou irá trabalhar.
Começaremos o estudo sobre as planilhas eletrônicas analisando a tela principal

do Excel com algumas funções já indicadas pelas setas.
Barra de fórmulas Barra de menu Barras de ferramentas
Barra de título Barras de rolagem
Planilhas Barra de status
12 06
Depois de observar na tela principal do Excel os recursos disponíveis nela, vamos

estudar cada um desses recursos separadamente. Começaremos pela Barra de Título.
Barra de Título
Observe que, no canto esquerdo, aparece a identificação do editor – marca Excel.
No centro, ainda com o nome “Pasta 1”, está representado o nome do arquivo.
Depois de você salvar seu documento, o nome escolhido aparecerá no centro
dessa barra.
À direita, estão os botões de legenda, já estudados no Word – as funções desses

botões, no Excel e no Word, são as mesmas.
Logo abaixo da barra de título você encontrará a barra de menu.
Agora é a vez de navegar pelos menus do Excel e conhecer suas principais funções.
`` Menu Arquivo
Novo: ao clicar nesse botão, é aberta uma
pasta de trabalho em branco.
Abrir: esse botão permite que sejam abertas
pastas que estejam salvas em seu computador.
Salvar: como o próprio nome sugere, por
meio desse botão é possível salvar a pasta
para posterior uso ou, ainda, guardar a pasta
escolhendo um novo local de armazenamento
e novo nome.
Configurar página: esse botão permite
personalizar as dimensões do papel, das
margens, etc.
Visualizar: ao clicar nesse botão, você
pode visualizar sua pasta ou planilha antes
de imprimi-la.
Imprimir: permite que você imprima o docu-
mento no qual está trabalhando.
13 06
`` Menu Editar
Desfazer: ao clicar nesse botão, você pode
desfazer as últimas ações executadas.
Recortar: esse botão recorta textos, dados,
linhas, colunas ou imagens selecionados
por você.
Copiar: esse botão permite que você copie
textos, dados, linhas, colunas ou imagens
que foram selecionados.
Colar: esse botão permite que você cole
trechos de textos, dados contidos nas
células, linhas ou colunas, ou ainda imagens
selecionadas e copiadas por você.
Localizar: por meio deste botão, consegui-
mos encontrar palavras em seu texto e até
substituí-las (utilizando o botão Substituir)
por sinônimos, por exemplo.
Preencher: esse botão é usado para preen-
cher determinados dados para a direção
desejada.
Limpar: ao clicar nesse botão, você pode
limpar os dados preenchidos.
`` Menu Exibir
As opções de modo de visualização da tela do Excel
são encontradas nesse menu. Além disso, você
pode personalizar as Barras de Ferramentas de
uso mais frequente para fácil acesso. Por exemplo,
se você usa bastante as ferramentas de formatação
de textos, pode deixá-las sempre visíveis na sua
área de trabalho. Também é possível configurar
cabeçalhos e rodapés em suas planilhas; controlar
o zoom, etc.
14 06
`` Menu Inserir
Como o próprio nome sugere, você pode inserir
mais células em determinados espaços, linhas
e colunas adicionais. Além disso, pode inserir
um número superior as 3 (três) planilhas que
já abrem automaticamente; inserir gráficos a
partir de dados; símbolos de uso esporádico;
funções para cálculos automáticos; imagens;
diagramas; dentre outras opções.
`` Menu Formatar
Através desse menu, você poderá aplicar
formatos diferenciados às células, linhas,
colunas e planilhas, de acordo com modelos
predefinidos ou personalizados.
`` Menu Ferramentas
Ferramentas adicionais, como Verificar ortografia,
permitem que você possua um corretor com
sugestões para aprimorar seus textos quanto
à língua portuguesa ou estrangeira. Além disso,
você pode usar recursos de compartilhamento de
pastas e proteção para sua planilha e/ou pasta,
dentre outras opções.
`` Menu Dados
Através desse menu, você poderá ter acesso a
ferramentas para criar tabelas mais elaboradas
em termos de banco de dados. Além disso,
é possível classificar, em ordem crescente ou
decrescente, seus dados; adquirir subtotais
automáticos; validações; dentre outras opções.
15 06
`` Menu Janela
Aqui você encontra a possibilidade de duplicar
sua pasta de trabalho em uma Nova janela,
com a intenção de Organizar ou até mesmo
Comparar, Dividir ou Congelar painéis para
melhor trabalhar.
`` Menu Ajuda
Assim que surgir qualquer dúvida, você pode
acessar esse menu e receber ajuda, passo a
passo, para a realização das suas tarefas. Pode,
ainda, contar com a ajuda de um assistente
personalizado, que acompanhará seu trabalho,
respondendo perguntas e indicando melhores
caminhos para a confecção da planilha.
Agora que as principais funções dos menus foram apresentadas, vamos elaborar
uma planilha para que você conheça, na prática, os principais recursos desse
programa de planilhas eletrônicas.
Veja, a seguir, como utilizar uma planilha eletrônica a partir de um exemplo de um

assistente administrativo que trabalha numa escola e necessita organizar algumas
informações. Acompanhe as orientações:
1) Sempre que uma pasta do Excel é aberta, há 3 planilhas disponíveis. Porém,

você pode adicionar e removê-las na medida da sua necessidade. Através
das setas localizadas no canto inferior esquerdo da imagem, você pode
se movimentar entre as planilhas, principalmente se adicionou um número
grande delas. Ao clicar com o botão direito sobre cada uma dessas planilhas,
temos as opções mostradas abaixo. Clicando na opção Renomear, é
possível personalizar suas planilhas para melhor identificação.
16 06
2) Agora é hora de digitar os dados nas linhas cujos espaços estão em branco.
Cada planilha é composta por linhas (representadas pelos números verti-
calmente dispostos à esquerda da área de trabalho) e colunas (represen-
tadas por letras horizontalmente dispostas acima da área de trabalho).
3) No encontro de uma linha com uma coluna, encontramos a célula que

recebe a nomeação: na figura acima, o conteúdo digitado “necessidades
especiais?” está localizado na célula E2. Observe, ainda, que o conteúdo
dessa célula ultrapassou o espaço predefinido da coluna “E”. Para que
a visualização desse conteúdo seja completa, você pode expandir o
tamanho dessa coluna: posicionando o mouse sobre a divisa da coluna
“E” com a coluna “F”, com um clique você pode arrastar e redimencionar
suas dimensões. Através de um duplo clique essa expansão ocorre
automaticamente.
4) Para que o título da tabela fique centralizado, é preciso mesclar as colunas.

Para isso, basta selecionar essas linhas e o título ficará centralizado.
Acompanhe a figura a seguir, na qual as colunas A a F foram mescladas.
17 06
5) Agora é a hora de inserir os dados na sua planilha eletrônica. Observe a

imagem a seguir, na qual já foram inseridos os títulos das informações
que precisam ser preenchidas com os dados dos alunos (nome, data de
nascimento e outras).
6) Na figura a seguir, já temos os nomes e as datas de nascimento dos

alunos digitadas. Se você quiser colocar os nomes em ordem alfabética,
sem que haja alteração nas respectivas datas de nascimento, deve usar a
função Classificar, do menu Dados.
18 06
7) Classificando, primeiramente, por “nome” e, na sequência, por “data de

nascimento”, os dados dos alunos serão conservados. Observe a imagem.
8) Depois dessas alterações, nossa tabela ficou desta forma:
19 06
9) Depois, para completar a coluna do ano letivo, por se tratar do mesmo

dado em todas as células (neste caso, 2014), poderemos usar um dos
recursos de autocompletar do Excel. Para isso, basta clicar e arrastar o
mouse sobre a área indicada na figura.
Agora que você estudou as principais formas de

preencher os dados de uma planilha, estudará como
aplicar as fórmulas matemáticas no Excel.
3.1 APLICANDO FÓRMULAS MATEMÁTICAS EM PLANILHAS ELETRÔNICAS

Continuaremos a partir do exemplo de uma planilha feita por um assistente
administrativo que trabalha numa escola. Siga os passos descritos e veja como
aplicar as fórmulas matemáticas no Excel.
`` Primeiro passo: na tabela, temos a quantidade de materiais utilizados

durante cada bimestre escolar. Levando em consideração que o total
poderá ser o resultado da soma das quantidades usadas nos respectivos
bimestres, podemos aplicar uma fórmula básica de soma.
20 06
`` Segundo passo: para aplicar uma fórmula básica de soma, basta clicar
no local onde deseja o cálculo e, para iniciar a fórmula, clicar na barra de
fórmulas, digitando o sinal de “=”.
Observe a imagem que representa a barra de fórmulas:
`` Terceiro passo: para realizar uma soma, a fórmula utilizada, nesta tabela,
é a seguinte: =B5+C5+D5+E5. Acompanhe na figura:
`` Quarto passo: Para cálculos com muitos dados, também é possível utilizar
a opção , disponível no menu Inserir. Selecionando esse menu,
é só escolher a função SOMA, conforme mostra a figura:
`` Quinto passo: depois de clicar no botão OK, abre-se a tela Argumentos

da função, na qual você deve inserir o intervalo de células que deve ser
somado (na figura a seguir, há um exemplo genérico; porém, no nosso
caso, você deve inserir a expressão B5: E5. Os dois-pontos servem para
indicar que o Excel deve somar todas as células de B5 até E5). Acompanhe
na imagem:
21 06
`` Sexto passo: outra forma de realizar somas de forma mais rápida é usando
o botão AutoSoma, que é representado pelo seguinte símbolo:
`` Sétimo passo: Para que a fórmula não precise ser aplicada em cada uma
das linhas da tabela, você pode copiar a fórmula para os demais campos,
conforme a figura:
Além das funções que acabamos de estudar, as funções de subtração, multiplicação

e divisão podem ser utilizadas da mesma forma que a função Soma: digitando as
fórmulas separadamente, na barra de fórmulas, ou utilizando a ferramenta “função”,
no menu Inserir.
Os programas que geram as planilhas eletrônicas

também permitem, a partir dessas planilhas, a criação
de gráficos. Veremos, a seguir, como gerá-los.
22 06
3.2 ELABORANDO GRÁFICOS EM PLANILHAS ELETRÔNICAS

Os gráficos são excelentes recursos utilizados para demonstrar, estatisticamente,
os resultados de um intervalo de dados, para posterior estudo ou explanação.
Para criá-los, acompanhe os passos a seguir.
`` Primeiro passo: para criar gráficos no Excel, é necessário clicar no menu

Inserir. Se desejar, você também pode acessar a Barra de Ferramentas,
onde consta o botão . Ativando uma dessas opções, abrirá a seguinte tela:
`` Segundo passo: após selecionar o Tipo de gráfico (colunas, barras, linha,

pizza, etc.), o “subtipo” deve ser escolhido de acordo com a necessidade:
dependendo da aplicação do gráfico, a visibilidade dos resultados deve
ser levada em conta na escolha do tipo e subtipo do gráfico. Os modelos
tradicionais (colunas e barras) podem ser substituídos por tipos diferenciados,
como os gráficos de linha ou de pizza, contanto que as informações possam
ser facilmente visualizadas e compreendidas por todos. Essa etapa da
escolha do tipo de gráfico é a primeira. Veja na imagem:
23 06
`` Terceiro passo: na etapa 2, você poderá escolher o intervalo de dados

para a criação do gráfico, ou seja, qual é a seleção de dados que deve
aparecer no gráfico. Na maioria das vezes, o programa de planilha seleciona
previamente toda a sua tabela. Caso você deseje criar um gráfico de apenas
alguns dados específicos, deverá selecioná-los. Observe a imagem:
`` Quarto passo: em seguida, na etapa 3, poderemos personalizar o gráfico

com os títulos, a legenda, os rótulos e outros dados que queremos visíveis.
Acompanhe:
`` Quinto passo: na etapa 4, é preciso escolher o local onde o gráfico deverá

ser criado. Observe na imagem:
24 06
`` Sexto passo: finalmente, ao clicar em Concluir, o gráfico é criado:
Certamente você verá, no seu dia a dia no trabalho, seja numa escola ou em outro
tipo de instituição ou organização, que a planilha eletrônica é uma ferramenta capaz
de facilitar suas atividades diárias.
A seguir, estudaremos a utilização de

apresentações eletrônicas.
25 06
4 APRESENTAÇÃO ELETRÔNICA
A apresentação eletrônica é, hoje, um dos
recursos da informática mais utilizados para
apresentar dados, informações, dentre outros
conteúdos, de forma objetiva e visual. Dentre
os programas que podem ser utilizados estão
o PowerPoint e Prezi, ou, ainda, outros que
você conhece e está habituado a usar.
Para uma boa apresentação, use pouco texto e opte por elementos visuais que ajudem
as pessoas que estiverem assistindo a entender os pontos principais e relevantes de
seu trabalho. Quando você for solicitado para elaborar uma apresentação eletrônica,
é muito importante que ocorra uma validação do solicitante, para verificar se os
pontos essenciais estão sendo atendidos, bem como se essa apresentação deverá
ou não ser compartilhada com a equipe à qual se destina.
A seguir, apresentaremos os passos básicos para a elaboração de uma apresentação

utilizando o Power Point. Acompanhe o passo a passo.
`` Primeiro passo: inicie o programa no menu iniciar de sua área de trabalho,

conforme a imagem:
26 06
Ao clicar em PowerPoint, automaticamente uma apresentação em branco

será aberta. Grave o arquivo no computador com um nome que represente
o trabalho a ser desenvolvido.
`` Segundo passo: no menu, selecione a opção “Design” e escolha a arte

que achar mais apropriada. A seguir, clique o botão da esquerda sobre
o slide, na guia à direita da tela, e selecione “novo slide” para adicionar
slides extras. Se houver algum logotipo de empresa ou um formato padrão,
utilize-os. Caso não haja, opte por cores e artes neutras, lembrando-se de
que esse é um documento da empresa.
27 06
`` Terceiro passo: o primeiro slide deve conter o título da apresentação e quem

é o responsável por sua elaboração ou condução (pessoa ou organização).
Os demais slides servem para mostrar dados, figuras, fotos e pouco texto,
os quais ajudarão o apresentador a conduzir sua fala. Para inserir um texto,
clique na caixa de texto disponibilizada pelo software. Faça o mesmo para
inserir imagens.
`` Quarto passo: use poucos slides e utilize a ferramenta “copiar” e “colar”

caso precise passar gráficos feitos no Excel para slides no PowerPoint.
Lembre-se de que dados pertinentes enriquecem a apresentação, visto que
sua intenção é ser objetiva e visual.
Finalize salvando novamente sua apresentação e faça uma apresentação
de slides (clicando no botão Apresentação de Slides) para verificar se todas
as informações foram inseridas corretamente. Caso queira descobrir outras
funcionalidades do software, utilize a ferramenta “Ajuda”.
28 06
5 UTILIZANDO O E-MAIL
Estudamos, no início desta Unidade Curricular,
o quanto é importante escrever corretamente e de
forma coerente e coesa no dia a dia profissional.
Estudamos, também, como fazer a abertura
e o fechamento de textos, especialmente em
um e-mail. Agora é o momento de estudarmos
como fazer, na prática, um e-mail, pois será
um conhecimento indispensável ao seu dia a
dia profissional.
Uma das atividades administrativas exercidas pelo assistente administrativo é

referente ao envio de correspondências, tanto físicas quanto eletrônicas. No caso
das correspondências eletrônicas, utilizamos o correio eletrônico (ou e-mail), que
é um serviço similar ao serviço postal dos correios. Em ambos, é possível mandar
mensagens a uma pessoa específica, porém, o e-mail permite uma comunicação
mais ágil, pois permite troca de mensagens em tempo real.
Por meio do endereço de correio eletrônico, é possível enviar e receber mensagens

de textos, imagens e documentos. Um endereço eletrônico (e-mail) é composto por
duas partes, separadas pelo símbolo @. Considere o seguinte endereço eletrônico:
fulano@gmail.com.br. Nesse caso, temos:
• Fulano: identifica o nome do usuário (pessoa física ou jurídica).

• gmail.com: representa o provedor que oferece o acesso ao
correio eletrônico.
Para ter acesso ao correio eletrônico, você pode utilizar tanto o próprio site do provedor
(no nosso exemplo: Gmail) como um programa específico, como, por exemplo,
o Outlook (disponibilizado pela Microsoft).
Vamos criar um e-mail?
Usaremos o provedor Hotmail/Outlook como ponto de partida. Existem inúmeras

opções gratuitas e pagas para a criação de um endereço eletrônico. Algumas
instituições têm seu próprio provedor. De um modo geral, as características são bem
parecidas, apenas a interface gráfica se difere em pequena proporção. No entanto,
independentemente do provedor que é utilizado, como profissional você deverá
seguir as normas e diretrizes da organização em que trabalha com relação ao uso
de e-mails.
29 06
Para saber como criar um e-mail, observe as etapas a seguir:
`` Etapa 1 – Ao digitar www.hotmail.com.br na barra de endereços da web,

uma tela de abertura será inicializada. Quando você já tiver cadastrado
seu novo e-mail, bastará clicar no campo Conta da Microsoft e digitar
seu nome de usuário, sua senha (no campo abaixo do usuário) e clicar em
entrar. Porém, como estamos ainda criando um e-mail, precisaremos clicar
na opção Crie uma (canto inferior direito).
Observe a figura a seguir:
`` Etapa 2 – Ao clicar em Crie uma, aparecerá uma tela na qual você deve
preencher os campos em branco com seus dados e criar uma senha, assim,
seu e-mail será criado. No caso do Hotmail/Outlook, as senhas devem ter,
no mínimo, 8 caracteres, e pelo menos duas das seguintes opções: letras
maiúsculas, minúsculas, números e símbolos.
30 06
`` Etapa 3 – Ao criar sua conta e entrar em seu e-mail, você acessará a caixa
de entrada, que é o local que armazena as mensagens recebidas (lidas
ou ainda não lidas). Porém, também há outras pastas do seu e-mail que
armazenam mensagens: Enviados, Arquivo Morto, Lixo e Rascunhos,
que são espaços destinados ao arquivamento de algumas mensagens.
Quanto à função Nova Pasta, por meio dela você pode criar pastas para
organizar suas mensagens.
`` Etapa 4 – Para enviar um e-mail, basta clicar no botão Novo, destacado

na imagem que você pode acompanhar a seguir:
`` Etapa 5 – Ao fazer essa operação, abrirá uma tela, na qual você tem algumas
opções, que estão disponíveis na maioria dos provedores de e-mail. No espaço
destinado ao Para, você deve escrever o e-mail do destinatário, ou seja, para
quem você enviará a mensagem. Caso você queira enviar o e-mail com cópia
para outras pessoas, deverá clicar em Cc. Se você quiser que os endereços
eletrônicos das outras pessoas não fiquem visíveis para todos, deve ativar
a opção Cco, que nada mais é do que uma cópia “oculta” para o e-mail
de outro destinatário (os demais não poderão visualizar esse destinatário).
31 06
`` Etapa 6 – Para dar um título ao seu e-mail, existe o espaço Adicionar

um assunto: basta posicionar o cursor nesse espaço e digitar o título
desejado. Depois disso, é a vez de escrever a redação da mensagem em
si, o conteúdo principal: para isso, você deve colocar o cursor em Adicione
uma mensagem ou arraste um arquivo até aqui. Caso você queira
formatar seu texto, destacando alguma palavra, por exemplo, existem as
Ferramentas para utilização no texto da mensagem: negrito, itálico,
sublinhado, etc. Confira a imagem:
`` Etapa 7 – Antes de enviar sua mensagem, você também pode anexar algum
documento, caso seja necessário. Para isso, existe o botão Inserir, que
possibilita que você insira, em sua correspondência eletrônica, arquivos
como anexos; imagens embutidas; além de poder compartilhar arquivos
maiores de 25 MB por meio do botão Compartilhar do OneDrive.
`` Etapa 8 – Finalmente, é a hora de enviar sua mensagem ao destinatário:

para isso, você deve clicar no botão Enviar.
32 06
`` Etapa 9 – Ao receber uma mensagem, você pode respondê-la por meio

de algumas opções distintas. Observe, na figura a seguir, que o botão
Responder está ativado e que há três ferramentas que possibilitam a
resposta: Responder, Responder a todos e Encaminhar. Ao escolher
a opção Responder, você responde à mensagem recebida. Porém, caso
o autor da mensagem tenha enviado para você e mais 10 pessoas, por
exemplo, e você quiser escrever para todas elas, a melhor opção é clicar
na opção Responder a todos. Por fim, temos o botão Encaminhar, que
direciona a mensagem a outras pessoas como uma forma de repasse.
`` Etapa 10 – Caso você não queira responder à mensagem ou caso você

responda, mas considere que aquele e-mail não lhe será mais necessário,
você pode Excluir ou Arquivar esse e-mail. Já a opção Lixo eletrônico é
diferente da Excluir: ativando a função Lixo eletrônico, você pode cadastrar
o endereço da mensagem recebida como lixo eletrônico, assim, não
receberá mais mensagens desse remetente.
Nessa ferramenta, também é possível classificar o Lixo eletrônico como
uma Tentativa de phishing: essa opção possibilita que você cadastre
o endereço da mensagem recebida
como um remetente que tenta O termo hacker é usado para se referir
solicitar informações particulares do a pessoas que usam seu conhecimento
destinatário. Caso o e-mail “duvidoso” em informática para fazer modificações
e manipulações não triviais ou não
venha de um amigo, existe a opção de autorizadas em sistemas de computação
ativar a função Meu amigo foi atacado (nessa situação, no e-mail).
por um hacker. Confira na imagem:
33 06
`` Etapa 11 – Também temos o botão Limpar, que permite excluir e-mails de

pastas inteiras: por exemplo, se você quiser excluir todas as mensagens
da sua caixa de entrada, não apenas uma, essa opção é recomendada por
dar menos trabalho. Observe a imagem:
Se, por algum motivo, a sua mensagem não for entregue ao destinatário, ela retorna
para a sua caixa postal com informações, no cabeçalho, sobre os motivos de ela
não ter sido entregue.
Vimos aqui um dos exemplos de correio eletrônico. Entretanto, você observará que,
em grande parte dos provedores, tais recursos e ferramentas são muito parecidos.
Agora que você aprendeu a criar e a usar seu correio eletrônico, poderá utilizar tais
técnicas com eficiência no seu dia a dia profissional.
34 06
CONSIDERAÇÕES
Nesta última aula da Unidade Curricular elaborar, organizar e controlar documentos
da organização, estudamos a importância do uso da informática nas organizações,
desde os aspectos cotidianos, com recursos que facilitam o trabalho do dia a dia,
até as questões de maior complexidade, que envolvem a utilização de posicionamento
estratégico através da utilização da internet, planilhas eletrônicas, dentre outras
ferramentas.
Este estudo certamente o auxiliará, como profissional, a elaborar, organizar e

controlar documentos de uma organização. Com a mediação de seu tutor, esperamos
que, ao desenvolver esta competência, você agregue ao seu perfil profissional
características que serão diferenciais competitivos no mercado de trabalho.
Esperamos que, como assistente administrativo, você vislumbre outras possibilidades

de aprender e aprimorar suas competências profissionais. Isso exigirá que você
seja proativo, não se limitando somente à formação que possui e buscando dispor
de um diferencial.
35 06
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Nesta Unidade Curricular, você estudou elementos cujo objetivo, em conjunto com as
demais atividades indicadas pelo seu professor-tutor, foi de que você desenvolvesse
a competência de elaborar, organizar e controlar documentos da organização.
Diante disso, estudamos assuntos que farão parte do seu dia a dia profissional,
como a importância de uma boa redação empresarial. Para tanto, vimos como se
aplicam as regras gramaticais e a importância da norma culta da língua na escrita de
documentos. Estudamos, também, os tipos de documentos e o que os compõem,
afinal, isso fará com que você use cada um de forma correta e no momento adequado.
Além disso, vimos como organizar e controlar o fluxo da documentação que passa
pela organização e o funcionamento do sistema de protocolo. E, ainda nesta Unidade
Curricular, você pôde estudar como a informática, tão presente em nosso cotidiano,
é indispensável no dia a dia de uma organização. Para tanto, vimos algumas ferramentas
que certamente o auxiliarão em suas atividades como assistente administrativo.
É importante que, como profissional, você vislumbre uma trilha para sua aprendizagem,
já que este é só o início de sua carreira profissional. Por isso, o aperfeiçoamento é
fundamental, tanto para conhecer novas técnicas como para manter-se competitivo
nas melhores colocações no mercado de trabalho.
36 06
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com.br/portugues/coesao-textual.html>. Acesso em: 11 ago. 2015.
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Diretoria de Educação Profissional

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AULA 4 - O USO DA INFORMÁTICA NO CONTEXTO EMPRESARIAL .......................... 05

CONSIDERAÇÕES FINAIS .......................................................................................... 36

No contexto empresarial, outro elemento indispensável é o uso das tecnologias,

Dentre as principais vantagens da informática, pode-se destacar a confiabilidade

Nesta aula, você estudará elementos que, combinados às aulas anteriores e às

`` Expansão de mercados: a internet possi-

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`` Novas modalidades de trabalho: a internet possibilita que os colaboradores

`` Redução de custos: em relação à redução de custos, pode-se destacar

`` Acompanhamento de tendências: a internet também serve como uma

Agora que verificamos as questões estratégicas da

Ao atuar como assistente administrativo em uma empresa, diariamente você vai

Atualmente, existem inúmeros editores de texto disponíveis no mercado e para

Aqui, vamos estudar mais a respeito do editor de textos da Microsoft – o Word.

Começaremos nosso estudo analisando a tela principal do Word, com algumas

Barra de título Barra de menu Barras de ferramentas

Régua superior e lateral

Botões de modos Barra de status

Depois de observar na tela principal do Word os recursos disponíveis nela, vamos

No canto esquerdo, aparece a identificação do editor – marca Word. No centro,

À direita, temos alguns botões. Da esquerda para a direita, o primeiro botão é o

`` Menu Exibir ou Exibição

Além dos menus disponíveis na barra de menu, também há o botão , bem à

Agora que você estudou as principais funções

`` Área de Produção: controle de produção.

Os programas de planilhas eletrônicas são compostos por planilhas com linhas e

Começaremos o estudo sobre as planilhas eletrônicas analisando a tela principal

Barra de fórmulas Barra de menu Barras de ferramentas

Barra de título Barras de rolagem

Planilhas Barra de status

Depois de observar na tela principal do Excel os recursos disponíveis nela, vamos

Observe que, no canto esquerdo, aparece a identificação do editor – marca Excel.

À direita, estão os botões de legenda, já estudados no Word – as funções desses

Logo abaixo da barra de título você encontrará a barra de menu.

Veja, a seguir, como utilizar uma planilha eletrônica a partir de um exemplo de um

1) Sempre que uma pasta do Excel é aberta, há 3 planilhas disponíveis. Porém,

3) No encontro de uma linha com uma coluna, encontramos a célula que

4) Para que o título da tabela fique centralizado, é preciso mesclar as colunas.

5) Agora é a hora de inserir os dados na sua planilha eletrônica. Observe a

6) Na figura a seguir, já temos os nomes e as datas de nascimento dos

7) Classificando, primeiramente, por “nome” e, na sequência, por “data de

8) Depois dessas alterações, nossa tabela ficou desta forma:

9) Depois, para completar a coluna do ano letivo, por se tratar do mesmo

Agora que você estudou as principais formas de

3.1 APLICANDO FÓRMULAS MATEMÁTICAS EM PLANILHAS ELETRÔNICAS

`` Primeiro passo: na tabela, temos a quantidade de materiais utilizados

`` Quinto passo: depois de clicar no botão OK, abre-se a tela Argumentos

Além das funções que acabamos de estudar, as funções de subtração, multiplicação

Os programas que geram as planilhas eletrônicas

3.2 ELABORANDO GRÁFICOS EM PLANILHAS ELETRÔNICAS

`` Primeiro passo: para criar gráficos no Excel, é necessário clicar no menu

`` Segundo passo: após selecionar o Tipo de gráfico (colunas, barras, linha,

`` Terceiro passo: na etapa 2, você poderá escolher o intervalo de dados

`` Quarto passo: em seguida, na etapa 3, poderemos personalizar o gráfico

`` Quinto passo: na etapa 4, é preciso escolher o local onde o gráfico deverá

`` Sexto passo: finalmente, ao clicar em Concluir, o gráfico é criado: