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Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2
AULA 2
Métodos e técnicas
de arquivamento
e protocolo
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2
AULA 2
Métodos e técnicas
de arquivamento
e protocolo
CRÉDITOS
UNIDADE CURRICULAR 2
Presidente
Bruno Breithaupt
Diretor Regional
Rudney Raulino
Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza
Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância
REFERÊNCIAS ........................................................................................................... 26
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização
AULA 2
MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO
CONTEXTUALIZANDO
Na aula anterior, estudamos o quanto é importante dominar a escrita para comunicar-se
de forma eficiente no ambiente profissional. Esse domínio também se mostra
essencial para uma de suas tarefas como assistente administrativo – elaborar e
atualizar documentos administrativos e comerciais. Para isso, as normas da língua
padrão são essenciais, assim como os procedimentos adotados pela organização.
Dado o fato de que uma de suas atribuições será organizar documentos físicos e
digitais de acordo com as técnicas de arquivamento e protocolo, e também controlar
o fluxo de documentos físicos e digitais, nesta Aula 2 estudaremos os métodos e as
técnicas de arquivo e protocolo, priorizando também alguns valores e atitudes que
são indispensáveis nessa aprendizagem, como, por exemplo, a responsabilidade e o
sigilo no tratamento de informações, sejam elas da organização, dos colaboradores
ou de fornecedores e clientes.
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1 ARQUIVO
Arquivo é um conjunto de documentos recebidos, expedidos e/ou coletados pela
organização, guardados de forma segura, ordenada, de modo a permitir e facilitar
as consultas que se fizerem necessárias. Além disso, também pode ser considerado
arquivo o local físico da guarda desses documentos. A organização e gestão de
arquivos visam atingir os seguintes objetivos:
Para arquivar documentos, também é possível utilizar, além das fichas, as pastas
e a microfilmagem.
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Pastas
Microfilmagem
A organização na qual você trabalhar ou venha a trabalhar também poderá usar, para
arquivar seus documentos, as planilhas eletrônicas. As planilhas eletrônicas são
muito utilizadas, em razão de que o aplicativo que gera essas planilhas possibilita
a criação de banco de dados para consultas, alterações, inserções e exclusões.
Estudaremos mais sobre como utilizar planilhas e outros softwares informatizados
ainda nesta Unidade Curricular.
Arquivo Descrição
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Além do que vimos até aqui, também é necessário escolher a forma como os
documentos devem ser arquivados (por ordem alfabética ou numérica, por exemplo).
Para isso, você deve adotar um dos métodos de arquivamento, que estudaremos
a seguir.
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2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Para arquivar documentos, o Assistente Administrativo deve conhecer os métodos
de arquivamento, adaptando-se a um deles com base nas características dos
documentos e identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente
consultado (se a busca é feita pela data de elaboração do documento, por exemplo).
`` Método alfabético;
`` Método numérico;
`` Método ideográfico;
`` Método geográfico.
Os nomes ordenados sem inversão, ou seja, de acordo com a primeira letra, serão
organizados conforme apresenta o Quadro 2.
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Considerando que há muitos nomes compostos por vocábulos como “de, da, das,
do, dos, e” ou nomes cuja composição contém um hífen, por exemplo, existem
algumas regras especiais para o método de arquivamento alfabético. Vamos ao
estudo dessas regras.
1ª regra
As partículas com inicial minúscula que aparecem entre os nomes e/ou sobrenomes
não devem ser levadas em conta na ordenação alfabética. É o caso de “e”, “de”,
“da”, “das”, “do”, “dos”. O Quadro 4 apresenta a ordem de nomes que contêm
vocábulos como “de”, “e” ou “dos”.
Quadro 4 - Ordem de nomes que contêm vocábulos como “de”, “e” ou “dos”
2ª regra
3ª regra
Pedro Paulo Fontes Claras Fontes Claras, Pedro Paulo Fontes Claras, Pedro Paulo
4ª regra
5ª regra
Padre Carlos Morais Morais, Carlos (Padre) Dutra, João Paulo (Tenente)
Tenente João Paulo Dutra Dutra, João Paulo (Tenente) Morais, Carlos (Padre)
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6ª regra
7ª regra
Palavras que indicam grau de parentesco (Filho, Neto, etc.) pertencem à mesma
unidade de arquivamento do último sobrenome, devendo acompanhá-lo na inversão,
conforme apresenta o Quadro 10.
Quadro 10 - Ordem de nomes que contêm palavras que indicam grau de parentesco
Ana Carla Ferreira Filha Ferreira Filha, Ana Carla Ferreira Filha, Ana Carla
8ª regra
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9ª regra
Nome Ordenação
Empresa Ordenação
1ª regra
Os artigos (o, a, os, as, um, uns, uma, umas) que aparecem na frente do nome
das empresas não devem ser levados em conta na ordenação. Eles ficam entre
parênteses, e a classificação será feita de acordo com a primeira letra da primeira
palavra principal, conforme apresenta o Quadro 14.
Nome Ordenação
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2ª Regra
Nome Ordenação
3ª regra
Nome Ordenação
4ª regra
Nome Ordenação
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5ª regra
Nome Ordenação
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3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Agora que você já conhece a importância do arquivamento e quais etapas percorrem
sua rotina, estudaremos de que forma os documentos podem ser classificados.
Os documentos podem ser classificados de nove formas:
2) Quanto ao gênero
Contratos, editais,
Textuais Documentos datilografados, impressos ou manuscritos.
atas, dentre outros.
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3) Quanto à espécie
Certidões, atestados,
Atos comprobatórios São atos que comprovam decisões.
dentre outros.
O tipo documental se refere à atividade-fim que fez com que o documento passasse
a existir. Analise, no Quadro 24, alguns exemplos.
Espécie Tipologia
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5) Quanto ao valor
Tipo Descrição
Legal Apresenta valor requerido para fins de efeitos jurídicos ou comprovação perante juízo.
Tipo de documento que não pode ser dispensado, seja por seu valor probatório, histórico
Permanente
ou testemunhal.
Possui valor assumido pela razão da origem do documento, assim como sua importância e
Primário
utilização para fins legais, fiscais e administrativos.
7) Quanto ao formato
8) Quanto à forma
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2ª) Pastas e subpastas: Após a criação da pasta principal, você pode criar
subpastas para cada tema específico que faça parte do seu trabalho ou
dia a dia. Exemplo: Finanças, Relatórios, Orçamentos, dentre outros temas.
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5 PROTOCOLO
Toda organização precisa de procedimentos que indiquem a produção sem
improvisos, especialmente quanto à administração dos documentos que circulam
diariamente. A logística da documentação trata-se da correta tramitação dos
documentos, desde o recebimento até a expedição. Essa logística depende, muitas
vezes, da organização do Assistente Administrativo.
Para executar essas tarefas, em grande parte das organizações existe o setor
de Protocolo, que realiza atividades de recebimento, classificação e registro,
e movimentação, que envolve a expedição e a distribuição. Vamos ao estudo de
cada uma dessas atividades.
Documentos Recebidos:
Recebido por:
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5.3 EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO
Expedição e distribuição são atividades que consistem em enviar um documento.
Importante
Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando
direcionada a outra organização.
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CONSIDERAÇÕES
Nesta aula, estudamos os diferentes tipos de documentos existentes e quais são as
suas funções mediante os métodos de arquivamento. Estudamos, também, como
organizar documentos e os critérios existentes para essa organização.
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REFERÊNCIAS
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AZEREDO, José Carlos de. Escrevendo pela nova ortografia: como usar
as regras do novo acordo ortográfico da língua portuguesa. 2. ed. São Paulo:
Publifolha, 2008. 134 p.
BECHARA, Evanildo. Moderna gramática portuguesa. 37. ed. rev., ampl. e atual.
Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2009.
BOFF, Odete M. B.; KÖCHE, Vanilda S.; MARINELLO, Adiane F. O gênero textual
artigo de opinião: um meio de interação. ReVEL, vol. 7, n. 13, 2009.
BRASIL ESCOLA. Por que / por quê ou porque? Disponível em: <http://www.
brasilescola.com/gramatica/por-que.htm>. Acesso em: 13 ago. 2015.
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______. What are the different types of business documents? Disponível em:
<http://smallbusiness.chron.com/different-types-business-documents-22045.
html>. Acesso em: 03 set. 2015.
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MELO, Clarissa Reis; GOMES, Jaciara J. Coesão textual. Disponível em: <http://
revistaaopedaletra.net/volumes-aopedaletra/vol%201/Coesao-Textual.pdf>.
Acesso em: 1º abr. 2014.
TERRA, Ernani. Curso prático de gramática. 5. ed. São Paulo: Scipione, 2011.
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