BUSINESS INTELLIGENCE:

TUDO O QUE VOCÊ PRECISA

SABER ANTES DE IMPLANTAR
Introdução........................................................................................................................................................ 3

BI: 6 vantagens e motivos para adotar!........................................................................................................... 5

Como saber que a sua empresa precisa de Business Intelligence?.............................................................. 10

Implantação: saiba como fazer....................................................................................................................... 14

Como calcular o ROI de um projeto de BI?.................................................................................................... 17

Conclusão........................................................................................................................................................ 20

Sobre a Trinity................................................................................................................................................. 22
INTRODUÇÃO
4 INTRODUÇÃO

E
m um mercado cada vez mais competitivo, inflado
pela economia online e as facilidades do comércio
virtual — que abrem espaços para a ascensão de
startups e para a concorrência de companhias operando
do exterior —, é necessário que toda empresa que busca
o sucesso alcance a excelência em sua gestão.

Além disso, os compradores estão mais exigentes,

valorizando a qualidade dos relacionamentos que seus
fornecedores de produtos ou serviços conseguem criar.

Assim, é preciso acompanhar os índices, números e

outras informações relevantes para que as decisões
do corpo gestor sejam assertivas — e é isso que o
Business Intelligence proporciona a uma empresa.
O Business Intelligence (BI), também chamada de
Inteligência de Negócios, é uma estratégia para
alcançar a máxima eficiência empresarial. É, dessa
forma, um caminho para aprimorar a lucratividade e o
uso dos recursos.
Para isso, são utilizadas ferramentas para coletar
dados e informações de todos os setores da empresa,
processá-los e agrupá-los de acordo com parâmetros
predefinidos. Assim, esses resultados podem ser
analisados pela equipe gestora de acordo com seus
interesses, oferecendo a ela um suporte qualificado para
as tomadas de decisões e o planejamento estratégico.
A adoção do Business Intelligence traz diversas
vantagens administrativas e operacionais a uma
empresa. Acompanhe o nosso e-book sobre o assunto
e saiba como implantar essa importante ferramenta!
BI: 6 VANTAGENS
E MOTIVOS
PARA ADOTAR!
6 BI: 6 VANTAGENS E MOTIVOS PARA ADOTAR!

I
mplantar o Business Intelligence é essencial
para uma empresa otimizar seus processos,
racionalizar seus custos e aumentar sua
produtividade, elevando as margens de lucro e
sua competitividade por meio de sua eficiência
operacional e administrativa.

Abaixo, separamos algumas vantagens e

motivos práticos para adotar a BI. Confira!

MELHORAR A EFICIÊNCIA
DO MARKETING

Analisar os dados das campanhas de Marketing

permite saber quais ações estão rendendo um
maior retorno. Informações relativas a custos,
formatos e segmentação dão aos gestores a
noção exata da eficiência de cada campanha.

Dessa forma, é possível planejar melhor o

direcionamento dos investimentos, alocando
mais recursos em ações com maior retorno e
cortando gastos ou redefinindo campanhas
com baixos índices de conversão.
7 BI: 6 VANTAGENS E MOTIVOS PARA ADOTAR!
AUMENTAR AS VENDAS
A BI possibilitará aos gestores acompanharem os
números de cada negociação, do começo ao fim do
funil de vendas.
Assim, a empresa será capaz de saber os prazos
médios de cada etapa, os períodos de maior e de
menor quantidade de negócios, quais são os produtos
ou serviços com maior demanda, os custos de cada
venda, os melhores canais etc.
Além disso, ao adotar ferramentas de Business
Intelligence, será possível mensurar e monitorar
a experiência do cliente, capacitando os gestores
a tomarem atitudes para melhorar a reputação da
empresa e reduzir problemas que atrapalham as
vendas e prejudicam a lucratividade.
8 BI: 6 VANTAGENS E MOTIVOS PARA ADOTAR!
AUXILIAR NO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Ao coletar, armazenar e processar dados de todas as
áreas da empresa, o Business Intelligence torna as
decisões estratégicas mais eficientes, estando em
harmonia com as ações, necessidades e planejamentos
de cada setor.
Essa capacidade do BI torna as decisões dos gestores
mais assertivas, contemplando ao máximo as expectativas PREPARAR-SE PARA FATORES
de cada setor, em conjunto com as metas da empresa.
Ao mesmo tempo, diminui os retrabalhos e os esforços
e dinheiro gastos em ações que serão interrompidas
por não condizerem com o planejamento estratégico
da companhia.
CORTAR GASTOS DESNECESSÁRIOS
A análise minuciosa dos dados dos diversos setores
da empresa explicita gargalos e falhas organizacionais
ocultas — fatores que tornam a lucratividade menor.
Ou seja, ao adotar o Business Intelligence, a empresa
poderá identificar processos desnecessários, gastos
excessivos de recursos, prejuízos advindos de
deficiências operacionais, falhas de comunicação etc.
Dessa forma, os gestores poderão decidir por uma
reorganização ou subtração dos processos deficientes — ou,
simplesmente, adaptar a empresa para reduzir seus efeitos.
ECONÔMICOS EXTERNOS
A implantação de uma estratégia de Business
Intelligence fornece à gestão da empresa informações
essenciais sobre as tendências do mercado, da
produção de matéria-prima, consumo, disponibilidade
de crédito, inflação, mudanças na legislação etc.
Ao monitorar essas informações, é possível prever
alguns cenários prováveis e preparar sua organização
para os próximos períodos, realizando planejamentos
de curto, médio e longo prazos.
9 BI: 6 VANTAGENS E MOTIVOS PARA ADOTAR!

RACIONALIZAR
AS COMPRAS

Na gestão de compras e de
fornecedores, o BI permite que
os números relacionados a cada
negociação sejam agrupados e
processados. Dessa forma, é
possível saber quais fornecedores
oferecem a melhor relação
custo-benefício.

Também será possível monitorar

o estoque, necessidade de
determinados produtos e
matérias-primas, os períodos de
maior demanda etc.

Portanto, diante das vantagens

da adoção de uma estratégia de
Business Intelligence, pode-se
concluir que qualquer empresa —
seja de pequeno, médio ou grande
porte — pode se beneficiar com ela.
COMO SABER
QUE A SUA
EMPRESA PRECISA
DE BUSINESS
INTELLIGENCE?
11 COMO SABER QUE A SUA EMPRESA PRECISA DE BUSINESS INTELLIGENCE?

P
ara além dos benefícios mencionados
anteriormente, o Business Intelligence pode ser o
que falta para que uma organização cresça e consiga
concretizar seus projetos.

Veja abaixo alguns sinais que uma empresa

apresenta quando precisa implantar uma estratégia de BI
para ter sucesso!

OS DADOS NÃO SÃO MUITO ÚTEIS

Se os dados e relatórios de sua empresa parecem não ser

muito úteis para as tomadas de decisões, sendo difíceis de
interpretar, aparentando confusão ou insuficiência, então
uma ferramenta de Business Intelligence se faz necessária.

Por meio dela, será possível coletar, agrupar e

processar os dados de todas as áreas da organização.
Assim, há a possibilidade de gerar relatórios mais
completos, com resultados de cruzamentos mais
complexos de informações.

Dessa forma, o planejamento estratégico da empresa pode

ser feito com maior precisão e eficiência.
12 COMO SABER QUE A SUA EMPRESA PRECISA DE BUSINESS INTELLIGENCE?
HÁ UM CUSTO ALTO COM PERDAS
Algumas empresas possuem altos custos em sua
operação por conta de sua área de atuação. No entanto,
quando esses custos ficam acima da média do mercado,
isso pode significar que há perdas durante o processo.
Para analisar o processo produtivo e identificar seus
gargalos e falhas, é necessária a implantação de uma
estratégia de BI. Após sua adoção, também será
possível encontrar os gastos excessivos, as perdas de
recursos, horas ociosas, material inutilizado etc.
A CONCORRÊNCIA PARECE SEMPRE
ESTAR À FRENTE
Se sua empresa parece estar sempre correndo atrás
do mercado, tomando sempre decisões reativas
enquanto seus concorrentes aparentam se adaptar
muito mais rápido às mudanças, pode ser que não
haja uma integração dos setores de sua organização,
impossibilitando a comunicação entre eles.
Assim, os índices e curvas do setor de vendas não
serão analisados corretamente pelo de marketing,
por exemplo, e nenhum dos dois fornecerá dados
confiáveis sobre o mercado aos gestores da empresa.
Para resolver esse problema, é preciso uma estratégia
de Business Intelligence, conectando os setores e
integrando suas informações de modo ágil, instantâneo
e de fácil acesso.
AS MARGENS DE LUCRO ESTÃO
BAIXAS
O Business Intelligence permite cortar despesas
desnecessárias por meio de uma análise minuciosa dos
processos produtivos e dos gastos com infraestrutura.
Mas, para além disso, capacita a empresa a fazer
uma gestão de fornecedores eficaz, reduzindo prazos
e custos, além de reduzir gastos com devoluções ou
assistência pós-venda.
13 COMO SABER QUE A SUA EMPRESA PRECISA DE BUSINESS INTELLIGENCE?

Da mesma forma, o BI é essencial para o Mas para que haja os resultados esperados, a
gerenciamento de estoques e da produção, estratégia de Business Intelligence precisa ser
armazenagem e logística, evitando desperdícios e implantada corretamente — e é sobre isso que
perdas com a depreciação de materiais parados. falaremos no próximo capítulo.

O SETOR DE VENDAS NÃO

POSSUI SUPORTE

Se não há suporte de dados e informações confiáveis

sobre clientes, fornecedores, prazos, acompanhamento
do processo de vendas etc., o setor comercial pode
estar perdendo negócios — e uma ferramenta de
Business Intelligence pode solucionar a questão.

O gerenciamento da carteira de clientes, com um

amplo e profundo conhecimento de seus hábitos de
compra e suas necessidades, permite que o vendedor
ofereça o produto ou serviço ideal no momento certo.

Além disso, saber sobre os números relacionados às

etapas da venda e às margens de lucratividade permite
ao setor negociar condições mais favoráveis e fornecer
informações corretas aos compradores.
IMPLANTAÇÃO:
SAIBA COMO FAZER
15
P
ara implantar o Business
Intelligence em sua empresa,
é preciso seguir certas etapas,
cuidando para que haja integração
entre os setores e que os indicadores
escolhidos sejam eficientes em
demonstrar os índices e revelar as
informações mais relevantes para
os gestores.
Confira abaixo os passos essenciais para
a implantação de uma estratégia de BI!
ENVOLVER TODOS OS
INTERESSADOS
Antes de tudo, é importante alinhar os
interesses de todos os profissionais que
utilizarão a solução de BI como fonte de
informação. Sem a participação de todos
os setores interessados, o investimento
em Business Intelligence pode
fracassar em seu objetivo, tornando-se
insuficiente e, de certa forma, pouco útil.
IMPLANTAÇÃO: SAIBA COMO FAZER
DEFINIR OS INDICADORES
DE PERFORMANCE E
ANÁLISES NECESSÁRIAS
Cada setor envolvido precisa informar
quais análises e indicadores de
performance (KPI’s — Key Performance
Indicators) são necessários acompanhar
para alcançar seus objetivos, e como
eles devem ser disponibilizados para que
seu uso seja o mais eficaz possível.
INDICAR AS FONTES
DE DADOS
Nessa etapa, as fontes dos dados
necessários para alcançar os objetivos
da implantação da BI e basear os
indicadores de performance são
mapeadas. São elas que alimentarão
os softwares de inteligência. Também
é importante que os responsáveis por
essas informações sejam escolhidos e
orientados adequadamente.
16 IMPLANTAÇÃO: SAIBA COMO FAZER

ESCOLHER A MELHOR SOLUÇÃO DE BI

É preciso analisar as ferramentas já existentes na

empresa e as soluções oferecidas pelo mercado para a
integração delas.

Se não for possível ou se as ferramentas já existentes

forem inadequadas, deve-se substituí-las por um
único sistema padronizado — o que geralmente é a
melhor opção.

Devido aos altos custos este era o maior entrave no

passado, mas hoje, com ferramentas comercializadas
como serviço, o custo pode ser bastante modesto e
sem a necessidade de investimentos em infraestrutura,
permitindo que empresas de todos os portes possam
encontrar uma ferramenta adequada.
DISPONIBILIZAR A SOLUÇÃO PARA
A EQUIPE
Após a escolha da solução adequada, o sistema deve
ser disponibilizado para os usuários, em suas várias
etapas, para teste e aprovação.
É importante que todos os envolvidos — desde
os responsáveis pela alimentação do sistema até
os gestores que utilizarão os dados processados —
estejam satisfeitos com a interface e os
resultados proporcionados.
Além das etapas acima, é necessário saber se a
estratégia de BI escolhida é a ideal para a realidade da
empresa. Portanto, deve-se calcular o ROI do projeto
antes da decisão de implantá-lo.
COMO CALCULAR
O ROI DE UM
PROJETO DE BI?
18 COMO CALCULAR O ROI DE UM PROJETO DE BI?

A
implantação de
uma estratégia de
Business Intelligence
é um investimento e,
portanto, deve trazer retorno
para a empresa. Então é
importante que se faça um
cálculo do ROI (Return on
Investment, ou Retorno
sobre o Investimento) para
ter a noção do tempo que a
implantação levará para se
pagar, além do aumento real
na lucratividade.

Porém, alguns dos maiores

ganhos com a implantação de
um sistema de BI são difíceis
de mensurar, pois estão
relacionados ao aumento da
competitividade da empresa,
à rapidez na tomada de
decisões, às ações assertivas
em momentos críticos etc.
19
Com isso em mente, é possível gerar um
cálculo aproximado da viabilidade do
investimento, calculando seu ROI com variáveis
tangíveis, como:
»» Custo do BI: Aqui devemos considerar
não só os valores de Licenças, mas todos
os valores relacionados a infraestrutura,
servidores e storage que precisam ser
revisados, valores de manutenção e suporte
ao software, custos de consultoria e da
implantação, treinamento e suporte aos
usuários. Para evitar cair em armadilhas,
recomendamos considerar um período de
5 anos e calcular o Valor Presente Líquido;
»» Redução de custos: da redução de
custos com eliminação de procedimentos
falhos, desperdícios de recursos, pessoas
contratadas para gerar relatórios e gastos
desnecessários com estoque e capital
parado. Também projetados para 5 anos e
em Valor Presente Líquido;
COMO CALCULAR O ROI DE UM PROJETO DE BI?
»» Aumento de Produtividade: Este talvez
seja o mais difícil de calcular no início do
projeto, mas se você já conseguir vislumbrar
o retorno esperado com o aumento da
produtividade, também será importante
no cálculo;
Assim, as projeções de aumento de produtividade,
aumento das vendas e a diminuição no tempo
gasto em cada processo ao reduzir o custo de
mão de obra e de infraestrutura, por exemplo,
devem ser somadas ao valor da economia
esperada com a eliminação de desperdícios.
Tendo esse número, deve-se dividi-lo
pelo total investido na implantação da estratégia
de BI, resultando em uma porcentagem positiva.
Essa porcentagem é a taxa de retorno
do investimento.
Um outro cálculo bastante interessante a se fazer
neste momento é o Pay back, ou seja, o tempo
que demora para que o projeto se pague.
CONCLUSÃO
21 CONCLUSÃO

A
adoção do Business Intelligence
por uma empresa tem se
tornado essencial para sua
competitividade e para a fidelização de
clientes em um mercado cada vez mais
exigente e concorrido.

Uma estratégia de BI bem

implementada é capaz de racionalizar
os custos com os processos e
aumentar a produtividade da equipe,
abastecendo os gestores com dados e
informações relevantes e integradas de
todos os setores da empresa, além do
monitoramento da economia externa.

Se planejada com cuidado, a

implantação de uma estratégia de
BI possui um ótimo ROI e, ainda,
proporciona aos gestores a capacidade
de tomar decisões assertivas em
momentos críticos e integrar todos os
setores no planejamento estratégico
da organização.
A Trinity Relationship Strategy é uma empresa de
consultoria focada em inteligência de negócios e gestão do
relacionamento com clientes.

Com mais de 15 anos de experiência em projetos de CRM

e BI, oferece soluções integradas para as empresas que
buscam melhores resultados na gestão de vendas, marketing e
serviços, além de maior rapidez e assertividade na tomada
de decisões.

Atuando sobre quatro pilares básicos — estratégia, pessoas,

processos e tecnologia —, nossa preocupação vai além do
software, buscando trazer para os nossos clientes resultados
operacionais e financeiros em todos os projetos desenvolvidos.

Com sede em São Paulo, a Trinity atua em todo o território

nacional implementando, com sucesso, projetos de CRM e BI
em empresas dos mais diversos segmentos.