ERP Gubernamental V5 1

SISTEMA INTEGRADO GUBERNAMENTAL

(ERP Gubernamental)

Contenido
1. RESUMEN EJECUTIVO................................................................................................................1
2. DEFINICION...................................................................................................................................2
3. ANTECEDENTES...........................................................................................................................2
4. CARACTERISTICAS DEL SISTEMA GRP..................................................................................2
5. MÓDULOS DEL SISTEMA GRP...................................................................................................3
6. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LOS MÓDULOS DEL GRP...................................................4
7. BENEFICIOS.................................................................................................................................10
8. CRONOGRAMA DE TRABAJO DE MODULOS EN DESARROLLO.....................................10

1. RESUMEN EJECUTIVO

El ERP Gubernamental es el Sistema Web Integrado Único para la gestión de los recursos humanos,
financieros y materiales en las entidades del sector público ecuatoriano.

Este sistema actualmente se encuentra en un 50% en operación y hasta el primer trimestre del 2010
entrarán paulatinamente en funcionamiento el otro 50% de sus funcionalidades, las cuales se
encuentran en etapa de construcción.

Está desarrollado en un 90% con software libre y está siendo utilizado por alrededor de 6.000
entidades públicas, cubre a 430.000 servidores públicos, registra 80.000 proveedores del Estado y
mantiene un catálogo de 70.000 códigos de bienes.

El Sistema integra cuatro subsistemas: recursos humanos, financiero, bienes y servicios, y de

gestión. Recursos humanos abarca: registro y movimientos de personal, desarrollo institucional,
clasificación de puestos, selección y evaluación de personal. El Financiero comprende: presupuesto,
contabilidad, tesorería, nómina, activos fijos, existencias y especies, cuentas por cobrar y pagar,
facturación y costos. Bienes y servicios incluye: plan anual de compras, solicitud de compra,
catálogo electrónico, subasta inversa, cotización/licitación, orden de compra y evaluación de
proveedores. Gestión comprende: proyectos, obras de infraestructura, vehículos y correspondencia.

A todos los módulos se accede desde Internet y están orientados al “cero papeles”, “cero cheques”,
autoservicio de los usuarios (servidores públicos, contratistas y ciudadanos), y utilizan innovaciones
tecnológicas como: firma y factura electrónicas, biometría, RFID (Radio frecuencia), GPS
(Posicionamiento Global), GPRS (Transmisión de datos por celular), entre otros.

Algunos de los beneficios son: ahorro significativo de recursos humanos y materiales,

estandarización de procesos, cuenta única de Tesoro Nacional, centralización de la información,
reducción de papel e incremento de la productividad.

Las herramientas de software libre utilizadas son: sistema operativo Linux, base de datos Postgres,

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lenguajes de programación Java y PHP, servidores de aplicaciones JBOSS y Apache Tomcat.

2. DEFINICION

Denominado ERP Gubernamental o GRP cuyas siglas significan Planeación de Recursos del
Gobierno (Government Resource Planning), es un sistema de información integrado para la gestión
de recursos humanos, financieros, de bienes y servicios, y de gestión.

El GRP es utilizado como herramienta de soporte en los macroprocesos de Apoyo en las

instituciones de la Administración Pública, con la finalidad de optimizar el uso de los recursos
humanos, materiales, financieros, incrementar la productividad, mejorar la calidad de los servicios
y transparentar la gestión pública.

3. ANTECEDENTES

Considerando la necesidad de mejorar sustancialmente los indicadores de eficiencia y eficacia de

los procesos y subprocesos correspondientes a la gestión administrativa financiera de la
Administración Pública Central, el Gobiernos Constitucional del Economista Rafael Delgado
Correa, determinó la necesidad de reformular las leyes y reglamentos relacionados, de ejecutar
reingeniería a los procesos existentes, de implementar soluciones de tipo tecnológico orientadas al
Web que: utilicen código abierto, estándares abiertos y software libre, que reutilicen el software
desarrollado, que se comparta la infraestructura tecnológica entre instituciones, que facilite la
inclusión social, la soberanía tecnológica y la innovación local, optimizando el gasto estatal.

Es así como, a inicios del año 2008 el Ministerio de Finanzas puso en marcha el sistema eSigef con
los módulos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad; a mediados del año 2008 el Instituto
Nacional de Compras Públicas (INCOP) puso en funcionamiento los módulos de Catálogo
Electrónico, Subasta inversa y Cotización/Licitación; a inicios del 2009 la Subsecretaría de
Informática puso en marcha el Sistema de Gestión Documental Quipux; y, la SENRES desarrolló
los subsistemas de Registro y Movimientos de Personal; y, se determinó que era necesario
complementar estas soluciones con otros requerimientos de tipo informático, a ser implementadas
bajo un enfoque de procesos, sistémico y de interoperabilidad, para que la información entre los
diferentes sistemas fluya de forma íntegra, consistente y segura.

4. CARACTERISTICAS DEL SISTEMA GRP

El diseño de este sistema integrado cuenta con un enfoque sistémico, de compromiso y con una
visión compartida por todos sus miembros; orientado a la estandarización y al mejoramiento
continuo de sus procesos, que permita realizar un gerenciamiento basado en hechos y datos,
orientado a la satisfacción de las necesidades de los clientes internos y externos, empleados,
proveedores y de la ciudadanía en general.

En la construcción del GRP participan varias instituciones del sector público, y la coordinación del
mismo está a cargo de la Subsecretaría de Informática. Los subsistemas, ubicados en diferentes
centros de datos, interactúan entre si a través de Servicios Web

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El GRP actualmente se encuentra en un 50% en estado de operación y estará

terminado e implantado para el primer trimestre 2010. Está implementado en un 90%
con software libre. Las herramientas de software libre utilizadas son: sistema operativo Linux, base
de datos Postgres, lenguajes de programación Java y PHP, servidores de aplicaciones JBOSS y
Apache Tomcat.

Está diseñado bajo el esquema de portales únicos, que dan la facilidad para que los usuarios finales
utilicen programas navegadores (browsers) que permitan interactuar con el sistema desde cualquier
computador con acceso a Internet.

El ERP Gubernamental es utilizado por alrededor de 6.000 entidades públicas. Cubre a 430.000
servidores públicos, registra 80.000 proveedores del Estado y mantiene un catálogo de 70.000
códigos de bienes.

Se utilizan innovaciones tecnológicas como firma digital, factura electrónica, biometría, RFID
(Radio Frequency IDentification), GPS (Global Position System), GPRS (General Packet Radio
Service) entre otros.

Los subsistemas están orientados a: cero papeles, cero cheques, autoservicio de los usuarios tanto
servidores públicos, contratistas y ciudadanos.

El ERP Gubernamental permite estandarizar procesos, contar con una cuenta única, centralizar la
información; procesos que representan un ahorro significativo de recursos humanos y materiales,
incremento de la productividad, a la vez que se reduce el uso de papel.

5. MÓDULOS DEL SISTEMA GRP

En la siguiente tabla se enumeran los módulos que integran el sistema GRP agrupados por
subsistemas:

SUBSISTEMA MÓDULO/SUBSISTEMA
Financiero Presupuesto
Tesorería
Contabilidad
Activos Fijos
Nómina
Cuentas por pagar y por cobrar
Facturación
Existencias y Especies
Contabilidad de Costos
Bienes y servicios Plan anual de compras (PAC)
Solicitud de compra
Catálogo electrónico
Subasta inversa.

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Cotización/Licitación
Orden de compra
Evaluación de Proveedores
Recursos Humanos Registro de Personal
Movimiento de personal
Desarrollo Institucional
Clasificación de Puestos
Selección de Personal
Evaluación de Desempeño
Gestión Obras de Infraestructura
Correspondencia
Proyectos
Vehículos

6. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LOS MÓDULOS DEL GRP

6.1. Subsistema Financiero

Contiene los siguientes módulos y funcionalidades:

Presupuesto:
• Vinculación de la Planificación con el Presupuesto en Proforma
• Programación presupuestaria
• Programación financiera cuatrimestral
• Formulación presupuestaria de gastos e ingresos
• Programación de la ejecución presupuestaria anual y cuatrimestral
• Reformas presupuestarias
• Ejecución presupuestaria de gastos e ingresos

Tesorería:
• Administración de cuentas
• Gestión de giro y transferencia
• Operaciones de tesorería
• Programación de caja
• Proyección de caja basada en el presupuesto aprobado
• Manejo de CURs no pagados
• Variadas opciones para Gestión de Giros y transferencias
• Tributos (En desarrollo)

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Contabilidad:
• Carga Inicial
• Operaciones no presupuestarias: anticipos, ajustes y reclasificaciones
• Asientos contables tipo automáticos
• Conciliación de la cuenta única con el BCE
• Conciliación Bancaria (En desarrollo)
• Administración de fondos
• Cierre Contable
• Consolidación de estados financieros
• Análisis de estados financieros
• Estadísticas financieras
• Relación cuentas contables – códigos bienes (En desarrollo)

Activo Fijo (En desarrollo):

• Solicitud a bodega
• Orden de pago
• Ingresos, bajas, traspasos, donaciones, etc.
• Control de bienes por custodio, localización y unidad departamental
• Actualización de parámetros para depreciaciones
• Toma física de bienes (RFID)
• Inventario valorado periódico

Nómina (En desarrollo):

• Techos presupuestarios para gastos de personal
• Distributivo y aportes institucionales
• Evaluación y Ajustes
• Indicadores de desempeño
• Rubros de ingreso, descuentos y aportes
• Novedades de ingresos adicionales y descuentos
• Gestión de anticipos
• Cálculo de nómina
• Afectación financiera de la nómina y pagos

Cuentas por pagar y por cobrar (En desarrollo):

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• Gestión de datos del cliente

• Gestión de datos del proveedor
• Gestión de recaudaciones
• Gestión de pago al proveedor
• Gestión del cobro al cliente

Facturación (En desarrollo):

• Gestión de servicios prestados
• Gestión de datos de clientes
• Gestión de datos de forma de pago
• Gestión de ofertas y descuentos
• Gestión de datos de la venta
• Gestión de notas de entrega
• Gestión de documentos de venta

Existencias y especies (En desarrollo):

• Requerimiento mensual de materiales
• Ingreso de materiales
• Egreso de materiales
• Devolución de materiales
• Ingreso y egreso de especies por pedido
• Ingreso y egreso de especies por devolución
• Egreso de especies por venta

Contabilidad de Costos (En desarrollo):

• (Funcionalidades por definirse)

6.2. Subsistema de Bienes y Servicios

Contiene los siguientes módulos y funcionalidades:

Plan anual de compras (En desarrollo):

• Registro del Plan anual de compras (PAC)
• Validación con el presupuesto registrado
• Verificación de una solicitud de compra en el PAC

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Solicitud de compra (En desarrollo) :

• Solicitud de requerimiento de bien o servicio
• Validación de partida presupuestaria
• Aprobación de autoridades de la Entidad contratante

Catálogo electrónico:
• Carrito de compras para adquisición de bienes y servicios normalizados
• Automatización de procesos de Convenio Marco (En desarrollo)

Subasta inversa:
• Publicación
• Invitación
• Aclaraciones
• Ofertas
• Calificación
• Puja
• Adjudicación

Cotización/Licitación/Consultoría:
• Publicación
• Invitación
• Aclaraciones
• Ofertas
• Calificación
• Negociación
• Adjudicación

Orden de compra (En desarrollo):

• Orden de compra o servicio

Evaluación de proveedores (En desarrollo):

• Valoración del servicio o adquisición
• Incidencia en la calificación de futuros procesos

6.3. Subsistema de Recursos Humanos

Contiene los siguientes módulos y funcionalidades:

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Registro de Personal:
• Código catastral de la instituciones
• Registro de Instituciones
• Registro de puestos y regímenes de personal
• Registro del recurso humano
• Registro de Impedidos
• Registro de datos de biométricos y afines

Movimiento de personal:
• Nombramientos
• Contratos
• Licencias con RMU y sin RMU
• Comisión de servicios
• Traslados
• Traspasos
• Cambios administrativos
• Vacaciones
• Sanciones y desvinculación

Desarrollo Institucional y Clasificación de Puestos (En desarrollo):

• Estructura organizacional
• Productos, procesos y procedimientos
• Descripción y perfil de competencias
• Valoración de puestos
• Estructura de puesto
• Formulario ocupacional
• Propuesta de lista de asignación
• Plantilla cuantitativa
• Racionalización del personal

Selección de Personal (En desarrollo):

• Tribunal de méritos y oposición del concurso
• Bases de concurso
• Convocatoria de concurso
• Cumplimiento de requisitos de aspirantes

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• Ejecución de pruebas y entrevistas

• Asignación de puntajes
• Apelación

Evaluación de Desempeño (En desarrollo):

• Gestión de datos básicos y parámetros para la evaluación
• Priorización de actividades
• Formularios para la evaluación
• Resultados de la evaluación

6.4. Subsistema de Gestión

Contiene los siguientes módulos y funcionalidades:

Obras de Infraestructura:
• Presupuestos, precios unitarios y costos reales
• Fórmulas polinómicas
• Cronograma de obra
• Gestión de garantías
• Planillas por avance de obra
• Reasignaciones de costo y tiempo
• Seguimiento y estado de la obra
• Liquidación de obra

Correspondencia:
• Creación, envío, recepción de correspondencia local e interinstitucional
• Almacenamiento y clasificación de documentos
• Búsqueda y recorrido de correspondencia
• Firma manual y electrónica de documentos

Proyectos (En desarrollo):

• Planificación de proyectos
• Catálogos de proyectos
• Seguimiento de proyectos
• Consultas y Reportes dinámicos
• Seguimiento de garantías

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• Visualización Geográfica
• Mensajes y Alarmas

Vehículos (En desarrollo):

• Gestión de los responsables del vehículo
• Gestión del mantenimiento
• Gestión del combustible
• Configuración remota de dispositivos GPS-GPRS
• Visualización automática de ubicación geográfica
• Obtención en línea de datos del automóvil
• Reportes gráficos y textuales de recorridos previos
• Definición de cercas para gestionar controles
• Funciones básicas de GIS: búsquedas, acercamientos, gestión de capas, etc.

7. BENEFICIOS

Los beneficios del sistema GRP son:

• Estandarización de procesos de apoyo en las instituciones del sector público

• Unificación de la información con fines gerenciales y de planificación
• Acceso a los diferentes módulos del GRP vía Internet.
• Ahorro de recursos humanos y materiales, tanto en la operación como en el mantenimiento
de las aplicaciones.
• Adaptable a la mayoría de instituciones públicas.
• Reducción de uso de papel y de no contratación de bodegas de almacenamiento físico para
documentos.
• Incremento de la productividad.

8. CRONOGRAMA DE TRABAJO DE MODULOS EN DESARROLLO

A continuación se muestra el cronograma de trabajo, responsables y fecha de puesta en marcha para

cada unos de los módulos que se encuentran en estado de desarrollo.

SISTEMA SUBSISTEMA O INSTITUCION PUESTA EN

MÓDULO RESPONSABLE MARCHA
Financiero • Activos Fijos Ministerio de Finanzas Enero de 2010
• Nómina (MF)
• Contabilidad de Correos del Ecuador Marzo de 2010
Costos (CDE)

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• Facturación Correos del Ecuador Noviembre de 2009

• Existencias y (CDE)
Especies
• Cuentas por
cobrar y pagar
Bienes y servicios • Plan anual de Instituto Nacional de Enero de 2010
compras Contratación Pública
• Solicitud de (INCOP)
Compras
• Orden de
Compra
• Evaluación
Proveedores
Recursos Humanos • Desarrollo Secretaría Nacional Diciembre de 2009
Institucional Técnica de Desarrollo
• Clasificación de de Recursos Humanos
Puestos. y Remuneraciones del
• Selección de Sector Público
Personal. (SENRES)
• Evaluación de
Desempeño
Gestión • Proyectos Ministerio de Inclusión Enero de 2010
Económica y Social
(MIES)
• Vehicular Contraloría General de Enero de 2010
Estado (CGE)

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