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Resumo dos Módulos

Gestão do Tempo:
como aumentar sua produtividade
Com Miguel Justiniano

Módulo 1 - O valor do tempo

1. Não existe uma única definição para o tempo. Ao longo dos anos, filósofos, matemáticos,
físicos, psicólogos, economistas, entre outros estudiosos, refletiram sobre este tema e
chegaram a diferentes conceitos e teorias, cada um com um enfoque particular. Na
sociedade contemporânea marcada pelo consumo, o tempo é um elemento de riqueza a
serviço, unicamente, da produção de bens de consumo e do lucro.

2. Sempre há tempo suficiente para as coisas que realmente julgamos importantes. A


dificuldade está em determinar o que de fato é importante, priorizando tarefas. O problema
não é a falta de tempo, mas a maneira como o utilizamos.

3. As atitudes que temos perante nossas atividades afetam o nosso desempenho frente ao
uso do tempo. Atitudes positivas levam à utilização racional do tempo.

4. Ao contrário do que algumas pessoas pensam, o excesso de trabalho não é prejudicial à


saúde. O caminho para manter uma vida saudável está na postura de cada um. Aprender a
usar o tempo de forma racional pode ajudá-lo a ter uma atitude mais positiva em relação ao
trabalho, assim como a espantar os "sentimentos ruins favoritos".

Módulo 2 - Mudanças de comportamento: definindo objetivos

1. A fixação de objetivos constitui uma ferramenta fundamental para racionalizar o uso do


tempo. Quando se tem uma meta bem definida fica bem mais fácil estabelecer estratégias
e alcançar o sucesso sem perder tempo.

2. Para definir os seus objetivos você deve passar por um processo de introspecção e
autoconhecimento. Escreva num pedaço de papel as suas metas! Esta é a regra mais
importante para ajudar você a fixá-las.

3. Não importam os objetivos, você sempre encontrará tempo suficiente para realizá-los. O
importante é definir o que fazer primeiro, estabelecer prioridades.

4. As tarefas importantes são aquelas necessárias, essenciais; as urgentes são aquelas


que precisam ser executadas naquele momento, que não podem ser adiadas. Só
resolveremos o problema da falta de tempo quando pudermos romper com a tirania do
urgente.

5. A preocupação constante com todas as coisas que temos para fazer é o que mais
consome nosso tempo e energia. Na maioria das vezes, ficamos preocupados porque não
temos metas e planos de ações estabelecidos

Módulo 3 - Lidando com o dia-a-dia no seu trabalho

1. As interrupções inesperadas são uma das maiores fontes de perda de tempo e uma
constante ameaça à nossa produtividade e eficiência. Infelizmente, não temos como
eliminá-las, mas podemos administrá-las de forma eficiente e racional.

2. No trabalho, somos constantemente interrompidos por visitas inesperadas. É importante


analisar o motivo das interrupções e evitar todo tipo de pausa sem importância.

3. Além das visitas inesperadas, o telefone é uma das principais fontes de perda de tempo.
Aprender a usá-lo de forma racional é o ponto de partida para evitar interrupções
indesejadas.

4. Muitas vezes nós mesmos somos responsáveis por interrupções improdutivas. Falta de
motivação ou de concentração, perfeccionismo, indecisão e dificuldade para enfrentar
tarefas difíceis são alguns dos fatores que nos levam a perder tempo.

5. É necessário adotar uma metodologia rígida na execução de tarefas repetitivas e


burocráticas para evitar que elas consumam todo o nosso tempo, nos privando de
atividades mais instigantes.

6. As crises fazem parte do nosso cotidiano profissional e pessoal. Sabendo administrá-las,


podemos evitar que se repitam e até mesmo aproveitá-las para rever nosso comportamento
e experimentar novas idéias.

Módulo 4 - Consumidores e organizadores do tempo

1. Os meios tecnológicos modernos são ferramentas de grande utilidade para administrar


nosso tempo. Se utilizados adequadamente, agilizam a comunicação, facilitam nossa vida e
potencializam nossa capacidade de fazer as coisas. Utilize o seu laptop para adiantar o
trabalho enquanto estiver em trânsito e com tempo ocioso.

2. O e-mail facilita a comunicação, mas também consume tempo. Determine um horário


para checar suas mensagens, procure respondê-las imediatamente, mantenha limpa sua
caixa de entrada e apague as mensagens que não interessam. Ao utilizar a Internet, tenha
disciplina. Quantifique quanto tempo você passa em frente ao computador e analise quanto
tempo você gasta fazendo atividades relacionadas diretamente aos seus objetivos e quanto
tempo despende em outras atividades.

3. As reuniões são um meio de intercambiar informações e tomar decisões, porém, podem


se transformar num dos maiores inimigos do trabalho produtivo. Evite marcar reuniões sem
objetivos definidos, não as utilize para discutir falhas individuais e nem para decidir um
assunto que você deve decidir. Estabeleça sempre um tempo de duração destas reuniões.
Faça uma agenda detalhada com os pontos a serem abordados e a envie antecipadamente
aos participantes. Convide para a reunião apenas as pessoas cuja presença é necessária e
diga o que espera delas. Permita que os participantes entrem e saiam de acordo com a
necessidade de suas presenças. Chegue preparado para a reunião. Evite e resista às
interrupções. Tente marcar reuniões para horários como 16h12, 11h42 etc; é mais
produtivo: chamam a atenção por ser pouco usual marcar uma reunião com esse tipo
pontualidade. Certifique-se de que as resoluções tomadas sejam implementadas
imediatamente. Avalie como suas reuniões podem ser melhoradas.

4. Arquivos, pastas e documentos eletrônicos ou em papel são grandes obstáculos para o


bom aproveitamento do tempo. Portanto, mantenha-os organizados. Guarde o que
necessita de uma ação futura na pasta "Cacarecos". Separe e arquive o material
informativo. Tenha uma biblioteca predominantemente digital. Normalmente, os arquivos de
referência seguem a seguinte organização: bibliotecas e arquivos, arquivos e fichas de
contato, arquivos ou pastas de assuntos gerais e pastas e arquivos de referência geral.

5. Fique atento quando for elaborar sua LISTA DE TAREFAS e procure responder sempre
à pergunta "O que aconteceria se eu não fizesse isso?". Se a resposta for "Nada", descarte
imediatamente esta atividade do seu plano de ação. Além disso, tente identificar tudo o que
não faz diferença para alcançar seus objetivos e elimine também estas tarefas. A eficácia
de um profissional é parte essencial do seu desenvolvimento e do desenvolvimento da
empresa. E um dos primeiros passos para ser mais eficaz é anotar onde você gasta o seu
tempo. Não despreze as tarefas aparentemente insignificantes.

6. Excesso de pessoal é improdutivo. Profissionais de empresas com excesso de pessoal


costumam se atropelar nas tarefas e confundir atribuições. Além disso, consomem muito
tempo dando explicações e fazendo e analisando relatórios. Geralmente, nestas empresas
há muita interação e pouca produtividade.

Módulo 5 - Economizando tempo

1. O tempo do administrador é dividido em tipos de tempo: TEMPO IMPOSTO PELO


SUPERIOR é o tempo imposto para a execução das atividades exigidas pelo seu superior e
para o atendimento de pedidos de apoio efetivo por parte de colegas. O TEMPO IMPOSTO
PELA ORGANIZAÇÃO é o tempo gasto no cumprimento das obrigações que o cargo
impõe. O TEMPO IMPOSTO POR ELE MESMO é aquele gerido pelo administrador e não
depende e nem sofre influência de superiores ou colegas. Este tempo é subdividido em
dois outros diferentes tipos de tempo: TEMPO IMPOSTO PELOS SUBORDINADOS -
tempo gasto com problemas que os subordinados transferem para o chefe e TEMPO
DISCRICIONÁRIO, tempo auto-imposto, que não está sujeito à oposição alguma, nem ao
patrão e nem à organização.

2. A maioria dos administradores despende muito mais tempo imposto pelo subordinado do
que é necessário. Isso acontece por muitas razões: não saber delegar, centralizar
demandas da área e não possuir uma equipe qualificada para o trabalho, entre outras. Nem
sempre é fácil identificar o problema. Quando o administrador aceita o tempo imposto pelo
subordinado ele está, voluntariamente, se transformando em subordinado do seu
subordinado, e passa a ser supervisionado por ele. Para exemplificar os tipos de tempo do
administrador e relatar os problemas decorrentes da má administração destes tempos,
recorremos à analogia criada por Willian Onckel Jr. e Donald L. Was, que utiliza macacos
para representar problemas.

3. Para não ter que cuidar de macaquinhos que não pertencem à você é preciso diminuir o
tempo imposto pelos subordinados e aumentar o tempo discricionário. Algumas dicas de
como fazer isso: * Mantenha controle sob prazos e ações. * Utilize parte do tempo
discricionário para se assegurar de que cada um de seus subordinados possui iniciativa
suficiente para o cargo que ocupa.
* Certifique-se de que eles estão tomando as devidas iniciativas.
* Use outra parte de seu tempo discricionário para controlar prazos e atribuições solicitadas
pelo superior ou pela organização.

4. Uma das principais condições para que um chefe possa transformar o seu tempo
imposto pelo subordinado em tempo discricionário é que seus subordinados tenham
iniciativa. Existe uma classificação chamada "anatomia de iniciativa administrativa" que
determina quatro graus de iniciativa distintos que o administrador pode exercer em relação
ao seu superior e à organização. Esta classificação está diretamente relacionada à postura
do administrador diante de seu trabalho. São elas: Espere até ser chamado - mínima
iniciativa, Pergunte o que deve fazer, Recomende e depois tome a ação resultante e
Informe o que foi feito - máxima iniciativa. A função do superior em relação ao tipo de
iniciativa de seus subordinados é: * Descartar o uso das iniciativas 1 e 2. * Certificar-se de
que para cada problema ou macaquinho que sai da sua sala existe um nível estipulado de
iniciativa. *Definir prazo e local para reuniões posteriores e anotar estas informações numa
agenda.
5. A disciplina tem um papel de extrema importância em qualquer atividade a ser realizada.
Se você não tem disciplina, não tem nada. A disciplina é um processo de treinamento com
o objetivo de adquirir padrões específicos de comportamentos desejados, hábitos
pretendidos e atitudes que o levam você a se desenvolver com sucesso. Sem disciplina é
muito difícil progredir: podemos ter planos mirabolantes para aumentar os lucros da
empresa e idéias e ambições para melhorar a qualidade de vida, porém, se não tivermos
disciplina, nenhum progresso será alcançado.

6. Existem coisas que todos gostaríamos de ter, porém podemos viver sem elas, como um
aumento de salário, um chefe melhor ou um Ph.D. Outras, no entanto, são imprescindíveis,
como água, comida, ar e disciplina. Este são os cinco componentes da disciplina: valores
sólidos, metas desafiadoras, prioridades bem definidas, persistência e inspiração pessoal.

Módulo 6 - Como usar o tempo racionalmente

1. A mente humana tem inúmeras e inimagináveis maneiras de funcionar. Mastigar idéias é


uma das facetas involuntárias da nossa mente e significa passar um longo período
pensando sobre um assunto sem fazer algo para mudar o que nos incomoda. Isso
acontece quando desejamos modificar uma situação, mas não sabemos exatamente o que
fazer. A falta de objetivos faz com que o assunto em questão se mantenha na nossa mente
por tempo indeterminado. Estas são algumas dicas para evitar a "mastigação de idéias":
escreva um lembrete e coloque num local de fácil consulta, e quando tiver clareza do que
fazer registre a idéia num papel. Não tente se enganar e nem enganar sua mente. Faça
sempre aquilo a que se propôs, mesmo que o tempo destinado à ação tenha se esgotado.
Caso contrário, o problema ficará dando voltas na sua cabeça e a "mastigação de idéias"
continuará.

2. As pessoas que vivem distantes, distraídas, tensas ou ausentes, muitas vezes estão
vivendo um processo de "mastigação de idéias". Lembre-se: a mente não seleciona
problemas e nem os discrimina de acordo com o momento correto para resolvê-los. Ter
mais coisas para fazer do que o tempo permite é perda de tempo; acabamos ocupando
nossa mente com problemas que não evoluem e ficamos preocupados. Estas são algumas
dicas para você utilizar melhor o tempo: divida tarefas longas em partes e faça
imediatamente as tarefas que não despendem tempo. 80% dos seus problemas podem ser
resolvidos em 20% do tempo, portanto, fique atento e utilize melhor os 80% restantes;
elimine o que não é essencial.

3. A preocupação é o maior dano que podemos nos causar. Estas são algumas
conseqüências das preocupações: a indecisão ressalta o lado negativo das coisas,
dificultando nossas ações, e nos leva à interrupção de tarefas e, consequentemente, à
perda de tempo. A mediocridade ocorre porque as pessoas se preocupam muito e se
tornam incapazes de alcançar suas metas. Acabamos acumulando um tempo perdido no
nosso dia-a-dia porque a maioria das nossas preocupações desaparece sem que tenhamos
que fazer algo para isso. Quanto mais nos preocupamos, menos conseguimos realizar.

4. O planejamento é um processo natural da nossa mente. Quando decidimos fazer


qualquer programa ou tomar uma atitude, nossa mente começa, automaticamente, a
planejar a ação. O planejamento racional depende da clareza dos objetivos. Quem não
sabe o objetivo do que está fazendo não tem chance alguma de alcançar o sucesso. Uma
decisão bem sucedida depende de critérios bem definidos. Motivação nada mais é do que o
motivo da ação. Devemos ter motivações claras para realizar qualquer atividade. Escrever
o motivo de realizar uma ação aumenta a confiança na decisão.

5. Para realizar um planejamento realista é preciso analisar as diversas alternativas,


organizar e trocar idéias, consultar as pessoas e ouvir diferentes opiniões e coletar
informações dirigidas. Para executar o planejamento deve-se definir objetivos e prioridades,
descartar ações de baixa prioridade e avaliar o cumprimento dos objetivos. Para planejar
compromissos é preciso ter uma visão muito clara deles, decidir o que deve ser feito,
cumprir tarefas relativas ao compromisso, manter lembretes relacionados ao cumprimento
de cada tarefa e organizar cada uma delas.

6. As facilidades proporcionadas pelas novas tecnologias são indiscutíveis, porém, em


nada influenciaram a economia de tempo. A verdade é que agora temos mais escolhas de
como gastar nosso tempo, mas a mesma quantidade de tempo. O dia continua tendo
apenas 24 horas, que precisam ser divididas entre as novas e as velhas tarefas.

Módulo 7 - Sistemas para organizar o trabalho e o tempo

1. "Filosofia de vida" é uma expressão muito usada em nosso cotidiano. Qualquer pessoa
pode, e deve, ter uma filosofia que oriente suas atitudes ao longo da vida. Esta prática
facilita a definição de metas e a tomada de decisões, além de ajudar na manutenção de um
cotidiano coerente, com ações voltadas para a conquista de objetivos. É preciso escrever
sua filosofia de vida; o ato de escrever facilita a reflexão e o esclarecimento de pontos
ainda obscuros e ajuda a cristalizar os pensamentos, motivando ações positivas e atitudes
coerentes. Ser organizado significa utilizar o tempo em atividades de valor, em
concordância com a filosofia de vida estabelecida e em prol de objetivos definidos. A
organização implica no estabelecimento de prioridades que devem ser o foco de nossos
objetivos. Organizar é apenas uma questão de hábito e planejamento. É uma tarefa lógica
que pode ser descrita como um sistema matemático: objetivos + plano + programas =
ORGANIZAÇÃO.

2. Planejar envolve um paradoxo: não há tempo disponível para planejar x quem não
planeja nunca terá tempo disponível, a menos que comece a planejar. O hábito é uma parte
importante do planejamento que, como qualquer nova atitude, precisa ser imposta à rotina
para ser incorporada aos poucos. Para adquirir o hábito de planejar, comece
desenvolvendo um plano semanal centrado nos objetivos de alto retorno, sem perder de
vista os objetivos de longo alcance. A maioria das pessoas é irremediavelmente otimista ao
realizar uma estimativa de tempo por atividade. O desafio é encontrar um meio termo entre
Murphy, "Tudo demora mais do que pensamos", e Parkinson, "O trabalho se estende para
preencher o tempo disponível a sua execução."

3. Um planejamento não funciona sem um bom programa de execução. Por isso, é


essencial transformá-lo numa "lista de coisas a fazer hoje". Toda meta deve ter três pontos
imprescindíveis: deve ser suficientemente desafiadora, deve ser suficientemente flexível
para não ser abandonada ao menor sinal de dificuldade e deve ser objetiva e, se preciso,
dividida em partes. O importante em qualquer plano é se sentir motivado a segui-lo. De
nada adianta confeccionar planos mirabolantes e guardá-los na gaveta ou em um arquivo.

4. Segundo algumas pesquisas, num típico dia de trabalho num escritório as pessoas
desperdiçam cerca de 40% a 45% do seu tempo. A solução para este problema é implantar
"momentos de tranqüilidade", o que consiste em usar uma parcela do tempo discricionário
para criar um bloco de tempo ininterrupto dedicado a se concentrar em tarefas importantes.
O tempo de um executivo é inversamente proporcional à importância do seu cargo. Uma
alternativa para minimizar este problema é a delegação adequada de autoridade. A
autoridade pode ser delegada em seis diferentes níveis: nível 6 - autonomia total, nível 5 -
autonomia moderada, nível 4 - autonomia supervisionada, nível 3 - autonomia controlada,
nível 2 - baixa autonomia e nível 1 - autonomia inexistente.

5. Saber delegar evita a frustração de não ser promovido por não haver outra pessoa capaz
de desempenhar suas funções e, além disso, traz vários benefícios. Entre eles podemos
citar a ampliação dos resultados e da motivação dos subordinados, transformando o poder
de fazer em poder de controlar, a liberação de tempo para trabalhos mais importantes, o
desenvolvimento de iniciativas, habilidades, conhecimentos e competências dos
subordinados e a manutenção do nível de decisão.

6. Dicas para se habituar a delegar: fixe objetivos para delegar decisões e tarefas
específicas. Defina datas para concluir o processo; pense que delegar é o melhor processo
para capacitar seus subordinados a fim de que assumam mais responsabilidade. Erros
fazem parte da delegação de tarefas, portanto, quando o subordinado errar, seja
compreensivo, e delegue metas a atingir, dando aos subordinados o arbítrio de como
executá-las. Cuidados na hora de delegar: tenha certeza de que o funcionário tem
condições de assumir a responsabilidade que precisa ser delegada, deixe bem claro os
objetivos e prazos a serem atingidos, inclua instruções para que o funcionário possa tomar
decisões como gastar dinheiro, usar espaço, viajar etc e não se esqueça de motivá-los a
incentivar a missão delegada. Esclareça a responsabilidade dele sobre os resultados e
defina os retornos de comunicação.