1 Técnicas e ferramentas para otimizar processos dentro das organizações

2 Técnicas e ferramentas para otimizar processos dentro das organizações

SUMÁRIO
Introdução ..................................................................................................................................... .... 3
Qual a importância de investir em métodos para gestão organizacional ............... ............................... 4
Conheça os métodos mais utilizados por grandes empresas .............................................................. 5
Ferramenta de Gestão da Qualidade – Six Sigma ........................................................................... 5
Ferramenta de acompanhamento de equipes – Avaliação ............................................................. 6
Outras ferramentas que podem ser úteis na hora de planejar a gestão e otimizar os processos ..... 7
Business Model Generation: uma metodologia inovadora para modelos de negócios .......................... 10
Aprenda a dar feedbacks: isso é importante! ................................................................................ 11
Para uma gestão qualificada: um líder atualizado .......................................................................... 11
IPOG – Instituto de Pós-graduação e Graduação ................................................................................. 12
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INTRODUÇÃO
Independente do ramo ou setor de atuação, com um fato devemos concordar: a
tecnologia é uma das grandes aliadas da gestão organizacional. Principalmente
quando o assunto é otimização de processos.

O mercado está cada vez mais competitivo e exige que todo profissional faça
muito mais com muito menos. E a tecnologia, aliada às metodologias mais
assertivas para cada momento, transforma os resultados ruins em crescimento
de forma estratégica.

Por causa disso, a gestão de uma empresa exige vários desafios. É preciso
investir nas estratégias certas para administrar bem os processos e promover
crescimento para o negócio.

Mas como aplicar todo esse conteúdo de maneira assertiva?

Existe uma série de técnicas e ferramentas de gestão empresarial que você Acompanhe nosso material e confira:
pode aplicar para gerar bons resultados para sua empresa.
qual a importância de investir em métodos para otimizar os processos
dentro das organizações;

conheça os métodos mais utilizados por grandes empresas;

Business Model Generation: uma metodologia inovadora para modelos de

negócios;

e uma gestão qualificada: um líder atualizado.

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QUAL A IMPORTÂNCIA DE
INVESTIR EM MÉTODOS PARA
GESTÃO ORGANIZACIONAL
Usar técnicas e ferramentas apropriadas de gestão é uma maneira eficaz
de conhecer melhor os processos do próprio negócio, criando demanda por
estudos de mercado, estudos em qualidade, gestão de equipes e outros
assuntos de importância administrativa.

Num cenário de alta competitividade, é primordial adotar mecanismos que

agilizem a execução das atividades e permitam uma melhoria na qualidade
dos serviços prestados ao público-alvo, o que favorece o fortalecimento da
imagem institucional.

Muitos gestores não têm conhecimento total sobre os processos que estão
gerindo e, por isso, perdem eficiência e efetividade em sua execução por falta
de controle. Pensando sobre este aspecto, os principais passos para realizar a
otimização de processos são:

mapear as atividades de trabalho;

identificar os pontos de melhoria;

implementar as melhorias;

monitorar os resultados;

e aprender a dar feedbacks: isso é importante!

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CONHEÇA OS MÉTODOS MAIS

UTILIZADOS POR GRANDES
EMPRESAS Definir

Mensurar
Alguns métodos conseguem fazer a diferença na gestão operacional de grandes
e pequenas empresas, confira: Analisar

Melhorar
Ferramenta de Gestão da Qualidade – Six Sigma
Controlar
Devido à crescente competitividade no mundo dos negócios, os projetos
de melhoria tornaram-se vitais para a sobrevivência das organizações, e a
metodologia Lean Six Sigma se tornou a principal referência mundial para
projetos dessa natureza. Por isso, os profissionais capazes de liderar projetos
têm sido tão requisitados no mercado de trabalho.

Por meio do Six Sigma, é possível otimizar e reduzir custos nas atividades
organizacionais, diminuir variações nos meios de produção e aumentar a
capacidade dos processos atenderem às necessidades dos clientes.

Existem dois modelos de aplicação do Six Sigma, sendo um deles para novos
processos, novos produtos ou novos serviços que ainda não foram testados e
o outro focado em processos, produtos e serviços que já existem e precisam
ser melhorados.

Para que ele funcione na prática é imprescindível que toda a organização seja
mobilizada. Uma vez identificados os gargalos e os desperdícios com a ajuda
do Lean, os projetos serão definidos a partir da estratégia DMAMC – sigla para:
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Ferramenta de acompanhamento de equipes –

Avaliação 360°
Além de monitorar seus indicadores e padronizar seus processos de criação e
inovação, o bom gestor deve dispor de ferramentas de avaliação da equipe.

A estrutura da avaliação em 360° se caracteriza pela avaliação mútua. Esse

modelo de análise, apesar de coletar feedback sobre competências técnicas,
tem seu grande valor ao avaliar também sobre competências organizacionais,
conhecidas como soft skills.

Nessas competências, a percepção do colaborador pode ser diferente da

percepção das pessoas que trabalham com ele e da organização como um todo.
Com essa análise objetiva do comportamento de cada um, a conversa com a
equipe fica mais direta.
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Outras ferramentas que podem ser úteis

na hora de planejar a gestão e otimizar os
processos
Algumas ferramentas da área de administração podem ser úteis no processo
de construção da gestão organizacional. Veja quais são e como elas podem
ajudar você:

Ferramenta Utilidade

Análise SWOT A análise SWOT é a ferramenta mais adequada para avaliar o

cenário da sua empresa.

Por meio da sigla, que em inglês significa Strenghts (Forças),

Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats
(Ameaças), é possível entender um panorama tanto das questões
internas quanto das questões de mercado.

O cruzamento dessas informações facilita a visualização de

possíveis problemas e da forma de solucioná-los a partir de suas
potencialidades.
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Ferramenta Utilidade

OBZ O Orçamento Base Zero (OBZ) é um planejamento orçamentário

que visa minimizar despesas e aumentar a receita da empresa.
Essa ferramenta tem como objetivo estabelecer recursos
financeiros para atingir metas na empresa com o valor mínimo
possível.

Para isso, são elaboradas estratégias a fim de otimizar valores

para serem bem usados evitando gastos desnecessários e fazendo
bom uso de todo recurso financeiro.

Através dele o gestor pode eliminar desperdícios e economizar ao

máximo.
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Ferramenta Utilidade

Mapas Mentais Gerenciais

(e de hierarquia de cargos) O grande objetivo do mapa mental é potencializar os pensamentos
para concretizar ideias a partir de um ponto central (ideia-chave).

É desse ponto que se alinha as demais ideias que surgirem, como

se fosse uma cadeia a fim de organizar o pensamento.

Ele pode ser feito através de diagramas, gráficos, cadeia mental,

mapa para concretizar tudo sobre o negócio.

Algumas das suas principais funcionalidades são: direcionar

para solucionar problemas, dividir tarefas, auxiliar na gestão
estratégica, estruturar o pensamento.

Os mapas mentais são muito orientados visualmente e permitem

unir, gerenciar e compartilhar uma grande variedade de
informações e recursos de forma rápida e fácil – tornando-os um
elemento útil e fundamental para administrar o seu negócio.
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BUSINESS MODEL GENERATION:

UMA METODOLOGIA INOVADORA
PARA MODELOS DE NEGÓCIOS MODELO CANVAS

Business Model Generation (Inovação em Modelos de Negócios)

é um manual prático para aprimorar ou desenvolver um modelo
de negócios. Ele ensina, por meio do Business M odel Canvas
(BMC), técnicas de inovação poderosas e práticas utilizadas
hoje por empresas líderes no mundo.

Em forma de quadros divididos em nove etapas, o Método

^
Canvas de Negócios ajuda a visualizar o modelo de negócios de
maneira mais ampla e eficiente, focando nos principais aspectos
e reduzindo o tempo que antes era demandado na escrita e na
elaboração de projetos.

Para empresas já existentes, a ferramenta do Business Model

Generation colabora para a avaliação de desempenho do
negócio, pois entrega informações de forma bastante objetiva
sobre diversos aspectos da organização.

Por ser uma ferramenta extremamente prática, o Canvas deve

ser impresso em um papel grande ou disposto em um quadro.
As quatro etapas são divididas em nove blocos (ou funções)
que devem ser preenchidos com adesivos autocolantes para
facilitar o acréscimo, a remoção e a realocação das ideias.

Entenda melhor como funciona.

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O Canvas é um espaço livre para imaginar o futuro do negócio com criatividade,
permitindo-se pensar inovações que possam criar uma proposta de valor
única. Desse mapa visual do negócio, o empresário é convidado a validar essas
hipóteses junto aos clientes.
Após a aplicação do Modelo Canvas, o Business Model Generation recomenda
que ele seja aplicado e testado. Somente após sua utilização na prática será
possível analisar quais os pontos de melhorias e ajustes, a fim de que o plano
de negócios criado a partir desse modelo se torne realmente inovador.
Aprenda a dar feedbacks: isso é importante!
As avaliações de desempenho provocam diferentes reações em diferentes
pessoas. Ou seja: ações e reações no comportamento humano nunca são tão
lineares quanto na engenharia. Pelo contrário, são imprevisíveis e complexas,
sujeitas ao emaranhado de camadas da psique humana.
O feedback é um ato de comunicação clara que tem por objetivo aperfeiçoar o
trabalho das pessoas e reorientar os procedimentos. Afinal, todo trabalho segue
um direcionamento e, por isso, necessita de parâmetros para sua realização.
Muitos líderes, ao chegar para dar feedback aos integrantes de sua equipe,
o fazem sem qualquer tipo de preparação. A dica para que isso não ocorra
é manter uma planilha em que seja possível ir marcando durante o dia a dia
os pontos importantes que deverão ser mencionados durante a reunião de
feedback.
Montar um breve roteiro do que será abordado nessa conversa também é
indicado. Desta forma, a gestão evita ruído no entendimento das questões
abordadas.
Técnicas e ferramentas para otimizar processos dentro das organizações
Para uma gestão qualificada: um líder
atualizado
Além da expertise em utilizar a ferramenta e as técnicas mais adequadas para
cada situação ou projeto, o gestor precisa estar sempre atualizado em sua
área de atuação – seja por meio de livros sobre otimização de processos ou
participando de cursos e eventos e investindo também na formação acadêmica
por meio de uma especialização.
As especializações na área de gestão auxiliam a parte estratégica. Além de
entender da técnica, a especialização põe o profissional dentro das últimas
tendências do mercado e do que é utilizado pelas grandes e bem-sucedidas
empresas.
A gestão estratégica mexe com as estruturas de uma empresa e, por isso, é
algo que demora algum tempo para ser implementado. É necessário entender,
observar, analisar e buscar as melhores alternativas para aquela empresa em
específico.
Para uma empresa conseguir sobressair entre tantas outras, é importante que
o negócio seja focado em estratégia e orientado por resultados.
Com a gestão atualizada, tanto em relação à tecnologia quanto em relação às
metodologias, torna-se mais fácil o uso de técnicas e ferramentas, além de
trazer resultados mais assertivos. Consequentemente, os processos tendem
a ser otimizados de forma intuitiva e absorvidos por toda a equipe.
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IPOG – INSTITUTO DE PÓS-

GRADUAÇÃO E GRADUAÇÃO
Instituição de ensino com nome e reconhecimento de excelência
no mercado e por seus alunos, o IPOG fará total diferença no seu
currículo.

O IPOG conta com diversos cursos de ensino superior e tem

em seu quadro de docentes professores mestres e doutores. A
proposta do IPOG é de um ensino humanizado, que estimule o
desenvolvimento das potencialidades de cada aluno e otimize o
seu plano de carreira e de vida.

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