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MANUAL DE PRESTAÇÃO

DE CONTAS
PROGRAMA VAI/ 2016
Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

S ECRETARIA M UNICIPAL DE C ULTURA


S ECRETARIA :
M ARIA DO R OSÁRIO R AMALHO

N ÚCLEO DE F OMENTOS – D IVISÃO DE C IDADANIA C ULTURAL


D IRETORA :
VERA CARDIM , vcerqueira@prefeitura.sp.gov.br

P ROGRAMA PARA V ALORIZAÇÃO DE I NICIATIVAS C ULTURAIS – VAI


C OORDENAÇÃO :
H ARIKA M. M AIA , hmmaia@prefeitura.sp.gov.br
J OVEM M ONITOR : F ERNANDO DE A RAÚJO

E QUIPE T ÉCNICA

C OORDENAÇÃO T ÉCNICA :
R ENATA C IRILO , rrcirilo@prefeitura.sp.gov.br

R EGIÕES C ENTRO / O ESTE /N ORTE / N OROESTE :


E LTON B UENO , ebtoledo@prefeitura.sp.gov.br
V ANESSA R EIS , vfreis@prefeitura.sp.gov.br
W ILLIAM O KUBO , wokubo@prefeitura.sp.gov.br
J OVENS M ONITORES : G ABRIELA F ERREIRA E R AFAEL S ILVA

R EGIÃO L ESTE :
P EDRO S MITH , psmith@prefeitura.sp.gov.br
N ATALIA L ACKESKI , nglackeski @prefeitura.sp.gov.br
T HALES V IDAL , tgvidal@prefeitura.sp.gov.br
J OVENS M ONITORES : G RACE D IAS E N AIARY B ARRETO

R EGIÃO S UL :
J ULIANA B ORGES , jcborges@prefeitura.sp.gov.br
R ENATO R OSA , renatoadriano@prefeitura.sp.gov.br
I NÁCIO V EIGA , wokubo@prefeitura.sp.gov.br
V ANESSA R EIS , vfreis@prefeitura.sp.gov.br
J OVENS M ONITORES : P RISCILA G UEDES E A NDRE L UIS

E STAGIÁRIOS : M AYCON O LIVEIRA , G UILHERME D ITRICHI E J ULIANA S TRINTA

E NDEREÇO : A V . S ÃO J OÃO , 473 – 8 º ANDAR .


C ONTATO : 3397-0155/0156 / programavai@gmail.com

www.programavai.blogspot.com.br

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

Í NDICE

Apresentação ............................................................................. [03]

1. Orientações sobre prestação contas ..................................... [04]

1.1 Conta corrente e extrato ................................................. [05]

1.2 Comprovantes de despesas ............................................ [05]

2. Instrumentais ....................................................................... [12]

2.1 Demonstrativo e Quadro ................................................ [12]

2.2.1 Remanejamento ...................................................... [18]

2.2 Despesas não aceitas ...................................................... [18]

2.3 Relatório .............................................................................. [19]

3. Produtos ................................................................................ [19]

4. Comunicação visual .............................................................. [19]

5. Equipamentos permanentes ................................................ [20]

6. Plataforma SPCultura ......................................................... [20]

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

Apresentação

Este manual destina-se ao esclarecimento de questões gerais relativas


à prestação de contas dos projetos aprovados no Programa VAI 2016,
modalidades 1 e 2.

A prestação de contas, juntamente com as visitas e acompanhamento


de técnico do programa, constituem mecanismos de supervisão do uso
da verba pública. Trata-se de monitoramento não apenas referente
aos gastos, mas também da execução das atividades propostas pelos
grupos em seus projetos, objetivos pelos quais foram aprovados no
Programa VAI.

Neste manual buscamos apresentar os instrumentais e as etapas da


prestação de contas, bem como modelos de documentos aceitos ou não,
cuidados e observações extraídos da experiência acumulada pela
equipe técnica, detalhamento sobre a elaboração de material de
divulgação etc.

Todo grupo será acompanhado por um técnico (a) do programa. A


equipe está disponível para, em qualquer momento de
desenvolvimento do projeto, orientar e esclarecer dúvidas quanto à
administração dos recursos e demais questões do projeto. Aqui estão
apresentadas informações generalizadas, as especificidades de cada
projeto devem ser discutidas entre o grupo e seu técnico.

Visite o blog do programa VAI para baixar os instrumentais contidos


neste Manual.

Esperamos que o presente material sirva de apoio ao longo do ano.

Boa leitura!

Equipe Programa VAI

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

1.Orientações sobre prestação


de contas

A prestação de contas é um processo contínuo, que deve ser iniciado a


partir do depósito da primeira parcela e só é considerado concluído quando
todas as atividades previstas e todos os gastos forem realizados e
comprovados.

O subsídio será liberado em duas parcelas: a primeira a partir da


contratação e a segunda após a prestação de contas parcial, conforme
previsto na legislação. A prestação de contas parcial está programada
para realizar-se no mês de agosto. Se o saldo parcial for superior a 50%
do total do valor recebido na primeira parcela, será remarcada a prestação
de contas para o mês de setembro. A prestação final ocorrerá assim
que o projeto finalizar todas as atividades propostas. Projetos com
duração menor que 10 meses deverão acertar o calendário com o técnico
responsável.

As prestações de contas serão agendadas previamente com os proponentes


e os atendimentos ocorrerão em dia útil, dentro do horário comercial. A
ausência não justificada no dia e horário agendado para a prestação de
contas e a demora na entrega de documentos gerará atrasos no
recebimento da parcela seguinte.

O Proponente precisa trazer os documentos fiscais originais para a análise


do técnico responsável. Os documentos originais deverão ficar sob custodia
e responsabilidade contábil-jurídica do proponente pelo período de 5 anos,
contados a partir da conclusão da prestação de contas.

A prestação de contas é integrada pelos seguintes documentos:


 Relatório de Atividades (modelo disponível no blog);
 Comprovação das atividades realizadas (apresentações, oficinas,
distribuição de periódicos, declarações, material de divulgação, fotos e
outros);
 Demonstrativo de despesas e Quadro síntese (modelo disponível no
blog);
 Extrato Bancário da conta corrente e investimento (cópia legível);
 Comprovantes Fiscais e Recibos;

As contas de um projeto só serão consideradas finalizadas quando todas as


atividades forem concluídas, todos os gastos executados e devidamente
comprovados e, nos casos de projetos que preveem produção de materiais
como livros, DVDs, CDs etc., é obrigatória a entrega de ao menos 4
exemplares ao Programa (ver mais no item 3 deste manual).

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

1.1 Conta corrente e extrato


É necessária uma conta exclusiva para o projeto beneficiado. Não é
possível utilizar a mesma conta para finalidades que não sejam o
recebimento das parcelas e a administração dos recursos destinados única
e exclusivamente ao projeto.

É proibida a utilização da conta corrente para débitos relativos a despesas


pessoais (ainda que façam parte da ajuda de custo) ou a utilização de
limites financeiros e empréstimos disponibilizados pelo banco, com exceção
da tarifa bancária mensal.

As despesas decorrentes de saldo negativo não poderão ser cobertas com os


recursos do projeto. Não deixem a conta corrente com valor negativo.

Taxas referentes a cartões de crédito não podem ser pagas com o recurso do
VAI. O mesmo se aplica a outros serviços oferecidos pelo banco.

Os extratos apresentados devem incluir todo o período entre a data do


depósito do subsídio e a data da prestação de contas.

Todo rendimento de qualquer aplicação deve ser destinado ao projeto.


Dialogue com o técnico e gerente do banco.

1.2 Comprovantes de despesas


Qualquer pagamento ou despesa com o projeto só podem ser feitos
após o recebimento do recurso em conta corrente, momento em que
começa a valer o prazo de execução. Recomendamos a verificação deste
antes de qualquer gasto.

Não serão aceitos comprovantes de despesas referente a data anterior ao


depósito da parcela.

Os pagamentos podem ser feitos com dinheiro ou cartão de débito. Apesar


de não ser proibido, não recomendamos o uso de cheques, visto que é mais
difícil ter o controle sobre sua compensação. O uso de cartão de crédito não
é permitido.

Todos os comprovantes (notas fiscais, cupons fiscais e recibos) deverão ter


sempre o Nome e o CPF do proponente.

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

IMPORTANTE:

Os documentos a seguir são considerados aptos a serem apresentados na


prestação de contas como comprovantes fiscais:

I. Notas Fiscais de Serviços: pagamento à pessoa jurídica por serviços


prestados, ex: no caso de serviços como locação, gráfica etc.

É necessário conter no corpo da nota: dados da pessoa jurídica, descrição e


valor do serviço, período de referência. Deverá ser emitida em nome do
proponente do projeto. Seguem exemplos de nota fiscal de serviços comuns
e nota eletrônica de serviços:

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

A nota fiscal eletrônica pode ser emitida tanto para serviços quanto para
compra de bens. A natureza do gasto deve estar descrita no documento.

Em caso de serviços prestados por pessoas físicas, o proponente pode


comprovar a despesa por meio do recibo próprio do programa (ver adiante).

II. Notas fiscais de “entrada/saída”, “venda ao consumidor” ou


Cupom Fiscal: todos estes documentos são utilizados no caso de compra
de materiais.

Exemplos:
- Notas fiscais de “entrada/saída” de produtos: utilizadas para aquisição de
equipamentos e bens móveis.

- Notas de “venda” e Cupom Fiscal: utilizadas para aquisição de materiais


de consumo.

Devem conter no corpo da nota:

 Denominação “Nota Fiscal” ou “Cupom Fiscal”;


 Natureza da operação (NF de entrada/saída ou venda);
 Número de ordem, série/subsérie e o número da via ou do cupom;
 Dados da pessoa jurídica;
 Nome do destinatário (CPF ou nome do proponente);
 Data de emissão;
 Data de saída das mercadorias;
 Discriminação das mercadorias (quantidade, marca, modelo e qualquer
outra discriminação possível dos produtos);
 Valor de cada produto e valor total.

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

iii. Recibos

O recibo de ajuda de custo é destinado ao pagamento da equipe técnica,


convidados, pequenos serviços prestados por pessoas físicas (como costura,
cozinha, produção de faixas e cartazes, artesanato, designers, consertos,
carreto), aluguel de imóvel, entre outros.

Costura, cozinha, artesanatos, faixas e similares podem ser comprovados


com este recibo, porém os custos dos materiais utilizados nos serviços não
podem ser embutidos no valor do serviço, devendo ser separados e
comprovados por nota fiscal ou cupom.

Os serviços de arte final (designer) podem ser pagos com recibo simples,
porém a reprodução da arte ou dos materiais de divulgação precisa ser
comprovada por meio de nota fiscal de serviços;

Os projetos podem pagar ajuda de manutenção de espaços onde ensaiam ou


realizam suas atividades. Esta ajuda de custo normalmente contribui para
os gastos com limpeza, água, energia e outros.

IMPORTANTE: não realizar nenhum pagamento antes da execução do


serviço.

Todos os recibos devem conter nome do prestador de serviço, CPF,


descrição do serviço/função desempenhada, período, valor recebido, data,
contato e assinatura legível.

MODELO DE RECIBO

São Paulo, __ de __________ de 2016.

RECIBO DE AJUDA DE CUSTO


Eu, Margarida das Flores, recebi a importância de R$ 280,00 (duzentos e oitenta reais) de
Nome do proponente, como ajuda de custo pela realização da oficina de dança do Projeto
“_________________________________________________”, referente ao período de ___ a ___ .

______________________
(Assinatura)
Nome + RG + Fone + E-mail + Endereço de quem recebeu o pagamento

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

Em caso de táxi, utilizar o recibo do próprio profissional, com informações


sobre o itinerário e placa do carro, conforme exemplo a seguir:

IV. Locação:
A locação de equipamentos será tratada entre o técnico responsável e o
proponente para avaliar a conveniência da sua compra ou locação, sendo
vedada a locação de equipamentos de pessoas físicas. A comprovação da
despesa se dará mediante nota fiscal de serviços.

V. Comprovantes de recargas e pagamento de contas:


Recargas de bilhete único ou crédito em telefone celular podem ser
documentados por meio do comprovante de recarga emitido no momento da
despesa.

No caso de pagamento de contas de luz, água, telefone, internet etc., não


serão aceitos como comprovantes contas particulares e parciais.

ATENÇÃO: extratos, cupons fiscais e comprovantes de recargas geralmente


são emitidos em papel termossensível. É necessário copiar ou digitalizar
esses documentos para arquivamento, tendo em vista que em curto prazo
eles tendem a se apagar.

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

...Comprovantes não aceitos

Cuidado com notas de pedidos e orçamentos. Apesar de muitas vezes


conterem o CNPJ, não têm valor fiscal não serão aceitos. Exemplos:

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

2. Instrumentais1
2.1 Demonstrativo e Quadro
...Demonstrativo
Antes do primeiro gasto, inicie preenchendo os quadros de prestação de
contas, com os valores gerais de cada tipo de gasto (como RH,
alimentação, transporte, equipamentos, divulgação, banco, etc.). Refaça os
cálculos para verificar se batem com o valor total do projeto.

Como exemplo, segue orçamento de um projeto aprovado pelo VAI e como


podemos transformá-lo em demonstrativo e quadro síntese:

ORÇAMENTO DO PROJETO

RECURSOS HUMANOS

Membro Função Tempo Valor Valor


do grupo a.m. total
Gedson Coordenador e resp. 8 meses 250,00 2.000,00
pela prestação de
contas
Lilian Produtor 8 meses 225,00 1.800,00
Fernando Músico 8 meses 225,00 1.800,00
Júlia Músico 8 meses 225,00 1.800,00
Neli Músico 8 meses 225,00 1.800,00
Músico 8 meses 225,00 1.800,00
Vitor Diretor musical 8 meses 250,00 2.000,00
Costureira 1 serviço 300,00 300,00
Subtotal 13.300,00

EQUIPAMENTOS
Equipamento Quantidade Valor unitário Valor Total
Surdos 3 370,00 1.110,00
Tamborim 5 51,00 255,00
Caixa 5 80,00 400,00
Repinique 2 168,00 336,00
Atabaque 4 420,00 1.680,00
Ganzá 3 68,00 204,00
Cuíca 2 174,65 349,30
Microfones e tripés 2 870,20 870,20
Subtotal 5.204,50

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Todos os instrumentais requeridos na Prestação de Contas podem ser baixados no blog do Programa VAI.

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

DIVULGAÇÃO
Material Qtd. Valor unit. Valor Total
Impressão de filipeta 3.000,00 0,10 300,00
Cartaz 200 3,00 600,00
Subtotal 900,00

ALIMENTAÇÃO
Qtd. Valor unit. Valor Total
Lanches 20 pessoas, 2 eventos 3,00 4.200,00
Coquetel 150 pessoas 600,00
Subtotal 4.800,00

TRANSPORTE
Qtd. Valor unit. Valor Total
Transporte público 20 3,00 60,00
Combustível 80,00
Subtotal 140,00

DESPESA BANCÁRIA
Qtd. Valor unit. Valor Total
Taxa 8 15,00 120,00
Subtotal 120,00

MATERIAL DE CONSUMO
Qtd. Valor unit. Valor Total
Material de limpeza 8 100,00 800,00
Material de escritório 8 20,00 160,00
Subtotal 960,00

Custo Total do Projeto: R$ 25.424,50

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

Transformando o seu orçamento em Demonstrativo:

Cada Tipo de Despesa (recursos humanos, equipamentos, material de


consumo, divulgação etc) precisa ter um quadro específico com o valor total
orçado no projeto.

DEMONSTRATIVO GERAL DE DESPESAS


1ª Prestação de Contas
Nome do Proponente: Saldo previsto
no projeto para
Nome do Projeto:
este item

Recursos Humanos: R$ 13.300,00


Valor de
Data Tipo de cada nota
Descrição da Despesa Valor em R$
Data do comprovante ou recibo
recibo, cupom Recibo Coordenador e resp. pela prestação de
ou nota fiscal 30/06 contas 250,00

Recibo Produtor (nome completo)


30/06 225,00
Recibo Músico (nome completo)
30/06 225,00
Recibo Músico (nome completo)
30/06 225,00
Recibo Músico (nome completo)
30/06 225,00
Recibo Músico (nome completo)
30/06 225,00

Recibo Diretor Musical (nome completo)


30/06 250,00
Recibo Coordenador e resp. pela prestação de
30/07 contas (nome completo) 250,00

Recibo Produtor (nome completo)


30/07 225,00
Recibo Músico (nome completo)
30/07 225,00
Recibo Músico (nome completo)
30/07 225,00
Recibo Músico (nome completo)
30/07 225,00
Recibo Músico (nome completo)
30/07 225,00
Recibo Diretor Musical (nome completo)
30/07 250,00
Recibo Costureira (nome completo)
15/08 300,00

Total Gasto 3.550,00

Equipamentos – R$ 5204,50
Tipo de
Data Descrição da Despesa Valor em R$
comprovante
Cupom Fiscal Surdos (marca ou tipo e 1.110,00
19/06 quantidade)

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

Cupom Fiscal Tamborim (marca ou tipo e 255,00


19/06 quantidade)

Nota Fiscal Caixa (marca ou tipo e 400,00


23/06 quantidade)

Cupom Fiscal Repinique (marca ou tipo e 336,00


25/06 quantidade)

Nota Fiscal Atabaque (marca ou tipo e 1.680,00


27/06 quantidade)

Nota Fiscal Ganzá (marca ou tipo e 204,00


30/06 quantidade)

Cupom Fiscal Cuíca (marca ou tipo e 349,30


30/06 quantidade)

Nota Fiscal Microfones e tripés (marca ou 950,00


30/06 tipo e quantidade

Total Gasto 5.274,30

Divulgação – R$ 900,00

Tipo de
Data comprovante Descrição da Despesa Valor em R$

0,00
Valor Gasto
900,00

Alimentação: R$ 4.800,00

Tipo de
Data Descrição da Despesa Valor em R$
comprovante
16/06 Nota Fiscal Lanche 32,00

16/07 Nota Fiscal Lanche 45,00

20/07 Cupom Fiscal Almoço 45,00

21/07 Cupom Fiscal Almoço 15,00

16/08 Cupom Fiscal Lanche 33,00


Total Gasto 170,00

Transporte: R$ 140,00
Tipo de
Data Descrição da Despesa Valor em R$
comprovante
20/06 Recarga SPTrans Bilhete único 50,00
20/06 Recarga SPTrans Bilhete único 50,00
20/07 Cupom Fiscal Combustível 25,00
Total Gasto 125,00

No caso de despesas de equipamentos, alimentação e material de


consumo não há necessidade detalhar o conteúdo de cada uma das notas.

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

Despesas Bancárias – R$ 120,00


Tipo de
Data Descrição da Despesa Valor em R$
comprovante
06/06 Extrato Taxas 15,00
06/07 Extrato Taxas 15,00
06/08 Extrato Taxas 15,00
Total Gasto 45,00

Material de Consumo: R$ 960,00


Tipo de
Data Descrição da Despesa Valor em R$
comprovante
0,00
Total Gasto 960,00

DICAS:

...Atualize sua planilha a cada despesa executada;

... A cada mês retire um extrato da sua conta para manter o controle das
despesas bancárias, gastos e tarifas. Não deixe de tirar uma cópia ou
digitalizar este documento.

...2ª Prestação de Contas: comprovante de encerramento ao termino do


projeto, na apresentação da prestação de contas final, fica facultativo o
encerramento da conta corrente utilizada para o projeto.

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

...QUADRO SÍNTESE:

Na sequência do demonstrativo, deverá ser apresentado o quadro síntese,


instrumento que permite ver um panorama geral dos recursos recebidos,
ou seja, é um resumo do Demonstrativo anterior.

Como preencher cada item do quadro síntese:

 Valor Inicial (valor total de cada item previsto no orçamento do projeto)


 Valor Gasto (valor total gasto por item de despesa)
 Rendimentos (_____)
 Saldo Parcial ou Final (Valor que sobra do recurso gasto de cada item de
despesa)
 Saldo Total (indica os totais gastos ou recursos disponíveis)

QUADRO SÍNTESE – 1ª Prestação de Contas


Remaneja Valor Remaneja
Item de Valor Valor Gasto Saldo
mento Gasto 2ª mento Saldo Final
despesa Inicial 1ª Parcela Parcial
Parcela

Recursos
13.300 3.550,00 9.750,00
Humanos

Equipamentos 5.204,50 5.274,30 2,00

Divulgação 900,00 0,00 200,00

Alimentação 4.800,00 170,00 4.630,00

Transporte 140,00 125,00 15,00

Despesa
120,00 45,00 75,00
bancária

Material de
960,00 0,00 960,00
consumo

SALDO 15.632,00
25.424,50 9.164,30
TOTAL

ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO - PARTE 2

Valor Recebido R$ 13.000,00

Valor Gasto R$ 9.164,30


1ª Parcela

R ENDIMENTOS 835,70

S ALDO PARCIAL ( VALOR RECEBIDO – GASTO +R ENDIMENTOS ) 4.671,40


valor recebido +
Saldo em mãos R$ 50,00
rendimentos -valor
Saldo em Conta corrente R$ 4.621,40 gasto = Saldo
Parcial
Valor Recebido - 2ª Parcela R$ 12.424,50 Ou
13.000,00 +
2ª Parcela

Saldo Total Parcial (saldo 1ª Parcela + valor recebido 2ª 835,70-9164,30 =


R$ 17.091,90
Parcela) 4.671,40

Rendimentos

Valor Gasto - 2ª Parcela R$ 0,00

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

Saldo Final (Salto total – valor gasto) R$ 0,00

Saldo em mãos R$ 0,00

Saldo em conta corrente R$ 0,00

SALDO FINAL R$ 0,00

...SOBRA FINAL DE RECURSOS


O recurso não utilizado até o momento da 2ª Prestação de Contas deve ser
devolvido à Prefeitura, por meio de guia de recolhimento ao FEPAC (Fundo
Especial para Promoção de Atividades Culturais), emitida pela Secretaria
Municipal de Cultura.

Para efeito de declaração de Imposto de Renda, o proponente deverá


declarar como “rendimentos isentos e não tributáveis”. As informações
necessárias para declaração do IR estão na Nota de Empenho.

2.1.1Remanejamento
Caso ocorra a necessidade de alteração no orçamento, ou seja, de realizar
despesas não previstas no orçamento aprovado, o proponente deverá
previamente encaminhar por escrito uma Solicitação de Remanejamento
de Recursos ao técnico do VAI e aguardar retorno (o modelo está disponível
no blog). No pedido registrar uma justificativa e quais os itens que sofrerão
transferência de recursos.

2.2 Despesas não aceitas


Todas as despesas executadas no projeto que não forem previstas no
orçamento original ou realizadas sem a aprovação do técnico responsável
pelo projeto serão rejeitadas, ou seja, recusadas na prestação de contas.

Os valores rejeitados serão devolvidos pelo proponente ao projeto. O não


ressarcimento acarretará a suspensão da próxima parcela. Na falta de
regularização, o processo será encaminhado ao setor jurídico-contábil da
Secretaria Municipal de Cultura para aplicação das penalidades cabíveis
(como consta no Termo de Responsabilidade assinado pelos proponentes na
contratação).

Despesas NÃO permitidas:

- itens de caráter pessoal, sem relação ao projeto;

- gastos realizados em data anterior ao depósito da primeira parcela;

- comprovantes de despesas emitidos em nome de terceiros;

- nota fiscal falsa ou documento de compra sem validade fiscal;

- documento rasurado, rasgado ou ilegível;

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

- despesas sem equivalência com a natureza/proposta do projeto; bebidas


alcoólicas, cigarro, etc...

- no caso da modalidade 1 do programa VAI, não é permitido gasto com


reforma ou conservação de imóveis, e no caso da modalidade 2, o teto de
gastos é de até 30% do total do projeto, observando-se sempre a legislação
específica.

2.3 Relatório
É um instrumento importante para o acompanhamento do projeto. A partir
da sua leitura a equipe do VAI dialoga com o grupo e realiza a avaliação
técnica.

Devem ser apresentados dois relatórios (parcial e final) que devem conter
um relato descritivo e analítico das atividades realizadas no período
(modelo disponível no blog do Programa VAI). É importante que o relatório
seja elaborado com a participação de todos do grupo, com o intuito de
realizar reflexões e avaliações coletivas e construtivas.

Importante colocar no relatório fotos, imagens do material de divulgação,


print do blog, site etc..

3. Produtos
Deverão obrigatoriamente ser entregues ao Programa quatro exemplares
do produto realizado (DVD, CD, livros, revistas, etc.) para constar em
acervo.

Quando não resultar em evento ou produto gratuitos, destinar no mínimo


10% (dez por cento) como devolução pública, na forma de ingressos, doação
para escolas, bibliotecas, casas de cultura, etc.

Caso exista versão online do produto ou evento, informar ao Programa VAI


o link de acesso para divulgação pública.

4. Comunicação Visual
É necessário constar em todo o material de divulgação e produtos
resultantes do projeto, o Programa VAI e da Secretaria Municipal de
Cultura como “patrocinador” e o logo do grupo, se houver como
“Realizador”. Exemplo:

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

Realização: Patrocínio:

Logo do grupo

Deve-se enviar junto à prestação de contas um exemplar de cada material


de comunicação produzido.

5. Equipamentos permanentes

O programa prevê a aquisição de equipamentos novos ou locação. A compra


de equipamentos usados deve ser evitada, justificando-se somente quando
for inviável adquirir itens novos. Em caso de aquisição de equipamentos
usados, é necessário comprovar a inviabilidade de adquirir um produto
novo, apresentando o orçamento do equipamento novo (quando existir) e
um orçamento do equipamento usado.

Ao final do projeto, os bens móveis e equipamentos adquiridos podem ter


duas destinações:

1) O grupo pode solicitar, por escrito, a continuidade de uso dos


equipamentos em casos em que o projeto apresentar perspectiva de
continuidade das ações, mesmo sem o financiamento do Programa. Para
tanto, deve ser encaminhada uma carta solicitando a permanência dos
equipamentos com o grupo, devendo a Comissão de Avaliação do Programa
VAI emitir a autorização.

2) Se os bens móveis ou equipamentos não forem imprescindíveis à


continuidade do projeto, deverão ser doados à Municipalidade de São
Paulo, especialmente a equipamentos da Secretaria Municipal de Cultura,
ou a entidades sem fins lucrativos cujo estatuto contenha a finalidade de
promoção da cultura e o patrimônio tenha destinação pública em caso de
dissolução.

Apresentar carta da instituição beneficiada contendo: nome do proponente


que realizará a doação, nome da entidade, endereço, contato, CNPJ,
descrição do bem/material adquirido, quantidade, assinatura do
responsável e data, conforme anexo II do Relatório Final.

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Manual de Prestação de Contas – VAI/2016

6. Plataforma SPCultura
É necessário que o grupo realize o cadastro como agente cultural na
plataforma spcultura e cadastre o projeto contemplado:

spcultura.prefeitura.sp.gov.br

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