Introdução ...............................................................................................................................................

CAPÍTULO I - FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ................................................................................. 4

1.1 Arquivos e Administração Pública ................................................................................................ 4

1.2 Gestão de documentos................................................................................................................... 6

1.2.1 Avaliação de documentos e recuperação da informação ........................................................ 8

1.3 Programas de gestão documental segundo a experiência Norte-Americana ............................... 10

1.3.1 Elementos de optimização nos programas de gestão de documentos .................................. 14

CAPÍTULO II- ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO NACIONAL DE

ESTRADAS (ANE) .............................................................................................................................. 16

2.1 Estrutura e Orgânica da Instituição ............................................................................................. 16

2.2 Órgãos ......................................................................................................................................... 17

CAPÍTULO III - APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE DADOS ......................................................... 23

3.1 Gestão de Documentos ................................................................................................................ 23

3.2 Instalações Físicas e recursos materiais ...................................................................................... 28

3.3 Avaliação de documentos e a comissão de avaliação ................................................................. 31

3.3.1 Procedimentos desenvolvidos no âmbito da avaliação de documentos ........................ 32

3.3.2 Periodicidade da avaliação ............................................................................................ 33

3.4 Recuperação da Informação .................................................................................................. 34

3.5 Programa de Gestão de Documentos..................................................................................... 36

4. Considerações finais e recomendações ......................................................................................... 39

5. Referências Bibliográficas ............................................................................................................ 42

 2

Introdução
A eficiência e eficácia da administração pública, relaciona-se a boa gestão da informação
produzida pelos órgãos que a configuram, daí a necessidade de organização e tratamento da
informação arquivística, de forma que esteja acessível quando precisa em qualquer
circunstância, permitindo que se cumpra o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar
todos aspectos organizacionais (CHIAVENATO, 2003).

Os aspectos acima, não se distanciam dos arquivos, na medida em que estas unidades têm a
função fim de dar acesso à informação arquivística de um dado órgão e, este aspecto só se
efectiva com a existência de um conjunto de procedimentos e operações técnicas que segundo
Paes (1997), se consubstanciam em Gestão de documentos, que é o garante para que o arquivo
na perspectiva administrativa cumpra com sua função e finalidade, operacionalizadas através
de um instrumento agregador de actividades, procedimentos, estratégias, princípios, critérios e
requisitos referentes à produção até a destinação final da documentação produzida, que é o
programa de gestão de documentos.

O nosso trabalho guia-se na perspectiva técnica e teórica, pois são vários aspectos que caso
não sejam aplicados no arquivo, trazem consequências incalculáveis para os acervos e
conjuntos documentais, além das massas documentais acumuladas, daí que para o nosso caso
interessa-nos compreender de que forma a concepção e implementação de um programa de
gestão documental pode viabilizar a avaliação e recuperação da informação na ANE, tendo-se
como objectivo fulcral demonstrar os contornos da sua concepção e aplicação ao contexto em
causa.

A elaboração deste estudo, teve como factor impulsionador a necessidade de discutir de que
forma são concebidos bons arquivos através da implementação de um PGD a nível
institucional, facto que pode ajudar a evidenciar a importância dos arquivos através da
efectivação da recuperação da informação, ajudando inclusive na prossecução de estudos a
este relacionados enriquecendo a literatura existente no que tange aos PGD’s.

O alcance dos pontos observados bem como a resposta às indagações e objectivos traçados,
foi possível através do uso de metodologia que se enquadrasse no contexto delimitado, com
base em um levantamento da bibliografia referente aos arquivos, especialmente a questões
relacionadas aos programas de gestão documental e avaliação, que permitiu responder e
visualizar a real situação do nosso objecto empírico. Ainda dentro disto, foi feito o
levantamento documental de dispositivos legais referentes a ANE (legislação, estatuto
 3

orgânico e drafts), que ajudaram a conhecer o funcionamento e estrutura do nosso objecto de

estudo.

Fez-se também o uso de técnicas como entrevista, feita aos funcionários afectos ao sector em
causa, que é a Repartição de Gestão Documental e, que estão em contacto directo com a
documentação, trazendo-se subsídios para desmistificar aspectos cruciais referentes à
necessidade de concepção de um PGD e ocorrência da avaliação documental no âmbito do
mesmo. A observação directa que também é uma técnica de colecta de dados, forneceu
elementos complementares e conclusivos que tendo em conta os métodos usados
anteriormente não tivessem sido satisfeitos.

Tendo em conta o escopo geral do trabalho, o mesmo se estrutura na fundamentação teórica,

associando-se elementos científicos usados para trazer nitidez no âmbito real do nosso campo
de estudo, alcançando-se respostas importantes para cada manifestação que se mostrou díspar
ao preconizado pela literatura arquivística. Dando caminhos e apresentando resultados de uma
possível concepção e aplicação de um PGD que alteraria sobremaneira todas as actividades,
dando início a dinâmica e a extinção das massas documentais acumuladas.

A última fase do nosso trabalho baseou-se na apresentação e análise de dados colhidos, tendo
como recursos para a confrontação da realidade encontrada a fundamentação teórica
concebida, de onde produziu-se resultados e/ou respostas importantes relativamente a situação
do arquivo da ANE, evidenciando a necessidade imediata de concepção e aplicação de um
PGD na instituição antes mencionada, trazendo-se a posterior elementos conclusivos e as
respectivas recomendações de forma a alterar-se o cenário encontrado constituindo-se deste
modo os almejados bons arquivos. Tendo em conta que para a realização do trabalho, várias obras
foram consultadas, são no fim representadas as devidas referências.
 4

CAPÍTULO I - FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Para compreender a necessidade de concepção e implantação de um programa de gestão de
documentos na Administração Nacional de Estradas (ANE), é necessário antes de qualquer
tentativa de enxergar através da experiência, munir-se teoricamente para dar luz e
consequente explicação a qualquer fenómeno que se apresente em nosso meio empírico-real.
Para que tal aspecto se concretize, trazemos a debate aspectos como, enquadramento
institucional dos arquivos que pode-se observar em duas dimensões, a primeira que se faz
através da institucionalização das instituições arquivísticas, e a segunda que refere-se a
criação de arquivos dentro da administração, o que se compõe em estrutura organizacional,
fazendo ponte com a gestão de documentos, avaliação, recuperação da informação e para
cimentar as abordagens, através da experiência americana trazida por Indolfo (2007) e outros
autores consultados, olhamos para os programas de gestão documental e sua preponderância
no seio dos arquivos quiçá na arquivística.

1.1 Arquivos e Administração Pública

Os arquivos têm sido ao longo dos tempos objecto de análise tendo em conta o valor que estes
apresentam nas suas diversas actuações, seja administrativa, como para fins de pesquisa,
necessitando de um olhar mais profundo no que tange a sua implantação nas diversas
unidades administrativas, tendo em conta a realidade que se deseja observar.

Ao olhar para a complexidade do Estado, apresentando-se na forma de uma administração que

segundo Chiavenato (2003), é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de
recursos a fim de alcançar objectivos organizacionais num todo e não só, ainda Jardim (1995),
acrescenta citando Pastori (1993), que ao afirmar que esta actividade da administração
corresponde, de um lado, às acções governamentais relacionadas com os poderes de decisão e
autoridade e aquelas de auxílio directo ao exercício do Governo, de outro lado, refere-se aos
empreendimentos voltados para a consecução de objectivos públicos, definidos por lei e actos
do Governo. Assim sendo, nosso alvo, o arquivo, vai se encontrar inserido no grupo de
empreendimentos concebidos e intactos nos diversos pontos da Administração principalmente
a Pública, fazendo parte de toda a ferramenta que na sua conjuntura, corrobora para o alcance
dos fins do Estado, facto que não se desvia do nosso foco, que seria como o antes referido
acima, a intercessão ou enquadramento das estruturas de arquivo na administração do Estado.
 5

A inserção das estruturas de arquivo, ou seja, o enquadramento institucional dos arquivos, vai
ser objecto de abordagem de Jardim (1986), ao reflectir sobre as instituições arquivísticas,
especificamente, ao referir-se sobre a estrutura organizacional, que para o mesmo, seria o
conjunto de actividades meio e fim, configuradas em unidades administrativas do Estado,
específicas, cuja interacção resulta em uma organização capaz de exercer determinadas
funções e, assim, alcançar objectivos específicos, sendo que nesta perspectiva, colocamos
estes, os arquivos, como objectos que exercem uma, senão várias funções, através da
informação que no seu conjunto preservam independentemente do suporte.

A estrutura a que nos referimos, não se limita apenas a disposição física em si, como também,
o pessoal e recursos materiais, que na sua generalidade colaboram para o funcionamento
pleno do arquivo como instrumento de apoio a decisão e gestão pública, através da
informação registada neles contida.

A institucionalização dos arquivos, não se restringe apenas no conjunto destes na

administração do Estado como sectores administrativos, mas também, a existência e
institucionalização destes na forma de instituições arquivísticas, que até certo ponto, podem
ser olhadas como sinónimas em interpretações equivocadas, pois ao analisar a questão da
política nacional de arquivos no Brasil, Jardim (2011), vai diferenciar serviços arquivísticos,
de instituições arquivísticas, afirmando que, enquanto a instituição arquivística é o órgão
responsável pela gestão, recolhimento, preservação e acesso dos documentos gerados pela
administração pública nos seus diferentes níveis de organização, os serviços arquivísticos vão
se configurar como às unidades administrativas incumbidas de funções arquivísticas, nos
diversos órgãos da mesma administração, no âmbito dos quais se configuram como
actividades-meio.

Em suma, a sua implantação e institucionalização é imprescindível, seja no que tange aos

serviços arquivísticos, bem como instituições arquivísticas, e estas últimas dependerão
directamente da tradição arquivística de cada país que, por sua vez, em relações directas com
a estrutura política e social dominante, o que implica por um lado, a concepção de políticas
públicas informacionais que segundo Jardim, Nharreluga e Silva (2009), são o conjunto de
princípios, decisões e actos concebidos pelo Estado e incluídos em suas agendas
governamentais, em nome do benefício social que reflectem os diversos aspectos, desde o
administrativo, legal, científico, cultural e tecnológico relativo ao ciclo vital da informação,
isto é, produção, uso e preservação da informação de natureza pública e privada, significando
 6

que a concepção de um dispositivo relativo a área da informação seria em princípio, o marco

zero, para a institucionalização e enquadramento das estruturas de arquivos.

Outro ponto essencial, é a organização administrativa do órgão sendo importante aditar a

relevância do arquivo estar inserido no organograma da instituição, acrescentando Paes
(1997) que além da inserção deste no organograma institucional, a questão da posição do
arquivo, que sem generalizar qual é a melhor posição deste na esfera organizacional,
recomenda-se que esta seja a mais elevada possível, ou no mínimo subordinada a um órgão
hierarquicamente superior, garantindo que este possa abranger todos níveis de autoridade
institucional.

1.2 Gestão de documentos

Um ponto relacionado a concepção estrutural dos arquivos, é o tratamento e organização
documental, ou seja, da informação registada e armazenada nos vários depósitos. Sendo que,
para que seu uso possa ser efectivo, necessita de um tratamento prévio garantindo eficiência e
eficácia administrativa, o que se consubstancia em Gestão de documentos, definida por
Jardim (2011), como a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e
destinação final dos documentos, pois com a evolução da ciência e tecnologia originou-se a
impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais, com as massas cada vez
maiores de documentos produzidos pelas administrações.

Os volumes documentais crescem numa progressão geométrica e, é necessário que se

estabeleçam parâmetros para sua administração, que seriam até certo ponto, uma medida
sistémica alicerçada conforme cita Paes (1997) ao definir a gestão de documentos, no uso de
procedimentos e operações técnicas, referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para a custódia permanente, e esta, gestão de documentos, surge a partir de reformas
administrativas instaladas nos Estados Unidos e no Canadá no final da década de 40
(JARDIM 2011, p.5), acrescentando que nos primeiros momentos do pós-guerra, se
estabelecem princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas diferentes
etapas do ciclo documental, etapas estas citadas acima por Paes (1997).

A aplicação da gestão de documentos segundo Spagnollo (2009), envolve duas vertentes.

Primeiro, a máxima utilização da informação e segundo, a mínima utilização de tempo,
pessoal e dinheiro, assim garantindo a eficácia no sector interno e externo às
instituições/órgãos, havendo dentro destas particularidades, a necessidade de todas as
 7

actividades dentro das etapas mencionadas por Paes (1997), funcionarem de forma integrada
com vista a racionalização de tarefas comuns.

O funcionamento integrado aludido, engloba a coordenação central segundo Paes (1997),

tecnicamente planejada, que exerça funções normativas, orientadoras e controladoras,
actuando através da assistência técnica aos arquivos sectoriais, estabelecer e fazer cumprir
normas gerais.

Olhando para as normas, para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e
mantenham uniformidade de acção, é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas
de funcionamento, não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução, como também
do protocolo, uma vez que esse serviço é na maioria das vezes desenvolvido paralelamente
aos trabalhos de arquivo. Na óptica de nortear as actividades nos arquivos e permitir
qualidade, Paes (1997), ainda fala da necessidade de capacitar os intervenientes no arquivo,
ou seja, as pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento pois, este trabalho
teoricamente é um serviço simples, mas na prática, essa simplicidade desaparece diante do
volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classificação
dos documentos.

Olhando para a dinâmica e nova abordagem dentro da gestão de documentos, abre-se também
uma nova vertente, a qual não mais limita-se exclusivamente ao suporte físico, facto aliado a
evolução tecnológica e científica, que segundo Schafer e Lima (2012), é perceptível no
trabalho do arquivista quando se percebe a necessidade de gestão de documentos nestes
ambientes digitais. Acrescentando que as tecnologias estão influenciando sistemas de gestão
de arquivos/documentos, e exigindo mais conhecimento no perfil do arquivista, pois ainda
segundo os autores, o “clássico” arquivista, responsável por acervos exclusivamente em
suporte físico, preocupado com a durabilidade do papel, é estimulado a gerenciar informações
em ambientes virtuais, colocando um sentido inovador e imprescindível para a avanço do seu
trabalho.

Significando que toda e qualquer necessidade de implementação das tecnologias no âmbito da

gestão de documentos, deve ser acompanhada de conhecimento específico por parte do
arquivista e da interdisciplinaridade em termos de acções interventivas na gestão de
documentos, o que se coloca como desafio, pois segundo Brito (2005) citado por Schafer e
Lima (2012), os novos desafios que aparecem para o Arquivista, o convidam a desenvolver
saberes comuns com profissionais de outras áreas, em especial com os cientistas da
 8

informação e com os tecnólogos da informática, pois as competências de tecnologias da

informação e as competências arquivísticas, são igualmente necessárias e, ainda, cada
especialista deve possuir conhecimentos básicos sobre o papel do outro, garantindo assim,
uma complementaridade e execução mútua de tarefas relacionadas a gestão de documentos
neste ambiente, permitindo que haja uma concordância entre o trabalho arquivístico e as
exigências destas novas tecnologias, mantendo-se a ciência arquivística íntegra e sólida, de
forma a permitir que as informações encontradas neste ambiente digital, mantenham as
características essenciais, para que se considere os documentos de arquivos como tais.

Para que a gestão de documentos supracitada possa ocorrer de forma plena e com qualidade
em termos de seus resultados, agrega elementos como profissionais de diversas áreas,
munidos de capacidade técnica indispensável para a organização dos acervos desordenados.

Embora olhe-se dentro da abordagem de gestão de documentos, muitas vezes somente para
documentos no suporte físico, não se deve ignorar esta questão trazida pelas tecnologias, o
manuseio e tratamento destes no ambiente digital de forma a permitir que as intervenções
arquivísticas não se encontrem limitadas em sua acção.

Quanto as actividades arquivísticas, no que tange ao seu inter-relacionamento, acrescenta Paes

(1997), que no âmbito da centralização, deve-se levar em consideração as grandes áreas de
actividade de uma instituição, uma vez que identificada a necessidade da descentralização,
para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada em nível de Departamento,
apresentando nesta ordem critérios que esta descentralização deve obedecer, sendo no caso a
centralização das actividades de controlo e descentralização dos arquivos, e descentralização
das actividades de controle e dos arquivos.

A viabilização dos critérios acima indicados, garantem uma organização e prossecução das
actividades nos arquivos, havendo uma necessidade antecipada de análise e observação das
necessidades, e o critério que melhor se enquadre nas necessidades de acordo com o tipo de
arquivo.

1.2.1 Avaliação de documentos e recuperação da informação

A preservação de documentos para a posterior recuperação ou acesso, necessita de
procedimentos dotados de técnicas bem delineadas para que o resultado seja pleno e concreto,
eliminando-se o supérfluo em detrimento do valor que os documentos carregam.
 9

Para que tal se cumpra, encontra-se subjacente a avaliação como uma das fases básicas
enumeradas por Paes (1997), ao retratar a questão etimológica da gestão de documentos.
Nesta vertente, para percebermos na essência esta “função” arquivística, evocamos Indolfo
(2013), ao afirmar que avaliar, significa analisar o uso dos documentos de arquivo para poder
se definir (ou estabelecer) os prazos de guarda na fase corrente e intermediária dos arquivos.
Estes prazos, relativos ao valor primário, podem ser de curta, média ou longa duração, sempre
expressos em anos, eventualmente em meses. Findo o prazo de guarda, o documento de
arquivo terá como destinação final a eliminação ou guarda permanente, o que justifica a
destinação e a existência ou atribuição do valor secundário.

Assim sendo, nota-se a prior, que a avaliação acima definida, refere-se a um processo
composto inicialmente pela análise documental, julgamento da informação nele subjacente,
que vai culminar com a determinação dos valores que estes carregam. Para que esta possa ser
plena, é feito o uso de instrumentos, como a tabela de temporalidade (MAKLOUF E
CAVALCANTE 2008) apud (COUTURE 2002) e o arquivista como o assegurador da
mesma.

Olhando para a função avaliação, há que referenciar a necessidade desta basear-se e/ou
assentar-se não em aspectos empíricos e sim, em princípios básicos que se refiram a
arquivística no geral, pois de acordo com Cook (2002) citado por Maklouf e Cavalcante
(2008), a avaliação deve respeitar princípios essenciais, ser um processo activo e sistemático e
planificado. E ainda, os documentos são avaliados pelo arquivista baseando-se em critérios
predefinidos, e a avaliação não deve ser confundida com aquisição, a mesma é subjectiva e o
arquivista deve ser capaz de defender sua matéria de determinação dos valores dos
documentos com máxima transparência. O que suscita o uso de procedimentos ou critérios de
acordo com o contexto dos arquivos na forma de conjunto de documentos, e aspectos
relacionados a realidade na qual este se informa, aspecto sustentado por Medeiros e Amaral
(2010), ao afirmar que a avaliação e a determinação dos valores dos documentos, acaba por
fornecer à gestão organizacional, um suporte que possibilita a estipulação de regras
apropriadas à sua realidade, para circunscrever procedimentos e operações eficientes de forma
a facilitar a determinação do trânsito dos documentos entre os arquivos, através da aplicação
da teoria das três idades.

Entretanto, a avaliação em Arquivística é crucial para manter a informação íntegra, sem que
se preserve o “desnecessário”, através de uma avaliação criteriosa, que vai permitir que a
 10

posterior se recupere a mesma, pois o fim último da gestão de documentos, que tem como
uma das fases a avaliação que antes referimos, sem a recuperação da informação, torna-se vã
e sem “nexo”, pois esta recuperação é definida por Cesarino (1985) como “ conjunto de
operações consecutivas, executadas para localizar dentro da totalidade de informações
disponíveis, aquelas realmente relevantes, ou ainda segundo Barth (2010) apud Moeers
(1951), processo onde é possível que o usuário de informação converta a sua necessidade de
informação em lista real de citações de documentos armazenados que contenham informações
úteis a ele, no caso vertente, o usuário de arquivo deverá dispor de toda informação que se
julgue importante e disponível no acervo do arquivo que este consulte.

1.3 Programas de gestão documental segundo a experiência Norte-Americana

Para entender-se este aspecto, recorrer-se-á a experiência norte-americana alinhada por
Indolfo (2007), ao analisar as raízes do programa de gestão de documentos, denominado,
“records management program” expedido em 1810 pelo Congresso Americano na forma de
“Archive Act”, que assinalava a necessidade de espaço para armazenar os documentos
públicos, uma vez que até a instalação do governo em Washington, os arquivos eram
itinerantes.

Com a evolução científica e tecnológica, a produção da informação tornou-se fácil, o que

resultou em crescimento vertiginoso da informação tendo em conta a sua produção durante as
décadas iniciais do século XX em virtude da proibição legal de destruí-la, destacando-se as
acções das Comissões Hoover e a Federal Records Act, de 1950, que determinava que os
organismos governamentais deveriam dispor de um “records management program” ou seja,
um programa de gestão documental, já que somente estes podem garantir que os documentos
de valor permanente sejam concebidos em materiais duráveis, sejam organizados de modo
que possam ser encontrados facilmente, sejam cuidados adequadamente durante o período
activo de sua existência, sejam registados, avaliados e recolhidos aos arquivos.

Os programas de gestão documental segundo o modelo norte-americano, assentam-se dentro

de uma profunda reforma administrativa na área de controlo da produção, guarda e destinação
final dos documentos produzidos pelo governo federal, o que implicou a criação de um
sistema federal de arquivos intermediários segundo Medeiros e Amaral (2010), e a concepção
da gestão de documentos numa perspectiva integrada, desde a sua produção até a sua
destinação final. Esta nova abordagem, causou um impacto na teoria arquivística, verificada
 11

inclusive por uma forte enunciação da teoria das três idades, observando-se por um lado,
dentro da/o experiência/modelo norte-americano/a uma centralização administrativa,
descentralização regional dos depósitos federais e independência dos arquivos estaduais em
relação a estrutura do governo federal.

A questão de uma obrigatoriedade na concepção de programas de gestão documental, nos

organismos federais segundo Indolfo (2007), revela uma decisão de cariz legal, sendo
assinalado através de instrumentos para o efeito, o que enfatiza um comprometimento comum
dentro da esfera governamental e administrativa na organização dos arquivos, e o almejar de
uma administração coesa e firme, cuja base é a informação arquivística previamente tratada
dentro de uma lógica administrativa e arquivística.

Os programas de gestão de documentos dentro dos seus marcos históricos, servem como
instrumentos imprescindíveis para a materialização da “record management”, dando uma
visão das actividades executadas nos arquivos, o que seria até certo ponto uma forma de
controlo que a administração adopta (va) para a efectivação dos procedimentos arquivísticos,
pois assinala-se que:

Quanto aos marcos legislativos que fortaleceram a área no período de 1970 a

1990, temos: o Records Managenet Act, de 1975, que consagra a definição de gestão
de documentos; o Amendements on Federal Records Managenet Act, de 1976, que
exige que cada agência federal preste contas de seu programa de gestão de
documentos, por meio de um relatório anual, ao Arquivo Nacional dos Estados
Unidos; e a reorganização da administração dos arquivos (…) (INDOLFO, 2007,
P.32)

Na perspectiva trazida pela autora acima, é possível observar que os programas de gestão de
documentos, eram o trunfo da administração através do governo para o controle e organização
dos arquivos, tal que podemos associar a perspectiva de Deserno e Kynaston (2005), quando
afirmam que a sua existência é indispensável na medida em que este assegura:

- A identificação de documentos que detenham valor secundário e consequentemente ordenar

a sua transferência aos arquivos permanentes;

- Uma eliminação ordeira e regular das massas de documentos sem valor secundário além do
administrativo;

- Eficiência e economia nos programas de gestão de arquivos, facilitando planeamento

relativo ao espaço, descrição e preservação de documentos.
 12

Tendo em conta as especificações apresentadas acima, é possível identificar a pertinência

deste dentro dos arquivos e na concepção de óptimos arquivos. Nesta perspectiva, podemos
conceituar o programa de gestão de documentos, como o conjunto de actividades, políticas e
acções que a instituição vai agregar de forma a operacionalizar a gestão de documentos, tal
que podemos fazer uma ponte ao indicar sua abrangência, que segundo Paes (1997) se
unificaria em:

Produção dos documentos - onde por parte dos competidos de fazer a gestão de
documentos, devem apoiar na elaboração de documentos fruto das actividades da instituição
ou sector, e é nesta fase que se observa o controlo minucioso para que sejam produzidos
apenas documentos essenciais a administração do órgão, evitando-se a emissão desnecessária
de documentos, por outro lado, propor a consolidação de actos normativos alterados ou
actualizados com certa frequência de forma a garantir a óptima compreensão dos textos.
Ainda envolvendo a responsabilidades destes, os mesmos devem sugerir a criação ou extinção
de modelos e formulários, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento
de recursos reprográficos e informáticos, difundindo normas e informações necessárias ao
bom desempenho do órgão e a selecção dos materiais e equipamentos para este.

Utilização de documentos - esta fase, será a que corresponde ao caminho percorrido

pelos documentos resultantes das actividades desenvolvidas no exercício das actividades
administrativas, técnicas ou científicas do órgão proprietário do arquivo, incluindo elementos
a ele relacionados, como as actividades de protocolo, expedição e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, adicionando a elaboração nesta fase, de normas
de acesso a documentação e a recuperação de informações indispensáveis ao bom
funcionamento do órgão.

Avaliação e destinação - sendo considerada a fase mais complexa das três alistadas,
nesta fase requer-se atenção redobrada de forma a evitar-se a mutilação do arquivo através de
maus procedimentos no tratamento destes, visto que é onde acontece a destinação final dos
documentos, podendo ser eliminados ou recolhidos, tal processo é feito através da análise e
avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, de forma a estabelecer seus prazos de
guarda, definindo-se aqui de forma certeira e lógica, quais serão objecto de arquivamento
permanente e os que deverão ser eliminados por motivo de terem perdido o valor de prova e
de informação para a instituição.
 13

Sendo avaliação segundo Indolfo (2007), um processo de análise e selecção de documentos,

visando estabelecer prazos de guarda e destinação final dos documentos, e ainda definindo
quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que
momentos poderão ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente, segundo o valor e o
potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade, é
essencial que seja claramente evocada no programa de gestão documental.

Segundo a perspectiva acima, a inclusão da avaliação dentro do programa de gestão

documental deverá ser minuciosa, observando todas actividades inerentes a este processo para
que se proceda de forma integrada o tratamento da documentação como um conjunto
indissociável, o que para Rosseau & Couture (1998), faz-se partindo de uma abordagem
integrada, que permite a Arquivística e aos arquivos principalmente, dotarem-se de uma
imagem forte e consequentemente, serem reconhecidos institucionalmente e socialmente,
relacionando-se todos elementos/instrumentos inclusive os de operacionalização, no caso as
tabelas de temporalidade seja para actividades meio, bem como fim.

Ainda na vertente acima, olhando-se segundo Indolfo (2007) de forma atenta para aspectos
como determinação da temporalidade, para se obter a racionalização do ciclo documental,
reduzir ao essencial a massa documental dos arquivos, e para ampliar o espaço físico de
armazenamento assegurando as condições de conservação dos documentos de valor
permanente e a constituição do património arquivístico nacional.

Para a autora, a determinação dos critérios de avaliação dentro dos programas de gestão
documental, deve efectivar-se nos arquivos correntes, a fim de se diferenciarem os
documentos de valor casual, de eliminação sumária, daqueles de valor probatório ou
informativo, evitando-se a transferência para os arquivos intermediários, documentos que não
tenham sido anteriormente avaliados pois, o desenvolvimento do processo de avaliação e
selecção nestes arquivos tem-se mostrado extremamente pesado do ponto de vista técnico e
gerencial, bem como tem levado a formação de massas documentais volumosas, escondendo a
função primordial dos arquivos de apoio às actividades gerenciais.

Assim sendo, é essencial que a avaliação ocorra dentro de um programa de gestão

documental, englobando todos aspectos necessários de acordo com a instituição a que este é
elaborado, permitindo um enquadramento e sua materialização/implantação, inclusive
acompanhamento de acordo com os fins a que este terá sido elaborado, dando dinâmica e
prossecução dos objectivos do órgão.
 14

Neste caso, todas actividades devem ser executadas de forma consciente e discriminada, para
manter a integridade do acervo e permitir a organização e funcionamento pleno do arquivo do
órgão.

1.3.1 Elementos de optimização nos programas de gestão de documentos

O programa de Gestão de documentos, precisa ser estabelecido para administrar e organizar
os arquivos eficazmente, enquanto salvaguarda e torna acessível os mesmos para que sejam
preservados permanentemente, pois tal programa, reconhece que os arquivos seguem um ciclo
de vida e reconhece a importância de um número contínuo de profissionais à cuidado do
mesmo.

Os elementos estruturais preponderantes para que o programa possa ser projectado, incluem a
responsabilidade de um profissional de informação ou arquivista. Tais responsabilidades
também devem incluir a gestão de documentos electrónicos. Ressaltando-se ainda, a
necessidade de uma colaboração íntima entre o produtor dos arquivos e o administrador de
arquivos, para além do treinamento do pessoal através do desenvolvimento de ferramentas e
políticas de arquivo, que promovam um entendimento dentro da organização.

Os programas de gestão de documentos também devem trabalhar de perto com qualquer

outra informação e programas de gestão relacionados dentro do órgão. Políticas e
procedimentos, devem estar incluídos para assegurar aspectos relacionados com legislação
nacional e internacional, políticas e padrões. Programas de gestão documental, são mais uma
vez responsáveis pela preservação, descrição e recuperação de documentos, custódia e
promoção do acesso aos documentos, uma vez que eles alcançam a fase “inactiva” do ciclo de
vida. Estes não são projectados para produzir arquivos, mas para geri-los eficazmente e
sistematicamente pelo ciclo de vida deles (DESERNO & KYNASTON, 2005 p.61-62)

Em síntese, um programa de gestão documental se desenha como um processo formado por

três elementos, criação, difusão e acesso. A segunda componente contempla as actividades de
classificação e recuperação da informação, e a terceira, da protecção e conservação. O que
pode-se sustentar com o condicionalismo atribuído por Rhoads citado por Indolfo (2007) ao
afirmar que “bons” arquivos dependem em grande medida de “bons” programas de gestão de
documentos. De acordo com os elementos levantados, é possível observar a complexidade dos
programas de gestão de documentos e aspectos que garantem o sucesso de sua projecção e
aplicação, sendo sintetizados por Kynaston & Deserno (2005) ao afirmar que:
 15

 Os programas são fundamentais para arquivos bem-sucedidos, pois incluem políticas e

procedimentos relativos a transferência da guarda física e intelectual de registos;
 O programa deve estabelecer políticas e procedimentos para acesso a registos uma vez
que a custódia foi transferida para os arquivos;
 Incluem procedimentos de disposição de registos, para garantir que a destruição seja
autorizada e devidamente documentada;
 Garantem que um documento seja bem desenhado, esclarecido e o sistema de registos
implementado;
 Condições de armazenamento para os papéis e registos electrónicos, monitoramento e
auditoria do programa de gerenciamento de registo;
 Treinamento para profissionais actuantes na área do arquivo;
 O programa precisa ser estabelecido para gerenciar a organização e registo eficiente,
enquanto guarda e torna acessíveis esses documentos para serem permanentemente
preservados;
 Esse programa deverá reconhecer que os registos seguem um ciclo de vida e
reconhecer a importância de cuidado sistemático por parte dos profissionais.

Sendo assim, um programa de gestão de documentos provê mais adiante, motivação por
implementar de forma efectiva as práticas de gestão de arquivos. Um programa de gestão de
documentos, salvaguarda e faz acessíveis os registos que devem ser preservados
permanentemente para manter a memória institucional da organização, para seu próprio
benefício e da sociedade como um todo. Portanto, concebe-se boa gestão de arquivos para a
vantagem da organização, criando meta necessária e válida, e uma gestão que esteja
operacional. Unindo os elementos levantados em toda a abordagem, encontra-se o
fundamento para que a posterior se possa observar empiricamente tudo que aqui foi
mencionado, facto que nos garantirá luz e autoridade teórica no acto de confrontação em
nossa análise.
 16

CAPÍTULO II- ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO

NACIONAL DE ESTRADAS (ANE)

2.1 Estrutura e Orgânica da Instituição

Para nos localizarmos em termos de conhecimento da orgânica do nosso objecto empírico,
alicerçamo-nos no disposto no Diploma Ministerial n.º 19/2012 de 15 de Fevereiro,
concretamente, no seu Capitulo I, no artigo 2º, onde debruça-se sobre a natureza e atribuições
desta instituição. Segundo o instrumento antes referido, a ANE é uma instituição pública de
âmbito nacional, de gestão de estradas públicas; dotada de personalidade jurídica e autonomia
administrativa, tutelada pelo Ministro das Obras Públicas, Habitação e Recursos Hídricos. A
organização e funcionamento da ANE, são regulados pelo estatuto orgânico, aprovado pelo
Diploma Ministerial acima, acrescendo-se a este, outros, sejam regulamentos e mais
legislação aplicável.

A ANE, tem como objectivos:

a) Assegurar a implementação das políticas do Governo sobre a conservação e

desenvolvimento das estradas públicas;

b) Assegurar um tratamento unificado, eficaz e eficiente das questões inerentes aos

diferentes tipos de estradas do país de forma a garantir o seu desenvolvimento
equilibrado e harmonioso;

c) Promover e assegurar uma participação crescente dos utentes e dos diversos

organismos interessados na gestão de estradas;

d) Planificar o desenvolvimento da rede de estradas públicas;

e) Implementar programas nacionais de estradas articulando com diferentes órgãos do

Sistema de Administração de Estradas;

f) Apreciar e propor a regulamentação administrativa e técnica sobre estradas;

g) Recomendar projectos de estradas para financiamento com recursos internos ou

externos.
 17

2.2 Órgãos
O nosso objecto empírico, a ANE, dentro da sua estrutura, apresenta órgãos sendo destacados
num primeiro momento:

Dois órgãos, dos quais um deliberativo e outro executivo, o primeiro refere-se ao Conselho de
Administração, constituído por 5 (cinco) membros não executivos, designadamente:

a) Um presidente, nomeado em Comissão de Serviço por Despacho do Ministro;

b) Quatro (4) vogais sendo, um representante do Ministério, outro representante do

Ministério dos Transportes e Comunicações, e mais dois representantes de
organizações dos interesses do sector privado, nomeados pelo Ministro após consultas
aos respectivos órgãos representativos.

Executivos

No que se refere ao órgão Executivo o mesmo é constituído pelo Director-Geral que a ele
dirige, Direcções executivas, Departamentos e Repartições, integrando ainda nestas
Delegações Provinciais.

Órgão Deliberativo

A este órgão cabe olhar em termos de suas funções para questões administrativas, competindo
ao mesmo: deliberar as regras de funcionamento dos órgãos da ANE, monitorar as
actividades, apreciar a proposta do sistema de remunerações da ANE, e submeter a despacho
conjunto do Ministro e do Ministro que superintende a área das finanças, apreciar a proposta
de subsídios e regalias para os funcionários da ANE e submeter à aprovação do Ministro que
superintende a área das finanças mediante parecer favorável do Ministro, propor ao Ministro a
nomeação e/ou cessão de funções do Director-Geral da ANE, nomear e mandar cessar
funções aos Directores Executivos da ANE, sob proposta do Director-Geral, nomear e mandar
cessar funções aos delegados provinciais da ANE e secretário do Conselho de Administração,
sob proposta do Director-Geral, apreciar e submeter à aprovação do Ministro as propostas de
classificação de estradas e suas características técnicas, aprovar planos de desenvolvimento
dos recursos humanos da ANE, tomando em consideração as políticas aprovadas.
 18

Dentre as várias competências acima mencionadas, compete ao conselho de Administração de

forma específica, avaliar periodicamente a realização dos planos de Estradas Classificadas e
não Classificadas, apreciar o programa nacional de estradas, o contrato programa e submetê-
lo ao Ministro para a sua aprovação, deliberar sobre a proposta do orçamento da ANE nas
suas componentes de funcionamento e de investimentos, submeter o Regulamento Interno da
ANE a aprovação do Ministro, homologar a avaliação periódica do desempenho dos
directores executivos.

Órgãos Executivos

Fazem parte dos órgãos executivos, o Director-Geral, ao qual compete dirigir e coordenar a
realização das actividades a responsabilidade dos órgãos da ANE, representar a ANE em
Juízo e fora dele, praticar actos de gestão de recursos humanos, assessorar o Conselho de
Administração da ANE sempre que este solicitar, prestar informação pública sobre a ANE
suas realizações, políticas e projectos entre outras.

Direcções

A ANE é composta por várias Direcções e Repartições das quais passamos a citar:

Direcção de Planificação, Direcção de projectos, Direcção de manutenção, Direcção de

Administração e Finanças.

Direcção de planificação

A Direcção de Planificação compreende os seguintes Departamentos e Repartição:

-Departamento de Gestão da Rede de Estradas;

-Departamento de Plano e Orçamento;

-Departamento de Execução do Plano;

-Repartição de Cooperação.

Os Departamentos e a Repartição citados acima, são dirigidos por chefes nomeados pelo
Director-Geral
 19

A Direcção de Planificação tem dentre as várias funções, planificar as necessidades e

exigências da rede de estradas em ternos de construção, reabilitação e manutenção, proceder a
recolha e analise de dados estatísticos referentes ao estado das estradas classificadas
incluindo condições de transitabilidade e trafego.

Direcção de projectos

A Direcção de projectos tem as funções de elaborar e executar projectos de construção e

reabilitação de estradas nacionais e pontes definidas no plano anual, monitorar a fiscalização
das obras de estradas nacionais e pontes, administrar os contractos de obras e de prestação de
serviços, assegurar a realização do programa de melhoramento de estradas, gerir a equipa de
especialistas ao serviços da Direcção, assegurando a respectiva transferência de tecnologia,
propor o plano de formação profissional do pessoal da Direcção, realizar outras tarefas afins
que lhe forem atribuídas pela Direcção.

Direcção de Manutenção

A Direcção de Manutenção tem como funções, desenvolver e divulgar padrões técnicos de

manutenção periódica e de rotina das estradas, desenvolver, em parceria com outras entidades
interessadas na matéria sistemas de segurança rodoviária e a respectiva gestão, gerir e
administrar os serviços de básculas e outros de controlo de cargas e de segurança rodoviária,
desenvolver e implementar em coordenação com outras Direcções, Delegações Provinciais,
governos Provinciais, programas de manutenção de estradas e pontes que assegurem a
preservação e protecção de investimentos realizados na rede de estradas classificadas,
assegurar a manutenção das estradas classificadas de acordo com as normas estabelecidas,
gerir a equipe de especialistas ao serviço da Direcção, assegurando a respectiva transferência
de tecnologia, propor o plano de formação profissional do pessoal da Direcção, realizar outras
afins que lhe forem atribuídas pelo Director-Geral.

Direcção de Administração e Finanças

A Direcção de Administração e Finanças apresenta a seguinte estrutura:

-Departamento de Recursos Humanos

-Departamento de Património

-Departamento de Finanças
 20

-Repartição de Gestão Documental

-Repartição de Tecnologia de Informação

Esta Direcção tem como funções, criar e fazer cumprir sistemas de Gestão e de administração
dos recursos humanos, financeiros, patrimoniais e informáticos da ANE, criar e gerir o
sistema de avaliação do desempenho dos trabalhadores da ANE baseado em critérios
objectivos, participar nos processos de elaboração dos orçamentos anuais de funcionamento e
de investimentos, monitorar e elaborar relatórios de execução financeiras dos orçamentos de
funcionamento e de investimentos, desenvolver iniciativas de prevenção e combate as
Infecções de Transmissão sexual e HIV/SIDA, e estabelecer o equilíbrio do género nas
vertentes profissional, social, cultural e económica, coordenar e monitorar as acções de gestão
dos especialistas ao serviço da ANE estabelecendo mecanismos que garantam a transferência
de tecnologias para a capacitação institucional, criar e implementar estratégia de formação
técnico-profissional do pessoal da ANE consubstanciado em planos anuais de cursos e acções
de capacitação diversas, gerir o sistema de comunicação de e para a ANE, incluindo o fluxo
de correspondência e a organização do arquivo geral, e realizar outras tarefas afins que lhe
forem atribuídas pelo Director-Geral.

Repartição de Gestão Documental

É dentro da Direcção de Administração e Finanças que se encontra a Repartição de Gestão

Documental, que tem como funções: executar os processos de gestão documental nos termos
estabelecidos no Estatuto, no regulamento e demais legislação aplicável, investigar e
implementar tecnologias modernas de gestão documental, criar e manter actualizado o
cadastro documental da ANE, produzir manuais para orientar os usuários na busca e
localização da documentação que pretendam obter, proceder ao registo de entradas e saídas de
documentos e verificar o estado de conservação dos documentos devolvidos, classificar,
conferir e ordenar os documentos no arquivo e informar regularmente sobre o material
arquivado, prestar assistência técnica aos arquivos sectoriais com vista a classificar os
documentos existentes, identificar e transferir para o arquivo geral os que assim o requererem,
propor sistemas de gestão de arquivos e organizar ficheiros e catálogos respectivos para
facilitar a localização da documentação, elaborar termos de referencia e preparar documentos
 21

de concurso para a contratação de serviços de consultoria necessários a Repartição, realizar

outras tarefas afins que lhe forem atribuídas pela Direcção.

No que corresponde a vertente de Comunicação e Imagem a Repartição de Gestão de

Documentos tem funções de assistir órgão executivo em matéria de relacionamento com
órgãos de comunicação social, propor e implementar politicas de comunicação, promover a
imagem da ANE perante funcionários, terceiras entidades com interesse nas estradas e o
publico em geral, preparar e organizar a informação referente a ANE a circular pelos órgãos
de comunicação social, e realizar outras atribuições afins que lhe forem atribuídas pela
Direcção.

Repartição de Gestão Documental

A Repartição de Gestão Documental, é composta por sete (7) funcionários e, todos lidam
directamente com os arquivos, desse total, apenas 3 têm formação superior:

Nome Função Área de formação

Rodrigues Alberto Jamine Chefe de Repartição Biblioteconomia e Documentação1

Felismina Alice Mutimba Técnica de Documentação História/ Ramo Documentação 2

António Jussane Machatine Técnico de Documentação Biblioteconomia e Documentação

Lucas Nhandza Técnico de Documentação Biblioteconomia e Documentação

Amélia chume Secretaria Relações Públicas

Elias Moforte Secretário Administração Pública

António Raúl Auxiliar administrativo (sem formação superior) apenas nível

básico do Sistema Nacional de Ensino

1
Formação superior na área mencionada pela Universidade de competência/faculdade de ciências de
Informação-Madrid/Espanha
Formação superior em história vertente documentação pela Universidade Eduardo Mondlane
2
Formação superior em história vertente documentação pela Universidade Eduardo Mondlane
 22

Tendo em conta o número mencionado de funcionários afectos a Repartição de Gestão

Documental, esses funcionários encontram-se divididos em salas improvisadas, exceptuando a
dra. Felismina, e dr. Rodrigues tendo em conta os nomes citados no quadro acima,
encontrando-se a primeira funcionária, afecta à Secretaria-Geral e o segundo ao Gabinete da
Repartição de Gestão Documental.
 23

CAPÍTULO III - APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE DADOS

Neste capítulo, faz-se a apresentação e análise de dados colectados na ANE por meio de
entrevistas e observação directa, sendo que para a sua análise, iremos recorrer aos subsídios
dados pelo referencial teórico previamente construído. Assim sendo, a colecta desses dados
segundo o campo delimitado, teve como principal sector, a Repartição de Gestão Documental,
composta por sete (7) funcionários que fazem assistência aos arquivos sectoriais, que
funcionam ao nível das Direcções e Departamentos, sendo que cada Direcção ou
Departamento, apresenta uma secretária que é responsável pela documentação referente a este
sector de actividades.

A Repartição acima, conforme a observação e entrevista feitas, está inclinada a questões

referentes a documentação desde a produção até à destinação final desta, sendo o tratamento e
acesso à informação a nível desta instituição, o objectivo da criação da Repartição. Desta
forma, a apresentação e análise centram-se em:

3.1 Gestão de Documentos

A gestão de documentos a que nos referimos, segundo o resultado da nossa colecta, inicia-se
na secretaria-geral da instituição, sector que desempenha além de outras actividades, o
protocolo, onde recebe-se as correspondências, separando-se de imediato a oficial da
particular, distribuindo-se a particular para os respectivos destinatários. E já que dentro desses
conjuntos poderão encontrar-se diferentes tipos de documentos quanto ao acesso, separa-se os
de carácter ostensivo dos sigilosos, encaminhando-se os sigilosos a secretaria de informação
classificada, como sector que procede com o tratamento destes documentos.

Ainda no processo de protocolo iniciado acima, faz-se a abertura das correspondências de

carácter ostensivo e procede-se a leitura para que se perceba se contém antecedentes e, caso
existam, são requisitadas e interpretadas tendo em conta o assunto destas, apondo-se de
seguida o carimbo de protocolo e, depois elabora-se o resumo do assunto a ser lançado na
ficha de protocolo e, encaminhando-se posteriormente para seus destinos, seja área de serviço,
Departamento e/ou Direcção. Facto que não se encontra em paralelo com o que a literatura
delimita, pois havendo sido recebido e classificado o documento, deverá ser encaminhado ao
sector de registo e movimentação segundo Paes (1997), local inclusive que não existe na
ANE.

Considerando aspectos aludidos no referencial teórico, no que tange a Gestão de documentos

segundo Paes (1997), esta deve ser uma fusão de procedimentos e operações que incidam
 24

sobre os documentos desde a sua produção até a destinação final, facto que é consolidado
através do uso de instrumentos para o efeito.

Na ANE, para a materialização do tratamento da documentação, são usados instrumentos

como, o plano de classificação de documentos para actividades meio e fim, e suas respectivas
tabelas de temporalidade, para permitir que haja mais segurança de forma a evitar a perda
total da informação contida nos documentos e, ao dar-se entrada de um documento, faz-se o
scan, de forma a preservar este no ambiente electrónico, aspecto sustentado pelo facto de em
alguns casos, certos documentos perderem-se durante a sua circulação. Para tal, o órgão em
questão, adoptou esta forma para que possa nesses casos recuperar o documento sempre que
necessário, aspecto que é consumado após o tratamento do documento físico e, depois
armazenado na base de dados I-Doc, facto que só acontece em relação aos documentos que
quanto a natureza do assunto sejam ostensivos.

Os aspectos mencionados acima, em relação a guarda dos documentos antecedida pela

digitalização, encontram-se fora do recomendado pela literatura, no que tange ao manuseio
pois, em nenhum momento se olha para a sua gestão neste espaço, apenas servindo como
local de guarda dos mesmos, enquanto para Schafer e Lima (2012), antes mesmo da adopção
de soluções tecnológicas para a preservação dos documentos, há necessidade de aprimorar as
técnicas dos profissionais arquivistas a actuarem no manuseio e/ou gestão de documentos
nesses ambientes, o que traduz-se numa robustez em termos de perfil, de forma a manter
coesos e íntegros todos os procedimentos e operações técnicas no âmbito do tratamento
documental, sem que se prejudique o trabalho arquivístico.

Desta forma, com a passagem dos documentos da secretaria-geral, os mesmos são

encaminhados aos seus destinos, facto que tendo em conta o caso, é intermediado pelas
secretárias responsáveis pelos Departamentos e/ou Direcções existentes de acordo com o
destinatário, sendo estas, as que preenchem as fichas de controlo de
expediente/correspondências para que os documentos sejam rastreados e localizados no
âmbito da sua circulação.

No caso patente acima, há que evocar a questão da formação e/ou consciencialização de todos
intervenientes que lidam com a documentação para que ajudem a efectivar a questão do
tratamento documental iniciado na secretaria-geral, pois o manuseio, ou seja, o tratamento
documental desprovido de cunho arquivístico, inviabiliza questões de uso da informação para
o seu devido fim, implicando neste caso inclusive por parte das secretárias que intermedeiam
 25

a circulação documental, noções alcançadas através da formação básica no tocante aos

procedimentos a serem implementados no que se refere aos documentos produzidos e/ou
recebidos nos seus sectores, para que se cumpra o fim do arquivo, que é a recuperação da
informação.

No que tange a expedição de documentos na ANE, verifica-se um grande constrangimento

quanto ao controle das saídas pois, nem todos documentos passam pela secretaria-geral, onde
é verificada sua integridade e posterior registo no livro de protocolo e de saída e atribuído o
respectivo número de ordem de saída. Verificando-se também, se estão completos ou não,
segundo o seu conjunto, aspecto que envolve a análise da existência ou não de suas
respectivas cópias, posteriormente, separando-se o original, caso não tenha sido antes feito.
Após isso, é expedido o original incluindo os anexos caso existam e, são guardadas as cópias
no arquivo, porque nem toda documentação expedida tem como local de saída a secretaria-
geral, isto é, alguns sectores executam essa actividade independentes da Secretaria-geral que
deveria ser o local de entrada e saída da documentação recebida e produzida na ANE.

Pode-se a partir dessa situação, constatar que o controle da informação é deficitário e este
aspecto influencia em demasia na continuidade das acções administrativas e para a tomada de
decisão, o que poderia ser corrigido com a elaboração e implementação de um PGD que
apresente todas as rotinas, em detalhe.

O tratamento documental na ANE, apresenta irregularidade no que tange ao inter-

relacionamento entre os diversos sectores e dentro das diversas etapas. Pois, por um lado Paes
(1997), alude a necessidade de uma coordenação sectorial e integrada no que se refere as
actividades que incidem sobre os documentos de forma a se alcançar a racionalização das
actividades, por outro lado, a mesma autora chama atenção a questão da descentralização dos
arquivos e actividades de controlo, apresentando critérios aceites que são segundo ela dois, a
centralização das actividades de controlo e a descentralização dos arquivos, e em segundo
caso, a descentralização das actividades de controlo e dos arquivos tendo em conta a
especificidade do arquivo e o contexto em que estes se encontrem inseridos. Facto que não
tem fundamento para o caso da ANE, pelo facto de não se compreender que tipo de critério
foi adoptado e com que bases.

Alguns sectores que lidam com os documentos dentro da instituição, em alguns casos,
mostram uma independência total ao órgão central de recepção e/ou produção dos
documentos que é para o caso especifico a secretaria-geral, não se evidenciando uma razão
 26

clara para tal, e muito menos coesão nas actividades arquivísticas, criando uma fragilidade e
desconexão no tratamento e controle da informação, o que até certo ponto mutila e quebra a
organização que tanto se espera dos serviços arquivísticos.

No que tange a necessidade de coordenação através dos critérios de descentralização, afirma

Paes (1997), que esta deve ser adoptada segundo o levantamento das grandes áreas de
actividades na instituição, salientando que os critérios de descentralização ou centralização a
serem adoptados, não devem ser definidos segundo os caprichos individuais, mas através de
rigorosos critérios técnicos, conhecimento pleno da estrutura a qual se aplicará, tipologia
documental, unidades administrativas, ou seja, todos factores que ajudem na definição de uma
boa política a ser implementada. Facto que na instituição em causa, não tem um fundamento
concreto, o que prejudica seja no controle da documentação institucional, bem como na
padronização das actividades que recaem sobre a documentação.

Além das actividades acima identificadas como as que são executadas pela secretaria-geral
principalmente, a nível da Repartição de Gestão documental, são executadas actividades como
classificação e avaliação, onde faz-se a verificação da documentação repetida, sendo que os
resultados desta actividade mostra falta de um delineamento do número de vias a serem feitas
no âmbito da produção e reprodução dos documentos, aspecto que torna mais trabalhosa a
actividade de avaliação pelo acúmulo de massas documentais, e a guarda de documentação
repetida, o que além de originar as massas antes referidas, vai diminuindo o espaço físico e
dificultando de certo modo o funcionamento da Repartição de Gestão Documental, pelo facto
de não permitir que se verifiquem os resultados da materialização do ciclo de vida dos
documentos.

Olhando para as questões supracitadas, observa-se num primeiro momento, a ausência de um

programa de gestão documental (PGD), o que dificulta a materialização da gestão
documental, pois este arrolaria inclusive na prática, todos aspectos desde a produção até a
destinação final dos documentos, sendo no caso especifico suas raízes encontradas ainda na
produção documental, uma das fases componentes da gestão documental enumeradas por
Paes (1997), acrescentando que é nesta fase em que o arquivista deve contribuir para que se
produza simplesmente documentos necessários a administração da instituição, evitando-se
deste modo a emissão de vias desnecessárias, não só, é nesta fase onde a opinião, o
delineamento de meios de acção, recursos humanos capacitados a exercer actividades
 27

arquivísticas deve ser analisada de forma a permitir que todo objectivo a curto e longo prazo
possa ser alcançado.

Tendo em conta a questão das actividades realizadas na Repartição de Gestão de Documentos

antes indicadas, segue-se um passo importantíssimo, que é a organização dos documentos no
arquivo propriamente dito, e para tal, há necessidade de ter como base métodos de
arquivamento, facto que também verifica-se a nível da ANE, onde os métodos usados
segundo os dados colhidos, são ideográfico ou por assunto como método principal, aliado a
outros como alfabético, numérico e geográfico, sendo o geográfico usado para documentos
gerados através das actividades desenvolvidas nos diversos pontos do país, sendo sua
recuperação rápida quando busca-se segundo a localização geográfica, como os documentos
referentes a estradas e pontes, manutenção, reabilitação e até mesmo construção de estradas
e/ou pontes, sendo que em um dos sectores no caso a UGEA, usa-se o método ideográfico
aliado ao numérico-cronológico para o arquivamento de documentos.

De todas as actividades que possam participar na organização e tratamento documental, a que

ganha mais ênfase inclusive nos programas de gestão documental, é o arquivamento por ser
uma actividade de extrema importância, pois este é que vai permitir, caso seja correctamente
aplicado em cada caso, recuperar os documentos pois, conforme sustenta Paes (1997), mais
do que arquivar, importa recuperar rapidamente a informação contida nos documentos.

O arquivamento antes mencionado, se materializa com o auxílio dos métodos de

arquivamento, facto que também não deve ser feito de forma empírica, pois para Paes (1997),
partindo da classificação até a esta fase sem excluir nenhuma actividade no âmbito do
tratamento documental, os intervenientes devem ser conhecedores da administração a que
servem, natureza dos documentos a serem classificados e arquivados, destacando que cada
ramo de actividade exige um método de arquivamento diferente, facto que torna árdua a
definição de um método de arquivamento ideal, salientando ainda que, a escolha do método
de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos.

Para o caso em questão, principalmente os documentos referentes a UGEA, sendo usado o

método ideográfico aliado ao numérico-cronológico, deveria ser concebido um instrumento
auxiliar para que se recupere a documentação caso necessário, mas tendo em conta os dados
colhidos e a observação directa, notou-se uma ausência deste instrumento, o que revela uma
autêntica falta de bases bem definidas na escolha dos métodos de arquivamento, o que origina
em muitos casos, uma deficiência na recuperação da informação.
 28

No que toca a planificação das actividades de arquivo, referiu-se que cada técnico é
responsável pela planificação das actividades na área em que se encontre alocado, o que
demonstra individualismo na execução das actividades desta Repartição de Gestão
Documental, inclusive uma deficiente ligação com outros sectores contendo documentação
produzida e/ou recebida.

Outro aspecto, é a ausência de metas a alcançar num sentido micro e a nível da Repartição por
não se executar as actividades como um todo, o que cria além das massas documentais como
referimo-nos, a questão da execução das actividades sem que se tenha como padrão um certo
modo de execução, o que poderia ser feito através de normas e/ou directrizes para que se
alcance os objectivos fim da Repartição de Gestão Documental, e também do arquivo
propriamente dito, que é a recuperação da informação.

Esta questão de falta de planificação das actividades, remete-nos a falta de coordenação antes
mencionada e também planeamento mencionada por Paes (1997), que seria uma abordagem
integrada do tratamento documental, o que para Rosseau & Couture (1998), faz-se partindo de
uma abordagem integrada, que permite a Arquivística e os arquivos principalmente, dotarem-
se de uma imagem forte e consequentemente, serem reconhecidos institucionalmente e
socialmente, relacionando-se todos elementos/instrumentos, inclusive os de
operacionalização, no caso as tabelas de temporalidade seja para actividades meio, bem como
fim, aspecto que faria com que a divisão estrutural do órgão, não influenciasse na falta coesão
e padronização das actividades, permitindo maior entendimento e intercâmbio entre os
diversos sectores e manutenção de actividades arquivísticas íntegras.

A execução plena dos elementos acima arrolados, resultaria conforme indica Paes (1997),
num plano arquivístico que tivesse em conta, tanto as disposições legais, bem como as
necessidades da instituição a que pretende servir, sendo considerados no âmbito da concepção
desse plano, a posição do arquivo na estrutura do órgão, centralização ou descentralização e
coordenação dos serviços de arquivo, escolha de métodos de arquivamento adequados,
recursos humanos qualificados e mais, para que se garanta conforme Spagnollo (2009), a
máxima utilização da informação, menos tempo, dinheiro e pessoal.

3.2 Instalações Físicas e recursos materiais

A ANE, dispõe no seu organograma a Repartição de Gestão de Documentos, a qual vela pelo
arquivo, embora na prática ainda não existam instalações, usando-se por enquanto salas
improvisadas para o armazenamento de documentos produzidos e/ou recebidos, e a principal
 29

apelidada de Arquivo Central, onde encontram-se documentos referentes a projectos de

estradas e pontes, organizados em caixas e sobrepostos, sem nenhuma protecção e cuidado
para a manutenção da sua integridade. Ainda neste espaço, existem documentos referentes à
contabilidade, encontrando-se armazenados e não organizados, na medida em que apenas
existe a identificação das caixas segundo o ano de produção dos documentos, repetidos sem
nenhuma justificação plausível, pois nos foi dito que esta situação acontece pela necessidade
de pretender-se a distribuição dos documentos pelos sectores interessados, o que não se
encontra assente em um instrumento ou norma que direccione questões relacionadas ao
número de vias a serem produzidas.

A questão que se apresenta acima, desvia-se completamente dos padrões arquivísticos,

conforme cita Paes (1997), pois, para autora, as instalações e equipamentos necessários às
actividades arquivísticas, merecem atenção dos que encontram-se envolvidos nas actividades
e organização dos arquivos, pois os mesmos materiais/equipamentos são indispensáveis na
execução dessas actividades.

Mas, a atenção para os aspectos acima, depende em grande parte do que Chiavenato (2003),
denomina de administração, que envolveria o planeamento, organização, capacidade de dirigir
e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objectivos organizacionais num todo,
principalmente no sector dos arquivos. Abrindo espaço para que todos caminhos sejam
traçados de antemão, e permitir que o improviso possa ceder a ciência e planificação.

O quesito acima, estende-se a questão de escolha de local apropriado para a guarda da

documentação, seja em termos de iluminação, limpeza, índices de humidade inclusive
capacidade de permitir uma futura ampliação, aspecto que não é verificado a nível do arquivo,
o que ao longo do tempo pode criar a perda parcial ou total da informação contida nos
documentos armazenados.

No que se refere a recursos materiais, a Repartição de Gestão Documental, não se encontra

munida de materiais suficientes, ou seja, materiais em termos de número e qualidade que
permitam a execução efectiva das actividades, sejam máscaras, batas, luvas, borrachas, caixas
e guarda pastas, inclusive a questão da limpeza que não é rotineira, seja do local onde são
acondicionados os documentos, bem como da própria higienização dos documentos, o que
dificulta até certo ponto a classificação, avaliação, conservação e preservação dos mesmos,
abrindo espaço para a perda dos documentos.
 30

Tal como fizemos menção anteriormente, a escolha dos recursos materiais merece atenção por
parte dos intervenientes na organização dos arquivos, assinalando Paes (1997), que esta
escolha deve ser precedida de pesquisa juntos aos órgãos especializados, para permitir a sua
longevidade e menos custos ao arquivo, havendo ainda segundo Jardim (2011), neste
momento, a busca da economia e eficácia nos recursos que directa ou indirectamente
encontram-se associados a produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos, que
permita evolução dos arquivos a longo prazo e a instituição num todo, o que por um lado
permite o desenvolvimento ininterrupto do arquivo, e por outro lado, o alcance efectivo dos
seus objectivos, mais do que sua organização, o acesso e recuperação da informação que se
julgue necessária.

Ainda no âmbito dos recursos materiais na ANE, foi-nos informado que esta não existe uma
máquina trituradora de documentos, o que dificulta o descarte e limita gestão de espaço, e o
edifício ora em construção, sem que se tenha concluído já alberga documentos provenientes
de alguns sectores da mesma instituição, que não tiveram nenhum tratamento arquivístico,
encontrando-se dentro destes conjuntos documentais, objectos e/ou materiais pessoais, como
cabelos e convites. E ainda produtos alimentares como bolachas, leite e castanha de cajú o que
demonstra uma autêntica imaterialização dos preceitos arquivísticos no armazenamento,
conservação e guarda dos documentos.

As questões fora do padrão arquivístico aqui encontradas, demonstram uma ausência de

organização e materialização do que se espera do arquivo, elementos estes que não
contribuem para uma óptima gestão da informação arquivística, o que em cadeia vai se
constituir como obstáculo ao longo do tempo.

A conservação de documentos, analisando-se a situação descrita acima, não é levada em

conta, pois se rebuscarmos o entendimento de Costa (2003), quando o mesmo define
conservação, notamos que há ausência de um estudo para que se identifique os agentes que
colaboram para a degradação dos documentos, e consequentemente, em nenhum momento se
observa uma medida adoptada de modo a impedir que tal facto aconteça. Implicando o
surgimento de outros agentes biológicos além do Homem, como ratos e baratas. Além do
tratamento documental na vertente de organização do arquivo nesta instituição, há
necessidade de se observar esta questão que é muito importante para manutenção dos
documentos, retardando sua degradação e consequentemente perda da informação
institucional.
 31

Assim sendo, é no edifício em construção que antes fez-se menção onde são guardados os
documentos dos sectores antes referidos, de forma a obter espaço sem que haja um controle e
periodicidade, inclusive mecanismos bem fundamentados para que se transfira documentos
conforme a literatura arquivística orienta, sendo esta feita a “belo prazer” segundo o dia e a
hora que os dirigentes dos sectores queiram “livrar-se” de alguns documentos, o que origina
as massas documentais até no edifício ora em construção. Em suma, um dos aspectos bastante
enfatizado é a inexistência de espaço para o armazenamento e organização dos documentos
produzidos e/ou recebidos, e também os que foram dados como desprovidos de valor,
esperando desde a primeira avaliação por sua eliminação, o que é um entrave para a
prossecução das actividades na Repartição de Gestão Documental.

A falta de tratamento dos documentos tem suas consequências, sendo uma delas a
constituição de massas documentais acumuladas e, por sua vez a inutilização do arquivo, na
medida em que este já não servirá como caminho para constituição da memória institucional,
facto que para o nosso objecto é notável, olhando-se para estado actual, onde suas
repercussões têm como um dos resultados imediatos a deficiência na recuperação da
informação e espaço físico para o armazenamento de documentos.

A ausência de critérios para a transferência dos documentos, é um dos factores que corrobora
para esta “anarquia” que resulta na transferência de documentos para o arquivo que ainda
encontra-se em construção, o que evidencia uma tentativa de resolução dos problemas vividos
pelos arquivos na instituição em causa.

Afirma Paes (1997), que o estabelecimento de normas na execução das actividades

arquivísticas é essencial para que estes não sofram com solução continuada e mantenham
uniformidade de acção, sendo necessário que se estabeleçam normas básicas do
funcionamento não só do arquivo e todas fases deste, mas também do protocolo, pelo facto de
este serviço lidar ou ser desenvolvido paralelamente com as actividades de arquivo.

3.3 Avaliação de documentos e a comissão de avaliação

No que respeita a avaliação de documentos na ANE, segundo o resultado da nossa colecta,
existe uma comissão de avaliação a nível do Ministério das Obras Públicas Habitação e
Recursos Hídricos, e também a nível local, isto é, na ANE, criada em 2009, sendo composta
por seis (6) elementos, dos quais:

 1(um) Jurista;
 32

 1(um) Documentalista;

 2(dois) Engenheiros de construção civil;

 E 1 (uma) secretária;

A preponderância de uma equipe técnica e multidisciplinar é um facto indiscutível para a

constituição de uma comissão de avaliação, conforme, é apresentado no Manual de
Procedimentos do SNAE (de 12 de Agosto de 2009), pois segundo este, a equipe de técnicos e
multidisciplinares é responsável pela coordenação dos processos de avaliação, selecção,
listagem de documentos, elaboração de proposta de Planos de Classificação e de Tabelas de
Temporalidade de Documentos.

3.3.1 Procedimentos desenvolvidos no âmbito da avaliação de documentos

A actividade de Avaliação na ANE, baseia-se em propostas segundo os prazos indicados pelas
tabelas de temporalidade para actividades meio e fim, posteriormente, os documentos são
submetidos ao Chefe da Repartição de Gestão de Documental dr. Rodrigues Jamine, que por
sua vez passa para a comissão existente, que depois da avaliação intelectual, segundo as
tabelas de temporalidade, são efectivadas ou refutadas as propostas de eliminação dadas após
a classificação e avaliação feitas pelos técnicos, resultando disso uma lista de eliminação que
antes de disposta para o acesso público que circunscreve-se nos funcionários da instituição, é
entregue ao Director geral do Órgão (ANE) que autorizará as proposta feitas pela comissão
sobre a eliminação de documentos e a torna pública.

Olhando para a definição de avaliação segundo Indolfo (2007), identificando-a como um

processo de análise e selecção de documentos, visando estabelecer prazos de guarda e
destinação final dos documentos, e ainda definindo quais documentos serão preservados para
fins administrativos ou de pesquisa e em que momentos poderão ser eliminados ou recolhidos
ao arquivo permanente segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a
administração que os gerou e para a sociedade, nos encontramos numa perspectiva central da
gestão de documentos, e a mais árdua na perspectiva segundo Paes (1997), facto que concede
a obrigatoriedade de uma selectiva e minuciosa escolha dos intervenientes directos neste
processo, situação que não se verifica pelo menos superficialmente no nosso objecto
empírico.
 33

Facto que contribui para a não efectivação da avaliação documental, é a falta de planificação e
um programa claro para que se efectue e/ou efective a mesma, aliada a inexistência de um
programa de gestão de documentos que olhasse para avaliação trazendo aos mínimos detalhes
este aspecto, sendo inclusive a falta deste, principal elemento que interfere de forma clara na
sua materialização, inclusive na determinação do que se deve preservar e o que deve-se
eliminar. Aspecto que se fosse materializado, favoreceria à gestão organizacional, um suporte
que possibilita a estipulação de regras apropriadas à sua realidade para circunscrever
procedimentos e operações eficientes de facilitar a determinação do trânsito dos documentos
entre os arquivos através da aplicação da teoria das três idades.

3.3.2 Periodicidade da avaliação

A avaliação presidida pela comissão de avaliação existente na instituição que acima nos
referimos, no que se refere a sua periodicidade, foi definida dentro de um plano semestral, isto
é, de seis (6) em seis (6) meses, mas a realidade não espelha o planificado ou definido pela
Repartição, pois, esta nem sempre ocorre segundo esta periodicidade, podendo em muitos
anos não acontecer, aspecto que mostra uma inconstância, resultando principalmente no
acúmulo de massas documentais, aliada a questão da falta de máquina trituradora e também
custos avultados propostos pelas empresas que prestam serviços de descarte.

A questão da falta de clareza na definição da periodicidade no que tange a execução da

avaliação, revela uma irregularidade e falta de cumprimento do que se encontra estipulado
seja no Manual de procedimentos do SNAE, bem como no Decreto 36/2007 que cria o
Sistema Nacional de Arquivos do Estado, que é por um lado, a elaboração de um plano de
actividades, por outro, o estabelecimento de períodos regulares para a execução e
implementação da avaliação.

Os dados exibidos, revelam um cenário de autêntica anarquia e desvalorização do arquivo na

perspectiva de conjunto de documentos, pois, a falta de definição de períodos claros para
avaliação, aliada a falta de definição em termos de critérios e normas para gestão de
documentos no geral, corrobora para a estagnação e improdutividade no uso da informação
como recurso estratégico.

Há necessidade de focalizar-se na questão em debate, sem que nisso se perca a essência

administrativa e arquivística, pois afirma Cook (2002) citado por Maklouf e Cavalcante
 34

(2008), que a avaliação deve respeitar princípios essenciais, ser um processo activo,
sistemático e planificado, os documentos são avaliados pelo arquivista, baseando-se em
critérios predefinidos, a avaliação não deve ser confundida com aquisição, a mesma é
subjectiva e o arquivista deve ser capaz de defender sua matéria de determinação dos valores
dos documentos com máxima transparência. Facto que se deve determinar dentro de um
programa claro de gestão documental, permitindo que cada documento cumpra com seu ciclo
vital, evitando-se deste modo o acumulo de massas documentais.

Embora fale-se da execução da avaliação documental, segundo os dados colhidos, esta não
está a ser efectivada por falta de espaço, também pelo facto de se usar os anexos do SNAE
(plano de classificação e tabela de temporalidade) para o tratamento de documentos anteriores
a este, o que segundo o SNAE, não deve acontecer pelo facto dos seus anexos no caso
concreto o plano e a tabela de temporalidade não terem efeitos retroactivos. Mesmo com os
problemas identificados, são elaborados relatórios trimestrais e semestrais, no que tange a
Gestão documental, tendo-se como limitações graves, a falta de pessoal capacitado para
desenvolver actividades no arquivo.

Os elementos acima, constituem um embaraço crítico, pois conforme afirma Paes (1997),
partindo da prerrogativa que o arquivo tem valor inestimável, para a autora uma das vantagens
técnicas que o arquivo deve adoptar é a capacitação dos responsáveis pelo arquivamento e no
geral na gestão da memória institucional. Elemento que a exemplo dos demais, deverá ser
bem detalhado e tratado num programa de gestão de documentos, sem que se ignore a
capacitação do pessoal que executa as actividades pois, para Maklouf & Cavalcante (2008)
apud Couture (2002), além dos demais aspectos, o arquivista é o principal interveniente e
elemento assegurador da ordem e organização dos arquivos.

3.4 Recuperação da Informação

Partindo do princípio que todas as actividades antes tocadas concorrem para a organização da
informação, estabelecendo relação com a existência de um arquivo que tem como fundamento
além de simples arquivamento, a busca e recuperação de informação, olhamos agora para este
fim último da Repartição de Gestão Documental e principalmente do arquivo propriamente
dito, a recuperação informacional.
 35

Na ANE, mesmo com a execução das actividades referentes (e com vista) a organização da
informação no arquivo central, afirma-se que somente 70% da informação é recuperável,
embora existam instrumentos elaborados para facilitar esta questão, como catálogos que se
referem a projectos de estradas e legislação, sendo que neste tipo de documentos o
arquivamento é por assunto aliado ao método geográfico. No entanto, a partir da observação e
dos problemas acima arrolados, mostra-se praticamente impossível que se consiga recuperar a
informação nos níveis atrás mencionados.

A questão da deficiência na recuperação da informação, tem seu fundamento na má execução

de todas actividades anteriores respeitantes a gestão de documentos, o que contraria a
afirmação de Moeers (1951) apud Barth (2010), pois o usuário não consegue converter a sua
necessidade em satisfação, obstruindo as soluções esperadas no arquivo.

A recuperação da informação nesta instituição, não é alcançada na íntegra pelo facto de

alguns documentos inclusive correntes “desaparecerem” antes mesmo de cumprirem com o
fim a que estes foram criados, inclusive antes de formarem processos com início e fim,
causando lentidão principalmente para caso em que seja necessária uma resposta a um dado
assunto.

A perda de documentos, mostra a falta de controlo de circulação e do aspecto que tocamos

anteriormente, que segundo Paes (1997), resume-se na falta de coordenação entre os sectores,
principalmente entre a secretaria-geral e os demais sectores que lidam com a informação.

A recuperação da informação nesta instituição, tem uma das raízes da sua deficiência a
questão da avaliação que não ocorre, criando partilha de documentos sem valor administrativo
e os que já responderam as razões de sua criação. Outra questão, é onde é buscada a
informação necessitada pois, cada sector controla sua documentação e não interage com a
secretaria-geral, muito menos com o arquivo propriamente dito, pois nem toda a informação
tratada tem o mesmo destino, que seria o arquivo central que responderia informacionalmente
por toda instituição como um todo.

Além da organização física da informação, a instituição em questão conta uma base de dados,
I-Doc’s, porém esta ainda não permite a recuperação da informação por estar ainda em uma
fase experimental, aliada a actividade de inserção de dados em curso, enfatizando-se falta de
espaço para a melhor organização da documentação, que mais uma vez é causada pela falta de
avaliação e destruição dos documentos a nível físico que já não tem nenhum valor.
 36

Quanto a base de dados aqui aludida, seu fracasso é eminente, pois a capacitação dos
profissionais para a organização de documentos neste ambiente é essencial, conforme afirma
Brito (2005) citado por Schafer e Lima (2012), os novos desafios que aparecem para o
Arquivista, o convidam a desenvolver conhecimentos comuns com profissionais de outras
áreas, para permitir que este usufrua da facilidade que estas ferramentas proporcionadas pelas
tecnologias ajudem no seu dia-a-dia, sem que o mesmo perca sua essência, e para o caso
vertente, em nenhum momento a gestão electrónica de documentos poderá ganhar vida, sem
que se corrija as irregularidades segundo as formas tradicionais de tratamento da
documentação.

Implicando em primeiro lugar, materializar a gestão, ou seja, o tratamento documental nos

moldes tradicionais, e posteriormente capacitar todos intervenientes neste mesmo tratamento,
a munirem-se de técnicas e métodos que as tecnologias oferecem no ambiente digital, pois
afirmam Schafer e Lima (2012), que há necessidade de gestão de documentos nestes
ambientes digitais, acrescentando que as tecnologias estão afectando sistemas de gestão de
arquivos/documentos e exigindo mais conhecimento no perfil do arquivista, pois para eles o
“clássico” arquivista, responsável por acervos unicamente em suporte físico, preocupado com
a durabilidade do papel, é estimulado a gerenciar informações em ambientes virtuais,
colocando um sentido inovador e imprescindível para a avanço do seu trabalho.

3.5 Programa de Gestão de Documentos

Segundo os nossos entrevistados, existe um “Draft” do que será num futuro provável o
Programa de Gestão de Documentos, sendo que sua elaboração está sendo feita desde o ano
de 2016 e, dentro dos elementos na sua composição apresenta, a tramitação de expediente,
avaliação documental, preservação e conservação, acesso e recuperação da informação,
incluindo os deveres e obrigações dos usuários, questões referentes a recolha, transferência e
formalidades subjacentes a transferência e recolha da documentação.

A construção ou elaboração de um programa de gestão de documentos segundo a visão

trazida no nosso referencial teórico, enfatiza segundo Deserno e Kynaston (2005), um olhar
para o arquivo em todas as perspectivas, seja de actividades, bem como no que tange a
elaboração de instrumentos que ajudem a viabilizar a gestão de documentos, incluindo a
capacitação e provisão de recursos materiais e financeiros que sejam necessários à uma
efectividade dos serviços arquivísticos.
 37

Tendo em conta os elementos constantes no que provavelmente será um programa de gestão

de documentos, percebe-se uma deficiência e falta de elementos essenciais, como a formação
e capacitação de recursos humanos, que conforme sustenta Paes (1997), acaba sendo um
passo primeiro e fundamental.

Dentro do “draft” acima referido, não foi incluída a questão de formação e capacitação,
fundamentado segundo os nossos entrevistados por existir uma política de formação e um
sector com esta competência a nível da ANE. Facto que para a nossa colocação acima, não
impede que esta questão conste no programa de gestão documental, pois segundo a
observação feita, mesmo com a existência deste sector, não se observa mudança, ou em
termos concretos a capacitação neste sector é deficiente e quase não chega a acontecer. Além
deste ponto, não está claro o proceder ou, como organizar o arquivo da ANE e analisar o valor
da documentação em termos do seu conteúdo e ainda como seleccionar a documentação para
a transferência ao arquivo intermediário e/ou eliminação. Afirma Paes (1997), que
teoricamente, lidar com o arquivo é uma tarefa superficialmente fácil, o que desvanece na
prática diante de vários metros lineares de documentos e diversidade de assuntos, surgindo até
a dificuldade na classificação dos mesmos. Tudo isto tem sua origem na falta de um programa
de gestão de documentos, e não só, a ausência de políticas de formação interna a luz do
mesmo programa, o que também revela como cita Jardim (2011), a falta de uma racionalidade
administrativa.

Elementos que também encontram-se em falta são Normas/Regulamentos de funcionamento

do arquivo, como aspectos/instrumentos integrantes de um programa de gestão documental e
que representam uma parte vital de um PGD pois, as normas de funcionamento e/ou
regulamentos definiriam a fisiologia dos serviços de arquivo e formalizariam na mesma
dimensão as relações com os restantes serviços e órgãos, inclusive com os funcionários no
geral, dando postura e dinâmica, além de caminhos para a consecução do que se espera nesta
repartição, quiçá a nível institucional vista a preponderância do arquivo.

A questão acima, tem uma relação intrínseca com a avaliação, visto que questões de
periodicidade, como proceder e questões relacionadas a transferência de documentos para o
arquivo intermediário, seriam aí destacadas e delineadas para permitir que os sectores
interajam de maneira saudável com a Repartição de Gestão Documental, formando uma rede
senão um sistema de gestão e controle integrado da Informação arquivística a nível micro e
macro, institucionalmente. Mais que um programa de gestão documental, os elementos que o
 38

compõem são importantíssimos, pois principalmente no que tange a avaliação, na ausência de

um programa de gestão documental e com todos elementos presentes, instrumentos e normas,
é inevitável o surgimento de metros lineares de massas documentais.

Ignorar a existência, ou seja, a necessidade de concepção e aplicação de um PGD, significa

em outra vertente o não reconhecimento do arquivo, pois este segundo Deserno e Kynaston
(2005), agrega várias vantagens, das quais a possibilidade de identificação de documentos que
detenham valor secundário e consequentemente ordenar a sua transferência aos arquivos
permanentes, uma eliminação ordeira e regular das massas de documentos sem valor
secundário além do administrativo, eficiência e economia nos programas de gestão de
arquivos, facilitando planeamento relativo ao espaço, descrição e preservação de documentos.
Porém, todos os elementos arrolados, só podem realmente ser visíveis com a implementação
do mesmo, permitindo que se dinamize o arquivo e as actividades nelas executadas.

A implantação de um PGD, criará uma dinâmica, controlo e planificação minuciosa de toda e

qualquer actividade que envolva os arquivos, complementado aspectos referenciados no
SNAE, como a periodicidade e regularidade da avaliação inclusive a necessidade de
constituição de uma comissão para o efeito, aspectos referentes a transferência e coordenação
dos órgão aludidos como centrais no âmbito do SNAE, além de um acompanhamento em toda
administração e organização dos arquivos.

A observação e colecta de dados, no que se refere aos programas de gestão de documentos,

mostra a importância que estes tem na concepção de bons Arquivos, englobando elementos ao
mínimo detalhe correspondentes a produção, utilização e avaliação e destinação dos
documentos, sem que se perca nenhum elemento, facto que não acontece na ANE, aspecto
que tem suas raízes assentes numa falta de organização e definição critérios para o
funcionamento do arquivo e a repartição como um todo.
 39

4. Considerações finais e recomendações

O presente trabalho teve como ponto central, a necessidade de criação e implementação de um
programa de gestão de documentos na Administração Nacional de Estradas, perspectivando a
viabilização da avaliação para permitir que o cumprimento dos pressupostos e objectivos que
tem como recurso a informação arquivística principalmente, possam ser alcançados.

Da análise feita, alicerçada no referencial teórico previamente concebido, entrevistas e

observação directa feita na instituição, particularmente, na Repartição de Gestão documental,
foi possível constatar o grau de execução da gestão documental e a implementação da
avaliação, como uma das fases da gestão documental, o que ilustrou grande deficiência na
efectivação da gestão por não ser um processo contínuo e integrado, o que resulta na
existência de massas documentais acumuladas.

Constatou-se uma grande falta de coordenação no que tange às actividades a nível da

repartição supramencionada, o que causa em primeira instância a falta de padronização destas,
inexistência da estrutura básica dos arquivos, partindo das instalações físicas adequadas,
profissionais da área formados e recursos materiais, facto que afecta o funcionamento pleno
do arquivo.

Olhando para as actividades desenvolvidas, foi possível notar a inexistência de um plano de

actividades ao nível da repartição responsável pelos arquivos, o que cria na instituição a falta
de orientação e objectivos claros no que tange a organização da informação arquivística,
abrindo portas para que se estabeleça um “caos” no arquivo e impedindo que este cumpra com
o seu fim último, o acesso a informação.

A materialização da gestão documental ainda na concepção dos documentos, aplicação de

critérios de descentralização assentes em orientações técnico-metodológicas é necessária para
que haja um seguimento, coesão e aplicação dos procedimentos arquivísticos em todo ciclo
vital dos documentos, garantindo que o tratamento e controle tenham bases bem
fundamentadas, aspecto que deveria ter seu início na secretaria-geral onde seria o único local
de entrada e expedição de documentos.

A execução de actividades arquivísticas não é possível sem que haja comprometimento e

capacitação dos recursos humanos que garantam o tratamento documental, definição e
atribuição de valores aos documentos consoante o uso na instituição, facto que é intermediado
pelas comissões de avaliação, mas ainda que estas existam, sem que se estipule a
 40

periodicidade, se consciencialize sobre a sua necessidade e importância, em nenhum momento

esta será operacional e muito menos poderão se verificar seus resultados. Não se pode
descorar dos instrumentos operacionalizadores, regulamentos, normas/directrizes, e todas
componentes que possam concorrer para a garantia de uma boa e completa execução da
gestão documental.

Olhando para o arquivo e para a gestão de documentos dentro da nossa análise, pôde-se
constatar que, ainda que uma e outra questão seja seguida, a ausência de um programa de
gestão de documentos para materializar a gestão de documental e principalmente a avaliação é
um factor que colabora para o estado crítico em que se encontra o arquivo da Administração
Nacional de Estradas, pois o mesmo seria o guia, pelos constituintes ou elementos que traria,
olhando para o arquivo na perspectiva integrada e ainda mais de forma minuciosa, cabendo
neste, questões como a estrutura básica dos arquivos, capacitação e formação do pessoal que
intervém directa ou indirectamente no tratamento, organização e arquivamento de
documentos.

E ainda segundo o aludido acima, os programas de gestão documental, dariam uma visão
ampla do arquivo, ajudando no controle, circulação, produção e expedição de documentos,
planificação e mais elementos que se julguem pertinentes de forma a melhorarem as
actividades do arquivo. Sendo o arquivamento uma actividade importante, a mesma não seria
ignorada dentro do programa de gestão documental, o que traria lógica e bases na sua
adopção, multiplicando-se as chances de se recuperar eficiente eficazmente a informação que
seja necessária, aspecto que não acontece nesta instituição.

A existência de um programa de gestão documental no contexto institucional que possa

garantir a materialização da gestão de documentos, principalmente da avaliação dentro deste é
essencial, pois pelos elementos e especificações aos mínimos detalhes de que este deve ser
composto, permitiria que questões como comissão de avaliação, periodicidade da mesma,
materialização do ciclo de vital, efectivação do tratamento, conservação e arquivamento de
documentos fosse alcançado dentro dos padrões que se presem como arquivísticos.

Tendo sido constatadas incongruências no que tange a gestão de documentos na ANE,

recomenda-se:

- Que elabore-se um programa de gestão documental, instrumento que vai ajudar a

materializar a gestão de documentos e principalmente, viabilizar a avaliação que irá se
 41

repercutir na recuperação de informação, extinção das massas documentais acumuladas e

fluxo documental coeso e completo.

-A concepção de um plano de actividades comum, que vai permitir delinear objectivos

centrais e únicos para o sector dos arquivos da ANE.

-Escolha de um critério de descentralização, que ajude no controle e circulação dos

documentos, a partir da sua produção até sua destinação final.

-Adopção de medidas de conservação e preservação de documentos, aspecto que começa nas

instalações físicas adequadas, ou seja, com condições apropriadas para a guarda da
documentação.

- Elaboração de directrizes, normas de funcionamento do arquivo, regulamentos, e todos

aspectos que se julguem pertinentes para a comodidade, execução e funcionamento do
arquivo propriamente dito, a repartição responsável pelo mesmo e a instituição no geral.

Com os pontos recomendados acima, uma nova fase em termos de organização e

funcionamento do arquivo pode ser vislumbrada, permitindo-se que o empirismo instalado
abra portas para a ciência, com a adopção de procedimentos e operações técnicas
fundamentadas nos preceitos arquivísticos e comprometimento na organização do arquivo.
 42

5. Referências Bibliográficas
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