Introdução

Neste e-book falaremos sobre o poder de um software integrado de gestão

empresarial (ERP) para automatizar os processos corporativos e, assim,
melhorar os resultados da sua empresa.

Você verá nos capítulos a seguir o que esperar de um ERP, os benefícios e os

resultados que podem ser alcançados nas áreas produtivas, bem como na
gestão de pessoas, de finanças e de controladoria do seu negócio. Também
discorreremos, em dois capítulos, sobre como segmentos como o Varejo e
empresas de Serviços podem potencializar seus resultados com o ERP.

Tenha em mente que este e-book tem por objetivo desmistificar a imagem de
que os ERPs só podem ser usados por empresas grandes, pois a tecnologia,
cada vez mais, se faz necessária em negócios de todos os portes e dos mais
distintos ramos de atuação.

Boa leitura!
 O que é e o que
esperar de um ERP
ERP é o acrônimo para Enterprise Resource Planning. Em termos gerais, ERP
refere-se à automação e integração do core business de uma empresa para
ajudá-la a concentrar-se na eficácia de seu plano de negócios, de uma forma
automatizada e simplificada. Trata-se de um software robusto, que automatiza
todos os processos do dia a dia corporativo, visando redução de custos e
melhor aproveitamento do tempo.

A integração dos processos de negócio, como tomada de pedidos dos clientes,

operações de programação e manutenção de registros de inventário e dados
financeiros, planejamento e controle de produção e gestão da força de
trabalho, é o maior benefício de um ERP. Isso significa que todas as atividades
se tornam interligadas, assim, quando um profissional de suprimentos efetua
uma compra, por exemplo, as áreas ligadas a esta aquisição são
automaticamente acionadas para, num fluxo ordenado de tarefas, autorizar os
pagamentos (financeiro), atualizar os estoques e mostrar ao chão de fábrica a
disponibilidade do produto.

Portanto, sistemas ERP podem dirigir grandes melhorias na eficácia de

qualquer organização por:

• auxiliar na definição dos processos de negócios e assegurar que eles sejam

cumpridos;
• proteger os dados críticos do negócio através de papéis bem definidos entre
os usuários (controle de acesso aos módulos/segurança da informação);
• ajudar a programar a carga de trabalho com base no planejamento
empresarial e nos planejamentos de cada departamento, evitando
retrabalhos e reduzindo erros;
• dar aos gestores uma visão panorâmica da operação, dando subsídios para
tomadas de decisões mais estratégicas;
• auxiliar na mensuração de resultados com relatórios gerenciais;

Em outras palavras: espere de um ERP uma solução tecnológica para

armazenar, ordenar e integrar informações do seu negócio de uma maneira
lógica, padronizando os processos e tornando o planejamento e a execução
de produção, vendas, faturamento, controladoria etc., mais simples e
eficiente.
 As vantagens e
melhorias de
resultados com ERP
para indústria
Um ERP resolve uma série de desafios e proporciona benefícios inestimáveis
para os fabricantes que buscam reduzir custos, gerenciar o crescimento,
simplificar processos e ganhar vantagem competitiva. Ele integra a área de
manufatura (estoques, PCP, produção, engenharia de produção, faturamento,
distribuição etc.) aos demais departamentos de modo que cada função se
baseie em um único banco de dados.

Aqui estão as principais vantagens que um ERP oferece para a indústria:

Rapidez e eficiência nos processos

Como os fabricantes crescem, suas operações tornam-se cada vez mais
complexas. O ERP automatiza toda a operação, fornecendo informações
precisas e em tempo real. Com ele, é possível aumentar produtividade,
ajudando os usuários a organizar sua rotina de trabalho e evitando a
duplicação dos dados.

Em outras palavras, é possível criar cronogramas detalhados de produção

utilizando dados em tempo real em poucos cliques - o que não é um trabalho
muito fácil utilizando planilhas de Excel ou vários sistemas independentes.

Flexibilidade
Um bom ERP é uma solução robusta, flexível e configurável. Significa que
pode ser adaptado em torno das necessidades únicas do negócio, pois ele
tem a capacidade de se adaptar às demandas em constante mudança de uma
indústria que está produzindo mais e vendendo mais.

Redução de custos
Como uma fonte de informações precisas e em tempo real, o ERP permite que
os fabricantes gerenciem de forma proativa, evitando interrupções e atrasos e
ajudando a fazer previsões de produção. Ele auxilia no processo de
planejamento de produção, fazendo com que todos os dados da manufatura
sejam controlados e mensuráveis. É possível, com isso, reduzir os
desperdícios de materiais, bem como tornar as atividades de cada operário
mais rentáveis e assertivas.

Outro ponto interessante é a redução de custos de estoque e da gestão de

custo dos recursos investidos, além de oferecer aos gestores informações
para tomadas de decisões rápidas em relação às mudanças do mercado.
Melhoria na gestão da equipe
Com o ERP, os gestores conseguem criar uma rotina no chão de fábrica,
dispensando os custos da administração tradicional que envolvem controles
manuais dos processos e ordens de produção e de serviços. É possível
parametrizar escalas, controlar horas trabalhadas e equilibrar a força de
trabalho de uma forma automatizada.
 As vantagens e
melhorias de
resultados com ERP
para empresas do
varejo
De acordo com o Instituto de Desenvolvimento do Varejo (IDV), os últimos 10
anos são considerados a era de ouro do varejo no Brasil. Para Flávio Rocha,
presidente da instituição, “As empresas do setor não pararam de melhorar o
desempenho e de estimular o desenvolvimento de novas tecnologias”.

E nesta tendência, a gestão integrada dos processos também está ganhando

força. É neste sentido que o ERP assume uma importância significativa,
promovendo a profissionalização do segmento aos lojistas e a toda a cadeia
de suprimentos (fabricantes, distribuidores, transportadoras etc.)

Uma solução de ERP completa contempla controle de PDV, suprimentos,

controle de materiais, atendimento, armazenamento/estoques, expedição,
transporte, faturamento e distribuição, financeiro, contratos, contabilidade,
patrimônio, gestão fiscal, marketing, dentre outros.

A seguir, veja as vantagens que um bom ERP oferece aos empresários

varejistas:

• Demonstrativos de resultados completos e visualização em tempo real de

todas as movimentações realizadas nas lojas;
• Total controle das lojas e filiais, inclusive com mobilidade por meio de
smartphones e tablets;
• Aumento da lucratividade com um melhor controle dos estoques, melhorias
no giro de mercadorias e eliminação de perdas e avarias;
• Melhores negociações de preços com um processo de compras preciso e
ágil, garantindo redução de custos e consequente competitividade no
mercado;
• Criação e gerenciamento com facilidade de campanhas de fidelidade,
promoções e atendimento diferenciado aos clientes;
• Otimização de processos e eliminação da redundância de atividades;
• Atendimento de todas as obrigatoriedades fiscais e legais do segmento:
SPED, eSocial, PDV, ECF, NFC-e, NF-e, TEF, entre outras.
 As vantagens e
melhorias de
resultados com ERP
para empresas de
serviços
Em 2014, apesar da estagnação da economia, o segmento de Serviços
acumulou crescimento de 6%, de acordo com o Instituto Brasileiro de
Geografia e Estatística (IBGE). E um setor em expansão precisa de tecnologia
para apoiar seu crescimento.

Uma solução de ERP oferece alguns benefícios também para as empresas

prestadoras de serviços, oferecendo eficiência operacional e informações
gerenciais mais consistentes e precisas, gerando melhores resultados.

Com ele é possível fazer a apuração de custos e receitas por meio de

parametrizações no módulo contábil, utilizando o conceito de EOFs
(Estruturas Organo Funcionais), o que gera visões em nível de centro de custo,
tipo de serviço, entre outros parâmetros.

Veja os benefícios do ERP para as prestadoras de serviços:

• Gestão do lucro de cada serviço realizado, considerando todas as despesas

e recursos como mão de obra e materiais utilizados;
• Gerenciamento de contratos com segurança;
• Controle de custos de mão de obra por serviço/cliente com precisão;
• Gerenciamento de ordens de serviços;
• Automatização de processos;
• Redução de custos e uniformização das informações;
• Geração de relatórios gerenciais personalizados;
• Integração de todas as áreas da empresa;
• Melhorias na produtividade.
 O ERP nos
departamentos das
empresas
A seguir, veja como o ERP pode melhorar os resultados da sua empresa em
cada departamento:

Recursos Humanos
Para o RH, o ERP oferece a otimização dos processos de folha de pagamento e
também a gestão estratégica de pessoas. O sistema integra todos os
processos fundamentais da área, permitindo uma gestão mais eficiente de
benefícios, fichas de registros, quadro funcional, cargos e salários, ponto
eletrônico, refeitório, avaliações de desempenho, recrutamento e seleção,
segurança do trabalho, dentre outros.

Também as exigências legais, como o e-Social, programa do governo federal

para unificar, integrar e padronizar o envio de informações pelo empregador
em relação aos seus empregados, são atendidas por um bom ERP, inclusive
com integração com os sistemas governamentais.

Finanças
No financeiro, o ERP padroniza todos os processos referentes a contas a pagar
e receber, débito direto automatizado (integração bancária), tesouraria e
controles fiscais, permitindo a geração de relatórios gerenciais padronizados.

Gestão Fiscal
A complexidade da legislação brasileira exige que as empresas estejam
preparadas para lidar com exigências como o SPED (Sistema Público de
Escrituração Digital). Um bom ERP proporciona conciliações de informações,
atendendo as exigências das obrigações acessórias do SPED: ECD, EFD,
EFD-Contribuições, FCONT e ECF.

O sistema armazena todas as informações, valida e verifica a integridade dos

dados, gera arquivos para fins fiscais (SPED Contábil, FCONT, ECF, EFD, NFC-e,
NF-e etc.).

Suprimentos
Na cadeia de suprimentos, o ERP automatiza e integra o processo de compra
desde a requisição até a geração do pedido para os fornecedores. Permite o
controle de todas as etapas do processo através de relatórios, consultas,
autorizações e aprovações online.
Vendas
Um controle estratégico do departamento comercial é essencial. Com o ERP, é
possível controlar pedidos, faturamento, notas fiscais (incluindo eletrônicas),
gerir o ponto de venda (PDV), fazer a transferência eletrônica de fundos, e
demais documentos eletrônicos. Também é possível estimular as vendas com
uma gestão estratégica de metas e comissões. Tudo isso integrando com os
demais departamentos, como marketing e finanças promovendo um
backoffice mais efetivo e focado no melhor atendimento aos clientes.

Chão de fábrica
O sistema automatiza e gerencia os processos de produção da área industrial,
apoia a engenharia de processos por meio do cadastro de novos produtos,
arquivamento de imagens e definição de características, controla estoques e
executa o acompanhamento e o controle da produção, reduzindo custos e
melhorando a produtividade.

Contratos
A gestão dos contratos com clientes e fornecedores, envolvendo contratos de
compras, vendas, aluguéis, manutenções, serviços e todos os documentos
relacionados, se torna bem mais fácil com o ERP.

O sistema controla vigências, reajustes e eventos com ação proativa,

informando o gestor do contrato por e-mail sobre todas as pendências e
ocorrências. Além disso, permite criar novo aditivo, mantendo as informações
do aditivo anterior, renovação de um contrato ou lote de contrato e gera
parcelas dos valores para posterior envio de dados para o financeiro de
acordo com as regras do contrato.

Também é possível armazenar as imagens dos contratos e dos documentos

vinculados eliminando o manuseio do original e proporcionando
transparência e visibilidade nas negociações.

O acompanhamento do histórico dos eventos torna o trabalho mais

estratégico e efetivo, garantindo que todas as cláusulas pactuadas sejam
devidamente respeitadas, proporcionando redução dos passivos, riscos e
custos.
Patrimônio
O ERP faz a gestão de informações contábeis e fiscais e efetua o controle
físico de todos os bens patrimoniais (ativo imobilizado). Com poucos cliques
é possível fazer o controle físico e fiscal, a movimentação dos bens e a gestão
com relatórios gerenciais sempre atualizados.

Contabilidade
Os controles societários e fiscais, orçamentários e gerenciais facilitam a
gestão contábil acompanhando as atualizações conforme as mudanças legais
exigidas pelo governo.
 O gestor e o ERP:
controle e gestão
através dos relatórios
A visão panorâmica do negócio é um dos principais benefícios que o ERP
oferece aos gestores. Com a integração proporcionada pelo sistema, é
possível gerar relatórios personalizados que vão direto ao ponto. Assim,
sempre que precisar de informações sobre o andamento da operação, basta
buscar os dados e fazer a análise estratégica para tomar as melhores decisões.

Sem o ERP, um gestor comercial, por exemplo, precisaria consolidar várias

planilhas referentes à entrada de pedidos, margens de lucro etc. para verificar
se o departamento está atingindo as metas estipuladas no planejamento.
Com o sistema, é possível corrigir a rota antes de chegar na data limite,
podendo estimular as vendas com promoções, ofertas especiais etc. Da
mesma forma, é possível avaliar o desempenho dos profissionais conforme a
entrada dos dados no sistema e evitar duplicação de informações e erros.

Um bom ERP disponibiliza indicadores de desempenho para que sejam

desenvolvidas consultas, relatórios e dashboards para apresentações de
resultados para a direção da empresa, acionistas e investidores. As análises
sobre os dados condensados podem ser feitas com muita rapidez, facilidade
e riqueza visual, de forma imediata ou agendada.

Dessa forma, o ERP também contribui para a excelência do trabalho gerencial,

tornando os líderes de departamentos e controllers mais eficientes. Eles
podem se dedicar à gestão estratégica, deixando a parte tática por conta da
tecnologia.
Conclusão
Existem diferentes tipos de marcas de software ERP disponíveis no mercado,
mas as empresas devem escolher o sistema de ERP certo para atender às suas
necessidades. Por isso, é importante conhecer as necessidades do negócio e
avaliar um fornecedor que as atenda, que tenha tecnologia suficiente para
adaptar as funcionalidades ao dia a dia do negócio.

E um bom fornecedor é aquele que trabalha em conjunto com o

departamento de TI da empresa contratante, ajudando a levantar requisitos,
entender as demandas e fornecer soluções para os gargalos do negócio. Ele
precisa ter experiência no mercado de atuação da empresa, pois este
background fará com que a organização melhore a maneira de gerir sua
operação - ao mesmo tempo é preciso que a empresa contratante esteja
aberta para fazer diferente, esteja preparada para a mudança e a evolução
tecnológica.

Como vimos, a maior vantagem de um sistema ERP é a capacidade de

padronizar os processos e dar à empresa a real dimensão de sua operação em
tempo real, com usabilidade e simplicidade aos usuários.

Um sistema ERP fornece a espinha dorsal da operação de uma maneira sólida,

o que ajuda a melhorar o volume de produção, o cumprimento dos
compromissos com o mercado e a administração estratégica de todas as
atividades, permitindo que a empresa avance e não perca oportunidades.
Sobre a SISPRO |
sispro.com.br
A SISPRO é uma desenvolvedora de software de ERP para os segmentos de
Varejo, Indústria e Serviços. Plenamente comprometida com o sucesso dos
seus clientes, a SISPRO desenvolve soluções que facilitam a gestão das
empresas de todo o país e acompanham as suas fases de crescimento,
atendendo diferentes portes e níveis de necessidade.

A solução de ERP da SISPRO incorpora as mais avançadas tecnologias e

práticas de processos gerenciais e disponibilidade em Cloud Computing,
garantindo mais produtividade e rentabilidade aos negócios. Atenta às
mudanças do mercado e da legislação, age proativamente ajudando as
empresas a obterem mais vantagens competitivas.

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