4 TRUQUES

PARA AUMENTAR SUA PRODUTIVIDADE COM O EXCEL

SUMÁRIO

>> Introdução ...................................................................................................................................................... 4

>> Office Excel e suas principais funcionalidades .....................................................................................7
>> 4 truques ..........................................................................................................................................................9
Gráficos .......................................................................................................................................................... 10
Tabelas Dinâmicas ..................................................................................................................................... 12
Atalhos ............................................................................................................................................................ 15
Funções .......................................................................................................................................................... 20
>> Conclusão ..................................................................................................................................................... 23
>> Sobre a Impacta Certificação e Treinamento ................................................................................... 25

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INTRODUÇÃO
Introdução

INTRODUÇÃO

Conciliar todas as tarefas e obrigações do

dia a dia não é fácil — e não estamos falando
apenas no aspecto profissional. Para que a
sua rotina no trabalho e em sua vida pessoal
seja cumprida de forma satisfatória e, mais
importante, sem te desgastar, é importante
pensar em como manter sua produtividade
alta por mais tempo. Criar maneiras de se
organizar e simplificar os processos que faz
com frequência pode ser fundamental para
que você atinja mais objetivos em menos
tempo — e possa também dedicar-se aos
seus hobbies e manter espaços livres em sua
agenda, dois pontos fundamentais para que
você continue bem-disposto e motivado
para retomar o trabalho.

4
INTRODUÇÃO

Uma das primeiras coisas que você deve fazer para iniciar sua estratégia é fazer uma lista com todas as
suas obrigações, classificando-as posteriormente de acordo com a importância e urgência de entrega.
Assim, você evita qualquer esquecimento e pode focar em cada item de uma vez. Tentar fazer tudo ao
mesmo tempo pode ser a principal motivação para que você disperse e acabe não concluindo nada do
que começou. Depois, você pode criar uma agenda, não só para anotar os principais compromissos,
mas também para reservar tempo para cada uma das tarefas que precisará entregar. Coloque limites
para o trabalho: ficar horas mergulhado em uma só atividade pode fazer com que sua criatividade fique
reduzida com o cansaço excessivo. Elabore um cronograma para aproveitar melhor os dias que têm
disponíveis, mesclando as atividades necessárias.

Por fim, use a tecnologia a seu favor. Existem diversos sites e aplicativos que podem te ajudar a otimizar a
rotina, seja programando suas atividades, seja funcionando como uma base de dados. E não se esqueça
também de uma das mais versáteis ferramentas: o Office Excel. Seu uso muitas vezes é subestimado
e atrelado apenas aos relatórios de trabalho. Aqui, você vai entender como aproveitar o melhor que o
programa tem a oferecer, e como melhorar a sua produtividade com ele.

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OFFICE EXCEL E SUAS PRINCIPAIS
FUNCIONALIDADES
Office Excel e suas principais funcionalidades

OFFICE EXCEL E SUAS PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

A grande vantagem do Office Excel é sua capacidade

de organização de dados, possibilitando comparações,
buscas e variações de cenário. Você não cria apenas
uma planilha, mas um documento que poderá te
ajudar na tomada de decisão. Quer um exemplo? Você
deve controlar o seu orçamento pessoal mensalmente,
de acordo com as variáveis fixas que o impactam
— salário, bônus, contas da casa, despesas com
entretenimento, alimentação, etc.

Isso parece simples, mas e se você está pensando em

mudar de casa ou de emprego, precisa entender como
isso afetaria os seus gastos mensais, não é verdade?
Pois você pode montar um arquivo no qual faça
diversos testes de acordo com as suas possibilidades, e
o Office Excel mostra as diferenças que cada uma delas
traria de resultado. Isso é possível graças às fórmulas

7
OFFICE EXCEL E SUAS PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

condicionais, como a SE. Outra situação comum é o planejamento de um projeto, seja pessoal ou
profissional. Com a formatação condicional, é possível visualizar de forma simples o status de cada
etapa, bem como os riscos de atraso que você está correndo e seus impactos no andamento geral
do projeto. Se esse planejamento é compartilhado, o Excel permite ainda que cada atividade seja
vinculada ao seu responsável, permitindo uma visão individual de cada integrante da equipe.

Para quem trabalha com mailing, por sua vez, cadastrar todos os contatos em uma planilha é
fundamental para acessá-los de forma mais inteligente — e fazer buscas por tipo de contato, gênero,
preferências de compra, idade, última ligação feita, etc. Ao sincronizar essa base com outras ferramentas
do Office, como o Word, é possível ainda fazer disparos de mala direta de forma automatizada.

São vários os exemplos de situações para as quais o Excel pode contribuir. Para que você identifique
aquela que mais pode te ajudar, listamos a seguir as principais funcionalidades.

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4 truques

4 TRUQUES
Gráficos

1 GRÁFICOS

Os gráficos são essenciais para que você visualize os seus

dados de forma mais intuitiva e, principalmente, para
mostrá-los de forma resumida a quem precisa entender
essas informações rapidamente, como um cliente, um gestor
de sua empresa ou até o leitor de seu artigo. São grandes
aliados para ilustrar relatórios de acompanhamento,
análises de mercado e reportagens ou pesquisas, que
costumam trazer grande quantidade de informações.
Exibí-las em forma de gráfico contribui para o entendimento
rápido do seu interlocutor, deixando a sua análise mais
produtiva. Um gráfico de pizza, por exemplo, é eficiente ao
trazer as relações entre cada uma das partes que compõe
o seu todo — como é composto o público de um evento,
por exemplo. Já os de barras trazem uma visão fácil da
evolução das vendas de determinado produto, enquanto
as linhas podem comparar essas informações com as dos
principais concorrentes.

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1 GRÁFICOS

Para escolher o formato de gráfico que pretende usar, basta

abrir a tabela com a qual está trabalhando e ir à guia Inserir
do Excel, que já exibirá as opções disponíveis. Será criada uma
moldura em sua página. Clique nela com o botão direito e
escolha a opção “Selecionar dados”. Selecione da tabela o
que você deseja utilizar. Caso queira que os títulos das linhas
e das colunas sejam exibidos, não se esqueça de selecioná-
los também. Assim que o gráfico for criado, será exibida a sua
barra de ferramentas, que trará as opções de customização.
Nela, você poderá mudar o formato das legendas, as cores
e tamanhos exibidos, apagar dados ou ainda escolher
como serão interpretadas as células ocultas ou vazias da
sua tabela — se elas aparecerão no seu gráfico como zero
ou para conectar as informações, por exemplo. Nessa barra
você também encontrará a opção de salvar o trabalho
como modelo, ideal para quem precisa gerar relatórios com
determinada periodicidade.

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Tabelas Dinâmicas

2 TABELAS DINÂMICAS

As tabelas dinâmicas também facilitam a

compreensão visual dos dados que você quer
exibir, mas de forma um pouco mais complexa.
Elas partem sempre de uma tabela inicial, como
uma base de dados, com grande quantidade de
informações, e fazem reconfigurações do conteúdo a
partir de agrupamentos de linhas e colunas. Imagine
um arquivo com todas as vendas de um comércio,
por exemplo. Ao criar uma tabela dinâmica com
base nesses dados, é possível gerar relatórios de
acordo com a ordenação desejada, como número
de vendas por filial, total arrecadado por vendedor,
tipo de produto mais vendido, produto com maior
quantidade em estoque, entre outros. E o melhor é
que você pode alternar esses dados para gerar novas
visualizações, quantas vezes e quando quiser, sem
perder nenhuma informação original.

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 2 TABELAS DINÂMICAS

Quer saber como aplicar essa facilidade na prática? Selecione a tabela com a qual deseja trabalhar e vá
até a guia Inserir > Tabela Dinâmica. Será aberta uma nova janela, na qual você poderá escolher utilizar
dados externos e onde será criada a sua planilha dinâmica. Ao selecionar Ok, você já poderá começar a
trabalhar, utilizando o menu criado à direita para mover as informações conforme a sua necessidade. Ao
escolher os campos para adicionar ao relatório, você escolhe as colunas ou linhas que deseja comparar.
Se voltarmos ao nosso exemplo inicial, seria possível selecionar as opções produto e quantidade de
vendas, ou produto, mês e valor total arrecadado. A forma como os dados serão relacionados pode ser
alterada nas opções de Rótulos de Linha e Rótulos de Coluna.

Uma das grandes facilidades das tabelas dinâmicas está nos Filtros de Valores, opção de menu que
aparece quando você clica em Rótulos de Linha. Nela, você pode escolher exibir apenas números maiores
ou menores que determinado parâmetro ou ainda os 10 primeiros da relação, eliminando valores que não
impactam o seu balanço. Outro aspecto a ser considerado são as configurações do Campo de Valor. Por
padrão, o Office Excel calcula a soma dos dados apresentados, mas, ao clicar com o botão direito sobre a
célula que deseja, você pode alterar essa fórmula para que exiba a média, número máximo ou número
mínimo, por exemplo.

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2 TABELAS DINÂMICAS

Vamos dar outro exemplo: se você trabalha

em uma instituição de ensino e tem uma
planilha de controle do desempenho
de cada um dos alunos, por série, turno,
idade e disciplina, imagine só quantas
combinações de relatórios você pode fazer!
O Office Excel sempre trará sugestões
prontas quando inserir a Tabela Dinâmica,
mas lembre-se de que você pode sempre
configurá-las da forma mais adequada.
As opções de formatação de células que
você usa diariamente, como ordenação dos
dados, formatação dos números e formas
de exibição também são aplicadas na tabela
dinâmica. Teste as melhores combinações e
tenha em mãos relatórios customizados
de forma segura e ágil!

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Atalhos

3 ATALHOS

Se você passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva
com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Você
com certeza precisará de alguns da lista abaixo:

minimiza a pasta de trabalho atual Insere a data atual. Insere a hora atual

Exibe a opção de inserir células Exibe a opção de excluir células Exibe fórmula da célula ao invés do
valor. O inverso também é válido.

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 3 ATALHOS

Se você passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva
com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Você
com certeza precisará de alguns da lista abaixo:

Esconde a coluna selecionada Abre a guia de formatação de Aplica ou remove o negrito da

células, com a opção número célula selecionada.
selecionada.

Aplica ou remove o itálico na Aplica ou remove o sublinhado Esconde a linha selecionada.

célula selecionada. da célula selecionada.

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 3 ATALHOS

Se você passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva
com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Você
com certeza precisará de alguns da lista abaixo:

Replica o conteúdo da célula da Replica o conteúdo da célula à Insere hyperlink

linha superior à selecionada esquerda da selecionada

Seleciona a coluna na qual a Faz a verificação ortográfica do Insere um gráfico com a atual
célula ativa se encontra documento seleção das células

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 3 ATALHOS

Se você passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva
com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Você
com certeza precisará de alguns da lista abaixo:

Abre a guia de colar especial, que Reexibe a coluna selecionada. Reexibe a linha selecionada
apresenta opções de formatação
dos dados já copiados ou cortados

Seleciona todas as células que Abre a guia de formatação de Seleciona todas as células com
estão ao redor da ativa células, já com o tipo de fonte comentários
selecionado.

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 3 ATALHOS

Se você passa boa parte do seu dia trabalhando no Office Excel, pode deixar sua rotina mais produtiva
com um pequeno detalhe: o uso de atalhos no teclado para acionar os comandos mais utilizados. Você
com certeza precisará de alguns da lista abaixo:

Insere comentário na célula ativa. Seleciona a linha na qual a célula Insere uma nova aba na planilha.
ativa se encontra

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Funções

4 FUNÇÕES

O Office Excel não é só uma excelente opção para

armazenar e exibir os seus dados, mas também para
manipulá-los de diversas formas. Você certamente
conhece as funções de soma e subtração, mas há
muitas além delas que podem facilitar o seu trabalho.
Conheça algumas:

HOJE(): Insere a data atual, na formatação

padrão do Office Excel.

DIA.SEMANA (): Insere o dia da semana que

corresponde à data selecionada.

DIAS360 (): Calcula o número de dias entre

duas datas selecionadas.

CONTAR (): Conta as células com valores

numéricos do intervalo selecionado.

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4 FUNÇÕES
CONTAR.VAZIO (): Conta as células vazias
no intervalo selecionado.
CONTAR.SE (): Conta as células que
obedecem a determinado critério no
intervalo selecionado.
SE (): Executa uma de duas ações possíveis
de acordo com os critérios estipulados,
por exemplo, inserir 1 se o número anterior
é maior que 50 e 0 caso seja menor.
MÉDIA (): Calcula a média do intervalo
selecionado.
SOMASE (): Soma apenas as células que
obedecem a determinado critério.
ARRED.PARA.CIMA (): Exibe o número
arredondado para cima.
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ARRED.PARA.BAIXO(): Exibe o número
arredondado para baixo.
SOMARPRODUTO (): Multiplica dois
intervalos de números e faz a soma desses
dois totais.
MAXIMO (): Mostra o maior valor do
intervalo selecionado.
MINIMO (): Mostra o menor valor do
intervalo selecionado.
PROCV (): Procura valores em outra
tabela ou coluna e retorna os dados
desejados presentes no intervalo
selecionado.
CONCLUSÃO
Conclusão

CONCLUSÃO

Lidar com as informações que dispomos de

forma estratégica é essencial para mantermos
a produtividade, mas também demanda energia
e horas de nosso dia. Por isso, investir no
aprendizado sobre uma ferramenta que facilitará
essa análise e uma consequente tomada de
decisão pode mudar definitivamente a forma
como usamos o nosso tempo.

Seja no trabalho ou nas atividades pessoais,

o Office Excel contribui para que possamos
gerenciar melhor os dados que temos à mão,
nos dando maior propriedade sobre eles e
conhecimento sobre as possibilidades oferecidas.
Se a princípio lidar com diversas planilhas pode
parecer trabalhoso, uma vez que a lógica da
ferramenta é entendida pode ser replicada à

23
CONCLUSÃO

qualquer situação. Se você está fazendo uma obra na casa, por exemplo, pode fazer um documento com
todos os gastos previstos e já desembolsados, as fases do projeto com suas respectivas datas de entrega,
os materiais que precisará comprar, entre outros. Insira uma tabela dinâmica a partir daí e tenha muito
menos trabalho para gerenciar o seu orçamento e fornecedores! Fazer relatórios sobre os resultados
no trabalho, analisando pontos fortes e fracos também mostrará aos gestores de sua empresa que você
tem conhecimento profundo do negócio, permitindo maior intervenção nos processos e direcionamentos
estabelecidos, independentemente do negócio em que você atua.

A essa altura, você também já começou a imaginar como colocar na prática as facilidades do Office Excel
em seu dia a dia. Aproveite para começar o ano ainda mais produtivo!

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Sobre a Impacta Certificação e Treinamento

A Impacta Certificação e Treinamento é um dos pilares do

Grupo Educacional Impacta Tecnologia, fornecendo mais
de 300 treinamentos e 40 certificações, próprias e oficiais,
nas áreas de TI, Gestão, Design e Marketing Digital. Os
treinamentos são ministrados por profissionais altamente
qualificados e com ampla vivência de mercado.
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