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Organização do Trabalho

Apresentação
O trabalho da secretária (o) é constituído por períodos intercalados de grande
azáfama e de serenidade.
Uma vez que é bastante diversificado está sujeito a diversos tipos de interrupções
(telefonemas, receção de visitantes, reuniões entre outras), pelo que é
extremamente importante que exista uma planificação de todas as tarefas a
desempenhar, por forma a rentabilizar o tempo e a permitir a concretização de
todos os trabalhos, quer sejam de rotina, quer os que surgem no dia a dia.

Objetivos de Aprendizagem
 Conhecer métodos de gestão da agenda.
 Identificar fatores facilitadores da organização do trabalho.
 Organizar o tempo profissional.

Âmbito dos Conteúdos


2.1. Organização da agenda
Gestão da agenda
Marcação e verificação diária da agenda
Planeamento de atividades
Programa informático Outlook
2.2. Organização do Trabalho
Simplificação do Trabalho Administrativo
Organização das tarefas diárias
Delegação/partilha de tarefas
2.3. Gestão do Tempo
Ritmos de trabalho / ritmos pessoais – o relógio interno
Hierarquizar tarefas segundo prioridades
Planear e organizar optimizando o tempo
Desperdiçadores de tempo: identificação e prevenção
Tratamento das interrupções: controle e gestão
Gestão das situações de modo eficaz
Saber dizer “não”
2 – Organização do Trabalho

2.1. Organização da agenda

“Se você pensa que não precisa de nada além de um relógio para administrar
seu tempo está muito enganado.
Para você conseguir mais tempo na sua vida e uma maior organização é
preciso encontrar a ferramenta certa.”
Christian Barbosa

O que vai na agenda é o que diz respeito ao dia!

Não adianta nada ter uma agenda e deixá-la em casa, não é? A agenda precisa de
acompanhá-lo todos os dias e de estar sempre consigo. Nós recebemos
solicitações o dia inteiro e por mais organizados que sejamos, muitas vezes o dia a
dia é maluco e fica alguma coisa por fazer.

Algumas vezes a organização falha porque estamos a usar a agenda de maneira


errada. Na agenda não entram as tarefas que queremos fazer naquele dia,
justamente porque estamos sujeitos a muitos imprevistos e solicitações. Naquele
dia, a agenda só tem registo dos compromissos agendados para esse dia, com a
hora certa para podermos ser pontuais.

Desta forma só entra na agenda o que tem um prazo, isto é, a tarefa que tem
mesmo de ser feita até uma determinada data. É frustrante quando isso acontece
e o bom uso da agenda evita essa frustração.

O que se regista na agenda?

 Compromissos

 Prazos

 Aniversários

 Deslocações

 Eventos

 Tarefas pontuais

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2 – Organização do Trabalho

Tipos de agendas:

O que é melhor hoje?

Não há certo e errado na organização, talvez o que funcione para si, não funcione
para outra pessoa. E para acertar na ferramenta é necessário conhecer a sua
forma de organização. Quando tenta começar a organizar-se, o que utiliza? O que
está sempre consigo? O que não pode esquecer?

São vários os motivos que levam as pessoas a usarem o calendário do seu


smartphone ou agendas virtuais. Estes recursos trazem enorme facilidade a
qualquer um que tenha a vida um pouco atribulada e precise de ferramentas
versáteis e funcionais.

Mesmo os utilizadores do papel admitem que a tradicional agenda de papel tem


alguns inconvenientes. A verdade é que o universo digital permite uma variedade
de funcionalidades que o papel não possui.

Agenda de Papel

“Quero que meus compromissos estejam à minha frente – ou pelo menos na


minha mala.
Quero vê-los na minha própria letra, com promessas solenes de que vou fazer
tudo o que escrevi ali.”
Lucy Kellaway

Agenda diária

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Prós:
 Tem uma página para cada dia: todos os dias pode ver ou anotar ao
pormenor aquilo que tem para fazer;
 A maioria tem horário, o que facilita as anotações e dá uma melhor ideia do
tempo que temos para fazer cada uma das tarefas.

Contras:
 Por ter uma página para cada dia, pode tornar-se demasiado volumosa para
levar na mala ou andar com ela para todo o lado, principalmente se for do
tamanho A4. Existem agendas de bolso, mas podem ser pequenas demais
para apontarmos tudo o queremos.

Agenda semanal

Prós:
 É possível ter uma ideia de toda a semana que vem pela frente.

Contras:
 É pouco detalhada e pode perder-se a noção de tudo o que há realmente para
fazer, pois no meio das tarefas importantes que se apontam, estão outras que
podem ficar esquecidas.

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2 – Organização do Trabalho

Agenda mensal

Prós:
 Pode anotar tarefas que queira fazer no futuro sem ter ainda uma data e hora
específica, o que faz com que não se esqueça que, por exemplo, daqui a 3
meses tem algo para fazer e que deverá, mais tarde, achar o melhor dia para
tal.

Contras:
 Na maioria dos casos, o espaço para anotar tarefas mensais é diminuto. Pode
não conseguir anotar tudo o que pretende.
 Se utilizar apenas este tipo de agenda, pode acabar por se esquecer de
pormenores e continuar desorganizado no seu dia-a-dia.

Agenda de Papel

Vantagens:
 Forma prática para incluir informações;
 Visão geral dos compromissos;
 Não exige senha nem bateria;
 É particular;
 Primeira ideia fica sempre no papel;
 Personalizado.

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Agenda de Papel

Desvantagens:
 É difícil fazer alterações;
 Pouco espaço disponível;
 Não tem lembretes e alarmes;
 Fácil de esquecer em casa;
 Pode estragar facilmente dependendo do uso;
 Perda de informações posteriormente.

Agenda Digital

Vantagens:
 Permite fazer alterações facilmente;
 Permite adicionar detalhes ao evento;
 Permite compartilhar a agenda;
 Mais fácil para adicionar e lembrar de eventos recorrentes;
 Permite adicionar lembretes e alarmes;
 O telemóvel está sempre consigo;

Desvantagens:
 Visão geral fica comprometida dependendo da plataforma;
 Leva mais tempo para incluir informação;
 A bateria dos dispositivos pode acabar;
 Não é particular, pode ser acedida por terceiros.

Exemplos:
 Agenda Eletónica Portátil (PDA)
O PDA (Personal Digital Assistant) é uma ótima ferramenta para gerir o tempo e o
trabalho com a grande vantagem de transporte e mobilidade. Dá a possibilidade
de aceder a contactos telefónicos e endereços, ter todas as funções base da
agenda tradicional, permitir lembretes automáticos de compromissos, apresentar
um ambiente familiar do Office e sincronizar informação com o computador
pessoal (com possibilidade de acesso a redes sem fios e à internet).

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 Outlook
Permite classificar, organizar e guardar quantidades ilimitadas de informações,
bem como lembrar através de alertas sonoros compromissos e tarefas a
desenvolver em cada momento. Permite ainda estabelecer planos de execução de
projetos e acompanhar a sua evolução e concretização

Independentemente do formato da agenda adotada é importante saber geri-la de


acordo com as tarefas a realizar.
Alguns dos requisitos para a gestão eficaz da agenda são:
 Manter os contactos e endereços atualizados;
 Listar as tarefas de acordo com a lei da prioridade;
 Efetuar um enquadramento temporal e realista dos compromissos e tarefas a
cumprir;
 Verificar e marcar os compromissos diariamente.

O Outlook é uma ferramenta valiosa para a gestão de contactos profissionais


usando para isso a funcionalidade “ficha de contacto”.
A agenda telefónica, quer seja em formato digital ou em papel, deve estar sempre
atualizada, sempre que se recebam novos contactos ou cartões de visita, a
informação deve ser inserida em ambos os formatos.

A agenda telefónica em papel não pode ser dispensável!


Estamos constantemente sujeitos à ocorrência de falhas de energia e deve ter-se
sempre ao dispor este tipo de agenda.

O que é o Outlook?
O Microsoft Outlook 2010 oferece ferramentas de gestão de email para pessoas e
empresas de qualidade superior a mais de 500 milhões de utilizadores do
Microsoft Office em todo o mundo. Com a versão do Outlook 2010, pode obter um
conjunto mais amplo de experiências para atender às suas necessidades de
comunicação no trabalho, em casa e na escola.

Com aparência renovada, organização avançada de email, pesquisa, comunicação


e recursos de redes sociais, o Outlook 2010 fornece uma experiência
extraordinária para que os utilizadores se mantenham produtivos e em contacto
com suas redes pessoais e profissionais.

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2 – Organização do Trabalho

Adicionar uma conta de email

Antes de poder enviar e receber mensagens de email usando o Outlook 2010, é


preciso adicionar e configurar uma conta de email. Se tiver utilizado uma versão
anterior do Microsoft Outlook no mesmo computador em que instalou o Outlook
2010, as suas configurações de conta serão importadas automaticamente.

Se não estiver familiarizado com o Outlook ou estiver a instalar o Outlook 2010


num computador novo, o recurso Configuração Automática de Conta iniciará
automaticamente e ajudará a definir as configurações de conta para as suas
contas de email. Essa configuração requer apenas o seu nome, o endereço de
email e a password. Se não for possível configurar a sua conta de email
automaticamente, deverá inserir manualmente as informações adicionais
necessárias.

1. Clique no menu ficheiro/arquivo.


2. Em Informações sobre Contas, clique em Adicionar Conta.

Para obter mais informações, consulte configuração de email do Outlook.


Observação: Para adicionar uma conta do Outlook.com (antigo Hotmail),
consulte Usar uma conta do Outlook.com no Outlook.

Criar uma nova mensagem de email

O Outlook 2010 permite comunicar com um ou mais destinatários utilizando um


conjunto sofisticado de recursos e personalizações.

No separador Base/Página Inicial, clique em Novo Email

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Tecla de atalho: CTRL+SHIFT+M

Para saber mais, consulte Criar uma mensagem de email.

Encaminhar ou responder a uma mensagem de email

No separador Base/Página Inicial, no grupo


Responder, clique em Responder, Responder
a Todos ou Encaminhar.

Observação: O nome do separador/guia depende da mensagem estar selecionada


na lista de mensagens ou aberta numa janela própria.
Para remover um nome das linhas Para e Cc, clique no nome e pressione Delete.
Para adicionar um destinatário, clique na caixa Para, Cc ou Cco e insira o
destinatário.

Para saber mais, consulte Encaminhar ou Responder a uma mensagem de email.

Adicionar um anexo a uma mensagem de email

Pode-se anexar ficheiros a uma mensagem de email. Além disso, outros itens do
Outlook, como mensagens, contactos ou tarefas podem ser anexados às
mensagens enviadas.
1. Crie uma mensagem ou, para uma mensagem existente, clique em Responder,
Responder a Todos ou Encaminhar.
2. Na janela da mensagem, no separador Mensagem, no grupo Incluir, clique em
Anexar Ficheiro/Arquivo.

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2 – Organização do Trabalho

Para obter mais informações, consulte anexar um ficheiro/arquivo ou outro item a


uma mensagem de email.

Abrir ou guardar um anexo de email

Pode abrir um anexo a partir do Painel de Leitura ou numa mensagem aberta.


Depois de abrir e exibir um anexo, é possível optar por salvá-lo. Se a mensagem
tiver mais de um anexo, é possível salvar vários anexos como um grupo ou um de
cada vez.

Abrir um anexo

Clique duas vezes no anexo.

Guardar um anexo

1. Clique no anexo no Painel de Leitura ou na mensagem aberta.

2. Na separador Anexos, no grupo Ações, clique em Guardar/Salvar Como.


Também pode clicar com o botão direito do rato no anexo e clicar em
Guardar/Salvar Como.

Para saber mais, consulte Abrir e guardar/salvar anexos.

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Adicionar uma assinatura de email às mensagens

Pode criar assinaturas personalizadas para suas mensagens de email que incluam
texto, imagens, um logótipo ou, até, uma imagem de sua assinatura pessoal.

Criar uma assinatura

1. Abra uma nova mensagem. No separador Mensagem, no grupo Incluir, clique


em Assinatura e em Assinaturas.

2. No separador Assinatura de Email, clique em Nova.

Adicionar uma assinatura

Numa nova mensagem, no separador Mensagem, no grupo Incluir, clique em


Assinatura e selecione a assinatura desejada.

Para obter mais informações, consulte Criar e adicionar uma assinatura a


mensagens.

Criar um compromisso no calendário

Compromissos são atividades que agenda no seu calendário e que não envolvem
convidar outras pessoas, nem reservar recursos.

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Em Calendário, no separador Base/Página Inicial, no grupo Novo, clique em Novo


Compromisso. Como alternativa, pode clicar com o botão direito do rato num
bloco de horário no calendário e clicar em Novo Compromisso.

Tecla de Atalho: Para criar um compromisso, pressione CTRL+SHIFT+A

Para saber mais, consulte Agendar um compromisso.

Agendar uma reunião com outras pessoas

Uma reunião é um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir


recursos, como salas de conferência. As respostas às suas solicitações de reunião
aparecem na sua Caixa de Entrada.

Em Calendário, no separador Base/Página Inicial, no grupo Novo, clique em Nova


Reunião.

Tecla de Atalho: Para criar uma nova solicitação de reunião a partir de qualquer
pasta no Outlook, pressione CTRL+SHIFT+Q.

Para obter mais informações, consulte Agendar uma reunião com outras pessoas.

Definir um lembrete

Pode definir ou remover lembretes para diferentes itens, incluindo mensagens de


email, compromissos e contactos.

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Para compromissos ou reuniões


Num item aberto, no separador Compromisso ou Reunião, no grupo Opções, na
lista suspensa Lembrete, selecione o período de tempo antes do compromisso ou
da reunião para que o lembrete apareça. Para desativar um lembrete, selecione
Nenhum.

Para mensagens de email, contactos e tarefas


No separador Base/Página Inicial, no grupo Marcas,
clique em Acompanhamento e depois em Adicionar
Lembrete.

DICA: Pode marcar rapidamente mensagens de email como itens pendentes


utilizando os lembretes. Clique com o botão direito do rato na coluna Estado do
Sinalizador na lista de mensagens. Ou, se a mensagem estiver aberta, no
separador Mensagem, no grupo Acompanhamento, clique em Acompanhamento e
em Adicionar Lembrete.

2.2. Organização do trabalho

Saber organizar o dia de trabalho e gerir o tempo são tarefas que todos os
profissionais de secretariado devem dominar. Para maximizar a produtividade é
importante:
 Organizar;
 Planificar e esquematizar;
 Comunicar;
 Conhecer o ritmo biológico;
 Gerir prioridades;
 Dizer não e/ou delegar tarefas.

Noção de organização do trabalho


Os profissionais de secretariado são elementos facilitadores do desenvolvimento
produtivo das organizações. Uma boa capacidade de gestão do serviço
proporciona um bom ambiente de trabalho e permite aumentar o rendimento
global das empresas.

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Como tal, existem inúmeras tarefas a desenvolver e prazos a cumprir num dia de
trabalho, tornando-se fulcral a organização do trabalho que permite a gestão das
tarefas de forma racional e funcional.

Organização e metodologia

O tempo é esgotável e existem que são prioritárias. É necessário organizar o


serviço e gerir o tempo adequadamente para desenvolver o trabalho de uma
forma eficaz.

Isso implica adquirir metodologias de trabalho que permitam o desenvolvimento


do mesmo de uma forma mais fácil, simples e organizada, optimizando as
ferramentas que estão ao seu dispor.

O trabalho de secretariado implica, muitas vezes, ritmos inconstantes de trabalho


assim como o cumprimento de uma grande diversidade de tarefas num curto
espaço de tempo, o que requer um planeamento rigoroso do serviço, a
sistematização e a criação de rotinas diárias, o estabelecimento de prioridades e a
eliminação de tarefas redundantes.

Para o trabalho ser desenvolvido com eficácia é fundamental que haja


organização. Esta requer métodos (metodologias) que se adquirem através de
hábitos de trabalho consistentes, autoconhecimento e experiência.

A EFICÁCIA A ORGANIZAÇÃO A METODOLOGIA


está relacionada com a depende da adquire-se pela
ORGANIZAÇÃO METODOLOGIA ROTINA

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Planificação do trabalho
A diversidade e a exigência do trabalho em secretariado requerem capacidade de
organização, de síntese e de focalização nos objetivos.

Planificar é organizar o trabalho com método, de acordo com um plano


previamente delineado com vista a atingir os objetos pretendidos.

Assim, a planificação do trabalho requer uma análise exaustiva dos seguintes


aspetos:
 Conhecer o trabalho a desenvolver;
 Conhecer os objetivos a atingir;
 Conhecer o tempo disponível para a execução de cada tarefa;
 Conhecer os meios físicos e humanos necessários e disponíveis;
 Estabelecer prioridades;
 Definir um plano de execução;
 Calendarizar as fases de execução do trabalho/projeto;
 Elaborar esquemas que permitam visualizar e explicitar o plano de trabalho
previamente definido.

Tipos de planeamento

O planeamento é um sistema pelo qual é possível organizar o trabalho com


recurso a gráficos que permitem analisar o trabalho a decorrer.

Este ajuda a efetuar um enquadramento temporal realista, controlado e orientado


para os objetivos.

Antes de efetuar o planeamento é fundamental estabelecer prioridades e


estabelecer prazos para a concretização das tarefas.

Assim sendo, podem aplicar-se três tipos de planeamento:

Planeamento memento: planeamento das tarefas a realizar hora a hora.

Planeamento diário: planeamento das tarefas a realizar num dia de trabalho.


Neste tipo de planeamento deve fazer-se uma lista de tarefas a realizar e um
mapa com o horário das reuniões e de outros compromissos. Deve hierarquizar-
se as tarefas de acordo com a sua prioridade.

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Planeamento hebdomadário: planeamento das tarefas a realizar num


determinado espaço de tempo (semana, quinzena, mês, trimestre, semestre ou
ano). Permite efetuar um enquadramento de tempo mais realista, controlado e
orientado para os objetivos.

A esquematização do plano de trabalho

A esquematização é a representação por esquemas das fases de concretização de


um plano de trabalho.

Os objetivos da esquematização são:


 Explicar de uma forma sintetizada e simples uma ideia ou um plano de
trabalho;
 Permitir a concretização dos objetivos com rapidez, eficácia, qualidade,
menor custo e sem omissões das ideias ou do plano de trabalho.

Tarefas rotineiras e pontuais


Na organização e na planificação das tarefas diárias deve-se fazer uma lista das
tarefas a concretizar, com o tempo disponível para cada uma, o grau de
prioridade e a dificuldade das mesmas.

Existem dois tipos de tarefas que fazem parte do dia a dia de trabalho do
profissional de secretariado.
As tarefas rotineiras são tarefas repetidas, programadas e estruturadas –
acontecem frequentemente.
Exs.: resposta a solicitações, processamento de salários, emissão de documentos,
o arquivo, gestão da agenda,…

As tarefas pontuais são tarefas que não fazem parte da rotina diária, situações
que surgem espontaneamente, no momento, e que têm de ser solucionadas.
Exs.: marcação e preparação de uma reunião de emergência, substituição de um
colega de trabalho,…

Os esquemas
Os esquemas são grafismos que permitem a organização e a visualização das
ideias e do plano de trabalho de uma forma reduzida, objetiva e clara.

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A sua utilização facilita o trabalho e permite atingir os objetivos propostos


eficazmente. Evita omissões, facilita a concretização, permite o controlo e prevê a
necessidade da reformulação do plano de trabalho, caso seja necessário.

Os esquemas facilitam a organização das tarefas bem como a gestão eficaz do


tempo.

Existem três tipos de esquemas:

Esquema geométrico
Os esquemas geométricos permitem a organização e esquematização das ideias e
do trabalho. Este método recorre a esquemas de processo circulares, pirâmides
ou hierarquias.

Esquema linear sintético


O esquema linear sintético permite a organização de ideias e tarefas de uma
forma lógica e objetiva recorrendo a frases curtas.

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Esquema linear analítico


Este tipo de esquema permite identificar as tarefas a realizar com maior
especificidade. Dentro destes esquemas são criadas divisões e subdivisões.

Como organizar o trabalho?

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2.3. Gestão do tempo

Saber gerir o tempo exige conhecer o ritmo biológico próprio, o teor das tarefas a
realizar e os objetivos a atingir, planificar o trabalho, estabelecer prioridades, ser
eficiente, comunicar eficazmente, gerir emoções e controlar os desperdiçadores
de tempo.

A correta gestão do tempo contribui para se encontrar um equilíbrio mais


saudável entre a vida pessoal e profissional.

Neste sentido, as tarefas devem ser organizadas de forma hierárquica de acordo


com:
 O grau de complexidade – tempo necessário para a concretização da tarefa e
o seu nível de exigência;
 O grau de urgência – prazo estabelecido para concretizar a tarefa;
 A prioridade – grau de importância.
É também essencial apostar na organização, na objetividade, na concentração e
na delegação se tarefas.

Delegação de tarefas: atribuir funções a outra pessoa, transmitindo a


responsabilidade das mesmas. A delegação de tarefas possibilita aperfeiçoar o
trabalho em equipa, melhorar as relações interpessoais, aumentar a
produtividade, rentabilizar o tempo e evitar o desgaste emocional.

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Influenciadores da gestão do tempo:

Conhecer os influenciadores da gestão do tempo permite a rentabilização do


trabalho e do tempo e o aumento da eficácia. Esses influenciadores são:

 Protelamento
Protelar, ou adiar tarefas, pode contribuir para o não cumprimento de
prazos, assim como para o desenvolvimento de estados de ansiedade, de
depressão e stress e resultar em ineficácia.

 Perfecionismo
Verifica-se quando as pessoas pretendem realizar um trabalho perfeito com
metas irrealistas; quando em excesso, reflete-se na dificuldade em gerir o
tempo de uma forma sensata.

 Autoconhecimento
Conhecer o ritmo biológico permite ter consciência das fragilidades e das
competências individuais, do ritmo de trabalho e dos picos ou défices de
energia. O conhecimento destes fatores facilita a gestão do trabalho,
ajudando a destinar e as tarefas mais exigentes e complexas ao período do
dia em que se tem mais poder de concentração.

 Gestão de prioridades
Estabelecer prioridades é fazer uma lista das tarefas a desenvolver pelo grau
de urgência. Para hierarquizar as prioridades deve-se agrupar as tarefas de
acordo com quatro critérios:

Após o agrupamento das tarefas de acordo com esses critérios, obtém-se


uma lista de prioridades que facilita a gestão do trabalho. O recurso à agenda
e ao bloco de notas permite hierarquizar e fixar prioridades.

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 Desperdiçadores de tempo
Chamadas telefónicas longas, falhas de comunicação, lacunas de formação,
falta de definição de objetivos, resistência à mudança, interrupções
constantes ou fadiga, são alguns dos fatores que intervêm como
desperdiçadores de tempo.
É extremamente importante adotar comportamentos adequados face a estes
desperdiçadores de tempo para aumentar a produtividade.

 Comunicação eficaz
Saber ouvir, saber dizer não, saber interpretar corretamente e saber
questionar são regras fundamentais para uma comunicação livre de conflitos
e de falhas.

 Organização do espaço de trabalho


O local de trabalho deve estar limpo, arejado e organizado, pois aumenta o
bem-estar e a capacidade de concentração, o que influencia a rentabilidade
do trabalho. Deve estar sempre organizado de acordo com as necessidades
diárias.

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Estabelecer objetivos e prioridades:

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Planear atividades e tarefas:

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Organização Pessoal:

Como organizar melhor o tempo e torná-lo mais rentável:

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Estratégias para rentabilizar o tempo

Rentabilizar o tempo permite realizar o serviço com eficácia mas requer método
de trabalho. As técnicas que facilitam a gestão do tempo são:
 Agrupar
Agrupar as tarefas pela sua natureza: chamadas telefónicas, arquivo,
correspondência, entre outros.

 Anotar prazos
Anotar todos os prazos na agenda e conferi-los com regularidade.

 Arquivar
Efetuar o arquivo diariamente para evitar acumulação de documentos e
evitar desorganização.

 Delegar
Delegar tarefas a outros colaboradores permite libertar tempo para a
realização e a concretização de outras tarefas.

 Efetuar uma lista de tarefas


Fazer uma lista de tarefas e hierarquizá-las de acordo com o grau de
prioridade ajuda a manter um controlo sobre a gestão do trabalho e a
cumprir as responsabilidades.

 Organizar o local de trabalho


Manter o local de trabalho organizado e limpo.

 Fazer uma tarefa de cada vez


Realizar uma tarefa de cada vez aumenta a eficácia do trabalho

 Efetuar pausas
Fazer pausas para relaxar e para fazer uma alimentação adequada.

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