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Ernesto Haberkorn

Material didático do Treinamento

ERP em Sala de Aula

inclui

Mão na Massa e Jogo de empresas

Edição nº 17 de 10 de julho de 2018


1. Introdução ...................................................................................... 4

Sumário 2.
3.
4.
Dúvidas ........................................................................................... 5
Acessando o ERPFlex ...................................................................... 7
A Empresa do exercício................................................................... 9
5. Cadastrando sua Empresa ............................................................ 10
6. Cadastrando Perfis de Usuários .................................................... 11
7. Cadastrando novos usuários ......................................................... 12
8. Telas Favoritas .............................................................................. 13
9. Cadastros ...................................................................................... 14
10. Bancos........................................................................................... 14
11. Vendedores................................................................................... 16
12. Transportadoras ........................................................................... 16
13. Perfis de Clientes e Fornecedores ................................................ 17
14. Legendas de Campos Adicionais ................................................... 18
15. Clientes ......................................................................................... 20
16. Fornecedores ................................................................................ 21
17. Naturezas ...................................................................................... 22
18. Categorias e Subcategorias ........................................................... 24
19. Variantes ....................................................................................... 25
20. NCM .............................................................................................. 27
21. Produtos ....................................................................................... 27
22. Serviços ......................................................................................... 30
23. Parâmetros ................................................................................... 33
24. Digitação de Movimentos ............................................................. 34
25. Ordem de Serviço/Ordem de Produção ....................................... 34
26. Movimentação de Serviços e Abertura do Orçamento................. 35
27. Abertura da Ordem de Serviço ..................................................... 36
28. Compras........................................................................................ 37
29. Movimentações da OS .................................................................. 40
30. Faturamento ................................................................................. 41
31. Movimentação da Revenda .......................................................... 44
32. Movimentação da Indústria .......................................................... 45
33. Pedido de Compra ...............................Erro! Indicador não definido.
34. Recebimento da Mercadoria ........................................................ 50
35. Movimentação da Ordem de Produção........................................ 51
36. Requisições Avulsas ...................................................................... 52
37. Fechamento .................................................................................. 55
38. Quiz ............................................................................................... 57
39. Financeiro ..................................................................................... 58
40. Investimentos e Empréstimos ...................................................... 60
41. Processo Fiscal, Contabilidade e SPED .......................................... 61
42. Contabilidade ................................................................................ 63
43. Consultas ...................................................................................... 69
44. PEF Posição Econômico-Financeira............................................... 69
45. Consulta Multidimensional ........................................................... 69
46. Atendimento ................................................................................. 70
47. Consulta Movimentação Financeira ............................................. 70
48. Fluxo de Caixa ............................................................................... 70
49. Estoques ....................................................................................... 71
50. Consulta via Excel ......................................................................... 72
51. Gerador de Relatórios ................................................................... 72
52. Consulta via SELECT ...................................................................... 73
53. Flexcel ........................................................................................... 74
54. Suporte à Decisão – Painel de Gestão .......................................... 79
55. Suporte a Decisão – Data Mining .................................................. 80
56. Workflow ...................................................................................... 81
57. Jogo de Empresas ......................................................................... 84
58. Decisões ........................................................................................ 89
4

Introdução

Bem-vindo ao Treinamento

ERP em Sala de Aula

Este exercício tem como objetivo mostrar como a Tecnologia da Informação pode ajudar na gestão de uma
empresa através do uso de um ERP.
O ERP que será usado é o ERPFlex, da TI Educacional.
O ERPFlex é um sistema de gestão empresarial na web focado para pequenas e médias empresas e que tem
como objetivo controlar e gerenciar de forma simples e prática os vários processos necessários à sua gestão
e atender a todas as exigências de nossa complexa legislação tributária.
Neste exercício o aluno terá uma visão geral do sistema: orçamento, faturamento, compras, estoque, custos,
ordem de serviços, produção, pagamentos e recebimentos. Digitando os dados necessários poderá visualizar
as principais consultas que o sistema oferece. E também praticar o Jogo de Empresas apresentado no final
do manual.
O ERPFlex é Cloud Computing ou Computação nas Nuvens. Este termo significa que o software é executado
e operacionalizado utilizando a Internet, ou seja, tudo está armazenado em um Datacenter (o ERPFlex está
hospedado na Amazon). O usuário precisa apenas ter acesso a um navegador da Internet para utilizar o
software seja o Internet Explorer da Microsoft, Firefox, Chrome ou Safari. O ERPFlex é desenvolvido em PHP,
o Banco de Dados é MySQL e as telas são programadas parte em Flex, parte em HTML5.
5

Dúvidas
Em caso de dúvidas, recorra ao seguinte:
1. Clique no botão de qualquer tela. Lá, está disponível o Help on-line com textos
detalhados de cada funcionalidade do ERPFlex. À esquerda da tela, um índice facilita o seu acesso.
Veja o exemplo da tela de ajuda:

2. No site www.docs.erpflex.com.br, na aba Helps estão todos os textos de ajuda do sistema. Na aba
Vídeos/Livros você encontra 36 vídeos explicativos e 3 manuais do sistema e o XML da nota de
compra usado no exercício.
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No site www.tieducacional.com.br, na aba Tutoriais temos mais vídeos que contém informações
básicas sobre ERP e TI. Lá, você encontrará 55 vídeos, todos eles ligados à Tecnologia da
Informação. Ou ainda, pesquisando as palestras no YOUTUBE de Ernesto Haberkorn

3. Em último caso, recorra ao suporte da TI Educacional em www.erpflex.com.br na parte superior, em


.
4. A empresa que você utilizará neste exercício vem apenas com os Parâmetros e os Impostos (com
seus derivados) digitados. Os alunos terão que digitar todos os cadastros e movimentos.
5. Mão na massa:

Sempre que encontrar esse ícone significa que você vai


digitar dados, com o objetivo de melhor aprender o conteúdo
deste treinamento.

6. Enfim, esse exercício oferece todas as condições para que você se torne um profundo conhecedor
de como bem utilizar um ERP.
7. Agora é só Ler e Estudar... estar sempre bem informado!
7

Acessando o ERPFlex

Obtido seu Login e Senha para prática do ERPFlex, pratique o passo-a-passo a seguir.

Mão na massa

1. No navegador internet, acesse o site www.treinamentoti.erpflex.com.br.


Use preferencialmente o navegador FIREFOX. O Chrome também pode ser usado.
Dependendo do navegador, será solicitada permissão para rodar o Adobe Flash. Caso ele ainda não
esteja instalado, você deve obtê-lo no site https://get.adobe.com/br/flashplayer/; para isso, acesse
esse site pelo próprio navegador.
2. Clique em Executar Adobe Flash e permitir.

3. Entre com seu Login e Senha fornecidos pela TI Educacional.


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Note o campo Data-base


Esse campo é importante, pois se durante o seu aprendizado houver uma virada de mês, você não
terá uma visão completa dos dados, pois algumas telas apresentam inicialmente apenas os dados
do mês corrente. Caso isso ocorra, digite o mês no qual o seu aprendizado se iniciou.
4. Clique em Entrar.
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5. Empresa do exercício
Para ilustrar o nosso aprendizado, vamos imaginar uma empresa que tem as seguintes atividades produtivas:

▪ Ministra cursos presenciais, ou seja, é uma


prestadora de serviços.

▪ Vende e distribui livros, ou seja, também é um


comércio.

▪ Produz chaveiros, ou seja, também é uma indústria.


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Cadastrando sua Empresa

Vamos iniciar o exercício pela configuração da empresa.

Mão na massa

1. Entre em Miscelânea / Empresa. Veja os dados da sua empresa.


2. Digite um Endereço completo.
3. Selecione o Regime de Tributação como Simples Nacional, o que torna o processo bem mais fácil.
4. A Alíquota do Simples será de 12%, de acordo com o faturamento da empresa e o Anexo na qual ela
se enquadra.
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5. Clique em .

Cadastrando Perfis de Usuários

Para cada Perfil, determina-se um menu apropriado que restringe assim o uso das opções de cada usuário.

Mão na massa

1. Entre na opção Miscelânea/Autorização/Perfis.


Existe um Perfil especial chamado Vendedor. Esse perfil tem mais uma característica: cada usuário
enxerga somente os clientes, orçamentos e faturamentos que ele próprio criou.
Em cada opção, clicando em , se permite ou não a utilização dos botões de Incluir, Alterar, Excluir,
Exportar dados, Imprimir, Salvar e Visualizar. Se todos os checkboxes estiverem desmarcados
significa que esse Perfil tem todas as autorizações, ou seja, como se todos estivessem marcados.
Para somente Visualizar, inibe-se o botão de Gravar.
2. Clique no botão e crie um Perfil chamado Diretor.
3. Retire dele a opção de entrar em Ferramentas do Sistema.
4. Clique no botão Gravar.
Se for criado um novo usuário com esse Perfil, ele não terá acesso às Ferramentas do Sistema.
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Cadastrando novos usuários

Essa opção, também restrita ao Administrador, permite incluir novos usuários. Se ele tem acesso a mais que
uma empresa, pode aqui definir também em quais delas esse novo usuário tem acesso.
Para cada usuário, associa-se um Perfil. O ERPFlex não permite nomes de usuário ou e-mails repetidos,
independente da empresa.

Mão na massa

1. Entre na opção Miscelânea / Autorização / Usuário.


Note que o usuário que está em uso não aparece, por questão de segurança (senão cada um poderia
alterar seu próprio perfil) e veja que lá você define em quais empresas do grupo ele pode entrar (no
nosso caso só tem uma).
2. Coloque nome e sobrenome fictícios.
3. Marque ele como Ativo.
Assim que ele sair da empresa, deverá ser desativado para que não consiga mais acessar o sistema.

Para entrar no ERPFlex também é aceito, no lugar do nome de usuário, o email que foi cadastrado
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Telas Favoritas

Crie ícones de Favoritos no desktop para acessar rapidamente as telas que você mais utilizar sem precisar
passar pelos menus.

Mão na massa

1. Com a tela favorita aberta, clique em Miscelânea / Ambiente ERPFlex / Adicionar Favoritos.
Observe que há um limite de 10 ícones.
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Cadastros

Para o bom funcionamento de um sistema é importante que os Cadastros sejam bem implantados.
Cadastros são arquivos que uma vez implantados dificilmente se alteram. São os dados dos Clientes,
Fornecedores, Vendedores, Bancos, Produtos, Serviços, entre outros. E quanto mais completos estiverem os
Cadastros, mais automática será a digitação dos Movimentos.
Produtos e Serviços, por sua vez, são comprados, requisitados e vendidos, gerando assim as Despesas, os
Custos e as Receitas da empresa. E a diferença entre elas é o Lucro ou Prejuízo do negócio. São os
movimentos que precisam ser digitados e que geram o maior trabalho no dia a dia da empresa. Cada vez
mais se procura automatizar esse processo.
Agora vamos entrar em cada um dos Cadastros do ERPFlex e digitar os seus dados necessários para a
realização do exercício. Clique no botão de cada um para melhor entender o que significa cada
campo.

Bancos

É o cadastro que controla os saldos tanto do Caixa como de cada Conta Bancária com a qual a empresa
trabalha, incluindo Investimento de liquidez imediata. Também se informam dados para a emissão de
Boletos e o seu envio ao cliente.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros/Bancos CC Finalizadoras/Bancos.


Veja que já existe um Banco com o nome Internos ERPFlex, usado para facilitar a contabilização de
Descontos e Acréscimos em pagamentos e recebimentos de títulos.
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2. Clique em Incluir e crie dois bancos:


Código 341
Descrição Banco ITAU
Fluxo de Caixa Sim
Ativar Cadastro Sim
Linha do PEF Bancos

Código CX1
Descrição Caixa (é o caixinha também tratado como se fosse um Banco).
Fluxo de Caixa Sim
Ativar Cadastro Sim
Linha do PEF Bancos
Se houvesse um Banco de Investimentos, na linha do PEF (consulta Posição Econômico-Financeira),
seria selecionado Aplicações Financeiras.
3. Clique em Gravar.

O Saldo Anterior contém o saldo no dia da implantação do sistema. O ERPFlex calcula o Saldo Atual a partir
do Saldo Anterior mais os lançamentos digitados de Saques e Depósitos.

Caso haja uma diferença, os botões ficam iluminados, para que se faça a correção clicando-se
em um deles, mas não sem antes analisar as causas da diferença.
Esse controle duplo serve como uma segurança para o sistema contra possíveis ações não previstas, como
por exemplo, ataques de hackers à base de dados objetivando encobrir atos ilícitos (ex: saques sem um
registro correspondente no sistema e consequente alteração na base de dados).
Esse mesmo controle também é adotado no Estoque. Somente pessoas autorizadas tem acesso aos botões
Ajustar.
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Vendedores

Os Vendedores normalmente são vinculados ao Cadastro de Clientes e sugeridos em cada item da Nota
Fiscal de Vendas. Cada cliente pode ter o vínculo com vários vendedores.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Cadastros Básicos / Vendedores.


2. Cadastre um vendedor. Os únicos campos obrigatórios são o Nome, o CPF e a % Comissão

Transportadoras

As transportadoras são utilizadas na emissão da Nota Fiscal.

Mão na massa
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1. Entre em Cadastros / Cadastros Básicos / Transportadora.


2. Cadastre uma empresa de Transporte. Basta preencher o campo Nome.

Perfis de Clientes e Fornecedores

Antes de cadastrar os Clientes é preciso cadastrar os Perfis de Clientes e Fornecedores. Cada Perfil pode ter
vários itens, que serão as opções a serem selecionadas para classificar os clientes e fornecedores.
O Perfil é muito usado nas Estatísticas de Vendas e no envio de mala-direta. São exemplos de Perfis: o Ramo
de Atividade, a nacionalidade do cliente, seu tamanho, e até em um cadastro de pessoas físicas, o time de
futebol para o qual ele torce.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Cadastros Básicos / Perfis de Clientes e Fornecedores.


2. Cadastre o perfil Ramo de Atividade com alguns itens:
• Comércio
• Indústria
• Serviços
3. No final, clique em Gravar.
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Legendas de Campos Adicionais

Ainda antes de cadastrar os clientes, vamos analisar as legendas dos Campos Adicionais que são utilizados no
cadastramento de várias tabelas. Cada campo Legenda pode ter o seu título e seu formato customizado

(carácter, numérico, data, memo e escolha), definido ao se clicar .


As legendas servem para incluir campos necessários ao usuário, não previstos no ERPFlex. E podem, por
exemplo, ser utilizados no Gerador de Relatórios, no Flexcel, no Excel e nos comandos SELECT.
19

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Ferramentas do Sistema / Parâmetros / Legendas / Clientes.


Veja que está cadastrado na Legenda 1: Nome da Secretaria.
2. Não é preciso salvar essa tela.
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Clientes

Agora sim, vamos cadastrar alguns clientes.

Mão na massa

1. Acesse Cadastros / Cadastros Básicos / Clientes.


2. Cadastre um cliente com os campos:
Regime de tributação Simples Nacional
Razão Social informe um nome para ele
CNPJ 15.768.543/0001-20
Situação do ICMS Contribuinte de ICMS
Tabela de Preços Tabela Padrão
Sit. do Cadastro Aprovado
Linha do Balanço Contas a Receber
3. Clique na aba Endereço e informe o Endereço Comercial.
4. Clique na aba Vendedor e selecione aquele que você cadastrou.
5. Cadastre mais um “cliente” especial, que na verdade é um Investidor, ele fará aportes na empresa:
Regime de Tributação Pessoa Física
Nome informe um nome para ele
CPF digite um CPF válido
Sit. do Cadastro Aprovado
Linha do Balanço coloque a linha 16, Capital
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Fornecedores

E agora os Fornecedores. Qualquer despesa (impostos, funcionários, cartão de crédito) é lançada como
Compra ou Despesa, logo necessita de um “Fornecedor”.
Da mesma forma que no cadastro de clientes inclua alguns Fornecedores na sua empresa.
Já temos um Fornecedor cadastrado que é a Administradora de Cartão de Crédito. Vamos precisar de
fornecedores dos livros, do suporte, da argola e do chaveiro, o instrutor do curso, a empresa de marketing
que vende os anúncios e o Banco Itaú, pois ele cobra juros, ou seja, presta um Serviço, e nessa ação ele é
considerado um fornecedor.
Nada impede que você cadastre apenas um Fornecedor e o utilize para todas as compras e despesas.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Cadastros Básicos / Fornecedores.


2. Inclua:
Regime de Tributação Simples Nacional
Razão Social digite um nome para ele
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CNPJ 72.340.628/0001-47
3. Clique na aba Endereço e informe o Endereço Comercial (digite o CEP e preencha apenas o número).
4. Grave.

Naturezas

Os cadastramentos a seguir tem a ver com as análises que o usuário queira fazer de suas Vendas, Receitas,
Custos, Compras e Despesas. Para melhor analisar esses Resultados, cria-se uma hierarquia dos Serviços e
Produtos. São as Dimensões do sistema, representadas pelas tabelas definidas no desenho abaixo. Com essa
divisão consegue-se ter uma visão, ao mesmo tempo, macro e detalhada do que de fato ocorre na empresa.
Nem sempre ela coincide com o Plano de Contas Contábil, já que tem uma visão gerencial, enquanto o Plano
de Contas tem uma visão fiscal.
Abaixo um desenho que apresenta essa hierarquia de Dimensões:
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Já temos duas Naturezas cadastradas: Financeiras e Tributaria. Uma Natureza pode ser do tipo Receitas,
Despesas ou Ambos.
Cadastre a seguir algumas naturezas de Despesas e Receitas. Coloque Ambos em todas, assim elas
aparecerão tanto nas telas de Despesas como de Receitas.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Produtos e Serviços / Naturezas.


2. Cadastre primeiramente as Naturezas que representam os 3 segmentos ou divisões onde a empresa
trabalha:
Descrição Indústria (para o caso do Chaveiro)
Tipo Ambos

Descrição Comércio (para o caso da venda de livros)


Tipo Ambos

Descrição Serviços (para a venda do Curso)


Tipo Ambos
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Descrição Estoque (usada nas compras de itens que são estocados)


Tipo Ambos

Descrição Operacionais (para as despesas gerais)


Tipo Ambos

Descrição Imobilizado
Tipo Ambos
Linha do PEF (despesa) Imobilizado (somente neste caso, é preciso definir as linhas do PEF)
Linha do PEF (receita) Imobilizado

Categorias e Subcategorias

As classificações de categorias e subcategorias são amarradas ao produto, ou seja, em uma movimentação


não tem como alterá-las. Uma vez alteradas no Cadastro de Produtos, todas as movimentações anteriores
passarão a aparecer na nova Categoria/Subcategoria.
Já existem duas categorias cadastradas: Financeiras e Tributos.
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Mão na massa

1. Acesse Cadastros / Produtos e Serviços / Categorias/Subcategorias.


Marque sempre Não em Ajusta Peso Teórico, tanto para as categorias, como para as subcategorias.
2. Cadastre a categoria Produtos com as seguintes subcategorias:
• Matéria Prima
• Produto Acabado
3. Inclua também:
Categoria Cursos
Subcategorias Programação
Gestão

Categoria Livros
Subcategorias Técnicos
Gestão

Variantes

As Variantes são derivativos de um produto/serviço usadas para diferenciar cores, tamanhos, padrões,
modelos, etc. A grande vantagem da utilização das Variantes é na Loja Virtual, pois o Produto passa a
aparecer uma única vez e as Variantes são mostradas somente quando ele é clicado. Com isso não se polui a
vitrine da loja. No exemplo abaixo o livro tem 2 variantes: 1ª e 2ª edição.
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Fora isso, cada Variante pode ser considerada como um Produto normal, com seu saldo em estoque, custo e
preço.

Mão na massa

1. Acesse Cadastros/Produtos e Serviços/Variantes.


Temos apenas uma Variante que é usada no Suporte e no Chaveiro.
2. Cadastre a variante Acabamento com os itens:
• Dourado
• Prateado
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NCM
O NCM (Nomenclatura Comum de Mercadorias) é uma tentativa de se padronizar mundialmente os códigos
de produtos, principalmente para questões fiscais. É comum, no entanto, que a empresa tenha vários
produtos semelhantes em um mesmo NCM. E as informações que são comuns a todos eles são aqui
cadastradas.

Mão na massa

3. Acesse Cadastros / Configurações Fiscais / NCM.


4. Cadastre o NCM a seguir:
Código 73083000
Ex 10
Descrição Produtos de escritório
5. Na aba Valores Padrões – Compras, configure: (lembre-se que o Regime é SIMPLES)
Aba IPI
Sit. Trib. IPI 49 (Outras Entradas)
% IPI 0

Aba ICMS
Sit. Trib. Simples 102 (Tributada sem permissão de crédito)
6. Na aba Valores Padrões – Faturamento, configure: (lembre-se que o Regime é SIMPLES)
Aba PIS
Sit. Trib. PIS 49 (Outras Operações de Saída)

Aba COFINS
Sit. Trib. PIS 49 (Outras Operações de Saída)

Produtos

Agora sim, podemos cadastrar os Produtos da empresa.


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Cadastre os 4 itens que serão usados: Argola e Suporte, que são as matérias primas, o Chaveiro que é o
produto a ser vendido e o Livro Gestão Empresarial com ERP que é o item de revenda, além de ser também
entregue gratuitamente aos alunos do Curso, através de requisições.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Produtos e Serviços / Produtos.


2. Cadastre primeiro a Argola:
Status Ativo
Tipo Fiscal MP
Categoria Produtos
Subcategoria Matéria-prima
Nat. Padrão Compras Estoque
Nat. Padrão Faturamento deixe em branco (pois é uma MP)
Visível nas telas de marque Compras
Descrição Argola
Custo Std 1,00
3. Clique na Dados Tributários e informe:
NCM 73083000
4. Grave.
5. Vamos agora cadastrar o Suporte:
Status Ativo
Tipo Fiscal MP
Categoria Produtos
Subcategoria Matéria-prima
Nat. Padrão Compras Estoque
Nat. Padrão Faturamento deixe em branco (pois é uma MP)
Visível nas telas de marque Compras
Descrição Suporte

Aba Dados Tributários


NCM 73083000
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6. Na aba Variantes, coluna esquerda, clique sobre a variante Acabamento e, em seguida, no botão
para associá-la.
7. Grave.
8. Clique agora no botão - Variantes à frente do Suporte.
9. Em seguida, clique no botão localizado na parte inferior da tela.
10. Marque as duas opções: Dourado e Prateado
11. Clique em Gravar e Confirme.
12. Edite a variante Dourado e informe seu Custo Std com o valor de 2,00.

13. Inclua agora o Chaveiro:


Status Ativo
Tipo Fiscal PA
Categoria Produtos
Subcategoria Produto Acabado
Nat. Padrão Compras deixe em branco
(ele não é comprado, portanto não precisa colocar nada)
Nat. Padrão Faturamento Indústria
Visível nas telas de marque Faturamento e Automação Comercial
Descrição Chaveiro

Aba Dados Tributários


NCM 73083000

Aba Variantes
Variante Acabamento
14. Grave.
15. Clique no botão -Detalhes da Variante.
16. Clique no botão +Variantes e adicione a cor Dourado.
17. Edite a variante Dourado e informe o Preço da Tabela Padrão com o valor 6,00.

18. Inclua também o livro:


Status Ativo
Tipo Fiscal RV
Categoria Livros
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Subcategoria Gestão
Nat. Padrão Compras Estoque
Nat. Padrão Faturamento Comércio
Visível nas telas de marque Compras, Faturamento e Automação Comercial
Descrição Livro Gestão Empresarial com ERP

Aba Dados Tributários


NCM 73083000

19. Clique no botão -Detalhes da Variante.


20. Edite a variante Padrão e informe o Preço da Tabela Padrão com o valor 150,00.
A Variante Padrão é usada para os itens que não tem variante.

Serviços

Ao ser criada uma nova empresa o ERPFlex já abre uma série de Serviços que certamente serão necessários
para a maioria das empresas. Os mais importantes são os Impostos (PIS, Cofins, CSLL, etc).
As diferenças entre um Produto e um Serviço são:
• Produto quando comprado normalmente vai para o estoque. Só não vai se a Natureza for
diferente de Estoque, ou seja, vai direto para despesa, não é controlado. Ou se for para
uma O.S. (Ordem de Serviço)
• Se for para Estoque pode depois ser vendido ou requisitado e aí sim ir para Custo ou
Despesa.
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• Serviço não vai para estoque. Ao ser comprado já vai direto para Custo (se tiver O.S.) ou
Despesa.
• A Nota Fiscal Eletrônica de Produto é Modelo 55. De Serviço é 00.
• Somente a realização de um Serviço é que pode abrir uma OS (Ordem de Serviço). Somente
a produção de um Produto pode abrir uma OP (Ordem de Produção).
Vamos cadastrar dois Serviços: Instrutor, que é o trabalho do professor do curso e Curso Gestão Empresarial
com ERP que é o serviço oferecido pela nossa empresa.
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Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Produtos e Serviços / Serviços.


2. Inclua o serviço para pagamento do Instrutor:
Status Ativo
Tipo Fiscal SV
Categoria Cursos
Subcategoria Gestão
Nat. Padrão Compras Serviços
Nat. Padrão Faturamento deixe em branco
Visível nas telas de marque Compras
Descrição Instrutor
Custo Unit. Std 1.000,00 (O uso de Custo Std é uma prática recomendável para uma
análise mais precisa das Variações ocorridas).

3. Inclua também o serviço para venda do Curso:


Status Ativo
Tipo Fiscal SV
Categoria Cursos
Subcategoria Gestão
Nat. Padrão Compras deixe em branco
Nat. Padrão Faturamento Serviços
Visível nas telas de marque Faturamento
Descrição Curso Gestão Empresarial com ERP

4. Clique no botão -Detalhes da Variante.


5. Edite a variante Padrão e informe o Preço da Tabela Padrão com o valor 300,00.
33

Parâmetros (C19)

Os Parâmetros servem para customizar o sistema às características e necessidades de cada usuário. É um


conjunto enorme de especificações que são feitas por ocasião da implantação do sistema. Dependem do
segmento em que a empresa trabalha, do seu porte, do Regime de Tributação, do design de telas desejado,
enfim adequa o sistema à forma como ela quer trabalhar. É claro que depende também da cabeça de seus
dirigentes!
Analisem os Parâmetros de sua empresa, sempre usando o botão para melhor entender o
significado de cada um.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Ferramentas Sistema / Parâmetros.


2. Não salve a tela de Parâmetros, eles já estão todos digitados.

E assim chegamos ao fim da digitação dos Cadastros, sem dúvida a fase mais trabalhosa, demorada,
estafante e “chata mesmo”, mas, sem dúvida, necessária, fundamental e a mais importante para o sucesso
da implantação de um ERP.
34

Digitação de Movimentos

E agora sim, vamos analisar alguns movimentos no sistema. A rigor, o usuário precisa digitar diariamente
apenas os seguintes movimentos: Orçamentos (o mesmo que Pedidos de Venda), Faturamento, Compras,
Recebimentos, Pagamentos, Aberturas de Ordens de Produção e de Serviço, Requisições, Produção,
Investimentos e Empréstimos.

Ordem de Serviço/Ordem de Produção


A Ordem de Serviço tem como principal objetivo controlar o faturamento e os custos de um determinado
Serviço.
Exemplos: um determinado curso, um projeto de customização, uma determinada obra, um evento, uma
consultoria a um cliente, etc, etc.
Ela tem um tratamento um pouco diferente de uma Ordem de Produção. A Ordem de Produção trata um
Produto e sua finalização se dá através de uma Produção gerando uma entrada nos estoques. Já uma Ordem
de Serviço vai recebendo as requisições e compras de produtos (matéria-prima ou mesmo um
semielaborado) e compras de serviços a ela dedicados (um trabalho terceirizado, um serviço específico, etc).
E pode ter vários faturamentos.
E também na apropriação ao Resultado e na conclusão a OS difere da OP. Todos os custos da OS, seja uma
compra de serviço, seja uma compra de produto com OS, seja uma requisição, entra no Custo dos Serviços
Vendidos (CSV) no mês em que ocorre essa movimentação, independente se a OS foi concluída. E o
faturamento, que nem sempre é feito na conclusão de uma OS, também. Pode ser antecipado ou no
decorrer de sua execução ou mesmo após sua conclusão. De qualquer forma, o faturamento vai para o
Resultado no mês das datas de emissão das Notas Fiscais. Por outro lado, a qualquer momento pode-se
emitir um relatório completo da OS com todas as suas despesas e receitas, independente do mês em que
foram lançadas e inclusive comparando esses valores com o orçamento daqueles serviços.
35

Movimentação de Serviços e Abertura do Orçamento


Primeiramente vamos organizar um Curso de Gestão Empresarial para um Cliente. Neste Curso teremos
apenas duas despesas. Os livros (o mesmo que é comercializado), que serão entregues gratuitamente aos
alunos, e um Instrutor que será contratado para dar as aulas. Faremos um Orçamento do Curso prevendo
que teremos 20 alunos. Depois de feitas as Compras, lançaremos o Faturamento, em uma única Nota Fiscal
de Serviços, pois os alunos pertencem todos à mesma empresa. Finalizando analisaremos o resultado Real
comparado com o Orçado.

Mão na massa

1. Entre na opção Lançamentos/Vendas/Orçamentos (vídeo C05 e P22).


2. Clique em e informe:
Número dê um número para o orçamento
Cliente selecione um Cliente
Vendedor selecione o vendedor
Produto/Serviço marque Serviço
Serviço Curso Gestão Empresarial com ERP
3. Clique na aba Planilha de Cálculo e, em seguida, no botão +Incluir:
Produto/Serviço marque Serviço
Serviço Instrutor
Fixo/Variável marque como Recurso Fixo, ou seja, independe da quantidade de
alunos.
Quantidade 1
Preço Unitário 3.000,00 (o Instrutor cobra $1.000,00. Vamos cobrar do cliente $
3.000,00, ou seja, lucraremos no instrutor $ 2.000,00).
4. Clique em OK e inclua o item a seguir:
Produto/Serviço marque Produto
Produto Livro Gestão Empresarial com ERP
Fixo/Variável marque como Recurso Variável (pois a quantidade de livros depende
da quantidade de alunos).
Quantidade 20 (são 20 alunos)
Preço Unitário 150,00 (custou 100,00, ou seja, umlucro de $50,00 em cada livro)
36

5. Clique em OK e Sair
6. Clique no botão Cotação, para que o Preço e o Valor Total sejam transferidos para a primeira página.
Lembrando que algumas pessoas preferem colocar em cada item o seu Custo e somente no final
estabelecer uma margem de lucro para definir o preço total do serviço. É outra forma de definir o
Preço de Venda, as duas são válidas.
7. Analise o Orçamento do Curso de Gestão Empresarial

Resumindo, temos um valor variável de $ 3.000,00 (são 20 livros a $ 150,00 cada) e um Valor Fixo de
$ 3.000,00 (é o preço do Instrutor). O Total é de $ 6.000,00, ou seja, $ 300,00 por aluno.
8. Clique na aba Recebimento e inclua uma parcela com tipo a Prazo.

9. Grave o Orçamento.
10. Opcionalmente, poderíamos completar com mais dados, principalmente na aba Dados Adicionais.
Todos os Recebimentos serão a Prazo. Somente no Jogo de Empresas é que digitaremos os
Pagamentos e Recebimentos de cada título.

Abertura da Ordem de Serviço

Uma vez aprovado o Orçamento, abre-se a Ordem de Serviço para controlar o seu Custo.
37

Mão na massa

1. Na tela inicial do Orçamento, clique no ícone .

2. Ao clicar nesse ícone, será exibida a janela:

3. Para não gerar a requisição automática dos Livros, clique em Gerar Somente a OP/OS.
As requisições automáticas devem ser usadas quando houver uma quantidade muito grande de
itens, o que gera muito trabalho de digitação. A desvantagem é que o estoque real pode ficar
diferente ao do sistema, pois nem sempre todas as requisições são feitas simultaneamente.
O Orçamento desaparece da tela, pois o que interessa agora é a OS (Ordem de Serviço).
4. Para visualizar o Orçamento novamente, marque o checkbox exibido no
canto inferior direito.
Isso ocorre porque depois de gerada a OS, pressupõe-se que o Orçamento já está liquidado.

Compras

Feito e aprovado o Orçamento, e gerada a Ordem de Serviço, o próximo passo são as Compras.
Nesta tela, clicando-se em , lança-se as Compras com nota, e clicando-se em todas as
outras despesas (notas de debito, folha de pagamento, guias de impostos, gastos gerais, enfim documentos
onde não há um tratamento fiscal ou NF-e).
A digitação de uma Nota envolve uma série de situações que podem ser analisadas no desenho abaixo.
38

Serviço PRODUTO/ Produto


SERVIÇO

TEM Nº
Sim TEM OS ou
OP Sim
TEM Nº NAT#Estoque
OS
SOMA NO
SOMA NA Não Sim ESTOQUE
OP
É
Produz-> CMV Requisição ou
Estoque Req Venda(CMV)
É
NaVenda: DESPESA
CMV 27

Vamos tratar a nota de Compra dos Livros. Pressupõe-se que é uma NF-e que chegou via Web. Na
prática esse processo todo é feito automaticamente através da leitura do XML, ou enviado pelo
Fornecedor, ou extraído do site da Secretaria da Fazenda. Veremos isso mais adiante.

Mas aqui vamos digitá-la para entender melhor o processo.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Compras / Compras.


2. Clique no botão e informe:
Modelo da Nota 55.
Docto Coloque um número de NF, por exemplo, 01.
Fornecedor Selecione o que está cadastrado.
Histórico Compra dos Livros
3. Clique em .
Produto Livro Gestão Empresarial com ERP
CFOP 1102 – Compra para Comercialização
Natureza Estoque pois é para lá que irão os Livros (só depois serão
requisitados para a OS do Curso)
Qtde. comercial 100 que é a quantidade comprada, já que é sempre bom ter livros
no estoque.
Preço Unitário o livro custa $100,00
Valor Total ficou $ 10.000,00
39

4. Clique nas abas IPI, ICMS, PIS e COFINS e veja que estão com os Códigos de Situação Tributária (CST)
corretos porque está definido no respectivo NCM do Livro e nos parâmetros.
5. Clique em .
6. Será exibida uma janela com a mensagem. Aqui já temos um aviso caso o fornecedor está cobrando
acima do preço que temos cadastrado como std. No caso em que o novo valor passará a ser o usual
daqui para frente, clica-se em sim.

7. Clique em Sim, pois não cadastramos o Custo Std na implantação do livro.


8. Veja a mensagem embaixo .
9. Se tivéssemos mais itens, continuaríamos a digitação. Como não temos, clique em .
10. Analise a aba Totais de Produtos e Serviços.
11. Vá para a aba Pagamento e coloque o Tipo A prazo.
12. Clique em .
13. Em seguida, clique em .

Vamos agora digitar a Despesa do Instrutor. Por ser um “PJ” emitiu Nota.

Mão na massa

1. Na mesma tela, ou seja, Lançamentos/Compras/Compras, clique em .


Docto informe um número, por exemplo 02
Mude o Modelo da Nota para 00, Nota Fiscal de Serviço
Fornecedor selecione o Instrutor cadastrado (tem que ter endereço. Se não tiver
pode incluir aqui mesmo clicando em )
Histórico digite Despesa com Instrutor
2. Clique em .
Produto/Serviço marque Serviço
Serviço Instrutor
40

Natureza observe que ficou com Serviços


Preço Unit. Com 1.000,00
Valor Total 1.000,00
OS selecione a nossa OS, pois essa despesa já vai direto para ela
3. Clique em e depois em .
4. Vá para a aba Pagamento. Inclua a parcela com tipo a Prazo.
5. Na aba clique na caixa
Em Cod. de Trib. do Serviço selecione Treinamento.
Em Situação do RPS selecione Tributado em São Paulo.
6. Grave a nota.

Movimentações da OS
Como não geramos a Requisição automática, vamos fazê-lo agora.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Serviços / Ordens de Serviços.


Veja que na OS está lançada a despesa do Instrutor digitada na Nota de Compra.
2. Clique em , ou seja, vamos fazer os lançamentos nessa OS.
3. Clique no botão situado no canto inferior direito, para gerar as requisições.
4. Marque o botão e informe:
Docto informe um número de Docto, por exemplo 03
Produto Livro Gestão Empresarial com ERP
Quantidade 21 (pois o Instrutor pediu um livro para ele, que não estava previsto)
OS mantenha a OS do Curso
Natureza Serviços (pois esses livros, que não serão revendidos, serão dados
“gratuitamente” aos alunos, ou seja, dentro da Natureza do Curso,
que é Serviços)
Histórico digite: o professor pegou 1 livro para ele!
5. Clique em Gravar
41

Faturamento
Agora vamos digitar o faturamento do Curso. Na tela de Faturamento, observe que também aqui existem
dois botões: .
O primeiro é para vendas com emissão de NF-e. O segundo é para outras receitas.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.


2. Clique em .
Modelo da NF 00, pois se trata de uma Nota Fiscal de Serviço
Docto coloque 03
Histórico Faturamento do Curso
Cliente selecione o mesmo cliente para o qual foi feito o Orçamento.
3. Clique no botão , situado logo abaixo do campo do Cliente.
Aparece a tela do Orçamento.
4. Selecione a linha do Curso, clicando em .
42

5. Em seguida, clique em .

6. Deve aparecer o item faturado. Clique da linha do item faturado e verifique se tudo está
preenchido.

7. Na aba Recebimento, coloque Tipo A Prazo e clique Ok.


8. Entre na aba Totais de Serviços e veja que é aqui que é calculado e informado o ISS. (se não aparecer

tudo clique em .

9. Marque .
10. Implante o código de prestação de serviço, clicando no item Cód. Trib. Serviços.
11. Clique em Incluir e, no Código ISSQN, digite 12345. Em Descrição ISSQN, informe Treinamento.
Grave.
12. Em Situação do RPS, selecione Operação Normal ou Tributada em São Paulo.
13. Em Tipo de Tributação, selecione Tributado no Município.
43

14. Grave a Nota.


Quanto ao envio da NF-e de Serviço, cada Prefeitura tem seu formato, embora agora muitas
prefeituras utilizem o padrão GINFES. Nem todas aceitam webservices e, nesse caso, é preciso entrar
no site da prefeitura para enviar o txt.
É no parâmetro que se define qual a forma de envio.

15. E para finalizar essa operação, entre em Lançamentos / Vendas / Orçamentos.


16. Marque o checkbox Mostrar com OS gerada.
17. Clique no ícone e veja a análise completa da OS.

Veja que houve uma Variação na Quantidade dos livros, o que gerou uma variação negativa de $
100,00 (foi requisitado um livro a mais, para o professor, que esqueceu o seu em casa!). Com isso o
Resultado do Curso foi de $ 2.900,00 (6.000,00 – 3.100,00) e não os 3.000,00 orçados.
18. Clique em Imprimir para melhor visualizar o resultado.
Veja que o sistema apresenta a Variação pela Quantidade e pelo Custo Unitário SEPARADAMENTE.
Imagine se o Comprador da empresa tivesse negociado bem com o Fornecedor e conseguido
comprar os livros por $ 95,00, a diretoria não iria perceber que houve uma variação no Lucro do
Curso. Dividindo-se as Variações se percebe que na verdade houve 2 fatos relevantes a serem
considerados: o bom trabalho do comprador e a indisciplina do Instrutor que requisitou mais um (já
que é de graça).
44

Movimentação da Revenda

A segunda operação trata de uma simples Revenda. A empresa que mandou os alunos para o curso quer
comprar mais 10 livros para distribuí-los entre os demais funcionários.
Veja que agora se trata de uma Nota Fiscal Eletrônica de Revenda, que é estadual, modelo 55, bem diferente
da Nota de Serviço, modelo 00, que é municipal.
A Nota de Venda gera um XML, transmitido diretamente para o site da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e tem
uma versão em papel, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) que serve apenas para
acompanhar fisicamente a mercadoria.
Como o ERPFlex trata as vendas:

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.


2. Clique em .
Modelo NF 55
Docto informe 04
Cliente selecione o Cliente
Histórico digite: Venda no Varejo.
3. Clique em e informe:
Produto Livro Gestão Empresarial com ERP
CFOP 5102 - Venda de Mercadoria Adquirida de Terceiros, que é o que
está no parâmetro Faturamento-Padrões/CFOP.
Qtde. Comercial 10
45

Preço unitário comercial 150,00


Valor Total 1.500,00
4. Entre nas abas dos tributos e confira: ICMS (102-tributada sem permissão de crédito), PIS (49-Outras
Operações de saída) e COFINS (igual ao PIS) e veja que os CSTs são os padrões, definidos no NCM,
como segue abaixo:

5. Clique em OK e saia dessa tela.


6. Em Recebimento, coloque A Prazo.
7. Clique em e grave.
O passo seguinte é enviar a nota à SEFAZ, clicando no ícone , mas para isso é preciso cadastrar o

Certificado Digital A1 no Data Center. Depois de transmiti-la com sucesso, ficará .

Movimentação da Indústria
E a terceira operação é um processo industrial. Nossa empresa compra Suportes e Argolas necessárias para
produzir Chaveiros. Para calcular o custo exato de uma Produção é necessário abrir uma OP – Ordem de
Produção. É semelhante a uma OS, mas quando concluída cria um novo Produto, que é enviado ao Estoque.
O custo desse Produto é a soma dos custos das Requisições de Componentes e Compra de Serviços
apropriados à OP. Feita a Produção uma parte dos itens será vendida. Para ajudar nesse processo cria-se a
Estrutura dos produtos.
46

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Produtos e Serviços / Estruturas de Produtos e Serviços.


2. Clique em .
3. Selecione o produto Chaveiro.
4. Marque a Variante Dourado.
5. Clique de novo em e inclua os componentes:
Produto Argola
Quantidade 1

Produto Suporte
Variante Dourado
Quantidade 1

6. Veja se o Custo Unitário deu $ 3,00.


7. Caso não retorne aos cadastros da Argola e do Suporte e digite os Custos Std. $1 e $2,
respectivamente.
8. Em Margem, coloque 100%, de modo que o Preço Calculado fique igual ao Preço Cadastrado, ou
seja, $ 6,00.
9. Grave os 2 valores .
10. Grave a estrutura em .
47

11. Agora entre em Lançamentos / Produção / Ordens de Produção.


Docto 05
Produto Chaveiro
Variante Dourado
Descrição OP do Chaveiro
Qtde a Produzir 1.000
12. Grave.
Veja que já estão previstas as Requisições da Argola e do Suporte, em função da Estrutura que
cadastramos.

Pedido de Compra
Agora vamos ver as compras dos Suportes e das Argolas. Vamos antes fazer um Pedido de Compra.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Compras / Pedidos de Compra.


2. Clique em Incluir e informe:
48

Docto 06
Fornecedor selecione o Fornecedor
3. Na área Itens, clique em Incluir.
Produto Argola
Quantidade 2.000
Preço Unitário 1,00

Produto Suportes Dourados


Quantidade 2.000
Preço Unitário 2,00

O ERPFlex tem um recurso, denominado RTF, que permite que se imprima determinados documentos em
um formato definido pelo usuário. Para tal, na documentação ( ) temos os nomes dos campos
necessários para fazer o leiaute, utilizando o editor de textos Notepad:
Exemplo:
49

Exemplo de um Pedido de Compra:

E o resultado:
50

Recebimento da Mercadoria
Dessa vez, não vamos digitar a Nota de Compra. Vamos ler o XML.

Mão na massa

1. Acesse www.docs.erpflex.com.br, link aba Vídeos e Livros.


2. No lado direito da tela, estão alguns livros.
3. Faça o Download para a sua máquina do arquivo curso.xml do ERP em Sala de Aula, definindo a pasta
onde ele será gravado.
4. Entre em Lançamentos / Compras / Compras.
5. Clique em .
6. E selecione o arquivo baixado chamado curso.xml confirmando a importação deste arquivo.
A Nota é apresentada na tela. Mas como o nome dos produtos do fornecedor são diferentes das
descrições em nossa empresa, é preciso acertar essa relação.
7. Clique em .
Veja que o nome do produto na nota não bate com o nome do produto em nossa empresa. Lá o
nome é Arco. Aqui é Argola.
8. Selecione o nosso Produto.

Veja que a quantidade e o preço também vieram do XML.


9. Clique em Ok para gravar os ajustes.
10. Repita o processo para o Suporte, sendo que aqui é preciso selecionar que se trata do Dourado.
11. Grave os ajustes do item.
12. Vá para a aba Pagamento e veja que o Tipo já está a Prazo.
13. ACERTE TAMBEM A DATA DE EMISSÃO DA NOTA e DO VENCIMENTO DO TITULO A PAGAR.
14. E grave a nota. Uma vez cadastrada a relação do seu Produto com o do seu Fornecedor, das
próximas vezes, a conversão é automática.
51

Caso precise alterar a nota, antes de gravar, delete o terceiro item, que é o IPI, ticando o checkbox
no canto esquerdo de sua linha.

Movimentação da Ordem de Produção

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Produção / Ordem de Produção.


2. Clique no botão à frente da OP do Chaveiro.
Neste caso, vamos gerar as 2 requisições automaticamente, considerando os comentários feitos na
requisição dos livros.
3. Clique em .

4. E nesta tela clique novamente em confirmando que quer gerar as requisições


5. E agora informe o que foi produzido, clicando em .
Docto coloque 07
Histórico Produção do chaveiro
6. Grave
52

7. A OP está concluída e os 1000 Chaveiros Dourados entraram no Estoque pelo seu Custo real, ou seja,
$ 3.000,00.

8. Clique em Sair.

9. Veja que na tela do Cadastro de Ordens de Produção a nossa OP não aparece mais, pois já foi

concluída. Para vê-la, clique em .

Requisições Avulsas
Suponha que foram perdidos 100 chaveiros por estarem defeituosos. Por isso, lance uma requisição de
Perda de 100 Chaveiros Dourados.

Mão na massa

1. Em Lançamentos / Estoque / Requisições, Devoluções e Transferências.


53

2. Clique em Incluir e informe:


Docto 08
Produto Chaveiro Dourado
Quantidade 100
OS Como está propositalmente sem o numero da OS, irá para Despesa e
não para Custo.
Natureza Industria

Agora só falta vender os Chaveiros.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.


2. Clique em +Receita e informe:
Vamos fazer, só para agilizar e não para sonegar, uma Receita em vez de um Faturamento.
Docto 08
Cliente selecione um cliente
Histórico venda dos chaveiros
3. Clique em e informe:
Produto Chaveiro Dourado
54

Qtde 500
Preço 6,00
Valor Total 3.000,00
4. Clique em Ok e saia da tela de Itens.
5. Clique na aba Recebimento.
6. Inclua uma parcela com tipo A Prazo.
7. Grave.
55

Fechamento

Aqui encerramos o Mão na Massa que teve como objetivo montar os dados para fazermos o Jogo de
Empresas, descrito no final deste texto. Tudo o que está escrito daqui para frente pode ser praticado pelo
aluno nesta mesma empresa, mas de preferencia depois da realização do Jogo, embora normalmente ele é
disputado em equipes, de modo que basta preservar uma empresa para cada equipe.
E agora é chegado o momento de analisarmos a situação da empresa com base no que foi digitado. Para
tanto vamos usar uma tela que nos dá uma visão completa.

Mão na massa

1. Entre em Consultas e Relatórios / Relatórios Gerenciais / Balanço e DRE.


2. Coloque a Data inicial e final do mês em que foi tudo digitado.
3. Clique em Ok.

Esses são os números que devem aparecer no seu Balanço-DRE:


56

Bancos está zerado. Para facilitar as alterações das Notas a serem feitas no Jogo, todas as operações foram
com condição de pagamento A Prazo, já que para alterar uma nota quitada é preciso, antes, cancelar o
pagamento.
A parte superior, que vai até a linha Total Patrimônio corresponde ao Balanço, ou seja, Ativo e Passivo,
apresentando o Saldo Anterior, no nosso caso zerado, e o Saldo Atual. O Total Patrimônio é a diferença entre
os dois, ou seja, contabilmente falando, é o quanto a empresa vale, ou seja, o Lucro Acumulado,
considerando que não houve aporte de Capital. No Jogo, faremos um aporte inicial de $ 3.000,00.

Selecionando cada linha e clicando em , analisa-se o que ocorreu.


Vamos começar pelo DRE, ou seja, o resultado econômico, que correspondem às 3 ultimas linhas.
O DRE apresenta o Resultado do Período, por isso não temos um Saldo Anterior. Aproveitamos então para
colocar em cada linha o Faturamento e o Custo de cada Natureza, ou seja, o Lucro por Natureza. Na linha de
Despesas, estão aquelas que não estão vinculadas a um produto comprado ou produzido ou um serviço feito
com OS, independente de sua Natureza.

Temos então que a Natureza Comércio faturou $1.500,00 (10 livros a $150,00 cada) e gastou neles $
1.000,00 (10 livros a $ 100,00 cada).
Já a Indústria faturou $ 3.000,00 (500 Chaveiros a $ 6,00 cada) e gastou $ 1.500,00, pois cada chaveiro custa
$3,00, sendo $1,00 da argola e $2,00 do suporte. Verão que as perdas de 100 chaveiros a $3,00 cada, como
não foram vinculadas à OP, foram para Despesas.
E a Natureza Serviços faturou $6.000,00 tendo um lucro de quase 100% pois seu custo foi de $3.100,00
($1.000,00 do Instrutor e mais 21 livros a $100,00 cada). Não fosse o Instrutor ter surrupiado um livro a mais
e o lucro teria sido de 100%.
E clicando-se em cada linha, desse segundo nível, chega-se ao terceiro nível, onde se detalha cada item
faturado ou gasto através dos movimentos digitados.
Analise também as linhas do Balanço, ou seja, o lado Financeiro e Patrimonial da empresa.
57

Quiz

1. Qual a finalidade do Cadastro Perfis de Clientes e Fornecedores?


2. Porque no Cadastro de Bancos existe um campo com o Saldo Anterior e um campo com o Saldo
Atual?
3. Qual o objetivo do Cadastro de Naturezas?
4. Como funcionam as Variantes?
5. Quais diferenças entre um Produto e um Serviço?
6. O que são Variantes?
7. Quais as Dimensões previstas no ERPFlex?
8. O que é NCM?
9. Cite os impostos que são tratados nas telas de cadastramento de NCM e Produtos?
10. É possível que um mesmo Produto ou Serviço possa ser ora de uma Categoria ora de outra? E de
uma Natureza?
11. Como se apura o Resultado de uma OS?
12. De que maneira uma OS pode receber materiais e serviços que ela consumiu?
13. Quais as vantagens ao se fazer uma venda inserindo no sistema tanto o Orçamento como a OS?
14. Qual as principais diferenças entre um Produto e um Serviço.
15. Os valores gastos na OS do Curso e o preço pago na compra do livro e o gasto com o Instrutor são
considerados Custos ou Despesas? Porque?
16. Posso dar entrada em um Produto sem que ele passe pelo Estoque?
17. Quais as principais contas do Ativo? E do Passivo?
18. O que é mostrado no DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício)?
19. Qual a vantagem de uma empresa trabalhar com Custo Standard?
20. Qual a diferença entre a situação econômica e financeira de uma empresa. Uma empresa em boa
situação econômica pode falir? Como?
58

Financeiro

E vamos ver como se faz uma baixa de título.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Financeiro / Contas a Receber / Títulos a Receber.


Será exibida a tela para controle dos títulos, conforme abaixo. Nesta tela se pode baixar o título.

2. Clique no ícone e indique qual Banco será feito o depósito.


Também é possível gerar um Boleto.
3. Para gerar o Boleto, entra-se em Cadastros / Bancos / Bancos.
4. Digite um número de banco, agência e conta.
5. Em Dados Boleto, na Linha 1, digita-se NF-e <NUMERO_NFE>.
Essa tag trará o numero da Nota fiscal do referido boleto.
6. Em Dados Boleto na Linha 2, digita-se Multa por atraso R$ <VALOR_MULTA>.
Traz o cálculo da Multa, baseado na percentagem informada na aba Carteira.
7. Em Dados Boleto na Linha 3, digita-se Juros <VALOR_JUROS_MES> % por 30 dias.
59

Multiplica por 30 o Juros também informado na aba Carteira.


8. Os campos da aba Carteira (código, descrição, se é cobrança registrada, % de Multa, % de juros
diário e quem enviará o Boleto) devem ser preenchidos.
9. Volte para Lançamentos / Financeiro / Contas a Receber / Títulos a Receber.
10. Clique em e veja o Boleto.
Se o Boleto não for registrado precisa ser enviado diretamente ao Cliente e a baixa será feita quando
do seu recebimento. Se for registrado, deixa-se essa tarefa para o Banco, enviando-lhe o arquivo.
60

11. Para exportar o arquivo, seleciona-se os títulos desejados clicando-se em . A seguir, clica-se

em .

12. Seleciona-se o Banco e Carteira desejada e o arquivo é gerado.


13. Para salvar o arquivo gerado, clica-se em .

14. O passo seguinte é entrar no site do Banco e enviar o arquivo, lembrando que cada Banco tem o seu
procedimento próprio. O Banco enviará o Boleto ao cliente, podendo inclusive fazê-lo via DDA, se
assim foi definido no contrato com o Banco.
15. Os recebimentos ocorridos no Banco são trazidos para o sistema clicando-se em
e nesse processo tanto a carteira de títulos como o saldo bancário já são
atualizados. De qualquer forma para baixar o título, selecione o Banco e a Data de Baixa e clique em
Gravar.
16. Para excluir uma Nota Fiscal é necessário antes cancelar a Baixa.

Investimentos e Empréstimos

Falando em Investimento, nesta opção devem ser lançados apenas os de resgate a longo prazo.
Investimentos em papéis de fácil resgate são lançados em Bancos “próprios” e investimentos em
imobilizados em Compras com uma Natureza específica, mas colocando-se no seu cadastramento a linha
Imobilizado.
Já em Empréstimos, devem ser lançados Aportes de Capital dos Sócios e financiamentos obtidos. No caso do
Jogo, temos um Aporte dos Sócios de $ 3.000,00.
61

Processo Fiscal, Contabilidade e SPED

O Processo Fiscal tem como objetivo gerar automaticamente, quando da digitação das Notas Fiscais de
Compras e de Faturamento, o CFOP – Código Fiscal de Operação, o CST – Código de Situação
Tributária(ICMS, IPI, PIS, COFINS), as alíquotas dos tributos (ICMS, ICMS-ST, IPI, PIS, PIS-ST, COFINS, COFINS-
ST) e até textos legais que devem constar do quadro Observações das Notas Fiscais. Lembrando que
independente do processo fiscal já é gerado o Tipo de Movimento.
Esses campos são definidos a partir de uma série de Propriedades (propriedades são campos que não
existem no ERPFlex, mas necessários para a definição do Processo Fiscal. É semelhante aos Campos
Adicionais, mas tem um propósito específico) incluídas nas tabelas de Clientes, Produtos, Empresa, NCM,
Cabeçalho e Itens das Notas de Entrada e de Saída. Para cada Propriedade são definidas Opções. Cabe ao
usuário definir as Propriedades e Opções de sua empresa, devendo concentrar-se principalmente em
situações que realmente ocorram no seu dia-a-dia. A partir do CST os programas definem se a compra dá
direito a crédito, se há isenção, redução de alíquota, se é imune, se não é tributada, se está suspensa, se é
tributada com alíquota zero e outros detalhes do intrincado cálculo dos impostos.
Em Cadastros/Configurações Fiscais/Regras Fiscais são definidos os CFOPs, CSTs, alíquotas e textos. Para
cada Conteúdo de cada Opção das Propriedades (Variável) define-se os CFOPs, CSTs, alíquotas e textos
(Resultados) que podem nela ocorrer (separados pelo carácter pipe |).
Primeiramente faz-se uma tabela de Decisão.
Segue um exemplo de CFOP:

Dentro do Tem Substituição Operação Operação Operação Operação


Tipo Fiscal
Estado Tributária? Compra Transferência Remessa Devolução

=SP MP NCM=42023900 1101 1151 1911 1201

NCM=42023200 1401 1408 1410

RV NCM=42023900 1102 1152 1202

NCM=42023200 1403 1409 1411

MC NCM=42023900 1556 1557

NCM=42023200 1407 1557

IM NCM=42023900 1551 1552 1554 1553

NCM=42023200 1406 1552 1554 1553

=RJ MP NCM=42023900 2101 2151 2911 2201

NCM=42023200 2401 2408 2410

RV NCM=42023900 2102 2152 2202


62

NCM=42023200 2403 2409 2411

MC NCM=42023900 2556 2557

NCM=42023200 2407 2557

IM NCM=42023900 2551 2552 2554 2553

NCM=42023200 2406 2552 2554 2553

O próximo passo é preencher as Propriedades Fiscais e as Opções em Cadastros/Configurações


Fiscais/Propriedades Fiscais. São campos a serem criados, pois inexistem no ERPFlex. Eles passam a aparecer,
na tela correspondente, em uma nova aba

A seguir define-se as Regras Fiscais de acordo com a Tabela de Decisão:

Ao tratar a Nota preenche-se as Propriedades novas.


63

Agora é só clicar o botão que o ERPFlex coloca o CFOP correto. Caso encontre mais
que um, mostra quais. Se não achar nenhum, pede. Se isso ocorrer há necessidade de aprimorar a Tabela de
Decisão.
O processo se repete para os CSTs, aliquotas e textos.

O uso do Processo Fiscal é acionado através do parâmetro .E


para usar esse recurso, todas as Regras Fiscais precisam estar perfeitamente definidas.

Contabilidade
Além do Balanço e DRE, que servem como instrumento de gestão, o ERPFlex possui um processo automático
de Geração de Lançamentos Contábeis que serve tanto para o SPED Contábil como para a emissão e
posterior registro na Junta Comercial dos livros tradicionais (ainda obrigatórios para as empresas do
SIMPLES): Diário, Razão, Balancete, Balanço e DRE.
Para tanto basta preencher a tela De-Para em Cadastros/Configurações Sped/De-Para Contas Sped com
Contas ERPFlex e os parâmetros em Cadastros/Parâmetros/Contas.
Em Cadastros/Configurações Sped/Cadastros de Contas cadastra-se o Plano de Contas, sendo o nosso
padrão o Plano Referencial da Receita Federal, mas o usuário pode utilizar o seu próprio Plano. A partir daí a
Classificação Contábil dos movimentos é feita por programa.
Em Lançamentos/Sped/Lançamentos de Ajuste são feitos os lançamentos de abertura de Saldos e outros
que porventura não são feitos de forma automática. Em Lançamentos/Sped/Gera Arquivo Sped/Contábil é
gerado o arquivo a ser enviado, através do Programa Validador e de Assinatura (PVA) da Receita Federal.
Em Consultas e Relatórios/Contábil são emitidos os vários relatórios.
Vamos analisar que lançamentos contábeis devemos fazer baseados nas operações feitas no exercício
seguindo as normas estabelecidas pelo CFC - Conselho Federal de Contabilidade e pela NBC – Normas
Brasileiras de Contabilidade. Essas normas são bastante flexíveis e adotamos o seguinte:
64

Em Cadastros/Configurações Sped/De Para Contas Sped com Contas ERPFlex se estabelece onde deverão ser
lançados os movimentos. Veja que foram preenchidos apenas os itens que movimentamos no exercício. O
De/Para depende do tipo de movimento:
65

Em Natureza de Despesas define-se como são lançadas as requisições: foi preenchido somente a Natureza
Fábrica que se refere à requisição de perda dos chaveiros. Esse grupo é usado somente em Requisições sem
OP ou OS.

Natureza de Receitas por ora não é usado para nenhum movimento.


Em Compra de Serviço são definidas todas as demais despesas, exceto as que tem OS ou OP. As que tem OS
vão para CMV e as que tem OP vão para Estoque em Elaboração. A perda dos Chaveiros foi para Despesa,
pois não entrou na OP, não incrementando o seu custo.

Em Faturamento de Serviços define-se as contas dessas receitas.

Sendo que os seus Custos (compras e requisições com OS) são lançadas em CMV com Prestação de Serviços,
definidas em Parâmetros.

Em Estoque de Produtos indica-se em quais contas são lançadas as compras de produtos que vão para
estoque e das produções.
66

Em Faturamento de Produtos as respectivas contas de Receita.

Sendo que seus custos são lançados em contas correspondentes, definidas em Parâmetros.

Em Bancos as contas bancárias e de investimentos financeiros.

Em Clientes e Fornecedores as contas do Ativo e do Passivo dos valores a receber e a pagar.

As requisições com OP são debitadas em Produtos em Elaboração, que é uma das contas definidas pelo
usuário em Parâmetros/Contas.
67

E as contas onde são lançados os Impostos também são definidas em parâmetros pois dependem da
operação em que estão sendo mencionados: como imposto a recuperar, despesa ou a imposto a recolher.

Em suma, os lançamentos automáticos são feitos via programa seguindo o De/Para, e os parâmetros:
• Compra dos livros: Débito em Estoque de Mercadorias para Revenda, crédito Fornecedores.
• Compra do Serviço de Instrutor: Débito em Despesas com Prestação de Serviços Pessoa Jurídica,
crédito Fornecedores.
• Requisição dos livros para a OS do Curso: Débito em Custo de Serviços, crédito em Estoque de
Mercadoria para Revenda.
• Venda do Curso: Débito em Clientes, crédito em Receita de Prestação de Serviços.
• Venda dos Livros: Débito em Clientes, crédito Receita de Revenda de Mercadorias e Débito em Custo
das Mercadorias Vendidas, crédito em Mercadoria para Revenda.
• Compra das Argolas e dos Suportes Dourados: Débito em Estoque de Insumos, crédito em
Fornecedores.
• Requisição das Argolas e dos Suportes Dourados: Débito em Produtos em Elaboração, crédito em
Estoque de Insumos.
• Produção do Chaveiro: Débito em Estoque de Produtos Acabados, crédito em Produtos em
Elaboração.
• Venda do Chaveiro: Débito em Clientes, crédito em Receita da Venda no Mercado Interno de
Produtos de Fabricação Própria e Débito em Custo dos Produtos de fabricação Própria Vendidos,
crédito em Estoque de Produtos Acabados. São dois lançamentos.
• Recebimento de borderô: Débito em Bancos, crédito em Clientes.
• Pagamento de borderô: Débito em Fornecedores, crédito em Bancos.

Os relatórios contábeis (Diário, Razão, Balancete, Balanço e DRE) são impressos a partir do arquivo gerado
pelo SPED Contábil. Assim quando as empresas do SIMPLES também forem obrigadas a entrega-lo não
haverá nenhum trabalho adicional.
Entrar em SPED/Gera Arquivos SPED/Contábil, Gera Arquivo e faz o Download
Veja o SPED:
68

Agora entre em Consultas e Relatórios/Fiscal/Emissão Arquivos SPED. Marque o arquivo gerado.

E emita os relatórios clicando nos respectivos botões.

A Geração do SPED Contribuição e Fiscal é feita em Lançamentos/Sped/Gera Arquivo Sped/Contribuição e


Fiscal.
69

Consultas (C10 a C16)

Vamos ver agora as diferentes Consultas oferecidas pelo Sistema. O ERPFlex se caracteriza por ter, além de
um bom número de Consultas prontas e disponíveis, permitir também que o Usuário crie as suas, mesmo
tendo pouco conhecimento técnico. E com a ajuda do Suporte, consegue criar processos bem sofisticados
para atender a situações que normalmente necessitariam de muitas horas de programação para o seu
desenvolvimento.

PEF Posição Econômico-Financeira


A PEF veio para substituir o Balanço-DRE, mostrado no tópico 28 deste manual. Mudou de nome para não
ser confundido com o Balanço e DRE oriundo do SPED Contábil, o qual gera os relatórios contábeis oficiais.
Ficou mais completo, com 22 linhas que mostram as várias situações dos Estoques (Estoque de terceiros em
nosso Poder, Estoque nosso em Poder de Terceiros, Estoque futuro a receber, Estoque Futuro a entregar),
uma linha com os Impostos a Recuperar, Pagamentos e Recebimentos Antecipados, Aplicações Financeiras,
Exigível a longo prazo e Capital. E para tornar o processo de classificação mais simples foi criado para as
Compras, Faturamento e Movimentações Internas um campo denominado Tipo de Movimento.

Consulta Multidimensional

Entre em Consultas/Faturamento/Consulta Multidimensional.


Essa Consulta lembra um BI (Business Intelligence), pois apresenta os dados do faturamento em várias
dimensões e em qualquer ordem. Assim é possível analisar os valores do faturamento por Natureza,
Categoria, Subcategoria, Produto/Serviço, Cliente e Vendedor. O Período é informado na abertura da
Consulta.
70

Atendimento
Entre em Consultas e Relatórios/Atendimento. Essa consulta deve ser feita quando se está dialogando com
um Cliente, pois mostra todas as suas informações. Dê um duplo-click no cliente e navegue em todas as abas
disponíveis. Lá se vê todas as informações desse cliente.

Consulta Movimentação Financeira


Em Consultas/Financeiro/Movimentações de Recebimentos e Pagamentos temos toda a movimentação
financeira ou em ordem Cliente e Fornecedor ou em ordem de Banco ou em ordem de Data. Serve para
verificar se um determinado recebimento ou pagamento foi efetivamente realizado.

Fluxo de Caixa
Na mesma partição temos o Fluxo de Caixa que mostra inicialmente os saldos dos Bancos e a seguir todos os
títulos a Receber e a Pagar e o Saldo disponível. É uma projeção do que há para receber e pagar. Pode-se
inibir alguns Bancos e também os títulos atrasados.
71

Estoques

Em Consultas/Estoques temos três Consultas: Produtos em Ponto de Pedido, Saldos e Movimentações por
Produto e Saldo em Estoque por Variante. Há também uma rotina de MRP I que calcula as necessidades de
materiais levando em consideração o saldo em estoque e a estrutura do produto. Gera Pedidos de Compras
e Ordens de Produção.
72

Consulta via Excel

Permite que se converta as tabelas do ERPFlex para o Excel e lá se use essa ferramenta. Existem conversões
que envolvem várias tabelas como o DRE permitindo que a análise do Faturamento e Receitas, do CMV e das
Despesas apresentadas na Consulta do Balanço e DRE se feita se utilizando as Tabelas Dinâmicas do Excel.
Outra possibilidade é transferir os clientes e outros cadastros para uma planilha.

Gerador de Relatórios

Disponível em várias telas, ao se clicar no botão Imprimir, essa funcionalidade permite que se selecione uma
tabela e se tenha acesso a todos os seus campos e os campos das tabelas relacionadas. A partir daí pode-se
montar relatórios, definindo as colunas, com vários níveis de totais, em várias sequências, com filtros,
parâmetros e senha de segurança para acessos.
Clique em e imprima a Relação de Faturamento. A seguir analise os seus dados e como ela foi
montada.
73

Consulta via SELECT

Há também as consultas via SELECT que permitem a utilização desse comando para extrair quaisquer
informações do Banco de Dados.
74

Flexcel

A consulta via FLEXCEL é o uso de uma Planilha, mas dentro do sistema, permitindo que cada coluna explore
as diversas tabelas do ERPFlex. A FlexDB permite que se crie novos campos em uma Tabela, ou seja, é um
processo mais avançado do que os campos adicionais com Legenda própria e semelhante às Propriedades
do Processo Fiscal. Permite, inclusive, campos resultantes de fórmulas. Já o FlexCode permite que se crie
novas funções que substituem as funções nativas do ERPFlex.
Vamos fazer uma planilha que mostre novos projetos que estão sendo comercializados por clientes já
existentes. O Objetivo é acompanhar esses projetos através de um histórico, saber qual o valor e de que
cidade é o cliente.
1. Entre em Cadastros/Ferramentas Sistema/Gerenciamento FLEXCEL. Crie um novo Controle clicando
em e dê um nome à planilha.
2. Em tipo coloque Cadastro. Isso fará com que cada linha seja apresentada num Form.
3. Clique em e crie duas pastas: Dados do Projeto e Histórico.
75

4. Agora vamos criar os vários campos da planilha. Clique em na área Campos. Em Legenda
coloque Nome do Projeto. Em Tipo coloque Caracter. Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em
Pasta selecione Dados do Projeto.

5. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Data. Em Tipo selecione Data. Tique
Obrigatório e Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto.

6. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Qtde Horas. Em Tipo selecione Numérico.
Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto.
76

7. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Cliente. Agora vamos começar a aproveitar os
dados das tabelas do ERPFlex. Em Tipo selecione Consulta. Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em
Pasta selecione Dados do Projeto. E em Tabela para Consulta selecione Clientes.

8. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Situação. Agora vamos usar um Combobox.
Em Tipo selecione Escolha. Em Pasta selecione Dados do Projeto. Tique Obrigatório e Mostra no
Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto. E em Opções clique em e digite as opções
Fechado, Quente, Morno, Frio e Perdido.
77

9. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque ID Municipio. Em Tipo selecione Referência.


Aqui nós vamos pegar um dado (o nome do Município) que está na Tabela de Municípios. Na Tabela
Clientes nós temos o ID do Município deste Cliente na Tabela Municípios. Lembre-se de dois
princípios do SQL: a não redundância, ou seja, o nome do Município é gravado uma única vez no
Banco, embora tenhamos vários clientes que ali se localizam e a integridade referencial, ou seja, não
se consegue deletar um Município que esteja referenciado em um cliente. Por isso selecione o Tipo
Referência. Tique Invisível, pois esse campo não interessa ao usuário que vai analisar o resultado. Em
Pasta selecione Dados do Projeto. Em Origem selecione Cliente, pois é nesta Tabela que se situa o
campo ID Município. E em Coluna selecione SA1_IDSAM, que é o campo que armazena o citado ID.

10. Clique em na área Campos. Em Legenda digite Município. Em Tipo selecione Ligação por ID, pois
pegaremos um campo chamado Nome Município da Tabela SAM, cujo Registro será localizado com
base na Coluna ID Município, já obtido na coluna anterior. Marque Mostra no Browse. Em Pasta
selecione Dados do Projeto. Em Coluna ID selecione ID Município, que é o nome da Coluna anterior.
Em Tabela selecione SAM, que é a tabela de onde será buscado o nome do Município. E em Coluna
selecione Nome Município que é o campo da Tabela SAM que queremos. E em tipo coloque Caracter.

11. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Valor. Em Tipo selecione Fórmula. Tique
Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto. Em Fórmula digite ($cpo003 * 90). 90 é o
custo-hora.
78

12. E finalmente defina a Coluna Histórico. Em Tipo selecione Memo. Em Legenda digite Histórico.
13. Não é obrigatório nem vamos mostrar no Browse. E em Pasta selecione Histórico.

14. Finalize agora colocando Nome do Projeto em Ordenar por. Selecione Data no Filtro, localizado no
Cabeçalho. E também Nome do Projeto em Chave Única, assim não poderão haver dois projetos com
o mesmo nome. Se desejar coloque e confirme uma Senha para proteger o acesso. E para gravar
clique em Ok.
15. Acesse Lançamentos / Personalizados / FLEXCEL e selecione a Planilha que acabou de ser montada,
informando a senha.
16. Inclua um Projeto, clicando em e veja o resultado. Caso alguma coluna fique inativa, digite
a informação de uma coluna, salve, feche a planilha e abra novamente.

17. A planilha pode ser impressa, filtrada, classificada, exportada para Excel e ser transformada em Form
e daí ser impressa via Word.
18. Para exportar para o Excel, clique em .
19. Outra funcionalidade que o Flexcel oferece é o Flex DB. É uma forma mais avançada dos Campos
Adicionais e suas Legendas. Permite a criação de novos campos que são inseridos em novas abas,
isso em qualquer tela do sistema, com todos os tipos de campos disponíveis. Primeiramente é
79

preciso definir em qual tela se quer inserir os novos campos. Se, por exemplo, o destino é o cadastro
de Produtos seleciona-se em Link a Tabela correspondente:

20. A seguir defina os campos:

21. Agora vá para a opção Cadastros/Produtos e Serviços/Produtos e veja que foi criada uma nova aba
com os novos campos.

Suporte à Decisão – Painel de Gestão


O Painel de Gestão apresenta em gráficos, dados da empresa de acordo com fórmulas definidas pelo usuário.
Nas fórmulas podem ser usadas as variáveis disponíveis, algumas discriminadas por Natureza. As Variáveis
são as mesmas apresentadas no Balanço e DRE. Caso se peça movimentos de vários meses é apresentado
um gráfico por mês, com todos os meses solicitados. Se solicitado apenas um mês, todos os gráficos são
mostrados em uma única tela. Essa tela é dinâmica, ou seja, é atualizada automaticamente a cada 15
minutos, independente de uma ação do usuário.
80

Suporte a Decisão – Data Mining

A consulta Data Mining apresenta uma série de combinações de dimensões, mostrando a Correlação entre
cada uma e o TOTAL de todas elas. Correlação baixa (próxima de zero) significa uma fuga da regra, fator esse
81

da máxima importância no processo decisório e de controle de uma empresa. E correlação negativa


(próxima de -1) significa que aquele elemento está com tendência inversa ao da maioria.
Dois exemplos ilustram esse fato: enquanto o faturamento total da empresa subiu, o de um determinado
cliente, produto, natureza ou vendedor caiu. Ou quando o mix de vendas de um determinado vendedor
difere profundamente do mix da maioria deles. Por isso existem todas as combinações apresentadas na
abertura do programa. É claro que o Data Mining é importante quando se tem um grande número de
clientes, vendedores, produtos ou naturezas, e fica difícil descobrir fatos relevantes sem a ajuda de um
sistema. A linha marrom representa a tendência geral. A verde, do elemento selecionado.

Exemplos: houve uma queda do faturamento total, mas uma determinada Natureza teve um
comportamento contrário. Por que? Cabe ao gestor analisar e chegar a uma conclusão e tomar uma atitude.

Neste caso a Natureza selecionada comportou-se de acordo com a tendência geral, ou seja, é um fato
normal.

Workflow
Essa funcionalidade envia mensagens (e_mails) assim que ocorrer um fato relevante. Ou quando o usuário
entrar diariamente pela primeira vez no sistema, e algo importante deixou de acontecer.
O ERPFlex envia as seguintes mensagens aos usuários:
• mensagem de Parabéns a você, por ocasião do aniversário de um cliente. Entre em:
82

Cadastros/Ferramentas Sistema/Parâmetros/Workflow/Aniversariantes.

• aviso de não pagamento ou não recebimento de um título. Nos Parâmetros, informa-se a carência e
a quantidade de dias vencidos. A mensagem é enviada diariamente, na primeira vez que o usuário
entra no sistema.

• quando atingida uma meta de Natureza, seja de despesa, seja de receita.


83

• quando é feita uma Venda ou uma Compra com Preço Unitário acima ou abaixo do Std, respeitando
o percentual informado no Parâmetro.

• quando um cliente preencher uma ocorrência no site na página do CRM


84

Jogo de Empresas

O mecanismo do Jogo de Empresas em cima do ERPFlex é semelhante, porém não idêntico, ao Jogo de
Empresas desenvolvido pela Edulabzz e que também faz parte do Projeto ERP em Sala de Aula. Ele se inicia
com dados digitados na primeira parte desse Manual. Deve ser jogado entre 3 e 6 equipes, que ao tomar
cada decisão entram no sistema e alteram os dados anteriormente digitados ou fazem novos lançamentos.
Acompanhando o nosso material, existe uma Planilha Excel que simula a situação da empresa e serve para
duas ações: verificar se a digitação das decisões foi feita de forma correta e depois, ao final do Jogo, mostrar
as melhores decisões utilizando o SOLVER do Excel.
O desafio é a equipe vencedora aproximar-se do resultado alcançado pelo Solver. É claro que a situação
inicial das empresas precisam estar idênticas entre si e de acordo com os números apresentados no tópico
28 deste manual.
85

Mão na massa
Aporte de Capital

Antes de iniciar o Jogo, deve-se fazer um lançamento de Aporte de Capital no valor de $ 3.000,00 para
reduzir a diferença entre o Contas a Receber e o Contas a Pagar que é de $ -6.500,00.
1. Para fazer esse lançamento, entra-se em Lançamentos / Financeiro / Empréstimo.
2. Clique em e informe:
Docto 10
Descrição Aportes
Linha do Balanço Capital
3. Grave.
4. Clique em depois em Incluir.
Docto 11
Tipo Aquisição
Valor 3.000,00
Cliente selecione aquele definido como Investidor
Histórico Aporte Inicial
5. Na tela inferior clique em
6. Mantenha o Tipo A Vista e selecione em Banco o Banco Itaú.
7. Clique em Ok e Grave.
86

Consulta Fluxo de Caixa

1. Entre em Consultas e Relatórios / Financeiro / Fluxo de Caixa.

Observe que agora a empresa está com um déficit (buraco) financeiro de ‘apenas’ $3.500,00. Ou seja, teria
que tomar esse dinheiro emprestado e para tal pagaria 25% de juros, ou seja, $ 875,00. Com isso o lucro
cairia: $ 4.600,00 – 875,00 = $3.725,00, conforme é mostrado abaixo e na planilha Excel.
Mas não vamos fazer esse lançamento de Juros agora. Será feito no final, pois evidentemente o valor será
alterado.
Os jogadores vão agora criar alguns movimentos. Esses movimentos alterarão o Lucro e o Retorno sobre o
Investimento (ROI). O objetivo desse Jogo de Empresas é treinar o participante na análise e definição de
estratégias para atingir dois objetivos:
a) Maximizar o lucro
b) Maximizar o ROI – Retorno sobre o Investimento
O lucro atual é $ 3.725,00 e o ROI (Lucro/Aporte total no período) é 1,24 (3.725/3000). Para balancear os
dois objetivos, o critério a ser usado para definir o vencedor do Jogo é o Lucro + (100 x ROI), ou seja,
3.725+124 = 3.849.
Parece pouco o peso que estamos dando para o ROI, mas esse Indicador tem sido decisivo na classificação
final das equipes.
Recapitulando o que já vimos, essa é a situação das empresas. O que está em vermelho (itálico) indica as
decisões a serem tomadas mais adiante:

SERVIÇO:
Orçamento do Curso: 20 alunos
A preço de venda 20 livros a 150,00 3000,00
1 Instrutor 3000,00
Total 6000,00 300,00 por aluno
Custo
20 livros a 100,00 2000,00
1 Instrutor 1000,00
Total 3000,00
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Aberta a OS
Compramos 100 livros a 100,00 10000,00 para estoque
1 Instrutor 1000,00 para a OS (+ 150,00->+ 1 aluno)
Marketing (+250,00->+ 1 aluno)

Requisitamos 21 livros a 100,00 2100,00 para a OS, elevando o custo total a


3100,00 e fazendo o lucro cair para 2.900,00, ou seja, 6000,00 (20 alunos a 300,00) – 3100,00.
Se tivermos mais alunos, serão consumidos mais livros

REVENDA
10 livros a 150,00 1500,00
Custo: 100,00 cada 1000,00
Lucro de 500,00 Compra de até mais 100 livros a 70,00

INDUSTRIA
Chaveiro D é composto de 1 Argola e 1 Suporte D
Custo: 1,00 + 2,00 = 3,00 Vendido a 6,00

Produção de 1000 Chaveiros D


Compra de 2000 Argolas a 1,00 2000,00
2000 Suportes a 2,00 4000,00
Total 6000,00
Compra a preço diferente Receita de Comissão

Vendemos 500 Chaveiros a 6,00 3000,00


Perdemos 100 Chaveiros: $ 300,00

Situação do Caixa 0,00 (Solicitação adicional de Capital)


Aporte de Capital 3.000,00
Compra dos Livros 10.000,00 -7.000,00
Despesa com Instrutor 1.000,00 -8.000,00
Venda do Curso 6.000,00 -2.000,00
Revenda dos Livros 1.500,00 - 500,00
Compra Suporte+Argola 6.000,00 -6.500,00
Venda do Chaveiro 3.000,00 -3.500,00 (juros 25%)
88

A Despesa dos Juros não são consideradas no cálculo do Saldo do Banco, mas no Resultado sim.

Resultado
Receitas
Curso 6.000,00
Livros 1.500,00
Chaveiros 3.000,00 10.500,00
Custo + Despesas
Livros Curso 2.100,00
Instrutor 1.000,00
Livros Comercio 1.000,00
Argolas 500,00
Suporte 1.000,00 -5.600,00
Perda de 100 Chaveiros -300,00
Juros (25% s/ 3.500) -875,00
Lucro 3.725,00

As decisões que cada grupo terá que tomar são as seguintes, sendo que os lançamentos de compra e venda
a serem feitos agora devem ser todos a Vista.
89

Decisões
1. VENDA DE MATÉRIA PRIMA:
Imagine que a empresa que vendia as Argolas e os Suportes encerrou suas atividades. Mas surgiu um
fabricante estrangeiro, que não tem como vendê-los no Brasil. Convidou seus consumidores, no caso
vocês, para ajudá-lo nesta tarefa. Por isso, cada equipe se divide entre Vendedores e Compradores.
O conjunto Argolas + Suportes deve continuar a ser vendido a $ 3,00 (o mesmo valor considerado no
exercício, isto é, $ 1,00 da Argola e $ 2,00 do Suporte).
A comissão que quem vende receberá é o valor adicional conseguido na venda. Assim se o vendedor
conseguir vender o Conjunto por $ 3,50, caberá à sua equipe uma comissão de $ 1.000,00, pois são
2.000 conjuntos que cada grupo compra. E, claro, cada um tentará pagar o menor preço, negociando
com cada vendedor. Cada empresa só compra 2.000 conjuntos, mas pode comprar um pouco de
cada vendedor, totalizando os 2.000.
Cada vendedor, que não depende do seu estoque, pois aqui está fazendo o mero papel de um
representante comercial, pode vender para todo mundo, menos, é claro, para sua própria empresa,
de modo que vendedores sem pró-atividade podem ficar sem vender nada. Terminada a negociação
quem vendeu faz um lançamento de Receita de Comissões. E todos alteram os valores da Nota de
Compra da Matéria Prima sendo que a diferença deve ser lançada meio a meio em cada item, ou
seja, no exemplo citado, a Argola vai custar $ 1,25 e o Suporte $ 2,25.
Cada equipe deve calcular seu ganho de Comissão, tomando o cuidado de não considerar uma Venda
que na verdade não ocorreu. Sabe-se como são os Vendedores!!!

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos / Compras / Compras.

▪ Clique em na Nota de $ 6.000,00.

▪ Clique em na linha da Argola.


▪ Altere o Preço Unitário.
▪ Clique em Ok.
▪ Repita o processo para o Suporte.
▪ Clique na aba Pagamento.

▪ Clique em .
▪ Altere o valor total e clique em OK.
90

▪ (se pedir CFOP do IPI delete a linha do IPI, marcando o check box situado do lado direito da
linha).
▪ Essa compra não pode ser feita com data posterior aos lançamentos da Produção do Chaveiro,
pois influirão no seu custo.
▪ Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.

▪ Clique em .
▪ Selecione um Cliente.

▪ Clique em Ok e depois .
▪ Selecione o Serviço Comissão de Vendas.
▪ Lance em Preço Unit. o valor da Comissão recebida.
▪ Clique em Ok.
▪ Selecione a aba Recebimento.
▪ Selecione o Banco Itaú.
▪ Clique em Ok.
▪ Grave.
2. NOVO APORTE: Através de um empréstimo pode ser feito mais um aporte de Capital. Esse aporte
visa não pagar despesa com juros (25% sobre o saldo negativo) no final do jogo. Mas o pagamento
de juros pode ser uma opção melhor e lembrando ainda que se sobrar dinheiro no Caixa ele não
rende uma receita de Juros. Lance inicialmente o aporte e somente depois de todas as novas
movimentações é que se deve lançar a despesa de juros, baseado no saldo negativo que restar no
banco. É claro que um novo Aporte prejudica o ROI, pois este é o resultado da divisão do Lucro pelo
Capital.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos/Financeiro/Empréstimos.

▪ Clique em no Aporte já existente.

▪ Clique em .
▪ Selecione o Tipo Aquisição.
▪ Coloque o Valor decidido.
▪ Selecione o Cliente Investidor.
▪ Na tela inferior inclua o pagamento a Vista no Banco Itaú.
▪ Grave.
91

3. DESPESA COM O INSTRUTOR: O Instrutor do Curso disse que se lhe pagarem mais poderá estender
as horas de aula, o que certamente aumentará a quantidade de alunos interessados. Segundo
pesquisas a cada $ 150,00 que se paga a ele tem-se um aluno a mais.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos/Compras/Compras.

▪ Clique em na Nota do Instrutor de $ 1.000,00.


▪ Altere o Preço unitário acrescentando $150, $300, $450, $600, $750 ou $900 aos $1.000,00.
▪ Clique em Ok.
▪ Veja se alterou o Valor da coluna Valor Total.
▪ Clique na aba Pagamento.
▪ Altere o Valor da Parcela.
▪ Selecione o Banco Itaú.
▪ Clique em Ok.
▪ Grave.

4. DESPESA COM MARKETING: De forma análoga, mas um pouco mais caro, ocorre com o Marketing.
Gaste $250, $500, $750, $1000, $1250 ou $1500 e aumente a quantidade de um aluno a cada $250
investidos. Assim, por exemplo, se o investimento for de $750,00 teremos 3 alunos a mais.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos/Compras/Compras.

▪ Clique em
▪ Selecione um Fornecedor.
▪ Clique em OK.

▪ Clique em .
▪ Selecione o serviço Marketing.
▪ Selecione a Natureza Serviços.
92

▪ Coloque o preço unitário: $250, $500, $750, $1000, $1250 ou $1500.


▪ Clique em Ok.
▪ Clique na aba Pagamento.
▪ Selecione o Banco Itaú.
▪ Clique em Ok.
▪ Grave.

5. Altere a nota de Venda do Curso.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.

▪ Selecione a Nota do Curso de $ 6000,00 clicando em .

▪ No item, clique novamente em .


▪ O preço do curso se mantém em $300 reais por aluno, logo calcule quantos alunos a mais
sua equipe obteve em função das duas decisões acima (gasto adicional com Instrutor e
Marketing), multiplique por $300,00 e some o resultado aos $ 6.000,00 do campo preço
unitário.
▪ Clique em OK.

▪ No Recebimento altere o valor clicando em , altere para a Vista, no Banco Itaú.


▪ Clique em Ok.
▪ Grave

6. Altere a requisição de livros na tela da O.S. para a nova quantidade de alunos, não esquecendo do
livro do professor.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos / Estoques / Requisições Devoluções e Transferências.


▪ Faça uma nova Requisição de Livros.
▪ Na mesma quantidade adicional de alunos.
93

▪ Em Natureza, coloque Serviços


7. COMPRA DE MAIS LIVROS: A fornecedora de Livros está oferecendo um novo lote de 100 livros a um
preço especial de $ 70,00 cada, desnecessários nesse momento pois o estoque está alto, porem
oferecendo uma boa oportunidade para reduzir o custo médio das operações já realizadas.
Lembrando que, esse aumento no estoque, sacrifica o Caixa. Essa ação, além de aumentar o lucro na
Revenda do livro, influirá também no lucro do curso, pois o custo do livro lá usado será recalculado
por uma rotina a ser executada no final. Mas poderá gerar uma despesa de Juros. Você pode
comprar apenas parte dos livros ofertados, ou seja, uma quantidade entre 0 e 100.

Mão na massa

Vamos fazer uma nova compra.


▪ Entre em Lançamentos / Compras / Compras.

▪ Clique em .
▪ Selecione um Fornecedor.
▪ Clique em .
▪ Selecione o produto Livro Gestão Empresarial com ERP.
▪ Selecione a Natureza Estoque.
▪ Coloque a Qtde desejada.
▪ O PREÇO AGORA é $70,00.
▪ Clique em OK.
▪ Vá para a aba Pagamento.
▪ Selecione o Banco Itaú.
▪ Clique em Ok.
▪ Grave

8. MUDANÇA NO PREÇO DE VENDA DOS LIVROS: O departamento comercial da empresa acha que o
preço do livro não está adequado. Fez uma pesquisa e conclui que o preço afeta a quantidade
vendida havendo aí uma Correlação Inversa próxima a -1. O resultado da pesquisa foi o seguinte:

Preço Quantidade vendida Faturamento

130 12 1560

140 11 1540
94

Preço atual 150 10 1500

160 9 1440

170 8 1360

180 7 1260

190 6 1140

200 5 1000

E lembre-se que o que mais interessa é o lucro e não o faturamento.


E aí, vale a pena alterar o Preço?

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.


▪ Como vamos alterar a Quantidade e o Preço é preciso cancelar a nota e fazer outra.

▪ Cancele a nota de venda no Varejo no valor de $1.500,00 clicando em e confirmando a


exclusão.

▪ Clique em .
▪ Selecione o Cliente.
▪ Em Histórico coloque Venda no Varejo.
▪ Clique em .
▪ Selecione o Produto Livro Gestão Empresarial.
▪ Coloque a Qtde e o Preço unitário desejado respeitando a correlação acima.
▪ Clique em
▪ Em Recebimento coloque selecione o Banco Itaú.
▪ Clique em Ok.
▪ Grave
9. RECALCULO: Como mexemos em notas que já haviam sido digitadas e todo o processo de custos é
on-line, ou seja, feito assim que os movimentos entram no sistema, é necessário rodar-se o
programa Recálculo do Custo Médio.
95

Mão na massa

▪ Em Miscelânea / Reprocessamento / Recálculo do Custo médio.


▪ Clique em Calcular.
▪ Esse programa lê toda movimentação e recalcula os custos médios das movimentações de
saída do estoque, baseados nos novos preços colocados nas notas de Compra e custos de
Produção
10. BAIXA DOS TÍTULOS: Baixe todos os títulos que ainda estão em aberto contra o Banco Itaú, para
atualizar o seu saldo. Veja se a coluna Valor Pago/Recebido dos browsers da tela de Compras e
Faturamento está em branco em alguma nota.

Mão na massa

▪ Selecione o titulo em aberto.


▪ Selecione a aba Pagamento/Recebimento.
▪ Mude o Tipo para a Vista e selecione o Banco Itaú.
▪ Clique em Ok e Grave.
11. DESPESA COM JUROS: Veja no Balanço qual o Saldo do Banco e se Negativo lance a despesa com
juros, no valor de 25% sobre o valor negativo. Lembrando que se sobrar dinheiro em caixa, esse não
rende juros nenhum.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos/Compras/Compras.

▪ Clique em
▪ Selecione um Fornecedor, de preferencia o Banco.
▪ Clique em OK.
96

▪ Clique em .
▪ Selecione o serviço Juros.
▪ Em Preço unitário coloque o valor.
▪ Clique em Ok.
▪ Clique em Sair.
▪ Clique na aba Pagamento.
▪ Selecione o Banco Itaú.
▪ Clique em Ok.
▪ Grave.

PRONTO!!! Você finalizou o Jogo de Empresas. Agora volte ao Consultas e Relatórios / Balanço e DRE e
verifique o seu LUCRO. Divida o Lucro pelo Valor do total do Aporte. Multiplique o resultado por 100 e terá o
ROI – Return On Investment (Retorno sobre o Capital Investido). Some-o ao Lucro. O resultado é o KPI (Key
Performance Index) que define o VENCEDOR do Jogo!
Veja agora a solução com o Solver do Excel. Como temos 3 decisões que são resultados da ação ‘pessoal’ de
cada empresa, precisam elas ser lançadas manualmente na planilha. O mais adequado é ver qual a empresa
encerrou o jogo com o maior Indicador (Lucro+ROI) e aplicar esses 3 valores manualmente na planilha,
preenchendo as células C2 (comissão de venda em valor), C3(custo da argola) e C4(custo do suporte) com os
dados da equipe a ser analisada. Agora rode o Solver. Lembrando que se ele não aparecer na última coluna à
direita ao se clicar na aba DADOS, deve-se instalá-lo:
▪ Clique em Arquivos.
▪ Depois em Opções.
▪ Depois em Suplementos.
▪ Na última linha (Gerencia), clicar em Suplementos do Excel e depois em Ir.
▪ Selecione Solver e Ok

Cuidado para não salvar o Resultado em cima do arquivo enviado pela TI Educacional e ficar sem nenhuma
copia original da planilha para mais simulações.
A partir de agora você já pode dar Suporte aos usuários do ERPFlex e mesmo em ERPs de outros fabricantes.

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