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MATERIAL DE TREINAMENTO

ORGANIZAÇÃO DA

SECRETARIA
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 2

Índice Aula 05_____________________________________________ 22


Relação entre os membros e a igreja____________ 23
Introdução__________________________________________ 3
Processos de desligamento____________________ 24
O que você irá aprender________________________ 4
Aula 06_____________________________________________ 25
Aula 01_____________________________________________ 5
Principais ferramentas para a organização da
O que é ser secretário(a) da igreja______________ 6
secretaria___________________________________________ 26
Como um bom secretário(a) ajuda a sua igreja__ 6
Relatórios essenciais para acompanhamento
Organização básica do secretário(a)____________ 8 dos membros_______________________________________ 27
Aula 02_____________________________________________ 10 Conclusão __________________________________________ 29
O que é organização da secretaria______________ 11
Qual sua finalidade_____________________________ 11
Rotinas da secretaria___________________________ 12
Porque a igreja tem membros___________________ 13
Aula 03______________________________________________ 14
Quais as responsabilidades de um membro________ 15
Regimento interno dos membros________________ 15
Formas de se tornar membro de uma igreja________ 16
Aula 04______________________________________________ 18
Os dados mais importantes que a igreja deve ter
de um membro______________________________________
19
Formas de coletar os dados dos membros______
20
MATERIAL DE TREINAMENTO
ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA

INTRODUÇÃO
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 4

O que você irá aprender membro de uma igreja. Ter clareza sobre esses assuntos
te ajudará a caminhar com pessoas nesse processo.
Neste treinamento você aprenderá desde os conceitos mais
Na aula 4 os dados mais importantes que toda igreja deve
básicos sobre a função do responsável pelo departamento
ter a respeito dos membros. As melhores formas de coletar
de secretaria, até os mais avançados sobre relatórios
e manter as informações dos membros organizadas.
importantes que influenciam decisões e cuidado para com
a igreja, Seguindo para a aula 5, aprenderemos sobre a relação
dos membros com a igreja, explicando definitivamente
O treinamento é divido em 6 aulas, que possuem assuntos
a diferença entre membros ativos e inativos. Também
específicos para seu crescimento e organização da
falaremos sobre os principais processos de desligamento
secretaria em sua igreja. Cada aula é dividida em alguns
de membros do rol.
tópicos para que de forma objetiva facilite a busca de
conteúdos quando precisar estudar novamente o assunto. Finalmente, na aula 6, nós concluímos com os principais
relatórios que todas as igrejas precisam ter sobre os
Na aula 1, você aprenderá as características principais
membros, e como esses relatórios ajudam e influenciam
do secretário(a), os conceitos iniciais sobre organização,
nas decisões que o pastor pode tomar em relação a igreja.
como o trabalho do secretário(a) ajuda à igreja a tomar
decisões importantes. Nosso objetivo é te ajudar a desenvolver a organização
dos dados dos membros em sua igreja através do nosso
Na aula 2, você entenderá os principais conceitos de
treinamento, para que mais pessoas sejam alcançadas e
organização de dados, como essas atividades ajudam não
cuidadas.
somente o responsável, mas toda a igreja a ser melhor
acompanhada. Ainda nesta aula saiba como começar Preparamos este material para fornecer informações
agora mesmo a organizar a secretaria da sua igreja e criar importantes sobre a secretaria da igreja, principalmente
um rotina de trabalhos. Começaremos a entender o que na organização e manutenção dos dados dos membros
são membros da igreja, esses conceitos te ajudarão a que fazem parte da igreja. Acreditamos que parte
embasar seu trabalho. fundamental da vida de um departamento de secretaria,
é a administração dos cadastros e acompanhamento dos
Durante a aula 3 você aprenderá quais são as
membros da igreja, com o objetivo de oferecer suporte aos
responsabilidades de um membro, como a igreja pode
pastores no cuidado e pastoreio.
informar ao membro seus direitos e deveres, além de
conhecer as formas mais comuns e conhecidas de se tornar
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 5

Nós estamos orando para que você atinja seu objetivo


conforme a vontade de Deus, e que a sua igreja e todos
que fazem parte dela desfrutem o amor de Cristo em
sua plenitude, seguindo e servindo a ele da melhor forma
possível.
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ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA

AULA 01
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 7

O que é ser secretário(a) sempre são lançadas novas tecnologias para ajudar na
gestão de toda a igreja, como sistema para igrejas, sites e

da igreja outros.
Cumprindo todos esses requisitos, o secretário torna-se
O responsável pela secretaria da igreja tem um dos mais zeloso e cuidadoso com os assuntos pertinentes à sua
importantes cargos da igreja, trabalhando de forma correta congregação, fazendo sempre o melhor para a casa de
e organizada ajudará não apenas este setor, mas sim toda Deus.
a igreja.
Geralmente o secretário(a) é escolhido pela igreja por meio
de votação, ou indicação do pastor. Independente da forma
Como um bom secretário(a)
como foi escolhido, as responsabilidades costumam ser
as mesmas. Além de cuidar dos pertences da secretaria,
ajuda sua igreja
é o maior responsável por manter e atualizar os dados e A igreja é formada por pessoas e conduzida pelo pastor
informações dos membros. que as direciona conforme o que a Bíblia diz. O principal
objetivo, que todo pastor tem em comum, é ver pessoas
Um requisito fundamental para o secretário é ser organizado,
sendo alcançadas pelo evangelho e salvas através do
pois ele irá administrar diversos documentos da igreja,
sangue de Jesus pela graça de Deus.
preparar datas para eventos, verificar disponibilidade
financeira juntamente com a tesouraria, e se comunicar Para alcançar cada vez mais pessoas não cristãs e manter
com todos os outros setores da igreja. os membros que já fazem parte da igreja, os pastores
têm investido em diversas estratégias seja nos meios
Mantendo sempre uma comunicação contínua com todos
de comunicação, relacionamento, pequenos grupos ou
os membros da igreja e os diversos setores existentes
evangelismo.
na mesma, é necessário possuir uma boa dicção e saber
escrever com facilidade também, tendo em vista que terá Agora, algo que passa desapercebido é que se o pastor
que redigir diversas atas e documentos que são necessários fizer um bom acompanhamento da sua igreja, ele poderá
para a administração da igreja. alcançar todos esses objetivos. Cuidando melhor daqueles
que já frequentam a igreja e alcançando os que ainda não
Sempre estar atento aos avanços tecnológicos é um
fazem parte dela. Mas como isso é possível?
diferencial para os secretários nos dias atuais, já que
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Uma boa secretaria dos membros ocorre quando a igreja • Com a informação de quantos membros ativos sua
possui o cadastro do rol de membros atualizado e com as igreja tem e quem são eles, o pastor deve procurar
principais informações que auxiliem o pastor no cuidado e cuidar dessas pessoas. Ele pode entrar em contato com
acompanhamento da sua igreja. um membro (ou um representante da família) da sua
igreja por dia pelo telefone, orar por ele, conversar e ter
Através do cadastro de membros atualizado e até de
um tempo de cuidado e qualidade. Marcar visitas ou
anotações da frequência dessas pessoas nos cultos da
atendimentos também é uma ótima forma de cuidado.
igreja. Você e o pastor terão relatórios que mostrarão
através dos dados como sua igreja está hoje. Vocês • Em relação aos membros inativos, ou seja aqueles que
poderão saber: têm frequentado pouco a igreja ou não participado
de nenhuma atividade. Auxilie seu pastor a saber por
• quantos membros sua igreja tem;
qual motivo isso tem acontecido. Converse com eles
• quem tem ido aos cultos e quem não tem; e mostre-se disponível para ajudá-los, convide-os a
voltarem para casa. Algumas pessoas podem ter faltado
• quantas pessoas participam da sua igreja por faixa
por questões de saúde e se sentirão muito amadas por
etária (crianças, jovens, adultos, idosos); e
você e pela igreja, ao receber sua ligação. Esse cuidado
• qual o estado civil dos participantes. ajuda a motivar os cristãos que estiverem desanimados,
Estas são apenas as principais informações que você pode tornando-os mais comprometidos com a igreja.
tirar de relatórios de frequência e do cadastro de membros • Através da divisão de faixas etárias, o pastor pode
e frequentadores. Mas, quanto mais completo for o seu tomar atitudes que atendam melhor às necessidades
cadastro, mais informações você terá e mais relatórios da sua igreja. Criando cultos específicos para
poderão ser gerados, o que irá contribuir muito para o crianças, adolescentes, jovens e idosos, caso veja uma
acompanhamento do pastor com sua igreja. necessidade.
Porém, não basta ter acesso a esses dados e relatórios, • Através dos dados do estado civil, também pode-se criar
se não for tomada atitudes que melhorem o cuidado eventos especiais para casais, um curso sobre namoro
com os membros da sua igreja. Por isso, descrevemos cristão ou o que for mais necessário.
algumas atitudes que podem ser tomadas com base nas
Enfim, são muitas ações de cuidado que podem ser
informações citadas anteriormente:
tomadas com base em apenas alguns poucos dados. Por
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isso, ter uma boa gestão dos membros da sua igreja, vai ordem de prioridade.
ajudar no acompanhamento de cada um. Essa mensagem
Tenha uma agenda organizando aquelas que são rotineiras
de amor que os membros recebem, faz com que eles se
e mantenha um espaço de tempo separado para aquelas
comprometam mais com a igreja, consolida os visitantes
que surgirem de forma esporádica.
e traz mais pessoas para fazerem parte dela.
Procure ter seus arquivos e documentos organizados de
forma que qualquer pessoa consiga encontrar a informação
que busca, seja em arquivos de papel ou documentos em
Organização básica do seu computador.

secretário(a) Terceira dica é: Saiba gerir o seu tempo


Conheça quanto tempo é necessário para realizar cada
Organização é fundamental na vida do responsável pela
atividade, e assim procure cumprir esse tempo sem se
secretaria, pensando nisso preparamos algumas dicas
envolver com distrações ou outras atividades paralelas.
de organização. Como vimos no tópico anterior uma
secretaria bem organizada ajuda a igreja a cuidar melhor Por isso, saiba separar um tempo para cada tarefa e
dos membros. mantenha sua agenda diária organizada.

Primeira dica é: Faça agora Quarta dica é: Faça um planejamento


Sempre que surgir uma atividade, evite de deixá-la para o O planejamento serve para você saber quais são as suas
dia seguinte. atividades para o dia-a-dia e a longo prazo. Para se organizar
mais facilmente, divida-o em três categorias:
Evite ao máximo que as atividades se acumulem e fiquem
atrasadas. Separe um momento específico de cada dia Plano diário: Todas as manhãs dedique algum tempo ao
para se dedicar às atividades que já estão em atraso, e planejamento das suas atividades.
assim elimine-as uma a uma.
Divida o trabalho da semana em partes que possam ser
Segunda dica é: Seja organizado executadas em cada dia. Acompanhe o progresso do plano
ao longo do dia.
Anote todas as atividades que você precisa realizar em
Plano semanal: Uma vez por semana examine todas as suas
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fontes de trabalho, a sua agenda, as tarefas pendentes.


Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam.
Plano mensal: O plano mensal é composto pelos eventos
mais importantes do mês seguinte e te dará uma visão
geral que tornará o planejamento semanal mais eficiente.
Lembre-se sempre de aplicar essas dicas, elas te ajudarão
a manter o trabalho em dia, e a realizar todas as suas
atividades com excelência.
Na próxima aula vamos falar sobre os principais conceitos
de organização de dados, como essas atividades ajudam
não somente o responsável, mas toda a igreja a ser melhor
acompanhada. E começaremos a entender o que são
membros da igreja, esses conceitos te ajudarão a embasar
seu trabalho.
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AULA 02
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 12

O que é organização da O texto de Hebreus 10:25 diz:


“Não deixemos de congregar-nos, como é costume de
secretaria alguns; antes, façamos admoestações e tanto mais
quanto vedes que o Dia se aproxima”.
O departamento de secretaria é parte fundamental da
igreja. Essa área fica responsável por basicamente No entanto, por ser formada por pessoas, a instituição
gerenciar as informações dos membros e permitir o melhor precisa ser organizada para que ela consiga cumprir sua
acompanhamento deles. Mas deve ir além de um simples missão, sem perder sua visão. O primeiro passo para essa
cadastro e acompanhamento de dados. organização é a gestão dos membros. É indispensável
que as pessoas que participam do corpo igreja, sejam
Uma boa gestão dos membros permite que uma igreja cuidadas e guiadas a uma vida com propósitos. A gestão
conheça a informações importantes sobre seus membros, dos membros é parte importante desse cuidado.
onde moram, quando fazem aniversário, quem ainda é
membro mas não tem frequentado a igreja, quem são seus Muitas igrejas caem no erro de pensar no cadastro dos
familiares dentro da igreja, entre outras informações. membros como um excesso de burocracia, sendo que as
informações sobre os membros da igreja são fundamentais.
Todos esses dados ajudam o pastor a pastorear melhor, Com base nos dados e no perfil dos membros da sua igreja
pois conhecerá quais são os perfis dos membros. você pode planejar ações com mais qualidade e clareza,
Ajuda também a igreja a cuidar melhor e realizar o envolvendo os membros em atividades que fazem parte
acompanhamento dessas pessoas tão importantes que do cotidiano que eles vivem. Como por exemplo, organizar
selaram um compromisso com a igreja. eventos específicos, criar novos ministérios por faixa etária
ou observar líderes em potencial que sua igreja possui.
Qual sua finalidade Além disso, através da gestão dos membros você terá uma
base de dados com informações valiosas, como a data de
A igreja vai muito além de uma estrutura física e
nascimento de cada um dos membros, que sem dúvida é
organizacional, ela é formada por membros, pessoas que
um momento especial para celebrar o aniversário de cada
reconheceram a Cristo como Salvador e assumiram um
um e que deve ser lembrado.
compromisso com o seu corpo. Ser igreja, ou fazer parte
da igreja, é uma ordem de Deus. Você também poderá saber quem tem filhos, onde cada
membro mora, e quais seus dados de contato. Tudo isso
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será muito útil para planejar ações futuras e, até mesmo, Muitas vezes os pastores e demais pessoas que trabalham
para acompanhar a vida de cada um. na igreja não organizam corretamente suas agendas.
Ou seja, ao organizar não levam em consideração os
Essas informações de qualidade ajudam o pastor no
imprevistos que podem ocorrer ao longo do dia.
acompanhamento dos membros, fortalecendo a igreja
e, consequentemente, gerando crescimento. Ao tornar- A primeira atividade importante na secretaria de membros
se membro de uma igreja, ou seja, parte de um grupo de é referente a atualização de dados. Semestralmente a
pessoas, o membro espera apoio e cuidado por parte dela. secretaria da igreja precisa atualizar os dados de todos
Uma boa gestão de membros facilita o trabalho do pastor, os membros da igreja. Com o intuito de facilitar o contato
permitindo que ele tenha agilidade e eficiência ao realizar com eles, e entender o perfil atual da igreja.
suas atividades.
Por isso você precisa definir duas datas para realizar essa
campanha de atualização. Uma no primeiro semestre e
Rotinas da secretaria outra no segundo semestre do ano. É importante notar
que membros ativos costumam atualizar seus dados junto
Quando organizamos quais são as principais atividades a a igreja. Portanto se há um membro que não atua em
serem feitas e definimos uma rotina para elas, podemos nenhuma atividade na igreja e também não atualiza seus
usar nossa atenção e foco para aquilo que é mais produtivo. dados já é um excelente sinal de que essa pessoa não está
Num primeiro momento, pensar em estabelecer rotinas comprometida com a igreja. Sendo ou um membro inativo
de organização pode parecer um esforço desnecessário. ou até mesmo desligado.
Afinal, com tantas pessoas para atender e atividades A segunda definição é sobre os mensagens de aniversário.
para realizar, não dá para perder tempo, não é? Bom, não Mensalmente ou semanalmente a secretaria da igreja
exatamente. precisa verificar quem são os aniversariantes do período,
Mesmo que você ainda não tenha refletido sobre isso, a e programar-se para enviar mensagens ou cartões nessas
rotina acontece e está presente nas atividades e ações que datas. Além disso, podem promover no culto principal um
se repetem no dia a dia da igreja. Então, por que planejá- período de oração pela vida dos aniversariantes.
las? A terceira principal atividade são os convites para eventos.
A resposta é simples: para melhorar a organização e a Todas as semanas a secretaria da igreja precisa elaborar a
gestão do tempo. agenda da igreja. Divulgando e esclarecendo a todos sobre
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os eventos e atividades da igreja durante a semana. os membros possam assumir cargos na igreja e fazerem
parte da liderança de alguns ministérios. Ou seja, quem
Além de acompanhar os relatórios e tomar decisões com
não é membro acaba perdendo grandes oportunidades de
base neles. Melhorando o acompanhamento dos membros
servir na igreja contribuindo para seu crescimento.
e as atividades que a igreja realiza.
Quando acreditamos em Deus e desejamos viver o seu
Porque a igreja tem evangelho na prática, devemos seguir a palavra dele em
todos os seus aspectos, como usar nossos dons e talentos

membros para abençoar o próximo através da igreja.


De forma mais simples a igreja tem membros porque seus
Ser membro de uma igreja local, é ter comunhão com outras membros formam a igreja. Ou seja, não há como existir
pessoas com a mesma crença e através dela ter apoio e uma igreja sem pessoas que façam parte dela, afinal isso
base para um crescimento espiritual. Embora consigamos é ser igreja.
viver sem fazer parte de uma igreja, isso não é o que Deus
espera de nós. Durante a aula 3 você aprenderá quais são as
responsabilidades de um membro, como a igreja pode
Em 1 Coríntios 12:27, encontramos algumas orientações informar ao membro seus direitos e deveres, além de
sobre a igreja, e uma delas é : conhecer as formas mais comuns e conhecidas de se tornar
“Ora, vocês são o corpo de Cristo, e cada um de vocês, membro de uma igreja. Ter clareza sobre esses assuntos
individualmente, é membro desse corpo.” te ajudará a caminhar com pessoas nesse processo.

Esse já é um excelente motivo para entender porque uma


igreja é formada por membros.
Mas além disso existem outros fatores. Com igrejas que
têm processos democráticos, onde apenas os membros
podem votar em projetos da igreja ou para a eleição de
cargos. Ficando de fora, aqueles que frequentam a igreja
mas ainda não se tornaram membros.
Também é uma exigência da maioria das igrejas que apenas
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AULA 03
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Quais as responsabilidades Também é através dele que os membros conhecem quais


são suas responsabilidades e o que a igreja espera dele

de um membro como membro dela.


Além disso, é através do regimento interno que a igreja
A principal responsabilidade de um membro é viver de poderá se posicionar perante outros ao tomar uma decisão.
acordo com a doutrina da igreja e prática da Bíblia Sagrada, Evitando processos civis que incriminam a igreja caso
também é servir a igreja com os dons que Cristo conferiu tenha uma posição conservadora em relação a algumas
a cada um. posições tomadas, como no caso de casamentos, divórcio,
Obedecer ao pastor e sua liderança, não abandonar a homossexualismo, etc.
sua congregação, dar bom testemunho e ser responsável Por isso é extremamente importante que toda igreja tenha
por suas atitudes também é dever do membro da igreja. seu regimento interno definido e que seja um documento
Além disso, estudar a palavra, buscar incessantemente completo, contendo o posicionamento da igreja em todas
abandonar o pecado e permitir-se ser transformado pela as situações que interferem nos seus princípios de fé.
palavra dia a dia.
Mas nosso grande foco neste texto é falar sobre os tópicos
É auxiliar a igreja em seu desenvolvimento, se comprometer que dizem respeito a membresia. Esta parte do documento
e servir sempre que possível, buscar viver em ordem e importante para organizar e esclarecer a função dos
disciplina. Procurando pregar o evangelho e cuidar dos membros da igreja, entre outros assuntos.
irmãos que com ele fazem parte da igreja local.
É fundamental que as pessoas saibam quais são seus

Regimento interno dos


direitos e deveres ao se tornarem membros da igreja. Elas
precisam entender o que é esperado delas, e quais normas
precisam seguir, para viver de acordo com os ideais de fé
membros da igreja.
A igreja como instituição deve conter um regimento interno Para organizar o regimento interno dos membros em sua
que define seus valores, usos e costumes, doutrinas, igreja, você deve começar pela introdução, elaborando um
confissões de fé, direitos e deveres de cada um que faz breve texto descrevendo do que se trata o documento.
parte da igreja. Ele serve como guia para os pastores Em seguida escreva informações sobre a admissão de
conduzirem sua igreja segundo os princípios da mesma. membros, descrevendo todas as normas e fatores que
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dizem respeito a admissão de membros na igreja. Lembre-


se de levar em consideração as particularidades de sua membro de uma igreja
igreja. Para se ter uma gestão de membros é preciso ter claro
O próximo tópico que você não pode esquecer são os quem são os membros da igreja, para isso toda igreja deve
direitos do membro. Os membros precisam entender quais ter processos bem claros de consolidação de pessoas.
são seus direitos ao tornarem-se membros da igreja, tais Acreditamos que essa é uma área indispensável na igreja
como prestação de contas, apoio quando necessário, e caso você queira saber mais, não deixe de ler mais
assumir cargos de liderança. materiais.

Você também precisa descrever os deveres do membro. Pois Saber qual foi a forma de entrada do membro em sua
além dos direitos, os membros precisam de norteadores igreja te ajuda a tomar algumas decisões referentes ao
que chamamos de deveres, ou seja, atitudes ou atividades acompanhamento do mesmo. Entendendo quais foram
que precisam cumprir ao tornarem-se membros da igreja. os passos que ele teve que passar até chegar em seu
Tais como frequentar os cultos, atualizar seu cadastro, relacionamento atual com sua igreja.
seguir os preceitos bíblicos. Algumas das formas comuns de que um cristão se torne
As informações sobre o desligamento dos membros, membro da igreja são:
também são indispensáveis. É importante estabelecer
quais são as normas de desligamento, fundamentando
Declaração de fé e batismo
essas diretrizes pelas particularidades de sua igreja e da A declaração de fé ocorre quando o Cristão afirma que crê
Bíblia. em Deus Pai, Deus Filho e no Deus Espírito Santo, sendo
Jesus o único salvador e redentor da sua vida; crê na Bíblia
O passo seguinte é a validação do documento. Para que
como sua única regra de fé e prática; crê que a Igreja é o
o documento se torne efetivamente válido é importante
Corpo de Cristo; e crê no exercício dos dons espirituais.
que tenha sua data de validação e a assinatura do pastor
principal. Nós criamos um Modelo Básico de Regimento Além da declaração de fé, ele deve ser batizado conforme
Interno dos membros, que pode te ajudar a estruturar o que o regimento da sua igreja coloca como norma. Sendo
melhor o de sua igreja. que, comumentemente, o batismo é feito por imersão, em
nome do Pai, do Filho e do Espírito Santo.

Formas de se tornar Transferência


[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 18

A transferência é o ato de admissão dos membros que Reconciliação é o ato público de readmissão de membros
vieram de outra igreja da mesma denominação. Para isso, que, havendo sido anteriormente excluídos da igreja local,
o membro ou a igreja deve pedir a carta de transferência por algum dos motivos que constem no regimento interno,
do membro para a igreja de onde ele veio. sentem suas faltas e, arrependidos, voltam, demonstrando
desejo de continuar servindo a Deus. Estes podem passar
Caso não seja possível receber este documento, ele pode
por um conselho antes de serem readmitidos.
ser recebido por testemunho, como veremos abaixo.
Observe que para a admissão de membros na sua igreja,
Jurisdição, aclamação ou testemunho eles devem estar debaixo dos valores em que sua igreja
Testemunho é a forma utilizada para receber os cristãos acredita. Por isso, acompanhe a vida dos frequentadores e
vindos de outras denominações evangélicas. O cristão é os instrua para que decidam pelo batismo ou por alguma
quem deve solicitar fazer parte da igreja. Ele deve cumprir das outras formas de admissão.
com os requisitos do regimento interno da sua igreja. Na aula 4 os dados mais importantes que toda igreja deve
Cada igreja aborda de uma forma diferente a admissão ter a respeito dos membros. As melhores formas de coletar
deste cristão. Sendo uma delas através do testemunho. e manter as informações dos membros.
Ou seja, o cristão é acompanhado pelo pastor que por
um período de tempo observa suas atitudes, se ele está
seguindo os valores e doutrinas da igreja, antes de admiti-
lo.
Outras igrejas, elaboram uma classe de estudo que ensina
os valores, a história e a visão da igreja. E ao final do curso,
o cristão deve decidir se quer fazer parte da igreja e assim
se tornar membro dela.
Este procedimento pode ser aplicado para qualquer cristão
que não tenha carta de transferência, mas declare-se
membro batizado de outra igreja.

Reconciliação
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AULA 04
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Os dados mais importantes • E-mail;


• Nº de telefone residencial;
que a igreja deve ter dos • Nº de telefone celular.

membros Dados eclesiásticos


A coleta de dados para cadastramento dos membros da Para poder identificar quem são os membros ativos e
igreja é essencial para se ter uma igreja organizada e que inativos da sua igreja, você precisa conhecer os dados
cuida bem dos seus participantes. Mas antes de coletar eclesiásticos de cada um. De forma prática e organizada,
ou atualizar os dados, é importante identificar quais dados podendo tomar ações com base nos dados registrados.
são realmente importantes para sua igreja. São eles:
• Qual foi a forma que se tornou membro? (batismo/
Dados pessoais e de contato reconciliação/ transferência/ testemunho);
Para que você possa conhecer melhor os membros da sua
• Se veio de outra igreja, qual o nome da igreja de origem?;
igreja, além de manter contato com eles durante a semana
através dos diversos meios de comunicação que existem. • Quando você foi recebido como membro? (data);
Você deve ter os dados pessoais e de contato de cada um. • De quais ministérios participa atualmente?
São eles:
• Cursos e treinamentos que frequentou ou frequenta na
• Nome completo; igreja?
• Data de nascimento; Através destes dados você conhecerá muito melhor
• Endereço; a sua igreja e poderá direcioná-la de uma forma mais
certa levando em consideração as reais necessidades
• Gênero
que ela tem. Esses são os dados iniciais para fazer um
• Estado civil; cadastramento dos membros da sua igreja.
• Nome do cônjuge; Com o passar do tempo você pode ir atualizando este
cadastro conciliando com outras áreas da igreja. Por
• Nome dos filhos;
exemplo, colocando o cargo que cada membro ocupa na
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igreja, ministérios de atuação, turma da escola bíblica que Você pode até pedir que todos levem a ficha no gazofilácio
ele participa, relação de contribuições financeiras e enfim, no momento dos dízimos e ofertas, por exemplo. Assim,
tornar o cadastro cada vez mais completo e atual. você não corre o risco das pessoas levarem para casa e
esquecerem de devolver na igreja.
Formas de coletar os Peça ajuda aos diáconos e presbíteros da sua igreja na
distribuição das fichas e canetas. Assim, você terá coletado
dados dos membros os dados de todos os que frequentam a sua igreja hoje e já
poderá cadastrá-los como participantes da sua igreja, seja
Uma igreja organizada e bem administrada deve ter os um visitante, frequentador ou membro.
dados dos membros cadastrados na igreja e eles devem
ser frequentemente atualizados. Para você fazer o Stand no final dos cultos
cadastramento ou atualização de dados, listamos algumas
Outra forma de coletar os dados é montando um stand no
formas de como você pode coletá-los. Escolha o que se
final dos principais cultos da sua igreja no período de 3
encaixa melhor no modelo da sua igreja para que você
semanas. Peça durante o culto que ao final os membros
atinja 100% do cadastramento dos membros.
se direcionem até o stand para preencherem um cadastro
Entregar ficha do membro a todos da igreja.

Separe alguns cultos, para entregar a ficha do membro a Esse cadastro pode ser feito através das fichas de membro
todos que estiverem presentes. A ficha do membro deve ser ou diretamente numa planilha eletrônica. Coloque pessoas
impressa na quantidade de pessoas que hoje participam da preparadas para fazerem esse cadastramento. Para motivar
sua igreja ou até por famílias, caso você possa preencher os membros a não deixarem de passar no stand, você pode
numa mesma ficha os dados de todos os membros de uma oferecer uma lembrancinha como um chaveiro da igreja,
mesma família. um livro, um número para sorteio de algum presente da
igreja.
Distribua essas fichas no culto, de preferência logo
na entrada para que ninguém fique sem. E separe um Seja criativo, e mova a sua igreja para todos participarem.
momento do culto pedindo para que todos preencham com
seus dados. Explique a importância desse cadastro para o
Enviar Formulário Online
acompanhamento melhor dos membros e frequentadores. Hoje com a tecnologia que temos, você pode criar um
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 22

formulário online e enviá-lo por e-mail ou whatsapp para Organizar o Dia do Cadastramento
todos os participantes da sua igreja. Crie um modelo
de ficha do membro online e envie para os membros da Marque um dia específico na agenda da igreja para
sua igreja. Um forma muito fácil e gratuita de criar esse realizarem o cadastramento dos participantes da igreja.
formulário é através do Google Forms. Avise a todos nos cultos, no boletim, nas redes sociais e
por mensagem. Para que neste dia possam visitar a igreja
E através deste formulário, eles responderão as perguntas para fazerem o cadastro.
com os dados que você solicitar e quando terminarem, o
formulário, as respostas serão enviadas para você. Incentive que todos possam fazer parte deste dia e tenha
obreiros disponíveis e preparados para receber as pessoas.
Essa é uma maneira bem prática e mais utilizada para a
atualização cadastral. Porque para enviar o formulário Agora que você já viu quais formas você pode coletar os
você já precisa ter pelo menos o número de telefone e dados dos membros da sua igreja. Escolha a que melhor
e-mail dos participantes. E lembrar que todos precisam ter se encaixa no perfil da sua igreja e planeje esse momento
computador ou smartfone com acesso à internet. para que sua igreja se torne mais organizada e eficiente.

Por isso, esse método é utilizado mais para atualização Seguindo para a aula 5, aprenderemos sobre a relação
cadastral e associado a ficha de membro que pode ser dos membros com a igreja, explicando definitivamente
distribuída nos cultos. a diferença entre membros ativos e inativos. Também
falaremos sobre os principais processos de desligamento
Convidar os membros a irem na secretaria da de membros do rol.
igreja
Separe alguns minutinhos nos cultos da sua igreja para
convidar os membros a irem na secretaria da igreja para
fazerem seu cadastro ou atualizarem seus dados. Mostre
a importância de todos participarem deste momento.
Neste caso, você também pode oferecer um brinde para
motivá-los a irem até secretaria. Esse atendimento pode
ser em horário comercial, ou também em alguns dias
durante os cultos.
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ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA

AULA 05
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 24

A relação entre os necessidades e motivações deles, obtenha o máximo de


informações sobre eles em seu cadastro e comunique-se

membros e a igreja com frequência. Chamamos de manutenção, as atividades


que você precisa fazer para que um membro permaneça
Algumas classificações em relação aos membros da ativo em sua igreja.
igreja podem ajudar o pastor a acompanhar melhor cada
Membros Inativos
um, e dentro de cada tipo de relação existem atividades
específicas. Outra categoria é a dos membros inativos, são aqueles
membros que não participam da igreja, seja nos cultos
Dentro da classificação de membros da igreja há duas
ou ministérios, não atualizam seus dados, em um período
outras categorias, que são membros ativos e membros
de 6 meses, mas também ainda não foram desligados da
inativos. Para diferenciar os membros ativos dos inativos
igreja.
a igreja precisa ter informações sobre os cultos, eventos,
grupos, ministérios, entendendo quem tem participado e São membros que não comparecem mais aos cultos e
quem não tem participado. eventos, e que, apesar de não terem abandonado a igreja
formalmente, já não fazem parte do seu dia a dia e nem
Membro ativos colaboram com a arrecadação e atividades que a mesma
Membros ativos são aqueles que têm participado da igreja, tem. Esses são os membros inativos.
de seus cultos, eventos, servido em algum ministério, Mesmo que sua igreja tenha um processo de manutenção
participando de algum grupo da sua igreja. Nessa categoria dos membros, alguns deles se tornaram inativos por
se encaixam todas as pessoas que nos últimos 6 meses diversos fatores. Consideramos que membros que não se
tem estado presentes e ativas na vida da igreja. envolvam com a igreja em um período de 6 meses estão
Os membros ativos são os responsáveis pela manutenção nesse estágio de alerta. A principal atividade da igreja para
da igreja, são as pessoas comprometidas em levar a obra com esses membros é a reativação deles.
e a palavra de Deus adiante, eles são frequentadores de Ou seja, a igreja precisa além de identificar quem são essas
programações e na maioria das vezes apoiam o trabalho pessoas tomar algumas atitudes para que esse membro
financeiramente. volte ao convívio e participação ativa na igreja. A principal
Para acompanhar a melhor forma é saber quais são as atividade de reativação é sem dúvida o contato imediato
com esse membro. É indispensável entender o que tem
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 25

acontecido com ele, e porque esse se tornou um membro outras. Lembre-se sempre de ter clareza sobre quais são
inativo. eles.
Um erro comum nas igrejas é não acompanhar e classificar Finalmente, nossa próxima e última aula, é a aula 6 nós
os membros dessa forma. Por isso é comum que pastores concluiremos esse treinamento com os principais relatórios
não saibam realmente quem está comprometido com a que todas as igrejas precisam ter sobre os membros, e
igreja ou quem se afastou sem que ninguém notasse. Além como esses relatórios ajudam e influenciam nas decisões
disso sem essa diferenciação é impossível que a igreja que o pastor pode tomar em relação a igreja. Ainda nesta
tenha plena certeza de quantos membros tem. aula saiba como começar agora mesmo a organizar a
secretaria da sua igreja e criar um rotina de trabalhos.
Processos de
desligamento
É importante que sua igreja tenha processos bem definidos
de desligamento dos membros. E que através do regimento
interno todos tenham acesso a essas informações de
forma clara.
Acreditamos que um membro pode ser considerado
desligado quando:
• Ele manifesta essa decisão formalmente;
• Ele passa a frequentar outra igreja;
• Ele está há um ano ou mais como membro inativo, sem
responder aos contatos da igreja, ou decidir retornar a
mesma;
• Ele faleceu.
Essas são as formas mais conhecidas, sua igreja pode ter
MATERIAL DE TREINAMENTO
ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA

AULA 06
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 27

Principais ferramentas membros e atualizações cadastrais não são simples de


serem feitas;

para organização da • é quase impossível retirar dados para gerar gráficos e


relatórios para o pastor de forma simples e prática.
secretaria Sendo assim, ainda que muito utilizado as fichas de papel
tem caído cada vez mais em desuso, sendo substituída por
Existem algumas formas de organizar os dados da
ferramentas eletrônicas e mais atuais.
secretaria da igreja sendo elas:

Fichas de papel Planilhas eletrônicas


Planilhas como do programa Excel da Microsoft que
Muitas igrejas ainda utilizam as fichas de papel para
são programas instalados no computador já tem suas
armazenar as informações dos membros da igreja e fazer
vantagens com relação às fichas de papel, sendo elas:
o controle dos dados.
• não ocupam um espaço físico de armazenamento;
Ainda que possa parecer mais prático entregar as fichas e
pedir para os membros preencham com seu dados e depois • é fácil buscar uma informação de uma membro;
essas fichas são armazenadas, esse formato manual traz
• é fácil conseguir gerar relatórios gráficos e estatísticos;
algumas dificuldades como:
e
• pode ser difícil entender o que o membro escreveu na
• você pode acrescentar ou apagar informações para
ficha;
manutenção dos dados de forma rápida.
• pode-se perder algumas fichas com o tempo, ou elas
As planilhas já auxiliam bastante na organização as
rasgarem, molharem, amarelarem;
informações, porém hoje também existem as planilhas
• você necessita de um grande espaço de armazenamento eletrônicas online, como a fornecida pelo Google. Essa,
para guardar esses arquivos; além das vantagens descritas acima, também possui
outras vantagens como:
• se não forem bem organizados, há uma dificuldade na
localização de fichas e informações específicas; • por ser um arquivo online, ele pode ser acessado de
qualquer computador em qualquer local, não ficando
• a manutenção dos dados de entrada e saídas de
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 28

restrito ao computador que foi instalado o programa e automaticamente os relatórios da membresia da sua igreja,
salvo o arquivo; apresentando os dados mais importantes para o pastor
poder tomar decisões que gerem acompanhamento e um
• ele salva as informações periodicamente conforme
crescimento saudável da igreja.
os dados são editados, não tendo aquele problema de
você fechar o arquivo sem ter salvo e acabar perdendo Além disso, essa ferramenta da secretaria pode ser
dados; vinculada a organização de outras áreas, departamentos
e ministérios da igreja. Oferecendo os dados de todas as
• ele pode ser acessado por mais de uma pessoa ao
áreas da igreja de forma simples e prática para o pastor e
mesmo tempo, caso haja mais de um secretário na
igreja ou o próprio pastor queira ter acesso aos dados. demais líderes.

Relatórios essenciais para


Estas são as vantagens de se utilizar uma planilha
eletrônica. Claro que ainda temos a questão de que os
dados terão de ser cadastrados manualmente e os gráficos
gerados um a um conforme a necessidade de informações acompanhamento dos
que a igreja tenha.

Sistema online membros


Aqui, vou apresentar um modelo de relatório que contém
Você também pode utilizar como ferramenta de Organização
as informações essenciais para o acompanhamento da
da Secretaria um sistema online desenvolvido para este
membresia da sua igreja.
propósito.
Como sistema é online, ele pode ser acessado de qualquer
computador e de qualquer lugar, podendo também ter mais
de um usuário acessando simultaneamente.
As grandes vantagens de um sistema online desenvolvido
especialmente para a organização da secretaria da sua
igreja é que ele já oferece as informações principais
que devem ser cadastradas no rol de membros e gera
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 29

Assista a vídeo aula para conhecer a explicação de cada informação do relatório acima. Ela está em nosso canal do
Youtube “Igreja Eficiente”.
MATERIAL DE TREINAMENTO
ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA

CONCLUSÃO
[Treinamento Igreja Eficiente] Organização da Secretaria 31

Nós estamos muito felizes de viver esse momento de


aprendizado junto com você e consequentemente com as
vidas que serão alcançadas através da sua vida e ministério.
Com a conclusão de todos os módulos do treinamento
você obteve informações que consideramos importantes
para organizar a secretaria da sua igreja.
Agora você já tem conhecimentos sobre os mais diversos
conceitos que envolvem o trabalho da secretaria, bem como
sua importância e impacto direto na vida das pessoas que
fazem parte de sua igreja. Lembre-se de colocar em prática!
Estamos orando para que esse treinamento produza frutos
em sua igreja. E que muitas pessoas possam sentir o amor
de Deus, através do trabalho organizado que você tem
prestado ao Senhor.
Nossa equipe estará sempre a sua disposição para ajudá-
lo, você pode entrar em contato conosco através do email:
suporte@igrejaeficiente.com.br.

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