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GESTÃO DE TAREFAS .

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EXECUÇÃO E CONTROLE
GESTÃO DE TAREFAS
OBJETIVO:
• GARANTIR O ACOMPANHAMENTO ASSERTIVO DAS
TAREFAS INDIVIDUAIS E DA EQUIPE
ENVOLVIDOS
• GARANTIR A CORRETA ALOCAÇÃO DE RECUSOS NO
CUMPRIMENTO DOS OBJETIVOS • LÍDER ENGENHARIA
• EQUIPE TÉCNICA
• LÍDER DO PROJETO
ETAPAS DA GESTÃO DE TAREFAS
1. ATUALIZAÇÃO DO CRONOGRAMA EM MS-PROJECT
2. ATUALIZAÇÃO DA LISTA DE TAREFAS
3. DEFINIÇÃO DAS PRIORIDADES
4. REUNIÃO DE PLANEJAMENTO DA EXECUÇÃO
5. ACOMPANHAMENTO DAS TAREFAS
6. ATUALIZAÇÃO DOS STATUS DAS TAREFAS
7. MONITORAMENTO E CONTROLE
ETAPAS DA GESTÃO DE TAREFAS
1. ATUALIZAÇÃO DO CRONOGRAMA EM MS-PROJECT
• SEMANAL: QUINTA-FEIRA
• RESPONSÁVEL: LÍDER DO PROJETO
(PMO)

2. ATUALIZAÇÃO DA LISTA DE TAREFAS


• SEMANAL: SEXTA-FEIRA
• RESPONSÁVEL: LÍDER DO PROJETO
(PMO)

3. DEFINIÇÃO DAS PRIORIDADES


• SEMANAL: SEXTA-FEIRA
• RESPONSÁVEL: LÍDER DE PROJETO + LÍDER ENGENHARIA
ETAPAS DA GESTÃO DE TAREFAS
4. REUNIÃO DE PLANEJAMENTO DA EXECUÇÃO
• SEMANAL: SEGUNDA-FEIRA
• RESPONSÁVEL: LÍDER PROJETO + LÍDER ENGENHARIA + EQUIPE TÉCNICA

5. ACOMPANHAMENTO DAS TAREFA


• DIARIAMENTE
• RESPONSÁVEL: EQUIPE TÉCNICA

6. ATUALIZAÇÃO DE STATUS DAS TAREFAS


• SEMPRE QUE HOUVER ATUALIZAÇÃO DE STATUS
• RESPONSÁVEL: EQUIPE TÉCNICA
2. ATUALIZAÇÃO DA LISTA DE TAREFAS

• OBJETIVO: IDENTIFICAR TAREFAS A SEREM


EXECUTADOS NOS PRÓXIMOS 7 DIAS, INSERINDO-
AS NA COLUNA “1_A_PLANEJAR”
• O STATUS “A PLANEJAR”, INDICA QUE A TAREFA
DEVE SER EXECUTADA NESTA SEMANA, MAS
AINDA ESTÁ PENDENTE QUEM IRÁ FAZER E QUAL
SERÁ O PRAZO.
• SEMANAL: SEXTA-FEIRA,
• RESPONSÁVEL: LÍDER DO PROJETO (PMO)

➢ ETAPAS:
I. ABRIR O PROGRAMA MS TEAMS
II. IR EM “PROJETOS” • REGRAS ADICIONAIS:
III. SELECIONAR O PROJETO, EX: 11_IF_SOLAR • TODAS AS TAREFAS DEVEM TER SOMENTE UM RESPONSÁVEL E
SOMENTE UM PRAZO FINAL
IV. CLICAR EM GESTÂO DE TAREFAS
• UTILIZAR PADRÃO DE 3 LETRAS PARA INDICAR O LOCAL
V. CRIAR AS TAREFAS PREVISTAS PARA OS
PRÓXIMOS 7 DIAS, CONFORME REGRAS. • SEMPRE UTILIZAR O PADRÃO DE RÓTULOS
3. DEFINIÇÃO DAS PRIORIDADES

• OBJETIVO: AVALIAR RESULTADOS DA SEMANA


E DEFINIR PRIORIDADES DA PRÓXIMA
SEMANA
• A DEFINIÇÃO DAS PRIORIDADES É REALIZADA
EM UMA REUNIÃO SEMANAL, ENTRE LÍDERES
DE PROJETO E O LÍDER DA ENGENHARIA. DEFINIÇÕES:
• SEMANAL: SEXTA-FEIRA, I. ATINGIMOS OS OBJETIVOS DA SEMANA ATUAL?
• RESPONSÁVEL: LÍDER DO PROJETO (PMO) + II. QUAIS FORAM OS DESAFIOS E PONTOS FORTES
LÍDER DA ENGENHARIA DA SEMANA ATUAL?
• ESTA REUNIÃO AVALIA OS SEGUINTES ITENS → III. QUAIS OS OBJETIVOS DA PRÓXIMA DA
SEMANA?
IV. QUAL O ESFORÇO NECESSÁRIO PARA ATINGIR
OS PRÓXIMOS OBJETIVOS?
V. COMO PODEMOS DIVIDIR ESSAS TAREFAS
ENTRE A EQUIPE?
4. REUNIÃO DE PLANEJAMENTO DA EXECUÇÃO
• OBJETIVO: PLANEJAR EXECUÇÃO DAS TAREFA,
MOVENDO AS TAREFAS PARA “2_A_FAZER”
• “2_A_FAZER” = TAREFA PLANEJADA, PRONTA
PARA SER EXECUTADA
• SEMANAL: SEGUNDA-FEIRA
• RESPONSÁVEIS: LÍDER DO PROJETO (PMO),
LÍDER DA ENGENHARIA, EQUIPE TÉCNICA

➢ ETAPAS:
I. ALINHAR RESPONSÁVEIS
II. ALINHAR DATAS PARA AS TAREFAS (INÍCIO E
FIM)
• REGRAS ADICIONAIS:
III. MOVER TAREFA PARA “2_A_FAZER”
• TODAS AS TAREFAS DEVEM TER SOMENTE UM RESPONSÁVEL E
IV. AVALIAR RECURSOS NECESSÁRIOS SOMENTE UM PRAZO FINAL
• AS TAREFAS DEVEM POSSUIR INÍCIO, FIM E RÓTULO
V. DISCUTIR POSSÍVEIS DESAFIOS
• EQUIPE DEVE INFORMAR POSSÍVEIS DESAFIOS E RECURSOS
NECESSÁRIOS
5. ACOMPANHAMENTO DAS TAREFAS
• OBJETIVO: ENTENDER PRIORIDADES E
IDENTIFICAR A PRÓXIMA TAREFA
• DIARIAMENTE: TODO SANTO DIA
• RESPONSÁVEIS: TODOS
➢ ETAPAS:
I. ABRIR MS-TEAMS
II. ABRIR PLANNER
III. AGRUPAR POR DATA CONCLUSÃO
IV. ENTENDER TAREFAS ATRIBUÍDAS A VOCÊ
6. ATUALIZAÇÃO DE STATUS DA TAREFA (PARTE 1)
• OBJETIVO: MANTER STATUS ATUALIZADO,
POSSIBILITANDO O MONITORAMENTO E
CUMPRIMENTO DOS OBJETIVOS DA SEMANA
• DIARIAMENTE: TODO SANTO DIA
• RESPONSÁVEIS: TODOS

➢ AO INICIAR UMA TAREFA:


I. MOVER A TAREFA PARA O BUCKET
“3_EM_ANDAMENTO” E ATUALIZAR A DATA DE
INÍCIO

➢ AO CONCLUIR UMA TAREFA:


I. MOVER A TAREFA PARA O BUCKET
“5_CONCLUÍDO”, ATUALIZAR DATA DE
CONCLUSÃO E CONCLUIR TAREFA
II. REGISTRAR INFORMAÇÕES RELEVANTES EM
ANOTAÇÕES
6. ATUALIZAÇÃO DE STATUS DA TAREFA (PARTE 2 )
• OBJETIVO: MANTER STATUS ATUALIZADO,
POSSIBILITANDO O MONITORAMENTO E CUMPRIMENTO
DOS OBJETIVOS DA SEMANA
• DIARIAMENTE: TODO SANTO DIA
• RESPONSÁVEIS: TODOS

➢ IMPOSSIBILIDADE DE EXECUTAR A TAREFA


I. EM SITUAÇÕES DE FALTA DE RECURSOS OU FALTA DE
RETORNO DE UMA PESSOA EXTERNA, MOVER A
TAREFA PARA O BUCKET “4_IMPEDITIVOS”
II. REGISTRAR CAUSA E POSSÍVEL SOLUÇÃO EM
ANOTAÇÕES
III. NOTIFICAR LÍDER DA ENGENHARIA E LIDER DO PROJETO
NO CANAL NO MS-TEAMS

➢ TAREFA DEIXOU DE SER PRIORIDADE DA SEMANA


I. NESTA SITUAÇÃO O LÍDER DO PROJETO DEVE MOVER A
TAREFA PARA O BUCKET “0_NAO_PRIORITARIOS”
II. REGISTRAR OBSERVAÇÕES GERAIS
6. ATUALIZAÇÃO DE STATUS DA TAREFA (PARTE 3 )
• OBJETIVO: MANTER STATUS ATUALIZADO,
POSSIBILITANDO O MONITORAMENTO E CUMPRIMENTO
DOS OBJETIVOS DA SEMANA
• DIARIAMENTE: TODO SANTO DIA
• RESPONSÁVEIS: TODOS

➢ TAREFAS NÃO MAPEADAS


I. PARA NOVAS TAREFAS QUE SURGIREM AO LONGO DA
SEMANA, O RESPONSÁVEL PELA TAREFA DEVERÁ CRIAR
ESSA TAREFA CONFORME INSTRUÇÕES ABAIXO:
II. ACESSAR CANAL PROJETOS > 00_CONTROLE
III. ACESSAR A ABA GESTÃO DE TAREFAS
IV. CRIAR A TAREFA NO BUCKET “A FAZER”
V. UTILIZAR NOMENCLATURA QUE REFERENCIE O
PROJETO DESSA TAREFA
VI. INFORMAR INICIO, FIM, RESPONSÁVEL E RÓTULO
VII. REGISTRAR ANOTAÇÕES ADICIONAIS
8. MONITORAMENTO E CONTROLE
• O LÍDER DO PROJETO E DA ENGENHARIA PODERÃO ACOMPANHAR OS STATUS GERAL DAS TAREFAS
NO POWER BI

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