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Como preparar um plano de formação

Introdução
Um plano de formação é um instrumento de gestão dos recursos humanos. Inclui uma
série de acções que visam melhorar as competências dos empregados, o que permitirá à
empresa cumprir os seus objectivos e estabelecer outros mais ambiciosos. Do ponto de
vista dos formandos, um plano de formação poderá ser a base da consolidação e
progressão nas suas carreiras profissionais.

A proposta de desenvolvimento de um plano de formação poderá ter quatro origens:

Formações pedidas pelos gestores de divisão: São pedidas devido a solicitações


individuais dos empregados ou à necessidade de obtenção de determinadas
competências específicas para cumprir os objectivos do departamento.
Formações pedidas pelos gestores de determinadas divisões para toda a empresa: Por
exemplo, o departamento de informática pode pedir a formação para todos (ou quase)
os empregados da empresa, para saberem, por exemplo, trabalhar com um novo
software.
Formações propostas pela direcção geral da empresa: Destinadas a todos os
funcionários e centradas em objectivos estratégicos.
Formações específicas para determinadas categorias profissionais: Por exemplo um
curso de técnicas de venda para os vendedores.

Passos de um plano de formação


O planeamento de acções de formação deverá ser feito com bastante antecedência e,
de preferência, revisto anualmente. Deverá subdividir-se nas seguintes etapas:

Passo 1: Identificação das necessidades e orientações da formação


O departamento interno da empresa encarregue de fazer o plano de formação
(normalmente o de recursos humanos) contacta os directores das divisões principais
(financeira, operacional, comercial, etc.) e reúne com cada um deles para identificar os
elementos de mudança na empresa e nos departamentos, nomeadamente: novos
investimentos, novas qualificações necessárias, objectivos de desempenho mais
ambiciosos, etc. Estes devem justificar os objectivos definidos e os recursos que serão
necessários para os cumprir. Entre os objectivos mais comuns de uma política de
formação contam-se os seguintes:

Melhoria do desempenho do departamento;


Melhoria dos desempenhos individuais;
Acompanhar o investimentos em novas máquinas, informática, etc.;
Mudanças na organização hierárquica, que exija uma maior polivalência;
Evolução da carreira: integração, promoções, mobilidade interna, etc.;
Evolução das qualificações.

Desta etapa deverá resultar um documento que resuma as necessidades de formação e


os objectivos e que sirva de base de referência para todas as fases seguintes.

Passo 2: Descrição das acções que concretizam cada objectivo


Nesta fase, os responsáveis pelo planeamento das acções de formação poderão
complementar as informações constantes no documento realizado na fase anterior ou
criar uma nova grelha. Nesta, colocarão as necessidades de formação a satisfazer, os
objectivos, os respectivos temas para as acções de formação necessárias, o número
previsto de formandos e a duração. Não é necessária uma descrição muito
pormenorizada

Passo 3: Desdobramento das acções no tempo


É importante fazer uma previsão da extensão do tempo de formação. Poderá ser mais
vantajoso e menos penalizante para as empresas e para os profissionais a diminuição da
duração de cada aula; neste caso, os cursos estender-se-ão por um período de tempo
maior. Por isso, é importante prever e planear todas as alternativas possíveis, que serão
apresentadas, normalmente, pelos responsáveis de recursos humanos e posteriormente
discutidas com os potenciais formandos e também com os formadores.

Passo 4: Orçamentação previsional


Inclui os encargos directos de formação (remuneração dos formadores, encargos de
deslocação, etc.) e a previsão dos encargos de funcionamento (aluguer/utilização das
instalações para a formação, custos de operação das acções de formação, etc.).

Uma discussão frequente nas empresas está relacionado com o cálculo dos custos de
oportunidade devidos à ausência das pessoas em formação e os eventuais custos de
substituição. Porém, normalmente, este tipo de custos não é contemplado no plano de
formação anual da empresa, mas nos orçamentos individuais de cada unidade da
empresa; cabe aos responsáveis de divisão realizar os orçamentos individuais e fazer as
estimativas dos efeitos que a formação terá na sua actividade e nos custos de mão-de-
obra.

Passo 5: Pesquisa de mercado


Esta fase não se aplica nas empresas que organizam as acções de formação
internamente, com formadores da própria empresa. No caso de as acções de formação
serem subcontratadas a empresas de formação ou a formadores individuais, é este o
momento em que os responsáveis pela elaboração do plano de formação da empresa
devem fazer uma prospecção de mercado. Ao analisarem todas as condições, poderão
ter que fazer ajustes ao orçamento previsto.

Devem ter em conta:

Credibilidade das empresas de formação: De preferência, deverão ser empresas


acreditadas para dar cursos de formação, por entidades como o ministério da educação
ou o INOFOR - Instituto para a Inovação na Formação.
Qualificações dos formadores: Quando a formação é subcontratada a empresas
fidedignas, a qualidade dos formadores é, à partida, assegurada por elas, até porque é a
sua imagem de qualidade que está em causa. Quando se tratam de formadores
individuais, é importante ter conhecimentos do seu currículo como formador, das suas
qualificações nas áreas em que irão dar formação aos seus empregados e, de
preferência, serem certificados pedagógica e profissionalmente pelo IEFP- Instituto do
emprego e formação profissional.
Local da formação: O local onde se irão realizar as acções de formação depende, na
maioria dos casos, do número de formadores e das condições logísticas que a empresa
que encomenda a formação tem. Se tem um grande número de empregados para
assistir a uma determinada formação, o mais frequente é que os formadores
subcontratados se dirijam às suas instalações, caso contrário, serão os empregados que
terão que se deslocar. Porém, a sua empresa pode não ter, por exemplo, salas
disponíveis, ou equipamento de projecção e vídeo de que os formadores necessitam.
Nestes casos, negoceie todas as condições de que necessita com a empresa de
formação.
Custos: Os preços cobrados pelas empresas de formação são, normalmente, elevados.
Faça uma análise comparativa dos preços praticados pelas entidades credíveis que dão
os cursos de que a sua empresa necessita. Não se esqueça de esclarecer o preço
incluindo todas as condições necessárias. Os principais custos que as empresas de
formação cobram são:
o Concepção da acção;
o Organização e gestão da formação;
o Coordenação da acção e formadores
o Logística (salas, equipamentos, correios, telefones, etc.);
o Elaboração de documentos ou outros instrumentos pedagógicos.

Passo 6: Implementação e controlo


Depois de ser feito o orçamento previsional, de serem realizados alguns ajustes que
tenham sido considerados necessários e de os membros da direcção o terem aprovado,
resta implementar o plano de formação.

A direcção de recursos humanos deverá contactar os responsáveis de cada


departamento para acordarem as datas mais adequadas para a formação (depois de
contactarem os formadores, para saberem qual a sua disponibilidade em termos de
tempo). Os formandos serão informados das datas e acções de formação a que terão
que assistir, de preferência, pelo seu superior hierárquico directo.
Muitas empresas estão a optar por um sistema de avaliação dos formandos no final das
acções de formação, para irem acompanhando o seu grau de aproveitamento e a sua
evolução. Por outro lado, os formandos também terão normalmente a oportunidade de
fazerem a avaliação da qualidade do curso e dos formadores.

Bibliografia

Meignant, Alain; A Gestão da Formação; Publicações Dom Quixote; 1.ª edição; 1999.

Moura, Estêvão de; Gestão dos Recursos Humanos; Edições Sílabo; 1.ª edição, 2000.