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ESCOLA SECUNÁRIA D: SANCHO I

UFCD 0368 - CONTROLO E


OGE
ARMAZENAGEM DE MERCADORIAS

Curso Profissional de Técnico (a) comercial

Professora: Lúcia Silva


ÍNDICE

Introdução ...................................................................................................................... 2

Âmbito do manual ..................................................................................................... 2

Objetivos ...................................................................................................................... 2

Conteúdos Programáticos ........................................................................................ 2

Carga horária: ............................................................................................................ 3

1.Armazém ...................................................................................................................... 4

1.1.Instalações de armazenagem ........................................................................... 4

1.2.Equipamento de armazenagem ..................................................................... 11

1.3.Organização do espaço, do artigo e dos documentos ............................. 17

1.4.Aspectos logísticos de um pequeno armazém ............................................. 25

2.Armazenagem .......................................................................................................... 29

2.1.Quando e como encomendar ........................................................................ 29

2.2.Stock mínimo de segurança............................................................................. 32

2.3.Recepção de mercadorias e sua conferência ............................................ 36

2.4.Controlo de entradas e saídas......................................................................... 43

3.Gestão das encomendas........................................................................................ 47

3.1.Organização da base de dados ..................................................................... 47

3.2.Escolha do sortido .............................................................................................. 51

3.3.Comunicação com os fornecedores ............................................................. 56

Bibliografia .................................................................................................................... 75

1
Introdução

Âmbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de


formação de curta duração nº 0368 – Controlo e armazenagem de mercadorias,
de acordo com o Catálogo Nacional de Qualificações.

Objetivos

 Enumerar os princípios fundamentais da gestão de um armazém.


 Enunciar todos os aspetos envolvidos na receção, aprovisionamento e
acondicionamento dos diferentes tipos de produtos.
 Controlar o processo de gestão das encomendas.

Conteúdos Programáticos

 Armazém
o Instalações de armazenagem
o Equipamento de armazenagem
o Organização do espaço, do artigo e dos documentos
o Aspetos logísticos de um pequeno armazém
 Armazenagem
o Quando e como encomendar
o Stock mínimo de segurança
o Receção de mercadorias e sua conferência

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o Controlo de entradas e saídas
 Gestão das encomendas
o Organização da base de dados
o Escolha do sortido
o Comunicação com os fornecedores

Carga horária:

 50 horas

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1.Armazém

1.1.Instalações de armazenagem

O armazém é o local especialmente escolhido, preparado e equipado para


guardar os stocks.

Existem uma série de operações básicas que são realizadas em qualquer armazém:

RECEPÇÃO
Inclui todas as operações envolvidas em três processos principais.

O primeiro é dar entrada física no sistema de todos os produtos que são recebidos
no armazém. O segundo é assegurar‐se de que o tipo, a quantidade e a qualidade
do produto correspondem às especificações das ordens realizadas pela empresa
aos fornecedores.

Por último, o terceiro processo é direcionar os produtos para a secção de


armazenagem ou para as outas áreas da empresa onde são estes são requeridos.

PRÉ‐ EMBALAGEM (OPCIONAL)


Esta atividade é realizada nos armazéns onde os produtos são recebidos a granel,
e que consequentemente têm de ser embalados em embalagens unitárias
comerciais mais pequenos ou serem agrupados com outros produtos, sob a forma
de sortido de produtos, para posterior armazenamento.

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É possível pré–embalar a totalidade da mercadoria recebida, ou processar só uma
parte para assim armazenar o material a granel. Esta decisão depende da
disponibilidade e disposição do espaço no armazém. Esta operação é opcional e
pode realizar--‐se antes de os materiais serem expedidos.

PUT‐AWAY

É o termo técnico para a ação de arrumar os artigos e significa dispor os produtos


na sua posição de armazenagem. Estão incluídas neste processo o manuseamento
do material, verificação da posição de armazenagem e colocação física do
produto no local de armazenamento.

Este processo pode ser caracterizado por trajetórias muito compridas,


especialmente quando o sistema de armazenagem é aleatório. É possível diminuir
a distância percorrida e os erros na armazenagem através do planeamento dos
trajetos em sintonia com o layout do armazém e com a rotação do produto em
questão.

ARMAZENAGEM
Refere‐se à permanência física dos produtos no armazém enquanto não são
requeridos para expedição; noutras palavras, os produtos estão à espera. O método
de armazenagem depende do tipo, tamanho, quantidade do produto e das
características de manuseamento do mesmo ou do seu contentor.

ORDER PICKING
É também chamado preparação das ordens e é o termo técnico para se referir à
seleção e recolha dos produtos no armazém. Basicamente é o processo inverso do
put‐away. Os produtos são retirados da posição de armazenagem para serem
agrupados por encomendas e posteriormente despachados aos clientes.

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Esta é uma das atividades que mais tempo e recursos consome no armazém, pelo
que é considerada como primordial no momento de conceção do layout do
armazém.

A estratégia mais utilizada é o picking discreto, na qual um trabalhador faz a recolha


de todos os produtos, destinados a um único cliente, não iniciando outra
encomenda até ter completado a primeira. É um método simples, fiável que evita
atrasos na recolha das encomendas já que não permite a sua mistura.

Esta estratégia é utilizada para operações em tempo real. A maior desvantagem é


que o operador deve percorrer grandes distâncias para fazer a recolha dos artigos
das encomendas. Não obstante, com o uso de tecnologia adequada e um layout
otimizado do armazém é possível aumentar a eficiência do picking discreto.

EMBALAR E/OU ETIQUETAR (OPCIONAL)


Assim como a pré – embalagem, esta operação implica agrupar e embalar os
produtos em embalagens unitárias para propósitos comerciais. Em termos de
tempos e custos, é mais rentável realizar este processo antes de serem expedidos os
produtos.

Quando o processo de embalar é posterior à armazenagem, a flexibilidade da


armazenagem relativa ao uso do inventário é superior. Os produtos individuais estão
sempre disponíveis para serem agrupados e embalados quando são necessários.

Por outro lado, os produtos geralmente são etiquetados com os preços


correspondentes nos pontos de venda, portanto um processo de etiquetar anterior
poderá vir a ser inútil e aumentar tempos e custos.

Contudo, os códigos de barra para fazer o picking dos produtos e o preço dos
mesmos podem estar incluídos na mesma etiqueta. Nem todos os produtos passam
por este processo antes de serem despachados para os clientes.

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DIVISÃO E AGREGAÇÃO
Uma vez feito o picking, os produtos são distribuídos e reagrupados de acordo com
as encomendas individuais de cada cliente.

Este processo pode ser realizado quando as encomendas contêm mais do que um
produto diferente e a agregação dos itens não foi realizada em simultâneo com o
picking.

EXPEDIÇÃO
Antes de transportar os produtos aos pontos de venda, é necessário verificar que as
encomendas estão completas e que os produtos apresentam os requisitos de
qualidade necessários. Uma vez feita esta análise, os produtos devem ser colocados
em contentores apropriados para o seu transporte.

É também necessário preparar os documentos de transporte, como por exemplo a


lista de embalagens, etiquetas de endereço e informação de embarque.

Nalguns casos, os carregamentos são pesados para determinar as tarifas das cargas
e depois acumuladas à saída. Por último, são carregadas nos camiões.

Dentro dos processos básicos na armazenagem existe um em específico que não


se enquadra na série de operações básicas: o cross-‐docking.

Este sistema é de criação recente e foi rapidamente adotado pelas grandes


indústrias. Como tal, situa‐se entre as operações de receção e despacho, mas não
tem algum tipo de interação com os processos principais dentro do armazém, sendo
assim uma atividade separada.

CROSS‐DOCKING
Refere‐se a um método aplicado em armazéns e centros de distribuição no qual os
produtos passam diretamente da receção à expedição sem serem armazenados.

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Assim, as instalações servem apenas como ponto de coordenação e transferência
da mercadoria, permanecendo as mercadorias no local não mais de doze horas.

Este sistema foi criado por Wal‐Mart® e visa a redução de custos do inventário ao
mesmo tempo que reduz o tempo de despacho das encomendas.

Nas médias e grandes empresas industriais os armazéns encontram-se subdivididos


em:
 Armazéns de matérias-primas, ou seja, matérias que intervêm
diretamente na produção.
 Armazéns de peças destinadas a entrarem na montagem do produto
acabado.
 Armazéns de peças ou componentes do equipamento que se
desgastam com facilidade.
 Armazéns de matérias subsidiárias necessárias à atividade produtiva.
 Armazéns de ferramentas.
 Armazéns de produtos intermédios, ou seja, os produtos resultantes da
produção, mas que ainda não estão concluídos.
 Armazéns de produtos acabados.

A classificação de armazéns apresentada implica localizações diferenciadas, o


mais próximo possível dos utilizadores.

A empresa comercial possui armazéns de distribuição em pontos estratégicos. Não


há regras fixas para organizar um armazém, contudo devem ter-se em conta duas
regras básicas:
1. Atender à nomenclatura de aprovisionamento, para determinar grupos de
artigos cujas características (forma, peso, embalagem, natureza física,
deterioração, risco de roubo, resistência à quebra) originam problemas
idênticos de armazenagem.

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2. Proceder à análise económica e estatística por artigo ou grupo de artigos,
de modo a caracterizar a sua utilização (consumo anual, destino, frequência
de entradas e saídas, quantidade média de saída, flutuações).

A aplicação destas regras permitirá determinar:

Localização
Os armazéns devem situar-se o mais próximo possível do local onde os bens são
necessários, minimizando as distâncias a percorrer, as probabilidades de acidente
e as eventuais dificuldades de transporte.

A movimentação dos bens entre armazéns e os pontos de destino deve obedecer


aos seguintes princípios:
 Minimizar as distâncias a percorrer e frequência dos transportes.
 Transportar grandes quantidades quando as distâncias são significativas.
 Integrar harmoniosamente todos os sistemas de movimentação a utilizar na
empresa.
 Reduzir a necessidade de equipamento de movimentação, através de uma
criteriosa disposição de cada posto e conveniente implantação do
equipamento.
 Manter sempre as áreas de movimentação bem marcadas, desimpedidas e
limpas.
 Manter inventariado todo o equipamento de movimentação existente,
analisando-se sistemática e criteriosamente, a sua utilização.
 Estudar cuidadosamente, antes de se adquirir um novo equipamento de
movimentação, se ele corresponde ao mais simples e eficaz meio de
resolução do problema.

Na escolha da localização do armazém devemos considerar os seguintes fatores:


• Custo do seu aluguer ou investimento de aquisição.
• Possibilidade de expansão ou reconversão.
• Os meios de comunicação utilizados no transporte dos bens armazenados.

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• As condições de conservação exigidas pelos diferentes artigos.

Descentralização
A descentralização dos armazéns é uma questão significativa nas empresas de
maior dimensão. Nestes casos, será de ponderar a existência de mais do que um
armazém, localizados o mais perto possível dos locais onde são necessários os bens
nele armazenados.

A descentralização permitirá a especialização dos armazéns (cada um terá um


número especifico de artigos) o que melhorará significativamente a eficiência e
eficácia do pessoal de armazém.

Implantação
Antes da implantação de um armazém deve ter-se em conta os seguintes aspetos:
• Características dos bens a armazenar.
• Quantidades a manter em stock.
• Método de armazenagem.
• Altura do armazém.
• Meios de movimentação que condicionam a dimensão das zonas de
movimentação (corredores).
• Quantidade a expedir.
• Zona de embalagem.
• Zona administrativa do armazém.

Antes de se proceder à implantação de um armazém deve determinar-se com


precisão, os locais de receção e expedição dos bens.

Normalmente a receção e a expedição estão situadas nas extremidades opostas


do armazém, neste caso a movimentação dos materiais faz-se em linha reta, mas
também poderá ser efetuada em perpendicular ou forma de ferradura.

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A largura dos corredores deverá ser de modo a facilitar o cruzamento, ou não, de
equipamentos de transporte.

As portas do armazém deverão ter a altura e a largura adequadas à passagem de


pessoas, equipamentos de transporte de carga em altura.

O pavimento do armazém deve permitir:


• A rápida e fácil circulação dos equipamentos de transporte.
• O funcionamento dos equipamentos nas melhores condições.
• A redução dos riscos de deterioração dos bens e acidentes do pessoal.

Relativamente à arrumação dos bens e sua movimentação, o pavimento deve


apresentar as seguintes características:
• Resistência mecânica ao desgaste e ao choque.
• Resistência química aos ácidos, solventes, calor e humidade.
• Segurança (antiderrapante, incombustível).
• Higiene (não originar lamas nem poeiras).
• Conforto (isolamento térmico e acústico).
• Facilidade de conservação.

Portanto a escolha do pavimento do armazém será efetuada em função das


características dos bens a armazenar e a movimentar.

1.2.Equipamento de armazenagem

Estantes e armários
As estantes e os armários a usar nos armazéns devem ser versáteis e de fácil
montagem e desmontagem.

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A altura de armazenagem de materiais em prateleiras varia entre 2,20m (acesso
manual) e 7m (acesso mecânico), poder-se-á, no entanto recorrer a andares
intermédios com acesso por escadas onde se devem arrumar artigos leves e de
fraca rotação.

Contentores
A utilização de contentores metálicos na arrumação dos materiais em armazém
facilita a sua movimentação e arrumação, na medida em que se podem empilhar.

Existe assim um aproveitamento do espaço e proteção de materiais, principalmente


se forem frágeis.

Plataformas

As plataformas podem ser construídas em madeira ou em metal, e classificam-se


em:
• Fixas – montadas sobre pés ou patins.
• Semimóveis – montadas sobre duas rodas e dois pés ou patins.

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• Móveis – montadas sobre quatro rodas.

Equipamentos para arrumação dos materiais

Devido à evolução tecnológica, existem diversos equipamentos sofisticados que


ajudam na tarefa de arrumação e movimentação dos materiais em armazém,
contudo também se tornam rapidamente obsoletos.

Na escolha de equipamentos para arrumação dos materiais em armazém,


devemos ter em consideração:
• As características dos materiais a armazenar (forma, dimensão, peso,
volume, resistência, etc.)
• As condições de conservação.
• A capacidade do armazém.
• A facilidade de contagem dos materiais armazenados.
• Custo dos artigos armazenados e custo relativo dos equipamentos.

Os artigos em armazém podem apresentar-se sob a forma de:


• Líquidos, utiliza-se reservatórios, cisternas e contentores metálicos ou de
plástico.

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• Sólidos a granel que são colocados sobre o solo ou em silos ou contentores.
• Unidades isoladas (caixas, sacos, motores) que podem ser empilhadas no
solo ou arrumadas em prateleiras ou gavetas.
• Cargas unitárias que se arrumam no solo, ou em estantes, recorrendo a um
equipamento específico.

Estrados ou paletes

Os estrados ou paletes são constituídos por duas ou três travessas de madeira,


ligadas entre si por pranchas a formar pavimento, sobre o qual são transportados os
materiais a transportar.

A largura existente entre as travessas deve obedecer a normas, de forma a deixar


passar o garfo do empilhador.

A utilização de estrados permite:


• A utilização racional do armazém em altura.
• Assegurar uma melhor proteção aos materiais frágeis.
• Facilitar os inventários.

Os meios ou equipamentos existentes para arrumação e movimentação dos


materiais são em grande número:

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 Carros, tratores e reboques sem dispositivo de elevação.
 Carros elevadores e empilhadores.
 Aparelhos de elevação tipo gancho, ou pontes rolantes, gruas.
 Acessórios de preensão que permitem aos aparelhos de elevação pegar,
enganchar ou engatar as cargas (pinças, ganchos, ventosas).
 Aparelhos de transporte vertical do tipo de elevadores, monta-cargas e
plataformas elevadoras.
 Transportadores aéreos (teleféricos, transportadores de corrente, tremonhas).
 Transportadores terrestres, podem ser fixos ou móveis, uns utilizam a força da
gravidade e outros comandos mecânicos (tapete rolante, transportadores
de rolos).
 Outros transportadores de material a granel para movimentações contínuas
(transportadores pneumáticos, por vibrações, hidráulicos) ou descontínuas
(pás mecânicas, carros basculantes).

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1.3.Organização do espaço, do artigo e dos documentos

O objetivo da organização do espaço é:


 Otimizar o aproveitamento do espaço.
 Facilitar as contagens físicas.
 Simplificar a satisfação das requisições.
 Reduzir e simplificar as movimentações.
 Minimizar as perdas e deteriorações de materiais.

Para tal é necessário definir:


 O plano de arrumação.
 O método de identificação dos locais de armazenagem de cada material.
 O critério de fornecimento dos materiais requisitados.

Existe um vasto conjunto de fatores, que condicionam a seleção do método de


armazenagem, dos quais se realçam os seguintes:
• Rotatividade dos materiais;
• Volume e peso;
• Valor;
• Ordem de entrada/saída;
• Acondicionamento e embalagem;
• Fragilidade/robustez;
• Perecividade.

Na arrumação dos materiais, a utilização do espaço útil do armazém deve ser


orientada no sentido da ocupação da sua capacidade máxima, decorrendo deste
princípio, a utilização de todo o espaço útil e sobretudo em altura - ocupação em
volume - dentro dos limites estabelecidos pelas Normas da Segurança.

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A relação logística volume útil/área total aumenta com a altura de arrumação.
Entenda-se como volume útil, o volume efetivamente ocupado. Não se consideram
os espaços mortos e corredores.

Arrumação - É a atividade que consiste na disposição racional e criteriosa dos


materiais nos dispositivos ou nos locais próprios do armazém.

O trabalho desenvolvido no armazém é quantificado por:

Desta relação, conclui-se que o único fator que é uma variável do armazém é a
distância (percurso do material no armazém) no fluxo material, desde que entra até
ao aviamento ou à expedição.

Tanto o peso como a frequência de movimentações não dependem do armazém.

Minimização do custo logístico


Para minimizar o trabalho e, consequentemente o custo logístico da armazenagem,
devem ficar mais próximos da saída os materiais de maior frequência de
movimentos e destes os mais pesados, os de maior volume e os de difícil
movimentação.

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Nos locais mais afastados da saída serão colocados os materiais de fraca
frequência de saídas; os monos e os que atravanquem as movimentações interiores
devido à sua forma ou tamanho.

Na arrumação em altura, dever-se-á seguir o critério da razão inversa do peso. Nas


prateleiras ou em paletização, os materiais mais pesados e de maior volume
ocuparão os níveis inferiores. Nos níveis superiores, arrumar-se-ão os materiais mais
leves; os de menor dimensão; e sobretudo os “mais cobiçados”.

Administrativamente, o ponto mais importante da arrumação assenta na


correspondência direta entre cada item e o seu local de arrumação. Consegue-se
resolver este problema, codificando segundo um critério adequado todos os locais
e espaços do armazém.

Código de localização de armazenagem

Exemplo
Um código de localização de um produto químico, que se encontra arrumado no
Armazém de Produtos Químicos:

Respeito por prazos


Em cada local os materiais deverão ser arrumados criteriosamente, de maneira que
os materiais mais antigos deverão ser os primeiros a sair, prevendo assim a hipótese
de não ultrapassar datas de garantias ou prazos de validade.

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O posicionamento, atendendo à forma do material, será aquele que lhe confere
uma posição de maior estabilidade, evitando-se assim menores riscos de danos. No
local, todos os itens devem ter o respetivo código de material.

Análise ABC
Para a arrumação criteriosa, há necessidade de se fazer um plano de arrumação.
Para isso deve realizar-se, em primeiro lugar, uma análise ABC por frequência de
saídas para minimizar os custos logísticos de armazenagem.

Métodos de Localização
Para facilitar a localização dos materiais armazenados pode utilizar-se um dos
métodos seguintes:
• Método da quadrícula;
• Método dos corredores;

Método da Quadrícula
Consiste em fazer uma quadrícula no armazém, identificando em código
sucessivamente as:
• Coordenadas da quadrícula;
• Prateleiras da estante em que se encontra o material.

Exemplo

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Método dos Corredores
Consiste em considerar o armazém como uma cidade em que as estantes
representam os edifícios e os corredores representam as ruas, identificando em
código, sucessivamente:
• A identificação da rua (corredor);
• A identificação do número do edifício (módulo da estante);
• A identificação do andar (número da prateleira e respetiva secção).

Documentação
A gestão material dos stocks pode estar informatizada; neste caso, quase não
precisa de documentação, a informação está sempre disponível.

No entanto, quando este serviço não está informatizado, além dos documentos de
entrada e saída, é necessário criar um ficheiro de armazém, de forma a se poderem
registar as entradas e saídas de produtos. Desde que se atualize sistematicamente
este ficheiro é possível saber, a qualquer momento o que existe em armazém e em
que quantidades.

O pessoal que trabalha no armazém desempenha fundamentalmente duas


funções, às quais correspondem documentos específicos:

Receção
O armazém é informado da encomenda e chegada das mercadorias através da
Nota de Encomenda e da Guia de Remessa.

Conservação e Entrega
Os documentos a utilizar são fundamentalmente a nota de saída (ou Guia de
Remessa/Transporte) e Ficha de Armazém.

Ficha de armazém

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Documento que serve para registar a entrada e saída de um produto, bem como
permite conhecer, a qualquer momento, as quantidades e o preço desse produto.

Exemplo:

Os registos de entradas e saídas efetuam-se nestas fichas através dos seguintes


documentos:

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1.4. Aspetos logísticos de um pequeno armazém

A armazenagem é necessária quando há necessidade de acumular mercadorias,


durante a sua movimentação entre as linhas de produção e os consumidores.

Esta necessidade tem de ser considerada como um custo extra. Abrandar o


movimento das mercadorias aumenta os custos e por isso tal só deve ser necessário
quando há necessidade de executar outras operações.

Assim, uma maneira de reduzir o custo final consiste em aumentar a velocidade do


fluxo de mercadorias. A velocidade do fluxo é a chave de custos baixos, pelo que
a nossa prioridade deve ser “manter as coisas em movimento e depressa”.

Se considerarmos o fluxo natural das mercadorias num armazém, as operações a


realizar combinam-se em quatro fases de trabalho:
1. Receção dos produtos;
2. Armazenamento dos produtos por atacado;
3. Desconsolidação, seleção e reconsolidação;
4. Movimento de saída das instalações.

Tendo em consideração estas fases, ao planear o armazém devemos tentar


minimizar a distância entre uma fase e a seguinte e realizar os movimentos tão
contínua e regularmente quanto possível.

Os dois sistemas usuais de fluxo são: o “Fluxo em U” e o “Fluxo longitudinal”.

Fluxo em U
No fluxo em U, o cais de carga e de receção estão juntos do mesmo lado do edifício
e apresentam as seguintes características:

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• Os cais podem ser utilizados tanto para carga como descarga conforme as
necessidades;
• A construção pode, se necessário, ser aumentada para três lados;
• O parqueamento e o acesso dos veículos é partilhado;
• Pessoal e equipamento pode ser partilhado;
• Controlo e segurança mais fáceis;
• Problemas ambientais podem ser minimizados.

Fluxo Longitudinal
No fluxo longitudinal, os cais de receção e de partida estão em extremos opostos
do edifício, tendendo por isso a ser utilizados quando as mercadorias recebidas têm
origem numa fonte de produção adjacente ou quando os veículos usados para a
receção e para a expedição são de tipos diferentes.

Neste caso, as mercadorias devem ser sempre manuseadas por atacado, porque é
mais barato e mais económico, em termos de energia, manusear vários artigos ao
mesmo tempo do que um a um.

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Para que os produtos possam fluir eficientemente através do armazém, tem de existir
informação que ajude a dirigir as atividades do próprio armazém e a medir a
eficiência da utilização dos seus recursos.

O processo de informação inclui: o desenvolvimento do orçamento anual, a


preparação de mapas mensais ou trimestrais dos recursos, a programação diária e
semanal das atividades do armazém e relatórios sobre as operações e as atividades
a decorrer no armazém.

As operações nos armazéns estão repletas de indicadores de falta de informação.


Os sintomas de problemas de informação, nas diferentes áreas de atividade, são:

Na entrada de produtos:
- Camiões aguardando entrada no cais para serem descarregados;
- Falta de empregados nas tarefas de descarga e verificação;
- Falta de equipamento;
- Desconhecimento prévio dos produtos a receber.

Na arrumação:
- O operador do empilhador não sabe onde colocar os produtos;
- Produtos/paletes congestionando a área de receção;
- Os locais destinados à arrumação estão ocupados.

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No armazém:
- Congestionamento: produtos depositados nos corredores;
- Produtos desemparelhados;
- Impossibilidade de colocação dos produtos no local destinado por falta de
acesso.

Na recolha de encomenda:
- Produto indisponível na frente de recolha;
- Reposição feita durante os picos de procura;
- Corredores percorridos mais de uma vez por cada pedido de recolha de
encomenda;
- Entrega dos produtos na área de consolidação quando esta já não tem
espaço.

Na embalagem de produtos:
- Materiais para etiquetar as embalagens não disponíveis;
- Trabalhos de urgência (provocam o congestionamento deste sector);
- Produtos mal embalados e mal etiquetados.

Na área de consolidação:
- Área de consolidação congestionada;
- Demoras no processamento da documentação;
- Produtos incorretamente agrupados.

Na saída dos produtos:


- Demoras na expedição;
- Camiões esperando ser carregados;
- Reclamação dos consumidores.

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2.Armazenagem

2.1.Quando e como encomendar

Designa-se por stock todo o bem que se encontra armazenado com vista a
utilização futura. Uma das razões para que não se verifiquem ruturas é possuir
atempadamente as matérias-primas e demais materiais e sempre que possível nas
melhores condições de preço e qualidade.

Os stocks podem ter diversas origens, uns são involuntários enquanto outros são
deliberados, ou seja, transmitem a forma de produção:

Os stocks involuntários derivam de:


• Erros na previsão da procura.
• Produção acima da necessária.

Os stocks deliberados derivam de:


• Produção antecipada devido a um prazo longo que decorre entre a
encomenda e a produção.
• Produção antecipada para nivelamento das flutuações da procura.
• Stocks necessários para compensar irregularidades na gestão da
fabricação (maquinagem), do controlo e dos transportes.
• Stocks de segurança para o caso de avaria das máquinas ou da existência
de produtos defeituosos.
• Stocks resultantes da produção por lotes de grande dimensão a fim de
evitar os tempos longos de mudança de série.

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Um investimento avultado que tem de ser objeto de uma gestão específica e
criteriosa – Gestão de Stocks.

A existência de stocks tem como objetivo:


1. Anular ou minimizar as variações imprevisíveis da procura do consumo de
materiais, dos prazos de entrega e da qualidade dos materiais recebidos. Os
fornecedores nem sempre fazem as suas entregas atempadamente, logo os
stocks permitem a manutenção da situação por alguns dias.
2. Conseguir uma certa autonomia entre a produção, as vendas e as
compras, não fazendo refletir na produção e nas vendas as variações
sazonais. Um stock também permite um consumo regular de um produto,
apesar da sua produção ser irregular.
3. Permitir a compra a custos mais favoráveis e a produção de bens a custos
inferiores. Muitas vezes também se constituem stocks com o intuito de
comprar a preços baixos para depois, em situação de alta de preços, os
revender a preços muito elevados: é a chamada especulação.
4. Beneficiar de descontos pela compra de grandes quantidades.
5. Fazer face a situações imprevisíveis de falta de produtos em armazém, a
chamada rutura de stocks que se pretende evitar.

No entanto, tem limitações, das quais destacam-se:


1. Sempre que os stocks ultrapassem os limites do razoável tornam-se inúteis e
passam a ser considerados uma grande desvantagem para a empresa.
2. Existem produtos que não podem ser guardados em stock, como o caso
do pão, dos legumes e de tantos outros produtos cuja fragilidade não permite
a sua conservação durante muito tempo.
3. O custo de constituição de um stock é bastante elevado e a empresa tem
de o suportar (pois enchem armazéns e tornam-se um peso morto para a
empresa).

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4. A possibilidade de rutura de stock conduz a uma falha nas vendas ou na
produção. As empresas arriscam-se a perder clientes ou a parar toda a sua
linha de fabrico devido à falta de produtos ou de matérias-primas.

A gestão de stocks tem como objetivo manter o nível de serviço aos clientes. Um
dos objetivos da gestão de stocks é precisamente avançar melhorando o
desempenho, para um melhor controlo dos stocks.

Em gestão de stocks colocam-se, normalmente, duas questões fundamentais:


• Quando encomendar? Colocar uma encomenda, ou lançar uma ordem
de fabrico de um artigo, com periodicidade fixa (por ex., semanalmente,
mensalmente, etc.) ou colocar uma encomenda somente quando o stock
atinge um determinado nível mínimo?
• Quanto encomendar? Encomendar, ou mandar fabricar, sempre a mesma
quantidade de um artigo ou quantidades variáveis?

Como facilmente se conclui, existem diferentes combinações, correspondendo a


diferentes modelos de gestão. Na prática, os mais normalmente utilizado são os que
a seguir se referem.

Sistema de periodicidade variável e quantidade fixa (modelo de revisão contínua)


Neste modelo, encomenda-se uma Quantidade fixa [Q] logo que o stock atinge um
nível determinado – Ponto de encomenda [Pe].

A data de encomenda é, pois, variável: quando a procura aumenta, o ponto de


encomenda é atingido mais cedo; quando a procura diminui, o ponto de
encomenda é atingido mais tarde.

Sistema de periodicidade fixa e quantidade variável (modelo de revisão periódica)


Neste modelo, encomenda-se, com uma Periodicidade fixa [P], uma quantidade
variável, de forma a repor o stock a um nível máximo – Nível-objetivo de stock [No].

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2.2.Stock mínimo de segurança

A representação da movimentação (entrada e saída) de um produto dentro de um


sistema de stock pode ser feita por um gráfico, em que a abcissa é o tempo
decorrido (T) para o consumo, normalmente em meses e a ordenada é a
quantidade em unidades deste produto em stock no intervalo do tempo (T).

Como se pode observar o stock iniciou com 140 unidades e foi consumido, num
determinado período de tempo, até atingir o ponto zero.

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Quando isso aconteceu, deu entrada no armazém uma reposição de 140 unidades
que o levou de novo à posição inicial.

Este ciclo será sempre repetitivo e constante se:


 Não existirem alterações de consumo durante o tempo t;
 Não existirem falhas administrativas que provoquem uma falha ao solicitar a
compra;
 O fornecedor não atrasar a entrega do produto;
 Nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controlo de qualidade.

A prática demonstra que estas quatro condições não são, em regra, cumpridas
com regularidade, pelo que deve ser criado um sistema que absorva as anomalias
e que diminua o risco do stock ficar a zero durante um determinado período de
tempo, com consequências normalmente graves para a empresa a par dos
respetivos custos adicionais, tais como:
 Paralisação de um ou mais sectores produtivos
 Incumprimento dos prazos de entrega de encomendas
 Deterioração da imagem no mercado
 Redução dos volumes de vendas e de faturação.
 Diminuição da produtividade global.

Um dos grandes problemas na gestão de stocks reside na determinação da altura


em que devera ser feita uma nova encomenda de um determinado produto. A
incerteza associada a esta decisão prende-se essencialmente com o carácter
incerto da procura.

Para além disso, também a incerteza residente nos fornecedores assume-se como
um problema. Esta incerteza revela-se nos produtos defeituosos entregues pelo
fornecedor e pelo não cumprimento dos prazos de entrega acordados.

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Desta forma, como modo de proteção contra a incerteza, constituem-se stocks de
segurança. Para o cálculo do stock de segurança de um determinado produto, é
necessário conhecer:
 Variação da procura de cada artigo em relação à média;
 Variação do prazo de aprovisionamento de cada artigo em relação à
média;
 Variação da quantidade boa entregue por fornecedor, em relação à média;
 Nível de serviço que a empresa quer oferecer. Neste caso, deve-se
estabelecer uma probabilidade de rutura de stock para esse nível de serviço.
Exemplo: nível de serviço de 95%das encomendas = probabilidade de rutura
de 5%.

No entanto:
 A procura é aleatória, seguindo uma lei de distribuição de frequências
predefinidas;
 O prazo de aprovisionamento é aleatório, seguindo uma lei de distribuição
de frequências predefinidas;
 A quantidade boa de artigos entregues é aleatória, seguindo uma lei de
distribuição de frequências predefinidas.

Retomando o gráfico apresentado anteriormente e se for calculada uma


quantidade considerada de reserva (por exemplo 20 unidades), o stock será
consumido até atingir as 20 unidades, sendo então repostas 120 unidades que o
levam à posição inicial (140 unidades).

A quantidade de 20 unidades servirá como segurança ou proteção, para as


eventualidades que possam ocorrer durante o período de uma nova reposição.

Este Stock de Segurança deverá ser dimensionado com critério e bom senso, tendo
em linha de conta que representa capital investido e inoperante.

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A figura seguinte mostra o Gráfico Dente de Serra utilizando o Stock Mínimo ou de
Segurança:

A denominada Curva Dente de Serra é imprescindível nas atividades de gestão de


stocks, especialmente na aplicação dos Métodos de Reposição por Quantidades
Fixas e Reposição por Revisões Periódicas e suas derivações, pois possibilita o
estabelecimento das relações matemáticas necessárias para entender e
automatizar, pelo Controlo, as atividades de Reposição de Stocks.

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2.3. Receção de mercadorias e sua conferência

Os métodos operacionais utilizados nos armazéns condicionam de forma


determinante o espaço, a quantidade de mão-de-obra e o tipo de equipamento
que são necessários.

Seguindo o fluxo de mercadorias através do armazém, necessitaremos de


considerar as seguintes áreas:
• Receção de produtos;
• Critérios de localização dos stocks no depósito de mercadorias por
atacado;
• Métodos de recolha de encomendas;
• Saídas de mercadorias.

Receção de produtos
As mercadorias entradas podem ser recebidas num armazém vindas de um
fornecedor ou de uma unidade de produção, ligada ao armazém.

A operação de receção consiste em:


• Receber os materiais / mercadorias e descarregar o veículo tão rápida e
eficientemente quanto possível;
• Verificar se as quantidades de materiais / mercadorias recebidas estão
corretas;
• Providenciar para que a função “controlo de qualidade” retire amostras
dos materiais / mercadorias, para se assegurar que a qualidade é a
requerida.

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O objetivo de qualquer sistema eficiente é fazer o melhor uso possível do espaço
disponível, reduzindo o trajeto das mercadorias a armazenar e mantendo a
qualidade destas mercadorias.

Há dois tipos de sistemas – o posicionamento fixo e o posicionamento aleatório –


requerendo cada um deles diferentes necessidades de espaços.

Posicionamento fixo
De acordo com este sistema, cada unidade a depositar tem um lugar particular no
armazém, onde apenas ela é armazenada.

Assim, o número de espaços requeridos são equivalentes ao stock máximo para


cada artigo.

Uma estimativa deste requerimento é o dobro do stock médio, isto é,

ou seja,

O grau de utilização do depósito será razoavelmente baixo, já que o número médio


de unidades armazenadas será inferior ao nível máximo durante a maior parte do
tempo.

Posicionamento aleatório
A utilização pode ser melhorada através de um posicionamento aleatório, podendo
as cargas ser colocadas em qualquer espaço do armazém desde que vazios. Com

37
isto basta apenas o espaço suficiente para cobrir os stocks médios de cada artigo,
isto é,

É comum libertar 10 a 25% de espaços extras como medida de segurança, já que


esta fórmula só é válida quando o stock de segurança é fixo ao longo do tempo e
a diminuição do stock se faz a um ritmo constante.

Não obstante a necessidade de um grande controlo de espaço, o sistema de


posicionamento aleatório permite reduzir o espaço necessário em 20 a 25%.

Quando a recolha de encomendas é feita no armazém, utiliza-se frequentemente


uma mistura de estratégias, como localizações fixas para a área de recolha e
aleatórias para o depósito de atacado que a suporta.

Se os stocks são sazonais ou apresentam uma tendência padrão de procura, o


posicionamento aleatório é preferível, enquanto para artigos estáveis o
posicionamento fixo pode ser o sistema mais adequado.

Para armazenar as mercadorias dentro de um armazém existem vários sistemas de


armazenagem, inclusive podendo ser utilizadas várias soluções para o mesmo
armazém.

A escolha do melhor método de armazenagem prende-se com as características


dos produtos a armazenar e das suas embalagens, bem como com os custos
associados a cada um e a funcionalidade face ao espaço disponível.

Métodos de recolha de encomendas

1. Empilhamento em Bloco

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Este sistema utiliza-se quando:
• Há um número limitado de linhas de produtos;
• Existe elevada quantidade de stock de cada artigo.

Vantagens:
• Baixo custo;
• Boa utilização de espaço na horizontal;
• Simples de controlar.

Desvantagens:
• Limitações na utilização do espaço em altura;
• É LIFO e não FIFO;
• Só se tem acesso livre às caixas da frente e de cima.

2. Estantes ajustáveis para paletes (Rack)

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Utiliza-se quando:
• O acesso direto a todas as paletes é necessário;
• Há baixo nível de stock de cada linha de artigos.

Vantagens:
• Custo relativamente baixo;
• Versatilidade (podem ser ajustáveis ao tamanho das paletes);
• Permite acesso direto a todas as posições do stock;
• Facilita a utilização de sistemas de localização.

Desvantagens:
• Utilização do espaço muito baixa (há muitos corredores);
• Um corredor de passagem só permite o acesso a duas linhas de estantes.

3. Corredores móveis (Drive–in)

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A utilização é equivalente ao empilhamento em bloco.

Vantagens:
• Melhor utilização do espaço em altura.

Desvantagens:
• Estrutura pouco rígida;
• Condições de segurança precárias.

4. Armazenamento móvel (por gravidade)

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Este sistema utiliza tapetes inclinados com rolos, onde as paletes se movem por
gravidade. Utiliza-se quando existe uma elevada atividade/fluxo da linha de artigos.

Vantagens:
• Uma face pode ser utilizada para a seleção de encomendas e a outra para
a reposição de stock;
• Rotação automática de stock.

Desvantagens:
• Custo elevado;
• Utilização do espaço não é a melhor.

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2.4.Controlo de entradas e saídas

Para o aviamento dos materiais é necessário haver uma solicitação específica


(requisição) ou uma ordem de entrega (automática) associada a um sistema de
programação de operações.

Aviamento - É a atividade de entrega do material requisitado no local de aviamento


ou o encaminhamento para o local de utilização, em conformidade com a
programação.

Se este aviamento for para o exterior, por exemplo, para um estaleiro ou para um
subempreiteiro, o que poderá obrigar a operações de embalagem específica e/ou
de paletização, haverá então uma expedição.

Tipos de Aviamento

Pode considerar-se três tipos de aviamento:


Aviamento programado
• Eventual - se o armazém é solicitado aleatoriamente, durante as horas normais de
funcionamento, em resultado de uma necessidade fortuita de material.

Aviamento programado
• Programada - Se as entregas são escalonadas pela programação de operações,
permitindo ao armazém também programar os aviamentos, com a finalidade de
entregar os materiais nos momentos certos, coordenadamente e sem interromper o
fluxo de material.

Aviamento urgente

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• Urgente - Se a solicitação do material (fortuita) visa resolver uma urgência
resultante de um problema (erro de programação, não-conformidade, ...), por
forma a não prejudicar o curso normal do fluxo de material.

Os aviamentos eventuais e urgentes devem ser minimizados, pois normalmente são


antieconómicos.

Requisições ao Armazém

Documento de requisição de material


As solicitações ao armazém devem ser formais, isto é, acompanhadas de um
documento próprio, a requisição ao armazém, que este recebe para proceder ao
processamento das saídas dos materiais requisitados, que a gestão de stocks
interpreta como consumos e a contabilidade classifica como custos.

No aviamento deve o armazém verificar a correção das requisições de materiais no


que respeita às quantidades, unidades de utilização, códigos dos materiais e,
sobretudo, números de conta de centros de custos ou de obras que, na
contabilidade industrial suportarão os custos destes materiais.

Os erros que eventualmente forem detetados, deverão ser imediatamente


corrigidos.
Observe-se que um material aviado erradamente, origina sempre dois desvios no
inventário. Um desvio positivo na existência do item que deveria ter saído e não saiu,
e um desvio negativo naquele que foi entregue erradamente.

Aviamentos Programados

Documentos de ordem de entrega


Nos aviamentos programados, com emissão de ordens de entrega, devem ser
ordenados os documentos que dizem respeito a materiais a aviar proximamente, e

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estes devem ser retirados dos locais de armazenagem, se possível, numa sequência
que evite perdas de tempo nos retrocessos e em trajetos cruzados.

Processamento de Saídas

Informação de inventário
Consumados os aviamentos, os documentos que os originaram devem ser
rubricados pelos funcionários que os satisfizeram e imediatamente processados
para que a informação de inventário esteja sempre atualizada.

A Expedição dos Materiais


Há uma expedição de material sempre que o destino é exterior e, portanto, há
transporte de material.

Expedição - É a atividade que assegura as boas condições de acondicionamento


do material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material
no meio de transporte utilizado.

Guia de transporte e guia de remessa


O material expedido deve ser acompanhado de uma guia de transporte e de uma
guia de remessa (original e duplicado), que indica o destinatário, o local
convencionado para a entrega e discrimina para cada item a quantidade
expedida do respetivo artigo.

O destinatário, ao rececionar o material, deve visar o duplicado da guia de remessa


e devolvê-lo ao emissor (expedidor).

O Saneamento de Existências
O saneamento de existências tem por objetivo a constante atualização e
adequação das existências às necessidades do processo produtivo na ótica da
maior rendibilidade.

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O motivo fundamental que o justifica é a permanência nos armazéns de material
excedentário ou de monos que ocupam espaços, representam valor e constituem
encargos logísticos desnecessários que urge liquidar.

Saneamento de Existências - É a atividade que consiste na análise periódica dos


artigos existentes em armazém e na eliminação de todos aqueles que revelam
muito baixa rotação por obsolescência ou inadequação às necessidades.

Vantagens do saneamento de existências


Como consequências vantajosas do saneamento de existências obtém-se:
• Libertação de fundos empatados em material depreciado ou em
existências excedentárias que só a longo prazo poderiam ser utilizadas;
• Eliminação de espaços mortos no armazém;
• Redução de existências e por consequência a redução dos custos de
posse;
• Diminuição dos encargos administrativos e de conservação do material;
• Melhoria dos resultados da exploração da empresa.

46
3.Gestão das encomendas

3.1.Organização da base de dados

É função do departamento de compras proceder ao abastecimento atempado de


todos os bens e serviços necessários ao eficaz funcionamento da empresa.

Para tal é necessário:


 Criar um sistema com base em documentos normalizados que permita que
as encomendas sejam feitas em tempo oportuno, indicando corretamente
quantidades, qualidades e especificações do produto encomendado, assim
como prazos, locais de entrega, transporte, acondicionamento, preços e
outras condições de compra.
 Implementar um sistema de informação para cada produto ou grupo de
produtos, sobre fornecedores, qualidades dos seus produtos, condições de
venda, preços e prazos de aprovisionamento.

A avaliação e seleção dos fornecedores implica duas fases:


 Prospeção de mercado de fornecedores.
 Seleção de fornecedores.

Na prospeção de mercado de fornecedores determinam-se quais reúnem as


condições mínimas para serem prováveis fornecedores da empresa.

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A qualificação prévia dos fornecedores, após o levantamento e a identificação dos
existentes, serve para determinar o interesse de os conhecer mais detalhadamente.

De modo a tornar mais eficaz a prospeção, é conveniente estudar


antecipadamente os seguintes aspetos:
 Compatibilidade entre as políticas comerciais do fornecedor e da nossa
empresa.
 Preços.
 Prazos de entrega habituais.
 Nível de serviço prestado.
 Organização.
 Comportamento do fornecedor noutras empresas.

A seleção de fornecedores irá permitir a criação de um ficheiro de fornecedores e


artigos. Para organizar esse ficheiro é necessário dispor de um software específico
que permita criar bases de dados com informação detalhada.

Devem ponderar-se os seguintes aspetos:


 Preço e condições de pagamento.
 Prazos de duração entre a encomenda e a entrega (prazo de entrega), a
duração de concretização (aceitação da encomenda), o cumprimento de
prazos e as variações de ritmos dos mesmos.
 Nível de qualidade do produto.
 Classificar o serviço prestado, quer a nível de fornecimento, quer ao nível de
acompanhamento e apoio ao ponto de venda.
 Distância, capacidade de resposta e custos de transporte.
 Para cada fornecedor indicar o número de concorrentes deste.
 Percentagem da produção adquirida ao fornecedor pela empresa de forma
a avaliar o grau de dependência deste.

Objetivo da Gestão de encomendas:

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 Tomar as decisões e desencadear as ações convenientes:
1. À promoção do cumprimento dos prazos acordados pelos
fornecedores.
2. À receção dos produtos nas quantidades e com a qualidade
expressas na encomenda.
3. À não ocorrência de anomalias provocadas pelo carregamento,
transporte e descarga e à anulação ou pelo menos minimização das
consequências negativas de eventuais danos que não foram possíveis
evitar.
4. À apresentação, em tempo oportuno, das reclamações
decorrentes de anomalias ocorridas aos fornecedores ou a terceiros
(empresas transportadoras, por exemplo), devidamente justificadas.
• Seguir a encomenda em todo o seu processo, desde a sua emissão até à
sua receção, conferência e liquidação.
• Estudar com a gestão de stocks e os serviços técnicos, as medidas mais
convenientes para resolver as anomalias verificadas e o respetivo custo e
negociar, com os fornecedores ou terceiros responsáveis pelas anomalias, a
implementação daquelas medidas.
• Efetuar ou promover a conferência das faturas de fornecedores e respetiva
liquidação dentro dos prazos contratados

Desenvolver a ação:
• Promover que o contrato de compra e venda ou a encomenda contenha,
de forma objetiva, todos os elementos significativos que deem à empresa a
mais completa defesa dos seus interesses:
1. Aceitação ou não aceitação de envios parciais de encomenda.
2. Condições para a rejeição das partidas.
3. Prazo ao fim do qual a empresa tem o direito de aplicação de
multas e seu montante.
4. Prazo ao fim do qual a empresa tem o direito de rescindir
unilateralmente a encomenda e, eventualmente, exigir
indemnizações.

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5. Forma de dirimir os diferendos que se possam verificar.
6. Foro onde qualquer processo será julgado (e convém normalmente
à empresa que seja o da sua Comarca).
• Criar e manter um processo de informação que permita seguir a situação
da encomenda, verificando, em tempo oportuno, desvios ou anomalias e as
suas causas, com objetivo de desenvolver imediatamente as convenientes
ações corretivas.
• Implementar um sistema de receção das encomendas que, interligando a
ação das compras, dos armazéns e de receção, do controlo de qualidade,
da contabilidade e da tesouraria, permita:
1. A receção dos materiais de forma correta, seja quantitativa ou
qualitativamente.
2. Verificar desvios entre quantidades efetivamente recebidas e as
constantes da respetiva guia de remessa ou diferenças na qualidade,
e informar imediatamente o fornecedor do facto.
3. Escolher a solução mais conveniente para a empresa, para desvios
na qualidade, salienta-se devolução da partida.
4. Negociar aquela decisão com o fornecedor.
5. Verificar se as quantidades referidas na fatura do fornecedor
conferem com as da guia de remessa e se aquelas e as demais
condições constantes da fatura estão de acordo com as expressas na
encomenda, por forma a informar o fornecedor sobre qualquer
anomalia e emitir sem demora as guias de devolução e notas de
débito a que houver lugar.
6. Esclarecer as dúvidas, retificar os valores e encerrar o processo.

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3.2.Escolha do sortido

A caracterização dos bens e serviços é um aspeto fundamental que tem de ser


considerado durante a definição da estratégia de compra e estabelecimento dos
procedimentos de aquisição mais adequados. Esta caracterização pode ser
realizada com base em determinados fatores.

O primeiro fator que deve ser considerado é a criticidade da compra, isto é, a


importância da compra para o negócio da empresa e o segundo fator é o custo
associado a essa compra.

Podemos apresentar também dois fatores que influenciam os procedimentos de


aquisição a estabelecer:
 Dificuldade em assegurar o fornecimento dos bens e serviços (depende
muito do nível de oferta do mercado);
 Custo relativo dos bens e serviços (relação entre o custo dos bens e serviços
e o valor total das compras efetuadas pela organização).

Assim, podemos segmentar os produtos/serviços a adquirir em quatro classes que


influenciam significativamente a natureza das relações a estabelecer com os
fornecedores e consequentemente determinam os procedimentos de aquisição a
estabelecer.

É possível caracterizar a natureza das relações com os fornecedores de acordo com


as classes dos produtos/serviços a comprar:

CLASSE 1
Facilidade em assegurar o fornecimento e custo relativo baixo (bens não críticos)

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Características
 Estes bens e serviços podem ser adquiridos de um modo rotineiro. Por vezes,
os custos da sua transação podem ser superiores ao próprio custo de
aquisição.
 Geralmente existem mercados locais competitivos para estes bens e serviços.
 As competências necessárias para executar este tipo de compra são básicas
e de natureza administrativa.

Estratégias básicas de compra


 Limitar os orçamentos de compra e escolher os mercados locais mais
competitivos para minimizar os custos.

CLASSE 2
Facilidade em assegurar o fornecimento e custo relativo alto (bens influentes)

Características
 Estes bens e serviços são normalmente utilizados em grandes quantidades
mas com custos altos.
 Pode ser necessário considerar questões ambientais relacionadas com
desperdícios, reciclagem e armazenamento.
 Este tipo de compra envolve tarefas administrativas simples

Estratégias básicas de compra


 Garantir que os custos totais sejam os mais reduzidos possíveis. Pode ser
apropriado usar procedimentos eletrónicos.

CLASSE 3
Dificuldade em assegurar o fornecimento e custo relativo baixo (bens
estranguladores)

Características

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 Normalmente os bens e serviços desta categoria são muito especializados.
Existem poucos fornecedores e o número de transações é reduzido.
 São necessárias competências especializadas na área das compras e em
áreas técnicas para estabelecer e gerir essas relações.

Estratégias básicas de compra


 Foco na redução da vulnerabilidade da organização face ao mercado,
identificando fontes de fornecimento alternativas ou alterando os requisitos
da procura.

CLASSE 4
Dificuldade em assegurar o fornecimento e custo relativo alto (bens estratégicos)

Características
 Os bens e serviços desta categoria são considerados críticos para a
organização.
 São comuns os contratos de longo prazo com os fornecedores e o
comportamento dos fornecedores é essencial para garantir capacidade de
criar valor.
 São necessárias competências especializadas na área das compras e em
áreas técnicas para estabelecer e gerir essas relações.

Estratégias básicas de compra


 A gestão da relação com o fornecedor é essencial para a criação de valor.
É necessária uma compreensão clara de todos os requisitos, dos contratos e
das características do mercado.

A seleção dos produtos dependerá do posicionamento pretendido pelo ponto de


venda. Ao selecionar o sortido, o gestor corre muitas vezes o risco de satisfazer um
sector da clientela em detrimento de outros. Por isso, qualquer modificação é uma
decisão importante da política comercial do ponto de distribuição.

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A criação do plano de sortido que consiste em descrever, pormenorizadamente, as
gamas a propor à clientela durante um determinado período de tempo. Os seus
elementos são:
 O Conteúdo – Com todos os produtos apresentados e respetivos preços,
divididos por famílias de produtos. Os produtos básicos de atracão poderão
merecer uma atenção particular, visto que influenciam a compra de outros
e têm, geralmente, bastante importância nas vendas globais e
 A Duração – Na qual se deverá definir se a disponibilização de cada artigo
será anual, semestral, semanal ou diária (nomeadamente no caso de
produtos que ultrapassam rapidamente o prazo de validade como os da
alimentação/restauração).

Para as categorias de produtos de procura constante, o plano inicial pode ser


adaptado ou corrigido através de revisões pontuais. Para as famílias de produtos
sazonais, podem ser elaborados planos especiais ou temporários.

É complexa pois a entrada em linha de um produto novo pode obrigar à retirada


de outro. Deve-se ter em linha de conta:
 A reputação comercial do fabricante,
 O seu preço de venda (comparado com o dos concorrentes),
 A imagem de qualidade da marca (comparado com a dos concorrentes),
 A contribuição do produto para a margem bruta da família desse produto,
 As vantagens na compra (descontos, condições de pagamento, bónus,
etc.),
 O volume de vendas esperado e a sua potencial incidência sobre as vendas
de outros produtos,
 O potencial de mercado para o produto,
 O montante do investimento previsto para o seu lançamento,
 O valor acrescentado que esse produto propõe ao consumidor e
 A sua apreciação, em termos táticos, para fomentar a concorrência
horizontal entre fornecedores.

54
55
3.3.Comunicação com os fornecedores

O processo de compra
O processo de compra tradicional desenvolve-se através de uma sequência de
atividades, das quais se destacam as seguintes:
1. Formalização das especificações;
2. Análise do pedido de compra;
3. Seleção de fornecedores;
4. Consulta a fornecedores;
5. Análise de propostas;
6. Adjudicação da encomenda;
7. Seguimento da encomenda;
8. Receção da encomenda;
9. Conferência de faturas;
10. Tratamento de reclamações;
11. Ordem de Pagamento.

A Formalização das Especificações


As especificações dos materiais e serviços a comprar devem ser formalizadas em
pedidos de compra pelos utilizadores com competência para o efeito.

Exemplos:
• Os materiais consumíveis na produção, tais como matérias-primas, devem
ser especificados pelos projetistas da engenharia do produto;
• Os materiais de utilização permanente, tais como o equipamento
produtivo, devem ser especificados pelos técnicos industriais da engenharia
do processo;
• Os materiais utilizados no âmbito do sistema de informação devem ser
especificados pelos especialistas das tecnologias da informação (hardware

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e software), mas os consumíveis (suportes de informação) podem ser
especificados pelos respetivos utilizadores.

Análise do Pedido de Compra


Os pedidos de compra, emitidos pelos utilizadores ou pelos gabinetes técnicos, ao
chegarem a Compras são distribuídos pelos compradores (eventualmente
especializados).

Na análise do pedido de compra, deve ser formada uma ideia global sobre todos
os aspetos técnico-económicos da(s) necessidade(s) e verificada a sua coerência.
O pedido da compra deve ser revisto e se necessário completado ou corrigido, pois
vai desencadear a emissão das consultas as quais devem estar isentas de erros e
omissões, e ser este o momento exato para a última retificação.

Uma cópia do documento final revisto e visada pelo comprador deve ser remetida
para o emissor do pedido de compra original.

Seleção de Fornecedores
O comprador face à(s) necessidade(s) e com acesso aos ficheiros de
materiais/serviços e de fornecedores deve proceder à seleção dos fornecedores a
quem dirigirá as consultas.

Classificação de fornecedores
Há empresas que, fazendo sistematicamente uma análise do nível de serviço
logístico dos fornecedores, os mantém classificados numa das três categorias:
• Qualificado;
• Qualificável;
• Rejeitado.

Neste caso, a seleção dos fornecedores está facilitada, podendo escolher-se os da


categoria 1, cujo nível de serviço está acima dos 80%, porque são esses que dão
maior garantia de satisfação.

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Consulta a Fornecedores
As consultas devem ser emitidas, indicando-se o prazo para receção das propostas
dos fornecedores e os critérios de seleção, em que o preço pode não ser o
parâmetro decisivo.

Análise de Propostas
Recebidas as respostas às consultas, também designadas propostas dos
fornecedores, deve elaborar-se um mapa comparativo tipo matriz, onde se indicam
todas as variáveis da consulta e se interligam com as ofertas dos fornecedores, com
a finalidade de serem comparadas e analisadas, tendo em vista a adjudicação da
encomenda ao fornecedor que formulou a melhor proposta, segundo os critérios
estabelecidos

Adjudicação da Encomenda
Antes de se decidir a adjudicação pode passar-se por uma fase de negociação.
A um conjunto de fornecedores selecionados pode pedir-se uma segunda proposta
com as melhores condições de oferta.

Finalmente, pode estabelecer-se um calendário de reuniões, individualmente com


os novos selecionados, no menor número possível, no máximo de três, para se
chegar às conclusões finais.

Destas conclusões, eleger-se-á o fornecedor, ao qual será adjudicada a


encomenda, não impedindo de vir ainda a ser renegociada em alguns aspetos,
nomeadamente condições de pagamento e garantias.

A formalização da encomenda é sempre redigida em documento próprio da


empresa, correntemente editado por via informática. Nesta situação, basta ao
comprador preencher os campos obrigatórios, e os facultativos se necessário, e
promover a respetiva impressão no número de cópias que desejar.

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É este documento, denominado encomenda ou nota de encomenda, que irá ser
enviado para o fornecedor.

Seguimento da Encomenda
Esta atividade é de crucial importância, no tratamento da compra, para que o
objetivo, no que concerne ao cumprimento do prazo de entrega, seja alcançado.

Trata-se de Efetuar relances com o fornecedor, o transportador, o despachante, ...


no sentido de acompanhar o fornecimento desde a empresa fornecedora até à
entrega, identificar quaisquer problemas e encontrar soluções para evitar previsíveis
atrasos.

Receção da Encomenda
As Compras podem acompanhar a receção do fornecimento e através das cópias
das guias de entrada (provisórias e definitivas) ou através do acesso direto à
informação introduzida pela Receção no sistema informático, confirmam se o
material foi entregue em conformidade com todos os requisitos da encomenda
(quantidade, qualidade, prazo, preço, ...).

Qualquer não-conformidade deve ficar registada e ser comunicada de imediato,


pelo comprador ao fornecedor.

Conferência de Faturas
O comprador, responsável pela encomenda, pode verificar se as faturas emitidas
pelo fornecedor condizem com as condições da encomenda e com as guias de
entrada, no entanto, o mais normal é esta atividade ser realizada na área
financeira.

As faturas devem conter, obrigatoriamente, a identificação do seu emitente e a do


adquirente dos produtos (bens e/ou serviços), os números de identificação fiscal de
ambos, a quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, a taxa do IVA
aplicável e o montante do imposto devido.

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As faturas são, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas
por computador, e devem ser datadas, numeradas sequencialmente e
processadas em duplicado.

O original da fatura destina-se ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor.


Em caso de extravio de uma fatura deve ser emitida uma nova fatura e anulada a
anterior, mas, nunca deve ser emitida uma 2ª via da fatura.

Tratamento de Reclamações
Qualquer não-conformidade detetada durante o processamento de uma
encomenda deve ser registada, para efeito de avaliação do nível de serviço
logístico, e poderá originar uma reclamação ao fornecedor.

As reclamações podem ter origem nas atividades realizadas pelo comprador, mas
também, nas atividades inerentes à receção ou à área financeira, no entanto, deve
competir exclusivamente a Compras, apoiada pelo(s) órgão(s) detetor(es) da(s)
não-conformidade(s), a ação de manifestar formalmente ao fornecedor, através
dos seus Serviços Comerciais ou da Assistência a Clientes, as reclamações, com o
objetivo de conseguir a resolução dos problemas.

Ordem de Pagamento
Depois de atendidas pelo fornecedor as eventuais reclamações, Compras deverá
informar a área financeira que ativará a tesouraria.

Desenvolvimento da relação com fornecedores


O processo de subcontratação/compras engloba a identificação de potenciais
fornecedores, a avaliação do seu produto ou serviço segundo as necessidades da
empresa e a possibilidade de se estabelecer uma parceria entre as partes.

Qualquer organização tem necessariamente que desenvolver e implementar


estratégias de compras para os bens e/ou serviços que necessitam (8). Estas

60
estratégias determinam o modo de desenvolver e gerir as relações com os
fornecedores.

Por sua vez, estas atividades estão mais desenvolvidas numas empresas do que
noutras. Constata-se que existem alguns fatores chave no desenvolvimento e a
gestão das relações com os fornecedores:
 Identificar e justificar a necessidade da aquisição dos bens/serviços;
 Especificar os requisitos bens/serviços;
 Obter aprovação financeira antes de celebrar o contrato com o fornecedor;
 Determinar o tipo de contrato de fornecimento mais adequado para cada
compra;
 Solicitar a apresentação de propostas aos fornecedores;
 Avaliar as ofertas com critérios de avaliação pré-determinados;
 Negociar um preço justo, de encontro às necessidades de ambas as partes;
 Formalizar os contratos de fornecimento e garantir clareza sobre as
obrigações de cada um;
 Gerir ativamente os contratos de fornecimento monitorizando o desempenho
do fornecedor.

4. Fichas de trabalho
Ficha de trabalho nº1
Leia a sebenta e responda às questões

1.Classifique as seguintes afirmações como Verdadeiras (V) ou Falsas (F).

a) A receção, arrumação, conservação e distribuição são funções do


armazenamento.
b) Os armazéns devem situar-se o mais longe possível do local onde os bens são
necessários.
c) A descentralização permitirá a especialização dos armazéns o que
melhorará significativamente a eficiência e eficácia do pessoal de armazém.

61
d) A receção e a expedição estão situadas na mesma zona do armazém.
e) A escolha do pavimento do armazém será efetuada em função das
características dos bens a armazenar e a movimentar.

2. Indique 5 critérios a ter em consideração na escolha de equipamentos de


arrumação de materiais num armazém.

3.Identifique 4 equipamentos usados para arrumação num armazém.

4. Associe a cada um deles as seguintes características:

a) Permite o aproveitamento do espaço e proteção de materiais frágeis.


b) Podem ser constituídas de madeira ou metal.
c) Devem ser versáteis e de fácil montagem e desmontagem.
d) Podem dividir-se em fixas, semimóveis e móveis.
e) Constituídas por travessas de madeira, ligadas entre si por pranchas a formar
pavimento.
f) Permitem a utilização racional do armazém em altura.

5.Descreva as duas regras básicas a que se deve atender na organização de


um armazém

6. Diga o entende por armazém industrial coberto.

7.Identifique cada um dos seguintes documentos utilizados num armazém.


1________________________________

62
2_________________________________

3______________________________

63
8. Identifique os fatores que condicionam a seleção do método de
armazenagem.

9. De que forma se consegue minimizar o custo logístico num armazém?

10.Seguidamente, apresentam-se os dois sistemas de movimentação de fluxo num


armazém.

10.1.Identifique-os.

a)______________________________ b)_______________________

64
10.2 Descreva comparativamente cada um deles.

Ficha de trabalho nº2


Leia a sebenta e responda às questões

1. Defina stock.

2. Interprete o gráfico apresentado abaixo, referindo-se à sua importância para a


gestão de stocks.

3. Identifique os dois sistemas de posicionamento existentes.

4. Associe a cada um deles as respetivas características

a) Permite reduzir o espaço necessário em 20 a 25%.


b) Cada unidade a depositar tem um lugar particular no armazém, onde
apenas ela é armazenada.
c) O número de espaços requeridos são equivalentes ao stock máximo para
cada artigo.
d) As cargas são colocadas em qualquer espaço do armazém desde que
vazios

65
e) O número médio de unidades armazenadas será inferior ao nível máximo
durante a maior parte do tempo.
f) É apenas necessário o espaço suficiente para cobrir os stocks médios de
cada artigo.
5. Considere as seguintes situações:

a)
Dp =20 unid./sem.
L = 1 sem.
Rr = 5%
A partir da tabela da distribuição normal, Zx = 1,645

b)
Dp =20 unid./sem.
L = 1 sem.
P = 2 sem.
Rr = 5%
A partir da tabela da distribuição normal, Zx = 1,645

5.1.A que modelo de revisão corresponde cada uma?

5.2.Caracterize cada um dos modelos.

5.3.Calcule o stock de segurança para cada uma.

6.Identifique as 3 tarefas principais inerentes à operação de receção de


encomendas.

7.Indique os 4 tipos de métodos de recolha de encomendas.

8.Associe cada método às respetivas características:

66
a) Utiliza tapetes inclinados com rolos, onde as paletes se movem por
gravidade.
b) Tem como vantagem facilitar a utilização de sistemas de localização.
c) Utiliza-se quando existe uma elevada atividade/fluxo da linha de artigos.
d) Tem como desvantagem condições de segurança precárias.
e) Utiliza-se quando o acesso direto a todas as paletes é necessário.
f) Utiliza-se quando existe elevada quantidade de stock de cada artigo.
g) Tem como vantagem uma melhor utilização do espaço em altura.
h) Tem como vantagem permitir a rotação automática de stock.
i) Utiliza-se quando há baixo nível de stock de cada linha de artigos.
j) Utiliza-se quando há um número limitado de linhas de produtos.

9.Classifique as seguintes afirmações como Verdadeiras (V) ou Falsas (F): (25%)

a) O objetivo de qualquer sistema eficiente é fazer o melhor uso possível do


espaço disponível, reduzindo o trajeto das mercadorias a armazenar e
mantendo a qualidade destas mercadorias.
b) O aviamento programado deve ser minimizado, pois normalmente é
antieconómico.
c) As solicitações ao armazém devem ser formais, isto é, acompanhadas de um
documento próprio, a requisição ao armazém
d) O único documento a acompanhar o transporte de mercadorias é a guia de
transporte
e) O saneamento de existências tem por objetivo a constante atualização e
adequação das existências às necessidades do processo produtivo na ótica
da maior rendibilidade.

Ficha de trabalho nº3


Leia a sebenta e responda às questões

1. A avaliação e seleção dos fornecedores implica duas fases. Indique quais são.

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2.Associe a cada etapa os respetivos requisitos a avaliar:

a) Preço e condições de pagamento.


b) Nível de serviço prestado.
c) Prazos de duração entre a encomenda e a entrega.
d) Nível de qualidade do produto.
e) Percentagem da produção adquirida ao fornecedor pela empresa.
f) Compatibilidade entre as políticas comerciais do fornecedor e da nossa
empresa.
g) Organização.

3. Identifique as 4 classes de bens que fazem parte do sortido.

4.Associe a cada um deles a respetiva estratégia de compra:

a) A gestão da relação com o fornecedor é essencial para a criação de valor.


É necessária uma compreensão clara de todos os requisitos, dos contratos e
das características do mercado.
b) Foco na redução da vulnerabilidade da organização face ao mercado,
identificando fontes de fornecimento alternativas ou alterando os requisitos
da procura.
c) Garantir que os custos totais sejam os mais reduzidos possíveis. Pode ser
apropriado usar procedimentos eletrónicos.
d) Limitar os orçamentos de compra e escolher os mercados locais mais
competitivos para minimizar os custos.

5.A manutenção de stocks apresenta vantagens e desvantagens. Selecione


entre as seguintes, as que constituem vantagens e desvantagens:

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a) Sempre que os stocks ultrapassem os limites do razoável tornam-se inúteis
e passam a ser considerados uma grande desvantagem para a empresa.
b) Fazer face a situações imprevisíveis de falta de produtos em armazém, a
chamada rutura de stocks que se pretende evitar.
c) Beneficiar de descontos pela compra de grandes quantidades.
d) Existem produtos que não podem ser guardados em stock, como o caso
do pão, dos legumes e de tantos outros produtos cuja fragilidade não
permite a sua conservação durante muito tempo.
e) O custo de constituição de um stock é bastante elevado e a empresa tem
de o suportar (pois enchem armazéns e tornam-se um peso morto para a
empresa).
f) Anular ou minimizar as variações imprevisíveis da procura do consumo de
materiais, dos prazos de entrega e da qualidade dos materiais recebidos.
g) A possibilidade de rutura de stock conduz a uma falha nas vendas ou na
produção. As empresas arriscam-se a perder clientes ou a parar toda a
sua linha de fabrico devido à falta de produtos ou de matérias-primas.
h) Conseguir uma certa autonomia entre a produção, as vendas e as
compras, não fazendo refletir na produção e nas vendas as variações
sazonais.
i) Permitir a compra a custos mais favoráveis e a produção de bens a custos
inferiores.

6.Explicite as tarefas do serviço de compras, em relação à organização da


informação necessária.

7. As entradas e saídas no armazém compreendem 3 grandes atividades.


Identifique-as, associando cada uma à respetiva descrição:

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a) É a atividade de entrega do material requisitado no local de aviamento ou
o encaminhamento para o local de utilização, em conformidade com a
programação______________________
b) É a atividade que consiste na análise periódica dos artigos existentes em
armazém e na eliminação de todos aqueles que revelam muito baixa
rotação por obsolescência ou inadequação às
necessidades_____________________
c) É a atividade que assegura as boas condições de acondicionamento do
material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do
material no meio de transporte utilizado___________________

8.Classifique as seguintes afirmações como verdadeiras (V) ou falsas (F):


a) A armazenagem não é necessária quando há necessidade de acumular
mercadorias, durante a sua movimentação entre as linhas de produção e os
consumidores.
b) Para que os produtos possam fluir eficientemente através do armazém, tem de
existir informação que ajude a dirigir as atividades do próprio armazém e a
medir a eficiência da utilização dos seus recursos.
c) Ao planear o armazém devemos tentar minimizar a distância entre uma fase e
a seguinte e realizar os movimentos tão contínua e regularmente quanto
possível.
d) É função do departamento de compras proceder ao abastecimento
atempado de todos os bens e serviços necessários ao eficaz funcionamento
da empresa.
e) Não é necessário verificar se as quantidades referidas na fatura do fornecedor
conferem com as da guia de remessa.

9.Ordene as etapas do processo de compra.

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Ordem de Pagamento.
Análise de propostas;
Adjudicação da encomenda;
Seleção de fornecedores;
Formalização das especificações;
Análise do pedido de compra;
Receção da encomenda;
Tratamento de reclamações;
Consulta a fornecedores;
Seguimento da encomenda;
Conferência de faturas;

10.Associe a cada um dos seguintes procedimentos a respetiva etapa:

a) Elaboração de um mapa comparativo tipo matriz, onde se indicam todas as


variáveis da consulta e se interligam com as ofertas dos fornecedores, com a
finalidade de serem comparadas e analisadas.
b) Depois de atendidas pelo fornecedor as eventuais reclamações, Compras
deverá informar a área financeira que ativará a tesouraria..
c) Qualquer não-conformidade detetada durante o processamento de uma
encomenda deve ser registada, para efeito de avaliação do nível de serviço
logístico.
d) Os pedidos de compra, emitidos pelos utilizadores ou pelos gabinetes
técnicos, ao chegarem a Compras são distribuídos pelos compradores.
e) Efetuar relances com o fornecedor, o transportador, o despachante, ... no
sentido de acompanhar o fornecimento desde a empresa fornecedora até
à entrega, identificar quaisquer problemas e encontrar soluções para evitar
previsíveis atrasos.

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11.Indique 5 requisitos a ter em conta no caso da entrada em linha de um
produto novo.

12.Classifique as seguintes afirmações como verdadeiras (V) ou Falsas (F).

a) As especificações dos materiais e serviços a comprar devem ser formalizadas


em pedidos de compra pelos utilizadores com competência para o efeito.
b) Nas consultas a fornecedores, o preço é sempre o parâmetro decisivo
c) A um conjunto de fornecedores selecionados pode pedir-se uma segunda
proposta com as melhores condições de oferta.
d) A formalização da encomenda é sempre redigida em documento próprio
da empresa, correntemente editado por via informática.
e) Não é necessário verificar se as faturas emitidas pelo fornecedor condizem
com as condições da encomenda e com as guias de entrada.

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13.Identifique as 7 áreas de operações no armazém onde se podem verificar
sintomas de falta de informação.

14.Identifique para cada operação os respetivos problemas:

a) Produto indisponível na frente de recolha.


b) Falta de empregados nas tarefas de descarga e verificação.
c) Demoras na expedição.
d) O operador do empilhador não sabe onde colocar os produtos.
e) Os locais destinados à arrumação estão ocupados.
f) Congestionamento: produtos depositados nos corredores.
g) Reposição feita durante os picos de procura.
h) Impossibilidade de colocação dos produtos no local destinado por falta de
acesso.
i) Materiais para etiquetar as embalagens não disponíveis.
j) Camiões aguardando entrada no cais para serem descarregados.
k) Produtos mal embalados e mal etiquetados.
l) Demoras no processamento da documentação.
m) Produtos incorretamente agrupados.
n) Camiões esperando ser carregados.

14.Indique 4 exemplos de equipamentos existentes no armazém para a


movimentação de materiais.

15.Explique o conceito da relação logística volume/ área útil.

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Bibliografia

Figueira, Mário, Gestão de materiais – Guia do formando, Ed. ISQ/ IEFP, 1997
Morais, A. e Oliveira, C., Logística, Ed PRONACI – Programa Nacional de
Qualificação de Chefias Intermédias/AEP, 2001
Morgado, S., Aprovisionamento e gestão de Stocks, Tecnoforma/ IEFP, 2002
Veludo, M., Aprovisionamento e gestão de Stocks – Guia do formando, ISG/ IEFP,
2004

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