Você está na página 1de 70

Editor de Planilhas

EXC EL

REALIZAÇÃO: PARCERIA:

E
SE P
N AI-

Este material foi elaborado pelo


Núcleo de Informática Aplicada à Educação – NIED
da Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP
Este material foi elaborado pelo
Núcleo de Informática Aplicada à Educação NIED
da Universidade Estadual de Campinas UNICAMP

Coordenação Geral

Prof. Dr. José Armando Valente


Coordenador do Núcleo de Informática Aplicada à Educação
(NIED - UNICAMP)

Rodrigo Baggio Barreto


Diretor Executivo do CDI – sede/RJ

Equipe Responsável

Edilene Aparecida Ropoli


Graduada em Análise de Sistemas pela Pontifícia Universidade Católica de
Campinas e em Pedagogia pela Faculdade de Educação da UNICAMP,
Mestranda na Informática e Educação pela Faculdade de Educação da
UNICAMP e membro do Núcleo de Informática Aplicada à Educação (NIED -
UNICAMP)

João Vilhete V. d'Abreu


Graduado em Engenharia Elétrica pela Faculdade de Engenharia Elétrica e
Computação da Faculdade de Engenharia Elétrica e Computação da
UNICAMP, Mestre em Engenharia Elétrica - Área: Eletrônica e
Telecomunicações - pela Faculdade de Engenharia Elétrica e Computação da
UNICAMP e membro do Núcleo de Informática Aplicada à Educação (NIED -
UNICAMP)

Daniela Uchima
Graduanda em Ciências da Computação pelo Instituto de Computação da
UNICAMP

Paula de Mesquita Sampaio


Graduada em Pedagogia pela Faculdade de Educação da UNICAMP

Colaboradores
Alessandra Galdo (CDI/RJ), Alessandra de Muros Xavier (CDI/RJ), Ana
Cristina Custódio (CDI/RJ), Carlos Maurício Barreto (CDI/RJ), Carlos Tato
Cortizo (CDI/SP), Estela Machado Teixeira (CDI/RJ), Évelin Regina dos
Santos (CDI/SP), Fátima (CDI/SP), Ismael Oliveira dos Santos (CDI/RJ), José
Mário Aleluia Oliveira (Faculdade de Educação da UNICAMP), Leo Burd
(CDI/SP), Rosângela Coutinho Alves (CDI/SP), Rosângela Rangel (CDI/RJ),
Sérgio Sant’ana (CDI/RJ), Solange Martins (CDI/SP),

Campo Rocinha (RJ), Clube do Curumim (RJ), Grupo ECO - Santa Marta (RJ),
Centro de Profissionalização de Adolescentes – CPA (SP), Centro de
Profissionalização do Jardim Boiúna e Adjacências – CPJABA (RJ), Creche
Escola Meninos de Luz (RJ), Instituto Bejamim Constant (RJ)

Dirceu Carlos Marins


Ilustração
Editor de Planilhas - Excel

Sumário

Introdução 07
O que é um editor de planilhas? 07
Tela Principal 07
Botão Minimizar 08
Botão Maximizar/Restaurar 08
Botão Fechar 08
Barra de título 09
Barra de menu 09
Área de trabalho 09
Planilha 10
Célula 10
Pasta de trabalho 10

Operações básicas 12
Criando uma pasta de trabalho no Excel 12
Digitando informações 13
Criando fórmulas 16
Usando o auto cálculo 18
Salvando uma pasta de trabalho 18
Visualizando uma pasta de trabalho 20
Imprimindo uma pasta de trabalho 20
Fechando uma pasta de trabalho 21
Saindo do Excel 21

Operações intermediárias 22
Abrindo pastas de trabalhos já existentes 22
Movimentando pela pasta de trabalho 23
Inserindo e excluindo planilhas 23

III
Renomeando planilhas 24
Selecionando células das planilhas 25
Uma célula 25
Um bloco de células 25
Uma coluna inteira 25
Uma linha inteira 25
Toda a planilha 26
Um bloco de linhas 26
Um bloco de colunas 26
Um bloco de células alternado 26
Formatando a aparência dos dados 26
Número 27
Alinhamento 27
Fonte 27
Borda 27
Padrões 29
Proteção 29
Inserindo ou excluindo linhas e colunas na planilha 29
Organizando várias janelas 29
Usando as Barras de ferramentas 31
Barra de ferramentas padrão 32
Barra de ferramentas formatação 33
Barra de ferramentas desenho 35
Barra de fórmula 36
Caixa de nomes 36

Operações avançadas 37
Configurando páginas 37
Página 37
Margens 38
Cabeçalho e rodapé 38
AutoFormatação 39
Trabalhando com dados de outras planilhas 40

IV
Usando funções 40
O assistente de funções 42
AutoFiltro 48
Protegendo planilhas e pastas de trabalho 49
Gráficos 52
Criando um gráfico 53
Primeira etapa 53
Segunda etapa 54
Terceira etapa 55
Quarta etapa (última) 55
Adicionando um gráfico vinculado a outro aplicativo 56
Alterando um gráfico 56
Mapas 58
Barra de ferramentas DataMap 61
Movendo um mapa 62
Redimensionando um mapa 62
Ativando um mapa 62
Melhorando a apresentação do mapa 62
Legenda 62
Opções para exibição de dados 63
Elementos 64
Verificando ortografia 65
Não encontrada 66
Alterar para 66
Sugestões 66
Adicionar a 66
Ignorar 66
Ignorar todas 66
Alterar 67
Alterar todas 67
Adicionar 67
AutoCorreção 67
Usando a Ajuda do Excel 68
Ajuda do Microsoft Excel 68
V
Pesquisar 68
Dicas 69
Opções 69
Fechar 69
Conteúdo e índice 69
Conteúdo 70
Índice 70
Localizar 70
Uma ajuda específica 70

VI
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Editor de Planilhas – EXCEL

Introdução

O que é um editor de planilhas?

O Editor de Planilhas é um aplicativo usado para criar e


editar planilhas de cálculo no computador. As planilhas de
cálculo servem para fazer cálculos matemáticos, financeiros,
contábeis etc.. auxiliando desde a elaboração de orçamentos
domésticos até o gerenciamento financeiro de empresas,
apresentando, como uma das principais vantagens, a
realização automática de cálculos e a disponibilização de
recursos para criação de mapas e gráficos, os quais
melhoram a apresentação das informações.

Existem vários editores de planilhas disponíveis no mercado


que possuem recursos básicos semelhantes; neste módulo
vamos utilizar o Microsoft Excel 97 como referência.

Ao abrirmos o Excel, entramos na sua tela principal:

Tela Principal

A tela principal é uma janela que contém a barra de títulos,


a barra de menus e os botões para fechar, minimizar,
maximizar/restaurar.

7
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Barra de Botão
Título Botão Maximizar/Restaurar
Minimizar
Botão
Fechar
Barra de
Menus

Botão minimizar
Ao minimizarmos a janela do Excel, ele sai da área de trabalho Minimizando o aplicativo
Excel ou uma pasta de
e fica indicada na Barra de tarefas do Windows. Ao trabalho do Excel.

minimizarmos a janela de uma pasta de trabalho, esta ficará


indicada no canto inferior esquerdo da janela do Excel.

Botão Maximizar /Restaurar


Usamos esses botões para configurar a janela com seu tamanho Maximizando /
Restaurando o Excel ou
máximo ou restaurar uma janela que se encontra minimizada. uma pasta de trabalho do
Excel.
Quando uma janela é minimizada, seus botões mudam para:
Restaurar, Maximizar, ou Fechar. Se a janela estiver
restaurada, o botão Restaurar será substituído pelo
Maximizar e vice-versa.

Botão Fechar

Este botão é usado para fechar a janela ativa, tanto a janela

8
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

correspondente a uma pasta de trabalho quanto a janela do


Excel.

Barra de título

Na Barra de título temos o nome do aplicativo em uso, no caso,


Microsoft Excel. Se houver uma pasta de trabalho numa janela
maximizada, seu nome também estará na Barra de título.

No exemplo a seguir, estamos trabalhando com uma pasta de


trabalho chamada Pasta_de_trabalhos, com a janela
maximizada:

Já no exemplo ao lado, a janela da mesma Pasta_de_trabalhos


está minimizada:

Barra de menu
Por meio da Barra de menu podemos usar todas as ferramentas
disponíveis para trabalhar com planilhas e cálculos. Podemos
também usar algumas destas opções a partir da Barra de
ferramentas, resultando na mesma operação.

Área de trabalho

A área de trabalho é o espaço útil da planilha que contém


as células onde trabalhamos com as informações.
Observemos a seguinte figura:

9
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Barra de Ferramentas Barra de Ferramentas


Barra de
Padrão Fórmulas Formatação

Caixa de nomes

Célula
selecionada Títulos de Colunas

Títulos de Linhas

Guias das planilhas


Barras de
Rolagem

Barra de Status
Barra de Ferramentas Desenho

Para iniciar nosso estudo, é importante conhecermos alguns


conceitos:

Planilha
É um conjunto de linhas, colunas e células onde
armazenamos e manipulamos as informações. As linhas
podem ou não ser exibidas e impressas, dependendo da
formatação escolhida pelo usuário;

Célula
É um retângulo delimitado por linhas e colunas. A planilha é
constituída de células onde são digitadas as informações;

Pasta de trabalho
É um arquivo do Excel que contém inicialmente três
planilhas. Observemos no canto inferior esquerdo da tela,
três pequenas guias, cada guia representa uma planilha.

10
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Identificamos as planilhas pelos nomes padrão Plan1,


Plan2 e Plan3, atribuídos pelo Excel, que podem ser
alterados depois. Para movimentar de uma planilha para
outra basta clicarmos sobre a respectiva guia. Mais
planilhas poderão ser inseridas na pasta de trabalho ou
então removidas, restando no mínimo uma.

Identificamos cada coluna da planilha por uma letra do


alfabeto. Se uma planilha tiver mais colunas que as letras
do alfabeto, então a seqüência será reiniciada com duas
letras: AA, AB, AC etc.;

Identificamos as linhas da planilha por números: 1, 2, 3


etc.;

Para referir a uma determinada célula, usamos a letra de


sua coluna e o número de sua linha, por exemplo, a
célula C5 corresponde à coluna C e à linha 5;

11
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Operações básicas

Criando uma pasta de trabalho no Excel

Para criar uma pasta de trabalho usamos o menu Arquivo,


opção Novo. Será aberta a seguinte caixa de diálogo:

O Excel possui alguns


documentos pré-definidos
que podem ser usados por
meio da seleção nessa
tela: pedido de compras,
demonstrativo de
despesas etc..

Nesta caixa selecionamos o tipo de pasta a ser aberta: em


branco ou um modelo pré-definido do Excel. Selecionando a
opção Pasta de trabalho na guia Geral e clicando em OK,
teremos a área de trabalho disponível para começar o trabalho.

As informações podem ser organizadas em uma ou mais


planilhas. Para facilitar o uso, recomendamos que as planilhas
contenham informações sobre assuntos relacionados.

Quando criamos uma nova pasta de trabalho, obtemos uma


planilha com grade de linhas e colunas, onde cada célula possui
um endereço exibido na Caixa de Nomes.

12
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Digitando informações

Com a área de trabalho disponibilizada, é importante


considerarmos algumas explicações básicas antes de iniciar a
digitação:

Quando digitamos números, eles são automaticamente


alinhados à direita da célula, enquanto que os textos são
alinhados à esquerda. Isso é feito automaticamente pelo
Excel e se chama Alinhamento geral;

Sinal de subtração ou parênteses são usados para


representar números negativos, por exemplo –3 ou (3).
Quando digitamos o número entre parênteses, (3), o Excel
o altera automaticamente para o número com o sinal de
menos na frente: -3;

Podemos digitar frações como números decimais e depois


formatá-las por meio do menu Formatar, opção Células,
ou então podemos digitá-las diretamente como fração, por
exemplo, 1/2.

Para digitar uma fração, seguimos o seguinte


procedimento: digitamos um zero, damos um espaço e
então digitamos a fração. Por exemplo, “0 <Barra de
Espaço> 1/3”. Se digitarmos direto 1/3, o Excel entende
que estamos digitando uma data e modificará a fração para
1/mar, ou seja, para dia primeiro de março;

Podemos também fixar as casas decimais, de modo que ao


digitar 12345 o Excel automaticamente insira na célula o
número 123,45. Para isso temos que: abrir o menu
13
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Ferramentas, escolher Opções, selecionar a guia Editar,


ativar a caixa de verificação Decimal fixo e digitar o
número de casas que desejamos após a vírgula, neste caso,
2;

Para alterar a largura de uma coluna, clicamos na linha


Títulos de coluna (onde estão as letras das colunas), no
limite entre uma célula e outra e, com o botão pressionado,
arrastamos o mouse até o tamanho desejado.

Para alterar a largura de forma mais exata, usamos o menu


Formatar, opção Coluna, Largura. Digitando a largura
desejada e clicando em OK, a coluna será modificada para
a nova largura automaticamente. Da mesma forma,
alteramos a altura das linhas.

Há também a opção AutoAjuste, que é uma maneira


rápida e prática de alterar o tamanho de colunas ou linhas.
A largura é alterada seguindo o tamanho do maior
elemento de uma das células da coluna ou linha. Para usar
este recurso, selecionamos a coluna a ser ajustada e em

14
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

seguida clicamos no menu Formatar, opção Coluna,


AutoAjuste da Seleção. Para alterar a altura da linha,
procedemos de mesmo modo, selecionando a linha a ser
ajustada.

A opção Largura padrão do menu Formatar, opção


Coluna, faz a largura da coluna voltar ao tamanho padrão.

Quando digitamos textos longos, eles podem


ultrapassar o limite da célula no lado direito, como o
título da planilha do exemplo abaixo:

O texto foi digitado na célula A1 e, devido ao seu


tamanho, ele também ocupou o espaço das células
vizinhas. Como a célula B1 não contém informações, o
conteúdo da célula A1 fica exibido por inteiro, mas caso
B1 tivesse conteúdo, seria exibido em A1 apenas uma
parte do texto. Para que seja exibido todo o texto da célula
A1, podemos usar o recurso Retorno Automático de
Texto, que faz com que a altura da célula seja aumentada
até o limite em que o texto possa ser mostrado por inteiro:

Para usar a opção Retorno Automático de Texto, clicamos no


menu Formatar, opção Células:

15
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Criando Fórmulas

As fórmulas representam uma das grandes vantagens na A utilização de fórmulas


permite realizar cálculos
utilização de uma planilha eletrônica, pois com elas o Excel matemáticos na planilha
eletrônica.
realiza cálculos automaticamente e, se algum dado for alterado,
o Excel altera o resultado da fórmula a partir dos novos dados.

Para criar uma fórmula, primeiro selecionamos a célula onde


ela deverá ser introduzida, digitamos o sinal de igual “=” (as
fórmulas no Excel sempre começam com o sinal de igual) e
então digitamos a fórmula. Por exemplo A1 + A2 + A3, neste
caso estamos somando os conteúdos das células A1, A2 e A3:

À medida em que
digitamos a fórmula na
célula, ela também
aparece na barra de
fórmulas.

Podemos digitar a fórmula na barra ou na célula, o importante


é que a célula onde queremos o resultado esteja selecionada.
Quando terminamos de digitar, pressionamos a tecla Enter e o

16
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

resultado da fórmula é exibido na célula onde ela foi digitada.


Se os dados utilizados na fórmula forem modificados, o
resultado será atualizado automaticamente.

Outra maneira de inserir uma fórmula é usando o modo


apontador. Neste modo, ao invés de digitar os nomes das
células, apontamos para elas com o mouse. Para isso,
selecionamos a célula onde será inserida a fórmula e digitamos
o sinal de igual (=). Em seguida, ao invés de digitar o nome de
cada uma (A1, A2, A3 etc.), clicamos cada célula,
intercalando com o operador necessário (+, -, * etc.) e assim
sucessivamente. Observemos que, ao clicar sobre uma célula,
ela fica contornada por uma linha pontilhada e sua referência
aparece na barra de fórmula.

Os operadores mais usados são:

* Multiplicação
+ Soma
/ Divisão
- Subtração
^ Exponenciação

O Excel também possui a função Autosoma que faz a


somatória dos dados selecionados. Para utilizá-la devemos
selecionar as células com os dados a serem somados e clicar no

botão Autosoma da barra de ferramentas padrão. O


resultado sairá na célula adjacente à última célula selecionada
na soma.

17
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Usando o auto cálculo

O auto cálculo apresenta seis tipos pré-definidos: média,


contagem de valores e de números, máximo, mínimo e soma,
porém ele é um cálculo temporário exibido apenas na barra de
status.

Para selecionar o tipo de cálculo a ser usado, temos


primeiramente que selecionar os dados. Neste momento, na
barra de status aparecerá o auto cálculo e, clicando sobre ele
com o botão direito do mouse, devemos selecionar a opção
desejada:

Salvando uma pasta de trabalho

Salvar uma pasta de trabalho significa guardar as


informações digitadas no disco rígido do computador ou
então num disquete.

Quando salvamos uma pasta de trabalho pela primeira vez, o Quando estivermos
trabalhando com uma
Excel abre uma janela para digitarmos um nome para essa pasta de trabalho, é
importante salvá-la várias
pasta e escolhermos a unidade de disco na qual ela será vezes durante sua
elaboração para não
gravada. corrermos o risco de
perder todas as
Após salvarmos a pasta de trabalho pela primeira vez, nas modificações efetuadas.

próximas vezes a gravação será automática, apenas atualizando


as informações que foram modificadas. Uma pasta de trabalho
do Excel tem a extensão .xls.

18
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Para salvar uma pasta de trabalho, usamos o menu Arquivo,


opção Salvar ou clicamos na barra de ferramentas padrão,

opção .

Caso seja a primeira gravação, teremos a seguinte janela:

Em Salvar em selecionamos a pasta onde a pasta de trabalho


deverá ser salva e em seguida digitamos seu nome na caixa
Nome do arquivo.

Se quisermos salvar a mesma pasta de trabalho em outra


unidade de disco ou pasta, usamos a opção Salvar como... do
menu Arquivo. Por exemplo, uma pasta de trabalho foi
gravada no disco rígido e queremos gravá-la também em
disquete.

Caso uma pasta de trabalho já tenha sido gravada e algumas


modificações foram introduzidas posteriormente, o Excel fará
as atualizações quando usarmos a opção Salvar.

O Excel também permite gravar a planilha com a extensão


.html (formato para disponibilizar na Internet) usando o menu
Arquivo, opção Salvar como html. Será aberto o assistente
para nos auxiliar, basta selecionarmos as opções desejadas e
avançar.

19
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Visualizando uma pasta de trabalho

Antes de imprimir uma pasta de trabalho, devemos visualizá-la


É importante usarmos a
para verificar se sua disposição no papel está conforme visualização antes da
impressão para verificar
desejamos. Para isso, clicamos no botão Visualizar impressão se a pasta de trabalho a
ser impressa está ok.
da barra de ferramentas padrão ou no menu Arquivo, opção
Visualizar impressão.

Imprimindo uma pasta de trabalho

Para imprimir uma pasta de trabalho é necessário que a Podemos imprimir


diversas cópias da mesma
impressora esteja configurada corretamente. Com a impressora pasta de trabalho, assim
como imprimi-la
configurada, temos várias formas de fazer esta operação: novamente em outro
momento, desde que
clicando no menu Arquivo, opção Imprimir ou usando a tecla esteja gravada
corretamente.
de atalho CTRL+P ou usando o ícone da barra de
ferramentas padrão. Será aberta uma caixa de diálogo com
várias opções para a impressão da pasta de trabalho como, por
exemplo, a tela seguinte:

Dependendo da impressora, serão apresentadas diferentes


opções de impressão; devemos selecioná-las de acordo com a
impressora que estamos usando.

20
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Fechando uma pasta da trabalho

Para fechar uma pasta de trabalho, usamos o menu Arquivo, Uma pasta de trabalho
poderá ser reaberta a
opção Fechar, ou então o botão Fechar, localizado no canto qualquer momento.

superior direito da janela da pasta de trabalho. Caso a pasta


ainda não tenha sido gravada, o Excel emitirá um aviso,
permitindo gravá-la nesse momento.

Saindo do Excel

Para sair do Excel, clicamos no menu Arquivo, opção Sair ou


fechamos sua janela clicando sobre o botão . Se tiver
alguma pasta de trabalho aberta que ainda não foi salva, o
Excel dará um aviso para que ela seja salva.

21
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Operações Intermediárias

Abrindo pastas de trabalho já existentes

Podemos abrir uma pasta de trabalho, digitada em outra


ocasião, para acrescentar informações, fazer correções,
impressões etc..
Podemos alterar uma
pasta de trabalho sempre
Usamos pastas de trabalho já gravadas não apenas para que for necessário, sem
ter que digitá-la
acrescentar informações, corrigir ou imprimir, mas também novamente.

para criar planilhas semelhantes, com a mesma formatação e


fórmulas de uma pasta já existente. Para isso, abrimos a pasta
já existente e fazemos uma cópia e, nessa cópia, alteramos os
dados ou acrescentamos outras informações, agilizando, assim,
nosso trabalho.

Existem várias formas de abrir uma pasta de trabalho que já Uma mesma operação
pode ser feita de diversas
existe: clicando no menu Arquivo, opção Abrir, usando a tecla formas: pelo menu, pelas
teclas de atalho ou pelos
ícones das barras de
de atalho CTRL+A ou usando o ícone na barra de ferramentas.
ferramentas padrão.

Ao escolhermos uma das opções acima, será aberta uma caixa


de diálogo para selecionarmos, na caixa Examinar, a unidade
de disco onde a pasta de trabalho do Excel está gravada e a
pasta de trabalho. Uma vez selecionada uma unidade de disco,
serão listadas as pastas de trabalho que ali existem. Ao
encontrar a pasta de trabalho desejada, selecionamos-a e
clicamos no botão Abrir.

22
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Movimentando pela pasta de trabalho

Para nos movimentarmos de uma planilha à outra na mesma


pasta de trabalho, clicamos sobre a guia da planilha desejada.
A planilha ativa ficará na cor branca e as demais permanecerão
cinza.

Para nos movimentarmos pelas células da planilha, podemos


usar o mouse ou então as setas do teclado (esquerda, cima,
direita, baixo). Para visualizar toda a área da planilha usamos
as barras de rolagem.

Inserindo e excluindo planilhas


Para inserir uma nova planilha, usamos o menu Inserir, opção
Planilha. Observemos que a nova planilha será inserida à
esquerda da planilha ativa. Se precisarmos excluir uma
planilha, temos que selecioná-la e então clicar sobre o menu
Editar, opção Excluir planilha. Será pedida a confirmação da
exclusão, e, em caso afirmativo, clicamos em OK.

23
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Renomeando planilhas
As planilhas existentes nas pastas de trabalho, ou mesmo as
que inserimos posteriormente, recebem do Excel um nome
padrão (Plan1, Plan2, Plan3, Plan4 etc.) que podemos alterar
posteriormente por um nome com até 31 caracteres.

Uma planilha que contém


É importante darmos um nome para uma planilha que nos dados sobre alunos pode
ser chamada, por
ajude a compreender seus dados, auxiliando na hora de exemplo, de
cadastro_alunos.
recuperarmos informações. Para renomear uma planilha
devemos selecioná-la e clicar no menu Formatar, opção
Planilha, Renomear. Observemos que o nome estará
selecionado na guia da planilha ativa e é sobre ele que
digitamos o novo nome.

Podemos também acessar as opções listadas acima pelo menu


de atalho, que é acionado com um clique no botão direito do
mouse sobre a guia da planilha a ser trabalhada.

24
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Selecionando células das planilhas


Para fazer qualquer alteração em um texto digitado na planilha,
primeiro selecionamos as células a serem alteradas com a ajuda
do mouse, de tal forma que elas fiquem sombreadas de preto.

Opções de seleção:

Uma célula
Clicar sobre a célula desejada.
Um bloco de células
Clicar na primeira célula do bloco e arrastar a seta do mouse até
a última célula do bloco.
Uma coluna inteira
Clicar sobre o indicador da coluna (letra da coluna).

Uma linha inteira


Clicar sobre o indicador da linha (número da linha).

25
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Toda a planilha
Clicar no quadrado acima dos indicadores de linha e à esquerda
dos indicadores de coluna.

Um bloco de linhas
Clicar no indicador da primeira linha do bloco e arrastá-lo até a
última linha desejada.

Um bloco de colunas
Clicar no indicador da primeira coluna do bloco e arrastá-lo
até a última coluna desejada.

Um bloco de células alternado


Selecionar o primeiro bloco, manter a tecla Control
pressionada e selecionar o segundo bloco com o mouse.

Formatando a aparência dos dados

Tendo a estrutura básica da planilha definida e com os dados


digitados, podemos melhorar sua aparência destacando os
títulos, colocando bordas nas células etc..

26
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Para fazer a formatação, selecionamos a área a ser modificada


e em seguida usamos as ferramentas da Barra de ferramentas
formatação para alterar o tipo de fonte, tamanho, estilo, cor da
fonte, alinhamento etc..

Outra opção é usarmos o menu Formatar, opção Células.


Teremos a seguinte caixa de diálogo aberta:

Cada guia apresenta um tipo de formatação diferente:

Número
Nesta guia, escolhemos o tipo de formatação para os campos
numéricos adequada ao nosso trabalho: porcentagem, moeda,
data, frações etc.. No exemplo apresentado a seguir,
selecionamos a categoria hora e na caixa tipo visualizamos as
diferentes formas que a hora pode ser representada.

27
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Alinhamento
Aqui definimos o alinhamento do texto: horizontal, vertical ou

diagonal. O alinhamento horizontal também pode ser


modificado pela barra de ferramentas formatação, enquanto
que o alinhamento vertical, que permite posicionar o texto
verticalmente na célula, só pode ser acessado pelo menu. Nesta
guia também definimos a opção de Recuo automático de
texto, usada quando temos um texto longo e queremos que a
altura da célula seja modificada para que ele seja inteiramente
visualizado.

Fonte
Nesta guia temos todas as opções de formatação de letra: tipos
de fonte, estilo, efeitos, cor etc..

Borda
Aqui temos os tipos de bordas e estilos de linhas que podem
ser usados nas células. Algumas vezes usamos este recurso
para destacar algum texto mais importante na célula. Também
podemos inserir bordas pela ferramenta Bordas da barra de
ferramentas formatação.

28
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Padrões
Esta guia apresenta várias cores para aplicarmos o
sombreamento na célula.
Proteção
Aqui podemos travar células ou ocultar fórmulas, mas estas
opções só serão válidas se a planilha estiver protegida, o que
explicaremos mais a frente.

Inserindo ou excluindo linhas e colunas na planilha


Algumas vezes será necessário inserir linhas ou colunas depois
que a planilha está pronta, seja para inserir mais dados na
tabela ou até mesmo para corrigir algumas informações. Para
inserir uma linha, posicionamos o cursor na linha abaixo de
onde ela deve ser inserida e clicamos no menu Inserir, opção
Linhas. Para inserir uma coluna, escolhemos a opção Colunas;
ela será inserida à direita da coluna em que o cursor está
posicionado.

Organizando várias janelas

No Excel podemos trabalhar com várias pastas de trabalho e,


para cada pasta, será aberta uma janela específica. Para
visualizar uma ou outra pasta podemos usar o menu Janela,
que nos apresenta os nomes das últimas pastas de trabalho que
foram abertas. Selecionando o nome da pasta que pretendemos
visualizar, ela será exibida na tela.
Para mostrar as várias pastas de trabalho em apenas uma tela,
devemos abrir todos os arquivos desejados e, no menu Janela,
opção Organizar..., teremos uma pequena caixa de diálogo em
que são apresentados os modos de organização.

29
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Selecionando o modo e clicando em OK, obtemos a seguinte


tela:

Neste exmplo, temos duas pastas de trabalho abertas e


organizadas com a opção horizontal. Observemos que, quanto
maior o número de janelas abertas, menor será a visualização
das planilhas. Uma vez que todas as janelas estão visíveis, para
alternar entre elas temos apenas que clicar sobre a janela
desejada. Para visualizar novamente uma janela por vez,
maximizamos a janela desejada.

No caso de uma pasta de trabalho com planilhas extensas ou


várias planilhas que precisamos visualizar ao mesmo tempo,
usamos a opção Nova janela do menu Janela. Teremos uma
nova janela com o mesmo conteúdo da janela ativa, para que
possamos visualizar, ao mesmo tempo, diferentes partes da

30
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

mesma planilha. Estes recursos com janelas são úteis quando


precisamos recortar ou copiar informações de uma planilha
para colar em outra.

Usando as Barras de ferramentas

As Barras de ferramentas apresentam algumas ferramentas que


são usadas para manipular dados na planilha. A finalidade delas
é agilizar e facilitar nosso trabalho.

O Excel possui diversas barras pré-definidas, conforme


podemos observar na figura apresentada a seguir. As mais
usadas são: Barra de ferramentas Padrão, Formatação e
Desenho, pois elas contêm os recursos básicos para criação e
formatação de qualquer tipo de texto.

Quando iniciamos o Excel, as barras Padrão e Formatação


geralmente são exibidas. Caso elas não estejam visíveis ou
queiramos incluir outras barras de ferramentas na área de
trabalho, usamos o menu Exibir, opção Barra de ferramentas
e selecionamos as barras desejadas.

No exemplo anterior, selecionamos as barras de ferramentas


Padrão, Formatação, Desenho e Tabelas e Bordas.

31
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Barra de ferramentas padrão

Esta barra permite trabalhar com as ferramentas básicas do


Excel. Também podemos acessar as funções da barra de
ferramentas padrão pela barra de menu. A seguir
explicaremos as funções de cada ferramenta, subdividindo-as
em blocos para melhor entendimento.

O primeiro ícone é usado para começar uma Nova Equivalentes às


funções Novo, Abrir e
pasta de trabalho, o segundo para Abrir uma pasta Salvar do menu
Arquivo.
que já existe e o último para Salvar uma pasta que
está sendo trabalhada.
Equivalentes às
funções Imprimir e
Visualizar impressão
Usado para Imprimir uma pasta de trabalho, do menu Arquivo e
Verificar ortografia e
Visualizar impressão e Verificar ortografia e gramática do menu
Ferramentas.
gramática, respectivamente.

Estas opções correspondem às seguintes funções:


Equivalentes às
recortar a área selecionada mantendo o funções Recortar,
Copiar e Colar do
conteúdo numa área denominada área de menu Editar.

transferência (este conteúdo poderá ser reutilizado

pela opção Colar); copiar a área selecionada

para a área de transferência; mover (colar) o


conteúdo da área de transferência para o local onde

o cursor está posicionado; copiar as


propriedades do texto selecionado (negrito, itálico,
sublinhado etc.) para outra área a ser selecionada.

As alterações feitas mais recentemente no Equivalentes às


funções Desfazer e
documento são armazenadas pelo Excel e podem Refazer do menu
Editar.
ser desfeitas ou refeitas clicando no primeiro botão
32
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

ou no segundo, respectivamente.
Um hyperlink é um
atalho para outro
local, que pode ser
A opção permite inserir ou editar um hyperlink a mesma planilha,
um documento do
especificado e a opção permite exibir ou ocultar Word, um arquivo
do disco rígido ou
a barra de ferramentas Web; algum local da rede
ou da Internet.

A opção Autosoma adiciona números


automaticamente usando a função Soma; a opção

Colar função exibe uma lista de funções e seus


formatos e permite definir valores para os

argumentos; as opções seguintes classificam


os itens selecionados em ordem crescente ou
decrescente.

A opção Assistente de gráfico auxilia na

criação de gráficos; a opção Mapa cria um


mapa com base nas escolhas selecionadas e a opção
Desenho exibe a barra de ferramentas desenho.

Esta ferramenta controla o zoom da tela.

Barra de ferramentas formatação

Esta barra permite trabalhar com as ferramentas de formatação


do Excel. Todas as funções da barra de ferramentas
formatação também podem ser acessadas pela barra de menu,
opção Formatar. A seguir explicaremos as funções de cada
ferramenta, subdividindo-as em blocos para melhor
entendimento.

33
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Essa opção abre o Assistente do Office que oferece Essa opção será
posteriormente
ajuda e dicas. detalhada no item
Usando a ajuda do
Excel.

A primeira opção permite escolher o tipo de fonte Nesta figura


observamos a seleção
(letra) a ser usada e a segunda opção permite da fonte Arial e
tamanho de fonte 10.
selecionar o tamanho da fonte.

Opções usadas para formatar o texto em Negrito,


Itálico e/ou Sublinhado.

As três primeiras opções são usadas para alinhar à

esquerda , centralizado ou à direita ; a


última opção agrupa duas ou mais células
adjacentes (lado a lado) selecionadas para criar
uma única célula.

De acordo com a opção escolhida, serão aplicados


os seguintes estilos nas células selecionadas:

moeda internacional, porcentagem,

separador de milhares. As opções aumentam


ou diminuem o número de casas decimais a serem
exibidas.

Opções de recuo: recua o parágrafo mais à esquerda


ou mais à direita em relação à margem esquerda do
documento.

34
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Permite inserir Borda externa ; adicionar,


modificar ou remover a cor ou o efeito de

preenchimento da célula selecionada e

Alterar a cor da fonte .

Barra de ferramentas desenho

Com as ferramentas de desenho podemos criar efeitos especiais


na planilha, tais como: linhas com seta, círculos, caixas, caixas
de texto etc.

Para tornar as ferramentas de desenho disponíveis, clicamos

sobre o botão Desenho na barra de ferramentas padrão. As


funções disponíveis são:

Contém algumas figuras que podem ser inseridas na


planilha.

Contém opções de desenho que são inseridas na


planilha ao clicarmos e/ou arrastarmos o mouse.
Opções de inserção: uma linha, uma linha
com uma ponta de seta, um quadrado ou

35
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

retângulo, um círculo ou elipse, uma caixa

de texto para digitar textos explicativos, criar


efeitos de texto conforme a opção do WordArt
escolhida.

Estas funções se aplicam a uma figura que foi


inserida na planilha e que se encontra selecionada.

Opções para alteração: cor de preenchimento,

cor da linha, cor da fonte, espessura da

linha, pontilhado, direção / localização das

setas, sombreamento da figura, visualização


tridimensional da figura.
Barra de fórmula

À medida que digitamos fórmulas, textos ou


funções numa célula, a barra de fórmula também os
recebe.

A ferramenta cancela a entrada da fórmula que


está na barra e retorna à célula ativa, enquanto que
a ferramenta insere a fórmula exibida na célula
ativa da planilha.
Caixa de nomes

A caixa de nomes está localizada no canto superior esquerdo


da planilha e identifica a célula ativa, item de um gráfico ou
um desenho selecionado. Para posicionar o cursor numa célula
por meio da caixa de nomes, digitamos nela o endereço
desejado e pressionamos Enter.

36
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Operações avançadas

Configurando páginas

O Excel possui uma configuração de página padrão que é


assumida sempre que uma nova pasta de trabalho é aberta.
Algumas vezes é necessário reconfigurar a página padrão
porque ela não atende às necessidades da pasta de trabalho
que estamos criando. Para alterar a configuração padrão
usamos o menu Arquivo, opção Configurar página. Será
aberta a seguinte caixa de diálogo:

A seguir, explicaremos as funções de cada guia da caixa de


diálogo:

Página
Especifica a orientação, a dimensão da planilha (tamanho
de impressão da planilha) e o tamanho do papel que será
usado na impressão. Em Orientação, a opção retrato
imprime verticalmente e a opção paisagem,
horizontalmente.

37
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Margens
Especificam as medidas das margens superior, inferior,
esquerda e direita da página, o tamanho do cabeçalho e do
rodapé e a centralização da planilha em relação ao papel.

Cabeçalho e rodapé
Essa guia possibilita a configuração do cabeçalho e rodapé
para as planilhas:

O Excel apresenta cabeçalhos e rodapés pré-definidos com


o número de página, nome da planilha, nome da pasta, do
autor, data etc.. Conforme a opção escolhida, será aberta
uma caixa que possibilita a visualização do resultado.

Para configurar o cabeçalho, clicamos sobre o botão


Personalizar Cabeçalho para obter a seguinte caixa de
diálogo:

38
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

O cabeçalho é dividido em três seções: esquerda, central e


direita. Para digitar o texto desejado, clicamos na caixa
correspondente e usamos os botões da caixa de diálogo:

formatar texto números de páginas nome do arquivo

número da página
data hora nome da planilha

De modo análogo, podemos personalizar o rodapé.

Após terminar as configurações, clicamos sobre o botão


Visualizar impressão para verificar se as alterações feitas
estão corretas.

AutoFormatação

Esta opção apresenta algumas formas de tabelas pré-definidas.


Para aplicá-la, selecionamos qualquer célula pertencente à
planilha, em seguida clicamos no menu Formatar, opção
AutoFormatação e selecionamos o estilo desejado. Podemos
visualizar todas as opções na caixa de diálogo. Exemplo:

Quando aplicamos a AutoFormatação, a planilha será


analisada e a formatação aplicada automaticamente com
base na posição dos cabeçalhos, fórmulas e dados.

39
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Trabalhando com dados de outras planilhas

O Excel permite termos uma pasta de trabalho com várias


planilhas, o que facilita o relacionamento dos dados dessas
planilhas entre si, ou seja, podemos usar dados digitados em
uma planilha para fazer cálculos em outra, sem a necessidade
de digitá-los novamente.

Para usar este recurso temos de indicar, na fórmula, o nome da


planilha a que a célula em questão pertence, por exemplo:

=Plan3!B2 + Plan4!F3

Neste exemplo, estamos somando o elemento da célula B2 da


planilha Plan3 com o elemento da célula F3 da planilha Plan4.

Usando funções

As funções do Excel são fórmulas pré-definidas que facilitam a


elaboração de cálculos mais complicados e fornecem um
método rápido para realizar uma operação cujo cálculo poderia
exigir uma fórmula longa. Por exemplo: em uma planilha
poderíamos usar a fórmula abaixo para calcular a média entre
diversas células:
=(A1+A2+A3+A4)/4

Outra forma de fazer isso é usando a função MÉDIA,


especificando o bloco de células de entrada. Exemplo:

=MÉDIA(A1:A4)

As funções efetuam cálculos usando variáveis e/ou constantes,


que são chamadas de argumentos. Os argumentos seguem uma
determinada ordem, que é chamada de sintaxe.

40
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Cada função apresenta argumentos diferentes e uma ordem


definida. Para poder utilizá-las, devemos saber o que é cada
argumento, usando a ajuda do Excel.

O número de argumentos depende da função que estamos


usando. Na função MÉDIA, por exemplo, podemos ter de 1 a
30 argumentos.

No exemplo abaixo, usamos a função SOMA com dois


argumentos: 400 é uma constante e A4 é uma variável:
=SOMA(400+A4)

Os argumentos, além de serem variáveis e constantes, também Todas as funções


começam com o sinal de
podem ser outras funções, por exemplo: igual (=).

=ARRED(MÉDIA(A1:A4);2)

No exemplo anterior, calculamos o valor da média das células


A1 até a A4 e arredondamos o resultado com duas casas
decimais ao usar a função ARRED.

Ao criar uma função, usamos : (dois pontos) para especificar


um bloco de células (A1:A5) ou ; (ponto e vírgula) para
especificar a união de blocos. Ex.: A1:A4;C3:C5 (inclui as
células A1 até A4 e as células C3 até C5).

41
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

O assistente de funções

Como há muitas funções no Excel, podemos usar a ferramenta

na barra de ferramentas padrão para abrir a caixa de


diálogo Colar função e escolher a função mais apropriada ao
cálculo que queremos fazer. As funções estão divididas em
algumas categorias: funções financeiras, Data e hora,
Matemática e trigonométrica, Estatística, Procura e referência,
Banco de dados, Texto, Lógica e Informações, conforme
podemos observar nas figuras apresentas a seguir:

42
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

43
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

44
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

45
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Para inserir uma função, primeiramente selecionamos uma


célula vazia e em seguida usamos a ferramenta Colar função.

Na caixa Colar função encontramos todas as funções do Excel


e uma pequena explicação sobre o que faz cada uma delas.

Após escolhermos a categoria e o nome da função, clicando


sobre o botão OK será aberta a caixa de diálogo solicitando as
informações para a função escolhida. Por exemplo, a função
MÉDIA:

46
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Na caixa Média temos uma pequena explicação sobre a


função, os valores que devem ser usados e o resultado. Na
caixa Núm1 podemos digitar todo o intervalo de valores que
será usado, por exemplo, E1:E4 significa que devem ser
utilizadas as células E1, E2, E3, E4:

Ou então podemos especificar, em cada caixa Núm, o nome de


uma célula:
Neste caso, sempre
teremos a última caixa
vazia.

47
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

O resultado da fórmula, nos dois exemplos, é o mesmo, a única


diferença é a forma como as funções são construídas.

Para digitar os argumentos das funções também podemos usar


a seta localizada no canto direito de cada caixa Núm. Esta seta
nos mostra a planilha para que a célula ou intervalo de células
seja selecionado com o auxílio do mouse. Reparemos que a
caixa de diálogo fica diminuída e mostra o intervalo
selecionado:

Para maximizar a caixa de diálogo, clicamos na seta à direita.

AutoFiltro

O recurso de AutoFiltro permite visualizar apenas as


informações desejadas de uma tabela. Para usar essa opção
devemos finalizar a construção da tabela e em seguida
posicionar o cursor em qualquer ponto desta e selecionar o
menu Dados, opção Filtrar, AutoFiltro. Serão colocados,
automaticamente, filtros em todas as colunas e, para ativar um
dos filtros, clicamos na seta localizada no canto direito da
célula e ativamos a opção desejada. Vejamos um exemplo:
antes de inserir o AutoFiltro, temos a seguinte tabela:

48
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Após executarmos o AutoFiltro, a tabela ficará da seguinte


forma:

Depois do AutoFiltro executado


Condição: Estado= SP

Observemos que, depois de selecionada a opção SP na


filtragem, todos os outros itens da tabela foram ocultados,
sendo exibidos apenas os escolhidos. Para voltar com todas as
opções, selecionamos a opção Todos no filtro.

Para tirar os filtros é preciso entrar novamente no menu Dados


e desmarcar a opção de AutoFiltro.

Protegendo planilhas e pastas de trabalho

Este recurso é usado quando estamos criando uma planilha em


que algumas células não podem ser modificadas.

49
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Podemos recorrer a ele sempre que precisarmos proteger uma


planilha com dados importantes ou confidenciais e/ou para
termos certeza de que nossos dados não serão apagados por
engano ou por outra pessoa.

Ao usar essa propriedade, podemos travar a célula de modo


que ela só poderá ser modificada se o usuário tiver a senha de
acesso.

Para proteger a planilha, clicamos no menu Ferramentas,


opção Proteger, Proteger planilha. Teremos a seguinte caixa
de diálogo:

A senha é opcional, porém, se for colocada, é importante não


ser esquecida, pois não poderá ser recuperada. Ao clicarmos
em OK, será pedida sua confirmação.

Se tentarmos fazer alguma alteração nos dados de uma


planilha protegida, o Excel dará a seguinte mensagem:

50
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Para poder alterar os dados da planilha protegida, primeiro


devemos retirar sua proteção no menu Ferramentas, opção
Proteger, Desproteger planilha. Caso tenha sido colocada
uma senha, o Excel a solicitará.

Para proteger uma planilha de leitura ou gravação, usamos o


menu Arquivo, opção Salvar como e, na caixa de diálogo,
clicamos no botão Opções. Será aberta a seguinte caixa:

Se quisermos proteger contra abertura, digitamos uma senha


na caixa Senha de proteção. Neste caso, quando o arquivo for
selecionado para ser aberto, será solicitada a senha: só quem
tiver a senha poderá abri-lo.

Se quisermos proteger apenas contra gravação, digitamos a


senha na caixa Senha de gravação. O documento será aberto
posteriormente mas, se tentarmos gravar, o Excel pedirá a
senha de gravação e só permitirá gravar se esta estiver correta.

51
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Gráficos

Titulo do
Seqüência gráfico Linhas de grade

T o ta l d e e m p re g o s o c u p a d o s n o m e rc a d o fo rm a l

4 .5 0 0 .0 0 0

4 .0 0 0 .0 0 0

3 .5 0 0 .0 0 0

3 .0 0 0 .0 0 0
quantidade

Título do eixo y 1997 Legenda


2 .5 0 0 .0 0 0
(valores) 1996
2 .0 0 0 .0 0 0
1991
1 .5 0 0 .0 0 0

1 .0 0 0 .0 0 0

5 0 0 .0 0 0

0
Indús tria C om érc io S erviç os D em ais
s etores

s e to re s

Título do eixo x
(categorias)

Os gráficos apresentam
Em um gráfico podemos entender as informações de forma informações de forma
sintetizada.
mais rápida e clara do que em uma tabela de números. Por isso
é interessante, sempre que possível, o uso de gráficos em
nossos trabalhos. Porém, para utilizá-los, devemos saber
interpretar seus componentes:
É importante saber
Podemos criar vários tipos de gráficos: de barras, colunas, tipo interpretar os gráficos
para entender o que eles
torta etc.. Na figura seguinte temos os vários modelos que o querem dizer ou o que
representam.
Excel apresenta, onde cada modelo possui suas variações.

52
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Podemos criar um gráfico e incorporá-lo diretamente à


planilha, ou então podemos, se necessário, criar uma nova
planilha apenas para o gráfico. Em qualquer um dos casos, ele
será sempre atualizado se os dados com os quais ele foi
construído forem alterados.

Criando um gráfico

Para criar um gráfico, selecionamos os dados que devem ser


usados e em seguida clicamos no menu Inserir, opção Gráfico

ou usamos a ferramenta . Será aberto o Assistente de


gráfico que nos guiará nas quatro etapas de sua construção.

Primeira etapa

Selecionamos o tipo de gráfico desejado e seu


subtipo.

Observemos que a tabela ao fundo está com os dados


selecionados na planilha que dará origem ao gráfico.

53
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Clicando em Avançar, somos guiados para as próximas


etapas.

Segunda etapa
Selecionamos o intervalo de dados na guia Intervalo de
dados. No caso deste exemplo, os dados estão no intervalo
A1 até D5. Se quisermos modificar a maneira como os
dados serão lidos, escolhemos a seqüência entre Linhas ou
Colunas e observamos o resultado no gráfico exibido.

Se quisermos fazer mais modificações na seqüência,


clicamos na guia Seqüência. Cada uma delas, no caso, os
anos, apresenta a célula onde está o nome e as células
correspondentes de valores. Podemos remover ou
adicionar seqüências ou alterar os rótulos do eixo das
categorias (X). No exemplo, os rótulos do eixo X são as
categorias de trabalho no mercado formal.

Nome da seqüência 1997


localizada na célula B4.

Os valores da
seqüência 1997 vão da
célula B6 até B9.

54
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Terceira etapa
Na guia Título, digitamos um nome para o gráfico, um
nome para o eixo das categorias e um nome para o eixo
dos valores.

As outras guias referem-se a modificações que podemos


fazer no gráfico. Podemos testar cada opção e observar na
visualização do gráfico as alterações que ocorrem.

Quarta etapa (última)


Nesta última etapa, escolhemos como o gráfico será
posicionado na pasta de trabalho: como uma nova planilha
e então será criada uma planilha com o nome Gráfico (que
poderá ser alterado depois) ou como um objeto em
qualquer uma das planilhas existentes na pasta. Encerradas
as etapas, clicamos em Concluir.

Podemos alterar todos os passos enquanto o botão


Concluir não for clicado. Para isso, usamos o botão
Voltar, que pode ser acionado quantas vezes for
55
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

necessário. Se o gráfico já foi inserido e quisermos fazer


alterações, clicamos duas vezes sobre o mesmo.

Adicionando um gráfico vinculado a outro aplicativo


Quando adicionamos um gráfico do Excel a outro aplicativo,
por exemplo, Word ou PowerPoint, devemos vincular o gráfico
ao texto (Word) ou à apresentação (PowerPoint). A vinculação
permite que, ao alterarmos o gráfico, ele seja automaticamente
atualizado no documento em que está vinculado.

Para fazer a vinculação, selecionamos o gráfico (quando o


gráfico é selecionado sua borda fica mais espessa) e clicamos
no menu Editar, opção Copiar. Em seguida, no documento do
Word ou na apresentação do PowerPoint, clicamos sobre o
local onde desejamos inserir o gráfico e clicamos sobre o menu
Editar, opção Colar Especial. Essa caixa de diálogo possui a
opção Colar Vincular. Aconselhamos que tanto os arquivos
do Word ou PowerPoint quanto os do Excel sejam gravados na
mesma pasta de trabalho (diretório) ou no mesmo disquete.

Alterando um gráfico
Depois que inserimos um gráfico, ainda podemos fazer
algumas alterações, por exemplo: mudar as cores das barras, do
fundo do gráfico (área de plotagem), títulos, linhas de grade,
legenda etc.. Para isso, damos um duplo clique sobre o item a

56
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

ser alterado.

Na figura anterior, queremos fazer alterações na barra da


seqüência 1996. Observamos que todas as barras estão com um
pequeno ponto situado no meio delas, isto quer dizer que estão
selecionadas. Dando um duplo clique em qualquer uma das
barras relacionadas ao ano de 1996, será aberta a seguinte caixa
de diálogo:

É interessante testarmos
os diferentes recursos de
construção de gráficos
para sabermos como
funcionam.

Esta caixa de diálogo apresenta opções para alterar as barras do


ano de 1996; podemos modificar as cores das barras, os efeitos
de preenchimento - como texturas e gradiente - cor e espessura
da borda, sombreado, sobreposição das barras etc..

57
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Mapas

Se tivermos dados geográficos (nomes de países ou estados) na


planilha, podemos usar os mapas para melhorar a representação
das informações. O Excel apresenta alguns tipos de mapas pré-
definidos e, quando usamos este recurso, ele associa as
informações da planilha com os modelos que possui para criar
o mapa. Caso o Excel não identifique o mapa adequado aos
dados da planilha, ele apresentará todos os mapas para
escolhermos o que melhor representa as informações.

Para usar a ferramenta mapa, primeiro devemos selecionar os


dados e em seguida clicar no menu Inserir, opção Mapa ou

usar o ícone da barra de ferramentas. Ao clicarmos nesta


ferramenta, o cursor assumirá a forma de uma cruz para
delimitarmos, na planilha, o local onde deverá ser inserido o
mapa. Caso o Excel não consiga associar as informações ou
então encontre múltiplas escolhas, ele apresentará os mapas de
que dispõe.

Para o exemplo da figura seguinte, os dados são nomes de


países europeus (França, Espanha, Portugal). O Excel tem dois
modelos de mapa onde esses países aparecem: mapa da Europa
e mapa-múndi.

58
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Já no próximo exemplo, os dados selecionados são nomes de


estados brasileiros e de um país. Nesse caso, não foi
encontrado nenhum modelo para este mapa, então o Excel
apresenta todos os modelos disponíveis para fazermos a
seleção.

No seguinte, temos nomes de estados brasileiros. O mapa é


inserido e automaticamente é aberta a caixa de diálogo
Controle do Microsoft Map:

Pela caixa de diálogo de mapa podemos exibir diferentes


colunas de dados da planilha no mapa e especificar um formato
para esses dados. Para isso temos que arrastar os botões de
dados para o quadro no lado inferior da caixa de diálogo e
escolher, para cada dado, a formatação correspondente.

59
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Botões de dados

Botões de
formatação

Formatação exibida no mapa Colunas de dados exibidas no


(definida a partir dos botões de mapa (a partir do botões de
formatação) dados)

Para fechar a caixa de diálogo Controle do Microsoft Map,


clicamos no botão Fechar no canto superior direito da
caixa.

Nesse exemplo, estamos usando o mapa anterior, mas com a


opção sombreamento de categorias da caixa de diálogo.

A seguir, apresentaremos algumas explicações sobre algumas


ferramentas para trabalhar com os mapas:

60
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Barra de ferramentas Data Map

Quando trabalhamos com mapas, uma pequena barra de


ferramentas chamada Data Map é exibida:

Cada item corresponde a uma determinada função:


Seleciona legendas, títulos, rótulos ou texto do mapa
gerado e, uma vez selecionada, permite dimensionar ou
excluir cada um desses itens.

Movimenta o mapa dentro da janela onde foi gerado.

Especifica o centro do mapa.

Adiciona rótulos (nomes de recursos de mapa).

Adiciona textos.

Adiciona rótulos personalizados.

Centraliza o mapa e altera o zoom de modo que todos os


seus recursos fiquem visíveis.

Redesenha o mapa.

Atualiza o mapa para refletir a mudança dos dados na


planilha.

Exibe ou oculta a caixa de diálogo Controle do


Microsoft Map.

Percentual de zoom do mapa.

Ajuda específica.

61
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Movendo um mapa
Para mover um mapa dentro de uma planilha, posicionamos o
ponteiro do mouse sobre sua borda, clicamos no botão
esquerdo e o arrastamos até a posição desejada.

Redimensionando um mapa
Para redimensionar o tamanho de um mapa, posicionamos o
ponteiro do mouse em um dos quadrados (marcadores) de seu
contorno, onde o mouse assume a forma de uma seta com duas
pontas, e arrastamos até o tamanho desejado, ampliando ou
reduzindo.

Ativando um mapa
Clicamos duas vezes sobre o mapa de modo a exibir uma
borda tracejada em seu contorno. Notemos que quando ele é
ativado, o menu e a barra de ferramentas referentes ao
Microsoft Data Map são exibidos para uso dos recursos no
mapa criado na planilha.

Melhorando a apresentação do mapa


Legenda
Quando criamos um mapa, sua legenda é automaticamente
exibida. Podemos usar o menu Exibir, opção Todas as

62
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

legendas para exibir as legendas ocultas ou excluídas. As


legendas podem exibir várias linhas com as faixas de
valores digitados na planilha ou apenas uma linha
contendo o título da coluna de dados. Para reduzir o
tamanho da legenda, clicamos sobre ela com o botão
direito do mouse. Para que seja exibido o menu em forma
de atalho, selecionamos a opção Reduzir.

Se quisermos modificar a legenda, temos que mantê-la na


forma completa e clicá-la com o botão direito do mouse,
selecionando a opção Editar para que seja aberta a caixa
de diálogo Propriedades do Formato.

Nesta caixa de diálogo, clicando sobre a guia Opções de


legenda, podemos alterar o título do mapa, subtítulo e suas
respectivas fontes. O botão Editar entrada de legenda
permite alterar o texto para cada linha da legenda.

Opções para exibição de dados


A apresentação do mapa pode ser melhorada alterando o
modo de exibição dos dados. Por exemplo, podemos
modificar a cor dos intervalos de dados ou categorias
mostradas no mapa clicando no menu Mapa, opção
Opções de sombreamento de valor.

Caso tenhamos selecionado a exibição por categorias na


legenda, será permitido alterar a cor da legenda em cada
categoria (cada categoria exibe uma cor). Se a opção
selecionada foi por intervalo de dados (mapa com
sombreamento preto e branco degrade), será exibida a
seguinte caixa de diálogo:

63
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Na caixa Cor selecionamos a cor da legenda, enquanto


que em Número de intervalos de valor podemos definir
em quantos intervalos os valores da planilha serão
distribuídos. No quadro Intervalos de valor por, a opção
mesmo número de itens em cada intervalo de permite
exibir o número de áreas de mapa em cada intervalo de
valor, enquanto que a opção mesma distribuição de
valores em cada intervalo possibilita exibir intervalos de
valores do mesmo tamanho. Os intervalos de valores são
baseados somente nos valores mínimos e máximos dos
dados.

Elementos
Para adicionar outros elementos como aeroportos, auto-
estradas, principais cidades etc., usamos a opção
Adicionar recurso, no menu Mapa. Será exibida a
seguinte caixa de diálogo:

64
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Selecionamos o elemento desejado e clicamos em OK.

Verificando ortografia

A verificação de ortografia indica as palavras que o Excel


reconhece como escritas de maneira incorreta ao longo da
planilha. Para isso, ele faz a comparação da palavra digitada
usando um dicionário que contém várias palavras do
vocabulário da língua portuguesa. Se a palavra digitada não
existe neste arquivo, então o Excel a interpretará como uma
palavra errada ou não encontrada.

Observemos que nem todas as palavras apontadas como


erradas pelo Excel estão realmente erradas! É o caso dos nomes
próprios, por exemplo, e nesse caso não há o que corrigir.

Para usar o corretor na planilha toda, posicionamos o cursor em


qualquer célula. Se quisermos analisar um bloco de células em
particular, então ele deve estar selecionado. Em seguida
usamos o menu Ferramenta, opção Verificar ortografia. No
caso de algum erro ser identificado, teremos a seguinte caixa
de diálogo:

65
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Explicaremos cada caixa separadamente para melhor


compreensão:

Não encontrada
Esta caixa mostra a palavra que o corretor não encontrou no
seu dicionário.

Alterar para
Nesta caixa informamos a palavra correta.

Sugestões
Aqui temos as sugestões de palavras para correção que o
dicionário oferece.

Adicionar a
Nesta caixa definimos o dicionário de consulta que o revisor
usará como referência.

Quanto aos botões do lado direito da janela:

Ignorar
Ignora a palavra não encontrada e segue com a verificação.

Ignorar todas
Opção usada quando sabemos que a palavra está correta e,
portanto, não precisa ser corrigida. Geralmente isso acontece
com nomes próprios que não são reconhecidos pelo revisor.
66
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Uma vez selecionada esta opção, o revisor não tentará


corrigi-la novamente.

Alterar
Altera a palavra não encontrada por aquela que está na caixa
Alterar para.

Alterar todas
Substitui a palavra da caixa Não encontrada pela palavra
indicada na caixa Alterar para em todo o texto.

Adicionar
Adiciona a palavra, apontada como errada, ao dicionário de
consulta especificado na caixa adicionar a. Toda vez que a
mesma palavra for digitada em qualquer documento, ela não
aparecerá mais como errada.

AutoCorreção
Alguns erros comuns de ortografia e gramática são corrigidos
automaticamente pelo revisor, por exemplo, se digitarmos
uma letra minúscula no início de uma frase,
automaticamente o revisor altera para maiúscula.

Se escolhermos essa opção, o erro de ortografia detectado e


sua correção serão adicionados na lista de AutoCorreção,
fazendo com que esta correção seja feita automaticamente
sempre que cometermos o mesmo erro.

Concluída a correção, o corretor apresentará uma caixa de


diálogo avisando que terminou. Clicando em OK, a correção
estará terminada.

67
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Usando a Ajuda do Excel

O sistema de ajuda do Excel é composto de textos curtos com


ênfase em explicações passo a passo. Podemos acessar o
sistema de ajuda de diferentes maneiras:

Ajuda do Microsoft Excel

Clicando no menu Ajuda, opção Ajuda do Microsoft Excel ou


no símbolo de interrogação da barra de ferramentas padrão.
Será aberto o Assistente de ajuda:

Cada opção pode ser usada para responder a um determinado


tipo de dúvida:

Pesquisar
Nesta opção, digitamos uma pergunta em O que você
gostaria de fazer?, que corresponde à nossa dúvida, e
clicamos em Pesquisar. Se o assistente não entender
nossa pergunta, ele abrirá algumas opções para
detalharmos melhor;

68
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Dicas
Elas são úteis para o trabalho diário, podendo aparecer ou
não quando iniciamos o Excel;

Opções
Usada para configurarmos o assistente do Excel com as
seguintes propriedades:

A ajuda do Excel pode ser


acionada em qualquer
momento e lugar do texto.

Fechar
Usada para fecharmos o assistente do Excel.

Conteúdo e índice
Para procurar ajuda usando o índice e conteúdo, clicamos no
menu Ajuda, opção Conteúdo e Índice. Será aberta a seguinte
caixa de diálogo:

69
CDI – Comitê para Democratização da Informática
Editor de planilhas - Excel

Conteúdo
Apresenta uma lista de tópicos com as informações
disponíveis. Cada tópico é apresentado por um ícone de
um livro fechado e o tópico selecionado é representado por
um livro aberto;

Índice
Apresenta uma lista alfabética de todos os assuntos
abordados na ajuda;

Localizar
Exibe o assunto relacionado a uma palavra digitada.

Uma ajuda específica


Para obter uma ajuda específica, clicamos no menu Ajuda,
opção O que é isto?. Notemos que a seta do mouse estará
acompanhada de uma interrogação, que deve ser arrastada até
o item em que se deseja ajuda, quando será exibida uma caixa
com um texto explicativo.

70