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Administração do Tempo para os Executivos nos Dias Atuais

Resumo: Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer
pessoa pode fazer para melhorar as chances de sucesso nos negócios e na vida. A boa
administração do tempo supõe saber usar bem algumas habilidades que pretendamos aqui
comentar, visando(apuntando) ajudá-lo a refletir (reflejar / reflexionar) e conscientizar-se
sobre o que precisa fazer para conseguir este objetivo, tornando-se (convirtiéndose) um bom
administrador do próprio tempo.

Palavras-chave (clave): Administração – tempo – sucesso – habilidades.

Simone de Siqueira Gonçalves

Professores Orientadores: Marcelo Neves Gonçalves


José Carlos Ferreira
estendê-lo ou guardá-lo. Não dá para fazer
um estoque de tempo, para usá-lo no
futuro. Vai continuar tendo 24 horas/dia.
Não é renovável, é finito. Não tem volta.
A Administração do Tempo a Curto No mundo contemporâneo as
Prazo. empresas pagam pelo tempo das pessoas e
estas trocam tempo por salário. Não
obstante, o tempo se torna para a maior
parte dos trabalhadores desgastante e
“Até logo, desculpe-me,mas não fatigante, comprometendo as metas e
disponho de tempo. (...) Não posso pensar, compromissos. Ás vezes, resulta em
não consigo ler,estou atrapalhado, conflito de papéis, Isto é, não separa
não disponho de tempo. Gostaria de rezar,
mas não disponho de tempo. ( Bernhoeft,
trabalho e família. Lava trabalho para casa,
1985:19). comprometendo a saúde os dois ambientes,
A maioria das pessoas não sabe,
administrar o tempo. Administrar requer
força de vontade, porque é necessário
“Tempo é dinheiro”. Esta frase foi libertar-se dos vícios e hábitos arraigados.
usada por Benjamin Franklin, tornando Algumas pessoas acham uma
possível entender a importância do tempo. missão impossível. Em pesquisa feita pela
Internacional Stress Management (ISMA)
Mas tempo também é vida.Quando o
em 2000 e 2001, a carga de horas no Brasil
tempo se esgota é porque não há mais vida.
foi superior a 47 horas semanais.
Quem administra bem o tempo, ganha a
Administrar o tempo é definir
vida, e quem não o faz , a joga fora.
prioridades e não a contabilidade dos
Para o executivo brasileiro as
minutos dedicados a cada atividade. – ser
atividades representam 50% do tempo
escravo do trabalho.
semanal e geralmente o calendário e o
relógio se tornam inimigos dos Para os americanos o tempo é um
profissionais de todas as áreas. O dia pode recurso escasso, que precisa ser utilizado
ser vivido apenas uma vez. Tornase, com cuidado, pois é matéria prima que
portanto, imprescindível aproveitá-lo de necessita ser lapidada.
forma racional. A Estrutura do Tempo.
O tempo é irreversível e também
não se pode esticá-lo. Não é possível
A estrutura do tempo é dividida em alguns tempo desperdiçado na área pessoal, ser
papéis:1 - papel profissional que será muito detalhista, por exemplo. E
destinado às tarefas da organização para finalmente, o gerencial que está atrelado às
disponibilizar o tempo necessário para habilidades dos gerentes.
cada atividade. 2- papel conjugal destinado Entre as inúmeras formas de
às relações afetivas maritais ou outros desperdício de tempo pode-se apontar as
vínculos de afeto. 3- papel familiar seguintes situações: 1- excesso de
destinado a todas as relações que se interrupções por telefone. 2 – deixar
estende à família, exceto marido e mulher. campo limpo para interrupções durante
4- papel social destinado aos amigos e as realização de trabalhos que exigem
demais relações .................. 5- papel concentração. 3 – realizar trabalhos
educacional que se refere às relações rotineiros que poderiam ser delegados a
intelectuais e o papel recracional outras pessoas. 4- convocar ou participar
vinculado ao lazer às atividades físicas e de reuniões desnecessárias. 5 – Falta de
esportivas. objetivos, prioridades e prazos. ^- Falta de
De modo geral, é o tempo planejamento. 7- Lidar com variedade
profissional que mais consome a vida do excessiva de coisas ao mesmo tempo. 8 –
executivo, deixando o conjugal para o Mesa cheia e desorganização pessoal- 9 –
segundo plano. O papel social, geralmente Indecisão ou protelar decisões. !0 –
em convívio com amigos do próprio Incapacidade de dizer não.
ambiente de trabalho, gera conversas No Brasil o desperdício de tempo,
profissionais, impedindo o relaxamento. particularmente, tem as seguintes
Quanto ao recracional, se em características: Interrupções pelo telefone,
contato com superiores, tende à preferência desrespeito aos horários, falta de hábito de
por atividades com importância atrelada à fixação de prioridades, incapacidade para
manutenção do status (golfe, tênis), mesmo dizer não, uso inadequado da secretária,
não sendo o esporte preferido. O solicitações da hierarquia, solicitação dos
educacional, muitas vezes, fica reduzido a subordinados, quantidade e qualidade das
palestras e leituras profissionais, viagens reuniões, envolvimento operacional,
relacionadas a congressos e outras inconsciência da importância do tempo.
atividades congêneres. Muitas pessoas possuem excesso de
tarefas e não sabem por onde começar. Isto
“muitos executivos aceitam o gera dificuldades no raciocínio, dúvidas
clichê de que o sucesso exige sobre a própria capacidade e da dos outros.
sempre um preço e que este Além disso pode causar distúrbios como
preço consiste, geralmente, na insônia, ansiedade, dores de cabeça e
deteriorização da vida estômago. Tudo isto ainda pode se agravar
privada”(Bernhoeft,1895:21). devido a sentimento de fracasso, gerando
estresse e desânimo.

Desperdiçadores de tempo.
“(...) Como poderei governar os outros se
O tempo pode ser desperdiçado de não tenho o domínio sobre mim mesmo?
Esta observação é o fundamento da tese que
várias maneiras. Podem ser ambientais,
sustenta que os gerentes devem controlar
culturais, individuais e gerenciais. O ativamente, e na medida do possível, a
ambiental é o espaço físico da empresa, ex: maior quantidade de tempo.Tal tese afirma
divisórias inadequadas. O cultural é implicitamente que um gerente não é de
relativo à cultura da organização, um verdade se o cargo o domina e não o
contrário. Se permite que os sucessos
exemplo, é a formalidade ou informalidade determinem totalmente o que faz, sua
em excesso. O individual se relaciona ao habilidade, conhecimento e posição se
desvanecerão porque está excessivamente combinação entre o que deseja para sua
ocupado funcionando.(...)(Webber, vida, a contribuição que deseja dar à
1989:64) sociedade e sua atividade profissional. Essa
é a ess6encia da administração eficiente,
pois você estará dando o melhor de si
Os Economizadores de Tempo mesmo na execução das atividade”(
Silveira,2002:27)
Há muitas formas de economizar o
tempo em uma organização. Em primeiro
lugar é preciso conhecer as causas, e
depois agir, tentando organizar as tarefas. Como Definir Prioridades
Pode-se destacar as seguintes: respostas
rápidas e simples nas correspondências,
Os executivos passam 50% do
evitar o uso desnecessário de
tempo em seus locais de trabalho. Muitos
telefones,delegar tarefas, não marcar almoçam no escritório,
reuniões ineficazes, não levar trabalhos enquanto trabalham.
para casa, abrir e-mails somente duas Para melhor administrar o tempo
vezes ao dia e ao abri-los responder os dentro das organizações é necessário dar
mais importantes no mesmo instante. prioridade às funções da competência do
Respeitar horários executivo. Geralmente as mais difíceis e
Um exemplo de administração de trabalhosas, deixando para segundo plano
tempo é a do Sr Carlos Henrique Cardoso. as menos importantes que geralmente são
Ele é gerente do programa World Class mais fáceis e prazerosas. Um plano de
Management da Rhodia. A sua grande trabalho ajuda muito. Não é difícil definir
tarefa é implantar os programas da prioridades, quando se sabe as metas a
empresa em suas filiais em toda a América serem atingidas, bem como aquilo que
Latina. Sua agenda se encontra na parede, realmente é importante no planejamento
atrás da mesa em que trabalha, bem da execução dos trabalhos. Uma agenda
visível, e as tarefas são inscritas no pos-its que defina claramente as prioridades e
coloridos. segui-las com disciplina é o melhor
Henrique de Freitas Alves caminho para o não desperdício de tempo.
Pinto, empresário em Belo Horizonte, São métodos simples que se tornado
presidente do grupo Tenda, costuma hábitos, trarão benefícios relevantes para o
afirmar que “tempo é a palavra mais executivo e a organização.
importante do mundo” por isso ele evita ir
a reuniões fora da empresa. Tenta resolver “deixar uma tarefa que não
tudo por telefone, mas quando necessita queremos num determinado momento gera
sair para duas reuniões, procura marcá-las um certo conforto por algumas horas. Só
no mesmo dia. Também procura estimular que no fim do dia o problema continuará
seus funcionários a residir próximo ao lá, esperando por você para
local de trabalho. ser solucionado”( Silveira, 2002:28)
Os executivos,
muitas vezes, não possuem assistentes
eficientes. Estes se eficientes podem Administração do Tempo a Longo
poupar muito tempo, principalmente em
Prazo.
casos corriqueiros. Contudo há que se
tomar cuidado. Filtrar informações e
serviços pode gerar dificuldades na tomada É preciso refletir sobre o que o
das decisões. futuro nos reserva, tendo como base o
passado e o presente para tentar visualizar
“você dá um grande passo o futuro. Pois é impossível vencer o tempo.
nesse sentido quando consegue uma boa O passado escraviza as pessoas que
acabam ficando neuróticas, obedecendo a clareza comprometeu seriamente o tempo e
ordens mecânicas, programações internas a delegação se tornou um entrave.
cruéis, pois o passado sempre deu certo. Apesar do excesso de trabalho,
Resistem à mudança e tem medo do novo. alguns executivos têm enormes
É preciso respeitar o tempo e não se dificuldades para passar
submeter a ele. A pessoa é preparada para responsabilidades a seus subordinados.
o trabalho, e geralmente, não pensa se Falta de confiança, medo e centralização
preparar para o pós-trabalho. Quando há de poder os levam a não correr riscos.
poucas chances para integrar-se ao Há casos em que o subordinado é
mercado. Uma notícia na Gazeta mercantil que evita assumir tarefas. Medo,
publicada em 09 de março de1982, dizia: ansiedade, insegurança, comodismo são
“Troco vida tranqüila no meu sítio por barreiras comuns. Não ultrapassam o muro
trabalho duro na sua empresa”. Era um da resistência. Defendem-se e se ocultam
homem com 61 anos, independência atrás das paredes da inibição e do medo de
econômica. Administrador de empresa que desafios. É comum a resistência cuja
trabalhou durante 40 anos, 35 numa trincheira é: “isto não está dentro das
multinacional, se aposentando como minhas funções”
presidente executivo. Ao delegar tarefas, é necessário que
o gerente permita que o subordinado
“vivemos numa sociedade em que o valor assuma a responsabilidade que deve estar
dos adultos é medido pela sua produção, à altura da responsabilidade e
incluindo-se a reprodução. A auto-estima competência de quem deverá executá-la,
das pessoas dependem em grande parte da isto é, deve ser compatível com a
sensação de que realizam bem o seu experiência e capacidade para levá-la até
trabalho e o papel de pais. Esta ênfase no o fim e apresentar os resultados
valor da produção se constitui numa das esperados.
razões do temor que enfrentam na
velhice”( Bernhoeft, 1985:13) “O superior terá maior liberdade se
delegou sua autoridade de forma
suficientemente clara, de modo que o
Clareza ao Delegar. subordinado saiba o que tem que fazer e o
que espera dela”(Webber, 1989:124)
O objetivo de delegar atividades ou
atribuições é transferir poderes a um Stress, como enfrentar?
subordinado. Poucos sabem delegar ou
gostam de fazer isto. Há uma obsessão em Durante o dia os gerentes
resolver tudo sozinho. Muitas vezes a precisam tomar decisões, resolver
delegação não tem sucesso, principalmente problemas, cumprir tarefas. São muitas as
quando o subordinado é inexperiente, pois exigências que o cargo possui. Os
é necessário corrigir, vigiar, supervisionar, subordinados, embora com menor grau
ocupando igualmente o tempo do de responsabilidade, também passam
executivo. pelas mesmas exigências, daí o estresse.
Em larga escala, isto também pode Algumas soluções são possíveis.
acontecer. Principalmente quando a Uma delas é a fuga, o não encaramento
delegação é passada e o subordinado, da responsabilidade, entretanto, não é
mesmo não compreendendo com clareza a uma saída inteligente. Outra saída é o
tarefa, passa a executá-la com às pressas. isolamento, principalmente quando se
Uma vez o trabalho concluído, o superior está sob forte pressão. Retirar-se para se
se dá conta de que não houve assimilação refazer das tensões, solicitar ao superior
correta da ordem. Neste caso a falta de um período de descanso e identificar o
problema pode ajudar a suportar melhor o As causas principais da perda de
peso das atribuições. tempo são os maus hábitos e a
Uma saída racional é definir preocupação excessiva. Quando o tempo
prioridades. Separar por etapas as tarefas, passa as pessoas tendem a atuar sem
analisar se há condições reais de pensar. Automatizam-se.
realizálas e se a pessoa envolvida na A experiência é um grande
atribuição tem competência para resolvê- aprendizado, uma vez que ajuda a poupar
las. O estresse, muitas vezes, resulta da tempo.Contudo atrapalha se a postura é ter
falta de planejamento e excesso de respostas para tudo ou se usa a mesma
trabalho que não se pode realizar, e que solução. Mesmo que os problemas
implica sofrimento e escravização. pareçam iguais, as soluções exigem formas
Dizer “não” aos superiores, quando diferentes. Não há respostas definitivas.
não se pode realizar a tarefa com Experiência não é sinônimo de tempo de
resultados esperados, é muito difícil, mas é trabalho. Há os que trabalham trinta anos
necessário se não há condições para numa mesma função, mas não adquirem
realizá-la dentro dos limites possíveis à experiência, não mudam, são repetitivos e
condição humana. Se há muitas regras e constantes. Não inovam.
cobranças, a condição de impotência que A atualização profissional tornou-se
muitos gerentes sentem, principalmente no um dado fundamental na cartilha da
início de carreira, se tornam sinônimos de sobrevivência. Além da reciclagem
estresse. profissional, cuidar da vida pessoal no que
se refere à saúde física e mental, é outra
mudança primordial da vida moderna Ter
‘Tanto os superiores, como os colegas, consciência das metas, planejamento,
subordinados e outras pessoas esperam que cada honestidade e noção das possibilidades de
um tenha determinado padrões de comportamento,
realizá-las, incluindo a consciência do
chamamos também exigências do cargo. Estas
exigências são feitas à pessoa por aqueles com tempo que se tem à disposição para a vida
quem vivi e trabalha: aqueles que formam e para o trabalho pode ser diferencial nas
coletivamente o grupo que rodeia o cargo dessa questões da sobrevivência. “o controle
pessoa. Infelizmente, as tensões se resolvem das pequenas coisas pode influir
quando as exig6encias são inadequadas,
excessivas, contraditórias, conflitavas ou
beneficamente em toda uma vida. (
incertas” ( Webber, 1989:140) Webber,1989:164).

As Táticas para Sobrevivência.

O Terceiro estágio vai dos 29 aos 32


O Tempo e o Sucesso. com a qualidade do trabalho que está
exercendo, que está ligado à necessidade
de gerar lucro e vencer a concorrência,
O gerente eficaz é aquele que se projeta contudo a falta de sensibilidade o
no tempo para ver os acontecimentos impedirá de avançar profissionalmente
futuros. Mas é preciso tomar cuidado na dentro da organização. O Guerrilheiro é
hora da tomada de decisão, pois pode aquele que cultiva a influ6encia através
afetar o futuro de outras pessoas. do domínio e manipulação e não é
Existem vários tipos de gerentes. popular. O jogador é o executivo que tem
Vá;idos para ambos os sexos: O homem mais sucesso dentro da organização, é
da empresa é aquele que mostra lealdade, técnico e tem pensamento conceitual, o
é estável, mas não vai muito longe. O que lhe permite ver o sistema a longo
ourives é o executivo que se preocupa
prazo. E é isso que as empresas esperam realizações e frustrações. Um balanço das
de seus funcionários. perdas e ganhos. O sexto estágio está
Dentro da vida profissional , o entre os 43 e 50 anos. Há possibilidade
indivíduo passa por várias fases: O dos benefícios do amadurecimento.
primeiro estágio vai dos 16 aos 22 anos. Estabilidade, diminuição da ambição,
Ë quando o jovem quer independ6encia segurança, menor grau de estresse. Ainda
dos pais. Precisam provar que são capazes aspiram ao topo, mas não é o objetivo
e encaram o trabalho como fonte de renda principal.
para se sustentar e não como início de Quando se é promovido do médio
uma carreira. O segundo estágio vai dos para ao alto escalão da empresa é
22 ao 29 anos. Nesta preocupação é necessário que haja o acúmulo de
manter relações íntimas com o se oposto e experiência e habilidades desenvolvidas
começa a pensar no sucesso profissional. para as exigências do novo cargo.
anos. O indivíduo deseja progredir e Atualmente o jovem, de modo
surgem questionamentos sobre a carreira geral, por falta de orientação, não está
e se está no lugar certo. Neste período a preocupado com a carreira profissional. Há
mudança de empresa é comum. O quarto uma ansiedade em viver o presente.
estágio está entre os 32 e 39 anos. Ë uma Trabalha somente para alcançar
fase mais ambiciosa. A carreira já se independência financeira e familiar.
encontra definida, há grande concentração Perdem muito tempo e demoram a entrar
de trabalho e diminui a participação na no mercado de trabalho, correndo o risco
vida familiar e social. O quinto estágio se de rejeição futura, devido à idade.
encontra entre os 39 aos 43 anos. É Jovens que conseguem emprego
geralmente uma fase suscetível ao onde se sintam bem e fazem carreira
aparecimento de crises e reflexão sobre as profissional regular, quando estiverem na
fase dos 30 aos 43 anos, terão maiores
oportunidades de ascensão na carreira levadas em consideração e devem ser profissional.
fontes de orientação no processo de
Como se pode constatar a educação e formação dos profissionais administração do
tempo e a consciência que atual na empresa moderna. sobre as etapas que compõem o
quadro de uma carreira profissional devem ser

Referências Bibliográficas.

Bernhoeft, Renato. Administração do Tempo: Um recurso para Melhorar a Qualidade de


Vida Pessoal e Profissional. São Paulo: Nobel,1985.
Silveira, Mauro. Está sem Tempo? Revista Você S/A . São Paulo: março, 2002. ed. 45, p.
26-35
Webber, Ross A . Um Guia para a Administração do Tempo. São Paulo: Maltese, 1989.

Simone de Siqueira Gonçalves é estudante do curso de Administração de Empresas das


faculdades Oswaldo Cruz.