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 DIRECCIÓN NACIONAL DE AFILIACIÓN Y COBERTURA

GUÍA PARA ANÁLISIS, VERIFICACIÓN Y DEPURACIÓN DE NOVEDADES QUE GENERARON

PLANILLAS DE APORTES CON VALORES NEGATIVOS

1 BASE LEGAL

 Código Orgánico Administrativo

Capítulo Tercero.- Términos y Plazos

Art. 161.- Ampliación de términos o plazos. Las administraciones públicas, salvo disposición en
contrario, de oficio o a petición de la persona interesada y siempre que no perjudiquen derechos de
tercera persona, pueden conceder la ampliación de los términos o plazos previstos que no excedan
de la mitad de los mismos.
La petición de la persona interesada y la decisión de la ampliación se producirán antes del
vencimiento del plazo. En ningún caso se ampliará un término o plazo ya vencido.

Art.162.- Suspensión del cómputo de plazos y términos en el procedimiento.- Los términos y

plazos previstos en un procedimiento se suspenden, únicamente por el tiempo inicialmente
concedido para la actuación en los siguientes supuestos:

1. Deba requerirse a la persona interesada la subsanación de deficiencias y la aportación de

documentos u otros documentos de juicio necesarios, por el tiempo que medie entre la
notificación del requerimiento y el fenecimiento del término concedido para su efectivo
cumplimiento. En este supuesto, el término concedido no puede superar los 10 días, salvo
que una norma específica determine un término menor.

 Ley de Seguridad Social

Art. 18.- PRINCIPIOS DE ORGANIZACION.- El IESS estará sujeto a las normas del derecho
público, y regirá su organización y funcionamiento por los principios de autonomía, división de
negocios, desconcentración geográfica, descentralización operativa, control interno descentralizado
y jerárquico, rendición de cuentas por los actos y hechos de sus autoridades, y garantía de
buen gobierno, de conformidad con esta Ley y su Reglamento General.

DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

Art. 38.- ATRIBUCIONES Y DEBERES.- Son atribuciones y deberes del Director Provincial, en la
circunscripción territorial a su cargo:

a. Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial, y la titularidad de la jurisdicción coactiva

del Instituto, sin perjuicio de las facultades del Director General;

b. Establecer sistemas y procesos de aplicación de los programas de afiliación y recaudación de

las aportaciones y otros ingresos presupuestarios del Instituto, con sujeción a las normas y
procedimientos aprobados por el Consejo Directivo.

Art. 73.- INSCRIPCION DEL AFILIADO Y PAGO DE APORTES.- El empleador está obligado, bajo
su responsabilidad y sin necesidad de reconvención, a inscribir al trabajador o servidor como afiliado

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del Seguro General Obligatorio desde el primer día de labor, y a remitir al IESS el aviso de entrada
dentro de los primeros quince (15) días, con excepción de los empleadores del sector agrícola que
están exentos de remitir los avisos de entrada y de salida, acreditándose el tiempo de servicio de los
trabajadores. El incumplimiento de esta obligación será sancionado de conformidad con el
Reglamento General de Responsabilidad Patronal. El empleador dará aviso al IESS de la
modificación del sueldo o salario, la enfermedad, la separación del trabajador, u otra novedad
relevante para la historia laboral del asegurado, dentro del término de tres (3) días posteriores a la
ocurrencia del hecho.

Art. 244.- DEFINICIÓN.- El Registro de Historia Laboral del Asegurado comprenderá la siguiente
información:

a. Datos personales del asegurado;

b. Datos de los familiares dependientes del asegurado;
c. Fecha de ingreso al Seguro General Obligatorio;
d. Tiempo de servicios, remuneración imponible y aportes pagados por cada empleador, que serán
declarados por éste o por iniciativa del propio afiliado o por comprobación del IESS, de conformidad
con las reglas de aplicación de este Título; y,
e. En el caso del asegurado sin empleador, aquellos servicios y remuneraciones imponibles por los
que haya cotizado o cotizare, dentro de los límites que establecerá la reglamentación.

 Reglamento Orgánico Funcional del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Resolución N° C D. 535 de 8 septiembre de 2016.

3.1.1 GESTIÓN NACIONAL DE AFILIACIÓN Y COBERTURA

DIRECCIÓN NACIONAL DE AFILIACIÓN Y COBERTURA

MISIÓN:

Administrar, dirigir y gestionar los procesos de afiliación y cobertura alineada a la

caracterización de la población afiliable, así como la inspección y fiscalización derivadas de las
mismas, a fin de brindar seguridad social a los afiliados, empleadores y potenciales
beneficiarios.

RESPONSABLE: Director(a) Nacional de Afiliación y Cobertura

ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a) Emitir lineamientos y aprobar los programas, estrategias, acciones e instrumentos técnicos

que permitan la ampliación de afiliación y cobertura.

3.1.1.1 GESTIÓN NACIONAL DE AFILIACIÓN, COBERTURA Y GESTIÓN DE LA

INFORMACIÓN.

SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE AFILIACIÓN, COBERTURA Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

MISIÓN:

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Administrar e implementar a nivel nacional los programas de afiliación y ampliación de
cobertura que permitan cumplir las normas dictadas por las autoridades competentes,
mediante sistemas de gestión de la información de calidad.

RESPONSABLE: Subdirector(a) Nacional de Afiliación, Cobertura y Gestión de la

Información

ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a) Implementar y gestionar políticas, normas, procedimientos, proyectos y disposiciones sujetas a la

Ley de Seguridad Social y las resoluciones dictadas por el Consejo Directivo del IESS relacionadas
con la afiliación y cobertura.

f) Administrar, depurar el registro de los empleadores en el sistema del IESS.

6. PROCESOS DESCONCENTRADOS

6.1 PROCESO GOBERNANTE DESCONCENTRADO

DIRECCIÓN PROVINCIAL

ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

d) Dirigir, gestionar y controlar el cumplimiento de los procesos sustantivos y adjetivos

desconcentrados de acuerdo a su jurisdicción.

6.2.2 GESTIÓN PROVINCIAL DE AFILIACIÓN Y CONTROL TÉCNICO

COORDINACIÓN PROVINCIAL DE AFILIACIÓN Y CONTROL TÉCNICO

MISIÓN:

Gestionar la implementación de programas y acciones que permitan ampliar la afiliación y cobertura

dentro de su jurisdicción y ejecutar el control técnico, a fin de brindar los servicios de salud y
prestaciones que brinda el Instituto.

RESPONSABLE: Coordinador(a) Provincial de Afiliación y Control Técnico / Unidad Provincial de

Afiliación y Control Técnico.

ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDAD

f) Mantener actualizado y depurado la información de historia laboral y el acceso al sistema

informático que tienen acceso los servidores(as) del IESS;

g) Mantener actualizado y depurado la información de empleadores dentro del sistema del IESS;

h) Controlar y supervisar el cumplimiento de las recomendaciones pertinentes de auditorías

internas, superintendencia de bancos y otros órganos de control;

 NORMA TÉCNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DE LA SECRETARÍA

NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, publicado en el suplemento registro
oficial nro. 445 de 25 de febrero de 2015.

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Artículo 5. Del ciclo vital del documento.- Corresponde a las etapas por las que sucesivamente
pasan los documentos desde su producción o recepción en una Dependencia, hasta la
determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación permanente en el
Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo Histórico que corresponda. Los tipos de archivo que
se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de Gestión o Activo, Archivo Central,
Archivo Intermedio y Archivo Histórico. /…/

Artículo 6. De la política institucional en materia de gestión documental y archivo.-

II. Todos los servidores públicos de los sujetos obligados velarán por la integridad y adecuada
conservación de los documentos de archivo que genere- o reciba la dependencia en cualquier
soporte y época, apegándose a los principios generales establecidos en la Declaración
Universal sobre los Archivos y el Código de Ética Profesional, emitidos por el Consejo
Internacional de Archivos de la UNESCO.

Artículo 7. De los documentos de archivo sujetos al procedimiento archivístico.- Todos los

documentos de archivo, cualquiera que sea su soporte, y que hayan sido creados o recibidos en
cualquier época, como resultado del ejercicio de las atribuciones y responsabilidades de los sujetos
obligados:

I. Forman parte del Sistema Institucional que les dio origen, así como del Sistema Nacional, por
lo que están sujetos al- procedimiento archivístico establecido en la presente Norma Técnica.

II. Se organizarán y gestionarán de acuerdo al ciclo vital del documento, representado por los
Archivos de Gestión o Activo, el Archivo Central, el Archivo Intermedio y, a partir de los criterios
de disposición, el Archivo Histórico o la baja documental controlada.

III. Se expedientarán, clasificarán, registrarán, preservarán, transferirán, valorarán y cumplirán

su destino final, el que puede ser baja documental o transferencia final al Archivo Nacional del
Ecuador para la preservación del patrimonio documental dé la Nación, de conformidad con la
metodología establecida en la presente Norma Técnica.

Con memorando IESS-DNAC-2017-0866-M de 04 de septiembre de 2017, suscrito por la señora

Directora Nacional de Afiliación y Cobertura, doctora Alexandra Harnisth Uvidia, a través del cual se
dirige a las Direcciones Provinciales del IESS para socializar y a la vez solicitar se dé cumplimiento
a las directrices contenidas en el “Instructivo del Gestión Documental y Archivo” del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social.

 INFORME GENERAL DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS – DAI-AI-0219-

2017 – EXAMEN ESPECIAL “A LA VALIDACIÓN DE PLANILLAS POR AJUSTES EN
MENOS; Y, A LA EMISIÓN Y UTILIZACIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO EN LA DIRECCIÓN
PROVINCIAL DE LOS RÍOS – PERÍODO 2013-01-10 A 2016-08-31.

2 ÁMBITO DE APLICACIÓN

Estos lineamientos se aplicarán en las Direcciones Provinciales a través de sus Coordinaciones o

Unidades Provinciales de Afiliación y Control Técnico.

La Subdirección Nacional de Afiliación, Cobertura y Gestión de la Información brindará la asesoría,

establecerá y aplicará acciones de control sobre el proceso de depuración que desarrollen las

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Direcciones Provinciales quienes actuarán de acuerdo a la normativa vigente en sus procesos
desconcentrados.

3 OBJETIVOS

 Normar el procedimiento que aplicarán las Direcciones Provinciales a través de las

Coordinaciones o Unidades Provinciales de Afiliación y Control Técnico para el análisis,
verificación y depuración de planillas de aportes por el registro de novedades en historia
laboral, las misma que produjeron un ajuste en valores en negativo que afectaron al aporte,
a fin de alcanzar la consistencia de la información en la historia laboral de los afiliados.
 Brindar un mecanismo adecuado de control interno previo y concurrente de las actividades
concernientes al Proceso de Aseguramiento.

4 CONCEPTOS GENERALES PARA LA APLICACIÓN DE LA PRESENTE GUÍA.

Los conceptos generales que aplican para la presente Guía son los siguientes:

 Novedades: Es el evento o acontecimiento que el empleador registra respecto de sus

trabajadores o servidores que afecta su historia laboral, las cuales se encuentran
determinadas en el artículo 73 de la Ley de Seguridad Social.
 Planilla de aportes: Es el documento que se genera a raíz del registro de novedades de
entrada del trabajador o servidor y donde se refleja la obligación del empleador con el IESS.
Dentro del sistema informático se la identifica como Tipo A.
 Planilla de ajustes; Es el documento que se genera por el registro de novedades dentro del
período o en forma extemporánea que afectan a la planilla de aportes. Dentro del sistema
informático se la identifica como Tipo AA.
 Ajuste en menos: Es el resultado del registro de las novedades que disminuye los días
trabajados o la remuneración (sueldo) percibida, lo cual genera una planilla con valores
negativos en su aporte
 Planilla de novedades con valores negativos: Es el documento que se genera producto
del registro de las novedades que reducen los valores del aporte.
 Planilla PLV: Es el documento que se crea como planilla de ajuste AA en el sistema
informático para generar períodos de aportes declarados en forma extemporánea en el
IESS.
 Planilla/novedad de recuperación de valores (RCV): Es el documento que el IESS
genera para recuperar valores por parte del empleador debido a notas de crédito
inconsistentes que fueron utilizadas en el pago de otras obligaciones. Dentro del sistema
informático se la identifica como Tipo RCV.
 Nota de Crédito / valor a devolverse: Es el documento que se genera cuando se ha
realizado un ajuste a la planilla normal.

Estados Nota de Crédito:

- DEX = Devolución Externa por Tesorería
- DIS = Disponible
- ECP = Utilizada
- PEN = Pendiente
- ANU = Anulada

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5 ANTECEDENTE

5.1. Del registro de la novedad

Conforme lo establece el artículo 73 de la Ley de Seguridad Social, el empleador es el responsable

del registro de las novedades de su trabajador o servidor en el sistema informático del IESS, dentro
de los términos contemplados en la misma disposición de Ley.

Para efectos de aplicación de la presente Guía, el empleador registro una o varias de las siguientes
novedades.

 ENT = Aviso de Entrada.

 INS = Variación de sueldos por extras. (Horas extraordinarias, suplementarias,

bonificaciones, gratificaciones u otros)

 MND = Días no laborados.

 SAL = Aviso de Salida.

La nomenclatura de las novedades detalladas, corresponde al catálogo establecido en el desarrollo

del sistema informático de historia laboral.

6 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

6.1 VERIFICACIÓN DE LA DATA:

Como fase inicial el día 11 de julio de 2018, la Subdirección Nacional de Afiliación, Cobertura y
Gestión de la Información remitió a las Direcciones Provinciales de Pichincha, Guayas, Azuay, Los
Ríos y El Oro, la data de las novedades registradas en el sistema de Historia laboral, las mismas
que produjeron ajustes en menos a las planillas de aportes, con la finalidad de dar cumplimiento al
Examen Especial realizado por parte de la Auditoria Interna - Contraloría General del Estado.

Como segunda fase se remitirá a todas las Direcciones provinciales la data de las novedades
registradas en el sistema de Historia laboral, las mismas que produjeron ajustes en menos a las
planillas de aportes, con la finalidad de dar cumplimiento al Examen Especial realizado por parte de
la Auditoria Interna - Contraloría General del Estado.

Considerando que debe ser cumplido con carácter obligatorio y de acuerdo al cronograma
establecido para cada Dirección Provincial.

El archivo de la DATA que contiene los registros de las novedades presenta los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN
Estado Planilla Positiva
CAN: Cancelada por trámites normales
PLANILLA_A_AA CAT: Cancelada con Títulos de Crédito
CAA: Cancelada con Acuerdos Administrativos
CAG: Cancelada con Acuerdo de Glosa
CODTIPNOVHISLAB Código Tipo de la Novedad Historia Laboral
CODNOV Código de la Novedad
CAUNOV Causa de la Novedad

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 RUCEMP Ruc Empresa
CODSUC Código Sucursal
CODFUN Código Funcionario
USURES Usuario Responsable (Empleador)
NUMAFI Cédula o Código Afiliado
CODTIPEMP Código tipo de empleador
CODRELTRA Código Relación de Trabajo
ANIPER Año Período
MESPER Mes Período
SECPLA Secuencia de la Planilla
ESTTRACAR Estado de la Nota Crédito
VALTRACAR Valor de la Nota Crédito

La información entregada deberá ser analizada por cada RUC y afiliado/a que se detalla en la
DATA.

6.2 DE LA CONFORMACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO

Cada Director Provincial en cumplimiento de las responsabilidades deberá velar por aplicar este
procedimiento no solamente en la data entregada, sino en toda la información de historia laboral.

El Director Provincial en base al análisis que realice la Coordinación o Unidad de Afiliación y Control
Técnico en cada jurisdicción, conformará un equipo de trabajo para el análisis de la base de datos y
ejecución de la presente Guía.

El equipo de trabajo deberá estar conformado por el personal suficiente, idóneo y con experiencia
en el proceso de afiliación.

6.3 DEL PROCEDIMIENTO

Para la depuración de la data entregada a cada Dirección Provincial, por cada uno de los afiliados
reportados en el archivo, deberá efectuar los siguientes pasos previos al análisis y ejecución de los
casos que se presentan a continuación:

- Verificar y analizar la historia laboral del afiliado/a, a través de la opción SERVICIOS

GENERALES NUEVAS OPCIONES/ AFILIADO/CONSULTA APORTES DEL AFILIADO y/o
etiqueta vista resumen.

- Consultar, analizar y verificar el tipo de novedad (SAL, MND, INS NEGATIVA) que generó
la planilla negativa en la cuenta individual del afiliado a través de la opción SERVICIOS
GENERALES NUEVAS OPCIONES/GESTIÓN DE PLANILLAS/ CONSULTA DE
NOVEDADES. Asimismo, deberá identificar el responsable del registro de la novedad
(empleador/servidor), de no existir este dato en la consulta, lo podrá hacer a través del
archivo remitido a cada Dirección Provincial en el campo CODFUN (cédula del funcionario)
o USURES (cédula empleador).

- Consultar, analizar y verificar el estado de la nota de crédito (valores a devolver), a través

de la opción SERVICIOS GENERALES NUEVAS OPCIONES/RECAUDACIÓN /NOTAS DE

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 CRÉDITO/CONSULTA NC. Además, evidenciar si a más de la NOTA DE CRÉDITO
PRINCIPAL (valores a devolver), existe(n) NOTAS DE CRÉDITO (valores a devolver), por
SALDOS y el estado de estas.

- Consultar, analizar y verificar el detalle del o los comprobante(s) de pago en el cual se

consumió la/las nota(s) de crédito.

- El servidor preparará el informe que será aprobado por el Coordinador o Responsable de

Afiliación y Control Técnico mediante el cual se notificará en el término de 3 días al
Empleador mediante Quipux o correo electrónico a fin de que se sirva justificar en el término
de 10 días el registro de las novedades generadas afectando la/s planilla/s con ajustes en
negativo.

- El servidor preparará el informe que será puesto en conocimiento del Coordinador o

Responsable de Afiliación y Control Técnico a fin de que en el término de 3 días solicite a
quien corresponda (servidor) justifique las novedades generadas que han afectado la/s
planilla/s con ajustes en negativo en el término de 10 días.

En el caso, de que exista petición de prórroga por parte del empleador o servidor se
extenderá un plazo máximo de 5 días término, mismo que será autorizado por el
Coordinador o Responsable de la Unidad de Afiliación y Control Técnico.

De existir casos excepcionales de pedido de extensión del plazo por parte del empleador o
servidor este será autorizado por el Coordinador o Responsable de la Unidad de Afiliación y
Control Técnico.

- En el caso de que el empleador o servidor presente documentos de descargo de los

registros generados en el sistema de Historia Laboral IESS, el servidor responsable de la
depuración analizará y corroborará si procede o no a la recuperación de valores (RCV) y/o
la generación de la planilla declarada (PLV);
- RCV serán autorizadas por Director Provincial con la finalidad de continuar con el proceso.
- PLV serán autorizadas por el Coordinador o Responsable de la Unidad de Afiliación y
Control Técnico con la finalidad de continuar con el proceso.

- Para el caso de generación de la planilla declarada de aportes utilizará la opción.-

Serv. Gen / Serv. afiliados/ administración de denuncias – reclamos/ Novedad de planillas
declaradas. (PLV)
- En el caso de Recuperación de valores: Servicios en General / Gestión Empleadores
Funcionarios / Empleadores / Creación Novedad/ Recuperación de Valores (RCV).

En el caso de que el empleador o servidor NO presente justificativo, el servidor responsable de la

depuración de la Data realizará el siguiente proceso:

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6.3.1 CASO 1: CUANDO EXISTE UNA PLANILLA POSITIVA PAGADA Y UNA PLANILLA DE
AJUSTE NEGATIVA EN EL MISMO PERÍODO

Ejemplo:

Para el análisis y registro, seguir lo indicado en el ítem 6.3 DEL PROCEDIMIENTO

6.3.1.1 NOTA DE CRÉDITO UTILIZADA

Si la nota de crédito (valores a devolver) ha sido utilizada o consumida a través de un comprobante
de pago o Devolución Externa por Tesorería (DEX) es decir fue devuelta por boletín.

Luego del análisis el servidor determinará que si el estado de la nota de crédito (valores a devolver)
es DEX y el período tiene la marca de indebido su aplicación es correcta y el trámite concluye con
un informe en el cual se indique lo analizado.

Luego del análisis el servidor determinará que el estado de la nota de crédito (valores a devolver) es
(UTI) utilizada y el período NO tiene marcación y NO presenta documentos justificativos realizará un
informe en el cual se indique lo analizado y procederá a registrar la novedad (RCV) recuperación de
valores que generará una planilla de ajustes por aportes (AA).

6.3.1.2 NOTA DE CRÉDITO NO UTILIZADA

Si la nota de crédito (valores a devolver) no fue utilizada y se encuentra en estado disponible (DIS) o
pendiente (PEN), el servidor designado de la Coordinación o Unidad Provincial de Afiliación y
Control Técnico deberá analizar el caso cumpliendo el siguiente proceso:

- Generará un informe motivado para la validación de el/la Coordinador/a o Responsable de

la Unidad Provincial de Afiliación y Control Técnico y para la aprobación del Director
Provincial o su delegado, el cual servirá de sustento, para solicitar a la Dirección Nacional
de Tecnologías de la Información (DNTI), por intermedio de la Subdirección Nacional de
Afiliación, Cobertura y Gestión de la Información (SDNACGI) y mediante requerimiento
informático generado en la herramienta informática dispuesta por DNTI, la anulación de la
novedad que generó la planilla negativa, la anulación de la planilla negativa, y el
cambio de estado de la nota de crédito de DIS/PEN a ANULADA (ANU).

Es obligatorio anexar en el requerimiento tecnológico lo siguiente:

- Informe aprobado por el Director Provincial o su delegado (sumilla inserta Quipux)

- Captura de pantalla de la Historia Laboral del afiliado
- Captura de pantalla Nota de crédito
- Captura de pantalla de la Novedad que causo la planilla negativa.

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 - Con esta información el servidor autorizado, deberá generar el requerimiento tecnológico.
- Deberá revisar si el trámite se encuentra atendido de acuerdo a lo solicitado.
- Procederá a verificar que la historia laboral quede consistente, capturar pantalla de la
información del/los trabajador/es y remitir al servidor solicitante; con la finalidad de concluir
el proceso.
- Finalmente, el servidor designado para la depuración de la DATA confirmará que la historia
laboral quede consistente, anexará al expediente del RUC la documentación de respaldo y
mediante correo electrónico notificará al servidor de la herramienta informática su
conformidad a fin de que proceda a cerrar el requerimiento.

6.3.2 CASO 2: CUANDO EXISTE UNA PLANILLA POSITIVA IMPAGA Y NEGATIVA EN EL

MISMO PERÍODO

Ejemplo:

Para el análisis y registro, seguir lo indicado en el ítem 6.3 DEL PROCEDIMIENTO

El servidor designado de la Coordinación o Unidad Provincial de Afiliación y Control Técnico

verificará la historia laboral dentro del sistema y deberá realizar el siguiente análisis y proceso que a
continuación se detalla:

- Verificar en el sistema de SERVICIOS DE MORA PATRONAL / RESPONSABILIDAD

PATRONAL Y GLOSAS / CONSULTAS / EMPLEADORES EN MORA – GLOSAS que el/los
período/s en positivo se encuentren pendientes de cobro en estado de Glosa y/o Título de
Crédito.

- Ingresar en la opción de consulta de Notas de Crédito (valores a devolver) y verificar el

estado de las mismas, las cuales se generaron por los ajustes en menos.

6.3.2.1 NOTA DE CRÉDITO UTILIZADA

La Coordinación Provincial de Afiliación y Control Técnico no realizará acción alguna respecto de las
planillas de aportes, con la finalidad de que continúe el proceso de cobro por la vía administrativa o
judicial que se encuentra establecida en el IESS.

- De constatar que los períodos aún no se encuentran en glosa a pesar de lo que

textualmente indica Resolución C.D 516 Capítulo Il DE LA LIQUIDACIÓN Y PAGO Art.-
126.- De la Recaudación Administrativa.- (…) Las obligaciones patronales originadas de
planillas de aportes, fondos de reserva y dividendos de créditos de cuantías inferiores al
veinte y cinco por ciento (25%) del Salario Básico Unificado SBU, se recaudarán

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 directamente en estado de planillas en mora”. y, DEL REGISTRO Y RECUPERACIÓN DE
OBLIGACIONES DE LA GESTIÓN DE CARTERA Y COBRANZAS CAPÍTULO III DE LA
EMISIÓN, NOTIFICACIÓN DE OBLIGACIONES “ Art.128.- De la emisión de Glosas.- El
sistema informático del IESS emitirá automáticamente las glosas de las obligaciones
patronales, en contra de empleadores y sujetos de protección según corresponda,
registrados en el sistema, cuando acusen mora por períodos superiores a cuarenta y cinto
(45) días, lapso en el cual se ejercerán las acciones de cobro previas a la referida emisión.”

- Luego del análisis realizado por el servidor y de identificar que el período NO le corresponde
al afiliado generará un informe motivado indicando el análisis realizado para conocimiento y
aprobación del Coordinador o Responsable Provincial de Afiliación y Control Técnico a fin
de que los valores pendientes de pago sean recaudados por la Unidad Provincial de Cartera
y Coactiva y finiquitar el trámite.

- Luego del análisis realizado por el servidor y de identificar que el período SI le corresponde
al afiliado generará un informe en el cual conste el período y número de días que se deberá
recuperar para dejar consistente la historia laboral del afiliado, para conocimiento y
validación del Coordinador o Responsable de la Coordinación o Unidad Provincial de
Afiliación y Control Técnico, así mismo deberá ser aprobado por el Director Provincial o su
delegado.

- Una vez que se cuente con la autorización del Director Provincial o su delegado, el servidor
designado procederá a generar la novedad de recuperación de valores (RCV) por concepto
de la nota de crédito (valores a devolver) utilizada, tomando en cuenta los datos del informe,
su conclusión y de la autorización otorgada por el Director Provincial o su delegado y se
llenará obligatoriamente los datos en los campos de observación.

IMPORTANTE en el proceso de aprobación de la novedad de Recuperación de Valores en

el campo Motivo de Generación obligatoriamente deberá colocar: “Número de Informe
aprobado por Director Provincial”.

La planilla (AA) que se generará, nacerá automáticamente en estado de MORA y pasará a glosa
con la finalidad de que siga con el proceso de cobro establecido en el IESS.

El servidor procederá a verificar que la historia laboral del/los trabajador/es quede consistente con la
finalidad de concluir el proceso y anexar al expediente del RUC.

6.3.2.2 NOTA DE CRÉDITO NO UTILIZADA

Si la nota de crédito (valores a devolver) no fue utilizada y se encuentra en estado disponible (DIS) o
pendiente (PEN), el servidor de la Coordinación Provincial de Afiliación y Control Técnico debe
analizar el caso cumpliendo el siguiente proceso:

- Generará un informe motivado para la validación del Coordinador o Responsable de la

Unidad Provincial de Afiliación y Control Técnico y para la aprobación del Director Provincial
o su delegado, el cual servirá de sustento, para solicitar a la Dirección Nacional de
Tecnologías de la Información (DNTI), por intermedio de la Subdirección Nacional de
Afiliación, Cobertura y Gestión de la Información (SDNACGI), y mediante requerimiento
informático generado en la herramienta informática dispuesta por DNTI, la anulación de la

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 novedad que generó la planilla negativa, la anulación de la planilla negativa, y el
cambio de estado de la nota de crédito de DIS/PEN a ANULADA (ANU).

Es obligatorio anexar en el requerimiento tecnológico lo siguiente:

- Informe aprobado por el Director Provincial o su delegado

- Captura de pantalla de la Historia Laboral del afiliado
- Captura de pantalla Nota de crédito
- Captura de pantalla de la Novedad que causo la planilla negativa.

- Con esta información el servidor autorizado, deberá generar el requerimiento tecnológico.

- Deberá revisar si el trámite se encuentra atendido de acuerdo a lo solicitado.
- Procederá a verificar que la historia laboral quede consistente, capturar pantalla de la
información del/los trabajador/es y remitir al servidor solicitante; con la finalidad de concluir
el proceso.
- Finalmente, el servidor designado para la depuración de la DATA confirmará que la historia
laboral quede consistente, anexará al expediente del RUC la documentación de respaldo y
mediante correo electrónico notificará al servidor de la herramienta informática su
conformidad a fin de que proceda a cerrar el requerimiento.

6.3.3 CASO 3: CUANDO ÚNICAMENTE EXISTEN PLANILLAS DE AJUSTES EN NEGATIVO (SIN

PLANILLA POSITIVA)

Ejemplo:

6.3.3.1 NOTA DE CRÉDITO UTILIZADA

Luego del análisis y determinar que el período NO le corresponde al afiliado:

- Analizará y generará un informe en el cual conste el período y número de días que

corresponderá recuperar, para conocimiento y validación del Coordinador o Responsable
de la Coordinación o Unidad Provincial de Afiliación y Control Técnico, así mismo deberá
ser aprobado por el Director Provincial o su delegado.

- Una vez que se cuente con la autorización del Director Provincial o su delegado, aprobado
el informe, el servidor designado procederá a generar la novedad de recuperación de
valores (RCV) por concepto de la nota de crédito (valores a devolver) utilizada, tomando en
cuenta los datos del informe, su conclusión y de la autorización otorgada por el Director
Provincial o su delegado y se llenará obligatoriamente los datos en los campos de
observación.

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 IMPORTANTE en el proceso de aprobación de la novedad de Recuperación de Valores en
el campo Motivo de Generación obligatoriamente deberá colocar: “Número de Informe
aprobado por Director Provincial”.

- La planilla que se generará (AA), nacerá automáticamente en estado de MORA y pasará a

glosa con la finalidad de que siga con el proceso de cobro establecido en el IESS.

- El servidor procederá a verificar que la historia laboral quede consistente, capturará

pantalla de la información del/los trabajador/es con la finalidad de concluir el proceso y
anexar al expediente del RUC.

Luego del análisis y de determinar que el período SI le corresponde al afiliado:

- Analizará y generará un informe en el cual conste el período y número de días que

corresponderá recuperar, para conocimiento y validación del Coordinador o Responsable
de la Coordinación o Unidad Provincial de Afiliación y Control Técnico, así mismo deberá
ser aprobado por el Director Provincial o su delegado.

- Una vez que se cuente con la autorización del Director Provincial o su delegado, aprobado
el informe, el servidor designado procederá a generar la novedad de recuperación de
valores (RCV) por concepto de la nota de crédito (valores a devolver) utilizada, tomando en
cuenta los datos del informe, su conclusión y de la autorización otorgada por el Director
Provincial o su delegado y se llenará obligatoriamente los datos en los campos de
observación.

- La planilla que se generará (AA), nacerá automáticamente en estado de MORA y pasará a

glosa con la finalidad de que siga con el proceso de cobro establecido en el IESS.

IMPORTANTE en el proceso de aprobación de la novedad de Recuperación de Valores en

el campo Motivo de Generación obligatoriamente deberá colocar: “Número de Informe
aprobado por Director Provincial”.

- Asimismo, el servidor responsable de la depuración analizará y corroborará si procede o no

la generación de la planilla declarada (PLV).

- Para el caso de generación y aprobación de la novedad generada de las planillas PLV para
los períodos a recuperar y en vista de que la planilla original no fue generada
extemporáneamente no se remitirán a la Comisión Provincial de Prestaciones y
Controversias.

Nota: Para el registro de la novedad planilla declarada tomar en cuenta que si el período a
recuperar incluye o es por el mes de febrero deberá analizar minuciosamente el año
calendario y de ser el caso solicitar mediante la herramienta informática.

IMPORTANTE en el proceso de aprobación de la novedad de planillas PLV en el campo

observación obligatoriamente deberá colocar: “RCV. Depuración de data”.

El servidor procederá a verificar que la historia laboral quede consistente del/los

trabajador/es con la finalidad de concluir el proceso y anexar al expediente del RUC.

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6.3.3.2 NOTA DE CRÉDITO NO UTILIZADA

Cuando la nota de crédito (valores a devolver) se encuentra en estado disponible (DIS) o pendiente
(PEN), el servidor de la Coordinación Provincial de Afiliación y Control Técnico debe analizar el caso
cumpliendo el siguiente proceso:

Para el análisis y registro, seguir lo indicado en el ítem 6.3 DEL PROCEDIMIENTO

Si cuenta con los sustentos necesarios, en base de los cuales, se anuló la planilla de aportes
positiva, es decir, si hubieron Acuerdos emitidos por parte de los Órganos de Reclamación
Administrativa del IESS, se solicitará a la Dirección Nacional de Tecnologías de la Información
(DNTI), por intermedio de la Subdirección Nacional de Afiliación, Cobertura y Gestión de la
Información (SDNACGI), y mediante requerimiento informático generado en la herramienta
informática dispuesta por DNTI, la anulación de la novedad si es el caso, dependiendo del análisis
minucioso que realizó el servidor y que generó la planilla negativa, la anulación de la planilla
negativa, y el cambio de estado de la nota de crédito no utilizada a anulada (ANU).

Es obligatorio anexar en el requerimiento tecnológico lo siguiente:

- Informe aprobado por el Director Provincial o su delegado

- Captura de pantalla de la Historia Laboral del afiliado
- Captura de pantalla Nota de crédito
- Captura de pantalla de la Novedad que causo la planilla negativa.

- Con esta información el servidor autorizado, deberá generar el requerimiento tecnológico,

- Deberá revisar si el trámite se encuentra atendido de acuerdo a lo solicitado.
- Procederá a verificar que la historia laboral quede consistente, capturar pantalla de la
información del/los trabajador/es y remitir al servidor solicitante; con la finalidad de concluir
el proceso.
- Finalmente, el servidor designado para la depuración de la DATA confirmará que la historia
laboral quede consistente, anexará al expediente del RUC la documentación de respaldo y
mediante correo electrónico notificará al servidor de la herramienta informática su
conformidad a fin de que proceda a cerrar el requerimiento.

7 DEL INFORME

En todos los casos, el servidor asignado de la Coordinación o Unidad Provincial de Afiliación y

Control Técnico deberá emitir un informe de trabajo dirigido al Coordinador o Responsable de la
Unidad Provincial de Afiliación y Control Técnico, citando al menos la siguiente información:

RUC, sucursal, razón social, nombres y apellidos del representante legal, nombres y apellidos
completos del o los afiliados con número de cédula o código de identificación, detalle de los
períodos desde-hasta (año, mes y día), relación de trabajo, sectorial de ser el caso, valores de
sueldos correspondientes y número de días trabajados, el valor de la planilla, el número y el valor de
la nota de crédito (valores a devolver) utilizada, el número de comprobante de pago en el cual
se consumió la misma, análisis efectuado, conclusión y recomendación clara y explícita.

18
Adicionalmente, el informe será por cada RUC y sucursal el cual deberá ser ordenado de forma
cronológica, foliado, sumillado y archivado en medio físico y digital conforme las normas
institucionales establecidas para el efecto.

El Coordinador o Responsable de la Unidad Provincial de Afiliación y Control Técnico será

responsable de conocer y/o validar el informe, garantizando que el mismo se encuentre
debidamente motivado y con documentos de sustento.

8 DEL CONTROL Y SUPERVISIÓN

Conforme el literal b) del artículo 38 de la Ley de Seguridad Social, literal d) del numeral 6 del
artículo 10 del Reglamento Orgánico Funcional del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social,
contenido en la Resolución No. C.D. 535 de 8 de septiembre de 2016 y vigente a partir del 5 de
mayo de 2017, corresponde a la Dirección Provincial controlar, supervisar dirigir, gestionar el
cumplimiento de los procesos sustantivos y adjetivos desconcentrados de acuerdo a su jurisdicción;
así como que la misma sea consistente en su historia laboral.

El Director Provincial efectuará el seguimiento mes a mes de los procesos de análisis, verificación y
depuración de planillas con valores de aportes negativos por el registro de novedades, debiendo
reportar en el formato Excel ya establecido (anexo adjunto), el último día hábil del mes, a la
Subdirección Nacional de Afiliación, Cobertura y Gestión de Información, sobre el estado de los
registros inmersos en la Data.

La Dirección Provincial deberá llevar un control en el tiempo del proceso, debiendo tomar los
correctivos necesarios en caso de retrasos injustificados en las diferentes fases de elaboración,
conocimiento y aprobación.

El proceso de depuración de la base de datos deberá estar culminado de acuerdo al cronograma

establecido, contado a partir de la fecha de la entrega de la Data y de la confirmación de la
disposición de la opción (recuperación de valores RCV) en el ambiente de producción, con la
finalidad de visualizar la planilla (AA) de ajuste relacionada a la novedad RCV.

La Subdirección Nacional de Afiliación, Cobertura y Gestión de la Información dará seguimiento a la

gestión de las Direcciones Provinciales y tomará correctivos sobre los desfases. De igual forma,
establecerá un mecanismo para controlar los valores registrados y cobrados a través de las planillas
RCV y PLV.

RECORDAR:

1. “GUÍA PARA ANÁLISIS, VERIFICACIÓN Y DEPURACIÓN DE PLANILLAS CON

VALORES DE APORTES NEGATIVOS POR EL REGISTRO DE NOVEDADES, versión
1.1.”,aplica cuando el empleador ha registrado novedades (ENT, SAL, MND, INS
NEGATIVA) en el sistema informático IESS causado un ajuste negativo en la historia laboral
del afiliado/a.

2. La recuperación de valores no aplica para las novedades registradas en el sistema Historia

laboral como: Aviso Cambio de Relación de Trabajo o Actividad Sectorial y Regeneración
de Planillas.

3. Para el/los afiliado/s de tiempo parcial se aplicará el proceso establecido para los casos
antes mencionados.

19
 4. La Coordinación o Unidad Provincial de Afiliación y Control Técnico realizará el
seguimiento de las planillas generadas por la recuperación de valores (RCV) o
planillas declarada (PLV) a fin de verificar en qué estado se encuentran y si han
llegado a ser cancelados a fin de evidenciar la recuperación de los valores reportados
en los Exámenes Especiales y por el consumo de notas de crédito inconsistentes.

5. Cabe indicar que si la nota de crédito (valores a devolver) se encuentra en estado DIS/PEN,
el empleador que haya justificado el movimiento deberá seguir el debido proceso para la
devolución de la/las nota/s de crédito (valores a devolver).

6. Cuando se solicite a la Unidad de Recaudación la anulación de comprobantes Auto-

Cancelados, no olvidar solicitar que la nota de crédito (valores a devolver) utilizada pase a
pendiente y posterior podrá regenerar planilla.

9 DEROGATORIA

 Se deja sin efecto, las disposiciones de la “GUÍA DE PROCEDIMIENTO PARA ANÁLISIS,

VERIFICACIÓN Y DEPURACIÓN DE PLANILLAS CON VALORES DE APORTES
NEGATIVOS POR EL REGISTRO DE NOVEDADES, versión 1.1”, socializadas mediante
memorando Nro. IESS-SDNACGI-2018-0768-M del 13-07-2018 y las que se contrapongan
al presente documento.

 Se modifica “impresión de la historia laboral”, por “captura de pantalla” en “GUÍA

PARA ANÁLISIS, VERIFICACIÓN Y DEPURACIÓN DE PLANILLAS CON VALORES DE
APORTES NEGATIVOS POR EL REGISTRO DE NOVEDADES, versión 1.1.”

10 FUNCIONALIDAD

10.1 APLICACIÓN DE FILTROS

Primera Iteración

FILTRO 1: Existe planilla cancelada y Nota de Crédito disponible (DIS)

Cuando se tiene que:

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor (SI: CAN)/(SI :CAT)/(SI : CAG)/(SI :

CAA)/(SI : CAC)que significa que existe una planilla A ó AA cancelada.

Campo (ESTTRACAR) se encuentra con valor (DIS) que significa que la nota de crédito se
encuentra disponible.

FILTRO 2: Existe planilla cancelada y Nota de Crédito pendiente de verificar (PEN)

Cuando se tiene que:

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor (SI: CAN)/(SI :CAT)/(SI : CAG)/(SI :

CAA)/(SI : CAC) que significa que existe una planilla A ó AA cancelada

Campo (ESTTRACAR) se encuentra con valor (PEN) que significa que la nota de crédito se
encuentra pendiente de verificar.

20
FILTRO 3: Existe planilla cancelada y Nota de Crédito ha sido utilizada total o parcialmente
(ECP)

Cuando se tiene que:

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor (SI : CAN)/( SI : CAT)/( SI : CAG)/( SI :

CAA)/( SI : CAC) que significa que existe una planilla A ó AA cancelada.

Campo (ESTTRACAR) se encuentra con valor (ECP) que significa que la nota de crédito se
encuentra utilizada total o parcialmente.

FILTRO 4: Existe planilla sin cancelar en Trámite de Glosa y Nota de Crédito en cualquier
estado

Cuando se tiene que:

 FILTRO 4 - ECP: Existe planilla sin cancelar en Trámite de Glosa y Nota de Crédito ha
sido utilizada total o parcialmente (ECP)

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor (SI : TGL) que significa que existe una
planilla A ó AA en Trámite de Glosa.

Campo (ESTTRACAR) se encuentra con valor (ECP).

 FILTRO 4 - DIS: Existe planilla sin cancelar en Trámite de Glosa y Nota de Crédito
disponible (DIS)

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor (SI : TGL) que significa que existe una
planilla A ó AA en Trámite de Glosa.

Campo (ESTTRACAR) se encuentra con valor (DIS).

 FILTRO 4 - PEN: Existe planilla sin cancelar en Trámite de Glosa y Nota de Crédito
pendiente de verificar (PEN)

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor (SI : TGL) que significa que existe una
planilla A ó AA en Trámite de Glosa.

Campo (ESTTRACAR) se encuentra con valor (PEN).

FILTRO 5: Existe planilla sin cancelar (GEN, MOR, ECP) y Nota de Crédito en disponible (DIS)

Cuando se tiene que:

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor (SI : ECP) (SI : GEN) (SI : MOR) que
significa que existe una planilla A ó AA en Comprobante de Pago (hay intención de pago).

Campo (ESTTRACAR) se encuentra con valor (DIS) que significa que la nota de crédito se
encuentra disponible.

FILTRO 6: Existe planilla sin cancelar y Nota de Crédito ha sido utilizada total o parcialmente
(ECP)

Cuando se tiene que:

21
 Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor (SI : ECP) (SI : MOR) (SI : GEN) que
significa que existe una planilla A ó AA en Comprobante de Pago (hay intención de pago).

Campo (ESTTRACAR) se encuentra con valor (ECP) que significa que la nota de crédito se
encuentra utilizada total o parcialmente.

FILTRO 7: Existe planilla sin cancelar y Nota de Crédito pendiente (PEN)

Cuando se tiene que:

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor (SI : ECP) (SI : MOR) (SI : GEN) que
significa que existe una planilla A ó AA en Comprobante de Pago (hay intención de pago).

Campo (ESTTRACAR) se encuentra con valor (PEN) que significa que la nota de crédito se
encuentra pendiente de verificar.

FILTRO 8: No existe planilla y Nota de Crédito en cualquier estado (PEN, DIS, ECP, DEX)

Cuando se tiene que:

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor VACÍO que significa que No existe una
planilla A ó AA.

Campo (ESTTRACAR) se encuentra con cualquier valor: (DIS, DEX, ECP, PEN).

 FILTRO 8 - ECP: No existe planilla y Nota de Crédito ha sido utilizada total o

parcialmente (ECP)

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor VACÍO que significa que No existe una
planilla A ó AA.

Campo (ESTTRACAR) se encuentra en estado (ECP).

 FILTRO 8 - DIS: No existe planilla y Nota de Crédito se encuentra disponible (DIS)

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor VACÍO que significa que No existe una
planilla A ó AA.

Campo (ESTTRACAR) se encuentra en estado (DIS).

 FILTRO 8 - PEN: No existe planilla y Nota de Crédito se encuentra pendiente de

verificar (PEN)

Campo (PLANILLA_A_AA) se encuentra con valor VACÍO que significa que No existe una
planilla A ó AA.

Campo (ESTTRACAR) se encuentra en estado (PEN).

22
11 FORMATO DE NOTIFICACIÓN EMPLEADOR O SERVIDOR (CORREO ELECTRÓNICO O
QUIPUX)

Mediante la presente se le pone en su conocimiento que, la Auditoría Interna de la Contraloría

General del Estado mediante documento Nro. DAI-AI-0219-2017, emitió el informe general del
Examen Especial “A la validación de planillas por ajustes en menos; y, a la emisión y utilización de
notas de crédito en la Dirección Provincial del…………………… del IESS”.

“Art. 92.- Recomendaciones de auditoría.- Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas
a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el
carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la
Contraloría General del Estado”.

Con el objeto de dar cumplimiento con el Memorando Nro. IESS-SDNACGI………… de

………………, respecto al procedimiento para análisis, verificación y depuración de planillas de
aporte por registro de novedades en historia laboral, una vez revisado el sistema informático IESS
de la empresa ………………………..con Ruc. ………………………, se determina que ha realizado
un ajuste de …………………. con fecha ……………. al señor ………………………….. con CC.
……………………….., generando un ajuste negativo con (-)….. días y un valor de (-) $…….. en el
período ………………, dando lugar a una nota de crédito (valores a devolver) de $................- que
ha sido consumido de forma indebida.

Cabe señalar que dentro de las obligaciones que tiene el empleador, están las de dar el aviso de
entrada dentro de los primeros quince días y el de la salida en el término de tres días de la
fecha de cese de su trabajador, y cualquier novedad relevante a la Historia Laboral de los
afiliados, de conformidad con el Art. 73 de la Ley de Seguridad Social, para el efecto el Instituto
otorga a pedido del empleador la clave patronal a fin de que a través de la página www.iess.gob.ec
cumpla con dicha disposición legal, por lo que el uso y custodia de su clave de acceso, es
responsabilidad sólo suya, la misma que es personal e intransferible.

En caso de asistirles el derecho, se le concede un plazo de 10 días para lo cual deberá presentar
documentos de sustento, los únicos que constituyen prueba plena, que justifique su pedido, en la
ventanilla de Gestión Documental o Secretaria de la dirección Provincial. De no acatar la presente
notificación se aplicará lo determinado por la Ley.

Particular que comunico para los fines pertinentes.

Saludos,

23
12 MODELO DE INFORME PARA APROBACIÓN DEL DIRECTOR PROVINCIAL O SU
DELEGADO.

INFORME DE TRABAJO Nro. 001-201….-CPACT…./UPACT…-DP……….

COORDINACIÓN / UNIDAD PROVINCIAL DE AFILIACIÓN Y CONTROL TÉCNICO
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE (PROVINCIA)

Oficio. 0001-201X- CPACT…../UPACT……..

Ciudad, (Día)…. de (Mes)………..del 201…

(NOMBRES)…………………………………….
DIRECTOR PROVINCIAL DE ………….
Presente.-

Atendiendo la delegación efectuada mediante memorando Nro. .…………….., de

fecha……………….., se remite el informe de trabajo Nro. …………………., por parte de la
Coordinación / Unidad Provincial de Afiliación y Control Técnico.

1. DATOS INFORMATIVOS:

RAZON SOCIAL: ………………………..

RUC: …………………
REPRESENTANTE LEGAL: ………………….
NÚMERO DE CÉDULA DE IDENTIDAD: …………….
DIRECCION: (Provincia, Cantón, Parroquia, Sector, Calle Principal y Calle secundaria, Número de
casa, lote, oficina y referencia).
REFERENCIA: …………..
TELÉFONO CONVENCIONAL / CELULAR:…………..
CORREO ELECTRÓNICO:…………………………………..

2. ANTECEDENTES

La Auditoría Interna de la Contraloría General del Estado efectuó Exámenes Especiales “A la

validación de planillas por ajustes en menos; y, a la emisión y utilización de notas de crédito”, en las
Direcciones Provinciales de Los Ríos, Guayas, Pichincha, Azuay y El Oro, determinado algunas
recomendaciones entre ellas lo referente al análisis de las notas de créditos (valores a devolver)
generadas.

La Dirección Nacional de Afiliación y Cobertura, mediante memorando Nro. IESS-DNAC……………

remitió a las Direcciones Provinciales la “GUÍA DE PROCEDIMIENTO PARA EL ANALISIS,
VERIFICACIÓN Y DEPURACION DE LAS PLANILLAS DE APORTES POR EL REGISTRO DE
NOVEDADES EN HISTORIA LABORAL VERSION 1.2”.

La Dirección Provincial a través de memorando Nro. …………., de………….., designó al servidor/a:

…………., para efectuar el análisis de los casos presentados.

Con documento de notificación de fecha ……………, se comunicó al señor/a ……………………,

(servidor de ser el caso) en su calidad de representante legal de la empresa
………………………………., con Ruc Nro. ……………………………, ha realizado un aviso de
…………………………………………… con fecha ………………… al señor/a
…………………………… con CC. ……………………………, generando un sueldo negativo con -
……… días y un sueldo de -$…… en el período ……, dando lugar a una nota de crédito (valores a
devolver) de $…… que ha sido consumido de forma indebida.

24
Mediante comunicación de fecha……………, el servidor o el representante legal de la referida
empresa señala: (En caso de existir respuesta y adjunta los siguientes documentos). Caso contrario
poner hasta la presente fecha no ha emitido respuesta alguna.

3. ANÁLISIS EFECTUADO POR LA COORDINACIÓN / UNIDAD PROVINCIAL DE

AFILIACIÓN Y CONTROL TÉCNICO

Los servidores designados de la Coordinación / Unidad Provincial de Afiliación y Control Técnico de

la Dirección Provincial de ……………………, procedieron al análisis de la información
correspondiente al RUC: …………………, razón social: ……………………… de la que se obtiene lo
siguiente:

El empleador realizó dentro sistema de Historia Laboral, las novedades ………., (A modo de ejemplo
de días no laborados (MND), correspondiente al afiliado …………….., con cédula de identidad Nro.
…………….., por los períodos comprendidos entre …………..y ……….

Por lo indicado, se generando (cantidad) …… notas de crédito (valores a devolver), por un valor
total de USD…………………; las cuales fueron generadas por ajustes realizados a planillas impagas
por un valor de USD ……….

4. CONCLUSIÓN

De análisis se concluye que los períodos………. hasta……. fueron auto cancelado mediante notas
de crédito (valores a devolver) generadas por ajustes a planillas impagas.

(Este texto se incluirá si el valor del informe de Auditoría Interna difiere del análisis del IESS).
De igual manera, verificadas las notas de crédito (valores a devolver) se evidencia que el valor real
es de USD ……………………, toda vez que Auditoría Interna no tomó en cuenta que el empleador
si tiene una nota de crédito (valores a devolver) real producto de un pago inicial por abono de un
acuerdo administrativo de pago incumplido por un valor de USD………………, con lo cual se
cancela dos días correspondientes al mes de ……………… con un valor de USD………………… y
……… días por el mes de …………………… por un valor de USD………………

5. RECOMENDACIÓN

Mediante análisis y salvo el mejor criterio de la Dirección Provincial de………………….. recomienda

(la aprobación para la generación de recuperación de valores, la anulación de novedades y/o
generación de planillas declaradas-PLV) por el valor de la nota de crédito (valores a devolver)
$............... por concepto de aportes de la planilla anulada por el período…………. por el sueldo de
$......... por…… días a favor del señor……………… con cc. ……… en el RUC. ……………………..
de……………………... .

Por los antecedentes expuestos y del análisis efectuado, al amparo del artículo 92 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, se recomienda que dichos valores deben ser
reversados a favor del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, por lo que solicito señor Director
Provincial su autorización para la generación del documento a cobro por el indicado valor.

Adjunto los datos necesarios (de acuerdo al caso) para la generación recuperación de valores.

25
13 MODELO DE MEMORANDO PARA LA UNIDAD/COORDINACIÓN DE CARTERA.

Mediante la presente se pone en su conocimiento que, la Auditoría Interna de la Contraloría General

del Estado mediante documento Nro. DAI-AI-0219-2017, emitió el informe general del Examen
Especial “A la validación de planillas por ajustes en menos; y, a la emisión y utilización de notas de
crédito (valores a devolver) en la Dirección Provincial (provincia) del IESS”.

Con el fin de dar cumplimiento al Memorando No. IESS-DNAC ………………….de ………….,

referente a la Guía de procedimiento para análisis, verificación y depuración de planillas de aportes
por registro de novedades en historia laboral versión 1.2.

Por lo indicado y de acuerdo a lo establecido en ésta guía se ha procedido a notificar a la Razón

Social……………….. con Ruc. ……………………., con Oficio No. IESS……………….., que ha
consumido de forma inconsistente una nota de crédito (valores a devolver), por el valor de
USD……; mismo que debe de ser restituido de forma inmediata al Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social, al amparo de lo establecido en el artículo 242 del Código Orgánico Integral Penal;
y, artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Con este antecedente pongo en conocimiento de la Coordinación Provincial de Cartera y Coactiva

(provincia), a fin de que se disponga se realicen los actos administrativos que correspondan.

Particular que comunico para los fines pertinentes.

26