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5/1/2011 Gerenciamento de informações eletrô…

Gerenciamento de informações eletrônicas


A organização definitiva de e-mails, planilhas e textos

Qual a proposta?
Todo dia é a mesma coisa:
- Onde está mesmo aquele e-mail?
- E a planilha com o orçamento que o fornecedor enviou?
- Onde coloquei aquele arquivo com as metas para o próximos mês?

Você já parou para cronometrar quanto tempo gasta abrindo e fechando arquivos até enc ontrar a informação
desejada? Quantas vezes você já perdeu minutos (talvez horas) prec iosos de seu tempo procurando aquele e-
mail? Quando tem uma boa idéia, onde você a anota? Em um arquivo Word? Em uma nota do Outlook? No Palm?

No mundo inteiro, mais de 7,5 bilhões de novos documentos são criados nos escritórios a cada ano, resultando em
mais de um trilhão de páginas. Aproximadamente 610 bilhões de e-mails são enviados por ano. Mas o pior é que
um em cada cinco trabalhadores gasta pelo menos 60% do seu horário de trabalho lidando com documentos - o
equivalente a 29 semanas por ano.

O que fazer?
Há três soluções para resolver – definitivamente – este problema:
1) Método
2) Método
3) Método

Método para nomear arquivos. Método para organizar pastas e subpastas. Método para organizar e-mails. Método
para jogar fora o que não serve. (A maior parte do que você guarda é descartável!)

A tecnologia pode ser uma grande aliada neste processo! Ou não! Tudo depende de como voc ê a utiliza. Discutir
esta realidade, propor soluções definitivas, analisar exemplos que deram certo – são alguns dos assuntos que
você verá no seminário Gerenciamento de informações eletrônicas.

Será que este seminário é para você?


Você usa um computador? Você tem muita informação? Você tem a sensação de que precisa de uma organização
de informações que realmente funciona? Então este seminário foi desenvolvido especialmente para você!

Quando?
São Paulo
18 de março de 2010, 5a. feira, das 08:30 às 17:30

Qual o investimento?
Inscrições até 08/02 Inscrições entre 09/02 e 10/03 Inscriç ões após 11/03
R$ 576,00 R$ 640,00 R$ 704,00

- Desconto de 5% para segunda inscrição e 10% para terceira e demais inscrições.


- Para outras formas de pagamento, ligue para (11) 3256-4706 ou clique aqui para enviar um e-mail.
- Este valor inclui coffee-break, apostila e certificado, além de atendimento exclusivo ao aluno após o curso para
esclarec imentos de dúvidas.

C a nce la m e nto Se não pude r participa r do tre ina m e nto, fa vor e nvia r a solicita çã o de cance la m e nto por fax ou e -m ail. C aso o
cance la m e nto se ja e fe tuado a té 10 dia s úte is a nte s do tre inam e nto, se rá re tido 10% do valor pago re fe re nte a gastos a dm inistrativos.
Não have rá re e m bolso a pó s e ste pe ríodo. No e ntanto, outra pe ssoa pode rá a ssistir a o e ve nto e , ne ste caso, pe dim os a ge ntile za de
e nviar o nom e do substituto por fax ou e -m ail até 48 horas ante s do início do e ve nto

Q uorum De pe nde ndo do núm e ro de inte re ssados, a FA C onsultoria pode alte rar datas, horários ou m e sm o cance lar o e ve nto. Se o
e ve nto for cance lado, a FA C onsultoria não se rá re sponsáve l por cobrir gastos de viage m , tax as de hote l ou qualque r outro gasto já
assum ido por qualque r inscrito no e ve nto.

Quer uma opinião?


Clique aqui para saber o que outras pessoas acharam desse seminário

Como será?
Haverá apenas um único computador para o professor. Os participantes acompanharão todas as explic ações em
um telão. Todos os assuntos abordados no seminário estarão registrados em material didático.

Seminário fechado
Este seminário pode ser ministrado em sua empresa com grandes vantagens e adequado às suas necessidades
específicas.

O que será discutido?


Como estão suas informações hoje Gerenciamento de e-mails
▪ Que tipo de informação impressa existe hoje em seu ▪ Excesso de e-mails, o que fazer?

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trabalho? ▪ Regras automátic as: o que funciona e o que não
▪ Como ela é armazenada? funciona
▪ Que nota você atribui ao seu sistema atual de ▪ Pastas e subpastas de e-mails: o que funciona e o
gerenciamento de informações impressas? que não func iona
▪ Arquivos empresariais e arquivos pessoais ▪ A melhor organização de suas pastas de e-mails
▪ O que responder? Como responder?
Atitude: fundamental! ▪ A resposta da resposta
▪ Quebrando resistênc ias: a maior dific uldade para ▪ Regras de etiqueta. Ou regras de bom senso!
implantar um novo sistema ▪ Pasta modelo: um milagre de produtividade
▪ Gaste muito tempo na organização – e ganhe tempo! ▪ Quem faz o backup de seus e-mails?
▪ A reengenharia das informações ▪ O arquivo morto
▪ Estratégias para a perfeita organizaç ão das
informações Gerenciamento de arquivos
▪ Excesso de arquivos, o que fazer?
Começando o gerenciamento ▪ Nomes de arquivos e pastas: um método definitivo!
▪ Menos é mais! ▪ Pastas e subpastas de arquivos: o que funciona e o
▪ Jogue quase tudo fora! que não func iona
▪ O que guardar? ▪ Pasta modelo: aqui também um milagre de
▪ Como guardar? produtividade
▪ Por quanto tempo? ▪ Quem faz o backup de seus arquivos?

Método, método, método Gerenciamento de informações


▪ Planilhas, textos, e-mails, anotações: é preciso um ▪ Uma idéia nova: onde guardar?
método únic o! ▪ As regras de gerenciamento: idênticas para e-mails,
▪ A importância de um nome bem atribuído a um arquivo. arquivos e informações
▪ Estrutura de pastas e subpastas: o planejamento ▪ Informações impressas: vale a pena digitalizar?
definitivo! ▪ As fotos digitais: um problemão!
▪ O gerenc iamento de idéias, projetos e metas ▪ Biblioteca de CD’s
▪ O vínculo essencial e necessário entre todas as ▪ Bibliotecas virtuais (internet): sim ou não?
informações – eletrônicas e impressas ▪ Novidade: os programas de busca no desktop
▪ Definindo informações de acesso imediato, acesso
esporádico e acesso raro Informações a toda hora e em qualquer lugar
▪ Como identificar os diversos nomes diferentes para uma ▪ A grande ajuda proporcionada por um handheld
mesma informação, e reuni-los sob um únic o nome ▪ Cuidado, um handheld só ajuda se estiver
▪ Gerenc iando as diversas versões de um mesmo arquivo organizado
Um grande truque: o índice de suas informaç ões ▪ O que levar em seu computador de mão
▪ Sincronização: funciona?
Gerenciamento de contatos
▪ Criando um banco de dados eficiente para seus Equipamentos que facilitam – muito – o
contatos – pessoais e profissionais gerenciamento
▪ Nunc a economize na descrição de um contato ▪ CardScan
▪ Vinculando arquivos aos contatos ▪ CD’s
▪ Vinculando e-mails aos contatos ▪ Memory key
▪ A importância indiscutível da atualização constante ▪ Pen drive
▪ Cartões de memória flash
Lição de casa
- Faça um levantamento de todas as informações importantes para você
- Faça um esquema que mostre como estão organizados seus arquivos, e-mails e demais informações
- Aproveite este levantamento e tente identificar os princ ipais problemas de gerenciamento
- Traga tudo isso impresso para discutir durante o seminário

Faça sua inscrição


- Envie um e-mail para seminarios@faconsultoria.com; ou
- Ligue para (11) 3256-4706 (segunda a sexta-feira, 8:00 às 18:00); ou
- Preenc ha o formulário abaixo.

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Endereço Cidade CEP Estado

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Seminário Local Data Horário

Gerenciamento de informações eletrônicas São Paulo 18/03/2010 8:30 as 17:30 j


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