Colegio Villa María La Planicie

5to de Secundaria Separata de Access 2007 1

Pág.:

El término base de datos se refiere a un conjunto de información organizada y

relacionada. Las Bases de Datos no requieren que la información sea almacenada
en un computador. Se puede tomar como ejemplo de base de datos un directorio
telefónico que reúne cierta información de cada persona, como nombre, número
telefónico, dirección y ciudad.

Access es una aplicación de Base de datos diseñada para manejar desde miles de
registros de información de una gran empresa a unos cuantos registros
pertenecientes a una colección de música. Puede realizar una lista sencilla de
nombres y direcciones en una única tabla, o manejar relaciones complejas de datos
distribuidos en varias tablas.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un

único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en
lugares de almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver,
agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; puede
asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de consultas; y
puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes.
Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos
desde Internet o desde una intranet por medio de páginas de acceso a datos.
Colegio Villa María La Planicie
5to de Secundaria Separata de Access 2007 2
Pág.:

Cada uno de los objetos de la base de datos aparece en la ventana BASE DE DATOS
asociado a una barra de herramientas.

A continuación se analizarán los siguientes objetos:

TABLAS
Una tabla es el elemento principal de la base de datos, ya que contiene la
información o los datos que van a procesarse.

CONSULTAS
Una consulta es un elemento de la base datos que permite visualizar información
organizada de una o más tablas. Cumpliendo determinados criterios de selección,
puede observarse rápidamente un subconjunto de datos o puede crearse un informe
con éstos. Por ejemplo, puede realizar una consulta de los países cuyo idioma sea
el español y ver el resultado en la pantalla.

FORMULARIOS
Un formulario es un objeto de una base de datos que permite visualizar, editar e
introducir datos en una tabla, de una manera eficiente.
La principal función de los formularios es hacer más agradable y funcional la
introducción y visualización de la información de las tablas.
Los Formularios son la interfaz de pantalla que uno diseña no sólo para mostrar los
datos en esa pantalla sino también para ayudar en la entrada de datos. Pueden ser
tan sencillos o sofisticados como desee. Una pantalla bien diseñada puede hacer
que los datos sean más fiables, incluyendo características que están diseñadas para
evitar errores.

INFORMES
Un informe es un documento que contiene datos de una tabla o una consulta, con el
fin de imprimirlo y distribuirlo. Al diseñar un informe, es posible crear un formato
especial para que los datos tengan determinada presentación. Por ejemplo, un
informe puede contener información de la población de cada una de las capitales
del mundo.

Las tablas son los objetos principales de una base de datos ya que contiene la
información que desea organizarse. La primera Fase de un diseño de base de datos
es definir las tablas y los tipos de datos que guardar. Las tablas son cuadrículas
de filas y columnas que contienen los datos.

Tipos de Datos
El tipo de datos determina la clase de valores que un usuario puede guardar en el
campo. Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos
almacenado en un campo de una tabla. Cada campo sólo puede contener datos de
un tipo.
Colegio Villa María La Planicie
5to de Secundaria Separata de Access 2007 3
Pág.:

Valores
La propiedad Tipo de datos puede tener los valores siguientes:

Valor Tipo de datos Tamaño

Texto (Predeterminado) Para caracteres Hasta 255 caracteres.
alfanuméricos, incluido Texto y/o
texto y números, que no
requieran cálculos, como los
números de teléfono.
Memo Más de 255 caracteres de Texto Hasta 65.536
extenso, o combinación de texto y caracteres (2
números. gigabytes de
memoria).
Numero Para almacenar valores numéricos 1, 2, 4 u 8 bytes (16
utilizados en cálculos bytes si el Tamaño del
matemáticos (enteros o campo es Id. de
fraccionarios). Los más utilizados réplica).
son : Entero, entero largo, simple
y doble (con decimales)
Fecha/Hora Almacena valores de fecha y hora 8 bytes.
Moneda Almacena valores monetarios. 8 bytes.
Autonumérico Genera valores exclusivos 4 bytes (16 bytes si el
secuenciales y se insertan Tamaño del campo es
automáticamente cuando se Id. la réplica).
agrega un registro.
Sí/No (campo Valores Sí/No, Verdadero/Falso o 1 bit.
lógico) Activado/desactivado.
Objeto OLE Para almacenar Objetos de otros Hasta 1 gigabyte
programas de Windows (Ej.: una (limitado por el
hoja de cálculo de Excel, un espacio disponible en
documento de MS Word, gráficos, disco)
sonidos, etc.)
Datos Para almacenar archivos binarios Datos Comprimidos:
adjuntos como imágenes digitales y otros hasta 2 gigabytes.
archivos que no son creados con Datos sin comprimir:
productos MS Office. hasta 700Kb aprox.

Hipervínculo Para almacenar hipervínculos que Cada una de las tres

dan acceso con un solo clic a partes del tipo de
sitios Web (URL). datos hipervínculo
puede contener hasta
64000 caracteres.
Asistente para Se utiliza para crear un campo Tamaño igual al del
que permite elegir un valor de campo clave principal
Búsquedas otra tabla o de una lista de utilizado para realizar
valores mediante un cuadro la búsqueda
combinado (habitualmente 4
bytes).

Los datos almacenados dentro de una tabla pueden relacionarse con los de otras
tablas y permiten crear información personalizada. Una tabla está formada por
campos y registros, la intersección de fila y columna se llama celda.

¿QUÉ ES UN CAMPO?
Un campo se puede definir como una característica o atributo de un objeto. Por lo
general un conjunto de campos conforma la información referente a una persona u
objeto. Los campos separan diferentes tipos de datos. Cuando se crea una tabla se
asigna un nombre a los campos y se indica el tipo de datos que contienen.
Colegio Villa María La Planicie
5to de Secundaria Separata de Access 2007 4
Pág.:

¿QUÉ ES UN REGISTRO?
Un registro es el conjunto de valores que pueden tomar los campos para un item de
la tabla. Las filas de una tabla identifican los registros de la base de datos. Una fila
horizontal de celdas se denomina un registro.