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PROPÓSITO
Uma das maiores dificuldades das organizações em todo o mundo é transformar
sua estratégia em ação e resultados. É aí que muitas organizações falham. A falta
de conexão entre missão, visão, estratégia e execução gera não somente resultados
financeiros ruins, mas também frustração e baixo engajamento dos colaboradores.
OKR é uma poderosa ferramenta para ajudar a garantir que esse alinhamento
aconteça, aumentando exponencialmente as chances de sucesso do negócio.
Este e-book é um guia para você compreender de forma simples como é possível
estabelecer objetivos e definir metas de forma ágil e engajadora na sua empresa
através de OKRs.
Este é um guia introdutório para que você possa compreender como o OKR lhe
ajuda a definir, alinhar e gerenciar metas de forma a tornar a empresa mais ágil
e eficaz. Este conteúdo é fruto de minhas pesquisas e aplicações práticas em
empresas de diversos segmentos.
Boa leitura!
Thomaz Ribas
CONTEÚDO
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UM MUNDO “VUCA”
O QUE É OKR
QUEM UTILIZA OKR
BENEFÍCIOS OBTIDOS COM OKR
ESTRUTURA DE UM OKR
OKR’S ESTRATÉGICOS E TÁTICOS
OKR’S E INICIATIVAS
6 PASSOS PARA IMPLANTAR OKR
OKR CHAMPION
OKR X AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO E BONIFICAÇÕES
7 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO
SOBRE MIM
UM MUNDO “VUCA”
O mundo está mudando cada vez mais rápido. O ambiente competitivo de hoje
exige mudanças e adaptações cada vez mais frequentes, obrigando as organizações
a aprimorarem e inovarem suas práticas de gestão.
Existe um adjetivo que vem sendo cada vez mais usado para descrever esse novo
mundo. Trata-se do acrônimo VUCA (do inglês Volatile, Uncertain, Complex,
Ambiguous - volátil, incerto, complexo e ambíguo).
Nesse mundo VUCA, o futuro não é mais previsível como anos atrás e, para encará-
lo, é necessário mais do que um bom plano. O modelo tradicional de definição
de metas, muitas vezes inflexível e definida somente no topo das organizações
e “cascateada” (ou “desdobrada”) para o restante da empresa pode se tornar um
grande obstáculo para a agilidade e inovação.
OKR é uma poderosa ferramenta para ajudar a sua organização a navegar com mais
sucesso nesse novo mundo VUCA.
O QUE É OKR
OKR é uma sigla em Inglês que significa “Objectives and Key Results” (Objetivos
e Resultados Chave). É uma maneira simples de definir objetivos e medir seu
progresso baseado em resultados atingidos, através de foco, colaboração e
disciplina, ajudando a direcionar os esforços de toda a empresa para os resultados
desejados.
Mais do que uma ferramenta de gestão de metas, OKR é uma abordagem para
mobilizar toda a empresa rumo à tão desejada eficácia (fazer a coisa certa no
momento certo).
HISTÓRIA
OKR teve origem na Intel na década de 80 através de seu CEO Andy Grove.
Desde a sua concepção até a sua crescente adoção no ambiente extremamente
competitivo da atualidade, OKR vem ajudando as empresas a criarem ambientes
muito mais engajadores através de ciclos de feedback frequentes que permitem que
os colaboradores visualizem o progresso de seu trabalho rumo ao atingimento de
seus objetivos.
Os logos acima representam apenas uma pequena fração das empresas que
atualmente adotam OKR. Apesar da sua crescente popularidade, OKRs não deve ser
ser considerado uma “bala de prata” que resolverá todos problemas organizacionais.
AGILIDADE
Com OKRs, a organização revisa e define seus objetivos em ciclos curtos de tempo,
tipicamente a cada trimestre, podendo variar de acordo com seu negócio e mercado
de atuação. Isto significa que a cada trimestre as pessoas se reúnem para rever as
prioridades da empresa e das equipes para os próximos três meses. Essa cadência
traz disciplina e agilidade, fatores cruciais para o aumento do desempenho de
qualquer organização, pois permite rápido feedback e correção da rota conforme
necessário.
FOC
É fácil chegar a um grande número de objetivos. Difícil é focar em poucos. Empresas
ágeis focam seus esforços naquilo que é mais importante estrategicamente em
um dado período. Isso implica em dizer “não” para ideias ou projetos que não são
importantes no momento. OKR ajuda a eliminar ambiguidades com relação às
prioridades da empresa e dos times, pois ajudam a focar em poucos objetivos por
vez.
Ter foco para definir objetivos de curto prazo pode ser dolorido, pois o mais
importante será definir quais ideias deixar de lado, ao menos por um tempo. OKRs
irão te ajudar neste desafio.
ALINHAMENTO
Através dos OKRs, os times definem seus objetivos de forma alinhada aos objetivos
estratégicos da empresa. Com base nos objetivos estratégicos definidos pela alta
gestão (e com inputs e feedbacks dos times), os objetivos táticos (ou team-level) são
definidos pelos times de forma alinhada.
Com OKR, as dependências entre times são identificadas para que não haja
objetivos conflitantes entre si. De forma transparente, os times têm condições
de compartilhar entre si seus objetivos. Essa transparência fomenta colaboração,
alinhamento e consequentemente ajuda na execução da estratégia.
ENGAJAMENTO
Uma pesquisa de Jena McGregor, “Why People Really Leave Their Jobs” (The
Washington Post, 2014) mostra que a maioria das pessoas sai da empresa que
trabalha por falta de participação e falta de oportunidades desafiadoras.
Com OKR, as metas não são definidas somente de forma top-down. Existe também
input das equipes de forma bottom-up. As pessoas que atuam nos diversos níveis
e funções da organização participam do processo de definição dos OKRs de forma
efetiva, contribuindo em discussões significativas sobre o negócio.
Rick Klau, da Google Ventures narrou os resultados que o Google teve com OKRs:
O que aprendi no Google e que levei para o Twitter foi OKR. OKR é uma ótima
maneira de ajudar todos na empresa a entender o que é importante, comunicar a
estratégia e definir como medir a estratégia. Conforme a empresa cresce, a coisa
mais difícil de escalar é a comunicação. OKR é uma ótima forma de garantir que
todos entendam como você avaliará o sucesso e a estratégia.
A ESTRUTURA
DE UM OKR
Um OKR é composto por dois elementos: um objetivo (Objective) e um conjunto de
resultados chave (os Key Results).
Um objetivo é uma descrição qualitativa de algo que você quer atingir. Key Results
(resultados chave) definem como você irá medir que está indo rumo ao atingimento
do objetivo.
Nós queremos
{Objetivo}
{Key Result 1}
{Key Result 2}
{Key Result n}
Abaixo um exemplo de um OKR para uma empresa que deseja aumentar o nível de
satisfação de seus clientes. Neste exemplo, o objetivo definido é medido por três
Key Results.
Nós queremos
Encantar os consumidores dos nossos produtos
(O)BJETIVO
Um objetivo é uma descrição clara, qualitativa e aspiracional que representa o que a
organização deseja. O objetivo responde à pergunta “O que você quer?”
O objetivo deve ser algo que a organização aspira. É uma declaração que inspira e
gera entusiasmo e motivação nas pessoas. É algo que se almeja e deve ser possível
de ser conquistado em um período curto de tempo.
Exemplos de objetivos:
Objetivos que remetem ao status quo não trarão grande valor. Exemplo: “manter
a qualidade do produto”, “continuar o processo de melhoria contínua”. Esses
objetivos (com os verbos “manter” e “continuar”) não representam nenhum grau de
mudança no que já acontece na organização e, portanto, dificilmente servirão como
propulsores para o crescimento e inovação.
Observação: Um objetivo não deve ser confundido com a visão de longo prazo da
empresa. A visão é uma imagem do que a empresa deseja se tornar. Em geral é algo
de longo prazo (três, cinco, dez anos ou mais dependendo da organização).
Este objetivo atende aos critérios citados acima. Mas como saberemos que
atingimos o objetivo? Quais critérios de sucesso serão utilizados para medir o
atingimento deste objetivo? Os Key Results são a resposta para essa pergunta.
(K)EY RESULTS
Um Key Result é uma descrição quantitativa que mede o progresso rumo ao
atingimento de um dado objetivo, através de métricas. Os Key Results respondem à
pergunta: “Como saberemos se atingimos nosso objetivo?”
Key Results são baseados em algo que possa ser mensurado, como crescimento,
engajamento, receita, desempenho, qualidade entre outros.
Voltemos ao objetivo descrito acima e vejamos possíveis Key Results para este
objetivo:
Objetivo
“Entregar uma experiência de atendimento incrível para nossos clientes.”
Key Results:
1. Aumentar a quantidade de feedbacks positivos e elogios de 10 para 80
2. Reduzir a quantidade de reclamações no Reclame Aqui de 40 para 5
3. Reduzir para 1 hora o tempo médio de atendimento dos chamados críticos
4. Aumentar o NPS (Net Promoter Score) de 40 para 60
Algo que possa ser feito em algumas horas ou poucos dias não é um Key Result, e sim
uma tarefa. Uma lista de projetos a serem executados também não são Key Results.
Se você tiver dificuldade em listar Key Results que sejam diferentes de tarefas ou
projetos, pergunte: “Por que preciso fazer essa tarefa? Por que tenho que entregar
esse projeto? Que métrica será afetada ao entregar o projeto com sucesso? Que
resultado quero obter?”.
Key Results devem ser simples de entender por todos na organização. Use uma
linguagem simples que possa ser rapidamente compreendida desde o CEO e
investidores até as equipes operacionais. Isso vai lhe poupar um tempo precioso na
comunicação.
Cada objetivo deve ter poucos Key Results, suficientes para ajudar a atingir o objetivo
de forma eficaz. Minha sugestão é que você fique entre 3 a 4 Key Results por objetivo.
OKRS ESTRATÉGICOS
E TÁTICOS
Não existe uma regra única para definir a cadência na qual os OKRs são definidos.
É preciso avaliar o ambiente e o contexto de cada organização. Porém, um padrão
adotado com frequência são dois diferentes níveis de OKRs: estratégicos e táticos.
OKRs estratégicos
Objetivo
Alavancar o crescimento das nossas operações
Key Results:
1. Aumentar a quantidade de lojas de 10 para 40
Criar OKRs estratégicos para a empresa traz benefícios claros. É uma forma de
comunicar os objetivos principais do negócio e fornecem o ponto de partida
para que os times (unidades de negócio, departamentos, times de produto, etc.,
dependendo da nomenclatura da sua organização) criem os seus OKRs táticos
específicos.
OKRs táticos
Uma vez definidos os objetivos estratégicos, os times definem seus OKRs táticos.
Estes serão os objetivos a serem atingidos por cada time e que contribuirão para o
atingimento dos objetivos estratégicos. OKRs táticos são definidos para um ciclo
reduzido, em geral de três meses.
Objetivo
Tornar nosso blog extremamente atrativo
Key Results:
1. Aumentar a quantidade de visitas mensais de 1000 para 10.000
Objetivo
Lançar uma versão incrível do aplicativo
Key Results:
1. Aumentar taxa de usuários retornam para fazer nova compra em 1 semana de
10% para 25%
Veja que nenhum desses Key Results são tarefas ou projetos. Eles são descritos
utilizando métricas que podem ter seu progresso monitorado ao longo do ciclo
(trimestral, por exemplo).
OKRs individuais
OKRs compartilhados
Seu principal objetivo é criar e evoluir o produto da melhor forma possível, para
gerar valor para os clientes e usuários e obter retorno sobre os investimentos.
Iniciativas
Uma vez definidos os OKRs estratégicos e táticos, pode-se decidir quais iniciativas
serão realizadas para o atingimento dos OKRs.
Não existe um número mágico. Pela minha experiência, sugiro que você comece
com 1 a 3 objetivos, cada um com 3 a 4 Key Results. No próximo ciclo compile os
aprendizados e faça os ajustes necessários.
Se você não tiver um propósito e estratégia claras, não siga o próximo passo pois os
esforços servirão apenas para dizer que você está usando OKR.
2.ESTABELEÇA AS CADÊNCIAS DE
DEFINIÇÃO DE OKRS
Ao adotar OKRs, você precisa definir a duração do ciclo. Esta é a frequência na qual
os objetivos serão avaliados e estabelecidos.
Uma das startups da qual fui mentor tempos atrás adotou somente um nível de
OKRs em ciclos de 2 meses (revisão e definição de OKRs a cada 2 meses), pois
estavam em um estágio inicial do seu produto, com alta incerteza e volatilidade.
Por outro lado, já atuei também com diversos clientes que adotam um ciclo anual
para OKRs estratégicos e um ciclo trimestral para OKRs táticos. Cada empresa deve
definir a sua cadência de OKRs de acordo com o seu contexto e a volatilidade do seu
negócio.
Uma vez que os times têm seus OKRs definidos e alinhados com a liderança e com
demais times, eles podem definir quais iniciativas (tarefas, projetos, etc.) serão
realizadas para atingir seus OKRs.
E se eu não conseguir definir Key Results para meus objetivos? Neste caso temos
um problema. Como você saberá se atingiu o objetivo? Por mais que às vezes seja
desafiador elencar Key Results para um objetivo, lhe encorajo a refletir mais para
entender de que modo você poderia medir o progresso rumo ao atingimento do
objetivo. Vale a pena o esforço!
O foco da reunião deve ser nas atividades mais importantes (prioridades) para o
atingimento dos OKRs. Ao final da reunião, as prioridades da próxima semana, e a
previsão para as prioridades do mês devem estar claras no time.
6.REVISE OS OKRS NO
FINAL DO CICLO
Ao término do ciclo é importante que o time revise os OKRs. Nesta reunião os
envolvidos compartilham as conquistas e desafios durante o ciclo que se encerra. O
mais rico desta reunião é o compartilhamento dos aprendizados. Este é a essência
do OKR (rápido aprendizado e adaptação às mudanças).
É provável que no primeiro ciclo os resultados dos OKRs fiquem abaixo das
expectativas. Não desista. Este primeiro ciclo foi fundamental para o aprendizado.
Identifique o que ocorreu, para melhorar no próximo ciclo. Inclua todo o
time no processo de aprendizagem para aumentar o senso de participação e
comprometimento.
Por outro lado, caso muitos dos OKRs tenham sido atingidos facilmente, é uma
oportunidade para subir a barra para o próximo ciclo. Documente os resultados e se
prepare para a definição dos OKRs do próximo ciclo.
OKR CHAMPION
O OKR Champion é uma pessoa interna na organização que faz o processo de OKR
acontecer, atuando com as frentes envolvidas, buscando treinamento e consultoria
se preciso. Essa pessoa é o expert interno de OKR na organização, procurado
sempre que alguém tiver alguma dúvida sobre OKRs.
Essa pessoa terá maior atuação nas semanas que antecedem um ciclo e nas semanas
seguintes, pois precisará ajudar a organizar as cadências de revisão e definição de
OKRs, além de atuar algumas horas durante o ciclo para dar apoio necessário aos
times.
OKR E AVALIAÇÃO
DE DESEMPENHO
Avaliação de desempenho e remuneração variável são tópicos fora do escopo
deste ebook. Porém, vale ressaltar que OKR não é uma ferramenta de avaliação de
desempenho de colaboradores, nem uma ferramenta para cálculos de remuneração
variável - estes não são os problemas que OKR se propõe a resolver.
A recomendação sobre este tema é sempre tomar o devido cuidado para nunca
utilizar OKR como um sistema de punição e evitar que um processo desalinhado
de avaliações e remunerações não prejudique a colaboração entre as pessoas -
habilidade tão desejada pelas empresas nesta nova economia.
7 FATORES CRÍTICOS
DE SUCESSO
Abaixo listo alguns fatores que considero críticos para o sucesso da adoção de OKRs
em uma organização.
2. Caso você não faça parte do grupo executivo da organização, obtenha apoio e
patrocínio dos executivos antes de começar, pois OKRs nascem da estratégia da
empresa.
SOBRE MIM
Sou o Thomaz Ribas, OKR Coach e Lean
Agile Coach. Minha missão é ajudar
empresas da nova economia a serem
mais ágeis na execução de sua estratégia
e na geração de valor para seus clientes.