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PROCEDIMENTO

BRASIL
NUMERO 2.LOL.PR.002 DATA DE CRIAÇÃO 02.05.2017

NOME Devolução de Mercadoria ao Fornecedor

APROVADO POR Diretoria de Eficiência e Suporte DATA DE MODIFICAÇÃO dd.mm.aaaa

ÍNDICE

1 OBJETIVO .............................................................................................................................. 2

2 ALCANCE ............................................................................................................................... 2

3 DEFINIÇÕES ........................................................................................................................... 2

4 REFERÊNCIAS ....................................................................................................................... 2

5 DISPOSIÇÕES ........................................................................................................................ 3

6 RESPONSABILIDADES ......................................................................................................... 3

7 PROCEDIMENTO ................................................................................................................... 4

7.1 Devolução de mercadorias no ato do recebimento ............................................................................... 4


7.2 Devolução ou descarte de mercadorias indenizáveis ........................................................................... 4
7.3 Controle e registro de emissão de notas ficais...................................................................................... 4

8 FLUXOGRAMA ....................................................................................................................... 5

9 ANEXOS ................................................................................................................................. 6

9.1 Anexo I - Formulário de Controle de Notas Fiscais de Devolução Pendentes de Entrega .......................6

10 HISTÓRICO DE REVISÕES .................................................................................................... 6

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PROCEDIMENTO

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NUMERO 2.LOL.PR.002 DATA DE CRIAÇÃO 02.05.2017

NOME Devolução de Mercadoria ao Fornecedor

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1 OBJETIVO

Estabelecer os critérios utilizados para a devolução de mercadorias ao Fornecedor, devido às divergências


no ato de entrega das mercadorias nas lojas, ou em casos de mercadorias indenizáveis.

2 ALCANCE

País: Brasil

Unidades de negócio: GBarbosa, Bretas, Prezunic e Mercantil Rodrigues

3 DEFINIÇÕES

Cadastro de Pessoa Física (CPF): é o número de identificação na Receita Federal, que gerencia um banco
de dados onde constam todas as informações cadastrais dos contribuintes.

Centro de Distribuição (CD): é um armazém cuja missão é realizar a gestão dos estoques na distribuição
física e cujas atividades englobam manuseio, armazenagem e administração de mercadorias.

Formulário de Ajuste de Estoque (FAE): documento utilizado para formalização de solicitação de


requisições internas, transferência entre depósitos e descarte de mercadorias.

Nota Fiscal Eletrônica (NFe): é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado
eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias
ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura
digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes
da ocorrência do fato gerador.

Posto de Checagem (PDC): local destinado ao controle de NFe. É nesse setor que são efetuados os
lançamentos de NFe de recebimento de mercadorias do CD e de Fornecedores, bem como da emissão de
NFe de transferência e devoluções.

Cloud One: trata-se de um modelo que permite o acesso a recursos compartilhados virtuais, incluindo redes,
armazenamento, aplicativos e serviços. Através pode-se, por exemplo, inserir, acessar e modificar
documentos em conjunto com outros colaboradores por meio de compartilhamento da nuvem.

Mercadorias indenizáveis: mercadorias incluídas em acordo comercial com o Fornecedor para devolução.

4 REFERÊNCIAS

2.CAL.PR.002 Descarte de Mercadoria.

2.GEA.PO.001 Gestão da Data de Validade das Mercadorias.

2.LOL.PR.001Portaria de Recebimento de Mercadoria

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5 DISPOSIÇÕES

As notas fiscais de devolução, com exceção do motivo divergência de preço, que forem emitidas e não
reconhecidas pelos Fornecedores, por falta de documentação comprobatória, terão seus valores debitados
do resultado de quebra da loja ao final de cada mês.

Todas as mercadorias que possuem acordo comercial de devolução (indenizáveis) deverão ser armazenadas
em local separado, e as mesmas deverão ser sinalizadas (Mercadoria para Troca/Devolução).

Para os Fornecedores com contratos de Não-Devolução, caso seja identificada qualquer irregularidade no
recebimento (validade/qualidade/quantidade/avaria), a loja não deverá acatar a nota fiscal relacionada à
mercadoria que apresentou irregularidade mesmo que nesta nota fiscal conste outro itens que tiveram sua
conferência aprovada. Caso isso ocorra o valor da nota será debitado no resultado de quebra da loja.

Será de responsabilidade do Núcleo de Prevenção de Perdas da bandeira enviar a lista atualizada de


Fornecedores com acordo de Devolução para o Gerente Geral da loja.

A fim de padronizar a nomenclatura utilizada no procedimento, segue tabela “de – para” com os nomes dos
cargos utilizados no procedimento e o nome do cargo nas diferentes bandeiras.

6 RESPONSABILIDADES

Conferente: (i) realizar a conferência de 100% das mercadorias; (ii) realizar a conferência das mercadorias
através do coletor de dados ou preenchendo a planilha de conferência de pedido (guia cega) sinalizando as
quantidades corretas das mercadorias que estejam em condições de venda; e (iii) informar ao PDC as
mercadorias identificadas com alguma irregularidade para que seja emitida a Nota Fiscal de devolução ao
fornecedor.

Colaborador do PDC: (i) dar entrada/digitar ou emitir nota fiscal de devolução no ato do recebimento de
mercadorias de fornecedor; (ii) encaminhar a NFe para assinatura do representante do Fornecedor; e (iii)
digitalizar e arquivar o canhoto da nota fiscal de devolução.

Gerente/Encarregado de setor: (i) preencher o FAE contemplando toda mercadoria indenizável, que possuir
acordo comercial de devolução, que será devolvida ao Fornecedor ou que será descartada na loja; e (ii)
solicitar semanalmente, ou sempre que necessário, que um colaborador do setor colete informações sobre
as mercadorias que aguardam a troca/devolução.

Área Comercial: Atualizar a lista de Fornecedores com acordo de não-devolução sempre que houver
mudança no contrato. Sendo que mensalmente, no 1º (primeiro) dia útil do mês a deverá ser realizada uma
revisão.

Prevenção de Perdas: (i) acompanhar os processos de recebimento, transferência, devolução e descarte de


mercadoria; (ii) conferir a nota fiscal de devolução, dar saída no livro de registros, carimbar e assinar no verso
da nota fiscal; (iii) efetuar a pesquisa necessária para a localização dos documentos comprobatórios de
devolução, caso o Fornecedor não reconheça a mesma; e (iv) enviar a lista atualizada de Fornecedores com
contrato de Não-Devolução para o Gerente Geral.

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7 PROCEDIMENTO

7.1 Devolução de mercadorias no ato do recebimento

No ato do recebimento caso seja identificada alguma irregularidade que impossibilite o recebimento da
mercadoria, o Colaborador do PDC deverá proceder com a devolução da mercadoria imediatamente após
finalização da conferência, para isso, deverá emitir uma nota fiscal de devolução ou para os casos em que o
fornecedor não possui acordo de devolução a nota fiscal não deverá ser ingressada no sistema e entregue
ao fornecedor juntamente com a mercadoria.

Nota: A loja não poderá autorizar o fornecedor que realize pagamentos no PDV de mercadorias que
apresentaram algumas irregularidade no ato do recebimento. Tal processo só poderá ser acatado pela loja
mediante autorização formal do Diretor da Bandeira ou na sua ausência o Diretor de Operações da bandeira.

7.2 Devolução ou descarte de mercadorias indenizáveis

O Gerente/Encarregado do setor deverá solicitar semanalmente, ou sempre que necessário, que um


colaborador do setor verifique o local e recolha informações sobre as mercadorias que estão aguardando a
troca/devolução.

Notas:

a) Enquanto aguarda a autorização do fornecedor as mercadorias deverão ser armazenadas em local


separado, sinalizado e segregado pelo prazo máximo de 30 dias ou até o inventário da categoria que
ela pertence caso este ocorrer antes deste prazo.

b) Dado o prazo sem o devido recolhimento pelo fornecedor, a mercadoria deverá ser lançada no QID
e descartada como supracitado. Neste caso, a Loja deverá solicitar ao Núcleo de Prevenção de
Perdas a reclassificação dessa quebras, ou;

c) Caso o Fornecedor tenha autorizado o descarte da mesma, a liderança de setor deverá solicitar a
emissão da nota fiscal de devolução e em seguida encaminhá-la ao Prevenção de Perdas juntamente
com as mercadorias, para que ele realize a conferência e autorize o descarte em caso de ausência
de inconsistências.

O descarte deverá ser executado na presença do Promotor/Representante do Fornecedor e em conformidade


com o procedimento de 2.CAL.PR.002 Descarte de Mercadoria.

Finalizado o processo de descarte, o Prevenção de Perdas deverá entregar a nota fiscal ao colaborador do
PDC, e o mesmo deverá solicitar a assinatura e o preenchimento do número de matrícula/registro funcional,
no canhoto, por parte do Promotor/Representante do Fornecedor que acompanhou o descarte.

7.3 Controle e registro de emissão de notas ficais

O Prevenção de Perdas deverá conferir a nota fiscal de devolução de mercadorias ao Fornecedor, assiná-la,
e em seguida:

a. Relacionar a nota fiscal no livro de Registro de Notas Fiscais de Saída de Mercadorias, anotando: o
número da nota, o Fornecedor, o valor, a data de emissão e a data de saída da mesma;

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b. Carimbar a nota fiscal, evidenciando o acompanhamento, e;

c. Solicitar a assinatura por extenso, o número do RG ou CPF do representante do Fornecedor no


canhoto, no corpo da NFe e no livro de saída das notas;

d. Confrontar o número do documento pessoal (RG/CPF) com as informações redigidas pelo


representante no fornecedor no canhoto da nota fiscal.

Finalizada a devolução ao Fornecedor, o Prevenção de Perdas deverá entregar o canhoto da nota fiscal
devidamente preenchido ao colaborador do PDC.

O colaborador do PDC deverá digitalizar canhoto e armazená-lo no computador do PDC, bem como o
documento físico deverá ser arquivado em uma em uma pasta de arquivo por 365 dias para fins de auditorias.

Notas:

a. Para um maior controle sobre os canhotos de notas fiscais de devolução ao fornecedor, o


Encarregado de Setor deverá criar no cloud One (novem) no computador uma pasta compartilhada
com o nome “Arquivo de NFe de devolução” para arquivar os canhotos. Deverão ter acesso a pasta
além do Encarregado de Setor, todos os colaboradores do PDC responsáveis por ingresso/emissão
de notas fiscais.

b. As notas fiscais de devolução, com exceção do motivo divergência de preço, emitidas e não
reconhecidas pelo fornecedor por falta de assinatura nos canhotos ou que não sejam apresentados
quando solicitado, terão seus valores debitados do resultado da loja emissora ao final de cada mês.

Se no ato da devolução não for possível emitir a nota fiscal de devolução, por motivo de problemas sistêmicos,
o colaborador do PDC deverá preencher o formulário de Controle de Notas Fiscais de Devolução Pendentes
de Entrega (Anexo I), e solicitar a assinatura do Prevenção de Perdas e do Fornecedor.

Este formulário deverá ficar sob responsabilidade do colaborador do PDC, e após o sistema retornar a
funcionar, o colaborador do PDC deverá emitir a nota fiscal e anexar ao formulário de Controle de Notas
Fiscais de Devolução Pendentes de Entrega.

Na próxima entrega, o colaborador do PDC deverá apresentar o formulário ao Fornecedor juntamente com a
nota fiscal de devolução, e solicitar que o mesmo assine o canhoto da nota fiscal validando a devolução. A
nova entrega de mercadoria só poderá ser realizada após regularização das pendências de devolução.

Nota: É indispensável que a assinatura do representante do Fornecedor e preenchimento dos seus dados no
formulário, com nome completo, legível, data, e número do RG ou CPF.

Caso ocorra o não reconhecimento por parte do Fornecedor sobre a devolução das mercadorias, o Prevenção
de Perdas deverá efetuar a pesquisa necessária para a localização do canhoto e da nota fiscal, a fim de
comprovar a devolução.

8 FLUXOGRAMA

N/A

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9 ANEXOS

9.1 ANEXO I - Formulário de Controle de Notas Fiscais de Devolução Pendentes de Entrega

10 HISTÓRICO DE REVISÕES

Revisão Data Descrição Páginas

Alteração do prazo de 180 para 365 dias para


01 02.05.2017 armazenamento dos canhotos de notas fiscais de devolução 05
na loja.

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