Índice.

Introdução .................................................................................................................... 3
Equilíbrio entre a vida pessoal e profissional …....................................................... 4
Como ter um time mais produtivo …........................................................................ 13
Oferecer treinamento e coaching para os funcionários ….......................................... 14
Cuidado com a epidemia dos e-mails! …........................................................................ 16
Reunião só quando realmente precisa …........................................................................ 18
Tenha objetivos bem definidos e faça planejamentos …............................................. 20
Ferramentas de produtividade para a sua empresa …........................................... 22
Comunicação interna ….................................................................................................... 23
Gestão pessoal …................................................................................................................ 27
Gestão de projetos …......................................................................................................... 28
Finanças …........................................................................................................................... 35
Marketing …......................................................................................................................... 39
Vendas ….............................................................................................................................. 43
O que significa API e como isto pode mudar a sua vida …................................... 48
O papel da API para trabalhos repetitivos ….................................................................. 49
Como aplicar a automatização de processos na sua empresa ….............................. 50
Conclusão …................................................................................................................. 52

Hacks de Produtividade para PMEs

Introdução.
Produtividade é, sem sombra de dúvidas, a palavra da vez. Em um
momento de crise e, consequentemente, de contenção de despesas,
precisamos ser ainda mais eficazes em cada atividade que realizamos no dia
a dia. Em uma pequena ou média empresa (PME), com uma equipe reduzida,
isso é ainda mais evidente. Mais importante do que fazer as coisas rápido, é
preciso fazer as coisas certas. Isso parece óbvio, mas não é fácil.

Para ter sucesso hoje você deve manter, acima de tudo, o foco na
produtividade. Sendo assim, diluir grandes projetos em etapas menores,
investir tempo de maneira inteligente, evitar retrabalhos, fazer
planejamentos, treinar o seu pessoal adequadamente e ser um questionador
- e, com isso, um solucionador de problemas - são algumas formas
saudáveis que certamente irão colaborar com este crescimento.

Neste eBook compartilhamos dicas de produtividade, ferramentas

essenciais para melhorar processos e hacks que você pode começar a
aplicar na sua empresa (e na sua vida) ainda hoje para aumentar ainda mais
a sua chance de sucesso.

Boa leitura!

Hacks de Produtividade para PMEs 3

Equilíbrio entre a
vida pessoal e profissional.
No atual contexto, a velha frase “tempo é dinheiro” nunca
foi tão verdadeira. E isso se reflete nos negócios e no
trabalho, que queremos ver mais eficientes e produtivos,
assim como na vida pessoal e familiar, que muitas vezes
fica mais relegada ao segundo plano. Parece que
decidimos poupar tempo com a família e com o lazer
para sobrar tempo para o trabalho e os negócios.

Síndrome do Claro que estas escolhas geram consequências. Uma

Esgotamento delas é a Síndrome de Burnout, um dos
principais vilões da produtividade.
Profissional

Hacks de Produtividade para PMEs 4

Fique atento aos 3 sinais mais comuns:

1 2 3
RECOLHIMENTO E
DEPRESSÃO INTOLERÂNCIA
ANTISSOCIABILIDADE
Você passa cada vez Você se isola na
Você chega tarde e
menos tempo em empresa, não está
sai cedo, não vê
ambientes de disposto a escutar
motivação para
descontração, como outras opiniões. Suas
acordar e trabalhar.
em happy hours, respostas são bem
Consequentemente
almoça separadamente atravessadas, curtas
os seus resultados
e evita qualquer relação e, em alguns casos,
não são alcançados.
de proximidade. um tanto grosseiras.

Hacks de Produtividade para PMEs 5

- Se você está percebendo
um destes sinais, então é
necessário uma mudança no
estilo de vida, reequilibrando
a vida profissional com a
pessoal.
- A atividade física regular e
os exercícios de relaxamento
devem entrar para a
rotina, pois ajudam a
controlar os sintomas.
- A qualidade de vida é uma
das armas para prevenir a
Síndrome de Burnout - e isso
inclui cuidar da saúde, dormir
e comer bem, praticar
exercícios e manter uma vida
social bem ativa.
Hacks de Produtividade para PMEs
E qual a dica para
a vida profissional?
A dica é que ser eficaz é tão ou mais importante, do
que ser eficiente. A verdade é que ser eficiente em
tarefas inúteis é uma completa perda de tempo
e, por isso, precisamos garantir que as coisas certas
sejam feitas. Peter Drucker, o pai da Administração
moderna, define os termos da seguinte forma:
“A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente
está ligada ao nível operacional, como realizar as
operações com menos recursos – menos tempo, menor
orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima etc. Já
a eficácia consiste em fazer as coisas certas: geralmente
está relacionada ao nível gerencial.”
Separamos os 5 hábitos de empreendedores altamente
eficazes que podem servir de inspiração para você.
Vamos lá!
6
Hacks de Produtividade para PMEs de Tecnologia 2
1.
Eles participam
ativamente do
suporte ao cliente.
Empreendedores altamente eficazes
sabem que o termômetro da
empresa são os clientes e participam
ativamente do atendimento. Jeff Bezos,
o bilionário CEO da Amazon, continua
sendo acessível aos seus clientes pelo
e-mail jeff@amazon.com. Participar
do atendimento pode dar uma visão
mais clara do que focar, quais
os gargalos de produção da empresa e
quais as oportunidades disfarçadas.

Hacks de Produtividade para PMEs 8

 Focam nas tarefas
mais importantes,
e não nas urgentes.
2.
Um dos grandes vilões de produtividade de uma
empresa são os e-mails com tarefas supostamente
urgentes. Tudo que é urgente suga energia,
gera cansaço mental e, muitas vezes, nem traz
retorno significativo. Por isso, quanto menos
você agir nesse estado de urgência, melhor para
você e para os seus resultados.

Hacks de Produtividade para PMEs 9

3.
Começam o dia
cedo, muito cedo.
Calma, você não precisa fazer parte do
clube dos empreendedores que despertam
às 5 da manhã, como é o caso do fundador
do Grupo Virgin, Richard Brenson. Mas é
verdade que acordar cedo traz inúmeros
benefícios, como a vantagem psicológica
de já estar na ativa quando a maioria
das pessoas ainda está sonhando e a
tranquilidade de poder começar nas
tarefas realmente importantes
(aproveitando melhor a paz e o silêncio).

Hacks de Produtividade para PMEs 10

 São obcecados
pela cultura
da empresa.
Os empreendedores altamente eficazes
sabem que a cultura é a fundação de
uma empresa. Eles são reflexo desta

4.
cultura e a vivem no seu dia a dia, em cada
atitude que tomam. Em muito casos, como
do Airbnb e do Facebook, é até difícil
desassociar a empresa de seus fundadores,
de tão entranhada que a cultura está neles.
Segundo Brian Chesky, CEO do Airbnb,
“cultura é basicamente uma forma
compartilhada de fazer algo com paixão”.

Hacks de Produtividade para PMEs 11

5.
Sabem que as
palavras são
tão importantes
quanto os números.
Você sabia que as reuniões gerenciais da
Amazon começam com 30 minutos de
leitura silenciosa? Sim, a estrutura de
reuniões é baseada em um memorando
de 6 páginas, que conta não só números
rasos e breve descrições com marcadores,
mas também a história, bem
fundamentada e clara. A necessidade de
se comunicar por sentenças e parágrafos
obriga o apresentador a pensar
profundamente sobre o assunto.

Hacks de Produtividade para PMEs 12

Como ter um time
mais produtivo.
Claro que não adianta ser super eficiente Talvez, um dos pontos mais importantes
e eficaz se a sua equipe não acompanha o do livro seja a constatação de que mesmo
pique. Jim Collins, no livro Empresas nas empresas de menor performance
Feitas para Vencer, mostra um estudo existem “ilhas de prosperidade e
profundo de quais são as características produtividade“. Os responsáveis por
que levam uma empresa a se tornar estas ilhas de prosperidade são líderes
excelente e outras não. Neste livro, ele e que conseguem manter um
sua equipe selecionaram as empresas da ambiente altamente produtivo.
Fortune 500 que atingiram a incrível
marca de pelo menos 3x o
E quais são as dicas destes líderes
rendimento médio do mercado
para manter equipes produtivas?
por no mínimo 15 anos
consecutivos!

Hacks de Produtividade para PMEs 13

- Oferecer treinamento e
coaching para os funcionários.
Do funcionário mais experiente ao mais
novo, todos precisam de treinamento
contínuo e coach por parte de
seus gestores. Sem essa estrutura, as
habilidades técnicas não são
desenvolvidas e compartilhadas entre
todos e a curva de desenvolvimento dos
mais novos fica maior.
Hacks de Produtividade para PMEs
Além disso, é normal que, com o tempo,
os colaboradores viciem em certos
processos, uma vez que suas ações viram
rotina e acabam deixando pontos
importantes de fora. O coach entra para
ajudá-los a entenderem suas expectativas
quanto ao trabalho, alinhar metas
pessoais com as profissionais e criar um
propósito ou objetivo para atingir.
14
 Para treinar seu time, é importante separá-lo por necessidades. Uma estrutura interessante
é oferecer um treinamento específico para os novos integrantes do time e outros
treinamentos contínuos para os mais experientes. Esse último é traçado a partir das análises
de performance de cada um, além de reuniões mensais de feedback individual, que buscam
em conjunto, funcionário e gestor, levantar pontos positivos do mês e os de melhoria.

Por fim, para ajudar o time a evoluir, pode
ser criada uma Matriz de Skills com
todas as características e habilidades que
julgam ser necessárias para que cada
colaborador desenvolva a melhor
performance possível. Com base
nesta matriz, é possível ter referências
claras de como cada pessoa está em relação
ao resto do time e onde precisa de ajuda.
Aqui nem sempre são necessários
grandes investimentos. Os próprios
colaboradores do time podem treinar uns
aos outros de acordo com a facilidade que
possuem em determinada atividade, por
exemplo. Importante: ao desenhar um
plano de desenvolvimento, sempre foque
em uma habilidade/competência por vez.

Hacks de Produtividade para PMEs 15

- Cuidado com a
epidemia dos e-mails!

Vamos supor que você, de vez em quando, trabalhe a noite (quase de madrugada). E que,
nesta hora do dia, você aproveita para esvaziar a caixa de e-mail. Alguns destes e-mails são
simples informativos e outros demandam uma resposta de um determinado colaborador.
Eles serão respondidos no dia seguinte, pela manhã, sem problemas. Você não espera que
eles sejam respondidos de madrugada, certo?

Mesmo assim, quando o seu chefe (ou
sócio ou investidor) envia um e-mail de
madrugada, você prontamente
responde. Provavelmente você tem
uma rotina de atualizar e-mails à noite.
Mas se nós não esperamos que os nossos
e-mails sejam respondidos de
madrugada, por que então criamos
uma rotina de resposta em
prontidão?

Hacks de Produtividade para PMEs 16

 Muito da pressão de estar “online”
durante a noite, fins de semana ou férias
está saindo de nós mesmos, não dos
nossos chefes (ou sócios, ou
investidores). Em outras palavras, nós
estamos operando em um
ambiente de pressão irracional e
acabamos por refletir este estresse na
equipe.
Hacks de Produtividade para PMEs
Lembre-se também que email não é bate-
papo! De acordo com uma pesquisa da
Mckinsey, gerenciar emails é a segunda
atividade que mais consome o tempo de
colaboradores, consumindo, em média,
28% da carga horária no trabalho. Por isso
é importante estabelecer horários para
verificar novas mensagens e ter em
mente que nem todo email é urgente,
pois se assim o fosse o assunto seria
resolvido pessoalmente.
17
- Reunião só quando
realmente precisa.
Reuniões fazem parte do mundo corporativo,
é inevitável. Elas são importantes para
alinhamento entre membros de
departamentos, para apresentar os resultados
da semana ou até para pensar em estratégias
de marketing. A verdade é que
reuniões bem planejadas, pontuais e
que levem a um resultado concreto
podem aumentar muito a eficiência
da sua empresa. Infelizmente, este tipo
de reunião é a exceção e não a regra. A
maioria desses encontros é um completo
desperdício de tempo.
Hacks de Produtividade para PMEs
É bem possível que você já tenha
participado de uma reunião "filosófica",
aquela em que se discute os mais variados
assuntos, mas nada é decidido. Ou aquela
reunião "rinha de galo", em que todas as
sugestões ou críticas são levadas para o o
lado pessoal. Tem ainda aquela reunião
"casa da mãe Joana", em que falta cadeira,
material de anotação e até internet.
18
 E como podemos evitar que reuniões
importantes se tornem completamente
improdutivas? Uma dica é planejar os
tópicos antes de ir para a reunião, de
preferência avisando com antecedência a
equipe, de forma que ela possa se
preparar. Outra dica é sempre manter a
discussão em cima dos tópicos
propostos, evitando qualquer conversa
paralela. Estabeleça um horário para
reunião começar e um para
terminar. E, por último, lembre-se: não
importa o que for decidido, toda a
atividade tem um prazo e um
dono.
Hacks de Produtividade para PMEs
Outra dica é centralizar as reuniões em dias
ou, ao menos, em turnos. Mattan Griffel,
diretor executivo da One Month, uma escola
online de educação para empreendedores
de tecnologia, tem uma política rígida de
agendar todas suas reuniões às quartas-
feiras. Como ele diz, “o resultado líquido de
ter reuniões em um dia da semana é ter
blocos longos, ininterruptos de tempo
a durante os outros dias que permitem ter
uma produtividade incrível”.
19
- Tenha objetivos bem definidos
e faça planejamentos.
Qual caminho escolher se não se sabe
aonde quer chegar? Se o objetivo número
um da empresa é aumentar a quantidade
de oportunidades passadas para vendas, é
preciso olhar cuidadosamente para o
Funil de Vendas, e não para o custo de
aquisição. Pode parecer óbvio dizer isso,
mas é comum vermos empresas que não
baseiam as ações a partir dos
objetivos finais, o que é um erro
grave.
Hacks de Produtividade para PMEs
Tendo objetivos definidos, parta para os
projetos que farão esses objetivos serem
alcançados. Um bom planejamento (com
descrição das atividades, prazos e outras
informações) é meio caminho andado
tanto para o sucesso das ações quanto
para o foco e a produtividade em cima
delas. É preciso determinar o que deve ser
feito antes de de colocar a mão na massa.
Dessa forma, ficará mais claro onde se
quer chegar e os passos que devem ser
percorridos até lá.
20
 Lembre-se de envolver o seu time nesta
etapa! Assim, as metas ficarão mais claras
para todos, bem como as prioridades de
cada área. E, inserindo a equipe no
planejamento, ela sentirá que faz parte do
todo e certamente entenderá melhor
como sua presença para a execução do
projeto é fundamental.
Hacks de Produtividade para PMEs
Sabemos que nem sempre é possível
cumprir tudo como foi planejado e é preciso
ser flexível para chegar no fim do ano com o
planejamento realizado. Mas o mais
importante é encarar o planejamento
com comprometimento e sempre
se esforçar para que as metas e
objetivos sejam alcançados. Ter um
plano de ações é garantir que menos tempo
seja perdido com o que não importa.
21
Ferramentas de
produtividade
para a sua empresa.
Falamos um pouco da produtividade no aspecto pessoal,
profissional e na relação com a sua equipe. Mas a
tecnologia também pode ser uma forte aliada na
produtividade da sua empresa.

Separamos algumas ferramentas que podem

ajudar muito no seu dia a dia.

Vamos lá!

Hacks de Produtividade para PMEs 22

 - Skype
Precisa se comunicar com a sua
equipe a distância? Ou precisa
apenas de um número comercial
para a sua empresa? O Skype pode
ser uma ferramenta poderosa para
se relacionar com o mundo a sua
volta. Com funcionalidades como
compartilhamento de tela,
chat e chamadas você pode
acompanhar tudo que está
acontecendo, mesmo se a sua
empresa for estritamente remota.

Hacks de Produtividade para PMEs 24

 - Hangout
O Hangout é a opção do Google ao
Skype, que é da Microsoft. Além
das soluções de compartilhamento
de tela, chat e chamadas, as
integrações do Hangout com
outras soluções web, como o
Slack, ajudam muito a ganhar
produtividade. É possível, por
exemplo, executar comandos
direto do Slack, como o
"/Hangout", que inicia
automaticamente um chat de
vídeo. Algumas pessoas também
consideram o Hangout mais
estável nas ligações.

Hacks de Produtividade para PMEs 25

 - Slack
Slack é uma plataforma de
comunicação interna para
empresas e equipes. Ela oferece
uma interface simples e intuitiva,
mensagens instantâneas,
compartilhamento de documentos
e muitas, muitas integrações. Tudo
em um só lugar! Ela foi
considerada pela The Verge como
a "matadora de emails". Muitas
startups e grandes empresas, como
a Adobe, usam esta ferramenta
para alinhar rapidamente tarefas
entre equipes.

Hacks de Produtividade para PMEs 26

 - Pocket
Que tal salvar seus artigos
prediletos no seu smartphone para
lê-los depois, mesmo sem
internet? O Pocket é um aplicativo
que arquiva absolutamente tudo
que você quer ler ou assistir na
web, para futuras consultas. E isso
é ótimo para arquivar aqueles
artigos ótimos que recebemos
durante a semana, mas nunca
temos tempo para ler. Além disso,
ter o hábito de guardar para
consultar depois evita as
distrações em momentos em que é
necessário concentração.

Hacks de Produtividade para PMEs 28

 - Evernote
O Evernote é um grande
repositório onde você pode
guardar tudo que é importante,
como notas, links de sites
interessantes e, por meio de
integração, até mesmo os artigos
que você salvou com o Pocket.
Com ele é possível fazer upload de
livros e documentos em PDF,
gravar notas de voz, incluir listas
de tarefas, tirar e guardar fotos etc.
O Evernote é uma solução
multiplataforma, de fácil
sincronização, ou seja, você
consegue carregar as informações
para qualquer lugar!

Hacks de Produtividade para PMEs 29

 - Google Calendar
O Google Calendar, ou Google
Agenda, oferece uma série de
funcionalidades que ajudam na
gestão do tempo e das atividades
de cada dia. Você pode adicionar
tarefas no calendário,
compartilhar sua agenda com
outros colaboradores, visualizar a
agenda da sua equipe, adicionar
convidados externos a sua
empresa para reuniões e muito
mais. Várias outras ferramentas de
produtividade e gestão de projetos,
por exemplo, oferecem integração
com o Calendar.

Hacks de Produtividade para PMEs 30

 - Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de
projetos muito simples e intuitiva para
pequenas e médias empresas. O
conceito básico do Trello é que você
migre os cards (ou cartões) entre
colunas, evoluindo as tarefas do seu dia
a dia. Tarefas podem ter mais de um
responsável e isto é representado pelo
avatares dos colaboradores. Os cards
podem ser diferenciados por etiquetas
com diversas cores para repassar um
senso de urgência, por exemplo ou
ainda para associar a uma determinada
área dentro da empresa. Ele dá uma
visão holística da sua empresa e dos
entregáveis de cada equipe.

Hacks de Produtividade para PMEs 32

 - Google Sheets
Pense em um Excel online, mas com um
pouco menos de poder de funções e
arquivamento de dados. Este é o Google
Sheets, ou Google Planilhas. Ele é uma
super indicação por 3 motivos: o primeiro é
por causa da colaboração entre equipes.
Como tudo é online, as pessoas podem
editar, sugerir e recomendar melhorias de
maneira simples, rápida e em tempo real.
Outra vantagem é a eliminação daquele
famoso “estou enviando em anexo a versão
26 da planilha.” E de quebra você ainda tem
um backup online dos seus arquivos.
Lembrando que o Google oferece toda uma
suíte de aplicativos online, que inclui o
Docs, para criação de documentos, o Slides,
para apresentação e o Drive, para
arquivamento online.

Hacks de Produtividade para PMEs 33

 - Pipefy
O Pipefy é uma plataforma online para
gestão de processos de empresas de
pequeno e médio porte. A solução tem
como objetivo ajudar empresas a serem
mais organizadas e produtivas,
mantendo de um jeito simples e
intuitivo a gestão de processos e tarefas
recorrentes, atividades que
normalmente são executadas em
ineficientes planilhas, formulários e
solicitações por email. A ferramenta
oferece ainda templates prontos e
adaptáveis, como o de BUG Tracking,
que analisa o impacto do BUG nos
usuários, o grau de dificuldade de
correção e o nível de prioridade, para
facilitar o dia a dia nas empresas.

Hacks de Produtividade para PMEs 34

 - Nibo
Quando a empresa é pequena, é
normal consolidar os pagamentos
de formas mais simples, como em
uma planilha de Excel ou até no
famoso papel e caneta. Mas, em
algum momento, é preciso adotar
um serviço financeiro robusto que
inclua contas a receber, a pagar e
emissão de nota fiscal. E isso o
Nibo faz por você. Um outro ponto
bem interessante é que eles
permitem a unificação dos
formatos de arquivos contábeis e
seu compartilhamento entre
empresa e contador, fazendo um
meio de campo para você perder
menos tempo.

Hacks de Produtividade para PMEs 36

 - iugu
Se você vende online, então sabe
que precisa contratar uma
empresa de meios de pagamento.
Muitas startups no Brasil, como
Get Ninjas e Mandaê, adotam essa
ferramenta de finanças. Ela possui,
dentre outras funcionalidades,
gestão de assinatura, antecipação
de recebível, checkout
transparente e soluções para
marketplace.

Hacks de Produtividade para PMEs 37

 - Contabilizei
A Contabilizei oferece uma
plataforma online onde você pode
emitir notas ficais eletrônicas ou
importar notas emitidas no site da
prefeitura, gerenciar folha de
pagamento, baixar suas guias de
impostos, ter acesso aos seus
balanços, balancetes,
movimentações, entre outras
funções. É uma ferramenta
interessante e que apresenta um
serviço essencial p por um preço
mais acessível do que o mercado
tradicional de contadores.

Hacks de Produtividade para PMEs 38

 - Rock Content
Uma das estratégias de aquisição de
clientes mais eficientes para empresas
de diversos portes é o Inbound
Marketing, que se baseia em ganhar o
interesse das pessoas, ao invés de
comprá-lo, e atraí-las para perto do
negócio. A geração de conteúdo é um
dos principais pilares desta estratégia.
Só que criar conteúdo relevante envolve
disciplina, gestão e experiência. E nisso
a Rock Content pode ajudar. Eles
oferecem uma plataforma de produção
de conteúdo (em que você pode sugerir
e aprovar pautas, se comunicar com os
redatores etc.) e uma equipe de
redatores, revisores e gerentes de
sucesso do cliente.

Hacks de Produtividade para PMEs 40

 - RD Station
Um dos desafios do marketing nas
empresas é, de forma autônoma e com
time reduzido, conseguir gerar Leads e se
comunicar de maneira eficiente e objetiva
com todos eles em diferentes fases do funil
de vendas. Gerenciar esses prospects sem
a ajuda de uma ferramenta de automação
de marketing exige muitos toques
manuais e se torna uma tarefa mais difícil.
Afinal, essa não é a única atividade pela
qual o marketing é responsável. É aí que o
RD Station pode ajudar, oferecendo, em
um só lugar, uma solução completa de
Marketing Digital, que inclui criação de
Landing Pages, segmentação da base de
Leads, fluxo de nutrição de emails, análise
do funil de vendas etc.

Hacks de Produtividade para PMEs 41

 - Hootsuite
Hootsuite é uma plataforma para gestão
de mídias sociais que ajuda a gerir a
postagem de conteúdos, monitorar o
que as pessoas estão falando sobre a
sua marca e a respondê-las
instantaneamente. Em um único painel,
você pode acompanhar todas as
atualizações do Facebook, Twitter,
LinkedIn, Google+ etc. da sua empresa.
Com tantas redes sociais para
monitorar nos dias de hoje, contar com
uma plataforma como esta ajuda a
garantir muito mais eficácia - e
eficiência - ao time.

Hacks de Produtividade para PMEs 42

 - Rapportive
O Rapportive é uma extensão para o
Gmail que agrega uma série de
informações de um contato de email.
Com ele você pode acompanhar
informações disponíveis no perfil do
Linkedin da pessoa (foto, posição na
empresa, outras atividades), localidade,
amigos em comum etc. Tudo isso no
histórico da conversa. Esta ferramenta
é útil não só para a sua equipe de
vendas, mas para todos que interagem
constantemente com Leads (gerentes
de sucesso, CEOs e analistas de
marketing).

Hacks de Produtividade para PMEs 44

 - Agendor
O Agendor é um CRM (Customer
Relationship Manager) para gerenciar a
força de vendas e facilitar o
relacionamento com o Lead. Com essa
ferramenta você consegue acompanhar
as vendas em andamento, organizar e
centralizar todas as informações
geradas sobre os prospects. A
integração entre um CRM e um
software de automação de marketing
garante um resultado ainda melhor
para a empresa. A ideia é que você use a
sua equipe de Marketing para nutrir o
Lead, até que se torne uma
oportunidade, e a sua equipe comercial
para levá-lo até o fim da jornada,
quando se torna um cliente pagante.

Hacks de Produtividade para PMEs 45

 - MixMax
O MixMax também é uma extensão para
Gmail e Google Inbox, mas com um
outro propósito. Ele permite o envio de
templates de emails com um clique,
alerta de abertura de emails que você
enviou (isso é ótimo para saber se o seu
Lead/cliente realmente recebeu a
mensagem) e facilita a marcação de
reuniões na agenda. Sabe aquele email
que você sempre envia, explicando
sobre o que a sua empresa faz? Você vai
gastar muito menos tempo!

Hacks de Produtividade para PMEs 46

 UFA!
Mapeamos as principais ferramentas de projetos, gestão
pessoal, finanças, comunicação interna, marketing e
vendas para PMEs. Tomamos cuidado para escolher
ferramentas que, quando não gratuitas, oferecem um
bom custo-benefício para o negócio.
E aqui vai mais uma dica de produtividade:
muitas delas possuem API!

Hacks de Produtividade para PMEs 47

O que significa API e como
isto pode mudar a sua vida.
API (Interface de
Programação de
Aplicativos) é uma
solução que torna os
dados de um website
compreensíveis para
um computador.
Por meio dele, um
computador pode ver
e editar um dado.
Hacks de Produtividade para PMEs
Nós humanos temos uma habilidade incrível de receber uma
informação visual, combinar com experiências passadas e
saber o que precisa ser feito. É por isto, por exemplo, que
sabemos que a cor vermelha do semáforo significa “pare”.
Máquinas, no entanto, não têm a mesma capacidade humana,
elas precisam que “algo” leia os dados. Este “algo” são as APIs.
Mas o que significa API?
Em 2013, mais de 10 mil APIs tinham sido publicadas por
empresas para consumo público. É por meio de uma API, por
exemplo, que o seu meio de pagamento lê os dados da sua
página de checkout e os usa para processar o pagamento. É
também com estas APIs que as soluções de conectividade,
como a Pluga, integram as mais variadas soluções web.
48
- O papel da API para
trabalhos repetitivos.
Imagine por um minuto que o seu software de automação de marketing não seja integrado ao
sistema da sua empresa. Neste cenário, como os seus cadastrados entrariam na base de Leads?
Muito provavelmente você teria que copiar cada novo dado de uma plataforma para outra.
Para uma base de usuários pequena isso talvez até não seja um problema, certo?

No entanto, o que aconteceria se esta fosse
uma tarefa extremamente trabalhosa, de
copiar milhares de cadastros todo o dia?
Neste caso, você não só perderia muito
tempo como também correria o risco de
cometer erros sem perceber. Muito
provavelmente, você adoraria delegar esta
função a um computador, que o faria
rapidamente e com precisão.
Este conceito de eliminar o trabalho manual
repetitivo não se limita ao profissional. Olha o que
está acontecendo, por exemplo, no mercado de
Internet das Coisas (IoT). A ideia da IoT é criar
hardwares inteligentes, não apenas softwares, que
possam se comunicar. Imagine se a sua geladeira
se comunicasse com o sistema da Amazon Fresh,
via API, avisando que o leite está acabando e
solicitando uma reposição urgente? Isso seria
ótimo, não? A verdade é que isso já acontece.

Hacks de Produtividade para PMEs 49

- Como aplicar a automatização
de processos na sua empresa.

Os aplicativos de automação
cuidam de executar ações em
dispositivos ou serviços
conectados quando gatilhos são
acionados. Tudo isso sem
interferência humana ou
qualquer necessidade de
escrever código, o que poupa
tempo e dinheiro.

Hacks de Produtividade para PMEs 50

 Eles podem ser configurados, por exemplo, para
automaticamente ativar o modo silencioso do seu
smartphone quando você chega a um local,
armazenar os anexos recebidos no Gmail em uma
pasta do Dropbox ou arquivar os pagamentos que sua
empresa processa pela iugu em uma planilha do
Google Sheets.
Ou até para migrar automaticamente o Lead entre
pipelines do Pipedrive de acordo com a pontuação no
Lead scoring do RD Station.
Este é justamente o trabalho de ferramentas de
conectividade, que eliminam uma série de trabalhos
operacionais (e chatos) da sua empresa.

Hacks de Produtividade para PMEs 51

 Conclusão.
Agora que você já tem as informações que precisava para
acelerar o seu negócio, mãos à obra!
Esperamos que você tenha gostado do material e que as
dicas sejam úteis para você melhorar os seus resultados
pessoais e do seu negócio. Não se frustre se algumas das
técnicas, ferramentas e dicas não funcionarem para você
do dia para a noite. Isto é normal e é preciso tempo para
criar uma cultura focada na eficiência e na
produtividade. Da mesma forma, leva tempo para
dominar as habilidades de produtividade na vida pessoal.
Como dizia o co-fundador do Twitter, Biz Stone, "timing,
perseverança e 10 anos de trabalho incansável e,
eventualmente, você será um sucesso da ‘noite pro dia’".

Um abraço e até a proxima!

Hacks de Produtividade para PMEs 52

A Resultados Digitais tem como objetivo ajudar
empresas de todos os portes a entender e aproveitar os
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resultados reais e permanentes para os seus negócios.

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