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Manual de Utilizador

NewPOS Ponto de Venda Gestão POS


Versão: 4 Abril 2006
Rev. 3. Maio 2007
Língua: Português

Copyright © 1984- 2006 NewHotel Software. Todos os Direitos Reservados


TABELA DE CONTEÚDOS

CAPÍTULO 1: OVERVIEW .............................................................................................................................5 


1.1 LICENÇA .................................................................................................................................................5 
1.2 PARÂMETROS ..........................................................................................................................................5 
1.3 IDIOMAS ..................................................................................................................................................5 
1.4 INSTALAÇÃO E ARRANQUE ........................................................................................................................5 
1.4.1 Arranque do Sistema ................................................................................................................6 
CAPÍTULO 2: COMEÇAR A TRABALHAR ...................................................................................................7 
2.1  INICIAR UMA SESSÃO DE TRABALHO ....................................................................................................7 
2.2 UTILIZAR O MENU ....................................................................................................................................8 
2.3 TERMINAR A SESSÃO DE TRABALHO ............................................................................................................8 
2.4 DESCRIÇÃO DA JANELA E DAS OPÇÕES PRINCIPAIS ......................................................................................8 

CAPÍTULO 3: PONTOS DE VENDA (OPERAÇÕES DE CAIXA) ...............................................10 


3.1 TECLAS DE COMANDO E A SUA UTILIZAÇÃO DURANTE O TRABALHO NO PONTO DE VENDA ..............................12 
3.2 FECHO DE TURNO ..................................................................................................................................23 
3.3 FECHO DO DIA ......................................................................................................................................27 
3.4 GORJETA ASSOCIADA AO EMPREGADO: ....................................................................................................35 
3.5 GORJETA ASSOCIADA À CONTA: ..............................................................................................................36 
3.6 DEPÓSITOS ANTECIPADOS .......................................................................................................................40 

CAPÍTULO 4: GESTÃO DE VENDAS .............................................................................................43 


4.1 MENU FECHO DO DIA .............................................................................................................................43 
4.2 MENU MUDANÇA DE TURNO....................................................................................................................44 
4.3 MENU DE VENDAS ..................................................................................................................................45 
4.4 EXPORTAR PARA O NEWCENTRAL ............................................................................................................48 
4.5 FACTURAR AGÊNCIAS .............................................................................................................................49 
4.6 FACTURA CLIENTES ...............................................................................................................................52 
4.7 CONTAS DE CONTABILIDADE ...................................................................................................................54 
4.8 EXPORTAR À CONTABILIDADE..................................................................................................................57 
4.9 VISUALIZAÇÃO DE SALÃO ........................................................................................................................58 
4.9.1 Planning de Reservas de Mesa ..............................................................................................61 

CAPÍTULO 5: IMPRIMIR RELATÓRIOS .......................................................................................67 


5.1 VENDAS POR TIPOS DE PAGAMENTO ........................................................................................................68 
5.2 VENDAS POR PRODUTOS .........................................................................................................................69 
5.3 VENDAS POR NATUREZA .........................................................................................................................71 
5.4 PRODUTOS ANULADOS ...........................................................................................................................72 
5.5 TICKETS ANULADOS ...............................................................................................................................73 
5.6 PRODUTOS À COZINHA ...........................................................................................................................74 
5.7 CONSUMOS INTERNOS ............................................................................................................................74 
5.8 TICKETS EMITIDOS .................................................................................................................................75 
5.9 VENDAS POR HORÁRIOS..........................................................................................................................76 
5.10 TOP DE VENDAS ...................................................................................................................................79 
5.11 MAPA DE IVA ......................................................................................................................................80 
5.12 ISSUED FACTURAS................................................................................................................................80 
5.13 MESAS ABERTAS ..................................................................................................................................81 

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5.14 RECEITAS DIÁRIAS ...............................................................................................................................82 
5.15 DOOR PENSÃO ....................................................................................................................................83 
5.16 ESTATÍSTICAS POR PAXS .......................................................................................................................83 
5.17 RESUMO DE FACTURAS .........................................................................................................................84 
5.18 RELATÓRIOS EXTERNOS ........................................................................................................................85 
5.19 RECEITAS POR AGÊNCIAS ......................................................................................................................85 
5.20 VENDAS POR EMPREGADO.....................................................................................................................85 
5.21 TICKETS TRANSFERIDOS .......................................................................................................................86 
5.22 TICKETS DE PENSÃO ............................................................................................................................87 
5.23 RELATÓRIO DIÁRIO ..............................................................................................................................88 
5.24 GORJETAS ..........................................................................................................................................89 
5.25 ESTATÍSTICA DE VENDAS ......................................................................................................................89 
5.26 MENUS ...............................................................................................................................................90 
5.27 RELATÓRIOS FISCAIS ............................................................................................................................91 
5.28 ALTERAÇÃO DE FACTURAS ....................................................................................................................91 
5.29 TICKETS PENDENTES ............................................................................................................................91 
5.30 REFEIÇÕES HÓSPEDES ..........................................................................................................................92 

CAPÍTULO 6: CONFIGURAÇÃO DAS OPÇÕES DO SISTEMA ....................................................93 


6.1 GRUPO .................................................................................................................................................93 
6.2 FAMÍLIA ................................................................................................................................................94 
6.3 SUBFAMÍLIA ...........................................................................................................................................95 
6.4 ARTIGOS ...............................................................................................................................................95 
6.4.1 Criação de Artigos ..................................................................................................................96 
6.4.2 Tratamento de Tabelas no Sistema .....................................................................................99 
6.4.3 Pensões Básicas de Produtos ...............................................................................................101 
6.4.4 Produtos Acompanhantes ....................................................................................................103 
6.4.5 Preparações e Condimentos ................................................................................................110 
CONFIGURAÇÃO DAS PREPARAÇÕES E CONDIMENTOS .....................................................................................110 
6.4.6 Opção de Exportar ................................................................................................................116 
6.4.7 Imprimir .................................................................................................................................117 
FIGURA 6.35 CRITÉRIOS DE SELECÇÃO ........................................................................................................117 
6.5 PONTOS DE VENDA ...............................................................................................................................119 
6.5.1 Configuração de Pensões Básicas ou Adicionais no Ponto de venda ............................120 
6.5.2 Compensação .........................................................................................................................123 
6.5.3 Buffet......................................................................................................................................126 
6.5.4 Modo de trabalho das caixas do ponto de venda e botões de Operação ....................126 
6.6 PARÂMETROS GERAIS ...........................................................................................................................132 
6.6.1 Gerais......................................................................................................................................132 
6.6.2 Configuração ............................................................................................................................134 
6.6.3 Interfaces ...............................................................................................................................135 
6.6.3.1 NewClub ......................................................................................................................................... 135 
6.6.3.2 Armazém - NewStock ................................................................................................................... 136 
6.6.3.3 Requisitos Gerais do NewHotel para o interface..................................................................... 141 
6.6.3.4 Interface com NewConta ............................................................................................................. 143 
6.6.3.5 Interface com NewCentral .......................................................................................................... 143 
6.6.4 Modo de Operação ................................................................................................................144 
6.6.5 Cartões Magnéticos ..............................................................................................................147 
6.7 TIPOS OF PAGAMENTO .........................................................................................................................149 
6.8 MESAS ................................................................................................................................................151 
6.9 CONSUMOS INTERNOS ..........................................................................................................................152 
6.10 DESCONTOS ......................................................................................................................................152 
Perfis de utilizador .........................................................................................................................153 
6.11 PERFIS DE UTILIZADOR .......................................................................................................................153 
6.12 CARTÕES DE CRÉDITO .......................................................................................................................155 
6.13 HAPPY HOURS ..................................................................................................................................156 
6.14 PREPARAÇÕES E CONDIMENTOS...........................................................................................................156 

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6.15 SERVIÇOS ..........................................................................................................................................157 
6.16 UTILIZADORES DO SISTEMA .................................................................................................................158 
6.17 IMPOSTOS .........................................................................................................................................159 
6.18 ÁREAS DE PREPARAÇÃO......................................................................................................................159 
6.19 CÂMBIO DE MOEDA ............................................................................................................................162 
6.20 AGÊNCIAS .........................................................................................................................................162 
6.21 SALAS ...............................................................................................................................................163 
FIGURA 6.93 JANELA DE VISUALIZAÇÃO E CRIAÇÃO DE SALAS. ...............................................................164 
6.22 ZONES ..............................................................................................................................................164 
6.23 SÉRIES DE FACTURAS .........................................................................................................................165 
6.24 CARACTERÍSTICAS DAS MESAS .............................................................................................................165 
6.25 COMPLEXO HOTELEIRO ......................................................................................................................166 
6.26 BOTÕES DO PONTO DE VENDA ............................................................................................................166 
6.27 BOTÕES DE TIPO DE PAGAMENTO........................................................................................................168 
6.28 CONFIGURAR BOTÕES DE PREPARAÇÕES E CONDIMENTOS ......................................................................169 
6.29 RELATÓRIOS EXTERNOS ......................................................................................................................170 
FIGURA 6.104 JANELA PARA ATRIBUIR NOME E PATH DE UM RELATÓRIO EXTERNO. .........................................170 
6.30 ADIÇÕES ...........................................................................................................................................171 
6.31 BOTÕES DE OPERAÇÕES .....................................................................................................................173 
6.32 MENU ...............................................................................................................................................175 
6.32.1 Configurar botões de grupos e plus botões para o menu ............................................176 
6.32.2 Configurar preços para o menu........................................................................................177 
6.32.3 Configurar Menus e Acompanhantes ...............................................................................180 
6.33 HORÁRIOS DAS REFEIÇÕES ..................................................................................................................181 

CAPÍTULO 7: FERRAMENTAS E UTILITÁRIOS.........................................................................182 


7.1 COPIAR PREÇOS ..................................................................................................................................182 
7.2 EXPORTAR VENDAS PARA UM FICHEIRO ..................................................................................................182 
7.3 SOLUÇÕES AVANÇADAS ........................................................................................................................183 
7.3.1 Desfazer Fecho do Dia .........................................................................................................183 
7.4 MUDAR ESTAÇÃO .................................................................................................................................184 
7.5 LOGS DO SISTEMA ................................................................................................................................184 
7.6 HISTÓRICO ..........................................................................................................................................185 
ANEXO A: GLOSSÁRIO .............................................................................................................................186 

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Capítulo 1: Overview
1.1 Licença
O NewPOS 2006 exige a emissão de uma licença que lhe vai permitir a entrada
na aplicação.
Para evitar confusões, o nome do ficheiro da nova licença será New.dat (em
vez do anterior Newhotel.dat), tendo uma estrutura similar mas uma
composição diferente.
O ficheiro da nova licença new.dat deve ser colocado no directório do sistema
operativo Windows ou WINNT.

1.2 Parâmetros
Como com o NEWPOS 2006 existem mais possibilidades e mais funcções existem
também mais parâmetros para configurar.

1.3 Idiomas
Ao contrário da versão anterior, a nova versão tem só um executável com os
respectivos relatórios no idioma seleccionado pelo utilizador.

O idioma pode ser seleccionado pelo utilizador e també é possível ter vários
utilizadores a trabalhar ao mesmo tempo com idiomas diferentes, cada um no
seu computador.

1.4 Instalação e Arranque

A instalação do NewPOS 2006 não apresenta dificuldades especiais, seguindo os


procedimentos da versão anterior: Oracle, ODBC Intersolv 3.1o BDE, Crystal
Relatórios, etc.

Seja como for, as instruções para a instalação estão disponíveis num manual
técnico.

O sistema operativo devevrá ser o Windows NT, Windows 2000, Windows XP


Professional. Para o gestor de rede Oracle1 aconselhamos que utilize a versão
Oracle 8 se o motor da base de dados é da mesma versão; se o motor da base
de dados é Oracle 9, deverá utilizar o gestor de rede Oracle 9. É possível
utilizar o gestor de rede Oracle 8 com o motor de base de dados Oracle 9.

Toda a aplicação é instalada através da instalação Arranque, onde são criados


os relatórios executáveis e a base de dados. Os detalhes deste processo são
definidos num manual de instalação técnica disponível. Da mesma maneira, as
alterações de versões são feitas automaticamente quando a aplicação é re-

1
. A Rede de Oracle, componente dos Serviços de Rede da Oracle, permite uma sessão de rede a partir da
aplicação cliente para um servidor de base de dados Oracle. Uma vez estabelecida uma sessão de rede, a
Rede Oracle actua como intermediário entre a aplicação cliente e o servidor da base de dados. É
responsable por estabelecer e manter uma ligação entre a aplicação cliente e o servidor e troca mensagens
entre eles.

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instalada, reconhecendo a versão instalada e alterando os executáveis e
relatórios correspondentes na base de dados.

1.4.1 Arranque do Sistema

Neste manual, em cada capítulo correspondente, a informação e os elementos


necessários ao arranque do sistema são explicados detalhadamente.

Neste capítulo vamos apenas referir de uma forma breve, depois da aplicação e
da base de dados instaladas, quais os passos principais necessários para
configurar o sistema pela primeira vez, fornecendo uma configuração adequada
e útil como guia de instalação.

Opções de Configuração:

1. Parâmetros
2. Grupos, Famílias e Sub Famílias
3. Impostos
4. Produtos
5. Áreas
6. Zonas
7. Mesas
8. Pontos de Venda

Depois, é necessário escolher a Opção de Gestão de Vendas e configurar a


contabilidade.

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Capítulo 2: Começar a Trabalhar
2.1 Iniciar uma sessão de trabalho

Para começar a trabalhar com o NewPOS, deve clicar sobre o ícon da aplicação
ou sobre o.EXE directamente, como mostrado na Figura 2.1.

Figura 2.1 Entrar na aplicação

Tem que inserir o seu nome de utilizador e password. Se tem Touch Screen, ou
Rato sem o teclado normal, deverá pressionar a tecla TECLADO da Figura 2.2
para que apareça um teclado na janela que lhe permita inserir a informação
necessária.

Figura 2.2 Teclado de entrada

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2.2 Utilizar o Menu

A utilização dos menus NewPOS é parecida com as teclas do Windows, tendo


também algumas teclas pré-definidas para utilização da barra superior,
permitindo o acesso directo à opção.

A selecção da sopções é feita através do posicionamento do rato sobre a opção


desejada e clicando 2 vezes para a executar.

2.3 Terminar a sessão de trabalho

Existem duas maneiras de terminar a sessão de trabalho. Uma é através da


opção SAIR do menu AJUDA; outra é clicar sobre o X no canto superior direito
da janela.

Depois é-lhe perguntado se confirma a saída.

2.4 Descrição da Janela e das Opções Principais

Na Figura 2.3 é mostrada a composição da janela inicial da aplicação. Na parte


superior estão os menus principais da aplicação, descritos em seguida.

Ponto de Venda:

Operações dos pontos de venda, com os quais os caixas e funcionários


trabalham. A sua principal função é de executar vendas de produtoos.

Gestão:

Grupo the opções para a gestão das vendas efectuadas através dos ipos de
pagamento definidos na aplicação, fecho do dia e turno, definição das contas
contáveis para a exportação de dados.

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Figura 2.3 Janela inicial da aplicação

Relatórios:

Opção onde se encontram os relatórios e listagebs disponíveis no sistema.

Opções de Configuração:

Opção onde se encontram os nomencladores necessários para o sistema e


parametrização. Estas opções devem ser as primeiras a serem executadas
quando o ponto de venda está a ser instalado pela primeira vez.

Ferramentas:

Grupo de opções necessária aos utilizadores do sistema que servem de suporte.

Sair da Aplicação

Termina a sessão de trabalho do utilizador.

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Capítulo 3: Pontos de venda (Operações de Caixa)

Na Figura 3.1 mostra-se em detalhe a estructura da janela que abre quando se


chama o “Ponto de Venda”, opção onde são vendidos os artigos:

Botão para sair do POS

Botões para mudar os


Grupos de Produtos.

Botões de Grupos de Produtos.


Cada grupo pode ter 48
produtos associados para venda
quando a resolução da janela é
de 1024 x 768 píxeis; o número
de botões por produtoo diminui
quando os píxeis da janela
diminuem.

Grupo de teclas programdas


com os produtos para venda, de
acordo com o Grupo activo de
produtos. No exemplo estão as
teclas que pertencem ao grupo
das entradas.

Grupo de teclas de comando,


algumas das quais podem ser
programadas pelo utilizador e
outras pelo próprio sistema.

Figura 3.1 Ponto de venda

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A Figura 3.2 mostra um painel onde, no topo superior é
possível ver as quantidadesm descrições e valores dos
produtos e no topo inferior o sub-total, os descontos,
impostos e a conta final.

Figura 3.2 Painel de Introdução de Artigos

A Figura 3.3 mostra o teclado, onde se pode ver a tecla


PLU e os sinais de + e – (explicados em seguida).

Este é o teclado utilizado para as operações do .

Figura 3.3 Teclado de Trabalho

A Figura 3.4 mostra as teclas de alteração dos comandos do grupo que estão no
lado direito do menu do ponto de venda. Cada botão ou número tem uma série de
botões, um para cada operação.

Figura 3.4 Botões para mudar o Grupo de Comandos

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A Figura 3.5 mostra o painel inferior da janela do POS, onde da esquerda para a
direita se mostram as seguintes informações:

• Data de trabalho do POS


• Hora actual
• Número da Caixa activa
• Utilizador activo
• Contas abertas (as contas são numeradas através de sinalização do
número da mesa, ponto, número da conta para essa mesa. Ex: 2294
significa que a mesa 6.1 tem conta aberta Nº. 2294).
• Mesa – Mostra o número da mesa. No exemplo é a mesa 6.1
• Preço da tarifa activa
• Moeda de Trabalho

Figura 3.5 Painel inferior da janela

3.1 Teclas de Comando e a sua utilização durante o trabalho no ponto de


venda

Tecla usada para indicar que o produto está agregado à conta activa na
janela. A sequência a utilizar é a seguinte:
<Cantidad > < Código Producto > .
.
Se a quantidade é 1, não é necessário indicá-la.

Tecla usada para abgregar produtos à conta activa. POde ser usada como
a tecla anterior ou posicionado o cursor do rato sobre o produto na conta
activa e pressionando esta tecla agrega outro produto igual ao que a tecla
representa, mas os descontos que ele pode ter não são considerados.

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This key has the same function than the previous, but it removes produtos.
The tipo of use is also the same.

Tecla de produtos. Com estas teclas escolhem-se os produtos que vão


aparecer na conta. Usa-se da seguinte maneira: pressione a tecla
directamente, o sistema abre uma janela de ajuda para seleccionar o
produto. Se é mais que um produto deve primeiro indicar a quantidade. Na
Figura 3.6 pode ver os detalhes deste menu.

Filtro de Grupos,
Famílias e
Subfamílias
Procura o produto pela
descrição.

Procura produto por


Produtos que Código de Barras.
pertencem ao filtro
previamente
seleccionado

Figura 3.6 Menu de Produtos

Botão
Este usado
botão para especificar
é activado quando não a área
existede preparação das características
especiais de um produto pedido
uma conta ou mesa aberta e desactivado pelo cliente. Usa-se sempre antes de
efectuarse
quando o pedido. Se o pedido
está a trabalhar já foi
numa feito, esta função não se executa.
mesa
ou conta aberta.
Quando se selecciona esta opção, é mostrada a Figura 3.7.
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O botão “Pedido” faz o
pedido do produto para a
Modos de preparação.
preparação definidos
no sistema.
O botão “Ok” fecha esta
janela e faz o pedido à área
de preparação.

O botão “Cancelar” fecha


esta janela
Se o produto tem as
preparações pré- O botão “Procurar” abre
definidas, quando se uma janela para procurar o
marca o produto produto por nome.
abre-se
automaticamente a
janela dos “Modos
de Preparação”

Figura 3.7 Instruções de Preparação

O botão “Prep” é activado quando a conta está activa e desactivado quando se


fecha a conta.

Botões Pedir e Pedir Todos: O conceito de pedir produtos refere-


se a imprimir um ticket onde se indica a uma determinada área
quais os produtos a preparar.

O pedido de produtos pode ser feito através do botão de pedidos


da janela de vendas.

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Figura 3.8 Botões de Pedir e Pedir Todos

Os produtos podem ser pedidos individualmente ou pode pedir todos os


produtos da conta.

Através do botão pode pedir os produtos individualmente.


Este pedido pode ser parcial ou total, ou seja se na linha estiverem 3 Daiquiris
e só quer pedir 2, deve primeiro seleccionar 2 no teclado e premir o botão
Pedir. Desta maneira define-se a preparação de 2 dos produtos seleccionados e
uma nova linha sera adicionada ao ticket, com o resto dos produtos, tal como
estavam anteriormente.

Nota: Por defeito, a quantidade seleccionada no teclado numérico é 1.

Se um produto já foi pedido e o pedimos novamente através do botão Pedir,


ele vai deixar de estar pedido; eliminará sempre o pedido no total das linhas.

Se, por outro lado, queremos pedir a linha completa, devemos seleccionar o

botão antes de pressionar o botão Pedir.

Também é possível seleccionar vários produtos e pedi-los através do já


mencionado botão Pedir e todos os produtos seleccionados serão impressos,
mas de uma forma individual.

Se seleccionamos vários produtos para pedir através do botão de pedido


individual, todos os produtos deverão ter o mesmo estado, ou seja, pedidos
para cancelamento de pedidos ou vice-versa. Caso contrário, aparecerá uma
mensagem para o avisar.

Quando se pede um produto, um ticket como o mostrado na Figura 3.9 é


impresso.

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Figura 3.9 Ticket de Pedido

Se agora quer retirar o pedido ou anular o produto, um ticket como o da Figura


3.10 é impresso.

Figura 3.10 Ticket de Anulação de um pedido

Através do botão é possível pedir todos os produtos na conta que


ainda não foram pedidos. Isto pode ser feito individualmente ou num ticket por
área de despacho. Isto é determinado através de um parâmetro na
configuração dos pontos de venda, como ilustra a Figura 3.11

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Figura 3.11 Parâmetro para a operação de pedido de um produto

O botão Abrir Mesa é usado para abrir a conta de uma


determinada mesa. Os números de mesa são definidos em Mesas
Opções de Configuração.
Para abrir uma mesa,
inserir o respective
número.

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Quando uma mesa é aberta, a
aplicação coloca no lado superior
direito o número dessa mesa, que
significa que se podem carregar
produtos a essa mesa.

Para abrir uma nova mesa, tem


que fechar primeiro a actual.
Para o fazer, pressione o botão
fechar mesa.

A aplicação deixa a mesa que fechámos em modo pendente de conta e limpa o


menu para inserir uma outra mesa, se desejado. Para abrir uma mesa pendente
pressione o botão abrir mesa. Aparecerá uma janela com as mesas abertas,
como mostrado na Figura 3.12

Para abrir a mesa


desejada, coloque o cursor
em cima da mesa e
pressione o botão aceitar.

Figura 3.12 Mesas abertas

Botão usado para imprimir o ticket numa impressora.

Botão usado para atribuir descontos a um determinado produto. Pode ser


em percentagem ou valor.
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Ao invocar este botão mostra-se o menu de desconto da Figura 3.13 para
perguntar se quer aplicar o desconto em percentagem ou valor. Para aplicar o
desconto, coloque o cursor sobre o produto em questão.

Realiza o desconto sobre


o total da conta

Figura 3.13 Descontos

Desconto Geral em Valor: Aplica um valor de desconto para todos os produtos


da conta, como mostrado na Figura 3.14

Figura 3.14 Desconto Geral em Valor

Desconto Individual: Aplica um desconto sobre o produto seleccionado.


Exemplo: Na Figura 3.15 o produto seleccionado é “Cop Hiervas” que tem o
valor de 3.00. Ao chamar o menu de descontos, prima desconto “Indiv em
Valor” e é aplicado um desconto de 10% só a esse produto.

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Desconto individual
sobre o produto “Cop
Hiervas”

O desconto individual é reflectido


no total da conta e na impressão do
ticket.

Figura 3.15 Desconto Individual

Botão usado para o pagamento da conta activa na janela. Ao invocá-lo, mostra-


se a Figura 3.16.

Se queremos efectuar um desconto geral


à conta, chama-mos o botão de desconto.
Se o desconto é em percentagem, o
sistema vai mostrar uma lista dos
diferentes conceitos programados à
escolha.

Se o tipo de pagamento não está


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programado numa tecla, Page No. 20/189
é mostrada uma
lista das várias opções a escolher.
O sinal de menos é usado para eliminar
Se queremos especificar que este um alinha da conta, sempre e quando o
pagamento é referente a um cursor está posicionado acima da linha
determinado serviço, chamamos o que queremos eliminar.
botão Serviço.

Figura 3.16 Menu de Pagamento

Através do menu de pagamento podemos combiner vários tipos de pagamento,


tais como dinheiro, cartão de crédito e cartão de quarto. Um exemplo é
mostrado na Figura 3.17.

Figura 3.17 Combinação de tipos de pagamento


Botão usado para transferir produtos para outra conta existente
ou para uma nova mesa que se deseje abrir. A sequência é
mostrada na Figura 3.18.

1- Abra a mesa original.


2- Pressione o botão Transferir.
Pressione o botão de abrir mesa para seleccionar a mesa ou uma conta existente ou
insira o número da mesa para a abrir.

Quando o mostrador do POS está dividido em duas partes para fazer a transferência,
seleccione o produto desejado e arraste-o para o outro lado, na posição desejada. Para
reverter o processo, repita-o. Se o produto a transferir tem quantidade superior a 1 e
queremos passá-los todos, seguimos a seguinte sequência: Número (Que representa a
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quantidade) Software.
e arrastamos All rights
o produto reserved
para o outro lado. Page No. 21/189
Conta Original

Conta de Destino

Figura 3.18 Transferência de produtos entre mesas

Botão usado para transferir as contas rápidas que foram efectuada (se parametrizado). Se selccionado
para saber as contas rápidas que existem e uma for seleccionada, para terminar terá que ser paga.

Este botão só se desactiva quando se está a trabalhar com uma conta rápida.

Botão usado para efectuar uma cópia da conta ou factura, de acordo com o seleccionado. Uma vez
seleccionado, mostra-nos uma lista das contas que podemos copiar.

Este botão desactiva-se quando se está a trabalhar com uma conta.

Botão para visualizar a informação do quarto quando existe interface com o


NewHotel, mostrando os saldos de determinadas contas e informação de
clientes. Quando a conta está a verde é sinal que permite limites e
carregamentos.

Botão como o anterior só que usado para visualizar contas extras que não
quartos.

Botão usado para visualizar contas nas diferentes mesas abertas. O mesmo
mostra o valor das contas, número em o utilizador que as criou.

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Botão usado para transferir contas para outro ponto de venda. Ste botão
aparece quando se abre o menu the tipos de pagamento.

Botão que permite imprimir o estado de caixa, detalhado ou resumido.

Botão que permite imprimir o estado das vendas por caixa até esse momento.

Botão que permite liquidar as vendas com o tipo de pagamento “incluído na


pensão”, de acordo com o NewHotel.

Botão usado para incluir observações na conta.

Botão usado para mudar o empregado que estava a server essa conta activa. A
partir desta mudança passa a registar os novos consumos no novo empregado
seleccionado.
Quando se chama esta opção aparece um teclado para definir o novo
empregado.

Botão que permite, se assim parametrizado, mudar para outra caixa. Quando
chamado, aparece uma janela com uma lista dos pontos de venda, de onde
deve seleccionar um. Depois, ser-lhe-á pedido o número de caixa para onde
quer mudar.

Se o ponto de venda tem mais que uma caixa, seleccione o mesmo ponto de
venda e quando for pedido o número de caixa dê o respectivo.

Opção que permite fechar o turno ou dia, de acordo com a selecção feita pelo
empregado.

3.2 Fecho de Turno

O fecho de turno é feito quando o ponto de venda tem mais que um turno. Por
exemplo, se um ponto de venda tem 2 turnos execute o fecho do turno número
um (1) mas não execute o fecho do turno número dois (2) porque esse é o
último turno.

Quando o ponto de venda está no ultimo turno, faz o Fecho do Dia, que consite
em mudar a data de trabalho do sistema para o dia seguinte e gera uma lista de
“Relatórios de Caixa” do turno em que o ponto de venda estava nesse
momento.

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Normalmente, nas operações do hotel, o utilizador deve gerar a lista de
“Estado de Caixa” que tem as vendas de cada caixa por tipo de pagamento
feitas no seu último turno e o estado de vendas que contém as vendas por
alimento. Isto é feito no fecho do turno ou do dia, mas não é obrigatório fazer
estas listagens. Estas são regras internas estabelecidas pelas empresas.

O fecho de dia e o fecho de turno são feitos por ponto de venda, o que quer
dizer que se existirem 3 computadores (postos de trabalho ou PC’s) que
trabalham no mesmo ponto de venda, faz-se o fecho do dia ou turno num só
computador.

Se um ponto de venda trabalha só com um turno, não existe fecho de turno.


Neste caso fecha-se o dia.

Relatório de Estado de Caixa:

Quando uma listagem é gerada, o sistema mostra as janelas de cada caixa por
tipo de pagamento que foi feito nesse turno. Pode ser gerado pressionando o
botão “Estado de Caixa” ou no menu “Fecho do Dia”, como mostra a Figura
3.19.

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O relatório é gerado ao pressionar o
botão “Estado de Caixa”. O sistema
gera um relatório parcial das vendas
que foram feitas até ao fecho do dia.

O relatório é gerado através do


menu Fecho, activando a caixa do
campo “Imprimir Estado de
Caixa”. É a listagem final quando
se fecha o dia ou o turno.

Figura 3.19 Fecho do Dia ou Turno

Passos para Fechar o Turno:

1. Se existe mais que um computador no ponto de venda é aconselhável


que feche a aplicação NewPos nos outros computadores e faça o fecho
em apenas um deles.

2. Pressione o botão in no lado esquerdo inferior da janela.

Isto abre o menu de fecho. Aí deve confirmar o seguinte:

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3. Confirme que o ponto de venda não está no último turno. Isto pode ser
visto quando a opção “Fim de Turno” está activa ou marcada com um
círculo de cor preta.
4. Os campos ou caixas dos relatórios “Imprimir Vendas” e “Imprimir
Estado de Caixa”. (Não é obrigatório)

5. Para terminar, pressione o botão Fechar e o sistema vai mudar para o


próximo turno se o ponto de venda tem mais que um (1) turno. Ver
Figura 3.20.

Campo que indica o turno Relatórios que


actual do ponto de venda serão impressos

Botão Fechar que fecha o


turno e passa para o
seguinte.

Opção de fim de turno

Figura 3.20 Operação de Fecho de Turno

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Depois disto, a janela muda para a opção de entrada de modo a que o novo
caixa comece a sua sessão de trabalho.

3.3 Fecho do Dia

O “Fecho do Dia” consiste em mudar a data de trabalho do sistema para o dia


seguinte.

Passos para executar o Fecho do Dia

1. Se existe mais que um computador (estação de trabalho ou PC) no ponto


de venda é aconselhável fechar a aplicação NewPos nos outros
computadores e fazer o Fecho di Dia num computador apenas.

2. Pressione o botão na parte inferior da janela.

O menu de fecho abre e deve confirmar o seguinte:

3. Se o ponto de venda tem só um turno, automaticamente activa o campo


ou a caixa Fim do Dia, como mostrado na Figura 3.21.

Figura 3.21 Parâmetro de Fim de Dia

4. Se o ponto de venda tem mais que um turno, este deverá ser o ultimo e
na parte inferior da janela é activado automaticamente o campo ou
caixa de Fim de Dia, como mostrado na Figura 3.22.

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Neste exemplo o turno 2 é o
último turno e deverá activar a
opção Fim de Dia

5. Tal como no Fecho de Turno, active as opções “Print de Vendas” e “Print


de Estado de Caixa”

6. Para terminar. Pressione o botão “Fechar” para fechar o dia.

Figura 3.22 Fecho do Dia

Quando se faz o fecho do dia ou do turno, as janelas que normalmente


aparecem são as seguintes:

A Figura 3.23 mostra uma janela que diz “Movimentos serão transferidos para o
NewHotel”. Esta janela indica que a produção do NewPos sera transferida para
o NewHotel, caso exista interface entre estas duas aplicações. Se não existe
interface, não aparece. O passo da produção pode ser configurado para ser
efectuado de cada vez que fecha o turno ou quando fecha o dia. Este mode de
funcionamento é definido na opção “Opções de Configuração/Parâmetros
Gerais/Interfaces/NewHotel”.

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Figura 3.23 Janela que indica transferência para o NewHotel

Imediatamente aparece a mensagem com a pergunta “Mudar Turno?” ou


“Fechar Dia?”. Em qualquer dos casos pressione o botão Aceitar. Ver Figura
3.24.

Figura 3.24 Janela que indica fecho do turno ou dia do ponto de venda

Depois o sistema pergunta-lhe se tem a certeza. Se a resposta for sim,


pressione o botão “Sim” como ilustra a Figura 3.25.

Figura 3.25 Janela de confirmação sobre fecho do ponto de venda


De seguida aparece a janela de “Estado de Caixa” da Figura 3.26, usada para
gerar relatórios de vendas por tipos de pagamento definidos em Tipos de

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Pagamentos. A opção “Detalhado” mostra as vendas por ticket e caixa; a opção
“Resumido” mostra as vendas por caixa mas agrupadas por tipo de pagamento;
no fim da lista são mostrados os totais finais agrupados por cada um dos tipos
de pagamento.

Figura 3.26 Impressão do relatório de estado de caixa.

Em seguida a aplicação do ponto de venda fica pronta a trabalhar com a data


de trabalho do dia seguinte.

Opção que permite recarregar uma conta em aberto, como mostra a Figura
3.27.

Quando a janela de recarga é aberta, aplica por


defeito uma recgarga em percentagem que é
identificada pelo símbolo correspondente.

A aplicação permite aplicar uma recarga em


valor; para tal pressione o botão da percentagem e
ele vai alterar-se para a letra “V” que indica que a
recarga aplicada será em Valor.

Figura 3.27 Janelas de recarga em percentagem ou valor.


Botão usado para remover todas as recargas e impostos adicionados à conta.
Com um botão semelhante a um interruptor pode-se remover ou deixar as
recargas ou impostos. A janela que abre quando se prime este botão é
mostrada na Figura 3.28.

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Figura 3.28 Janela para remover recargas e impostos.

Opção que permite cancelar uma conta já paga. Além disso, esta opção
permite mostrar as contas canceladas até ao momento para esse turno de
trabalho. Ver Figura 3.29.

Figura 3.29 Janela de Contas Anuladas.

Opção que permite carregar uma conta sem ter que habilitar a opção de mesa.
Esta opção define-se nos parâmetros gerais onde se assigna o tipo de
pagamento fixo em que as contas são pagas. Normalmente é em dinheiro.

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Opção que habikita a abertura da gaveta do dinheiro. Para tal deverá indicar a
sequência nos parâmetros gerais e habilitar esta possibilidade.

Divide a conta em partes iguais, de acordo com o número inserido.

No ponto de venda pode agendar controlos por tipo de pensão. Quando este
icon está activo a aplicação mostra um quadro com as entradas feitas, como
mostra a Figura 3.30.

Figura 3.30 Janela de controlo de entradas por tipo de pensão.

Usado para apagar uma entrada num ponto de venda quando o quadro de
controlo está activado.

Permite fazer reservas de mesas (Ver capítulo 4.9 Procurar Quarto). Um


exemplo é mostrado da Figura 3.31 à 3.33.

Insira o número
da mesa a
reservar

Figura 3.31 Abrir uma mesa para reserve de mesa

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Abre a janela de Reserva de Mesa onde pode adicionar, alterar ou apagar uma
reserva. Exemplo:

Figura 3.32 Menu de Inserção de Reservas de Mesa

Para inserir uma reserve deverá preencher o campo descrição, data de início,
data de fim, hora de início e hora de fim.. Exemplo:

Figura 3.33 Informação de reserva de mesa

Gorjeta

O sistema permite dois tipos de gorjeta:

• Associada ao empregado
• Associada à conta

Através da janela de vendas ou de fecho, pode aceder à janela de inserção de


gorjetas. Ver Figura 3.34 e 3.35.

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Figura 3.34 Botão de gorjeta na janela de vendas.

Automaticamente aparece a janela de fecho onde aparece o botão:

Figura 3.35 Botão de gorjeta na janela de fecho.

Daqui passa para a inserção da gorjeta.

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3.4 Gorjeta associada ao Empregado:

A Figura 3.36 mostra uma lista dos empregados com as gorjetas declaradas no
ponto de venda e no turno em que estão a trabalhar. O montante de cada
empregado pode ser alterado individualmente.

Figura 3.36 Janela de lista de empregados e gorjetas

Se o campo “Imprimir quando Aceite” estiver activado, é impresso um ticket


como o da Figura 3.37

Figura 3.37 Ticket de gorjeta

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3.5 Gorjeta associada à Conta:

É permitido associar a gorjeta a uma conta através da janela de vendas ou


quando a conta é paga.

Esta gorjeta pode ser declarada nos já definidos tipos de pagamento, se estes
forem Dinheiro ou Cartão de Crédito. Para definir em que tipos de pagamento é
possível declarar as gorjetas é necessário redefinir os tipos de pagamento como
mostra a Figura 3.38.

Figura 3.38 Caixa para permitir gorjetas na janela de definição dos tipos de pagamento.

Na altura do pagamento, é possível decider declarar ou não a gorjeta através


do botão Gorjeta. Ver Figura 3.39.

Figura 3.39 Declaração da gorjeta na conta.

Quando pressionamos o botão Gorjeta abre-se uma janela onde devemos


seleccionar o empregado que a declara, se quem a declara não é o empregado

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mas a caixa. Se não seleccionarmos o empregado, o sistema assume que é o
empregado que está a trabalhar que a declara.

Além disso, devemos definer em que tipo de pagamento é que a gorjeta vai ser
inserida e, dependendo disso, a sua própria informação.
Um detalhe importante é que se seleccionar um tipo de pagamento com moeda
diferente da moeda base, vai inserir o valor real da gorjeta nessa moeda e o
sistema irá determiner o valor dessa gorjeta na moeda do ticket.

Ao deixar esta janela, através dos botões de Conta ou Factura sera impresso um
ticket com o valor declarado da gorjeta. Ver Figura 3.40

Figura 3.40 Ticket de gorjeta

A Figura 3.41 mostra uma lista de contas que foram fechadas neste ponto de
venda e turno com as gorjetas declaradas. Também é possível adiconar ou
anular uma gorjeta já declarada.

Relatório de Gorjeta

Através deste relatório é possível obter informação acerca de uma gorjeta


declarada, por empregado ou por conta. Ver Figura 3.42

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Figura 3.41 Menu de Inserção de gorjeta por empregado

Figura 3.42 Janela para gerar rekatórios de gorjetas

Opção para dividr contas por Produtos

Esta opção permite mover um ou mais produtos de uma conta para uma nova
conta a ser paga à parte da conta principal.

Os produtos que são transferidos para uma conta nova são marcados como
transferidos, já que se usou a opção de transferi-los para outra mesa.

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Não é necessário para todas as novas contas que o pagamento seja feito de
uma só vez. Se, por exemplo, uma pessoa quer sair da mesa e pagar apenas
aquilo que consumiu mas as restantes pessoas continuam a consumir, pode
libertar apenas uma conta com os produtos consumidos por essa pessoa e,
noutra altura, efectuar o pagamento da conta principal com os restantes
produtos ou fazer um novo pagamento parcial numa nova conta.

O procedimento é explicado em seguida: Para ser possível marcar vários


produtos ao mesmo tempo, use o botão assinalado com a seta vermelha na
Figura 3.43.

Figura 3.43 Botão para activar a opção de dividir a conta.

Após ter seleccionado os produtos a serem pagos pela primeira pessoa, aceda
ao botão de pagamento para pagar a nova conta criada automaticamente pelo
sistema com os produtos previamente seleccionados. A Figura 3.44 mostra os
produtos seleccionados.

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Figura 3.44 Selecção de produtos para dividir uma conta.

Repita esta operação até toda a conta estar paga. Se desmarcar o botão de
selecção, o sistema assume que o que fica na conta é para ser pago de uma só
vez.

3.6 Depósitos Antecipados

É permitido efectuar pagamentos a uma conta associada a uma mesa onde não
haja ainda produtos.

Para tal é necessário configurar o parâmetro do modo de operação que indica


que é permitido efectuar depósitos antecipados às contas, como mostra a
Figura 3.45. Este parâmetro é activado no menú “Opções de
Configuração/Parâmetros Gerais/Modos de Operação”.

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Figura 3.45 Janela para configurar os depósitos antecipados.

Também é possível indicar se se devolvem os depósitos que não foram


consumidos quando se paga a conta. Caso não se devolvam, é necessário
especificar qual o produto a ser cobrado com a diferença de valor entre o
depósito e os consumos.

Na janela de vendas, uma vez aberta a mesa, pode seleccionar fazer um


depósito através do botão Depósito, mostrado na Figura 3.46.

Figura 3.46 Localização do botão de Depósito Antecipado no menu do ponto de venda


Isto leva-o a uma janela idêntica, na Figura 3.47, onde é possível seleccionar os
diferentes tipos de pagamento nos quais se podem fazer depósitos antecipados.

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Figura 3.47 Janela de Depósitos Antecipados

Esta janela mostra os botões de tipos de pagamento, tal como foram definidos
na configuração de Botões de Pagamento e trabalham do mesmo modo que a
janela de pagamentos.
É possível aceitar os pagamentos seleccionados nesta janela através do botão
Conta, com o qual ficará associado ao depósito da conta. Será impresso um
ticket que pode ser entregue ao cliente como prova do pagamento efectuado.
Ver Figura 3.48.

Figura 3.48 Prova de pagamento adiantado.

Uma vez feito o depósito, este sera consignado na parte inferior da conta, onde
será sempre informado do total da conta a pagar. Quando aparece um valor
negativo no Total, significa que depósito cobre o valor consumido.

Os depósitos de uma conta podem ser modificados a qualquer momento através


do botão Depósito. Uma vez na janela de pagamentos, as linhas referentes aos
depósitos antecipados não podem ser alteradas.

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Capítulo 4: Gestão de Vendas

Neste capítulo vamos tentar explicar algumas opções que têm a ver com
parâmetros de contabilidade, bem como facturas a agências, quando se usa o
NewPOS em interface com o NewConta, bem como as facturas a clientes.

4.1 Menu Fecho do Dia

Através desta opção, normalmente utilizada pelos gestores da aplicação, pode


aceder ao fecho do dia do sistema e é muito semelhante à opção usada no
ambiente do caixa. A diferença é que não pode gerar os relatórios de Estado de
Caixa e Estado de Vendas. Esta opção é mostrada na Figura 4.1

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Figura 4.1 Menu the fecho do dia.

Para fechar o dia num determinado ponto de venda, seleccione a linha

desejada e pressione o botão . Depois ser-lhe-á pedida


confirmação.

Uma condição obrigatória para fechar o dia é que não podem existir contas ou
mesas pendentes de pagamento e o turno tem que ser o último.

4.2 Menu Mudança de Turno

Tal como no Fecho do Dia esta opção é acedida pelo administrador da aplicação
e não tem os relatórios de “Estado de Caixa” e “Estado de Vendas”.

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Quando entra neste menu tem que seleccionar o ponto de venda desejado. Ver
Figura 4.2.

Figura 4.2 Menu de Fecho de Turno.

Aparece depois a janela de confirmação do fecho do turno e confirme-a


pressionando o botão Aceitar. Ver Figura 4.3.

Figura 4.3 Confirmar Mudança de Turno.

4.3 Menu de Vendas

Esta opção permite realizar várias operações com as contas emitidas durante
omprocesso de vendas num dia. Ao invocar esta opção aparece o menu da
Figura 4.4. Nas Mesas 4.1 e 4.2 pode ver-se detalhadamente o significado de
cada coluna.

Tabla 4.1 Descripção das Colunas.

Ponto de venda Ponto de venda em que está a trabalhar


Conta Número da conta ou ticket de venda de acordo com o
NewPOS
Caixa Caixa onde foi feita a conta ou o ticket
Turno Turno em que a venda foi efectuada
Empregado Empregado que fez a conta ou o ticket
Mesa Número da mesa onde foi feita a conta ou o ticket

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Figura 4.4 Conteúdo do menu de vendas.

Tipo de Venda Indica se a venda foi feita através de conta rápida ou


conta com mesa
Tipo de Pagamento Qual o tipo de pagamento utilizado para pagar a conta
Valor Valor da conta
Cancelada Se marcado, significa que a conta ou venda foi cancelada
Transferida Se a conta foi transferida para outro ponto de venda

Tabla 4.2 Descripção das colunas.

No lado direito do menu pode ver uma série de botões, cada um com uma
função específica explicada em seguida:

Visualizar Vendas

Através deste botão pode ver a conta com os tipos de pagamento e os valores.
Ver Figura 4.5

Copiar Contas

Permite imprimir uma cópia de uma conta já emitida, sempre com a palavra
“Cópia” na impressão.

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Figura 4.5 Detalhe da venda, ticket ou conta.

Cancelar Vendas:

Permite Anular ou cancelar um ticket ou conta. (Ver capítulo Produtos


Anulados).

Facturar Vendas

Esta opção permite facturar uma conta já emitida a um cliente.


Ao chamar esta opção aparece uma janela para introduzir a informação de
identificação do cliente após a qual se imprime a factura. Ver Figura 4.6.

Figura 4.6 Menu de Facturação

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Ver Ticket:

Permite ver a conta ou ticket como mostra a Figura 4.7.

Figura 4.7 Ver Ticket

4.4 Exportar para o NewCentral

Permite exportar as vendas de um ponto de venda para o NewCentral, quando


exite interface com esta aplicação.

Ao chamar esta opção abre-se uma janela onde se selecciona o ponto de venda
e a data de início e fim do que quer exportar. Ver Figura 4.8.

Figura 4.8 Janela de intervalo de datas e ponto de venda.

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Depois de seleccionar o ponto de venda e as referidas datas, aparece a janela
de confirmação. Ver Figura 4.9.

Figura 4.9 Confirmar Exportação.

Nota: O NewCentral é uma aplicação que gere centralmente os nomencladores


do conjunto de programas.

4.5 Facturar Agências

Esta opção permite efectuar facturas de vendas contratadas pelas agências


bem como as vendas pagas pelo tipo de pagamento Voucher. Na Figura 4.10 é
possível ver este menu e na Tabela 4.3 a descrição das suas colunas.

Figura 4.10 Menu de Facturação a Agências

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Tabla 4.3 Descrição das colunas do menu de facturação a agências

Tipo Tipo de factura, se é de pacote ou extra


Factura Número da factura emitida
Data Data da factura
Agência Agência a quem é passada a factura
Moeda Moeda da factura
Saldo Saldo da factura emitida
Cancelada Se foi ou não cancelada
Notas Se tem alguma nota de crédito emitida
No Show Se a reserve facturada coincide com No Shows

Do lado direito pode ver uma série de botões de commando que têm uma
operação específica, como explicado em seguida:

Alteração

Permite alterar a reserva de agência para uma diferente.

Visualizar Factura

Através desta opção é possível ver na janela ou imprimir a factura a partir do

local onde o cursor está. Ao pressionar o botão o conteúdo da


factura é mostrado. Ver Figura 4.11:

Figura 4.11 Visualizar Factura de Agência

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Package

Este botão permite efectuar diferentes facturas consideradas como package.

Ao pressionar o botão é mostrada a Figura 4.12

No topo superior
mostram-se as diferentes
reservas pendentes de
factura.
Para facturar as reservas
deve marcá-las para
passarem para a parte
inferior de janela. Uma
vez neste lado, é possível
alterá-las (número de
pessoas e valor da
factura) e facturá-la.

Figura 4.12 Factura Package de Agência

Quando pressiona o botão de facturar, uma factura é feita como aparece na


Figura 4.13.

Figura 4.13 Fazer factura de agência.

Extra

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Este botão permite fazer diferentes facturas consideradas como extras
(consumos pagos com Vouchers que não são considerados packages). Ao

pressionar o botão abre a janela da Figura 4.14.

Figura 4.14 Fazer uma factura de agência de extras.

Esta janela é parecida com a anterio. Só permite facturar concumos pagos com
voucher que não fazem parte do package das agências, exemplo: Guias, etc.

4.6 Factura Clientes

Através desta opção pode emitir cópias das diferentes contas, consideradas
cópia ou factura de acordo com o pedido do cliente. A Figura 4.15 mostra um
exemplo das contas emitidas:

Figura 4.15 Contas emitidas como factura.

Visualizar Impressões de Facturas de Clientes

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Ao pressionar o botão é feita uma lista de acordo com a selecção
efectuada na visualização de facturas de clientes, como mostra a Figura 4.16:

Figura 4.16 Relatório de Facturas.

Visualizar Facturas de Clientes

Através do botão é mostrado um detalhe da factura de um cliente,


como mostra a Figura 4.17.

Figura 4.17 Detalhe de Factura

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O botão de imprimir imprime a factura que visualizou.

Cancelar Factura de Cliente

Ao pressionar o botão cancela-se a factura que o cursor indica.

4.7 Contas de Contabilidade

Através desta opção configure várias contas de contabilidade para exportar o


resultado para a contabilidade do sistema. Tem uma excepção quando o ponto
de venda trabalha com o NewHotel este ticket aparece quando se fecha o dia
no NewHotel e não isolado como seria de trabalhasse independente do
NewHotel.

As diferentes categorias de conta a configurar são:

Ganhos

Pode configurar a conta de ganhos em duas moedas, base e secundária. Ver


Figura 4.18.

Figura 4.18 Ganhos

Custos

Configura os conceitos de custos previamente definidos no sistema. Ver Figura


4.19.

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Figura 4.19 Custos

Contas a carregar

Configura as possíveis contas a carregar. Ver Figura 4.20.

Figura 4.20 Contas a carregar.

Centro de Custos

Na coluna “C. Custos” assigna o código do centro de custos ao qual o ponto de


venda pretence de acordo com os grupos definidos de produtos. Ver Figura
4.21.

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Figura 4.21 Centro de Custos de Ganhos

Consumos Internos

Na coluna “Conta” assigna o número da conta contável para os consumos


internos definidos na aplicação. Ver Figura 4.22.

Figura 4.22 Centro de Custos de Consumos Internos

Outras Contas

Define os números das contas contáveis para as contas na moeda base, cargos
por comissão, terceiras contas, etc, que são necessárias nos sistemas de
contabilidade.

No Show

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Quando existe interface com o NewClub no qual as reservas são criadas para
uma noite no cabaret, se a reserva não se apresenta nesse dia o seu estado é
alterado para No Show e é possível cobrar as reservas No Show se definir uma
percentagem para estes casos na conta da contabilidade. Ver Figura 4.23.

Figura 4.23Centro de Custo No Show


.

4.8 Exportar à Contabilidade

Através desta opção é permitido emitir o ticket contabilístico se tudo estiver


bem definido nas opções anteriores. Ao chamar esta opção abre-se uma janela
como a da Figura 4.24.

Figura 4.24 Exportar à Contabilidade

Ao pressionar o botão o sistema começa a gerar os ticket


contabilísticos da última exportação feita. O resultado é similar ao que aparece
na Figura 4.25.

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Figura 4.25 Exportação à Contabilidade

4.9 Visualização de Salão

Esta opção permite-lhe ver graficamente o estado do salão num determinado


momento.

Mostra, por defeito, o ponto de venda através do qual entrou na aplicação. No


modo de operação do ponto de venda tem que estar marcado “mostrar gráfico
de mesas”. Se não estiver esta operação não faz sentido.

A Figura 4.26 mostra as mesas do ponto de venda seleccionado tal como estão
distribuídas, além de marcar com cores o estado em que elas se encontram:
livresm, ocupadas, reservadas ou à espera da conta.

Como o estado da sala está sempre a mudar, é necessário definer nos


“Parâmetros Gerais” o tempo de actualização da sala que indicará o intervalo
de actualização do estado das mesas. Ainda assim, é possível actualizar o

painel através do botão de actualização de estado .

Seleccionando com o rato uma mesa mostra nos painéis inferiors, do lado
esquerdo, as contas abertas para essa mesa e no lado direito os produtos
seleciconados na conta.

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Figura 4.26 Janela de Visualização de uma mesana sala

Clicando com o botão direito do rato sobre o painel mostram-se os produtos do


ticket. É possível imprimir a visualização dessa conta que sera impressa no
mesmo formato do ticket impresso através da janela de vendas ou
simplesmente ver o ticket como mostrado na Figura 4.27.

Figura 4.27 Janela de VisualizaçãodoTicket

Se a conta tem depósitos antecipados definidos, a Figura 4.28 da sala mostra


um exemplo de como esses depósitos se reflectem.

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Figura 4.28 Janela de visualização da lasa, depósitos antecipados.

E nestes casos, a Figura 4.29 mostra como seria o ticket.

Figura 4.29 Janela de visualização de ticket com depósitos antecipados.

Tal como já foi explicado, quando se selecciona uma mesa vê-se o seu estado
nos painéis inferiores. Se, por outro lado, queremos ver as reservas existentes
de uma determinada mesa na data de trabalho, devemos seleccionar a mesa e

pressionar o botão de reserva .

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A Figura 4.30 mostra um exemplo de como as reservas são apresentadas:

Figura 4.30 Janela de visualização das reservas das mesas.

Aqui pode adicionar novas reservas para essa mesa e alterar ou apagar as
existentes, dependendo dos direitos de utilizador que tem.

Se seleccionar adicionar uma reserva, o sistema propõe por defeito uma hora
de início perto da hora de fim da actual reserva. Mas é possível alterar esta
informação, se desejar.

Através do botão de Visualização do Planning pode ver as reservas de


mesa de uma forma mais ampla.

4.9.1 Planning de Reservas de Mesa

Através do Planning de Reservas de Mesa da opção Visualizar Sala do menu


“Gestão de Vendas” pode ver as reservas existents para cada mesa do ponto de
venda e/ou a sala seleccionada para esse dia ou para um mês. A Figura 4.31
mostra as reservas para o dia e a Figura 4.32 mostra as reservas para um mês.

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Figura 4.31 Planning de Reservas diário.

Figura 4.32 Planning de Reservas Mensal


Por defeito o sistema assume o ponto de venda onde entrou e a sua data de
trabalho bem como a hora actual em que o ponto de venda está a trabalhar.

Na grelha pode ver os intervalos definidos para o ponto de venda seleccionado


e a azul as células em que existem reservas.

Seleccionando uma célula com o rato, aparece uma janela idêntica à da Figura
4.33 com as reservas existentes para essa mesa no intervalo de tempo
seleccionado.

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Figura 4.33 Janela par aver reservas de mesa.

Aqui pode adicionar novas reservas para essa mesa e alterar ou apagar as
reservas existentes, dependendo dos direitos de utilizador que tiver.

A informação relacionada com uma reserve é mostrada na Figura 4.34.

Figura 4.34 Janela para inserir uma reserve de mesa.

Quando se insere uma reserve o sistema sugere uma hora para a célula
seleccionada. Quando a reserva é inserida é confirmado que o seu período de
reserva não se sobrepõe ao da reserva já existente para essa mesa. No caso de
isto acontecer, o utilizador é avisado.

O planning de reservas pode ser impresso por horário ou por planning. Na


impressão de planning pode usar o modelo de planning definido pelo cliente em
vez de usar o modelo por defeito do NewPos. Para tal, o NewPos traz no pacote
de instalação dois relatórios Crystal chamados DailyPlanning.rpt e
MonthlyPlanning.rpt, um ficheiro chamado Schema.ini, que contém
informação sobre a ordem dos campos e saparadores que aparecem nos textos
utilizados pelos relatórios.

Este é o relatório que deve ser alterado de acordo com as necessidades.

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Os passos a seguir para utilizar esta função são descritos no capítulo 6.6.4
Modos de Operação configurável de Tickets.

Nestes relatórios serão mostradas 24 e 15 colunas que corresponderão à


informação na grelha do planning. A primeira coluna mostrada no relatório
corresponde à primeira coluna da grelha.

Na janela de vendas bem como na janela de visualização das ala são mostradas
com cores diferentes as mesas reservadas, quando se utiliza o gráfico de
mesas. Para fazer isto, deve definir um parâmetro para o ponto de venda que
indicará quanto tempo depois do tempo da reserva é que a mesa aparece
reservada.

Da mesma maneira, na kanela do ponto de venda, se abrirmos uma mesa que


tem reserva seremos avisados de modo a indicar se o cliente que vai ocupar
essa mesa é o cliente que fez a reserve para essa mesa. Apesar disso, pode
especificar que essa mesa vai ser ocupado por um cliente diferente de quem

fez a reserva através do botão . Ver Figura 4.35.

Nesta notificação na janela de vendas é tido em conta se, para esse ponto de
venda, foi definido que serão mostradas todas as reservas para esse dia e para
essa mesa ou se serão só mostradas que foram feitas até essa altura, seja na
hora exacta ou no intervalo de tempo definido.

Se deseja que o ponto de venda indique apenas as mesas que pertencem a um


só ponto de venda, no menu Opções de Configuração / Parâmetros Gerais /
Pontos de Venda, na opção “Modos de Operação” deve activar a célula
“Mostrar apenas as reservas do POS”. Ver Figura 4.36.

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Figura 4.35 Selecção de uma reserve na janela de vendas.

Figura 4.36 Janela de configuração do Ponto de Venda.

Por exemplo, se para o ponto de venda bar foram definidos 15 minutos para o
tempo de aviso para uma reserve e existe uma reserve para a mesa 1 para o dia

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31-05-2007 das 13:00 até às 13:15 PM, a partir das 12:45 do dia 31-05-2007 essa
mesa irá aparecer como reservada. E se às 12:45 tentarmos abrir essa mesa o
sistema informará das reservas que existem para podermos escolher qual delas
será aberta.

Se entrarmos através do menu “Ponto de venda” e a célula “Mostrar Gráfico


de Estados de Mesa” activa no Opções de Configuração/Parâmetros
Gerais/Pontos de venda”, na opção “Modos de Operação” (ver Figura 4.37),
também pode ver as reservas existentes para uma mesa na data de trabalho do
ponto de venda clicando sobre uma mesa.

Figura 4.37 Célula para mostrar o gráfico de estado de mesa

A Figura 4.38 mostra um exemplo de uma visualização de mesa através do


menu “Ponto de venda” onde a mesa número dois (2) tem uma reserva para o
dia 06/11/2005 das 13:15 até às 13:30 em nome do Sr. Franco.

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Figura 4.38 Ver reserva de mesa através do menu Ponto de venda.

Existem duas maneiras de inserir uma reserva através do menu “Ponto de


venda” menu:

A primeira é se não tem o gráfico de mesas activo, insere o número da mesa e

pressiona o botão do grupo de botões de operação. Aparece uma


janela para inserir a informação da reserva.

A segunda é se tem o gráfico de mesas activo, pressiona o botão no


lado direito inferior da janela. A acção é executada com um click cobre a
mesa. Aparece uma janela para reservar a mesa e prima o botão “Nova” para
inserir os dados da reserva.

Capítulo 5: Imprimir Relatórios

O sistema NewPOS permite imprimir e visualizar relatórios, previamente feitos


pela NEWHOTEL SOFTWARE, brevemente explicados em seguida:
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5.1 Vendas por Tipos de Pagamento

As vendas podem ser geradas e agrupadas por tipos de pagamento, detalhadas


por empregado, contas ou data de acordo com o critério seleccionado. Ver
Figura 5.1.

Figura 5.1 Fltros de selecção de tipo de pagamento.

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Figura 5.2 Relatório Final de tipo de pagamento.

5.2 Vendas por Produtos

As vendas são geradas entre datas, de acordo com os filtros seleccionados na


janela principal. Ver Figuras 5.3 e 5.4.

Ao pressionar o botão de filtro mostra-se a janela de


“Produtos a Considerar” que é usada para seleccionar os
produtos que deseja ver reflectidos nas listagens.

Para tal active a caixa “Considere só os produtos


especificados”.

Depois é activado o botão “De acordo com a Selecção”


que, quando pressionado, mostra outra janela para
seleccionar só os produtos que quer para gerar as
listagens.

Figura 5.3 Selecção de critérios de vendas por produto

Seleccione o produto desejado e A outra possibilidade é quando activa


pressione Aceitar. Na janela dos o campo “Considerar só os produtos
“Produtos a Considerar”, aparecem os seleccionados” e pressiona o campo
produtos seleccionados. Se quer outros “De
Copyrightrepita
produtos, © 1984- 2007 NewHotel Software. All rights reserved
o processo. Page acordo com Grupos/Famílias e
No. 69/189
Subfamílias” a listagem é gerada sob
esta selecção.
Figura 5.4 Critério de selecção de vendas por produto

Figura 5.5 Relatório de Vendas por produtos

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5.3 Vendas por Natureza

Mostra as vendas de produtos agrupadas por grupo e família, de acordo com


os critérios seleccionados na janela principal. Um exemplo é mostrado na
Figura 5.6.

Figura 5.6 Filtro de selcção de relatório de vendas por Natureza.

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5.4 Produtos Anulados

Mostra uma lista de produtos anulados entre uma data de início e outra de fim.
Ver Figura 5.7.

O Filtro de Void 1 é quando no ambiente do empregado é atribuído


um tipo de pagamento a uma conta mas imediatamente depois a
informação é cancelada antes da emissão do ticket ou factura e os
produtos apagados.
O Filtro de Void 2 é quando no ambiente do empregado é gerado um
ticket e imediatamente depois se apagam os produtos e a mesa.
O Filtro de Void 3 é quando a uma conta se atribuíram um ou mais
tipos de pagamento e a operação foi confirmada, a conta foi
cancelada com o botão de “Conta Void” através do ambiente do
empregado ou através do menu “Gestão de Vendas /Vendas”.

Figura 5.7 Filtros de selecção de produtos anulados.

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Figura 5.8 Filtros de selecção de produtos anulados.

5.5 Tickets Anulados

Mostra uma lista dos tickets anulados entre uma data inicial e uma data final
de um ou de todos os empregados. Ver Figura 5.9

Figura 5.9 Filtros de selecção e relatório final de tickets anulados.

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5.6 Produtos à Cozinha

Mostra os produtos que foram mandados para a cozinha numa data específica
por ponto de venda. Ver Figuras 5.10 e 5.11.

Figura 5.10 Filtros de selecção de produtos à cozinha.

Figura 5.11 Relatório Final de produtos à cozinha.

5.7 Consumos Internos

Mostra as vendas das contas definidas como consume interno. O filtro “Tabela
de Venda” da Figura 5.12 refere-se aos diferentes peços de um produto (Ver
capítulo Produtos), o filtro “Preço de Custo” refere-se ao valor de custo
definido de cada produto. Na Figura 5.13 é mostrado um exemplo do relatório
gerado.

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Figura 5.12 Selecção de critérios de consumos internos.

Figura 5.13 Relatóio Final de consumos internos.

5.8 Tickets Emitidos

Mostra uma lista de todos os tickets emitidos entre duas datas. Ver Figura 5.14.

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Figura 5.14 Critério de selecção de tickets emitidos

A opção livro de tickets imprime cada ticket em vez de uma lista mostrando
todos os tickets como no relatóio da Figura 5.15.

Figura 5.15 Relatório final de tickets emitidos

5.9 Vendas por Horários

Mostra o total de vendas por dia da semana se seleccionado o filtro “Dia da


Semana”. Ver Figura 5.16.

Figura 5.16 Selecção de critério de vendas por horário

A Figura 5.17 mostra um exemplo de um relatório gerado com o filtro “Dia da


Semana”

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Figura 5.17 Vendas por Horário Dia da Semana

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Se selecciona o filtro de hora pode também seleccionar o intervalo de tempo
ou especificar uma hora de início ou de fim como mostra a Figura 5.18.

Intervalo de Hora Entre uma hora Inicial e uma hora Final

Figura 5.18 Vendas por Horário Dia da Semana.

O relatório gerado pode ser visto na Figura 5.19.

Figura 5.19 Vendas por hora.

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5.10 Top de vendas

É gerada uma lista dos produtos mais vendidos de um ou de todos os pontos de


venda entre duas datas. Ver Figura 5.20.

Figura 5.20 Top de Vendas

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5.11 Mapa de IVA

Gera uma lista onde se mostra por ponto de venda e grupo de comida o valor
bruto de receitas, suplementos, discontos, impostos e valor líquido entre duas
datas. Ver Figura 5.21.

Figura 5.21 Mapa de IVA

5.12 Issued Facturas

Shows a list of facturas issued to agências according the selected criteria of


Figura 5.22. Figura 5.23 shows the generated report.

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Figura 5.22 Selecção de critério de facturas emitidas

Figura 5.23 Relatório de facturas emitidas

5.13 Mesas Abertas

Mostra uma lista das mesas abertas nos pontos de venda onde o relatório é
gerado. Ver Figura 5.24.

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Figura 5.24 Relatório de Mesas Abertas

5.14 Receitas Diárias

Mostra as receitas diárias por ponto de venda. Pode escolher incluir ou não os
consumos internos, como mostra a Figura 5.25.

Figura 5.25 Relatório de Receitas Diárias.

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5.15 Door Pensão

Usado num ponto de venda ligado ao software de gestão de cabarets NEWCLUB.


Exemplos nas Figuras 5.26 e 5.27.

Figura 5.26 Datas de Início e fim.

Figura 5.27 Relatório Pensão Report.

5.16 Estatísticas por Paxs

Mostra por ponto de venda e clients as receitas geradas. Exemplo na Figura


5.28.

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Figura 5.28 Relatório de Estatísticas por pax.

5.17 Resumo de Facturas

Mostra uma relação das facturas de uma agência entre datas. Exemplo na
Figura 5.29.

Figura 5.29 Relatório de Resumo de Facturas.

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5.18 Relatórios Externos

Através desta opção é permitido ao utilizador mostrar os seus próprios


relatórios que foram adicionados ao sistema na opção de configuração de uma
maneira que pode ser integrada como parte do sistema.

Nota: Como as actualizações do NewPos usão instaladas através de uma


mudança de SETUP, é importante que os clientes que desejam modificar os
relatórios fornecidos com o pacote, que estes sejam criados com uma cópia e
adicionados como relatórios externos. Assim, quando for feita a actualização,
estes relatórios não são alterados.

5.19 Receitas por Agências

Mostra os lucros por agência. Exemplo na Figura 5.30.

Figura 5.30 Receitas por Agências.

5.20 Vendas por Empregado

Mostra as vendas por empregado ou caixa de um ou todos os pontos de venda,


de acordo com os critérios selccionados na Figura 5.31. Exemplo na Figura 5.32.

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Figura 5.31 Report per clerk

Figura 5.32 Relatório por empregado

5.21 Tickets Transferidos

Mostra as contas ou tickets que foram transferidos de um ponto de venda para


outro. Ver Figura 5.33.

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Figura 5.33 Relatório de Tickets Transferidos.

5.22 Tickets de Pensão

Mostra os tickets que foram emitidos com o tipo de pagamento definido como
“Incluído na Pensão”. Exemplo na Figura 5.34.

Figura 5.34 Relatório de Tickets de Pensão.

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5.23 Relatório Diário

Ao executar este menu, abre-se uma janela como a da Figura 5.35 onde ser-
lhe-á pedida uma data inicial e uma data final. Na Figura 5.36, a primeira
secção do relatório mostra as receitas por tipo de pagamento e a segunda as
receitas por grupos de alimentos definidos na aplicação.

Figura 5.35 Intervalo de datas inicial e final.

Figura 5.36 Relatório diário.

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5.24 Gorjetas

É gerada uma lista das gorjetas de acordo com os critérios seleccionados na


Figura 5.37.

Figura 5.37 Critérios de Selecção do Relatório de Gorjetas.

Figura 5.38 Relatório de Gorjetas.

5.25 Estatística de Vendas

Uma lista diária ou annual das vendas é feita por ponto de venda de acordo
com os filtros seleccionados entre duas datas. Ver Figuras 5.39 e 5.40.

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Figura 5.39 Relatório de Vendas

Figura 5.40 Relatório Diário de Estatística de Vendas.

5.26 Menus

Os menus são aqueles produtos que são compostos por outros. A Figura 5.41
mostra as vendas dos produtos “Menu Almoço 1” e “Menu Executivo 2” e os
seus componentes.

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Figura 5.41 Relatório de Menus.

5.27 Relatórios Fiscais

Mostra uma lista com toda a informação guardada na memória fiscal e que
pode ser revista pela contabilidade e mais tarde pelas autoridades fiscal e/ou
pelo utilizador.

5.28 Alteração de Facturas

Quando existe interface com o NewClub o relatório de alteração de facturas é


usado quando, ao facturar, se muda a agência em relação à original da reserva.
Pode ser um package (oferta) o que implica uma mudança no preço.

5.29 Tickets Pendentes

Mostra uma lista dos tickets que estão pendentes de atribuição do tipo de
pagamento de um ponto de venda ou agência, de acordo com os critérios
seleccionados na janela da Figura 5.42.

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Figura 5.42 Relatório de Tickets pendentes.

5.30 Refeições Hóspedes

Cria uma lista dos hóspedes que consumiram as três refeições do dia de acordo
com as suas pensões.

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Capítulo 6: Configuração das Opções do Sistema

Este menu é de importância vital visto que está dividido em vários submenus
nos quais se insere a informação que vai definir o modo como a aplicação
opera.

6.1 Grupo

O modo mais usual de agrupar os produtos no sistema. Através desta três


opções configure diferentes grupos de PLU, que são necessários ao sistema para
trabalhar.

Ao definir o conceito de Grupos, vai definir interfaces com o NewClub e o


NewStock, se existirem. Este assunto sera explicado no capítulo 6.6.3
Interfaces”. Na Figura 6.1 é mostrado o menu de grupo:

Figura 6.1 Janela de Grupo

Produts dos tickets: Significa que deseja que os produtos sejam apresentados
nos tickets emitidos.

Incluir Suplemento: Significa que o grupo PLU pode incluir suplementos por
diferentes conceitos definidos pelos utilizadores.

Aplicar Compensação: É um valor por pequeno-almolo, almoço ou jnatar dentro


de um tipo de pensão que está incluído na tarifa de preço do hotel, quando
existe interface com a aplicação NewHotel. Ao activar esta opção, os produtos

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definidos dentro deste grupo PLU são incluídos nos produtos que têm
compensação. Este tema é mais explicado no capítulo 6.4.3 Pensão de Produtos
Básicos.

O botão é usado para ligar o sistema com os programas NewClub2


e NewStock3. Ao pressionar este botão, mostra-se a Figura 6.2 para configurar
os interfaces:

Figura 6.2 Janela de interface com NewClub e NewStock

O conceito NewClub deve ser definido na percentagem de suplemento nos


consumos e especificado o tipo de service onde vai ser aplicado. No campo do
NewStock deve especificar o Grupo de Produtos no armazém com os quais tem
interface neste grupo de PLU.

6.2 Família
Opção que agrupa ainda mais produtos, diferenciando-os dentro de um grupo.
Ver Figura 6.3.

Figura 6.3Janela de Famílias

2
NewClub é uma aplicação para reservas mesas em sala, Cabarets e Restaurantes.
3
NewStock é uma aplicação de gestão de Hotéis, Restaurantes e Bares

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6.3 Subfamília
Con este conceito pode agrupar produtos dentro de uma famílai de produtos já
definida. Exemplo na Figura 6.4.

Figura 6.4 Janela de Subfamília

6.4 Artigos

Define os diferentes artigos e os preços usados para os vender através deste


programa. A janela para os configurar pode ser vista na Figura 6.5.

Figura 6.5 Janela de Artigos

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6.4.1 Criação de Artigos

Com o botão pode criar um novo artigo onde deverá definer a


seguinte informação. Ver Figura 6.6.

Figura 6.6 Janela de definição de artigos

Na Tabela 6.1 descrevem-se todos os campos necessários para criar um artigo


ou produto.

Tabela 6.1 Descipção dos campos para criar um produto.

Código Número automaticamente gerado pelo sistema


Activo Campo que indica se o produto está activo ou não para
venda
Descripção Nome do produto
IVA1 e IVA2 Seleccione os impostos previamente definidos que serão
aplicados a este produto
Grupo, Família, Sub- Detalhe do grupo, família e sub-família aos quais o produto
Família pertence
Código de Barras Como o sistema permite vendas através de leitor de código
de barras, este campo é usado para ligar o código do PLU
com o código de barras
Preço de Custo Preço de custo recomendado do produto
Preço Recomendado Preço de venda recomendado pelo sistema
Inventário Se este produto sera abatido se existir interface com
NewStock
Tabela Indica se este produto é uma tabela, ou seja, um produto
composto por outros produtos

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Quando esta informação estiver definida, deverá seleccionar o botão

onde vai definir os vários preços possíveis que podem ser aplicados
a este produto. Os preços de cada produto são individuais para cada Ponto de
Venda. Assim, deve seleccionar o Ponto de Venda para o qual quer definir os
preços, transferindo-o da lista dos “POS Disponíveis” para a lista dos “POS
Seleccionados”. Com esta acção especifica também que este produto está
definido para ser vendido neste Ponto de venda. Exemplo na Figura 6.7.

Figura 6.7 Janela onde especifica em que ponto de venda se vai vender o produto

Se o NewPos tem interface com o NewHotel, depois de seleccionar o ponto de


venda a aplicação abre a janela de “Secção e Serviço NewHotel”. Ver Figura
6.8 que liga o produto a uma ecção e serviço do Front.

Figura 6.8 Janela onde se especifica a secção e serviço do NewHotel.

O objectivo deste interface é que de cada vez que este produto seja vendido a
sua produção é transferida para a secção e serviço do NewHotel de acordo com
o tipo de pagamento utilizado na venda.

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O sistema permite até 5 preços de tabela, que se diferenciam da seguinte
maneira:

• Preço Happy Hour: Se definiu uma linha de tempo em 6.13 Happy Hours.
• Preço Package: Aqui define o preço deste produto para o caso de ele ser
usado como parte de uma oferta contratada pelos clientes.
• Preço incluído na pensão: Este preço é usado em caso de pagar a conta
com o tipo de pagamento “Incluído na Pensão”. Automaticamente este
preço sera usado em cada produto da conta.
• Preço Consumo Interno: Este é o preço usadd para este produto se a
conta for paga com o tipo de pagamento “Consumo Interno ou House
Use”.
• Preço Moeda Suplementar: Se o sistema trabalha com a opção de dupla
moeda, se seleccionar a conta ou mesa como Moeda Suplementar, este é
o preço usado.

Se o produto é vendido em vários pontos de venda, pode utilizador preços


diferentes em cada um deles. Assim só é necessário criar o produto uma vez e
vendê-lo a diferentes valores.

• Secção de Preparação: Se existem impressoras remotas definidas, pode


especificá-las na opção 6.18 Secções de Preparação para indicar ao
sistema onde o produto será impresso, se vai para preparação ou para a
cozinha.

• Secção NewStock: Se existe interface com o NewStock a informação de


Secção é mostrada se o produto já a tiver definido.

NOTA:

As operações para todos os pontos de venda seleccionado são similares. Deve


ter em conta que uma vez que um artigo tem o seu preço definido para um
ponto de venda ou se o ponto de venda está na lista de POS Seleccionados, se
por alguma razão o transferir para os “POS Disponíveis” tem que INSERIR O(S)
PREÇO(S) NOVAMENTE.

Existe uma opção nas ferramentas do sistema chamada 7.1 Cópia de Preços,
que pode ajudar a copiar os preços entre dois pontos de venda, ou entre várias
tarifas de preços no mesmo ponto de venda, muito útil quando está a definir os
preços dos produtos para começar a usar a aplicação.

Se seleccionou a área de preparação para onde o produto é enviado, se existe


interface, define a secção do NewStock onde o produto é abatido bem como a
secção e serviço relacionado com o NewHotel.

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6.4.2 Tratamento de Tabelas no Sistema

As tabelas podem ser fixas ou dinâmicas. As fixas, quando vendidas, assume-se


na venda qualquer produto que faça parte dela, enquanto que nas dinâmicas, o
empregado deve seleccionar os produtos que vão vendidos no momento da
venda, dentro dos predefinidos da tabela ou menu.

Isto pressupõe que existe um histórico para cada tabela en cada conta dos
produtos que foram vendidos, especificamente daqueles definidos na tabela,
seja fixa ou dinâmica, porque no caso das fixas a configuração pode variar de
um ponto de venda para outro.

Para configurar as tabelas ou, na configuração dos Produtos deve marcar a


caixa Tabela e especificar se é dinâmica ou fica, como mostra a Figura 6.9.

Figura 6.9 Activação da marca para configurar um produto como tabela.

Depois, deve guardar as alterações do menu “Produtos”. No lado direito está o


botão “Tabela” que abre a janela mostrada na Figura 6.10.

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Figura 6.10 Botão Tabela.

Ao entrar nesta janela, que consiste em seleccionar os produtos de acordo com


a tabela, no lado esquerdo aparecem os artigos que já foram criados como
individuais. Para compor a tabela, deverá passer os produtos do lado esquerdo
para o lado direito dos “Artigos Seleccionados” como mostra a Figura 6.11.

Figura 6.11 Composição de um produto como Tabela.

No exemplo da Figura 6.12 a tabela é dinâmica, o que significa que o


empregado deve seleciconar os produtos na altura da venda.

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Figura 6.12 Tabela Dinâmica

Os produtos que compõem a Tabela podem ter preços individuais, que serão
aplicados quando se marca o produto individualmente e não como Tabela. Por
exemplo, o preço da Tabela “Menu Executivo 2” que é aplicado é aquele
definido no botão de preço quando o produto foi criado.

Também pode compor uma Tabela através do botão Tabela que aparece
quando visualiza um produto. Realiza a mesma operação que o botão Tabela
que aparece na janela dos “Produtos”.

6.4.3 Pensões Básicas de Produtos

O uso de tipos de pensão no NewPos permite controlar o consumo de produtos


no NewPos incluídos ou não no tipo de pensão do hóspede, quando existe
interface com o NewHotel.

A opção de ADD permite configurar nos pontos de venda consumos adicionais


para corresponder à reserva do NewHotel de acordo com o tipo de pensão.

Passos para a Configuração e Uso:

Nas opções de configuração do produto deve especificar o Tipo de Pensão para


i qual o produto é aplicado. Quando um produto está incluído no tipo de pensão
do hóspede, não é cobrado pelo NewPos, uma vez que está incluído da pensão
do NewHotel. Os casos possíveis são:

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Somente Tudo Incluído: Significa que o produto não será cobrado ao cliente
através do NewPos, para clientes que têm este tipo de pensão.
Todas as Modalidades: Significa que este produto não será cobrado através
do NewPos a nenhum hóspede que tenha pequeno-almoço, almoço ou jantar
incluído na pensão, se for consumido no horário da pensão.
Nenhuma Modalidade: Significa que o produto será sempre cobrado pelo
NewPos. Por exemplo, um produto que tenha um valor muito elevado. Ver
Figura 6.13.

Figura 6.13 Caixa de Definição de tipo de pensão.

O tipo de pensão também pode ser configurado através da janela de


visualização de produtos, seleccionando um ou vários produtos de cada vez ou
ao mesmo tempo como mostra a Figura 6.14.

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Figura 6.14 Selecção Múltipla de produtos para definição do tipo de pensão.

Uma vez seleccionados os produtos para os tipos de pensão básicos, deve


também preparar o ponto de venda para trabalhar do mesmo modo. Para tal,
veja o capítulo 6.5.1 Configurar Pensão Básicas no Ponto de venda.

6.4.4 Produtos Acompanhantes

A aplicação permite definer um ou vários produtos acompanhantes para os


pratos principais. Quando são criados no menu “Ponto de Venda”, o empregado
pode seleccionar o produto acompanhante para a preparação do prato
principal.

No menu “Parâmetros Gerais/Configuração” é especificada a Tarifa de Preço a


usar, que pode ter até 5 tarifas de venda dos produtos. Ver Figura 6.15. Outra
caixa que deve activar no menu “Parâmetros Gerais/Modos de Operação” é
“Especificar possíveis Produtos Acompanhantes para cada Prato Principal”, se
quer especificar os possíveis produtos acompanhantes para cada prato. Se esta
opção estiver marcada, na janela de “Acompanhantes” vão aparecer só os
produtos especificados para cada prato principal. Ver Figura 6.16.

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Figura 6.15 Definição dos tipos de tarifa a ser usada nos Produtos Acompanhantes.

Figura 6.16 Caixa para especificar possíveis produtos acompanhantes para cada prato
principal.

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Deve agora visualizar o produto para especificar se, ao adicionar o produto à
conta, automaticamente vai abrir a janela de selecção de “Acompanhantes”
como mostrado na Figura 6.17.

Figura 6.17 Caixa para mostrar os produtos acompanhantes na janela do ponto de venda.

Através do botão “ADD”, da Figura 6.18 pode especificar os possíveis produtos


acompanhantes para o produto que está a configurar. A procura de um prato é
feita através da janela de “Produtos Acompanhantes” Figura 6.18. Também
pode ser através do nome ou código usando o campo “Procurar”, localizado no
lado inferior esquerdo do menu ou escrevendo o código na coluna “Código”.

No menu “Configuração de Pontos de Venda” especifica quais os pontos de


venda que vão trabalhar com Produtos Acompanhantes, para o que activa a
caixa “Permitir Produtos Acompanhantes”. Ver Figura 6.19.

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Figura 6.18 Prato Principal com os seus Produtos Acompanhantes.

Figura 6.19 Caixa que activa o ponto de venda para trabalhar com a opção de acompanhantes.

Na Figura 6.20 selecciona o produto “Bife à Portuguesa”. Vai aparecer


automaticamente a janela de selecção dos “Produtos Acompanhantes” onde
pode escolher mais do que um produto.

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É possível ver os produtos acompanhantes por Grupo, Família e Subfamília, se
clicar sobre algum dos botões no topo da janela de selecção; por defeito
mostra-se tudo sem agrupar.

Figura 6.20 Exemplo de selecção de acompanhamentos.

Na Figura 6.21 pode ver o prato principal “Bife à Portuguesa” com os Produtos
Acompanhantes seleccionados.

Nota:
Para os Produtos Acompanhantes deve definir o mesmo ponto de venda do
prato principal e o preço correspondente, de outro modo eles não aparecerão
na janela de “Productos Acomanhantes” no menu do “Ponto de venda” para
serem seleccionados.

Na janela de “Produtos”, pode validar vários ou todos os produtos de uma só


vez para eles usarem, ou não, a Janela Obrigatória de Acompanhantes. Ver
Figura 6.22.

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Figura 6.21 Exemplo de prato principal com os seus acompanhantes.

Figura 6.22 Exemplo the selecção múltipla para definir a janela de produtyos acompanhantes.

No mesmo ecrán pode fazer cópias de Produtos Acompanhantes de um produto


para outro. Por exemplo, se já tem Produtos Acompanhantes para o prato “Bife
à Portuguesa” e quer configurar outros pratos que tenham os mesmos produtos

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acompanhantes, sobre o prato “Bife à Portuguesa”, com um click no botão
direito do rato selecciona a opção “Copiar Acompanhantes”. Ver Figura 6.23.

Figura 6.23 Selecção de copiar produtos acompanhantes.

Depois, selecciona todos os produtos que quer copiar para os acompanhantes


do prato “Bife Pimenta” e selecciona a opção “Colar Acompanhantes”. Ver
Figura 6.24.

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Figura 6.24 Selecção multipla de produtos acompanhantes para outros pratos principais.

6.4.5 Preparações e Condimentos

São os modos de preparação dos vários pratos ou artigos que são postos à
venda. Ao definir diferentes tipos de modos de preparação garantimos um
correcto pedido do artigo, ao sermos capazes de determiner como o cliente
quer que o prato seja servido.

Como exemplos de modos de preparação temos:

Muito frio
Fervido
Normal
Mal passado (bifes)

Configuração das Preparações e Condimentos

Nos Modos de Operação marquee a caixa “Especificar possíveis preparações


para cada produto”, (ver Figura 6.25), no menu “Opções de
Configuração/Parâmetros Gerais/Modos de Operação”, se deseja especificar
quais as possíveis preparações para cada produto. Se esta opção está marcada,
na janela de selecção de preparações só vão aparecer os produtos
especificados para cada prato principal.

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Figura 6.25 Janela de configuração de Parâmetros Gerais.

Na configuração dos produtos marca a caixa “Abrir janela obrigatória de


Preparações” se ao adicionar um produto ao pedido, automaticamente se abre
a janela para seleccionar as preparações. Ver Figura 6.26.

Figura 6.26 Caixa de Janela obrigatória de preparações.

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Através do botão “Prep/Cond.”, na janela de “Produtos” ou quando visualiza
um produto, especifica as possíveis preparações para o produto que está a
configurar. A procura de um prato pode ser feita através do seu nome ou
código, usando o campo “Procurar” ou escrevendo o código da preparação
pretendida na coluna “Código”. Ver Figura 6.27.

As preparações que aparecem disponíveis para selecção nesta janela são as


preparações que foram definidas na opção de configuração/Prep e
Condimentos.

Figura 6.27 Janela onde define as várias preparações para o produto.

Na janela de visualização de produtos, pode marcar vários ou todos ao mesmo


tempo para usarem ou não a janela de Preparações Obrigatórias, como mostra
a Figura 6.28.

Nesta mesma janela é possível copiar os Modos de Preparação de um produto


para outro. Por exemplo, se já definiu as preparações possíveis para o produto
“Bife Pimenta”, e quer configurar outro produto com as mesmas preparações
possíveis, sobre o “Bife Pimenta” click com o botão direito do rato e selecciona
“Copiar Modos de Preparação”. Um exemplo é mostrado na Figura 6.29.

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Figura 6.28 Activação da janela obrigatória de preparações para um produto

Figura 6.29 Copiar preparaçãos para outros produtos.

Depois disto, seleccione os produtos para onde quer copiar os modos de


preparação do “Bife Pimenta” e seleccione a opção “Colar Acompanhantes”.

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Na janela de vendas:

When selling something, when adding the produto “Pollo a la Plancha” to a


check, if you’ve set for that produto the mandatory preparação window, it will
automatically appear where you can select the preparação modes for the
produto. Exemplo in Figura 6.30

Figura 6.30 Selecção de preparações para o prato principal.

Se clicar sobre alguns dos botões no topo de janela pode ver as preparações
agrupadas por Grupo e Família. Por defeito, são apresentadas sem estarem
agrupadas.

Tal como já foi explicado, se nos parâmetros marcou a opção de especificar as


possíveis preparações para os pratos principais, nesta janela só aparecerão as
preparações definidas para o prato que está a adicionar nesse momento. De
outro modo, aparecerão todas as definições pré-definidas, independentemente
do produto seleccionado.

Pode também seleccionar as preparações para um produto seleccionando o


ícone do ticket e pressionando o botão Prep./Cond. da Figura 6.31.

Se o produto está configurado para mostrar a janela dos produtos


acompanhantes só pode seleccionar os Modos de Preparação quando o passa
para produto principal. Isto significa que se o produto está configurado para ser
obrigatória a janela de preparação e selecção de produtos acompanhantes,
primeiro aparece a janela de preparação para o produto principal e depois a
janela de selecção dos produtos acompanhantes.

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Se deseja colocar preparações em algum dos produtos acompanhantes tem que
o seleccionar e ir ao botão de preparações. Ver Figura 6.31.

Figura 6.31 Preparaçãos and Condimentos of the Ponto de venda menu

Neste caso, se o produto não é um produto acompanhante, pode sair da janela


dos Modos de Preparação através do botão Pedir Tudo.

No primeiro caso, as preparações serão atribuídas ao produto mas não serão


pedidas e vai aparecer o símbolo “m” na linha do pedido. No segundo caso, as
preparações são atribuídas ao produto e ele é pedido, ficando o símbolo “M”
na linha do produto.

No pedido individual, quando quer definer os modos de preparação de um


produto da conta, pode faze-lo de uma maneira parcial, o que significa que se
na linha da conta existirem 3 Daiquiris e quer definir os modos de preparação
para apenas 2 deles, deve primeiro seleccionar no teclado numérico o número
2 e depois pressionar o botão Prep/Cond. Desta maneira define a preparação
para 2 dos produtos seleccionados e adiciona ao ticket uma nova linha com os
restantes produtos, tal como estavam antes.

Nota: A quantidade seleccionada por defeito no teclado numérico é 1.

Se um produto não foi pedido, pode alterar as preparações definidas.

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6.4.6 Opção de Exportar
Gera um arquivo composto por duas colunas. A primeira é o código do produto
e a segunda o seu nome e descrição.

Ao clicar sobre o botão aparece uma janela onde se define o path do arquivo no
campo Ficheiro de Saída. Ver Figura 6.32.

Ao pressionar o botão dos


pontos aparece uma janela onde
define o nome e o path do
arquivo.

Figura 6.32 Definição do nome e do path do arquivo.

Ao abrir o arquivo, pode ver algo semelhante ao que é mostrado na Figura 6.33.

Figura 6.33 Exemplo do arquivo gerado na exportação de produtos.

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6.4.7 Imprimir

The print opção of Figura 6.34 has several posibilitéis explained next:

Figura 6.34 Opção de Imprimir.

Todos: Imprime todos os produtos


Preços: Ao seleccionar esta opção abre-se a janela da Figura 6.35 para
seleccionar as olunas que deseja ver reflectidas no relatório.

Figura 6.35 Critérios de Selecção

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Preços vs Custo: A mesma janela da Figura 6.35 abre ma so filtro do
preço de custo é seleccionado por defeito. Pode alterar os outros
critérios de selecção.

Menus: Gera um relatório com os produtos que estão definidos como


Menus ou os seus componentes.

Acomp.: Gera um relatório com os principais produtos e os seus


acompanhantes.

Modos de Preparação: Gera um relatório com os produtos para os quais


se definiram preparações.

Gráfico de Ganho: Abre a janela da Figura 6.36 onde pode seleccionar


vários filtros.

Figura 6.36 Critérios de Selecção.

Quando o relatório é gerado, vê-se algo como mostra a Figura 6.37.

Figura 6.37 Relatório gráfico de ganhos.

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6.5 Pontos de venda

Através desta opção pode definir os diferentes pontos de venda com os quais o
sistema vai trabalhar, bem como a sua configuração de trabalho. Um exemplo
do menu pode ser visto na Figura 6.38.

Figura 6.38 Janela inicial dos Pontos de Venda.

Para inserir um novo ponto de venda pressione o botão ,


mostrando-se a janela da Figura 6.39. Na parte superior pode ver as opções de
“Configuração” e “Modos de Preparação”.

Figura 6.39 Janela de insersão de novo ponto de venda.

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Na Tabela 6.2 definem-se cada um dos campos da opção de “Configuração”.

Código Código interno do ponto de venda


Nome Nome do ponto de venda
Código Abreviado Código atribuído pelo utilizador
Tabela de Preços Número da tarifa a usar
Número de Turnos Número de turnos que o ponto de venda vai ter
Tipos de Tickets Mesas: É obrigatório abrir mesa no ponto de
venda
Rápidos: É possível abrir um ticket sem abrir
uma mesa
Ambos: O ponto de venda vai trabalhar com os
dois tipos de ticket

Tabela 6.2 Janela de Opções de Configuração

6.5.1 Configuração de Pensões Básicas ou Adicionais no Ponto de venda

O capítulo 6.4.3 Pensões Básicas de Produtos explicou como os produtos são


configurados para trabalhar com “Pensões Básicas”. Aqui terminamos a
explicação de como se configuram os pontos de venda. Em cada ponto de venda
deve especificar se vai trabalhar com as Pensões Básicas (FAP, EP, MAP, etc) e/ou
Adicionais ou só com Adicionais.

Em qualquer dos casos se vai trabalhar com Pensões Básicas e/ou Adicionais,
tem que saber o quarto do hóspede para calcular o preço da conta e
determinar quais os produtos que vão ser cobrados no tipo de pagamento
decidido pelo cliente, e quais os produtos que vão ter preço zero porque estão
incluídos na pensão. Pode configurar o ponto de venda para perguntar o
número do quarto do hóspede sempre que se abre uma mesa, ao activar a
checkbox “Pedir quarto ao abrir conta”. Ver Figura 6.40.

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Figura 6.40 Pedir quarto ao abrir conta.

Isto significa que quando se abre a conta aparece uma janela para inserir no
teclado o número do quarto. Se deseja fazer uma conta de um tipo diferente,
que não controla o tipo de pensão, saia dessa janela pressionando o botão
“Esc” e continue a trabalhar normalmente. Mas se no fim o cliente decide que,
como está na sua hora de almoço e esta está coberta pela pensão, pode inserir
o número so deu quarto com a conta aberta, através da opção de procurar
quarto na janela de Vendas, e imediatamente os preços dos produtos são re-
calculados sendo zero para os casos em que o tipo de pensão se aplica ao
cliente.

Se no final desta operação a conta tem valor zero, manter-se-á fechada ao


pressionar o botão de pagamento com um tipo de pagamento interno, chamado
PENSÃO BÁSICA ou PENSÃO SUPLEMENTAR, dependendo da moeda da conta,
que tem que coincidir com a moeda da reserva.

Se no final da operação o valor é maior que zero, o hóspede pode decider se


paga em dinheiro ou noutro tipo de pagamento ou se inclui na conta do quarto.
Neste caso não é necessário pedir o número do quarto porque se assume que é
o mesmo em que a conta foi registada.

Para ser possível verificar no ponto de venda se o hóspede está na hora do


pequeno-almoço, almoço ou jantar, par aver se está a consumer produtos
dentro da sua pensão, deve definir em cada ponto de venda, o Horário para
cada caso. O sistema controla isso para prevenir sobreposições de horários das
diferentes refeições diárias. Para configurar os horários, deve pressionar o
botão Horário mostrado na Figura 6.41. Exemplo:

Figura 6.41 Botão de Horário.

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A janela do Horário aparece para se definirem as horas para cada refeição. Ver
Figura 6.42.

Figura 6.42 Janela de HOrários das Refeições.

Depois, no menu “Opções de Configuração/Parâmetros Gerais/Interfaces/


NewHotel” deve activar a caixa “Horário Aberto para Meia Pensão” e “Controlo
de quantidade de refeições” como mostra a Figura 6.43.

Figura 6.43 Activation das caixas.

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Horário Aberto para Meia Pensão: permite ao hóspede consumer a sua
refeição diária incluída na sua pensão, em horário de almoço ou jantar,
indiferenciadamente. Se esta opção não está marcada o NewPos guia-se
pelo que está configurado no NewHotel para a meia pensão: Almoço ou
Jantar.

Controlo de quantidade de refeições: Permite controlar que o hóspede


só come no ponto de venda no horário definido. Se existem vários
hóspedes num quarto, eles podem comer separadamente, identificando-
se na conta do NewPos que hóspedes comeram a que horas e que podem
ter tipos de pensão diferentes.

Em resumo, se o ponto de venda trabalha com “Pensões Básicas ou Adicionais”


ou com “Adicionais” deve marcar a caixa correspondente.

6.5.2 Compensação

É um valor para o pequeno-almoço, almoço ou jantar dentro do tipo de pensão


que está incluído na tarifa de preço, quando existe interface com o NewHotel.
O hóspede, ao entrar num ponto de venda que tenha “Compensação”, não lhe
será cobrado o valor de consumo de acordo com o tipo de pensão definido na
reserva.

Para definir a compensação deve seguir os seguintes passos:

1. Active a caixa de Compensação do ponto de venda como é mostrado na


Figura 6.44.

Figura 6.44 Activação da caixa de compensação.

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2. Através do botão de horários, defina o intervalo de horas para cada tipo
de refeição. Exemplo Figura 6.45.

Figura 6.45 Definição do intervalo de horário e valor para cada tipo de refeição.

Para controlar as refeições usamos um cartão magnético que contém a


informação do número e ano da reserva. Quando o hóspede chega ao ponto de
venda entrega o seu cartão que é passado por um leitor que envia a informação
à aplicação.

O NewPos verifica o tipo de pensão que ele tem e se já tem consumos por
qualquer tipo de pensão. Se o hóspede, por exemplo, já teve o seu jantar e
volta, no ponto de controlo, ao passer o cartão novamente pelo leitor, a
aplicação abre uma mensagem informando que o cliente já comeu o seu jantar.

Pode acontecer que o hóspede tenha ido ao ponto de venda para ter a sua
refeição mas se tenha ido embora sem a consumir, avisando o empregado que
voltará mais tarde. Neste caso, quando ele voltar, ao ler o cartão a aplicação
avisa que ele já teve a sua refeição. Para apagar o controlo feito quando o
cartão foi passado pela primeira vez, com o botão “Pensões” que tem um X na
Figura 6.46, ao pressioná-lo abre-se uma janela (ver Figura 6.47) onde se passa
o cartão novamente ou se insere o número e a aplicação apaga o primeiro
controlo feito.

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Figura 6.46 Botão que apaga o controlo de pensão.

Figura 6.47 Janela para passar o cartão ou inserir o seu número e apagar o controlo.

O assunto de como configurar os cartões magnéticos é explicado no capítulo


“Parâmetros Gerais”.

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6.5.3 Buffet

Ao activar esta caixa significa que o ponto de venda vai trabalhar sob o
controlo do Buffet, da mesma maneira que no modo de trabalho de
“Compensação”. Através do uso de cartões magnéticos grava-se informações
sobre os hóspedes, visitants e gera-se apenas um ticket no final do turno, com
os produtos do buffet bem como com a spessoas que por ele passaram.

6.5.4 Modo de trabalho das caixas do ponto de venda e botões de Operação

Em seguida descrevemos cada uma das caixas que determinam o


comportamento do ponto de venda.

Mostrar no fecho do Inventário

Quando existe interface com o NewStock, ao fechar o dia, na impressora do


ponto de venda é gerada uma listagem com o que resta do inventário na altura
da venda. Pode ser configurado com as seguintes opções:

Todos os produtos do NewStock: Todos os artigos, existentes ou não no


NewPos.
Todos os produtos do NewPos: Todos os artigos do NewPos.
Produtos de NewPos vendidos: Só os produtos que tiveram movimentos
nesse dia no NewPos em que foram vendidos.

No botão configure a informação que vai ser impressa nos


tickets, contas e facturas da Figura 6.48.

Cabeçalho 1 até Cabeçalho 5: Usado para definir títulos nos tickets


impressos.
Mensagem1, Mensagem2: Usado para especificar comentários que serão
impressos no final do ticket.
Listar Mesas: Se se imprime o número da mesa no ticket.
Lista de Artigos: Se na conta são discriminados os produtos vendidos.
IVA Ticket/Factura: Se no ticket é dada toda a informação relative aos
impostos.
Hora Ticket/Factura: Se esta informação é impressa.

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Figura 6.48 Janela de configuração de Ticket ou Conta.

No botão de INTERFACES define a correspondência entre o ponto de venda e a


secção do armazém e entre o ponto de venda e a secção no NewHotel onde
reside a selecção do hotel, se há mais que um, onde a produção do ponto de
venda vai ser carregada.

IMPORTANTE: Para ter um interface correcto com todos os produtos é


necessário que cada ponto de venda tenha a sua secção correspondente em
todos os sistemas.

Figura 6.49 Janela de configuração dos Interfaces

Descrição dos campos da Figura 6.49 Pontos de venda (Interfaces)

Hotel onde se lança a produção: Nome do hotel


Secção NewHotel: secção para onde a produção do ponto de venda é
enviada

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Contas para outros lançamentos: Pode definir uma conta extra no
NewHotel para o ponto de venda para onde a produção é enviada. Se não
definir uma conta neste campo, a aplicação irá mover a produção para a
aconta extra definida no menu “Opções de Configuração/Parâmetros
Gerais/Interfaces/NewHotel.

Tipo de ligação
Tudo: Todas as contas definidas como Tipo de Pagamento são enviadas.
Dinheiro, Crédito, Cartão de Crédito.
Só para Crédito ao Quarto: Só transfere as contas enviadas para crédito
ao quarto.
Só para Crédito ao Quarto e Não Alojados: Transfere só contas de
créditos ao quarto e de não-alojados.

NewStock

Secção NewStock: Selecção da secção do NewStock para ligar com o


ponto de venda quando existe interface com esta aplicação.

No botão MESAS define a distribuição geral das mesas num gráfico. Para atribuir
uma mesa a um lugar no planning, arraste-a com o rato. Exemplo na Figura
6.50.

Figura 6.50 Colocação das mesas no planning.

No botão definem-se as estações que representãm um ponto de


venda que deseja ver quando o planning das mesas é apresentado no ponto de
venda onde está o utilizador. Isto é para mudar o ponto de venda quando se
está a usar o gráfico de mesas. Esta mudança só pode ser feita com as estações
definidas no menu de estações. A Figura 6.51 mostra um exemplo como se

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definem as estações correspondentes em dois pontos de venda para fazer a
mudança.

Figura 6.51 Janela de definição de estações para mudar o ponto de venda.

Ao entrar no ponto de venda, pode ver no canto superior esquerdo os ícones


que identificam a estação de cada ponto de venda. Ao clicar sobre uma delas, a
mudança é feita. Ver Figura 6.52.

Figura 6.52 Ícones de estação para mudar o ponto de venda.

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Agora vamos descrever as funções dos botões que encontra quando entra no
menu do ponto de venda da Figura 6.53.

Figura 6.53 Botões de Operação no menu do ponto de venda

Inserir: Foi o que já falámos no capítulo sobre criar um ponto de venda.


Visualizar: Pode ver os parâmetros definidos quando cria o ponto de
venda, que podem ser modificados de acordo com as necessidades.
Apagar: Apaga o ponto de venda com a condição de que nehum
movimento ou factura foram feitos.
Caixas: Nesta opção pode determiner o número de todas as caixas que
vão trabalhar no sistema para cada ponto de venda. Ver Figura 6.54.

Figura 6.54 Definição do número de caixas por ponto de venda.

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NewHotel: Nesta opção é permitido selecccionar as secções e serviços do
NewHotel onde os valores correspondents a qualquer produto vendido
neste ponto de venda serão carregados. Podem ser alterados
seleccionando o produto, secção e service desejado ou a secção e
service e depois pressionando o botão TUDO para aplicar a mesma
secção e serviço a todos os produtos do ponto de venda. Ver Figura 6.55.

Figura 6.55 Definição da secção e service para produtos com interface com NewHotel

NewStock: Nesta secção selecciona as secções do NewStock onde os


produtos vendidos neste ponto de venda serão abatidos. Pode ser
alterado seleccionando o produto e a secção desejada ou seleccionando
a secção e depois o botão TUDO para aplicar a mesma selecção a todos
os produtos do ponto de venda. Ver Figura 6.56

Figura 6.56 Definição da secção para produtos com interface com NewStock.

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Mesas: É definida a distribuição geral das mesas no gráfico, o que
significa que faz a mesma operação que o botão “Mesas” quando
visualiza o ponto de venda.
Preços: Esta opção permite obter uma lista dos preços do ponto de
venda seleccionado. Ao clicar neste botão abre-se uma janela com filtros
para seleccionar como quer que a lista seja gerada.

6.6 Parâmetros Gerais

Define as regras de como a aplicação vai trabalhar. Ao entrar nesta janela, do


lado esquerdo tem uma série de sub-menus, descritos a seguir. Na Figura 6.56
pode ver a janela inicial.

Figura 6.56 Janela de Parâmetros Gerais

6.6.1 Gerais

Informação

Relatórios Gerais: Define o local onde se encontram os relatórios


standard da aplicação.
Relatórios Personalizados: Define o local onde se encontram os relatórios
personalizados da aplicação. Os relatórios personalizados são aqueles
que são desenhados de acordo com os requisitos do utilizador e que não
estão incluídos nos relatórios standard.

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Imagen de Fundo: Define o local onde está a imagem de fundo para
alterar o fundo standard da aplicação para outro.
Ficheiro Desconto HMC: Tipo de desconto para cartões de fidelização
que contêm outras informações tais como data da venda, hora, ponto de
venda, valor do desconto, número de pessoas, etc. Estes cartões têm um
formato específico, um número de controlo e o desconto aplicado
depende do número de pessoas. Além disso existe um código de
supervisor que também é configurado nos parâmetros e que permite
inserir o número do cartão manualmente.

Idiomas

Idioma: Ao clicar sobre um idioma, a aplicação altera-se para esse


idioma. Ver Figura 6.57.

Figura 6.57 Definição de Idioma.

Através do botão imprimir pode imprimir um relatório com a informação geral


de todos os menus definidos ou informação específica (preços, acompanhantes
e mesas) do menu seleccionado nesse momento.

Entrada na Aplicação: No campo do ponto de venda define-se o campo


por defeito para entrar no menu do “Ponto de venda”. No campo
“Caixa” define o número por defeito da caixa do ponto de venda.
Utilizador e Password: Ao marcar esta caixa, significa que o utilizador
tem que inserir o seu nome e a sua password para entrar na aplicação.
Impressora: Define as impressoras usadas pela aplicação.
9 Recibos: Define a impressora para os tickets ou contas
9 Factura: Define a impressora para as facturas
9 Relatórios: Define a impressora para os relatórios
9 Fiscal: Define a impressora fiscal
Usar Display de Cliente: Define o Display de modo a que o cliente possa
ver o total da conta.
Usar Comandos: Define se o ponto de venda vai usar a gaveta do dinheiro
para que, na altura de atribuir o pagamento, a gaveta se abra
automaticamente.
Também define se a impressora corta o papel e defina a porta de
comunicação.

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Scanner de Mão: Se o ponto de venda vai usar um scanner para ler os
produtos na altura do pagamento.

6.6.2 Configuração
Moeda: Define a moeda que vai ser utilizada pelo sistema
9 Moeda Base: Moeda principal usada pela aplicação.
9 Moeda Base ou Suplementar: Define se a aplicação vai usar mais
que uma moeda.

Impostos: Define como é que o sistema vai tratar os impostos.


9 Incluídos nos Preços de Venda: Os preços de venda de um produto
já têm os impostos incluídos.
9 2 taxas no mesmo artigo: São aplicadas duas taxas ao mesmo
produto.
9 Mostrat subtotais nos tickets separados por taxa de imposto.
9 Calcular impostos nos tickets de consume interno: Se nas contas
ou tickets com tipo de pagamento “Uso Interno” os impostos são
calculados.
Recargos: Define um recargo por defeito para todo o sistema
9 Texto a Mostrar: Ao colocar uma pequena descrição ela aparece
no painel onde também aparecem os valores da conta na janela
do ponto de venda. Ver Figura 6.58.
9 Valor (%): Valor da percentagem de recargo.

Figura 6.58 Texto definido para os Recargos.

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Table Spaces: Uma base de dados é uma colecção de arquivos. A Oracle
agrupa este arquivos através de um objecto de bases de dados chamado
table space. Antes de inserir a informação na base de dados Oracle tem
que criar uma table space para guardar a informação. Quando o objecto
é criado deve incluir a informação sobre o tipo de informação que deseja
guardar.

9 Utilizador: As space tables de utilizadores (utilizadors) guardam os


objectos da base de dados que pertencem aos utilizadores.

9 Temporary: As tables space (temp) é onde o Oracle guarda todas


as tabelas temporárias.

Tarifa de Preços para Produtos Acompanhantes: Define o tipo de tarifa


para os produtos acompanhantes.
Tamanho m+inimo da Password de Utilizador: Define o número mínimo
de caracteres da password do utilizador.

Inclusão do Euro

A opção permite usar o euro como um contra-valor, o que significa que se pode
pagar em euros, tendo a respective taxa de Câmbio para a moeda base usada
pelo sistema, o over apenas no ticket o valor pago em euros, além de mostrar o
a moeda base do sistema.

Gráfico de Mesas
Define as imagens para cada tipo de mesa (livre, ocupada, pendente de
pagamento, reservada) que quer que apareça no gráfico do ponto de
venda.

6.6.3 Interfaces

Define com que interfaces o NewPos se vai ligar.

6.6.3.1 NewClub

É uma aplicação para o tratamento de várias salas com a mesma reserve e


várias ofertas para restaurants, cabarets e salas.

Caixa de ligação NewClub: Quando activa indica ao NewPos que existe


interface com o NewClub.
Ponto de venda de Check-in: Seleccione o ponto de venda onde vão
aparecer as reservas de mesas que têm estado de check-in status no
NewClub. Ver Figura 6.59.

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Figura 6.59 Interface com o NewClub.

6.6.3.2 Armazém - NewStock

NewStock é a aplicação que gere as comidas e bebidas.

O interface do ponto de venda com o armazém NewStock pode ser definido de


várias maneiras:
1. Funções de registar vendas e lançar abatimentos online no fecho do dia
ou turno.
2. Funções de registar vendas online no fecho do dia ou turno mas sem
lançar abatimentos.
3. Registar vendas offline no fecho do dia ou turno.
4. Registar vendas de um período.

Funções de registar vendas e lançar abatimentos online no fecho do dia ou


turno:

Quando fecha o dia ou turno num determinado ponto de venda as tabelas do


NewStock são automaticamente preenchidas com a informação das vendas
feitas nesse dia ou turno para o ponto de venda seleccionado e os produtos que
foram vendidos da área do NewStock são abatidos.

Para tal é necessário ter o NewStock instalado e com interface com as tabelas
de armazém. É por isso que deve preencher a informação relacionada com a
conexão, como nome de utilizador, Password, Nome da Data Source, Nome do
Net Service, etc.

Funções de registar vendas online no fecho do dia ou turno mas sem lançar
abatimentos:

Esta opção funciona de maneira semelhante à anterior, o que quer dizer que
quando fecha o dia ou turno num determinado ponto de venda as tabelas do
NewStock são automaticamente preenchidas com a informação das vendas
realizadas nesse dia ou turno; mas as funcções de abatimento automático não
são executadas para esses produtos vendidos nas áreas do NewStock.

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Para isto também é necessário ter o NewStock instalado e com interface com as
tabelas de armazém. É por isso que deve preencher a informação relacionada
com a conexão, como nome de utilizador, Password, Nome da Data Source,
Nome do Net Service, etc.

Registar vendas offline no fecho do dia ou turno:

Quando selecciona a opção NewStock Offline aparece uma caixa de texto, ver
Figura 6.60, para inserir o caminho de onde quer guarder os ficheiros com a
informação das vendas realizadas.

Figura 6.60 Definição do caminho do arquivo das vendas efectuadas.

Quando fecha o dia ou turno de um ponto de venda serão preenchidos dois


ficheiros com formato de texto com a informação das vendas realizadas nesse
dia ou turno para o ponto de venda seleccionado. Esses ficheiros chamam-se
tnst_vent.txt e tnst_cons.txt, que correspondem às vendas e consumos internos
respectivamente e serão guardados no caminho definido. Se não definir
nenhum caminho, serão guardados no mesmo caminho que o executável do
NewPos.

Nestes ficheiros será, no fecho do dia ou turno, guardada a informação no final


do ficheiro, mantendo a informação já existente.

Registar vendas de um período:

Esta opção só é válida para o interface NewStock Offline. Aqui, as vendas não
são registadas automaticamente. É necessário que o utilizador decida graver as
vendas do período desejado através da opção Exportar a Armazém do menu de
Gestão de Vendas. Ver Figura 6.61.

Figura 6.61 Janela para exportar período de vendas.

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Aqui vai definir o período e os pontos de venda a partir dos quais quer exporter
as vendas.

Da mesma maneira vai exportar os ficheiros com formato de texto que


coincidam com as vendas e os consumos internos. Sugerimos como nome do
ficheiro uma combinação de tnst_vent ou tnst_cons, de acordo com a
correspondência entre o período seleccionado e o lugar onde vai ficar o
ficheiro, de acordo com o path definido para ele, apesar de o utilizador não
estar autorizado a seleccionar nomes e locais para os ficheiros.

Neste caso, se o ficheiro já existe, o utilizador é notificado e cabe-lhe a ele


decider que acção tomar.

Outros requisitos:

Para todos os casos de interface com o NewStock vai aparfecer o botão


, que permite verificar a conexão com a base de dados do
NewStock, bem como uma série de requisitos que são necessários definir para
uma correcta função do interface.

Para um interface online do NewStock as opções escolhidas são mostradas na


Figura 6.62.

Figura 6.62 Controlo de interface online do NewStock.

Se é um interface offline com o NewStock, só se marcam as opções mostradas


na Figura 6.63.

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Figura 6.63 Controlo de interface offline do NewStock.

Em ambos os casos, se o semáforo está de cor vermelha, significa que esse


ponto não está correctamente configurado e pressionando o botão na direita
pod ever detalhadamente a informação das secções, artigos, consumos internos
e grupos que não têm interface com o NewStock de acordo com a fila
seleccionada.

Na Figura 6.64 mostra-se um exemplo indicado para os pontos de venda que


não têm esta secção definida no NewStock. Para a definir é necessário
configurar os pontos de venda e para cada um dos ponto de venda presentes na
listam definer a secção do NewStock correspondente.

Figura 6.64 Exemplo of detailled information of interface checking.

Para ver como é o interface do ponto de venda com o NewStock, pode ver o
capítulo 6.5.4 Caixas de Modo de Funcionamento do Ponto de Venda e Botões
de Operação.

Se o interface com o NewStock é offline é necessário importer as secções do


NewStock previamente. Estas serão importada de um ficheiro de formato de

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texto, previamente exportado do NewStock. A importação pode ser feita
através de um menu separado que aparece nestes casos junto ao botão do
interface. Ver Figura 6.65.

Figura 6.65 Opção de importação de secções do NewStock para interface offline com o
NewStock.

Se já existem secções importadas do NewStock o utilizador é avisado e é dele a


decisão de as sobreescrever ou não. Da mesma maneira, deve configurar todos
os pontos mostrados quando se selecciona o controlo do interface.

Interface com aplicação externa

Quando a aplicação de armazém a configurar o interface é externa, as vendas


são sempre registadas no fecho do dia e exportadas para um ficheiro de
formato de texto.

Quando fecha o dia de um determinado ponto de venda esse ficheiro é


preenchido com a informação das vendas feitas nesse dia para esse ponto de
venda e guardada no path definido. Se o path não está definido, o ficheiro é
gravado no mesmo ficheiro que o executável do NewPos.

Se esse ficheiro existe quando se fecha o dia, a informação é escrita no final do


ficheiro, mantendo a informação já existente.

Quando o interface é com uma aplicação externa o utilizador pode também


aceder à opção Exportar para Armazém, dentro do menu Gestão de Vendas,
através do qual pode exportar para um ficheiro de texto as vendas
correspondentes a esse período, como mostra a Figura 6.66.

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Figura 6.66 Janela para exporter vendas de um período a armazém externo.

Aqui definem-se os períodos e os pontos de venda que se querem exportar.

É exportado um ficheiro de texto, que corresponde as vendas e os consumos


internos. É sugerido para nome de ficheiro uma combinação do período
seleccionado e é guardado no path já definifo; o utilizador é autorizado a
seleccionar o nome e o path do ficheiro.

Neste caso, se o ficheiro já existe, o utilizador é notificado e é ele que decide


o que fazer.

A caixa “Lançar Abatimento” especifica se, depois de mandar as vendas e


consumos para o armazém, o processo de abatimento é executadpo ou se se
mantém pendente, para ser feito depois no armazém.

6.6.3.3 Requisitos Gerais do NewHotel para o interface

Define como vai funcionar o interface do NewPos com o NewHotel. De seguida


pode ver cada campo da Figura 6.67 detalhado.

Conexão NewHotel

9 Sem interface: Não existe interface entre o NewPos e o NewHotel


9 Crédito ao Quarto e Voucher Online: As vendas declaredas com o
tipo de pagamento dinheiro ou cartão de crédito são transferidas
agrupadas pelo seu tipo de pagamento para o NewHotel para a
conta extra definida por defeito ou para o ponto de venda.
9 Tudo Online: As vendas declaradas com o tipo de pagamento
dinheiro e cartão de crédito são transferidas quando se faz a
conta ou o ticket.

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Figura 6.67 Janela de opções de interface com o NewHotel.

Nenhuma: Quando a conexão é feita só com a aplicação NewHotel


MultiHotel: Quando existem vários hotéis com uma só instância de
NewHotel
Multi Instância: Quando existem várias instâncias cada uma com
NewHotel
Permite cargos a outro hotéis: Esta caixa é activada quando o parâmetro
de Multihotel está activo para permitir cargos a outros hotéis
Conta para outro cargos: A conta “Extra ou não-alojado” é definida, para
onde a produção passa no fecho do dia ou turno
Fecho de Turno: A produção é transferida quando se fecha o turno de um
ponto de venda
Fecho do Dia: A produção é transferida quando se fecha o dia de um
ponto de venda
Conexão com NewHotel: Prepara a conexão do NewPos com o NewHotel.
Insira os valores de Utilizador e Password do dono da base de dados do
NewHotel nos campos correspondentes

9 DataSourceName: Selecione o nome do ODBC do NewHotel para a


conexão com o NewPos.

Conta de Crédito ao Quarto: Quando se faz uma conta com o tipo de


pagamento crédito ao quarto ou conta de não-alojado, é transferida
para a conta extra da caixa activada.
Caixa de Controlo de Limite de Crédito: Esta caixa é activada quando se
dejesa fazer um crédito ao quarto, sob a condição de que a conta do
hóspede tem um balanço favorável. Para que este controlo funcione,

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deve também configurar este tipo de operação nos parâmetros gerais do
NewHotel.
Cargos de Consumos Internos: Permite fazer Tickets ou contas com o tipo
de pagamento consumo interno.
Não carregar impostos no NewHotel: O valor dos impostos não é
transferido para o NewHotel.
A caixas “Horário de Maia-Pensão” e “Controlo de Número de Refeições”
são para operar nas pensões básicas, explicadas no capítulo 6.4.3
Pensões Básicas de Produtos.
Mostrar lista de Hóspedes da Carregar: Quando se faz um ticket com tipo
de pagamento crédito ao quarto, abre-se uma janela onde se pode
procurar a conta pelo número da reserva ou do quarto.
Cargos só para contas abertas: Se activo permite fazer um ticket com
tipo de pagamento crédito ao quarto a uma reserva em estado de
reserva.
Aplicar cartão de desconto: No NewHotel é possível definir tipos de
clientes e descontos para cada tipo de cliente. Ao activar exta caixa o
desconto correspondente é aplicado ao hóspede de acordo com o tipo
definido na reserve ou no seu cartãoex do NewHotel. Este tipo de
operação acontece quando cada hóspede tem um cartão magnético, que
vai funcionar como documento de identificação dentro do hotel. Quando
o cartão é passado no leitor do ponto de venda reader, o NewPos lê a
informação sobre o número da reserva e número do hóspede, consulta o
NewHotel para validar o tipo de cliente e o desconto correspondente
disconto.

6.6.3.4 Interface com NewConta

Activa o interface com as contas da contabilidades. Os seguintes critérios


devem estar associados:

Tipo de Conta: Tipo of conta que o hóspede tem no NewConta


Tipo de Pagamento: Número máximo de dias para pagar
Tipos de Movimentos de Factura: Declara o tipo de movimento para a
factura
Tipo de Movimento para o Cartão de Crédito: Declara o tipo de
movimento para o cartão de crédito
Conta Cartão de Crédito: Especifica para que conta do NewConta os
cartões de crédito são transferidos
Código de Origem: Especifica o código do hotel para onde os movimentos
devem ser transferidos

6.6.3.5 Interface com NewCentral

Este interface é activado quando existe a aplicação NewCentral. Ao configurar


este interface, no fecho do dia ou turno, as estatísticas do NewPos passam para
o NewCental.

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Insira o nome e password do dono dos objectos da base de dados do transmissor
nos campos correspondentes. O transmissor é o que é o responsável por passer
a informação para a Central. No campo de Origem defina o nome ODBC do
transmissor para fazer o interface.

6.6.4 Modo de Operação


Define as regras da operação quando o empregado entra no menu do ponto de
venda. Em seguida descrevem-se as caixas da Operação.

Gerais:

Opção de deixar contas rápidas pendentes: Quando se faz uma conta


rápida, sem abrir a mesa, esta pode ser deixada pendente de tipo de
pagamento, pressionando o botão de pendente no menu de comandos.
Mas antes de fechar o dia ou o turno deve atribuir um tipo de pagamento
ou apagar o ticket.
Permite remover impostos e/ou recargos nos tickets: Permite realziar
esta operação com um botão de comando para remover os impostos ou
os recargos.
Obrtigatório inserir número de commando para liquidar contas: Tem que
inserir o número do comando para o associar à conta.
Opção para transferir contas: Permite transferir um ticket entre dois
pontos de venda.
Controlar o Fundo de Caixa: Inserir o dinheiro inicial ou de base.
Arredondar os centimes do total da conta a múltiplos de 5: Isto significa
que se os centimes no total da conta não são múltiplos de 5, o valor é
aumentado para o múltiplo de 5 mais perto. Por exemplo, se o valor
final é de €40.13, o sistema vai gravar €40.15.
Código de Acesso do Utilizador: O utilizador só pode entrar no ponto de
venda depois de inserir o seu código.
Fazer inventário nos pontos de venda: Se usar esta opção, no fecho do
turno abre-se uma janela para que o empregado insira a informação
necessária num modelo de inventário. Esta informação é guardada numa
tabela e pode ser acedida através de um relatório que o sistema tem
chamado Lista de Inventário. Para ajustar o inventário inicial de cada
dia, é usado o inventário final anterior.
Usar ecrán de teclado: O ecrán de teclado é activado se existirem
monitores Touch Screen.
Especificar possíveis produtos acompanhantes para cada prato principal:
Se vai trabalhar com produtos acompanhantes, veja o capítulo 6.4.4
Produtos Acompanhantes.
Especificar possíveis preparações para cada produto: Se vai trabalhar
com preparações, veja o capítulo 6.4.5 Preparações e Condimentos.
Trabalhar com tabelas detalhadas para transferir para o NewHotel e
Contabilidade: Quando active esta caixa nos movimentos que são
transferidos para o NewHotel e para o sistema de contabilidade, os

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produtos que compõem a tabela são registados em vez da tabela do
produto em si.
Guardar preços de venda incluídos na pensão e nos consumos internos:
Nas vendas do tipo incluído na pensão e consumos internos, são
guardados os preços de venda e podem ser visualizados nos relatórios
incluídos na pensão e nos consumos internos, respectivamente.
Usar a opção de conta rápida: Atribui um tipo de pagamento por defeito
para as contas rápidas.
Moeda que aparece nas contas: Descrição do tipo de moeda que vai
aparecer no ticket.
Cópia de conta comprimida: Pergunta de confirmação antes de imprimir
uma conta comprimida se este parâmetro estiver marcado, para que o
utilizador esoclha se quer comprimida ou normal.
Pedir confirmação antes de aplicar um menu: Pergunta de confirmação.
Usar quarto para cartão manual: Caixa para especificar que a informação
passada quando se usa um cartão manual é o número do quarto.
Geração de Plus: Se a lista é gerada por produtos, grupos ou famílias
quando se criam os artigos.

Facturação:

Identificação relative ao ano: O ticket é composto por dois números;


número e série. Esta cauxa, quando activa, muda o número de série
quando o ano muda.
Fcaturar Agências: Se vai usar a mesma numeração para facturar
agências.
Depósitos Adiantados: Se é permitido operar com Depósitos Adiantados.
Ver capítulo 3.5 Depósitos Adiantados.

Imprimir:

Define o modo como os tickets ou facturas são impressos.

Identificador de Ticket: Insira o texto que vai identificar que é um tipo


de documento ticket no cabeçalho.
Identificador de Factura: Insira o texto que vai identificar que é uma
factura no cabeçalho.
Identificado de Voucher: Insira o texto que vai identificar que é um
Voucher no cabeçalho.

Modelo de Configuração de Ticket e Factura

Esta opção permite utilizar um modelo de tickets e facturas definidas pelo


cliente em vez de usar o modelo predefinido no NewPos. Para fazer isto o
NewPos, com o pacote de instalação, fornece um relatório crystal chamado
TicketPos.rpt e um ficheiro chamado Schema.ini, que contém a informação
sobre sobre a ordem dos campos e dos separadores que podem ser lidos nos
ficheiros de texto que o relatório TicketPos.rpt usa.

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Este relatório pode ser alterado pelo utilizador de acordo com a sua vontade e
sera o único a ser impresso (por defeito) quando uma venda é fechada através
de ticket ou botão de factura na janela de pagamento. É possível usar outros
relatóriios além do TicketPos.rpt, especificando o nome do que vai usar nos
parâmetros gerais. Pode usar um relatório para os tickets e outro para as
facturas.

Os passos para usar esta função são os seguintes:

1. Crie um DSN do tipo Ficheiro de Texto, que use o ficheiro Schema.ini, já


mencionado. Um exemplo é mostrado na Figura 6.68.

Figura 6.68 Criação do DSN do tipo Ficheiro de Texto.

O directório seleccionado para o DSN tem que ter o ficheiro Schema.ini.

Nos parâmetros gerais do NewPos tem que indicar o nome do DSN criado no
passo anterios como mostra a Figura 6.69.

Figura 6.69 Definição dos Ficheiros de Textos DSN no NewPos.

Mude o relatório TicketPos.rpt de acordo com as necessidades do cliente ou


desenho o seu prório relatório. O relatório que usa deve usar os ficheiros
criados pelo NewPos no path do DSN. Estes relatórios são TNPO_ARVE.txt,

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TNPO_FACT.txt, TNPO_VEND.txt e são automaticamente preenchidos quando se
imprime um ticket, retirando a informação das tabelas do NewPos com os
mesmos nomes. Se usar um relatório que não o TicketPos, deve indicar o nome
à direita dos parâmetros “Imprimir Tickets Personalizados” e “Imprimir
Facturas Personalizadas”, respectivamente.

6.6.5 Cartões Magnéticos

O uso de chaves magnéticas tem o objective de cumprir as seguintes


operações:

Cargos de Crédito ao Quarto e Consumos Internos: Evita inserir o número


do quartyo ou da reserva quando se paga um ticket com o tipo de
pagamento crédito ao quarto. A banda do cartão terá a informação do
número da reserve e do hóspede do NewHotel. Quando o empregado
liquida o ticket com o tipo de pagamento crédito ao quarto, passa o
cartão pelo leitor e este envia a informação para o NewPos, que vai
verificar a informação do cartão ao NewHotel. Isto elimina erros de
inserção de número da reserve ou do quarto. Para os consumos internos
o que é guardado no cartão é o código da conta que identifica a quem
será carregado o consumo interno.
Controlo de Pensão: Quando o ponto de venda opera com 6.5.1 Pensões
Básicas ou Adicionais no Ponto de venda, quando se passa o cartão pelo
leitor controlamos se os hóspedes já tiveram a sua refeição do dia.

Configuração

Se active a opção “Geral” especifica a ordem dos campos do esquema que


contém a informação sobre a reserve ou o consume interno que está na banda
magnética. Quando preenche os campos, o NewPos vai ler a informação do
cartão como especificado nos campos correspondentes, os valores de longitude
values e o número de caracteres de cada campo. Ao configurar o formato do
cartão na opção “Geral”, aplica-o para todos os cartões de todas as estações de
trabalho. Na Figura 6.70 A. é mostrada a janela da “Configuração Geral”.

Se activa a opção “Por Estação” pode configurar a informação que o NewPos


vai ler por computador (C). Tal como a opção Geral, configura os campos de
reserve, código de consumo interno, código do hotel, etc. Além disto,
especifica a informação sobre a velocidade de comunicação, paridade, porta
entre o NewPos e o aparelho que vai ler ou gravar os cartões. A Figura 6.70 B.
mostra a janela de configuração por “Estação”.

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Figura 6.70 A. Janela de Configuração Geral

Figura 6.70 B. Janela de configuração por Estação.

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6.7 Tipos of Pagamento

Define os vários tipos of pagamento usado na instalação bem como o tipo de


pagamento, moeda, se é possível pagar com cartões magnéticos e se há
hipótese de troco.

Os tipos of pagamento que podem ser usados pela aplicação quando se cria um
tipo de pagamento são mostrados na Figura 6.71.

Figura 6.71 janela de Configuração.

Em seguida descrevem-se os campos da opção de configuração:

Dinheiro: O tipo de pagamento mais utilizado.


Consumo Interno: Também chamado conta da casa. São os consumos nos
pontos de venda com preços de venda especiais.
Crédito ao quarto: Usado no caso de interface com NewHotel para
carregar uma venda a um quarto ou a uma conta extra no NewHotel.
Cartão de Crédito: Define os tipos of pagamento que usam cartão de
crédito.
Câmbio de Moeda: Define os tipos of pagamento que usam câmbio de
moeda.
Incluído na Pensão: Usado em caso de interface NewHotel e só vincula a
conta como consumo na secção por conceito de pensão.
Voucher: Usado para carregar uma determinada venda a uma conta de
cliente.
Voucher com Recargo: Usado para mudar uma determinada venda a uma
conta de cliente mas também para carregar o saldo que o cliente tem
por recargo.

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Na opção Modos de Operação da Figura 6.72 podem ver-se as seguintes
operações:

Figura 6.72 Janela de Modos de Operação.

Factura Automática: Significa que a factura é sempre impressa depois de


emitido o ticket.
Cartão Magnético: Se activo, pede o número do cartão magnético para
sacar a informação em vez de pedir a informação necessária
manualmente.
Inibir Troco: Significa que o troco do cliente não aparece no ticket.
Convites: É uma categoria dentro dos consumos internos que é usada
para diferenciar depois da venda se é um convite ou um consumo interno
de uma área, departamento ou pessoa.
Permitir Gorjeta: Especifica se pode ou não registar uma gorjeta no tipo
de pagamento.

Passos para criar um Tipo de pagamento

1. Pressione o botão Inserir que abre a janela onde se especifica no campo


Descrição o nome do tipo de pagamento.
2. Seleccione a opção de tipos of pagamento para ligar os definidos no
NewPOS com os definidos no NewHotel no campo de selecção. Ver Figura
6.73.
3. Para terminar pressione o botão “Aceitar”.

Se cria um tipo de pagamento de cartão de crédito, deve primeiro criar os tipos


de cartões de crédito. Ver capítulo Cartão de crédito.

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Figura 6.73 Janela de criação de tipos of pagamento e selecção de tipos of pagamento no
NewHotel.

6.8 Mesas

Permite inserir as mesas e indicar em que sala se encontram, lugares


disponíveis por desenho e quantidade real a usar, se são fixas ou opcionais,
identificadas com sinal de estado. Se são fixas podem ser usadas no sistema, se
são opcionais não são mostradas, logo não podem ser seleccionadas. Também
pode escolher aqui as suas características definidas na opção Características
das Mesas. Para cria mesas na janela de inserção, a aplicação pede a sala e a
zona, que devem estar já criadas. Veja os capítulos Quartos e Zonas. A Figura
6.74 mostra o menu principal das mesas.

Figura 6.74 Janela para crier mesas por ponto de venda.

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6.9 Consumos Internos

Permite visualizar os diferentes tipos de consumos internos que quer controlar


na instalação e se está activo para poder ser usado ou não. Pode definir os
consumos internos também como uma % de desconto a aplicar. Nesse caso a %
descontada é movida como consume interno para a conta seleccionada e o
restante é liquidado por outros tipos de pagamento usados pelo sistema. Na
Figura 6.75 pode ver a janela principal dos consumos internos.

Figura 6.75 Janela de consumos internos.

O botão de interface é usado para associar um consumo interno do NewPos


para um consumo interno do NewStock quando este tipo de interface está
disponível.

6.10 Descontos

Com esta opção indica a percentagem de todos os descontos possíveis de serem


feitos sobrfe o total da venda (desconto geral). Pode ser usado depois
pressionando o botão pagamentos. As janelas de visualização e criação de
descontos são mostradas na Figura 6.76.

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Perfis de utilizador

Figura 6.76 Janela de criação e visualização de descontos.

6.11 Perfis de Utilizador

Os perfis de utilizador permitem definir características gerais comuns a um


grupo de utilizadores. Por exemplo, Caixas, onde todos os empregados criados
com este perfil têm os mesmos direitos comuns.

Para inserir novos perfis, pressione o botão NOVO sobre cada opção do sistema
e comece a agtribuir os seguintes direitos:

Visualização
9 (X) Tem o direito de visualizar a opção.

9 ( ) Não tem o direito de visualizar a opção, logo perde os outros


direitos.
Inserção
9 (X) Tem direito de inserção na opção, logo tem pelo menos o direito
de visualização.
9 ( ) Não tem direito de inserção de opção.

Alteração
9 (X) Tem direito de alteração na opção, logo tem pelo menos o direito
de visualização.
9 ( ) Não tem o direito para alterar a opção.

Apagar
9 (X) Tem direito de apagar na opção, logo tem pelo menos o direito de
visualização.
9 ( ) Não tem o direito de apagar na opção.

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Para alterar um perfil existente, seleccione e pressione o botão ALTERAR e use
a lógica anterios. A Figura 6.77 mostra a janela de visualização de um perfil e a
Figura 6.78 mostra a criação ou modificação de um perfil.

Figura 6.77 Janela de visualização de um perfil de utilizador.

Figura 6.78 Janela de criação ou modificação de um pefil de utilizador.

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6.12 Cartões de crédito

Com esta opção cria diferentes tipo de cartões de crédito usados pelo sistema e
indica a associação com o código NewHotel, quando existe interface, para cada
tipo. A Figura 6.79 mostra a janela de visualização.

Figura 6.79 Janela de visualização de cartão de crédito.

A Figura 6.80 mostra a janela de criação de cartões de crédito:

Figura 6.80 Janela de criação ou modificação de cartões de crédito.

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6.13 Happy Hours

Nesta opção configura os períodos de Happy Hour por ponto de venda indicando
a hora de início e a hora de fim e o dia da semana em que se aplcia a Happy
Hour. Para tal deve transferir os pontos de venda para onde quer definir esta
opção da lista de POS Disponíveis para a lista de POS Seleccionados. Ver Figura
6.81.

Figura 6.81 Janela de criação ou modificação dos horários de Happy Hour.

A tarifa aplicada a esta opção já deverá ter sido definida em PREÇO quando os
produtos foram definidos.

6.14 Preparações e Condimentos

Os modos de Preparação dos diferentes pratos ou artigos que são postos à


venda. Ao definir vários modos de preparação garante uma entrega apropriada
do produto, por poder determinar como como o hóspede deseja que o prato
seja servido.

As preparações que são definidas nesta opção são classificadas por família. Ao
invocá-las através do botão de commando do menu do “Ponto de venda” pode
seleciconar a preparação para qualquer produto. A diferença das preparações
que são definidas por produto e as que são definidas por artigos é mostrada na
Figura 6.82, a janela de visualização de preparações.

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Figura 6.82 Janela de visualização de preparações.

6.15 Serviços

Os tipos de serviços que vão estar disponíveis em cada ponto de venda são
criados aqui, que podem ser aplicados a uma conta rápida e assim as
estatísticas do cliente associadas à conta. A Figura 6.83 mostra a janela dos
serviços.

Figura 6.83 Janela de Serviços.

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6.16 Utilizadores do Sistema

Uma vez criados os perfis de utilizadores, deve criar os empregados que vão ter
acesso ao sistema. Os utilizadores criados devem estar associados a um perfil
de utilizador criado na opção 6.11 Perfis de utilizador. A Figura 6.84 mostra a
janela principal da criação de utilizadores.

Figura 6.84 Janela principal de Utilizadores

Em seguida descrevem-se os botões da janela principal:

Novo: Para criar um novo empregado

Visualizar: Para visualizar a informação criada para o utilizador


seleccionado

Apagar: Para apagar um utilizador criado, sempre e quando não


existirem novimentos. Se existirem movimentos, só pode especificar que
é Não Activo

Nota
Quando tenta apagar um utilizador e não consegue porque, aparentemente,
existem movimentos, sugerimos que primeiro veja na opção de Logs de Sistema
se existe alguma entrada para esse utilizador. Normalmente acontece que
usamos esse utilizador para entrar no sistema e quando o queremos apagar,
sem sabermos, já tem um registo de Logs associado.

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Activo: Marque este caixa se o empregado não tem permissão de acesso
ao sistema. Esta caixa é usada porque se existirem movimentos
associados a esse utilizador, o sistema não permite que o apague, apenas
o marca como Inactivo.

Grupos: Um grupo de perfis é atribuído a um utilizador para que ele o


possa criar ou alterar. Por exemplo, em hotéis onde esixte uma grabde
rotatividade de empregados pode permitir que o chefe de secção crie
utilizadores com o perfil de empregado, mas não pode alterar o perfil de
administrador ou atribuir a si próprio permissões que não tem.

6.17 Impostos

Nesta opção define os iompostos com as taxas correspondents, que serão


usados pelo sistema. Ver Figura 6.85.

Figura 6.85 Janela prinicpal de Impostos

6.18 Áreas de Preparação

Áreas de preparação e progresso de produtos são dois conceitos muito


relacionados. Quando define uma área de preparação para um produto está a
definir para onde o produto vai ser mandado ou impresso.

A definição de áreas de preparação pode ser feita através do botão “Novo” na


janela de Áreas de Preparação da Figura 6.86.

Quando define uma área de preparação é necessa´rio definir as impressoras


que vão trabalhar com essa área. Como as impressoras são recursos de cada
estação de trabalho, é necessário, para cada área de preparação, definir as

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impressoras para cada combinação de pontos de venda e caixas com as quais o
sistema vai trabalhar e enviar produtos.

Nota: Esta definição das impressoras deve ser feita na estação de trabalho
onde está o caixa que vai definir.

Figura 6.86 Janela de visualização das áreas de preparação.

Para cada combinação de Área de Preparação/Ponto de venda pode definir três


impressoras que podem ser usadas de acordo com os horários que pode ver na
Figura 6.87.

Figura 6.87 janela de definição de impressoras para uma área de preparação.

O sistema tem a possibilidade de definir uma só vez, para uma área de


preparação, todas as combinações de ponto de venda e caixa, de qualquer
estação. Isto pode ser feito através do botão . É necessário dizer que

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quando usa esta possibilidade devem existir em todas as estações impressoras
definidas exactamente com o mesmo nome que seleccionou. Se não existirem,
não vão imprimir.

Outra característica a ter em conta relacionada com as áreas de preparação é


que a cada produto deve atribuir uma área de preparação, que pode ser
definida na opção de definição de preços de produtos, como mostra a Figura
6.88.

Figura 6.88 Janela onde se define a impressora da área de preparação a um produto no menu
de criação de produtos.

Ou através do menu “Atribuição de Áreas de Preparação” da Figura 6.89.

Figura 6.89 Janela de definição de impressora da área de preparação a um produto no menu


de Impressoras de preparação.

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6.19 Câmbio de Moeda

É permitido definir câmbios de moedas estrangeiras aceites com o tipo de


pagamento nos pontos de venda, com o objectivo de que o sistema o faça
indirectamente. Ver Figura 6.90

Figura 6.90 Janela de Câmbios de Moeda

6.20 Agências

Como o sistema permite que se façam vendas através de pacotes, ligados ou


não ao NewClub, pode crier várias agências com as quais tem relações
comerciais. A Figura 6.91 mostra a janela principal.

Figura 6.91 Janela Principal de Agências.

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As agências podem ser classificadas como:

• Agências de Contrato
• Agências de Factura
• Ou Ambas

Para inserir uma agência pressione o botão que mostra a janela da


Figura 6.92. Nesta janela deve definir toda a informação necessária, como se o
No Show é facturado, qual a agência que será facturada independentemente da
reserva, etc.

Figura 6.92 Janela de Criação de Agência.

Além disso, se o sistema tem interface com o NewHotel, permite mudar as


produções das agências para uma conta extra associada com cada uma delas.
Pode também definir os códigos de interface com o sistema de contabilidade e
o código de interface com o NewConta.

6.21 Salas

Define as várias salas de venda bem como a sua associação ao ponto de venda e
as cores da representação gráfica. O conceito de pré-atribuição de mesas é

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usado para dizer ao sistema que é permitido, ao fazer uma reserva, a pré-
atribuição de uma mesa, que pode ser alterada durante o check-in.

Também associa os diferentes pontos de venda da sala que está a definir. Outra
característica importante das salas é definir se elas lidam ou não com mesas
pré-atribuídas, o que define se é possível dar-lhes check-in no NewClub sem
atribuição prévia de mesa. A Figura 6.93 mostra a visualização e criação de
salas.

Figura 6.93 Janela de visualização e criação de salas.

6.22 Zones

Esta opção permite a criação de diferentes zones para permitir a divisão de


salas, de modo a ter difenrentes preços nas diferentes zones da sala, quando
faz contratos com clients dentro do sistema NewClub. Também é necessário
definir as mesas para o NewPos. Ver Figura 6.94.

Figura 6.94 Zones window.

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6.23 Séries de Facturas

Opção que permite criar diferentes séries de facturas que vão ser usadas pelo
sistema. As séries de facturas podem ser criadas por limite de data e/ou
número final. Ver Figura 6.95.

Figura 6.95 Janela de visualização e criação de séries de facturas.

6.24 Características das Mesas

Opção que permite definir as características dos diferentes tipos de mesas


usadas pelo sistema. Ver Figura 6.96.

Figura 6.96 Janela de criação de características das mesas.

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6.25 Complexo Hoteleiro

É quando o sistema vai operar com várias instâncias que têm NewHotel, o que
permite ao utilizador que, ao executar a aplicação NewPos, seleccione o Hotel
e o ponto de venda com que deseja trabalhar. Ao presionar o botão NOVO
define o nome do Hotel, o nome do ODBC usado pelo interface. Ver Figura
6.97.

Figura 6.97Janela de visualização e criação de interface.

6.26 Botões do Ponto de Venda

Como o nome diz, através do botão de operação “BOTÕES” pode definir a


ordem de como os botões vão aparecer em cada ponto de venda, na janela de
vendas.
Primeiro aparece uma janela para escolher o(s) ponto(s) de venda que vai
configurar. Por defeito está escolhido o ponto de venda no qual entrou na
aplicação. Nesta janela é mostrada como informação adicional se o ponto de
venda já está configurado ou não. Para o menu seleccionado ver Figura 6.98.

Figura 6.98 Janela de selecção do(s) ponto(s) de venda a configurar.

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Se seleccionou um ponto de venda já configurado, os botões vão aparecer da
mesma maneira que na janela de vendas, mas o utilizador pode mudá-los
arrastando-os para posições diferentes. Pode também usar o painel esquerdo
para ajudar.
Se esse ponto de venda não está configurado, todos os botões aparecem no
painel esquerdo e cabe ao utilizador seleccionarf a posição que cada botão vai
ocupar no painel inferior. No painel inferior da esquerda mostram-se os botões
que permitem atribuir posições de uma forma mais rápida.
Quando selcciona um ponto de venda, o resto da janela, ou seja os botões de
grupo e PLU, aparecem tal como estão para esse ponto de venda. Não pode
fazer nada com eles. Só estão lá para mostrar como ficarão nesse ponto de
venda.

Ao seleccionar esta opção o sistema vai abria a próxima janela para configurar
casa botão de venda de produtos. Ver Figura 6.99.

Figura 6.99 Janela de configuração dos botões do ponto de venda.

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6.27 Botões de Tipo de Pagamento

Opção similar à anterior mas para configurar os botões de pagamento que vão
ser usados no ponto de venda. Ao presisoná-lo abre-se a janela da Figura 6.100
opens.

Figura 6.100 Janela de configuração de botões de Tipo de Pagamento.

Para fazer a configuração, clique sobre um dos painéis, para atribuir o ponto de
venda onde o tipo de pagamento vai ser usado. Transfira o nome do ponto de
venda no lado esquerdo para a lista de “POS Seleccionados”. O tipo de
pagamento que o painel vai ter é seleccionado no topo inferior. Com o botão
“Bitmaps” seleccione a imagem que quer que apareça no botão. Ver Figura
6.101.

Figura 6.101 Janela para atribuir tipos de pagamento a um botão.

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6.28 Configurar botões de Preparações e Condimentos

Os botões de preparações são configurados da mesma maneira que os botºoes


de pagamento. Nesta opção deve especificar todos os modos de preparação dos
pratos previamentes definidas, que estarão disponíveis para venda nesse ponto
de venda. Quando entra nesta opção abre-se a janela da Figura 6.102.

Figura 6.102 janela de botões de preparação.

Ao clicar sobre a tecla que quer, abre-se a janela da Figura 6.103, onde deve
inserir a informação associada a essa preparação, que pode ter configurações
diferentes para cada um dos POS seleccionados.

Figura 6.103 janela de atribuição de preparações.

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6.29 Relatórios Externos

Se o cliente tem um conjunto de relatórios adicionais (externos) à aplicação


dados pelo Newhotel, o sistema tem a possibilidade de os incorporar no menu,
usando esta opção do sistema.

Para inserir um novo relatório adicional, pressione o botão INSERIR e escreva o


nome do relatório que quer adicionar. Seleccione o *.rpt relatório no seu disco
rígido usando o botão apresentado na opção de FICHEIRO. Se este relatórtio
tem parâmetros, verifique se são de Data, Ponto de Venda ou Moeda. Ver
Figura 6.104.

Nota:
No relatório todos os parâmetros que usa têm que ser chamados ParField +
Número Consecutivo. Exemplo: parâmetro 1 = ParField1, o outro ParField2,
etc.

Para mudar um relatório adicional, presione o botão VISUALIZAR e siga os


procedimentos anteriores.

Figura 6.104 Janela para atribuir nome e path de um relatório externo.

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6.30 Adições

Considerações gerais:

É considerada uma adição NewPos a um pacote de preços do NewHotel


qualquer combinação que tenha um dos seguintes elementos:

“N” quantidade de produtos: Todo maior ou igual a zero. Se este todo é


zero, aplcia o desconto começando no primeiro produto vendido. Se não,
até n produtos aplica-se o preço de incluído na pensão)
Percentagem de desconto em produtos a partir da quantidade “n+1”: Se
a percentage é zero, significa que depois de n+1 cobra o preço de venda
e se é 100 significa que cobra tudo ao preço da pensão.
Nível de Incidência: Durante a estada ou diária.
Dias da semana em que se aplica.
Horário em que se aplica: Pequeno-almoço, Almoço, Jantar ou qualquer
combinação entre eles.
Lista de Produtos que se aplicam.
List a de Pontos de venda que se aplicam.
Lista de pacotes do NewHotel que se aplicam.
Cdesta maneira podemos dizer que uma adição é uma lista de produtos
que podem ser consumidos num a lista de pontos de venda, com preço
de incluído na pensão para os primeiros n produtos e desconto a partir
de n+1 produtos. Estas condições são aplicadas nos dias e horários
definidos e são controlados diariamente ou durante a estada.
Uma adição NewPos pode ser associada a vários pacotes do NewHotel.
Cada pacote NewHotel pode ter várias adições do NewPos associadas.
Se n e a Percentagem são ambos zero a adição não faz sentido, uma vez
que vai vender desde o primeiro produto ao preço de venda.
Todos os descontos especificados são sobre o preço de venda dos
produtos, o que quer dizer que nesses casos vamos obviar o preço
“Incluído na Pensão” definido para o produto. Esse preço vai funcionar
para produtos que correspondam à reserva de acordo com o tipo de
pensão.

Configuração e uso das Adições:

As Adições funcionam sob o memso princípio das pensões. São identificadas por
quarto, rfeserva do hóspede e a partir daí os preços são re-calculados de
acordo com o tipo de pensão e/ou as adições da reserva.

O seguinte exemplo é uma oferta para hóspedes em lua-de-mel. Ver Figura


6.105.

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Figura 6.105 Janela principal de adições

Esta adição dá à reserva, diariamente e por pessoa, uma bebida Ballantines ou


um copo de Cava (selecionado pelo hóspede) com 100% de desconto, ao jantar
ou ao almoço, todos os dias da sua estada, excepto Segundas e Terças. Na
Figura 6.106 pode ver a opção de Produtos.

Figura 6.106 Janela de inserção de adição

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Aplica-se só a reservas que tenham qualquer dos pacotes seleccionados na
opção “Pacotes do NewHotel”. Ver Figura 6.107.

.
Figura 6.107 Pacotes do NewHotel com os quais as adições vão trabalhar.

6.31 Botões de Operações

Como o nome indica, através do botão Botões pode configurar os botões de


commando de cada ponto de venda.
Primeiro aparece a janela da Figura 6.108 para escolher o(s) ponto(s) de venda
que vai configrar. Por defeito aparece seleccionado o ponto de venda através
do qual entrou na aplicação. Nesta janela mostra-se como informação adicional
se o ponto de venda já está configurado ou não, para o menu seleccionado na
caixa “Set”.

Figura 6.108 Janela de selecção do(s) ponto(s9 de venda que vai configurar.

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Ao entrar nesta janela, como mostra a Figura 6.109, aparecem do lado
esquerdo os botões de commando, na parte inferior os espaços vazios para
colocar os botões que estão no lado esquerdo onde quiser. Para o fazer, arraste
um botão de commando com o rato para a posição desejada.

Figura 6.109 Janela de configuração de botões de operações.

Se o utilizador quer configurar os botões de vários pontos de venda de uma só


vez, porque vão ter a mesma configuração, ele pode seleccionar vários pontos
de venda. Nesse caso os botões aparecem todos broncos, para que possam ser
configurados e os botões de operação vão aparecer na posição por defeito,
porque podem ser diferentes em cada ponto de venda seleccionado. Do
mesmom modo, na parte superior da janela está indicado que ele seleccionaou
vários pontos de venda.
Quando pressionamos o botão de aceitar os botões, a configuração é guardada
para o(s) ponto(s) de venda seleccionados no início. Da mesma maneira, se os
botões estavam a branco para a configuração desse ou de outros pontos de
venda, serão eliminados.

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6.32 Menu

O sistema permite configurar cada ponto de venda definido, qual vai ser a
distribuição dos botões de grupos e plus, bem como os dos produtos a usar.
Através dos ecrás de configuração, esta definição fica pronta a utilizar, o que
significa que uma vez que o ponto de venda está preparado, vai aparecer como
o configurou. Se quisermos definir estas coisas calmamente e sem afectar os
pontos de venda já em funcionamento, já podemos definir menus e configurá-
los para todas essas características, por ponto de venda e quando está tudo
pronto, activar esse menu. Depois, todos os pontos de venda recuperam as
suas mudanças.
Definimos um nome para cada menu, que pode ser repetido ou não e uma data
de activação (que tem que ser única).
Quando entra no sistema e está na data especificada para activar um menu, o
utilizador é avisaqod sobre isso. Se ele tiver direitos de alteração dos preços
dos produtos e dos botões de configuração, pode activar o menu nessa altura.
De outro modo, será informado para contactar o administrador do sistema. Da
mesma maneira é possível activar um menu de uma forma manual, o que
significa através do botão actgivar do menu na janela de configuração. Ver
Figura 6.110.

Figura 6.110 Janela de Menus.

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Através do botão de imptimir pode imprimir um relatório com a informação
geral dos menus definidos ou as informações específicas (preços,
acompanhantes e mesas) do menu seleccionado nessa altura.

6.32.1 Configurar botões de grupos e plus botões para o menu

Através do botão Botões pode configurar os botões de grupos e plus de cada


ponto de venda.
Primeiro, a janela da Figura 6.111 aparece para que se escolha o(s) ponto(s) de
venda que se quer configurar. Por defeito é seleccionado o ponto de venda
através do qual seentrou na aplicação. Neste ecrán mostra-se a informação
adicional se o ponto de venda já está configurado ou não para o menu
seleccionado.

Figura 6.111 Janela de selecção do ponto de venda cujo menu quer configurar.

Se selecciona um ponto de venda que já está configurado, os botões aparecem


como se fosse o menu de vendas, mas utilizador pode mudá-los nessa altura
arrastando do painel do lado esquerdo o produto que quer marcar quando
pressiona o botão no ecrán de vendas. Pode também clicar com o botão direito
do rato sobre qualquer um dos botões, seleciocnar a descrição desejada para
esse botão (ou grupo de botões), a imagem que quer que apareça no botão ou
limpar o botão.
Se o ponto de venda não está ainda configurado, todos os botões são
carregados em branco e cabe ao utilizador seleccionar as imagens e os produtos
para cada botão.
Quando selecciona um só ponto de venda, os botões de operação aparecem
como estão configurados para esse ponto de venda, mas não pode fazer nada
com eles, só lá estão para exemplificar com o vão aparecer configurados para
esse ponto de venda. Ver Figura 6.112.

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Figura 6.112 Janela de configuração de botões de Grupo e Plus .

Se o utilizador quer configurar os botões de vários pontos de venda de cada


vez, porque vão ter a mesma configuração, pode seleccionar vários pontos de
venda. Neste caso os botões aparecem em branco prontos para serem
configurados e os botões de operação aparecem na zona de defeito, para que
possam ser diferentes em cada ponto de venda seleccionado. Da mesma
maneira, na parte superior do ecrán é indicado que seleccionou vários pontos
de venda.
Na parte inferior do painel do lado esquerdo aparecem vários controlos. O
botão “Limpar Todos” limpa todos os botões, grupos e botões plus. Aqui
também pode seleccionar se quer configurar estes pontos a partir de outros já
configurados. Se seleccionarmos um ponto de venda e pressionarmos o botão
“Aplicar” aparecem imediatamente todos os botões como foram configurados
para esse ponto de venda.
Quando pressionamos o botão “Aceitar” a configuração dos botões mostrada é
guardada para o ponto de venda que foi seleccionado no início. Da mesma
maneira, se todos os botões estavam em branco, isto elimina a configuração
para esses pontos de venda.

6.32.2 Configurar preços para o menu


Através do botão de preços pode definir os preços dos produtos para cada
ponto de venda.

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Primeiro aparecem, como na opção anterior, a janela da Figura 6.111 para
escolher o ponto de venda que vai configurar. Por defeito está seleccionado o
ponto de venda através do qual se entrou na aplicação. Também é mostrada
informação adicional, como se o ponto de venda já foi configurado ou não,
para o menu seleccionado.
Se selecciona um ponto de venda já configurado, os preços aparecem como
configurados, mas o utilizador mode mudá-los a qualquer altura. Na Figura
6.113 é mostrado um exemplo da janela de configuração de preços.

Figura 6.113 Janela de configuração de preços.

Na parte superior da janela podemos seleccionar os filtros que serão aplicados


na grelha de preços.
Aqui também pode seleccionar se vai ou não configurar estes pontos de venda
através de outros já configurados. Se selcciona um ponto de venda e prime o
botão “Aplicar”, imediatamente os preços de venda ou custom para os produtos
seleccionados são mostrados. Pode também aplicar uma percentagem aos
preços do ponto de venda seleccionado, que por defeito será 100%. Isto
significa que os preços dos produtos são os mesmo que os seleccionados no
ponto de venda base, mas podem ser editados na grelha de percentagens, por
famílias, qual a percentagem a aplicar.

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Por defeito serão aplicados sobre todos os preços, mas é possível seleccionar
quais os preços a aplicar as percentagens e quais mantêm os preços base
através das opções “Avançadas”. Ver Figura 6.114.

Figura 6.114 Janela opções avançadas de configuração de preços.

Os produtos que não estão activos são assinalados na grelha a cor cinzenta,
apesar de terem o mesmo comportamento como os resto dos produtos.
As condições de filtro bem como a selecção base de preços serão reflectidas na
grelha dos proditos quando se pressiona o botão “Aplicar”. Se o utilizador
quiser pode editar a grelha e mudar os preços dos produtos de uma forma
pontual. Para fazer isto deve pressionar o botão Editar no lado esquerdo
superior da grelha.
Se deseja aplicar percentagens diferentes a uma só coluna, pode aceder ao
menu pressionando o botão direito do rato, que lhe vai permitir limpar a coluna
ou seleccionar as percentagens a aplicar à família.
Se seleccionou subir os cêntimos a múltiplos de 5 nos Modos de Preparação
dentro dos Parâmetros Gerais, quando se aplcia uma das opções previamnente
explicadas os preços serão arredondados a múltiplos de 5, sempre por cima.
Quando pressiona o botão “Aceitar” os preços dos produtos que são mostrados
nesse momento na grelha são guardados bem como aqueles aos quais atribuiu
um valor para o preço para o ponto de venda seleccionado. Se todos os botões
estavam em branco isto elimina a configuração para esse ponto de venda.

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6.32.3 Configurar Menus e Acompanhantes
A configuração de menus e acompanhantes não é feita através dos pontos de
venda como os preços e botões, mas de uma maneira geral para a instalação,
através dos Menus e Acomp. respectivamente. See Figura 6.115.

Figura 6.115 Janela de configuração de menus.

No caso dos Menus, só vão aparecer os produtos que foram definidos como
menus. É possível modificar a sua composição através do botão Menu ou
pressionando com o rato sobre a grelha dos produtos. Ver Figura 6.116.

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Figura 6.116 Janela de selecção dos produtos que compõem o menu.

6.33 Horários das Refeições

O Horários das refeições define as horas de início e fim para associar às


reservas do NewHotel, intervalos de horas nos quais os hóspedes podem ttomar
o pequeno-almoço, almoço e/ou jantar. No NewPos, pode verificar se a reserva
vai ao ponto de venda no horário correspondente. Se não, aparece uma
mensagem a avisar que está for a do horário. Ver Figura 6.117.

Figura 6.117Janela de configuração de horários de refeições.

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Capítulo 7: Ferramentas e Utilitários

7.1 Copiar Preços

Ferramente muito útil para crier um novo ponto de venda, uma vez que facilita
a cópia dos preços de um ponto de venda para outro de uma maneira completa
ou aplicar uma % de recargo para criar novos preços. Ver Figura 7.1

Figura 7.1 Janela para copiar preços.

7.2 Exportar Vendas para um Ficheiro

Ferramente usada para exportar as vendas para um ficheiro externo ao


sistema. Ver Figura 7.2.

Figura 7.2 Janela de exportação

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7.3 Soluções Avançadas

7.3.1 Desfazer Fecho do Dia

Se não existem vendas feitas. Serve só para alterar a data para um dia
anterior. Só é possível reverter para um dia anterior se não existirem vendas
feitas no dia em que o sistema está.
Ao reverter para um dia anterior, o ponto de venda vai ficar no último dia do
turno anterior. Não é autorizado reverter um turno de um dia em que já está a
trabalhar.

Se existem vendas feitas, acontece o seguinte nas seguintes aplicações:

NewStock: Não pode reverter o que já abateu, uma vez que no fecho
do dia todas as vendas desse ponto de venda e dia foram marcadas
bem como enviadas oara o NewStock. A marca fica no campo
TNPO_VEND.VEND_NSTK e é feito no fecho do dia em todas as contas
que têm data e ponto de venda.

NewHotel: Os movimentos feitos no fecho do dia ou turno são


cancelados, se transferirmos os mkovimentos.

A Figura 7.3 mostra um exemplo da janela de Anulação do Fecho do Dia.

Figura 7.3 Janela de Anulação do Fecho do Dia.

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7.4 Mudar Estação

Opção que permite mudar de ponto de venda e caixa. Ver Figura 7.4.

Figura 7.4 Janela de mudança de estação.

7.5 Logs do Sistema

Ferramente que permit ever os diferentes eventos pelos quais o sistema pasosu
durante o seu trabalho. Este ficheiro deve ser limpo com frequência para
recuperar espaço no disco. Ver Figura 7.5.

Figura 7.5 Janela de Logs de Sistema.

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7.6 Histórico

Ferramenta que permite transferir um quadro de uma base de dados para um


ficheiro de histórico, os movimentos do quadro de tickets. Ao executar esta
opção periodicamente, as operações de vendas do ponto de venda são
aceleradas. Para executar esta ferramente deve seleciconar um intervalo de
datas. Ver Figura 7.6.

Figura 7.6 Janela de tratamento de histórico.

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Anexo A: Glossário

Áreas de Preparação
Áreas onde os pedidos dos clientes são preparados para serem consumidos.

Caixa
Local físico onde o computador, a gaveta do dinheiro e a caixa executam as
vendas.

Caixa
Pessoa encarregue de lidar com a caixa.

Câmbio
O NewPos é um sistema multi-moeda que permite registar contratos com as
agências de viagem na moeda que desejarem. Ainda assim, a produção e a sua
contabilidade só são tratadas na moeda base e suplementar.

Cartões Magnéticos
Ferramente de plástico usada como tipo de pagamento para os consumos.

Consumos internos
Consumos autorizados ao pessoal que trabalha no hotel.

Conta
Documento emitido com a lista dos produtos e services consumidos pelo
cliente e usado para apresentar a dívida que tem a pagar.

Conta Rápida
Tem o mesmo significado que a anterior, mas com a diferença que não é
impresso o número da mesa e local onde o cliente efectuou a compra. É usado
para registar venda spequenas, como cigarros, etc.

Contas Correntes
Todas as contas, reserva e extra, que são abertas ou operadas num
determinado momento. Este termo é utilizado para as classificar, o que
significa contas abertas.

Contas Extra
Contas que não estão associadas aos quartos e que permitem controlar:
1. Consumos de Clientes Individuais que normalmente visitam o hotel mas
não são hóspedes.
2. Consumos de Agentes e empregados de Companhias e Agências, Guías
Turísticos, Motoristas, etc. (Entidade).
3. Alugar de salas de conferências, lojas, etc. (Outra Conta)
4. Para gravar a produção dos Pontos de venda que não têm interface com
o NewHotel, por exemplo, Estacionamento ou qualquer outra entrada
por cargos telefónicos em dinheiro na recepção, etc. (Outra Conta).

Este tipo de conta tem as mesmas possibilidades das contas de quartos:


facturação, transferência entre contas, etc.

Crédito
Operação que implica uma nota numa conta que aumenta a dívida do cliente ao
hotel. Normalmente também são chamados de créditos ou encargos feitos aos
clientes.

Descontos
Valor subtraído ao total da venda de um consumo.

Entidades
Consideramos Entidades as Agências de Viagem, Empresas, etc., que têm
relações comercciais com o hotel.

Entradas
Registo feito nas diferentes contas existentes para detalhar as despesas ou
cargos feitos.
Também existem no NewHotel as chamadas Entradas sem Conta, usadas para as
contas pagas na recepção e que devem ser sempre fechadas, o que significa
que a soma dos débitos é igual à soma dos créditos.

Enviar Produtos
Conceito usado para enviar os produtos pedidos por um cliente para a área de
preparação.

Factura de Cliente
Permite facturar services extra, o que significa os conceitos que os cliente tem
de pagar do seu próprio bolso.
Podem ser emitidos com cargos feitos ao quarto, quantas facturas o cliente
quiser. Além disso, o sistema tem a possibilidade de facturar cargos feitos por
diversos no mesmo número de factura, o que pode ser muito útil no caso de
famílias que ocupam mais do que um quarto, grupos, etc.
Podem ser liquidadas por diferentes Tipos de Pagamento tal como Dinheiro e
Cartão de Crédito.

Factura de Entidade

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A Factura de Entidade é um documento official que é guardao no módulo do
NewConta e gera uma entrada na contabilidade.

NewConta
Aplicação da SOFTWARE NEWHOTEL usada para gerir contas de contabilidade.

NewHotel
Aplicação da SOFTWARE NEWHOTEL usada para gerir o Front Office.

NewPOS
Aplicação da SOFTWARE NEWHOTEL usada para gerir a venda de produtos.

NewStock
Aplicação da SOFTWARE NEWHOTEL usada para gerir armazéns e compras de
produtos.

No-Show
Clientes que fizeram uma reserva, não a cancelaram e nunca chegaram ao
hotel.

Pacotes
Os pacotes são preços definidos por tarifas de preços e preços de serviços. A
sua vantagem é de ser possível usá-los para ofertas especiais ou preços não-
lineares ou que incluam serviços adicionais que cubram as pensões de refeição.

Pensões de Refeição
As pensões são combinações de grupos de services previamente definidos, que
definem os tipos de entrada tal como alojamento, pequeno-almoço, almoço,
jantar e refeições. Dentro desta categoria existem várias definições internas,
tais como:

EP : Plano Europeu, inclui só o alojamento


CP : Plano Continental , incluí alojamento e pequeno-almoço
MAP: Plano Americano Modificado, incluí alojamento, pequeno-
almoço e uma refeição, também conhecido como Meia-Pensão.
AP: Plano Americano, incluí todos os services, alojamento, pequeno-
almoço, almoço e jantar, também conhecido como Pensão Completa.
AI: Tudo Incluído, tudo incluído. Este plano, além dos serviços
incluídos na pensão AP também incluí os consumos nos bares e cafés,
bem como algumas actividade recreativas.

PLUS
Nome dado aos diferentes produtos vendidos nos pontos de venda. Por exemplo
coca-cola, etc.
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Recargos
Valor adicionado ao total da conta de diferentes conceitos.

Receita
Registo da composição dos produtos que um prato leva para calcular o
abatimento e o seu custom no armazém. Também conhecida com o a Ficha
Técnica de um produto.

Secções
Classificação do NewHotel para os vários departamentos que o compõem e que
prestam ou não serviços.

Serviços
Actividades fornecidas pelos hotel, geradoras de lucro, despesas e movimentos,
todas relacionadas com o NewHotel. Esta categoria é indispensável para o
correcto funcionamento da aplicação.

Tipos de Pagamentos
Ferramentes usadas para pagar os consumos tal como dinheiro, cartões de
crédito, etc.

Travel Check
Documento Bancário que os turistas normalmente utilizam.

Void
Conceito usado para dar nome aos cancelamentos ou correcções nas contas
correntes ou fehadas.

Voucher
Número de uma nota emitida pela Agência de Viagem que garante o pagamento
de uma reserva ou grupo de reservas.

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