MIT721 – Termo de Abertura

Cliente: BIC AMAZÔNIA S/A

Projeto: Projeto de Outsourcing Modalidade ASP ASSISTIDO (com Sistema RM)

Dados a Coletar
1. Responsáveis pelo Cliente 2. Dados Cadastrais
3. Outras Informações 4. Dados da Proposta
5. Informações Gerais sobre o Projeto 6. Fatores Ambientais da Empresa
7. Aprovação

1. Dados Cadastrais:
Dados Cadastrais
Cliente (Código e Nome): BIC AMAZÔNIA S/A
Projeto (Código e Descrição): Projeto de Outsourcing Modalidade ASP ASSISTIDO (com Sistema RM)
Endereço: Rua Osasco, 1744 - Cond. Parque Empresarial Anhanguera - Rod. Anhanguera, Km 33
Cidade: Cajamar UF: SP
Telefone: 11 2158-8205 Fax: 11 2158-8338
CEP: 07750-000 Site: www.bicworld.com
Pessoas Contato: TANIA BRITO
Ramal: 8159
E-mail: tania.brito@bicworld.com

2. Boas Vindas:
Informações Cadastrais da Área Comercial
Número de Funcionários: 1.032
Número de Empresas Coligadas: 04
Data da Venda: 19/07/2012
Solução Técnica Comercializada: RM Sistemas

Nível de Serviço em cada Processo

Folha de Pagamento: ASP BPO BSP
Automação de Ponto: ASP BPO BSP (alguns apoios de nossa equipe – NAE)
Gestão de Recursos Humanos: ASP BPO BSP

Observações – Boas Vindas

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O Cliente é do segmento de Manufatura, possui 04 empresas com aproximadamente 1032 colaboradores divididos em (SP, RJ
e AM).
Vendemos ao Grupo BIC:
 Folha de Pagamento RM Labore
 Ponto e Frequência Chronus
 BI padrão
 Cubo adicional de BI em relação KPI – Quantidade de horas validada pelo consultor Moises – 30 horas (tenho e-mail
de formalização e também o modelo do cliente)
 Gerador de relatórios e planilhas (Relatórios legais e kits operacionais)
 Portal de RH (Gestores e Colaboradores)
 Workflow de aprovações padrão
 Orientação de uso seguido de 100 horas de acompanhamento para fechamento das primeiras folhas de pagamento
 Vitae – RH: Gestão De Benefícios
 Vitae – RH: Segurança e Medicina do Trabalho (Possui histórico que deverá ser migrado)
 Vitae – RH: Administração de Treinamentos (Possui histórico que deverá ser migrado)
 Vitae – RH: Avaliação de Desempenho

A busca de um novo fornecedor surgiu pela necessitava terceirizar a parte de infraestrutura que se diz respeito a folha de
pagamento. Concorda em passar por todas as etapas de um processo de implantação e gostaria de alinhar o quanto antes as
tarefas que precisarão realizar internamente para munir a TOTVS BPO das informações necessárias. Deseja envolver as
pessoas que possuem o conhecimento de folha de pagamento para facilitar o processo de implantação.
Necessita que o oficial seja realizado a partir de 01/01/2013, processo acordado entre a diretoria da TOTVS BPO.

Pontos Críticos Sinalizados pelo Cliente

- Desenvolvimento especifico solicitado a Fábrica de software RM em relação ao controle de Budget (Arquitetura desse
projeto realizado pelo Central de Soluções - Marcio Freire, posso compartilhar a proposta para conhecimento). Nós da BPO
precisamos parametrizar as empresas do grupo BIC (SP, RJ e Manaus) para acessar as informações do Budget, pois estará
em nosso ambiente.

- Contratação de TSA (implantação do módulo e Licença de Uso) para controle dos terceiros principalmente na Fábrica em
Manaus.

- Servidor Hibrido, pois farão teste de intrusão em tempo de implantação e uma vez por ano. O detalhamento do ambiente
disponível: Dois servidores, sendo um para banco de dados e outro para aplicação em uma vlan específica. O restante do
ambiente, como firewalls, switches, rach e demais componentes serão compartilhados no ambiente do Datacenter.
A TOTVS permitirá que a BIC efetue teste de intrusão no sistema, como objetivo de validar a segurança. O teste será
previamente agendado entre a BIC e a TOTVS e terá o acompanhamento de ambas empresas. O primeiro teste será efetuado
em momento de implantação, e posteriormente a cada ano. Este teste será direcionado para vulnerabilidades e a BIC não
poderá realizar nenhuma técnica de negação de serviços ou também conhecido como DoS. Este pen test será permitido
somente para o endereço IP que será fornecido, um endereço de rede /32.

- VPN (Implantação e serviços mensais) foi considerado na proposta

Prazo de Entrega do Projeto – Expectativas do Cliente

A expectativa do cliente que a folha oficial seja rodada em 01/2013
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Observações da Área Comercial

A negociação e entendimento do modelo contratado foram amplamente discutidas via call e em reuniões presenciais. As áreas de TI e RH
do grupo BIC estarão a disposição para realizar um trabalho em conjunto, com foco de atingir a entrega do projeto na data negociada.
Esse cliente está preocupado em relação a segurança da informação, precisamos ser cautelosos nas liberações de acesso e também
necessitamos ficar atentos nos testes que farão em tempo de implantação e uma vez por ano no ambiente produção.

3. Resumo dos Serviços:

Referências do Pedido
Pedido N: 500211.B1 Unidade: FSP
Data do Pedido: 19/07/2012 Código do Representante: 0004
Consultor: Wagner Augusto Struquel e Cristina Magalhães
Gerente Comercial: Jorge Sarkis
Gerente TOTVS BPO: Elaine Regina
Pré-Venda: Fernando Sossai Origem do Contato: indicação TOTVS

Modalidades Contratadas

ASP (Aplication Service Provider) BSP (Business Service Provider) BPO (Business Service Outsourcing)

* Módulos de RH disponíveis para uso.

Serviços de Setup

Corpore RM Microsiga Protheus Logocenter

RM Labore (Folha de Pagamento) SigaGPE (Folha de Pagamento)
RM Chronus (Ponto Eletrônico) SigaPon (Ponto Eletrônico)
Portal RH
Acessos adicionais
Workflow de procecessos de RH
RM BI (Business Inteligence)
Documentação do Procedimento Documentação do Procedimento
RM Vitae (Gestão de RH)
Operacional Operacional
RM Testis
Documentação do Procedimento
Operacional

Matriz de Responsabilidade
Conforme a Matriz de Responsabilidade Padrão (Versão ASP 3.8 - 2012)
Mais – Matriz de Responsabilidade Específica do cliente - (não seria uma Matriz específica, mas sim uma descrição do
que se exige em termos de serviços de apoio a execução relacionado ao Ponto Eletrônico)

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Aditivo Contratual

Observações – Resumo dos Serviços

Disponibilização de ambiente, levantamento, conversão, migração, interfaces (contábil/ bancaria/ benefícios) e parametrização da Folha,
Ponto, Portal, Workflow padrão, BI padrão e KPI, Gerador de relatórios e planilhas e módulos do VITAE: Avaliação de Desempenho,
Administração de Treinamentos (Considerado migração de dados) e Segurança e Medicina do Trabalho (considerado migração de dados).
Migração da Folha Senior - Rubi (dados históricos atualmente em operação) para o RM.
Devem ocorrer simultaneamente (Dentro do prazo do Projeto) – pré-concepção, que pode vir a ser discutida e defendida, com clara
comunicação para documentar claramente os cronogramas com o Cliente.
Disponibilização as empresas do Grupo BIC os dados do controle de Budget desenvolvido pela nossa Fabrica de Software.
Disponibilização da VPN
Testes de intrusão e vulnerabilidades do sistema uma vez ao ano, mediante a notificação do contratante.

4. Responsáveis pelo Cliente:

Responsáveis pelo Cliente
Gerente de Atendimento e Relacionamento: Jorge Sarkis
Arquiteto de Solução: Cristina Magalhães
Executivo de Conta: Wagner Struquel
Gestor de Portfólio: Adail Gama
Coordenador de Projetos:

5. Outras Informações
Outras Informações
Ramo de Atividade: Manufatura
Principais Atividades: Fabrica produtos à base de plásticos, incluindo isqueiros, canetas, aparelhos de barbear.
Setor de Atividade: 22.29-3-99 - Fabricação de artefatos de material plástico
Característica dos Clientes: Multinacional Francesa que possui o ERP Oracle/JD Edwards
Principais Concorrentes: Faber-Castell, Gillette, Newell Rubbermaid e Stabilo

6. Dados da Proposta
Dados da Proposta
Faturamento: R$ 167.032,05 TOTAL (Verificar com Elaine, quais valores serão considerado para a divisão BPO)

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Vencimentos: Todos os pagamentos ocorrerão em credito de conta corrente TOTVS com identificação do contratante 15 dias após as
entregas das Notas Fiscais
I. Implantação
A: O valor de R$ 113.257,05 serão faturados em 05 parcelas, sendo a primeira no mês de assinatura do contrato e as demais 30, 60, 90, 120
dias após.
B: O Valor de R$ 9.675,00 será faturado no mês de fechamento da primeira folha de pagamento em Operação.
C: O Valor de R$ 38.800,00 será faturado em 03 parcelas, sendo a primeira no mês de inicio da implantação dos módulos de RH e as demais
30 e 60 dias após.
D: Os treinamentos serão faturados de acordo com a ocorrência do calendário de realização.
E: O Valor de R$ 2.000,00 será faturado em 01 parcela no mês de preparação do ambiente VPN.
F: O Valor de R$ 3.300,00 será faturado em 01 parcela no mês de liberação do ambiente hibrido.
II. Paralelo de Operação = no mês de fechamento do 1º. paralelo oficial, cobraremos 50% do valor recorrente mensal.
III. Mensal
a. ASP - Início do faturamento dos serviços de recorrente mensal (GO LIVE), no mês seguinte ao “Paralelo de Operação”
b. Serviços de VPN: O valor de R$ 2.000,00 será faturado mensalmente, após a preparação do ambiente.
c. Ambiente híbrido: O valor de R$ 3.300,00 será faturado mensalmente, após a liberação do ambiente para a implantação
do sistema.
IV. Horas técnicas e Serviços eventuais = orçados pontualmente sob levantamento, faturando-os quando ocorrer em as demandas.
V. Despesas com deslocamentos = conforme forem ocorrendo, sendo apresentadas em notas de débito.

Impostos Primeira Parcela: Sim Não Modalidade de Venda: Tradicional Corporativo

Tipo do Projeto: Fechado Aberto Quantidade de Plantas / Unidades: 04 (Sendo 02 na mesma unidade, 01
no RJ e 01 em Manaus).
Projeto Fechado / Horas atende mais de uma planta: Treinamento Centralizado: “ASP, deverá ser agendado conforme tabela
Sim Não vigente: www.totvs.com/calendario-de-cursos “ .
Sim Não
Valor de Horas
Analista: R$ 91,69 Coordenador: R$ 91,69
DBA: R$ 91,69 Outros Recursos: R$ 91,69

Critérios para Reembolso

Traslado: Não Sim - Qtd. Horas: Quilometragem: Não Sim - Qtd. Km:
Hospedagem: Sim Não Passagens: Sim Não
Alimentação: Horas Extras: Sim Não
Almoço: Não Sim - Valor R$: Pedágio: Sim Não
Jantar: Não Sim - Valor R$: Estacionamento: Sim Não

7. Informações Gerais sobre o Projeto:

Gerente do Projeto
Gerente do Projeto: Tania Brito (Diretora de RH) tel: 11 2158-8159/ Gerente Operacional do projeto Silvia Avanzzi (Encarregada de
RH) 11 2158-8205 e Ivan Lehner (Gerente de TI) 11 2158- 8217

Objetivo do Projeto para o Cliente

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- Reduzir o tempo de dedicação de sua área de TI o que se diz respeito a Folha de Pagamento e Recursos Humanos;
- Dividir as responsabilidades sistêmicas de atualizações de novas versões e legislação
- Melhorar e Automatizar os processos da equipe de Folha de Pagamento;
- Implementar solução estratégica para desenvolvimento da Gestão de recursos humanos, com solução integrada à Folha, para estes novos
controles e gerenciamento (a solução envolve: Avaliação e Desempenho, Medicina e Segurança e Administração de Treinamentos).

Requisitos do Projeto
 Melhorar o acompanhamento das evoluções legais com atualização e aplicação das regras em sistema de forma consistente, com
segurança e garantia.
 A BIC buscou um parceiro que tivesse todos os itens que buscava no mercado; Um sistema para aumentar o controle e geração
de informações a partir da Folha, assim como RH, de forma integrada e com flexibilidade (TOTVS BPO), além do controle de
Budget que será desenvolvido para atender suas necessidades (Fábrica de software RM) e o controle de seus prestadores de
serviços na unidade de Manaus (Aquisição de Software).
 Precisamos garantir que as informações do controle de Budget (desenvolvido pela Fabrica RM) esteja
disponibilizadas para as coligadas no sistema de folha de pagamento.

Restrições do Projeto
 É importante que aconteça o teste de intrusão para trazer total tranquilidade nessa parceria. Tanto no ambiente de implantação
como na produção uma vez ao ano.
 Os serviços de Rotinas Anuais, assim como o 13º, estão inclusos nos custos dos serviços mensais, pois só poderemos faturar 12
parcelas mensais, realizamos uma aumento no custo mensal por colaborador mediante essa solicitação.
 Os faturamentos dos serviços de implantação e dos mensais serão para pagamento com crédito em conta corrente no Banco
Santander (conforme determinado no anexo I do contrato item 11).

Premissas / Fatores de Sucesso do Projeto

 Precisamos trabalhar um cronograma para que o oficial da Folha de Pagamento aconteça em 01/01/2013.
 Precisamos oferecer ao cliente um status report, com o intuito de evitarmos possíveis problemas por atrasos da Contratada ou
Contratante.
 Toda clareza de comunicação das etapas para o desenvolvimento do Projeto e suas entregas, devem ser muito bem
documentados, para apresentarmos justificativas e esclarecimentos, quando formos convocados para este fim.
 É importante determinar e comunicar quem será o preposto em até 10 dias após as assinaturas contratuais (entendemos que
pode ser o Gerente de Projeto, em tempo de Implantação e Gerente de Relacionamento, em tempo de execução).

Expectativas de Implantação

Processo Data para Inicio Expectativa

Adm. Financeiro
Entradas
Saídas
Recursos Humanos Em 10 dias das assinaturas A Diretora de RH nos solicitou que a
reunião acontecesse até o fim do mês de
Julho, pois haverá uma convenção no inicio
de agosto e gostaria de pelo menos realizar
a 1ª reunião para entendimento dos
próximos passos , bem como envolver as
responsáveis de folha de pagamento, com o

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intuito de fecharmos algumas
responsabilidades as quais a contratante
terá que disponibilizar a contratada,
minimizando qualquer atraso em relação as
etapas do macro cronograma que a
implantação apresentar.
Manufatura

Customizações Previstas em Contato

Processo Descrição
Customização 1  BI de KPI – Avaliado pelo moises – Consultor da BPO.

Customização 2 Precisamos garantir que as informações do Controle de Budget seja visualizada no ambiente
ASP Assistido (coligadas do grupo BIC implantadas)

Identificação Inicial de Fatores de Risco (Informações Confidenciais TOTVS)

Probabilidade de
Código Descrição do risco Ocorrência
(1-Baixo 2-Médio 3-Alto)
001 Escopo levantado diferente do escopo necessário para o projeto 3
002 Dimensionamento de horas insuficiente para entrega do escopo 2
003 Baixa aderência do produto às necessidades do escopo 3
004 Dificuldades para carga inicial, migração e integração 3
005 Falta de experiência da equipe de sistemas do cliente em Sistemas de Gestão 1
006 Indisponibilidade de recursos TOTVS para o projeto 3
007 Inexperiência da TOTVS no segmento do cliente 3
008 Gestor interno do projeto – experiência como Gerente de Projetos 2
009 Gestor interno do projeto – Conhecimento de negócios e processos 2
010 Gestor interno do projeto – poder de fato 2
011 Baixa capacidade dos usuários por falta de maturidade ou conhecimento 1
012 Gestor interno do projeto – apoio ao projeto 3
013 Dificuldades de gestão das mudanças e do impacto das mudanças 1
014 Resistências internas 1
015 Prazo de entrega agressivo 3
016 Problemas de disponibilidade ou qualidade da infraestrutura do cliente 1
017 Inexistência de política de contingência 3
018 Não confirmação de premissas do projeto ou da proposta 3
019 Equipe de infraestrutura do cliente inadequada ou inexistente 1
020 Influencia das partes interessadas desfavoráveis ao projeto 1
021 Outros – especificar -

8. Fatores Ambientais da Empresa (Informações Confidenciais TOTVS)

Informações sobre a cultura da empresa do cliente
Tipo de empresa Capital 100% privado Capital público e privado Capital 100% público
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Importância da hierarquia Rígida Balanceada Informal
Poder de decisão dos Centralizado Balanceado Descentralizado
gestores
Fluidez da comunicação De cima para baixo (Top- Balanceada e lateral De baixo para cima
down) (Down-up)
Maturidade dos Forte ênfase em Pouca ênfase em processos Ausência de processos
processos processos formais
Certificação ISO Empresa certificada Em processo de certificação Empresa não certificada
Profissionalização da Gestão familiar Balanceada Gestão profissionalizada
gestão
Criatividade e inovação Ênfase na estabilidade Balanceada Gestão empreendedora
Regulamentação do setor Fortemente Alguns regulamentos Pouco regulamentado
regulamentado
Existência de PMO Forte participação do Baixa participação do PMO Empresa não possui
interno PMO PMO

Identificação das partes interessadas (stakeholders) no projeto do cliente

Principal executivo: Edvaldo Aparecido Schultz
Patrocinador (sponsor): Tania Brito – Diretora de RH
Gerente do projeto: Tania Brito – Diretora de RH
Equipe de TI do cliente envolvida no projeto: Ivan Lehner
Gerentes funcionais das áreas envolvidas no projeto: Silvia Avanzzi / Criselide Cordeiro/ Ageane Alves (DP/RH)
Usuários chave: Tania Brito – Diretora de RH
Fornecedores: ERP: JD EDWARDS E FOLHA DE PAGAMENTO E PONTO E FREQUENCIA: SENIOR SISTEMAS
Parceiros:
Clientes:
Influenciadores no cliente (líderes informais, formadores de opinião, agentes de mudança): MARIA APARECIDA FILHA
(DIRETORA DE TI).
Outras partes interessadas:

Partes Interessadas
Organização / Telefone / e- Expectativas Nível de Influência Tipo
Nome
Função mail no Projeto (*)
Tania Brito Diretora de RH 11 2158-8159 N/I Alto B
(tania.brito@bicw
orld.com )
Silvia Avanzzi Gerente de RH - 11 2158-8205 N/I Alto B
SP (Silvia.Avanzzi@bi
cworld.com )
Maria Aparecida Diretora de TI 11 2158- 8213 N/l Alto A
Filha (Maria.Filha@bic
world.com )
Ivan Lehner Gerente de TI 11 2158- 8217 N/I Alto Alto
(Ivan.lehner@bic A
world.com )
(*) Tipo:
B = Enxergam benefícios e oportunidades com a execução ou com o resultado do projeto.

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A = Enxergam ameaças, desvantagens, riscos ou perda de poder com a execução do projeto ou com o resultado do projeto.

Infraestrutura do cliente para o projeto

Dados Técnicos
Numero de empresas que serão controladas pelo sistema: 04
São empresas do mesmo ramo de atividade? Sim
Numero de filiais que serão controlados pelo sistema: “00”
Comunicação remota entre sites? não se aplica
Numero de sites que estarão acessando remotamente o sistema: 04
Comunicação off-line entre sites (troca de dados via pacotes): não se aplica
Necessidade de criar interfaces com outros sistemas? Sim
Importação de dados do sistema atual? Sim

Dados sobre Infraestrutura

Sistema Operacional/Rede: utiliza JD Edwards
Banco de Dados: Oracle
Serão rodadas outras aplicações no Banco de Dados? Não levantado
Configuração do servidor atual: não levantado
Numero de estações: não levantado
Configuração das estações: não levantado
Capacidade de processamento e acesso homologados pela TOTVS? não levantado
Responsável da TOTVS pela aprovação da infraestrutura do cliente: não levantado
Necessidade de compra e substituição de equipamentos? não levantado

Recursos Humanos do Cliente para o Projeto

Patrocinador: Tania Brito – Diretora de RH
Gerente do Projeto: Silvia Avanzzi
Tempo a ser dedicado ao projeto: não determinado, porem alinharemos na 1ª reunião. A diretora necessita entender o
que a TOTVS BPO necessita.
A quem se reporta: Tania Brito- Diretora de RH
Equipe de TI: IVAN LEHNER (GERENTE DE TI) e MARIA APARECIDA FILHA (DIRETORA DE TI)
Tempo a ser dedicado ao projeto: não determinado, porem alinharemos na 1ª reunião. A diretora necessita entender o
que a TOTVS BPO necessita.
Quantas pessoas serão treinadas como usuários-chave? Pelo menos 1 para Ponto e 1 para Admissões (demais para Portal
e Gestão de RH a determinar, de acordo com os esforços
Nível de autoridade do gerente de projeto (baixa – média – alta)? Alto
Tem autoridade para assinar propostas? Parcial, se for somente de sua área (DP)
Tempo de empresa: Mais de 15 anos
Conhecimento dos processos e operações da empresa (baixo – médio – alto): alto
Nível de maturidade em gestão de projetos (baixo – médio – alto): acreditamos ser alto pelo perfil do Cliente
Já participou de condução de projetos similares? Sim (de Software)
Equipe de TI tem maturidade para conduzir o processo junto aos seus usuários? Sim
A equipe do cliente ficará responsável pelo suporte pós-implantação? Não se aplica
Quantas pessoas serão envolvidas como usuários do sistema? Pelo menos 12 DP e RH
Os usuários-chave estão cientes que terão que atuar como replicadores? não identificado
Qual a média de usuários finais por replicador? não identificado

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Nome do responsável técnico pela infraestrutura: IVAN LEHNER – GERENTE DE TI
Nome do responsável pela administração da rede, controle de acesso e atualização do repositório: IVAN LEHNER –
GERENTE DE TI
Nome do responsável por autorizar mudanças no projeto: Haverá um comitê de controle de mudanças, o qual analisará as
solicitações com a autoridade e a responsabilidade de aprovar ou rejeitar mudanças? IVAN LEHNER – GERENTE DE TI
Haverá a necessidade de alinhar as atividades com outro projeto ou empresa de consultoria de processos? Não, até o
momento
A equipe de Gerenciamento de Projetos do cliente entendeu e concordou com a metodologia de implantação TOTVS? Sim
(tem conhecimento da Metodologia)

Processos e Sistemas existentes no Cliente (que podem influenciar o projeto)

 Utiliza atualmente o SENIOR – RUBI E RONDA na Folha de Pagamento e Ponto e Frequência
 ERP JD EDWARDS onde deveremos constituir Interface Contábil.

Análises ou Observações sobre o Projeto

 O ponto de atenção mais importante se trata da segurança da informação dos dados da BIC. Aceitaram fechar conosco, por causa da
proposta diferenciada.

9. Aprovação:
Aprovador por: Assinatura Data
Cristina Magalhaes – Arquiteto de Solução
Coordenador de Projeto
PMO
Edilamar Aparecida Oliveira Silva – Gestora
de Operações

Obs: Os itens relacionados como: (Informações confidenciais TOTVS) devem ser obrigatoriamente preenchidos, porém não
apresentados ao cliente.
Uma versão do Termo de Abertura completada deverá ser validada com o AR responsável da conta e outra versão sem as
informações confidenciais deverá ser formalizada com o cliente.

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