MANUAL DE PROCEDIMENTOS

REDE DE BIBLIOTECAS DO CONCELHO DE ALJUSTREL

Índice

Introdução.......................................................................................................... 3

1. Selecção / Aquisição do Fundo Documental..................................................3

2. Procedimentos para o tratamento técnico....................................................4

2.1. Entrada do Documento............................................................................4

2.2. Registo..................................................................................................... 4

2.2.1. Registo de monografias, obras de referência e materiais não livro. . .4

2.2.2. Registo de publicações periódicas ....................................................5

2.3. Carimbagem.............................................................................................5

2.3.1. Documentos impressos: monografias...............................................6

2.3.2. Documentos impressos: publicações periódicas e outros.................6

2.3.3. Documentos não impressos: CD’s, CD-Roms, DVD, DVD’Roms, VHS

e outros........................................................................................................7

2.4. Descrição Bibliográfica: Catalogação, classificação, indexação...............7

2.4.1. Catalogação.......................................................................................7

2.4.2. Encabeçamentos / Cabeçalhos........................................................11

2.4.3. Controle de Autoridade....................................................................12

2.4.4. Classificação e Indexação................................................................12

Cotação......................................................................................................... 14

Arrumação.....................................................................................................15

3. Difusão da Informação................................................................................16

Empréstimo...................................................................................................17

Introdução

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A constituição da Rede de Bibliotecas de Aljustrel, integrando a
Biblioteca Municipal de Aljustrel, as Bibliotecas Escolares (BE) do
Agrupamento Vertical de Escolas do Concelho de Aljustrel (AVECA): BE
da EB23 Dr. Manuel Brito Camacho, BE da EB1/JI de Eucaliptos, EB1/JI de
Messejana, EB1/JI de Rio de Moinhos, EB1/JI de Montes Velhos e EB1/JI
de Ervidel; e a BE da Escola Secundária de Aljustrel, determinou a
elaboração do presente Manual de Procedimentos comum, facilitador
da uniformização de procedimentos e serviços, da constituição de um
catálogo concelhio e da partilha de bases de dados bibliográficos.

O Manual de Procedimentos é um instrumento norteador de

funcionamento das bibliotecas da RBA, facilitador de procedimentos que
permitam uma melhor qualidade de resposta aos utilizadores, contendo
os princípios, normas, directrizes e procedimentos operacionais a
observar no tratamento técnico do fundo documental. Constitui-se,
nesta medida, como um documento em aberto e em reestruturação
conforme as necessidades de revisão ou actualização das medidas
técnicas nas suas várias componentes.

O circuito documental que integra o tratamento técnico dos documentos

que constituem o acervo das bibliotecas é, no presente documento,
agrupado em três itens:

1. Selecção / Aquisição do Fundo Documental

2. Procedimento para o tratamento técnico
3. Difusão da Informação

1. Selecção / Aquisição do Fundo Documental

A política de selecção e aquisição do fundo documental será

contemplada num documento conjunto de Política de Constituição e
Desenvolvimento da Colecção que, no respeito pelas especificidades de

3
cada biblioteca, das suas missões e objectivos, estabelecerá um quadro
referencial que defina as prioridades de desenvolvimento das colecções
numa base de complementaridade e de gestão cooperativa e uso
partilhado da documentação.
A formalização do documento deverá ocorrer subsequentemente à
constituição da RBA e, devendo ser actualizado periodicamente em
função das necessidades dos utilizadores.

2. Procedimentos para o tratamento técnico

2.1. Entrada do Documento

Quando um documento dá entrada na Biblioteca – por aquisição, oferta

ou doação - e antes de se iniciar o tratamento técnico, é imperioso
verificar o estado geral de conservação: se está completo e sem danos,
se todas as páginas estão correctamente impressas, etc. No caso de
documentos audiovisuais deve verificar-se a sua operacionalidade.

2.2. Registo

O registo é uma operação administrativa que tem como objectivo a

inventariação dos documentos que constituem o fundo documental.

2.2.1. Registo de monografias, obras de referência e materiais

não livro

Os procedimentos de registos, independentemente da forma como são

efectuados por cada uma das instituições (directamente no catálogo
informático, em Folha Excel, e/ou em Livro de Registo manual, …)
deverão contemplar os seguintes elementos: Número de registo; Data
de entrada; Título; Autor(es); Edição; Local de edição; Editora; Data de
edição; Volume; Localização (Sigla da biblioteca); Cota; e Notas.
As Notas destinam-se a registar aspectos relevantes da situação do
documento, nomeadamente:

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 (i) abatido, no caso de documentos que se excluíram do fundo
documental por falta de actualidade ou inadequação ao fundo e a data
do abate;
(ii) extraviado, no caso de documentos desaparecidos, igualmente
com indicação da data de constatação desse facto;
(iii) depósito, caso estejam retirados por falta de espaço ou pela
sua raridade e valor;
(iv) requisitados permanentemente para salas de aula ou outros
espaços/departamentos;
(v) menção de material acompanhante.

Cada unidade física, mesmo que constituindo parte de um documento,

deverá ter um número de registo próprio (exemplos: numa obra em
vários volumes, cada um deles tem um número diferenciado; vários
exemplares da mesma obra, têm números de registo diferentes; o
material acompanhante no mesmo formato ou diferente _ livro, CD-
ROM, Cd-áudio, DVD _ tem um número de registo autónomo).

2.2.2. Registo de publicações periódicas

Nas publicações periódicas, devido à sua estrutura e efemeridade, o

registo será simplificado em folhas Kardex adaptadas para o efeito. Não
haverá um número de registo, apenas se indicará o número/data da
publicação. Cada folha corresponderá a um título e ficará arquivada, por
ordem alfabética, no Dossier de Registo dos Periódicos.
Nas BE, os manuais escolares e outros materiais de apoio facilmente
desactualizáveis, dado o seu carácter igualmente efémero, deverão ser
registados num livro de registos específico.

2.3. Carimbagem

O carimbo é a marca identificadora da instituição.

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Deverão existir dois carimbos diferentes com funções distintas: carimbo
de pertença e carimbo de registo.
No carimbo de registo deve constar o nome da instituição e conter
espaço para o nº de registo e a cota do documento.
O carimbo de pertença menciona apenas o nome da instituição.
A carimbagem deverá sempre ser feita tendo em atenção a salvaguarda
da integridade
da mancha gráfica, das ilustrações e imagens.

2.3.1. Documentos impressos: monografias

São carimbadas todas as obras com o carimbo de pertença da

instituição.
Esta carimbagem é efectuada na página de rosto (primeira página do
livro, onde consta o título e autor, entre outra informação), numa das
páginas do meio e também na última página impressa.
O carimbo de registo apenas se coloca na página de rosto, no canto
inferior direito.
Nas obras com as folhas plastificadas, ou em material em que a tinta
não adere, a carimbagem é efectuada numa etiqueta autocolante, e
colocada no local estabelecido para carimbar.

2.3.2. Documentos impressos: publicações periódicas e outros

São carimbadas apenas com o carimbo da instituição e da seguinte

forma:
1. Revistas, na capa, na página do sumário / índice e no meio.
2. Jornais, na capa junto ao título, nos suplementos, se estes
existirem, no meio e na contra-capa.
3. Fotografias, postais, mapas, gravuras, cartazes e documentos
similares, no verso da ilustração.

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2.3.3. Documentos não impressos: CD’s, CD-Roms, DVD,
DVD’Roms, VHS e outros

O carimbo aplica-se no próprio documento, grafando manualmente,

com caneta de
acetato, o número de registo e a cota.
Na caixa e no próprio documento será também colocada uma etiqueta
com o número de registo e com a cota.

2.4. Descrição Bibliográfica: Catalogação, classificação,

indexação
Para que a localização de documentos nas bibliotecas seja célere e
eficiente três tarefas complementares devem ser cuidadosamente
realizadas: a catalogação, a classificação e a indexação.

2.4.1. Catalogação

A definição comum de uma política de catalogação entre as várias

bibliotecas da rede é imprescindível para garantir coerência e
uniformização dos dados do catálogo concelhio. A catalogação,
enquanto instrumento de normalização, deve estabelecer o nível de
descrição dos dados biográficos associados aos documentos assim
como a adaptação, à BM e às BE, de um conjunto de regras e
procedimentos decorrentes das normas internacionais e nacionais.
A Catalogação implica a análise do documento no sentido de extrair os
elementos formais que o identificam (Regras Portuguesas de
Catalogação, Lisboa: Instituto Português do Património Cultural, 1984) e
compreende três partes: a descrição bibliográfica, pontos de acesso e
dados de localização. Tem como missão individualizar os documentos
(de forma a que não sejam confundidos entre si) e a reunir os
documentos pelas suas semelhanças, estabelecendo relações entre si e,
ainda, a permitir a localização de um documento específico numa
determinada colecção.

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Em termos metodológicos aconselha-se que, em caso de dúvida, as
bibliotecas aderentes utilizem as Regras Portuguesas de Catalogação,
as diferentes ISBD’S, o Manual UNIMARC e diversa informação técnica
que a Biblioteca Nacional tem publicado.
A catalogação dos Fundos Documentais das bibliotecas da Rede é
efectuada em programa informático específico e normalizado (Porbase),
de forma a reflectir um nível de descrição intermédio e onde devem
constar os seguintes elementos:

Título próprio. Título próprio de outro autor : complemento de

título / 1ª menção de responsabilidade, 2ª ; outras menções de
responsabilidade. – Menção de edição. – Local de edição: editor,
data de edição. – Designação específica de material e extensão:
outros pormenores físicos. – (Título próprio da colecção; nº
dentro da colecção)
Notas
ISBN/ISSN

Os elementos da descrição – corpo da entrada – são distribuídos por

zonas, possuindo cada uma determinada fonte, designadas como
“fontes principais de informação”. Qualquer elemento retirado de outra
fonte, que não a considerada principal, deve ser referenciado entre
parênteses rectos [ ] ou dado em notas.

Referem-se, de seguida, algumas especificações respeitantes aos vários

fundos.

1. Fundo Adultos - Monografias

(i) São referidas as autorias principais. No caso de ilustradores,

editores literários, tradutores, prefaciadores, etc. devem indicar-se
sempre que essa informação for considerada importante;
(ii) A menção de edição só deve ser usada para edições para além
da primeira;

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 (iii) Só em casos muito raros deve ser utilizado mais do que um
local de edição e editor. Aqui devemos salvaguardar o caso do livro
antigo, do fundo local e reservados em que esta informação pode ser
muito importante;
(iv) A referência à ilustração só deve ser utilizada quando assumir
uma importância relevante no conjunto do documento;
(v) A menção de colecção é obrigatória;
(vi) Em caso de dúvida devem ser consultadas as Regras
Portuguesas de Catalogação ou as diferentes ISBD.

2. Fundo Infanto-Juvenil
(i) Além das autorias principais devem ser sempre mencionados os
ilustradores e tradutores;
(ii) A menção de edição só deve ser usada para edições para além
da primeira;
(iii) A referência à ilustração é obrigatória;
(iv) A menção da colecção é obrigatória.

3. Fundo Áudio
(i) Os títulos de cada um dos volumes que compõem o documento
devem, se existentes, ser dados sempre que possível em notas;
(ii) A referência às autorias deve ser exaustiva quanto a intérpretes
e autores de trechos musicais e letras, assim como no caso da música
pop a indicação dos produtores. Outro tipo de responsabilidades pode
excluir-se a não ser que essa informação se revele essencial;
(iii) No caso da música clássica, o autor do trecho, bem como os
intérpretes (individuais ou grupos), bem assim os maestros e os solistas
devem constituir autorias principais;
(iv) A indicação geral da natureza do documento é obrigatória;
(v) A menção de edição só deve ser usada para edições para além
da primeira;

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 (vi) A informação respeitante à colecção é obrigatória;

4. Fundo Vídeo (VHS/DVD)

(i) O título original bem como a tradução são obrigatórios, quando
conhecidos;
(ii) Se um dado filme se basear numa obra literária ou outra, deve
estabelecer-se a ligação entre o registo do vídeo e o da monografia,
utilizando um dos campos de ligação do bloco 4 (entradas relacionadas)
do UNIMARC;
(iii) A referência às autorias deve ser exaustiva quanto a
realizadores, produtores, guionistas, intérpretes. Devem ser
consideradas como autorias principais o realizador e o produtor. No
caso dos documentários “científicos” os conselheiros técnicos devem
ser considerados autorias de segundo nível;
(iv) No caso dos documentários e outros documentos de carácter
informativo, e só nestes, a sinopse deve ser dada, sempre que possível,
em notas;
(v) A menção de edição só deve ser usada para edições para além
da primeira;
(vi) A informação respeitante à colecção é obrigatória;
(vii) A indicação geral da natureza do documento é obrigatória;
(viii) A menção se é legendado ou traduzido, assim como a faixa
etária a que se destina, deve ser dada em notas

5. Recursos Electrónicos (CDR/DVD (enciclopédias) e Recursos

de Internet
De acordo com a ISBD(ER) Recursos electrónicos são todos os materiais
controlados por computador, o que inclui, p. ex, CDR, DVD, … com
software ou outra informação e recursos de Internet, sendo que, a
principal distinção entre estes recursos diz respeito ao método de
acesso: local ou remoto.
Dada a especificidade deste tipo de recursos refere-se, de seguida, os
aspectos da ISBD (ER), que devem ser considerados:
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 (i) A indicação geral da natureza do documento é obrigatória
[Documento electrónico]
(ii) A menção de responsabilidade está relacionada também com
funções como as de designer, desenvolvimento de software e/ou
produtos;
(iii) No caso de recursos que são actualizados frequentemente, a
referência à edição deve ser omitida e deve ser introduzida uma nota
apropriada;
(iv) Na designação e extensão de alguns tipos de materiais
sugere-se, por exemplo: multimédia interactivo; dados e programas,
dados (2 ficheiros: 2 Mb) ou programas(1 ficheiro: 1 Mb);
(v)Nos recursos com acesso local utilizam-se os seguintes
elementos: a designação específica de material (obrigatório) e extensão
e, também, as dimensões;
(vi) Nas notas os requisitos do sistema são obrigatórios;
(vii) O modo de acesso é obrigatório para recursos com acesso
remoto. Deve ser precedida pela designação “Modo de acesso” (Ex:
Modo de acesso: World Wide Web. URL: http://www.sapo.pt

2.4.2. Encabeçamentos / Cabeçalhos

O encabeçamento deve seguir, como base, as Regras Portuguesas de

Catalogação. Para além do que estas estipulam, deve-se ter em conta o
seguinte:
(i) Nas obras onde a ilustração assume uma importância superior ao
texto, o encabeçamento deve ser feito pelo ilustrador;
(ii) No caso da música clássica, o encabeçamento é sempre o autor
do trecho/obra enquanto nos outros géneros musicais, o
encabeçamento deve ser o intérprete;
(iii) Nos documentos vídeo (filmes, documentários), o
encabeçamento deve ser o realizador;

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 (iv) No caso dos documentos multimédia, o encabeçamento
deverá ser o produtor, caso seja identificado, se não, será feito pelo
título;
(v)No caso de sites WEB ou outros recursos de Internet, o
encabeçamento deverá ser o autor da informação se tal se encontrar
explícito, até ao máximo de 5 autores.

2.4.3. Controle de Autoridade

As autoridades, na medida em que constituem pontos de acesso a

qualquer catálogo, constituem um dos aspectos mais relevantes para
assegurar a qualidade do produto catalográfico e devem ser mantidos
de acordo com normas estabelecidas e feito sistematicamente o seu
controlo. Independentemente da metodologia implementada pelo
sistema de gestão biblioteconómica, deve verificar-se sistematicamente
e com cuidado se uma dada autoridade já existe no sistema e só depois
decidir sobre a criação de uma nova entrada.
Assim, estabelecem-se alguns procedimentos para a criação de
autoridades/autor:
(i) Sempre que for o caso, deve copiar-se o registo de autoridade já
existente (na PORBASE);
(ii) Ao criar-se uma nova autoridade deve determinar-se com
exactidão o nome, excluindo o mais possível abreviaturas e acrónimos.
Deve recolher-se o máximo de informação possível sobre o autor, tal
como datas de nascimento e morte, funções desempenhadas quando
tal se torne relevante para identificação inequívoca.

2.4.4. Classificação e Indexação

Classificação e indexação são dois procedimentos indissociáveis que

derivam de uma análise do conteúdo do documento.

1. Classificação

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A classificação é fundamental no processo de gestão documental e
informacional e pode definir-se como uma tarefa que consiste em
agrupar a documentação / informação em classes hierárquicas. Esta
tarefa permite recuperar os documentos pelo seu conteúdo, isto é,
pelos principais assuntos neles versados ou pelo género literário a que
pertencem.

Para os documentos impressos (Monografias, Publicações periódicas,

etc.) deve utilizar-se a Classificação Decimal Universal (CDU)
procedendo-se à arrumação das espécies documentais por áreas
temáticas e possibilitando a recuperação de informação por assunto. A
CDU divide-se em 10 classes (de 0 a 9) que se subdividem segundo o
princípio dos números decimais.
O grau de desenvolvimento e especificidade das notações a utilizar
deve respeitar as exigências de cada biblioteca, tendo em conta o seu
público particular, devendo para efeitos de recuperação pela CDU,
utilizar-se sempre que necessário a truncatura, de modo a poder
englobar, se pretendido, todos os registos pertencentes a determinada
classe ou sub-classe.

Os registos sonoros deverão ser classificados com base na

Classificação de Registos Sonoros – BDVP (bibliotecas e discotecas da
cidade de Paris) e Tabela de Autoridades da CDU.
Os registos audiovisuais são classificados com base na Tabela de
Classificação da FIAF (Federação Internacional de Arquivo de Filmes) e
Tabela de Autoridades da CDU.

2. Indexação
A indexação é a fase do tratamento documental mais importante das
bibliotecas, visando sobretudo a recuperação da informação essencial
por parte do utilizador.
Segundo a designação dada pela Norma Portuguesa - NP3715,I.P.Q.,
Lisboa,1989 - “Indexação é a acção que consiste em descrever ou
caracterizar um documento relativamente ao seu conteúdo,

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representando esse conteúdo numa linguagem documental.” Assim,
deverão seleccionar-se os conceitos a reter e escolher-se os descritores
considerados apropriados para a recuperação da informação.
Descritor é o termo que se utiliza em indexação para representar um
determinado conceito, por vezes, também considerado termo
preferencial, conforme consta da NP4036 (1993).
Sugere-se a utilização da Tabela abreviada da CDU para retirar os
descritores ou termos controlados necessários ao preenchimento do
catálogo de assuntos. Alternativamente, podem também ser utilizadas
outras fontes de indexação, como por exemplo a “Lista de Cabeçalhos
de Assuntos para Bibliotecas”, Thesauri, Manuais, Obras de referência,
etc. Quando se indexa um documento, até que se disponha de uma
Base de Autoridades comum, deve procurar consultar-se sempre
previamente o Índice de Assuntos do Catálogo Colectivo, de modo a
seguir sempre que possível a lista de cabeçalhos de assuntos já criados.
Apesar de facilmente se poderem encontrar muitas palavras-chave para
cada documento, o mais aconselhado será extrair de cada obra apenas
três conceitos.
Nos documentos não escritos (audiovisuais, visuais ou sonoros e
objectos) nem sempre é possível analisar o registo na sua totalidade
pelo que a indexação é feita com base no título ou resumo.

Cotação

Após a classificação e catalogação dos documentos estes são cotados. A

cotação é a fase do tratamento documental em que a cada documento
é atribuído um código que permite a sua arrumação nas estantes. Desta
forma, a posterior localização do documento por parte do utilizador é
mais fácil.
No sentido de harmonizar procedimentos entre a BM e as BE, serão
tidos em conta os seguintes:
- as cotas são criadas a partir de um plano abreviado da CDU;

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 - a cota alfanumérica é formada pelos seguintes elementos:
notação CDU (numérica) + componente alfabética (3 primeiras letras);
- a cada classe da tabela CDU corresponde uma cor diferente para
mais fácil identificação e arrumação do documento;
- a cota dos documentos deverá ser constituída considerando as
seguintes opções:
(i) Em geral: 1ª linha: sigla da biblioteca; 2ª linha: notação (CDU);
3ª linha: 3 primeiras letras do apelido do autor1;
(ii) Nas obras anónimas ou com mais de três autores: 1ª linha:
sigla da biblioteca; 2ªlinha: notação (CDU); 3ª linha: 3 primeiras letras
do título;
(iii) No caso das obras em colecções, em que pela temática
tratada interessa agrupar os títulos de modo a que fiquem juntos na
estante, a componente alfabética da cota é formada pelas três
primeiras letras da colecção;

(iv) No caso do Material Não Livro (DVD, CD-Áudio, CD-Rom, VHS,

…): 1ª linha: sigla da biblioteca; 2ª linha: notação (FIAF/CDU ou
BDVP/CDU); 3ª linha: 3 primeiras letras do título e o número de registo
do documento para facilitar a sua localização em depósito;
(v) Os artigos definidos e indefinidos que aparecem no início dos
títulos não são tidos em conta para o efeito de cota, usando-se as
iniciais da palavra imediatamente a seguir;

(vi) A cota é devidamente impressa (ou manuscrita) em etiqueta

própria para esse fim e colada na lombada do documento, ao fundo,
para permitir uma imediata visualização sem ser necessário retirar o
documento da respectiva estante, possibilitando, também, uma mais
fácil localização e arrumação.

Arrumação

Em todas as bibliotecas da rede as estantes devem ter a indicação das

grandes classes da CDU e, dentro delas, serão feitas as subdivisões que
se considerem necessárias.

1
Em obras com 2 ou 3 autores, a entrada é feita pelo primeiro autor.
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A sinalização das estantes/prateleiras assume, neste sistema de
arrumação, particular importância, atendendo ao facto de os
documentos serem disponibilizados em livre acesso.
A colocação do fundo documental nas estantes obedece ainda ao
seguinte critério: de cima para baixo e da esquerda para a direita.
Os documentos são arrumados com base na cota (utilizando a notação
CDU e/ou a notação FIAF/BDVP), deverão estar dispostos por assunto e,
dentro deste, por ordem alfabética do apelido do autor. Na ausência de
autor, os documentos são arrumados alfabeticamente pelo título;
Por razões de segurança/prevenção do material não livro, e face à
ausência de sistemas anti-furto, deverá ser implementada como solução
de recurso a estratégia de expor ao público, para livre manuseamento,
os invólucros desses documentos, reservando-se os mesmos do acesso
directo.

3. Difusão da Informação

Terminado o tratamento técnico documental é fundamental proceder à

distribuição da informação aos utilizadores, reais ou potenciais, dando a
conhecer o Fundo Documental
e os novos documentos que o integram.

A consulta no local, a circulação dos documentos e a difusão no exterior

(por empréstimo) constituem as principais formas de difusão.

É importante dar a conhecer a existência de novos documentos através

da disponibilização permanente do Catálogo actualizado, primeira forma
de difusão da informação.

Outras formas de difusão da informação:

- Portal da RBA;
- Expositores de novidades no interior das Bibliotecas;
- Expositores informativos externos;

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 - Exposições bibliográficas
- Impressão de bibliografias temáticas;
- Disponibilização de informação multimédia (Blogues, Sítios
WWW, Plataformas LMS,…) ;
- ….

Empréstimo

Todos os documentos existentes nas bibliotecas, com excepção de

obras de referência, periódicos, obras raras ou antigas, podem ser
objecto de empréstimo.
O empréstimo pode revestir as seguintes modalidades:
(i) Empréstimo domiciliário de qualquer documento;
(ii) Empréstimo para apoio em sala de aula;
(iii) Empréstimo inter-bibliotecas (com regulamento
próprio comum)

De todos os documentos emprestados é elaborado registo, usando para

o efeito o módulo de gestão de empréstimos do programa Porbase ou
processos manuais, caso o serviço de empréstimo ainda não esteja
automatizado na biblioteca.

No empréstimo domiciliário, o utilizador poderá usufruir das seguintes

condições de empréstimo:
(i) Requisitar até 3 livros por 10 dias, renováveis até 3 vezes;
(ii) Requisitar até 3 documentos não-livro (DVD, VHS, CD, CD-
ROM, DVD-ROM), por 2 dias, não renováveis.

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