Gestión de las comunicaciones del proyecto

Bucaramanga D.C. 2015

Ing. Guillermo Quijano Ardila MBA, PMP

Áreas de conocimiento Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre
4.1.- 4.2.- Desarrollar el plan para la dirección del proyecto 4.3. Dirigir y gestionar la ejecución 4.4. Monitorear y controlar el trabajo 4.6 Cerrar el
Desarrollar el del proyecto del proyecto proyecto o fase
4. - Gestión de la integración
acta de
constitución 6
4.5. Realizar el control integrado de
cambios
5.1.- Planificar la gestión del alcance 5.5. Validar el alcance

5. - Gestión del alcance 5.2. Recopilar requisitos

5.3. Definir el alcance
5.6. Controlar el alcance
6
5.4 Crear la EDT
6.1 Planificar la gestión del cronograma 6.7. Controlar el cronograma

6.2 Definir las actividades

7
6.3 Secuenciar las actividades
6.- Gestión del tiempo 6.4 Estimar los recursos de las actividades

6.5 Estimar la duración de las actividades

6.6 Desarrollar el cronograma

7.1 Planificar la gestión de los costos 7.4 Controlar los costos

7.- Gestión de los costos 7.2 Planificar los costos

7.3 Determinar el presupuesto
4
3
8.1. Planificar la gestión de la calidad 8.2. Realizar el aseguramiento de la 8.3. Controlar la calidad
8.- Gestión de la calidad calidad
9.1. Desarrollar el plan de Recurso Humano 9.2. Adquirir el equipo del proyecto

4
9.3. Desarrollar el equipo del proyecto
9.- Gestión del R.H.
9.4. Gestionar el equipo del proyecto

10. Gestión de 10.2 Gestionar 10.3 Controlar

10.1 Planificar la gestión
las las las 3
de las comunicaciones
comunicaciones comunicaciones comunicaciones
11.1. Planificar la gestión de riesgos 11.6. Controlar los riesgos
11.2. Identificar los riesgos

6
11.3. Realizar análisis cualitativo de riesgos
11.- Gestión del riesgo
11.4. Realizar análisis cuantitativo de riesgos

11.5. Planificar la respuesta a riesgos

4
12.1. Planificar la gestión de las adquisiciones 12.2. Efectuar las adquisiciones 12.3 Controlar las adquisiciones 12.4 Cerrar las
12.- Gestión de las adquisiciones adquisiciones

13.1 Identificar 13.2 Planificar la gestión de interesados 13.3 Gestionar el compromiso de los 13.4 Controlar el compromiso de los
13. Gestión de interesados los interesados interesados interesados
4
2 24 8 11 2 47
Areas de conocimiento de dirección de proyectos (PMBOK®)

4 Integración
 Procesos de inicio

Procesos
de inicio

4.1 Desarrollar el Nombrar al Enunciar el caso

acta de director del del negocio y
constitución del proyecto entenderlo
proyecto

Determinar los
13.1 Identificar factores Identificar
los interesados ambientales del requisitos y
proyecto riesgos iniciales

Determinar los Crear objetivos

activos de los medibles y
procesos de la reales
organización

Identificar
Determinar y supuestos y
definir las fases restricciones
 Procesos de planificación
Procesos principales
5.2 y 5.3
6.3
Recopilar los 6.2 6.6
Procesos requisitos Secuenciar las
Definir Desarrollar el
de inicio Definición del actividades
actividades cronograma
alcance
6.4 y 6.5
9.1 Estimar los 7.3
5.4 Plan de gestión recursos y Determinar el
Crear EDT del RH duración de las presupuesto
actividades
4.2 Desarrollar
7.2 plan gestión del
Estimar costos proyecto
Procesos Procesos de
de control Procesos facilitadores de soporte ejecución
8.1 12.1 10.1
Gestión del Planificar las Planificar
plan de Adquisicione gestión de las
calidad s comunicaciones
11.3 11.4
11.1 11.5
11.2 Realizar Realizar
Planificar las Planificar la
Identifica análisis análisis
gestión del respuesta a los
r riesgos cualitativo de cuantitativo
riesgo riesgos
riesgos de riesgos.
 Proceso de Planificación
Gestión del
R.H.

Gestión de
los Costos
Diagramas de flujo: símbolos y significados
 10 Gestión de las comunicaciones del proyecto

Incluye los procesos requeridos para garantizar la oportunidad,

pertenencia y aplicabilidad en la generación, recopilación,
distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la
información del proyecto .

Los directores del proyecto utilizan gran parte de su tiempo para

comunicarse con los miembros del equipo y otros interesados,
internos y externos.

La comunicación eficaz crea puentes entre los interesados, conecta y

coordina entornos culturales, organizaciones, niveles de experiencia,
perspectivas e intereses diferentes y variados.
 10 Gestión de las comunicaciones del proyecto
Tipos de comunicación

Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores,
otros proyectos, organizaciones, público).

Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos
electrónicos, memorandos, discusiones ad hoc).

Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organización) y
horizontal (entre pares).

Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones
extraoficiales).

Escrita, oral, verbal (inflexión de la voz) y no verbal (lenguaje
corporal)
 10 Gestión de las comunicaciones del proyecto
Habilidades claves de comunicación

Escuchar de manera activa y eficaz.

Formular preguntas, sondear ideas y situaciones para comprenderlas.

Educar al equipo para que se comunique de manera eficaz.

Investigar para identificar y confirmar información.

Identificar y gestionar expectativas.

Persuadir a personas o instituciones para realizar una acción.

Motivar para proporcionar estímulo y confianza.

Orientar para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados.

Negociar y hallar acuerdos mutuamente aceptables entre las partes.

Resolver conflictos para evitar impactos negativos.

Resumir, recapitular e identificar las siguientes etapas.
 10. Gestión de las comunicaciones del
proyecto

10.1 Planificar la gestión de las comunicaciones

10.2 Gestionar las comunicaciones

10.3 Controlar las comunicaciones

Práctica
 10.1 Planificar la gestión de las comunicaciones
• Proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones eficaces y
eficientes del proyecto sobre la base de las necesidades, requisitos de información de los
interesados y de los activos de la organización disponibles.
• Identifica intereses, expectativas, influencia y sus relaciones con la finalidad del proyecto.
• Una planificación incorrecta puede ocasionar problemas: demoras en entrega de mensajes,
formato inadecuado, oportunidad, comunicación e información a la audiencia equivocada,
comunicación insuficiente con los interesados y mala interpretación del mensajes trasmitido.
• La planificación temprana de las comunicaciones permite asignar recursos adecuados de
personal, tiempo y presupuesto, Identificar relaciones con interesados para crear alianzas
que mejoren las probabilidades de éxito del proyecto.
• Quién necesita la información y quién está autorizado para acceder a ella.
• Cuándo se necesita.
• Dónde almacenar la información, qué formato usar y cómo recuperarla.
• Zonas horarias, barreras de idiomas e interculturales.
 10.1 Planificar la gestión de las comunicaciones

Cliente, patrocinador,
gerentes funcionales,
miembros del equipo

Otros
Proyecto
Otros
directores de
proyectos
proyecto

Otros interesados
Gobierno, asociaciones,
entidades, medios de
comunicación
 10.1 Planificar la gestión de las comunicaciones

Formal

Verbal
Corporal Comunicación Escrita

Informal
 10.1 Planificar la gestión de las comunicaciones
Actividad Qué comunicación usar?
Actualizar el plan de dirección del proyecto Formal Escrita

Presentación a la gerencia Formal Verbal

Resolver un problema Formal Escrita

Nota de una conversación telefónica Informal Escrita

Realizar cambios en un contrato Formal Escrita

Informar bajo rendimiento a un miembro Informal Verbal

del equipo (primer aviso)

Informar bajo rendimiento a un miembro

Formal Escrita
del equipo (primer aviso)
 10.1 Planificar la gestión de las comunicaciones
Actividad Qué comunicación usar?
Programar fecha de reunión Informal Escrita

Aclarar un entregable Formal Escrita

Solicitar recursos adicionales Informal Verbal

Buscar la raíz de un problema Informal verbal

Enviar correo electrónico para solicitar

Informal Escrita
aclaraciones

Celebrar un almuerzo de trabajo Informal Escrita

Realizar conferencias de licitantes Formal Escrita


1. Entradas
10.1 Planificar la gestión
de las comunicaciones
1. Plan para la dirección del
proyecto
2. Registro de interesados
3. Factores ambientales de
la empresa
4, Activos de los Procesos de
la organización

1.Análisis de requisitos
de las comunicaciones
2. Tecnología de la 1. Plan de gestión de las
2. Herramientas

comunicación comunicaciones
y técnicas

3. Modelos de 3. Salidas
comunicación 2. Actualización a los
4. Métodos de documentos del proyecto
comunicación

5. Reuniones
 10.2 Gestionar las comunicaciones

Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la
información de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto.

Beneficio clave de este proceso: permite un flujo de comunicaciones eficaz y
eficiente entre los interesados.

Asegurar que la información que se comunica haya sido generada adecuadamente,
recibida y comprendida.

Proporciona oportunidades para que los interesados soliciten información adicional
de aclaración y debate.

Definir técnicas

Modelos emisor – receptor : incorporar ciclos de retroalimentación para dar
oportunidad de interacción/participación y eliminar barreras.

Elección del medio: Escrito, oral, informal, formal, cara a cara, por correo
electrónico.
 10.2 Gestionar las comunicaciones

Estilo de redacción: voz activa o pasiva, estructura gramatical,
vocabulario.

Técnicas de gestión de reuniones: agenda y abordaje de
conflictos.

Técnicas de presentación: Impacto del lenguaje corporal y
diseño de ayudas audiovisuales.

Técnicas de facilitación: Construir consenso y supera obstáculos.

Técnicas de escucha: Escucha activa (captar, aclarar y confirmar
comprensión), eliminación de barreras que afectan
negativamente la comprensión.
 1. Plan de la gestión de
las comunicaciones
2. Informes de desempeño
del trabajo
1. Entradas
3. Factores ambientales
de la empresa
4. Activos de los procesos de
la organización

10.2 Gestionar las

Comunicaciones
1. Comunicaciones del
1. Tecnología de las proyecto.
comunicaciones
2. Modelos de 2. Actualización del plan para
2. Herramientas

comunicación la dirección del proyecto.

y técnicas

3. Métodos de 3. Salidas
3. Actualizaciones a los
comunicación documentos del proyecto
4. Sistemas de gestión
4. Actualizaciones a los
de la información
activos de los procesos de la
5. Informes de organización.
desempeño
 10.3. Controlar las comunicaciones

 Monitorear y controlar las comunicaciones del proyecto a lo largo

de todo su ciclo de vida para asegurar que se satisfagan las
necesidades de información de los interesados.
 Beneficio clave: asegurar en todo momento un flujo óptimo de
información entre todos los participantes de la comunicación.
 El control puede ocasionar una iteración con planificar la gestión
y gestionar las comunicaciones.
 Deben evaluarse y controlarse cuidadosamente el impacto y las
repercusiones de las comunicaciones para garantizar la entrega
oportuna a la audiencia adecuada.
 1. Plan para la dirección del
proyecto
2. Comunicaciones del
proyecto
1. Entradas 3. Registro de incidentes
4. Datos de desempeño del
trabajo
5 Activos de los procesos
de la organización

10.3 Controlar las

comunicaciones 1. Información de
desempeño del trabajo
2. Solicitudes de cambio
1. Sistemas de gestión de
la información 3. Actualización al plan para
2. Herramientas

3. Salidas la dirección del proyecto

y técnicas

4. Actualizaciones a los
2. Juicio de expertos documentos del proyecto
5. Actualizaciones a los
activos de los procesos de
3. Reuniones la organización
 10. Gestión de las comunicaciones del proyecto: Entradas

10.1.1.1, 10.3.1.1 Plan para la dirección del proyecto

10.1.1.2 Registro de interesados
10.1.1.3, 10.2.1.3 Factores ambientales de la empresa
10.1.1.4, 10.2.1.4, 10.3.1.5 Activos de los procesos de la organización

10.1.3.1, 10.2.1.1 Plan de gestión de las comunicaciones

10.2.1.2 Informes de desempeño del trabajo

10.3.1.2 , 10.2.3.1 Comunicaciones del proyecto

10.3.1.3 Registro de incidentes
10.3.1.4 Datos de desempeño del trabajo
10. Gestión de las comunicaciones del proyecto : Técnicas y Herramientas

10.1.2.1 Análisis de requisitos de comunicación

10.1.2.2 , 10.2.2.1 Tecnología de la comunicación
10.1.2.3, 10.2.2.2 Modelos de comunicación
10.1.2.4, 10.2.2.3 Métodos de comunicación
10.1.2.5, 10.3.2.3 Reuniones

10.2.2.4, 10.3.2.1 Sistemas de gestión de la información

10.2.2.5 Informes de desempeño

10.3.2.2 Juicio de expertos

 10. Gestión de las comunicaciones del proyecto : Salidas

10.1.3.1, 10.2.1.1 Plan de gestión de las comunicaciones

10.1.3.2, 10.2.3.3, 10.3.3.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto

10.2.3.1, 10.3.1.2 Comunicaciones del proyecto

10.2.3.2 , 10.3.3.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
10.2.3.4 , 10.3.3.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

10.3.3.1 Información e desempeño del trabajo

10.3.3.2 Solicitudes de cambio

I
 10.1.1.1. 10.3.1.1 Plan para la dirección del proyecto (4.2.3.1)

Describe la necesidad, justificación, requisitos y límites del
proyecto y cómo se gestionarán los procesos de comunicación.

Describe cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el
proyecto.

Proporciona información para controlar las comunicaciones:
 Requisitos de comunicación de los interesados.
 Motivo de distribución de la información.
 Plazo y frecuencia de distribución.
 Individuo o grupo responsable de la comunicación.
 Individuo o grupo que recibe información. E
 10.1.1.2 Registro de interesados (13.1.3.1)

Detalles sobre los

participantes y sus
intereses en el
proyecto. E
 10.1.1.3, 10.2.1.3 Factores ambientales de la empresa (2.1.5)

La cultura, estructura y gobierno de la organización.

La distribución geográfica de instalaciones y recursos.

Los canales de comunicación establecidos en la
organización.

Estándares y normativas gubernamentales e industriales.

El sistema de información para la dirección de proyectos:
 Herramientas automáticas (software para programación).
 Sistema de gestión de configuraciones.
 Sistema de recopilación y distribución de la información.
 Interfaces web a otros sistemas automáticos en línea. E
 10.1.1.4, 10.2.1.4, 10.3.1.5 Activos de los procesos de la organización
(2.1.4)

Políticas, estándares, procesos, procedimientos y pautas formales de
comunicación y que las definen.

Sistemas de gestión de las comunicaciones.

Registro y clasificación de comunicaciones.

Formatos típicos y Software especializado.

Lecciones por aprender y aprendidas.

Información histórica sobre decisiones y resultados.

Plantillas de informes.

Tecnologías específicas de comunicación disponibles.

Medios de comunicación permitidos.

Políticas de conservación de registros.

Requisitos de seguridad.
E
 10.1.2.1 Análisis de requisitos de las comunicaciones
 Determina los requisitos, tipo y formato y contenido, de las
comunicaciones, según las necesidades de los interesados del
proyecto.
 Es clave trasmitir la información que contribuya al éxito cuya omisión
podría conducir al fracaso.
 Los canales de comunicación potenciales se calculan así:
 No. canales = n(n-1)
 2
 n = cantidad de interesados
 Determinar quién se comunicará con quién y de quién recibirá
información.
10.1.2.1 Análisis de requisitos de las comunicaciones

Interesa
do 5
10 7
8
Interesa 1 Interesa
do 1 9 do 2
3 6
2
4

5
Interesa Interesa
do 4 do 3
 10.1.2.1 Análisis de requisitos de las comunicaciones
Los requisitos se determinan con base en:
o Organigramas.
o Organización del proyecto y las relaciones de
responsabilidad de los interesados.
o Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en
el proyecto.
o La logística de cantidad y ubicación física de los interesados.
o Necesidades de información interna.
o Necesidades de información externa.
o Información proveniente del registro y gestión de
interesados.
H
T
 10.1.2.2 , 10.2.2.1 Tecnología de la comunicación

Los métodos de transmitir la información varían de acuerdo con la complejidad y el
tamaño del proyecto.

Las técnicas varían desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde
documentos simples hasta material de acceso en línea, y para ello se debe tener en
cuenta:
• Urgencia de la necesidad de información: el éxito reside en información actualizada
permanentemente o informes periódicos?
• La disponibilidad de la tecnología: Son suficientes los sistemas existentes y los interesados
tienen acceso a ellos? Se necesita un cambio?.
• El personal previsto para el proyecto: Los integrantes del equipo necesitan capacitación y
entrenamiento en los sistemas de comunicación propuestos?
• La duración del proyecto: Cambiará la tecnología durante el proyecto?
• El entorno del proyecto: el equipo trabaja cara a cara o en entorno virtual?.
• Sensibilidad y confidencialidad de la información: Seguridad? Método. H
T
 10.1.2.3, 10.2.2.2 Modelos de comunicación

 La codificación: Traducir pensamientos o ideas a un lenguaje que es

comprendido por otras personas.
 El mensaje y el mensaje de retroalimentación: Salida de la
codificación.
 El medio: Método utilizado para trasmitir el mensaje.
 El ruido: todo lo que interfiere con la trasmisión y comprensión del
mensaje (distancia, inexperiencia con la tecnología, falta de
contextualización).
 La decodificación: traducir nuevamente el mensaje en
pensamientos o ideas coherentes.
 10.1.2.3, 10.2.2.2 Modelos de comunicación

Modelo de comunicación básica

Mensaje
Codificación Decodificación
Ruido
Emisor Medio Receptor
Ruido
Decodificación Codificación

Retroalimentación - mensaje
 10.1.2.3, 10.2.2.2 Modelos de comunicación

Responsabilidades
Mensaje
Receptor
Información
trasmitida
Información recibida
completa, precisa
Medio en su totalidad
y clara
Correctamente
Emisor entendida

Confirmada
Retroalimentación - mensaje
 10.1.2.3, 10.2.2.2 Modelos de comunicación

Lenguaje
Verbal
No verbal Habilidades no
Gestual: verbales
Ademanes que Cuerpo
acompañan el lenguaje Emoción
paralingüístico

Emisor Medio Receptor

Retroalimentación - mensaje Verbal

No verbal
Gestual:
Habilidades no
Ademanes que
verbales acompañan el lenguaje
Cuerpo paralingüístico
Emoción
 10.1.2.3, 10.2.2.2 Modelos de comunicación

Responsabilidades
Mensaje

Información Receptor
trasmitida
completa, precisa Información recibida
Medio en su totalidad
y clara
Correctamente
Emisor entendida
Retroalimentación - mensaje
Confirmada

H
T
 10.1.2.4, 10.2.2.3 Métodos de comunicación

 Comunicación interactiva: Intercambio multidireccional entre dos

o más partes, que busca una comprensión común sobre temas
específicos (reuniones, llamadas telefónicas, videoconferencias).
 Comunicación de tipo push (empujar): Enviada a receptores
específicos. No garantiza recepción oportuna, destinatario correcto
y comprensión (cartas, memorandos, informes, correos
electrónicos, faxes, correos de voz, comunicados de prensa).
 Comunicación de tipo pull (halar): Para grandes volúmenes de
información o audiencias muy grandes quienes acceden según su
propio criterio (intranet, aula virtual, servidores, etc.). H
T
 10.1.2.5, 10.3.2.3 Reuniones

Se utilizan para discutir y abordar los asuntos pertinentes del proyecto
durante la dirección y gestión del trabajo del proyecto.

Asistentes: director del proyecto, equipo del proyecto, interesados
adecuados, involucrados o afectados por los asuntos tratados, etc..

Cada asistente debería tener un rol establecido, de modo que se asegure la
participación adecuada. Debate y diálogo con el equipo del proyecto ayudan
a:
 Determinar la manera adecuada de actualizar y comunicar el
desempeño del proyecto.
 Responder las solicitudes de información por parte de los
interesados.

Las reuniones incluyen debates con suministradores, proveedores y otros
interesados del proyecto.
H
T
 10.1.2.5, 10.3.2.3 Reuniones
 Las reuniones pueden ser cara a cara en el mismo lugar o virtuales
mediante audio o videoconferencia.
m
T • De intercambio de información.
e
i z
p N
o
c • Tormenta de ideas, evaluación de opciones o diseño.
o l

s a
r
• De toma de decisiones.
 Las reuniones deben planificarse y prepararse: agenda bien definida,
un propósito, un objetivo y con un marco temporal, ser
adecuadamente documentadas con actas de reunión y lista de
acciones a realizar.
 Las actas de reunión se almacenan como se indique en el plan para la
dirección del proyecto.
H
T
 10.1.3.2, 10.2.3.3, 10.3.3.4 Actualizaciones a los documentos del
proyecto

Se deben actualizar al menos:

Cronograma del proyecto.

Registro de interesados.

Pronósticos.

Informes de desempeño.

Registro de incidentes.
 Financiamiento del proyecto. S
 10.1.3.1, 10.2.1.1 Plan de gestión de las comunicaciones

Plan formal o informal, sencillo o detallado según sea la complejidad y tamaño del
proyecto.

Describe la necesidad, justificación, requisitos y límites del proyecto y cómo se
gestionarán los procesos de comunicación.

Contenido del plan de comunicaciones

 Requisitos de comunicación de los interesados
 Formato, contenido, idioma y nivel de detalle de la información.
 Motivo de la distribución.
 Plazo y frecuencia.
 Destinatarios de la comunicación.
 Métodos y tecnologías a utilizar.
 Recursos, tiempo y presupuestos asignados al plan.
 10.1.3.1, 10.2.1.1 Plan de gestión de las comunicaciones
 Proceso de escalación de la resolución de incidentes que no puedan resolverse a
un nivel inferior, con plazos y nombres es la cadena de mando.
 Método para refinar y actualizar el plan durante el proyecto.
 Glosario de terminología a utilizar.
 Diagramas de flujo de la circulación de información, autorizaciones, lista de
informes, planes de reuniones, etc.
 Responsable de comunicar.
 Responsable de autorizar la comunicación.
 Responsable de autorizar comunicación de información confidencial.
 Restricciones derivadas de la legislación, tecnología, políticas de la organización.
 Pautas y plantillas para reuniones presenciales, virtuales, para correo electrónico,
cartas, informes, memorandos, etc.
 Definición del sitio en la WEB del proyecto, si existe E S
 10.2.1.2 Informe de desempeño del trabajo (4.4.3.2)

Representación física o electrónica de la información sobre el desempeño
del trabajo recopilada en documentos del proyecto, destinada a generar
decisiones, acciones o conocimiento

Recopilación de información sobre el desempeño y el estado del proyecto
que facilita la discusión y creación de comunicaciones.

Los informes de desempeño deben ser exhaustivos , exactos y oportunos.

Se pueden definir métricas específicas de desempeño del trabajo en el
inicio del proyecto e incluirlas en los informes normales de desempeño del
trabajo que se entregan a los interesados clave.

Ejemplos de informes de desempeño del trabajo: informes de estado, los
memorandos, las justificaciones, las notas informativas, las
recomendaciones y las actualizaciones. E
 10.2.2.4, 10.3.2.1 Sistemas de gestión de la información
 Gestión de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados de prensa.
 Gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono,
video conferencias web, sitios y publicaciones web.

Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: interfaces web con software de
programación y de gestión de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas
virtuales, portales y herramientas de gestión del trabajo colaborativo.

Herramientas (Software) para capturar, registrar, almacenar, consolidad y distribuir a los
interesados la información de costos, avance del cronograma y el desempeño del proyecto.

Los formatos de distribución más utilizados son:
 Cuadros.
 Tablas.
 Hojas de cálculo.
 Presentaciones.
 Herramientas gráficas.
H
T
 10.2.2.5 Informes de desempeño

Organizan y resumen la información recopilada y presentan los resultados
del análisis comparativo con la línea base para la medición del
desempeño.

El nivel de detalle de los informes depende del interesado a quien va
dirigida y tal como se planificó en el plan de comunicaciones.

Formatos comunes:
 Diagramas de barras.
 Curvas S.
 Histogramas.
 Cuadros.

El plan de comunicaciones establece la periodicidad de los informes, los
formatos a utilizar, la simplicidad o complejidad .
 10.2.2.5 Informes de desempeño
sencillos
Porcentaje completado.
Informes

Indicadores de estado de cada área (alcance, tiempos,

costos, calidad, riesgos , etc..)

Análisis de desempeño pasado.

Estado actual de riesgos e incidentes.

Trabajo a completar en el siguiente período.

Resumen de cambios aprobados en el período.
complejos
Informes

Resultados del análisis de variación.

Conclusión proyectada del tiempo y costo del proyecto.

Otra información relevante e importante de revisar y
analizar.
 10.2.2.5 Informes de desempeño
Índice de
Valores Variación
desempeño
Elemento EDT Valor planificado Valor ganado Costo real Cronograma Costo Cronograma Costo
(PV) (EV) (AC) EV – PV EV - AC EV/PV EV/AC

1.0 63,000 58,000 62,500 -5,000 -4,500 0,92 0,93

2.0 64,000 48,000 46,800 -16,000 1,200 0,75 1,03

3.0 23,000 20,000 23,500 -3,000 -3,500 0,87 0,85

4.0 68,000 68,000 72,500 - -4,500 1,00 0,94

5.0 12,000 10,000 10,000 -2000 - 0,83 1,00

6.0 7,000 6,200 6,000 -800 -280 0,89 1,03

7.0 20,000 13,500 18,100 -6,500 -4,600 0,68 0,75

-
TOTALES 257,000 223,700 239,400 -33,300 15,70 0,87 0,93
0
H
T
 10.3.1.2 , 10.2.3.1 Comunicaciones del proyecto

Informes de desempeño.

Estado de los entregables.

Avance del cronograma.

Costos incurridos
Factores que inciden en las comunicaciones
 La urgencia.
 El impacto del mensaje.
 Método de entrega.
 Nivel de confidencialidad.
E S
 10.2.3.2 , 10.3.3.3 Actualizaciones al plan para la dirección del
proyecto
Se deben actualizar:

La línea base para la medición del desempeño (PMB:
Performance Measurement Base line), que integra:
 La línea base del alcance.
 La línea base del cronograma.
 La línea base del costo.
 Incluye parámetros técnicos y de calidad.

El plan de gestión de las comunicaciones

El plan de gestión de los interesados. S
 10.2.3.4 , 10.3.3.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la
organización

Notificaciones a los interesados: incidentes resueltos, cambios aprobados y estado
general del proyecto.

Informes del proyecto: formales e informales, lecciones aprendidas, registros de
incidentes, informes de cierre, salidas de otras áreas del conocimiento.

Presentaciones del proyecto: Formales e informales entregada a los interesados.

Registro del proyecto: correspondencia, memorandos, actas de reuniones,
registros diarios.

Retroalimentación de los interesados: Información recibida de los interesados para
retroalimentar desempeño futuro.

Documentación de lecciones aprendidas: tipo de lecciones, causas de los
incidentes respecto a las comunicaciones, acciones correctivas, razones para
tomarlas. Formatos de informes. S
 10.3.1.3 Registro de incidentes (13.3.3.1)

 La gestión de la participación de los interesados puede dar lugar al

desarrollo de un registro de incidentes.
 Este registro se actualiza a medida que se identifican nuevos
incidentes y se resuelven los incidentes actuales.
 Facilita la comunicación y comprensión común de los incidentes,
obstáculos y soluciones.
 Documenta y ayuda a monitorear quién es el responsable de los
resolución de incidentes específicos ates de una fecha límite.
 Soporte para comunicaciones futuras.

E S
 10.3.1.4 Datos de desempeño del trabajo (4.3.3.2)

Observaciones y mediciones primarias identificadas durante las actividades del
trabajo del proyecto a lo largo de varios procesos de control.

Los datos se consideran a menudo como el nivel más bajo de abstracción del que
pueden extraer información otros procesos:
 Porcentaje informado de trabajo terminado.
 Medidas de desempeño técnico.
 Fechas de comienzo y finalización de las actividades programadas.
 Número de solicitudes de cambio.
 Número de defectos.
 Costos y duraciones reales.

Los datos de desempeño del trabajo organizan y resumen la información recopilada.

Presentan resultados comparativos respecto a la línea base de medición del
desempeño.
E S
 10.3.2.2 Juicio de expertos
 Los expertos ayudan a evaluar el impacto, necesidad de acción o
intervención de las comunicaciones, acciones a emprender y plazo
para llevarlas a cabo.
 Ayudan al director a asegurar un mensaje adecuado, a la audiencia
adecuada y en el momento adecuado.

Unidades dentro de la organización.

Consultores.

Interesados (clientes y patrocinadores)

Grupos industriales

Expertos en la materia.

Oficina de dirección de proyectos (PMO).
H
T
 10.3.3.1 Información de desempeño del trabajo (4.4.1.5)
 Datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados
en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre áreas.
 Los datos en sí mismos no pueden utilizarse en el proceso de toma de
decisiones, ya que sólo conllevan un significado fuera de contexto.
 La información de desempeño del trabajo conlleva correlaciones y contexto,
proporcionando una base sólida para las decisiones del proyecto.
 La información de desempeño del trabajo circula a través de los procesos
de comunicación, con suficiente nivel de detalle para los interesados
adecuados:

El estado de los entregables.

Estado de la implementación de las solicitudes de cambio.

Las estimaciones hasta la conclusión pronosticadas. S
 10.3.3.2 Solicitudes de cambio (4.3.3.3)
 El control de las comunicaciones conduce a ajustes, acciones o
intervenciones.
 Los cambios se tramitan a través del proceso “Realizar control
integrado de cambios” (4.5), para:

Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de
actividades, necesidades de recursos, análisis de alternativas de
respuesta de riesgos.

Ajustes al plan para la dirección de proyecto.

Recomendación de reparaciones, acciones correctivas o
preventivas para alinear el desempeño con el plan de dirección o
evitar desempeños negativos en el futuro.
S
 10.3.3.3 Actualización al plan para la dirección del proyecto

Actualizar:
El plan de gestión de las
comunicaciones.
Plan de administración de
interesados.
Gestión de recursos humanos. S
 10. Gestión de las comunicaciones del proyecto

Práctica
Plan de gestión de las comunicaciones
Matriz de comunicaciones a los interesados

Reporte de estado o de desempeño.