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PRIORIZAÇÃO E

FOCO I
Curso SMART WORKING
03 priorização e foco I

“PRIORIZEI OUTRAS
COISAS”

SMART WORKING

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mapa do curso
aula 01 _ Vivendo em Alta Performance
aula 02 _ Sistema de Produtividade
aula 03 _ Priorização e Foco I
aula 04 _ Priorização e Foco II
aula 05 _ Definição de Objetivos e Planejamento
aula 06 _ Procrastinação
aula 07 _ Eficiência e Hacks de Agilidade I
aula 08 _ Eficiência e Hacks de Agilidade II
aula 09 _ Organização Inteligente I
aula 10 _ Organização Inteligente II

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[ aula 03 ]

missão da aula

Conhecer os 5 níveis de prioridade de tarefas e


como lidar com cada um para trabalhar de forma
produtiva.

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[ aula 03 ]

5 níveis de prioridade

P1 essenciais

P2 importantes

P3 desejáveis

P4 circunstanciais

P5 triviais

Tarefas / compromissos / projetos / pessoas

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[ aula 03 ]

P1
:: essenciais
> são as mais importantes no momento
> se não forem feitas, haverá problemas
> outras tarefas ou pessoas dependem dela

exemplos ::
> resolver crises e reclamações
> rotinas essenciais
> tarefas com prazo próximo
> tomadas de decisão

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[ aula 03 ]

P1
:: essenciais

o que os procrastinadores fazem ::


> ficam alternando entre tarefas de pouco valor
e não fazem as essenciais
> finalmente fazem quando o prazo já estourou,
o chefe cobrou, brigou e o desespero bateu

:: o que profissionais de AP fazem


> definem Blocos de Tempos e se blindam para
focar até terminar
> pedem ajuda, se necessário

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[ aula 03 ]

blocos de tempo:
transformando tarefas em
compromissos
> Trabalho profundo
> Conjuntos de tarefas de trabalho raso de
mesmo tema que podem ser resolvidas em
sequência

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[ aula 03 ]

P2
:: importantes
> também precisam ser feitas, mas não
têm resultado imediato
> levam mais tempo para serem feitas
> por serem grandes, podem assustar e
serem procrastinadas
> podem se tornar urgentes se forem
postergadas demais

exemplos ::
> montar o planejamento de um projeto
> avançar na etapa de um projeto de médio / longo
prazo
> produzir análises, relatórios, apresentações
> cuidar da saúde bio-psico-social

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[ aula 03 ]

P2
:: importantes

o que os procrastinadores fazem ::


>”nem pensar em começar isso agora, afinal
tem tempo para fazer, não é mesmo?”
> “nossa, é tanta coisa. Não dou conta de fazer
agora, amanhã eu começo”

:: o que profissionais de AP fazem


> quebram em tarefas menores
> montam um planejamento e definem prazos
> executam o MPV e já coletam os próximos
passos para se manter em movimento

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[ aula 03 ]

mínimo progresso viável


(MPV)

A mínima tarefa, de menos de 2 minutos, que


já tira seu projeto da inércia e pode ser feita
agora

ligar para alguém ::


levantar informações ::
pedir informações ou arquivos para alguém ::
pedir orientação / feedback para alguém ::
tomar uma decisão ::
uma reunião com os envolvidos ::

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[ aula 03 ]

P3
:: desejáveis
> são vontades suas, não demandas
obrigatórias
> podem te ajudar a crescer e se destacar
> trazem benefícios, mas não há risco se
não forem feitas

exemplos ::
> treinamentos de atualização para o time
> melhorias de processos, políticas e controles
> novas atividades que não são da sua alçada
> pequenas inovações

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[ aula 03 ]

não há nada tão inútil do que fazer bem feito o que


não deveria ter sido feito (neste momento)

Peter Drucker

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[ aula 03 ]

P3
:: desejáveis

o que os procrastinadores fazem ::


> fazem ao invés de fazer o essencial ou
importante, porque é legal e dá vontade

:: o que profissionais de AP fazem


> fazem apenas após finalizar as essenciais e
importantes com qualidade
> analisam seus Blocos de Tempo para ver se
cabe
> validam com outras pessoas se vale a pena e
se é o momento certo

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[ aula 03 ]

P4
:: circunstanciais
> surgem de forma inesperada
> no primeiro momento não está claro do
que se trata
> podem se tornar essenciais, importantes
ou desejáveis

exemplos ::
> e-mails / notificações profissionais
> pessoas te chamando / pedindo ajuda
> pedidos de ajuda ou demandas de terceiros
> convites (para projetos, eventos, atividades)

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[ aula 03 ]

P5
:: triviais
> não agregam valor
> são distrações
> são feitas de forma inconsciente ou por
impulso

exemplos ::
> notificações banais
> conversas fiadas de grupos
> redes sociais e vídeos banais
> conversas paralelas no escritório

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[ aula 03 ]

#queromais

16
[ aula 03 ]

#queromais

17
[ aula 03 ]

#queromais

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03
desafio conquer #03
03-A: Revisando prioridades
Revise todos os seus itens coletados para os
próximos 7 dias e reajuste o nível de
prioridade (P1 e P4) de acordo com os
aprendizados da aula.

03-B: Blocos de Tempo


Defina os blocos de tempo das próximas
duas semanas para realizar suas tarefas
Essenciais e Importantes, além dos seus
compromissos da agenda. Lembre-se de
deixar tempo livre para imprevistos!

03-C: Planejando o que é desejável


Veja se é possível encaixar um espaço fixo na
sua semana para atividades desejáveis que
podem te ajudar a crescer profissionalmente:
melhorar algum processo, realizar uma
atividade fora do seu escopo de trabalho,
estudar suas ferramentas, etc.

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