FOCO I Curso SMART WORKING 03 priorização e foco I
“PRIORIZEI OUTRAS COISAS”
SMART WORKING
1 mapa do curso aula 01 _ Vivendo em Alta Performance aula 02 _ Sistema de Produtividade aula 03 _ Priorização e Foco I aula 04 _ Priorização e Foco II aula 05 _ Definição de Objetivos e Planejamento aula 06 _ Procrastinação aula 07 _ Eficiência e Hacks de Agilidade I aula 08 _ Eficiência e Hacks de Agilidade II aula 09 _ Organização Inteligente I aula 10 _ Organização Inteligente II
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missão da aula
Conhecer os 5 níveis de prioridade de tarefas e
como lidar com cada um para trabalhar de forma produtiva.
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5 níveis de prioridade
P1 essenciais
P2 importantes
P3 desejáveis
P4 circunstanciais
P5 triviais
Tarefas / compromissos / projetos / pessoas
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P1 :: essenciais > são as mais importantes no momento > se não forem feitas, haverá problemas > outras tarefas ou pessoas dependem dela
exemplos :: > resolver crises e reclamações > rotinas essenciais > tarefas com prazo próximo > tomadas de decisão
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P1 :: essenciais
o que os procrastinadores fazem ::
> ficam alternando entre tarefas de pouco valor e não fazem as essenciais > finalmente fazem quando o prazo já estourou, o chefe cobrou, brigou e o desespero bateu
:: o que profissionais de AP fazem
> definem Blocos de Tempos e se blindam para focar até terminar > pedem ajuda, se necessário
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blocos de tempo: transformando tarefas em compromissos > Trabalho profundo > Conjuntos de tarefas de trabalho raso de mesmo tema que podem ser resolvidas em sequência
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P2 :: importantes > também precisam ser feitas, mas não têm resultado imediato > levam mais tempo para serem feitas > por serem grandes, podem assustar e serem procrastinadas > podem se tornar urgentes se forem postergadas demais
exemplos :: > montar o planejamento de um projeto > avançar na etapa de um projeto de médio / longo prazo > produzir análises, relatórios, apresentações > cuidar da saúde bio-psico-social
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P2 :: importantes
o que os procrastinadores fazem ::
>”nem pensar em começar isso agora, afinal tem tempo para fazer, não é mesmo?” > “nossa, é tanta coisa. Não dou conta de fazer agora, amanhã eu começo”
:: o que profissionais de AP fazem
> quebram em tarefas menores > montam um planejamento e definem prazos > executam o MPV e já coletam os próximos passos para se manter em movimento
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mínimo progresso viável
(MPV)
A mínima tarefa, de menos de 2 minutos, que
já tira seu projeto da inércia e pode ser feita agora
ligar para alguém ::
levantar informações :: pedir informações ou arquivos para alguém :: pedir orientação / feedback para alguém :: tomar uma decisão :: uma reunião com os envolvidos ::
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P3 :: desejáveis > são vontades suas, não demandas obrigatórias > podem te ajudar a crescer e se destacar > trazem benefícios, mas não há risco se não forem feitas
exemplos :: > treinamentos de atualização para o time > melhorias de processos, políticas e controles > novas atividades que não são da sua alçada > pequenas inovações
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não há nada tão inútil do que fazer bem feito o que
não deveria ter sido feito (neste momento)
Peter Drucker
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P3 :: desejáveis
o que os procrastinadores fazem ::
> fazem ao invés de fazer o essencial ou importante, porque é legal e dá vontade
:: o que profissionais de AP fazem
> fazem apenas após finalizar as essenciais e importantes com qualidade > analisam seus Blocos de Tempo para ver se cabe > validam com outras pessoas se vale a pena e se é o momento certo
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P4 :: circunstanciais > surgem de forma inesperada > no primeiro momento não está claro do que se trata > podem se tornar essenciais, importantes ou desejáveis
exemplos :: > e-mails / notificações profissionais > pessoas te chamando / pedindo ajuda > pedidos de ajuda ou demandas de terceiros > convites (para projetos, eventos, atividades)
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P5 :: triviais > não agregam valor > são distrações > são feitas de forma inconsciente ou por impulso
exemplos :: > notificações banais > conversas fiadas de grupos > redes sociais e vídeos banais > conversas paralelas no escritório
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#queromais
16 [ aula 03 ]
#queromais
17 [ aula 03 ]
#queromais
18 03 desafio conquer #03 03-A: Revisando prioridades Revise todos os seus itens coletados para os próximos 7 dias e reajuste o nível de prioridade (P1 e P4) de acordo com os aprendizados da aula.
03-B: Blocos de Tempo
Defina os blocos de tempo das próximas duas semanas para realizar suas tarefas Essenciais e Importantes, além dos seus compromissos da agenda. Lembre-se de deixar tempo livre para imprevistos!
03-C: Planejando o que é desejável
Veja se é possível encaixar um espaço fixo na sua semana para atividades desejáveis que podem te ajudar a crescer profissionalmente: melhorar algum processo, realizar uma atividade fora do seu escopo de trabalho, estudar suas ferramentas, etc.
