IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ANDREA ELIANA RINCON CAMPOS

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA
25 DE JUNIO DEL 2020, BOGOTÁ DC
 INTRODUCCIÓN

La importancia de los archivos es tan antigua como la organización social de la

humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los
primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. Principalmente los archivos tienen tres
funciones las cuales son recoger, conservar y servir. Aunque, la más importante
de todas ellas es la conservación, ya que sirve para preservar la memoria
histórica.
En este ensayo mostraremos la importancia de los archivos teniendo en cuenta su
origen, su evolución, sus cualidades, su clasificación, categorización y aplicación
en la actualidad.
En la ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde se tiene constancia de la
existencia de los primeros archivos, en el año 4000 a. C. Allí se han encontrado
grandes volúmenes de documentos, órdenes de gobierno, sentencias judiciales,
cuentas, actos privados, que indican la existencia de una sociedad muy
organizada.
La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la historia de la evolución de
los archivos. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas Atenas han archivado
importantes documentos como leyes, decretos o actas judiciales. En Roma, era
costumbre conservar los documentos en el Templo de Saturno.
En este momento, los archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurídica y
las administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno.
La autenticidad y el valor legal de los documentos estaban garantizados por
diferentes procedimientos administrativos.
La caída del Imperio Romano fue sin duda un retroceso en la evolución de los
archivos ya que supuso la desaparición de la administración que se había
desarrollado durante los siglos pasados, con lo cual, durante este periodo la
concepción del archivo público se perdió. El derecho para crear archivos durante
la Edad Media estaba reservado a los que tenían la autoridad para legislar:
emperadores, soberanos y pontífices.
En la Edad Moderna el archivo se convirtió en un elemento fundamental de la
administración y adquirió una función jurídico-política. A mediados del siglo XVI se
establece un nuevo sistema administrativo. Se reunieron en los Archivos del
Estado toda la documentación generada por la Corona: los documentos que
concernían al gobierno y que se habían mantenido dispersos hasta entonces.
La Revolución Francesa repercutió decisivamente el concepto de Soberanía
Nacional lo que conllevo a los principios de responsabilidad, garantía de eficacia y
justicia de la actuación de la Administración. Esto quiere decir que el archivo pasa
a ser considerado garantía de los derechos de los ciudadanos. Además, el fuerte
sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la identidad nacional y,
por ello, se desarrolló la historiografía científica. Como consecuencia, se
concentraron todos los archivos del Antiguo Régimen, tanto privados como
públicos, en un único archivo, el Archivo Nacional.
De esta manera se abrió paso a unas cualidades que deben tener todos los
archivos las cuales son:
 Técnicos: Las situaciones que se desarrollen son delegadas al responsable
ya que no se debe involucrar al personal técnico.

 Simples: La información es encontrada de manera sencilla.

  Exactos: La clasificación de los archivos es exacta así no abran
equivocaciones en el archivo.

 Económicos: El ahorro de costos de personal y tiempo en la contratación de

nuevas personas para a búsqueda de documentos.

 Funcionales: Archivar y consultar documentos de manera eficiente.

Los archivos se clasifican de la siguiente manera:
 Según su uso

o Archivo Activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la
relevancia de la información que contienen y guardan, siendo
necesario que los mismos sean de fecha reciente, sino lo son en su
creación lo son en su modificación motivo suficiente para que sean
considerados importantes.

o Archivo Semiactivo
Este comprende información que puede ser de relevancia, pero cuya
consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan
de observancia cotidiana.

o Archivo Inactivo
Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan una
relevancia por un periodo de tiempo, tal es el caso, que se amerite
hacer una auditoria y se necesite revisar los estados o bien informes
de un lapso de tiempo pasado.

 Según su Naturaleza

o Archivo Publico
Documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellas que se
derivan de un servicio público por entidades privadas.

o Archivo Privado
Documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas, que se
deriva de la prestación de sus servicios.
 o Archivo Privado de interés Publico
Es aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia
o la cultura es de interés público, declarado como tal por el
legislador.

 Según su Organización

o Archivo centralizado
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es
decir, sin mediar el departamento que haya emitido la
documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo
organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados
con facilidad en un solo espacio.

o Archivo descentralizado
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento
maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno
de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en
resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable
de la seguridad y comunicación de los mismos.

o Archivo descentralizado con control descentralizado

Este se maneja en cada dependencia y la responsabilidad recae
sobre el jefe de dicha dependencia.

o Archivo descentralizado con control centralizado

Es un archivo creado según las necesidades de cada dependencia y
el control lo ejerce el archivo central.

 Según su ciclo de vital

o Archivo de Gestión
Comprende la documentación de continua consulta administrativa.
Su circulación o tramite se realiza para repuestas o soluciones a los
asuntos iniciados.

o Archivo Histórico
Es donde se transfieren todos los documentos del archivo central
para su conservación permanente.

o Archivo Central
 Agrupa documentos transferidos por los diferentes archivos de
gestión cuya consulta no es tan frecuente per que todavía están en
consulta por oficinas.
La categorización de los archivos es:
 Archivos de jurisdicción y competencia

 Archivo General de la Nación

 Archivo General del Departamento
 Archivo General del Municipio
 Archivo General del Distrito

 Archivos Territoriales

 Del Orden Nacional

 Del Orden Departamental
 Del Orden Distrital
 Del Orden Metropolitano
 Del Orden Municipal
 Del Orden Local
 Archivo de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
 Archivos de los territorios indígenas.

 Archivos según la organización del Estado

 Archivos de la Rama Ejecutiva

 Archivos de la Rama Legislativa
 Archivos de la Rama Judicial
 Archivos de los Organismos de Control
 Archivos de los Organismos Autónomos
Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han
llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo
se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de
información que se generaban; después empezó a crecer el número de
documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en
el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a
documentos electrónicos de archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que
deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA
(Consejo Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son
identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser
accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del
archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y
terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del
archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las
actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos.
Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a
ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y
selección, su preservación, su acceso y su uso.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que
cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin
pasar por el formato papel.
 CONCLUSIONES

Los archivos son importantes porque es donde se recopilan, conservan y difunden

todos los documentos de una entidad pública o privada, ya que estos son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de
la Identidad Nacional; los archivos tienen como fin dar información a los
solicitantes de hechos o sucesos que sucedieron los cuales deben estar sobre
papel o cualquier otro soporte. Así podemos comprender el valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad
nacional.
Podemos darnos cuenta de la gran importancia de los archivos en todos los
ámbitos de la sociedad, es por esto que todos los documentos son conservados y
preservados.
 BIBLIOGRAFIA

https://prezi.com/utj6k6eajsm9/clasificacion-de-los-archivos/
https://prezi.com/uruw17zlajzi/categorizacion-de-los-archivos/
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https://www.timetoast.com/timelines/linea-del-tiempo-evolucion-del-archivo