Avance de Proyecto

Investigación de Sistemas
Elaborado por:
Ernesto Alonso López
Estefany Michelle Puerto
Kristel Marissa Mencía
Mario Alejandro Rodríguez

Catedrática: Lic. Lourdes Lorena Mendoza

Sección:
Página89
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17/08/2013
Índice

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I. Introducción 3

II. Información general del proyecto 4

III. Historia de la empresa 4

IV. Estructura organizacional 5

V. El Sistema 7
V.i Objetivos del sistema 7
V.ii Metas del sistema 7
V.iii Viabilidad 8
V.iv Plan de trabajo 12

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I. Introducción

En la actualidad los sistemas de información se han convertido en un

componente vital de cualquier negocio exitoso es por ello que se le debe dar la
importancia que merece. Estos sistemas son importantes porque todos los
negocios tienen una necesidad de información acerca de las tareas que se llevan
a cabo en la empresa así como de automatizar dichas tareas o procesos. Además
de facilitar la información oportuna y el procesamiento y almacenamiento de
ésta, también dan soporte en el proceso de toma de decisiones de los empleados
en las operaciones diarias del negocio como también de los directivos de las
empresas para alcanzar las metas y objetivos que se plantean.

Con este contexto, en el siguiente documento, se propone el análisis, desarrollo

e implementación de un sistema de información para “Car Wash Galindo” el
cual ayude al mejor desempeño de las actividades del negocio en todos sus
niveles mediante una adecuada recepción, almacenamiento y procesamiento de
la información con el formato más útil para los usuarios finales que le pueda
apoyar para el proceso de toma de decisiones, además de reducir tiempo y
costos en la empresa.

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II. Información general del proyecto

El sistema que se pretende implementar en “Car Wash Galindo”, es un Sistema

de Gestión de Procesos e Información que cuenta con módulos para la gestión
de inventario, gestión de clientes y gestión de servicios, además de la generación
de reportes a partir de la información almacenada en la base de datos del
sistema.

En dicha implementación del sistema se involucrará a empleados operativos y

administrativos de la empresa, que serán los que tendrán más interacción con el
sistema y sus módulos para realizar las diferentes tareas y procesos del negocio.
Además el sistema tendrá la interacción de los puestos directivos, en este caso
del dueño, el señor Juan Galindo, para revisar los diferentes reportes que el
sistema generará y la información ahí reflejada le dará un panorama más amplio
de la situación de la empresa brindándole soporte para la toma de decisiones
dentro del negocio a futuro.

Es así como esta implementación traerá al negocio una cantidad de beneficios

entre los cuales se puede citar la mejor administración de la empresa y un
adecuado control y organización de la información.

III. Historia de la empresa

“Car Wash Galindo”, emprendimiento creado por Juan Galindo, el actual dueño
de la empresa, inició sus actividades en Marzo 2010 contando ya con más de 2
años de presencia en el rubro del lavado de autos en la ciudad capital.
Desde el comienzo de sus actividades, con un presupuesto limitado, pero con
todas las ganas de crecer, se especializaron en brindar el servicio de lavado a
mano de automóviles. A lo largo del tiempo la meta de la empresa ha sido
satisfacer a sus clientes con un servicio de alta calidad, rápido y conveniente.

Con el transcurso de los años la idea de seguir creciendo, seguir brindando a los
clientes la máxima satisfacción en el servicio y posicionarse como los mejores en
el rubro, motivaron a “Car Wash Galindo”, a mediados de 2011 con una fuerte
inversión, la implementación de nuevos equipos y productos de limpieza y
nuevas prácticas en servicio para así ampliar más la gama de soluciones que
satisfagan las necesidades de los clientes.
Siendo conscientes, el señor Galindo y sus empleados, de la especial relación
entre el cliente y su auto es como deciden la utilización de una línea de
productos no abrasivos para el auto así como también nuevas prácticas de
lavado como el mejor manejo y reciclaje del agua en el establecimiento, servicios
de limpieza de tapicerías con productos europeos, lavado especializado de
motores, entre otros.

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Tras esta fuerte inversión y mejoramiento de servicios, “Car Wash Galindo” se
posicionó como el mejor servicio de lavado de autos en la cuidad teniendo una
alta afluencia de clientes e incrementándose sus ganancias casi en un 100%,
recuperando así la inversión hecha.

En la actualidad el señor Galindo sigue al frente de la empresa, preparando

también a su hijo, delegándole el control administrativo de las operaciones
diarias de la empresa, para una futura administración total de la misma.
Cuenta con un solo establecimiento en la ciudad de Tegucigalpa, y un muy buen
grupo de empleados con el cual hasta ahora le ha ido bastante bien, pero con la
mente puesta en la ampliación a futuro de una nueva sucursal, también en la
ciudad capital, para atender así a toda la clientela que ha confiado en sus
servicios.

IV. Estructura organizacional

La empresa no cuenta con un organigrama definido o fijo, por tanto entre los
hallazgos encontrados a partir de las funciones y tareas que desempeñan cada
uno de los empleados del establecimiento y la manera en la que éstos realizan
dichas tareas y procesos, se determinó el siguiente organigrama empresarial:

Dueño
propietario

Encargado
administrativo

Asistente Personal de Jefe de

administrativo seguridad lavadores

Personal de
lavado

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Luego de definir una estructura organizacional dentro de la empresa, se pueden
establecer las siguientes funciones y tareas que realizan cada uno de los
elementos graficados anteriormente:

 Dueño propietario: El señor Juan Galindo, fundador y actual dueño

propietario de la empresa. Persona que aportó el 100% de capital inicial
para poner en marcha el negocio y que también es quien toma las
decisiones estratégicas y administrativas dentro de la empresa.

 Encargado administrativo: Actualmente cargo desempeñado por su

hijo, Federico Galindo, quien el señor Galindo ha confiado algunas tareas
administrativas y operativas desde ya para un futuro quede en sus manos
el control total de la empresa.
Él está actualmente encargado de la dirección y control de la mayoría de
las tareas operativas de la empresa entre ellas la gestión de servicios, el
manejo económico de la empresa, entradas y salidas de efectivo, además
del manejo de los empleados y la generación manual de reportes y
manejo de documentos dentro de la empresa.

 Asistente administrativo: Persona en la cual han recaído tareas menores

concernientes a la administración además de servir de apoyo a Federico
en algunas de las operaciones diarias de la empresa.

 Jefe de lavadores: Persona que tiene en su mando al grupo de empleados

que da el servicio de lavado de autos en la empresa además del manejo de
los insumos utilizados dentro de la empresa para brindar el servicio a los
clientes, y el control de a quien se le provee de los insumos.

 Personal de lavado: Grupo de empleados que realizan el servicio de

lavado de autos entre otros servicios con que cuenta la empresa. Son los
que están al contacto con los clientes, satisfaciendo las demandas de
éstos conforme a las políticas de la empresa.

 Personal de seguridad: Se realiza mediante la contratación de una

empresa especializada en brindar seguridad a las empresas que así lo
requieran, por lo tanto son empleados que cumplen con un turno basado
en el contrato que tiene la empresa del señor Galindo y la empresa de
seguridad.

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V. El Sistema

V.i Objetivos del sistema

Objetivo general
Desarrollar e implementar un sistema informático que ayude a la empresa a
llevar un mejor control interno de la información y los procesos acerca del
negocio y así apoyar a los directivos en el proceso de toma de decisiones,
reducción de costos y tiempo.

Objetivos específicos
 Contribuir a la automatización de actividades y procesos en la empresa
mediante la implementación de este sistema.

 Recabar y proporcionar toda la información de manera oportuna y

adecuada a los sectores de la empresa que así lo requieran.

 Proporcionar un diagnóstico completo de la empresa en un momento

dado.

V.ii Metas del sistema

 Respaldar las operaciones empresariales y la toma de decisiones
gerencial.

 Asegurar el correcto procesamiento de los datos que el negocio tenga

como entrada.

 Depurar los procesos de negocio que se llevan a cabo en la empresa.

 Proveer de una ventaja competitiva estratégica a la empresa mediante la

implementación de este sistema.

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V. iii Viabilidad

Situación actual
Luego de la intervención presencial en la empresa para realizar una observación
de cómo se llevan a cabo los procesos y tareas en la misma, y también
entrevistas con los empleados y miembros de alto mando se logró determinar
los siguientes hallazgos con respecto a la situación actual en el negocio:

 En las instalaciones de la empresa no se cuenta con equipo de

computadoras.

 La información sobre los servicios que se ofrecen no se encuentra

detallada en algún formato fijo.

 Las copias o información acerca de las facturas u otra información se

encuentran regadas por el lugar, además de verse grandes cantidades de
papel y en desorden.

 Dado lo anterior, la información se encuentra posiblemente repetida, o

no actualizada, y además la información o papeles se encuentran
comprometidos en cuanto a seguridad, cualquiera tiene acceso a esa
información o algún tipo de información delicada o que no debiera de
tener acceso.

 No se cuenta con un control de clientes, sus datos y su actividad.

 No existe información ni control de inventario de productos ni compras

de esos productos que se utilizan en la empresa ya sea para prestar el
servicio en el que están u otros productos que utilizan dentro de la
empresa.

 Los cortes de caja u otra operación financiera se realizan de manera

manual, comprometiendo la seguridad en el aspecto económico de la
empresa.

 Reportes de ventas se realizan de manera manual, llevándose días en

recabar la información de las facturas, etc., revisarlas y poder generar o
construir un informe de ventas mensuales.

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 Justificación
Con la situación actual planteada anteriormente y teniendo en cuenta la clara
necesidad de la empresa en mejorar sus procesos de negocios y tomar mejores
decisiones a partir de la información que el sistema les brinde es importante el
ataque del problema con la incorporación de un sistema de gestión de procesos
e información.

La solución se centra en el análisis, diseño e implementación de un sistema de

gestión donde se involucre a las personas que intervienen en los procesos y
tareas de la empresa para hacer frente y satisfacer las necesidades de los
usuarios finales.

Con lo anterior se busca cumplir cada uno de los objetivos y metas trazados
anteriormente lo que se traducirá en un mejor servicio, depuración y
optimización de procesos de negocios y en general una muy bien lograda
administración de la empresa.

Definición de objetivos
Tras la implementación del sistema propuesto en este documento se cumplirán
objetivos trazados con anterioridad en el aspecto de procesos, como también
objetivos corporativos que la empresa se haya propuesto cumplir, trayendo con
esto muchos beneficios al negocio y su administración.
A continuación se presenta de manera grafica el impacto que tendrá el sistema y
sus componentes en los objetivos de los procesos que se ejecutan como también
de los objetivos corporativos de la empresa:

Cuadro de impacto de los componentes del sistema en los objetivos de los

procesos

Objetivos de los procesos

Aceleración Optimización Combinación Reducción Reducción del Reducción Mejora de
de un de un de procesos de errores almacenamiento de salidas la
proceso proceso en la redundante de redundantes integración
Componentes captura de datos de sistemas
del sistema información
Procesamiento de
clientes    
Administración de
inventarios  
Procesamiento de
      
pedidos
Informes de
ventas mensuales  

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 Cuadro de impacto de los componentes del sistema en los objetivos
corporativos de la empresa

Objetivos corporativos
Ganancias Estrategia Operaciones Apoyo a las Apoyo a Servicio Moral de los
corporativas competitiva conjuntas con operaciones la toma al empleados
socios y internas de cliente
Componentes distribuidores decisiones
del sistema interna
Procesamiento de
clientes   
Administración de
inventarios
    
Procesamiento de
pedidos
  
Informes de
ventas mensuales
    

Definición de viabilidad técnica, operativa y económica

En el desarrollo de un sistema se tiene que definir qué tan viable dentro de la
empresa es o será la implementación de ese sistema que se desarrolle, o sea, se
tiene que revisar la disponibilidad de recursos, tanto materiales como humanos,
lo que sea necesario de parte de la empresa para el cumplimiento de los
objetivos que se tracen para el proyecto.
En este apartado la viabilidad de un proyecto esta determinada en tres
dimensiones que son: técnica, operativa y económica.

El éxito de un proyecto está determinado por el grado de viabilidad que se

encuentre en esas tres dimensiones mencionadas anteriormente. Para eso, se
realizan estudios de factibilidad para recopilar todos los datos que muestren un
panorama más amplio de los recursos con que se cuenta, o que se necesitaría
para cumplir esa demanda de recursos.

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Viabilidad técnica
Luego de los hallazgos planteados anteriormente en esta sección, en situación
actual, se determina presentar el siguiente cuadro con el detalle de lo que se
requeriría mínimamente en cuanto a equipo de hardware como también
software para realizar el análisis, diseño e implementación del sistema
propuesto:

Requerimientos de hardware

Requerimiento Mínimo Costo Optimo Costo

2 computadoras Intel Pentium Lps. 5,699.00 Intel Pentium Lps. 6,349.00
de escritorio 4 3.0 GHz, Dual Core 2.8
(incluye Monitor Disco duro GHz, Disco
LED Plano 15.6”, 250GB, RAM Duro 250GB,
Teclado, Mouse 1GB RAM 2GB
Óptico, Parlantes,
DVDRW)
1 impresora Lps. 994.00 Lps. 994.00
multifuncional HP
Costo Total Lps. 6,693.00 Lps. 7,343.00

Requerimientos de software

Software Libre
Requerimiento Costo
Sistema Operativo: UBUNTU Gratis
Ofimática: Open Office Gratis
Desarrollo de software: Kbasic o Velneo Gratis
Base de datos: MySQL Server Gratis

Software licenciado
Requerimiento Costo
Sistema Operativo: Windows 7 Lps. 5,432.28
Ofimática: Microsoft Office 365 Home Lps. 2,716.14
Premium
Desarrollo de software: Microsoft Visual Lps. 10,864.55
Studio 2010
Base de datos: SQL SERVER 2008 Lps. 9,342.43
Costo Total Lps. 28,355.40

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Viabilidad operativa
De acuerdo a la metodología de trabajo planteada y el involucrar a los usuarios
finales en la capacitación de cómo utilizar el sistema una vez implementado
además de la necesidad de la empresa en implementar dicho sistema para
mejorar sus procesos y administración del negocio se prevé que el sistema sea
utilizado por la empresa.

Además la funcionalidad del sistema estará dada por la disponibilidad de los

recursos de la empresa hacia los desarrolladores, así como también la
metodología que el grupo de trabajo utilizara para construir el sistema
propuesto.

V. iv Plan de trabajo
A continuación se presentan gráficos de Gantt indicando las actividades que se
realizarán durante todo el proceso de análisis, diseño e implementación del
sistema propuesto:

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