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Sara Gonçalves

UFCD Ficheiros de armazém e contas


0668 correntes
Ficheiros de armazém e contas correntes – José Barros

Índice
1.Ficheiros de armazém...............................................................................................................2

1.1.Códigos...............................................................................................................................3

1.2.Mercadorias.......................................................................................................................7

1.3.Armazenagens....................................................................................................................9

1.4.Arquivo.............................................................................................................................16

2.Valorimetria das existências....................................................................................................28

2.1.FIFO..................................................................................................................................30

2.2.Custo médio ponderado...................................................................................................32

3.Contas correntes.....................................................................................................................35

3.1.Conceito e tipos................................................................................................................35

3.2.Bancárias..........................................................................................................................36

3.3.Fornecedores...................................................................................................................37

3.4.Mercadorias.....................................................................................................................39

Bibliografia.................................................................................................................................40

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Ficheiros de armazém e contas correntes – José Barros

1.Ficheiros de armazém

Stock é todo o bem armazenado por determinado período de tempo, tendo por
finalidade o consumo interno da empresa ou a satisfação da procura dos clientes.

Razões para a constituição de stocks:


 A empresa deve estar preparada para prestar um serviço satisfatório a
entidades externas (clientes) ou internas (departamentos requisitantes);
 Assegurar o consumo regular de um determinado produto, mesmo que a sua
produção seja sazonal;
 Usufruir de benefícios económicos devido às reduções de preços que se obtêm
quando se compra em grande quantidade;
 Precaver-se contra irregularidades na entrega;
 Obviar o incómodo de compras demasiado frequentes.

Os movimentos do stock devem estar concebidos de forma a assegurar o inventário


contabilístico permanente, apoiado no registo validado das entradas e saídas de modo
a permitir conhecer no curso do exercício, as existências em quantidade e em valor.

Para uniformizar e simplificar a descrição do sistema de informação de gestão de


stocks citam-se as entidades intervenientes num processo de aquisição de um bem:
 Serviço – Entidade pertencente a um Organismo e que consome bens.
 Fornecedor – Entidade designada para fornecer, ou já fornecedora, de um
bem.
 Firma – Entidade passível de consulta para fornecimento e que pode vir a ser
Fornecedor.
 Economato – Serviço que gere o material em armazém e a sua entrega aos
outros Serviços de um Organismo.
 Compras – Serviço que efectua e gere o processo de aquisição de um bem.

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 Armazém – Serviço ou espaço onde são depositados, de um modo provisório,


os bens adquiridos pelo Organismo.

Assim a Gestão Administrativa de Stocks tem como objectivos:


 Registar, atempadamente, as entradas e saídas dos bens;
 Conhecer as quantidades dos diversos bens, existentes em armazém;
 Planear a entrega das encomendas dos clientes;
 Manter actualizadas as previsões de recepção de encomendas dos
fornecedores;
 Analisar desvios entre as quantidades existentes e as que deveriam existir.

O Serviço Administrativo deve a cada momento:


 O QUE EXISTE em stock – através da identificação dos artigos, por exemplo,
utilizando códigos de barras;
 QUANTO EXISTE em stock – assegurar o controlo permanente do armazém,
através de:
o Armazém: registo de entradas e saídas e elaboração de fichas de
stocks;
o Gestão administrativa: verificação de desvios, controlar e comparar
stocks.
o Em que local (ONDE) está – facilidade de localização e arrumação,
utilizando um código.

1.1.Códigos

Para controlar os stocks é necessário identificar os respectivos itens ou artigos.


Nomenclatura é o conjunto de elementos de identificação de um artigo do stock.

A nomenclatura compreende:
• A designação;
• A codificação.

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Designação é o nome pelo qual o artigo é conhecido na empresa. Pode adoptar-se


uma designação externa à empresa, por exemplo, a designação do fornecedor.

Codificação é uma representação simbólica ou uma referência que identifica


exactamente o material ou artigo de forma inequívoca.

Sistemas de Codificação dos Materiais


Existem os sistemas de codificação seguintes:
• Codificação numérica - utiliza unicamente algarismos árabes;
• Codificação alfabética - utiliza unicamente letras latinas;
• Codificação alfa-numérica - utiliza algarismos árabes e letras latinas.
Exemplo: MX 423.052.06;
• Codificação de barras - utiliza conjuntos normalizados de traços paralelos
verticais, como no Sistema EAN (European Article Numbering);
Exemplos: EAN13, EAN125, EAN128.

Código de barras
 Código que identifica um produto
 Impresso numa etiqueta
 Afixado num artigo ou numa caixa
 Tratamento óptico e informático

Código EAN
 Norma de codificação dos Produtos;
 Nasceu em 1973;
 European Article Numbering;
 Organismo regulador em Portugal: CODIPOR

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 País de Origem (560 Portugal)


 Empresa Produtora
 Código do Artigo
 Dígito de Controlo

Critérios de Codificação dos Materiais


Um sistema de codificação está sujeito a critérios que lhe dão consistência e
uniformidade na construção dos códigos.

Apresenta-se em seguida alguns critérios fundamentais:


• A cada artigo ou item do stock corresponde um e um só código, da mesma
maneira que a cada código corresponde um e um só artigo ou material;
• A artigos semelhantes ou análogos devem ser atribuídos códigos também
semelhantes, se possível sequenciais, que salientem as analogias e não as
diferenças;
• Para utilização informática, os códigos devem ter campos uniformes.

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Exemplo:
1. Considere um código com os cinco campos seguintes:

Como se constata do exemplo, o stock pode estar subdividido por tipos de material
(matéria prima), estes por classes, famílias e finalmente estas por números de ordem.

Assim,
• O nº 30 corresponde ao tipo de material de stock: matérias primas;
• O nº 238 corresponde à classe dos aços inoxidáveis AISI 304;
• O nº 337 corresponde à família dos varões;
• O nº 025 corresponde ao nº de ordem igual ao diâmetro do varão, que no
exemplo é de 25 mm;
• O nº 8 é o check-digit que confirma a correcção do respectivo código.

Este sistema de codificação assenta numa base organizativa e classificativa de todos os


materiais, a qual deve ser estruturada e implementada pela gestão administrativa dos
stocks.

No ficheiro de materiais, associado à nomenclatura de cada artigo deve constar a


respectiva especificação.

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Especificação de um material é o conjunto de requisitos da qualidade, isto é, o


conjunto de atributos ou características, traduzido em termos qualitativos e
quantitativos, que lhe confere aptidões de utilidade e permite verificar a conformidade.

Uma especificação pode definir padrões de comportamento e de segurança do


material, indicar prescrições de embalagem, discriminar ensaios e testes de controlo da
qualidade, referir normas e regulamentos de referência.

A especificação do material é fundamental para a sua compra e respectiva recepção


qualitativa.

Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma


nomenclatura, isto é, a mesma designação e código para a mesma especificação, será
facilitada a transacção e o respectivo processamento.

1.2.Mercadorias

Uma empresa industrial utiliza para desenvolver a sua actividade dos seguintes bens:

Mercadorias
Bens vendidos no mesmo estado em que foram adquiridos;

Matérias-primas (objectos de trabalho)


Bens utilizados e transformados ao longo do processo produtivo, sendo por essa via,
incorporados nos produtos acabados. Exemplo: a azeitona na produção de azeite.

Matérias subsidiárias
Bens com um papel secundário no processo de transformação das matérias-primas.
Exemplo: a cola na indústria de mobiliário.

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Embalagens comerciais
Bens que envolvem os produtos, e podem ser retornáveis ou não retornáveis.

Materiais diversos
Bens consumíveis, como por exemplo, material de conservação, de higiene, de
reparação.

Imobilizações (meios de trabalho)


Bens utilizados pela empresa no desenvolvimento da sua actividade. Exemplo:
máquinas, ferramentas.

A selecção dos materiais que irão incorporar o stock, é uma das principais actividades
da gestão administrativa dos stocks.

De toda a gama de materiais existentes, uns normalizados de acordo:


 Com Normas Portuguesas (NP) que são emitidas pelo Instituto Português da
Qualidade (IPQ)
 Outros de acordo com normas harmonizadas europeias (EN) que são emitidas
pelo Comité Europeu de Normalização (CEN/CENELEC)
 Outros que não são normalizados, alguns dos mais utilizados, podem fazer
parte de uma normalização ou estandardização interna da empresa, depois de
criteriosa selecção.

Compete à gestão administrativa dos stocks analisar caso a caso e decidir quais desses
materiais deverão constar no stock, mediante análises próprias de natureza económica.

Conhecidos os artigos que constituirão o stock, os dois passos seguintes são:


• Estabelecer a nomenclatura e a especificação;
• Carregar o ficheiro de materiais.

Critérios de análise e selecção do material de stock

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Além da análise própria de natureza económica para viabilizar a introdução de artigos


no stock, existem outros critérios mais gerais que também devem ser observados.

Normalmente, só se efectua esta análise depois da filtragem dos artigos pela aplicação
daqueles critérios que condicionam a referida introdução.

Os critérios gerais de análise são de dois tipos:

Critérios de aceitação
Indicam a conveniência de se proceder à introdução do material no stock ao verificar-
se uma das seguintes condições:
o Materiais de utilização geral, de difícil aquisição no mercado e com
longos prazos de aprovisionamento;
o Materiais de utilização restrita, ou fabricados especialmente para o stock
(não usuais no mercado), desde que os prazos de aprovisionamento ou
ciclos de produção sejam longos e incompatíveis com os prazos de
utilização, independentemente dos consumos previsionais que
naturalmente serão baixos.

Critérios de rejeição
Indicam a inconveniência de se colocar um material no stock se for verificada uma das
condições seguintes:
o Materiais de elevado valor e de reduzido consumo, mesmo que os
prazos de aprovisionamento sejam incompatíveis com os programas de
fabrico (que definem exactamente o momento da utilização);
o Materiais de utilização corrente, de baixo consumo e de fácil aquisição;
o Materiais de utilização muito específica, de consumo esporádico, se os
prazos de aprovisionamento forem compatíveis com os prazos de
utilização previstos.

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1.3.Armazenagens

Num armazém, é muito importante controlar as quantidades que existem de cada


material em cada momento.

Há duas formas de efectuar esse controlo, que são complementares:


 Controlo administrativo das existências;
 Controlo físico dos stocks.

Controlo Administrativo das Existências


Este tipo de controlo é efectuado recorrendo ao ficheiro de materiais onde são
registadas todas as entradas e saídas de cada artigo.

A implementação do ficheiro de materiais e a sua estrutura, deve ser cuidadosamente


estudada, e bem adaptada ao movimento que se pretende controlar.

No entanto, no ficheiro de materiais deve constar, para cada artigo, os seguintes


elementos:
• A codificação do material;
• A designação do material;
• A especificação do material;
• As unidades de compra (de encomenda a fornecedores) e de utilização (de
requisição interna ao armazém) do material, e respectiva correspondência;
• O registo das quantidades entradas do material em armazém, respectivas
datas e identificação dos documentos (guias de entrada);
• O registo das quantidades saídas do material do armazém, respectivas datas
e identificação dos documentos (requisições, ordens de entrega);
• A quantidade existente em armazém (stock);
• O último preço de custo unitário;
• O custo médio ponderado;

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• O saldo da existência em armazém (valorização da quantidade física ou do


stock).

A Gestão Administrativa dos Stocks controla os fluxos de informação e fiabiliza os


dados recolhidos, ao mais baixo custo, através:
 Da gestão eficiente do processo de recepção
 Do registo correcto e funcional das movimentações
 Do controlo do inventário permanente
 Da gestão eficiente do processo do reaprovisionamento
 Do controlo contabilístico dos stocks.

Tarefas específicas para os funcionários do armazém:


 Organizar e controlar a entrada e saída de mercadorias
 Efectuar os respectivos registos de entradas e saídas;
 Efectuar inventários de existências,
 Verificar mercadorias transaccionadas e fazer os pedidos necessários à
renovação de "stocks";
 Receber, conferir, registar a entrada e saída,
 Armazenar e proceder à entrega de produtos, matérias-primas, mercadorias,
equipamentos e outros artigos.

Recepção
Operação de recepção tem por fim tomar conta dos artigos que são entregues ao
armazém. A recepção verifica-se segundo duas perspectivas: Quantitativa e
Qualitativa.

Recepção quantitativa
Tem por fim verificar se as quantidades recebidas correspondem às quantidades
registadas na guia que o deve acompanhar.

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As operações devem efectuar-se no momento da entrega, ou tão próximo deste


quanto possível.

A verificação pode efectuar-se conforme o produto que se trata, por "contagem"


(unidades), por "pesagem" (peso), por "medição" (volume ou capacidade).

Para o efeito, o recepcionista necessita de dispor do instrumento de medida que


melhor se adeqúe a cada caso. A "contagem", "pesagem" ou "medição" pode ser
exaustiva, verificando a totalidade recebida, ou por AMOSTRAGEM, quando por
qualquer razão não seja exequível a verificação exaustiva.

Recepção qualitativa
Feita a recepção quantitativa, torna-se necessário verificar se as matérias recebidas
estão qualitativamente conforme as especificações da encomenda. É a função da
recepção qualitativa.

Geralmente, esta recepção efectua-se também à chegada ao armazém de destino, mas


pode também ser feita junto do fornecedor.

A recepção qualitativa deve ser feita por pessoal tecnicamente preparado, dispondo do
equipamento de verificação necessário (calibração, aparelhos de ensaio, balança de
precisão, laboratório, etc.)

Tal como a recepção quantitativa, pode ser feita sobre a totalidade da mercadoria
recebida, ou apenas sobre parte desta – AMOSTRA – devendo esta ser determinada de
forma a oferecer segurança de que é verdadeiramente significativa do todo (universo).

Controlo físico dos stocks


O controlo físico de stocks preocupa-se, por um lado, com a organização do espaço
físico ocupado em armazém e por outro com a conservação e movimentações

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necessárias desde a recepção dos materiais, até à sua entrega aos utilizadores internos
ou clientes externos.

Compreende a definição:
 Do layout de implantação dos armazéns
 Do plano de arrumação dos materiais
 Dos meios de movimentação associados
 Do plano de conservação dos materiais.

As coordenadas de localização
Trata-se de saber "onde mora" cada item dentro do armazém, para o podermos
arrumar e buscar com facilidade. O sistema é, em tudo, idêntico ao que acontece com
as pessoas nas cidades, e depende fundamentalmente da forma como fisicamente está
ordenado o próprio armazém.

A Coordenada de Localização é, para todos os efeitos um código composto por vários


elementos em que cada um deles tem um significado específico. A estrutura a utilizar
não poder ser recomendada porque cada armazém é um caso.

Daremos um exemplo que ilustrar suficientemente a questão, a partir do qual se


poderão inspirar outras situações:

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A simbologia a inserir no espaço indicado por pode ser numérica, alfabética ou


alfanumérica.

Procurando uma analogia entre este exemplo e o que se passa com as coordenadas
que permitem localizar uma morada numa determinada cidade, teríamos:

Os símbolos correspondentes a estas coordenadas devem estar visivelmente colocados


em cada local para que qualquer pessoa identifique facilmente cada posição.

O Aviamento dos Materiais


Para o aviamento dos materiais é necessário haver uma solicitação específica
(requisição) ou uma ordem de entrega (automática) associada a um sistema de
programação de operações.

Aviamento - É a actividade de entrega do material requisitado no local de aviamento


ou o encaminhamento para o local de utilização, em conformidade com a
programação.

Se este aviamento for para o exterior, por exemplo, para um estaleiro ou para um
subempreiteiro, o que poderá obrigar a operações de embalagem específica e/ou de
paletização, haverá então uma expedição.

Requisições ao Armazém
As solicitações ao armazém devem ser formais, isto é, acompanhadas de um
documento próprio, a requisição ao armazém, que este recebe para proceder ao

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processamento das saídas dos materiais requisitados, que a gestão de stocks


interpreta como consumos e a contabilidade classifica como custos.

No aviamento deve o armazém verificar a correcção das requisições de materiais no


que respeita às quantidades, unidades de utilização, códigos dos materiais e,
sobretudo, números de conta de centros de custos ou de obras que, na contabilidade
industrial suportarão os custos destes materiais.

Os erros que eventualmente forem detectados, deverão ser imediatamente corrigidos.

Observe-se que um material aviado erradamente, origina sempre dois desvios no


inventário. Um desvio positivo na existência do item que deveria ter saído e não saiu, e
um desvio negativo naquele que foi entregue erradamente.

Aviamentos Programados - Documentos de ordem de entrega


Nos aviamentos programados, com emissão de ordens de entrega, devem ser
ordenados os documentos que dizem respeito a materiais a aviar proximamente, e
estes devem ser retirados dos locais de armazenagem, se possível, numa sequência
que evite perdas de tempo nos retrocessos e em trajectos cruzados.

Processamento de Saídas: Informação de inventário


Consumados os aviamentos, os documentos que os originaram devem ser rubricados
pelos funcionários que os satisfizeram e imediatamente processados para que a
informação de inventário esteja sempre actualizada.

A Expedição dos Materiais


Há uma expedição de material sempre que o destino é exterior e, portanto, há
transporte de material.

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Expedição - É a actividade que assegura as boas condições de acondicionamento do


material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material no
meio de transporte utilizado.

Guia de transporte e guia de remessa


O material expedido deve ser acompanhado de uma guia de transporte e de uma guia
de remessa (original e duplicado), que indica o destinatário, o local convencionado
para a entrega e discrimina para cada item a quantidade expedida do respectivo
artigo.

O destinatário, ao recepcionar o material, deve visar o duplicado da guia de remessa e


devolvê-lo ao emissor (expedidor).

O Saneamento de Existências
O saneamento de existências tem por objectivo a constante actualização e adequação
das existências às necessidades do processo produtivo na óptica da maior
rendibilidade.

O motivo fundamental que o justifica é a permanência nos armazéns de material


excedentário ou de monos que ocupam espaços, representam valor e constituem
encargos logísticos desnecessários que urge liquidar.

Saneamento de Existências - É a actividade que consiste na análise periódica dos


artigos existentes em armazém e na eliminação de todos aqueles que revelam muito
baixa rotação por obsolescência ou inadequação às necessidades.

Como consequências vantajosas do saneamento de existências obtém-se:


• Libertação de fundos empatados em material depreciado ou em existências
excedentárias que só a longo prazo poderiam ser utilizadas;
• Eliminação de espaços mortos no armazém;
• Redução de existências e por consequência a redução dos custos de posse;

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• Diminuição dos encargos administrativos e de conservação do material;


• Melhoria dos resultados da exploração da empresa.

1.4.Arquivo

O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa,


podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou
ocorrência.

Habitualmente escrito, pode também ter outro suporte material além do papel –
registo em disquete, CD, pen, microfilme, etc.

Funções do documento:
 Representação de um facto ou situação;
 Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu origem).

Destas funções resulta a seguinte classificação:


 Documentos de transmissão (informação a transmitir) - Notas de
encomenda, guias de remessa, facturas,...
 Documentos de posição (informação a conservar) - Fichas de clientes e
fornecedores, contas correntes, documentos de registos contabilísticos,..

As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm


registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e
assegurando as consultas provenientes dos seus diversos sectores.

Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo arquivo.

Ficheiro de artigos:

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Um ficheiro de artigos deve poder registar, a todo o momento, a totalidade de artigos


existente em stock e, para cada um deles:
 Nome do artigo
 Nomenclatura
 Formas comerciais do produto
 Propriedades
 Acondicionamento
 Utilização na empresa
 Produtos de substituição
 Fornecedores possíveis
 Encomendas passadas

Ficheiro de fornecedores:
Deve conter:
 Nome do fornecedor
 O seu código
 Números de telefone e de fax
 Nome do empregado a contactar
 Principais produtos que fornece
 Contactos anteriores
 Informações diversas: encomendas realizadas, solidez financeira, etc.

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Para que os ficheiros possam estar actualizados, torna-se necessário:

No ficheiro de artigos
 Acrescentar uma nova referência
 Modificar as características que definem um produto (designação, preço, … )
 Retirar um artigo que deixou de ser consumido/vendido
 Solicitar ou responder à procura de qualquer artigo
 Listar todos os artigos triados sob qualquer critério

No ficheiro de fornecedores
 Juntar ou suprimir um fornecedor de determinado artigo
 Introduzir ou alterar o preço do artigo apresentado por qualquer fornecedor
 Introduzir outras informações relevantes.

Guia de entrada
A guia de entrada é preenchida em quadruplicado para distribuir pelos seguintes
serviços:

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 Gestão de stocks;
 Contabilidade;
 Compras;
 Armazém.

Guia de saída
A guia de saída é preenchida em quadruplicado destinada a:
 Serviço requisitante;
 Gestão de stocks;
 Contabilidade;
 Armazém.

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Ficha de armazém
Alguns cuidados:
 As fichas de armazém (uma para cada artigo existente em armazém) registam-
se as quantidades entradas, as saídas e os stocks;
 Conferir periodicamente, as quantidades referidas nas fichas e as existências
reais em armazém.

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Ficha de inventário
Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras
do armazém. A todo o momento deve-se conhecer a posição actualizada dos stocks
para cada referência, em quantidade e por local.

Guia de remessa

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A guia de remessa constitui o documento de entrega dos bens a fornecer. Por vezes
também se fala em guias de entrega/recepção; trata-se de documentos com a mesma
função das guias de remessa e que, portanto, deverão ter o mesmo conteúdo.

As guias de remessa devem conter, pelo menos, os seguintes elementos:


• Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de
identificação fiscal do remetente;
• Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de
identificação fiscal do destinatário ou adquirente;
• Número e data da guia;
• Especificação dos bens, com a indicação das quantidades;
• Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte, quando
forem utilizadas como documento de transporte.

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As guias de remessa serão substituídas por guias ou notas de devolução, quando se


trate de devoluções de mercadorias anteriormente transaccionadas entre as mesmas
pessoas.

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Factura
Uma factura é um documento comercial que representa a venda aos clientes. Em
geral, a factura só é emitida para pagamentos ainda não efetuados (vendas a prazo).

Nela são discriminados todos os itens comprados na operação, e por isso, a factura
também é usada como controle.

As facturas ou documentos equivalentes devem ser datados, numerados


sequencialmente e conter os seguintes elementos:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e as de ou domicílio do
fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente,
bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos
passivos de imposto.
b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços
prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da
taxa aplicável; as embalagens não efectivamente transaccionadas devem ser
objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acorda da
sua devolução;
c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor
tributável;
d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
e) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que
os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos
anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da
emissão da factura.

As facturas são, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas


por computador, e devem ser:
• Datadas;
• Numeradas sequencialmente;

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• Processadas em duplicado (ou em triplicado, quando a factura for utilizada


como documento de transporte), destinando-se o original ao cliente e a cópia
ao arquivo do fornecedor (e, quando exista, o triplicado às entidades
fiscalizadoras).

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Arquivo informático
A organização de um bom arquivo informático na gestão de stocks permite, não só
inventariar, mas também contabilizar, controlar e gerir.

Através dele, os serviços requisitantes passam a automatizar e normalizar as


requisições internas de bens de consumo ao serviço de armazém. O requerente pode
consultar as suas requisições e saber o seu grau de satisfação.

Há uma melhoria drástica do desempenho do serviço de armazém, pois a requisição


interna em papel deixa de existir e a informação registada pelo serviço requisitante
passa a estar disponível, automaticamente, no sistema de gestão de stocks.

Toda a gestão económica e física dos stocks (artigos cuja previsão é serem
consumidos pelos serviços) é efectuada neste suporte.

Ao usar este suporte através de um software, o serviço de armazém gere as entradas,


saídas e existências dos artigos em armazém, tendo em conta:
 A recepção das requisições internas de artigos dos serviços;
 A emissão das guias de entrega dos artigos aos serviços;
 O controlo das entregas, com imputação de custos aos serviços;
 A recepção dos artigos através de nota de encomenda efectuada ao
fornecedor;
 O controlo das encomendas aos fornecedores e o seu grau de satisfação;
 A conta corrente dos artigos;
 As existências dos artigos e sua valorização;
 A previsão dos consumos;
 A lista de compras a efectuar;
 O nível de stock, para evitar rupturas
 A referenciação física dos artigos no armazém;
 A classificação económica e patrimonial dos artigos de stock.

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A utilização da informática no aprovisionamento permite que a tomada da decisão seja


pronta e eficaz, tanto nas compras, ao tratar dos dados sobre o mercado fornecedor,
variedade de artigos e dos seus preços, etc., como na gestão dos stocks, na prevenção
das rupturas, na vigilância dos prazos de entrega, etc.

As principais aplicações de informática nas compras são, sobretudo, a existência de um


ficheiro de artigos e de um ficheiro de fornecedores, a gestão das encomendas aos
fornecedores e a gestão das encomendas das fábricas.

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2.Valorimetria das existências

O conhecimento das existências, em quantidade e em valor, responde a várias


necessidades da empresa, servindo para alimentar a contabilidade, gerir a tesouraria e
gerir os reaprovisionamentos.

É indispensável o conhecimento do preço unitário dos artigos para os poder integrar no


cálculo dos preços de custo dos produtos finais ou em curso. È portanto necessário
que os stocks e os seus movimentos sejam correctamente valorizados.

Em termos de gestão dos stocks, o inventário permanente permite informar as


quantidades e os preços unitários, bem como o valor dos consumos anuais,
parâmetros de base para definir o período económico de encomenda.

Por outro lado, os preços unitários informados servem de referência aos compradores
permitindo determinar os preços de facturação dos artigos cedidos a outros serviços da
empresa ou vendidos ao exterior.

Em resumo, o conhecimento global do stock só se obtém quando se fala em unidades


monetárias e não apenas em quantidades – donde a necessidade de dispor de dados
quantificados e valorizados sobre stocks: os consumos, as entradas e os stocks
detidos.

Tipos de movimentos
Os materiais dentro da empresa estão sujeitos aos mais diversos tipos de movimentos.
Destes, os mais utilizados são os seguintes:

Entradas de compras
Produtos provenientes de fornecedores que provocam o aumento das existências

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Saídas para utilização interna


Produtos requisitados para uso na própria empresa e que originam a redução das
existências

Expedição
Movimento de saída para o exterior que conduz à redução das existências

Transferências
Movimentos entre armazéns ou entre locais de armazenagem, que não conduzem ao
aumento em termos globais do inventário

Devoluções de fabricação
Ou mais genericamente devoluções de utilização, compreendem movimento de entrada
em stock proveniente de saídas de stock não utilizadas

Devoluções a fornecedores
Movimento de saída resultante da não-aceitação de materiais provenientes de
compras, mas cuja não conformidade só foi detectada após o movimento de Entrada
da Compra.

As existências serão valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo de produção:

Custo de aquisição de um bem


Soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directa ou
indirectamente para o colocar no seu estado actual e no local de armazenagem.

Custo de produção de um bem


A soma dos custos das matérias-primas e outros materiais directos consumidos, da
mão-de-obra directa, dos custos industriais variáveis e dos custos industriais fixos
necessariamente suportados para o produzir e colocar no estado em que se encontra e
no local de armazenagem.

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Ficheiros de armazém e contas correntes – José Barros

Se o custo de aquisição ou de produção for superior ao preço de mercado, será este o


utilizado, também nos casos em que haja obsolescência, deterioração física parcial,
quebra de preços, bem como outros factores análogos, deverá ser utilizado o preço de
mercado.

Relativamente aos subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos serão valorizados


pelo valor realizável líquido, se a empresa não conseguir aplicar outro critério mais
adequado.

Definições:

Preço de mercado
Diz respeito ao custo de reposição ou ao valor realizável líquido, conforme se trate de
bens adquiridos para a produção ou de bens para venda.

Custo de reposição de um bem


Valor que a empresa teria de suportar para o substituir nas mesmas condições,
qualidade, quantidade e locais de aquisição e utilização.

Valor realizável líquido de um bem


Preço de venda esperado deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e
venda.

Como métodos de custeio das saídas podem adoptar-se, entre outros:


a) FIFO;
b) Custo médio ponderado.

2.1.FIFO

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Custo Cronológico Directo ou FIFO (first in, first out) – as existências vendidas e
consumidas são valorizadas pelos preços mais antigos, sendo, consequentemente, as
existências em armazém valorizadas aos preços mais recentes.

Tal critério origina que, em períodos inflacionistas, as empresas tendam a apurar


margens mais elevadas, pois o custo das existências vendidas é função de preços (de
custo) antigos, enquanto as vendas são registadas a preços recentes (inflacionados).

Deverá ser evitado quando se pretenda a apresentação de resultados mais baixos.

Exemplo 1:
Um restaurante faz a compra de dez latas de refrigerante e armazena todas elas. Cada
uma das latas foi comprada por 0,50€. Desse total, três são vendidas e há, então,
necessidade de pedir reposição.

Quando chega essa reposição, o stock é recomposto com três novas latas.
Independentemente do valor unitário de cada lata adquirida nessa última compra
(mais cara, preço idêntico ou mais barata), pelo FIFO, elas são acrescentadas ao stock
por último.

O item que vai ser retirado do stock no próximo pedido do cliente é sempre aquele que
foi comprado primeiro e que, portanto, será dado como saída no sistema pelo preço de
entrada da primeira compra.

Esta regra permite a rotatividade dos produtos, pois cada produto possui um prazo de
validade e se o rodízio não for obedecido, acaba-se por desperdiçar produtos por
estarem impróprios para o consumo.

Exemplo 2:

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Ficheiros de armazém e contas correntes – José Barros

Em suma:
 Primeiro saem os lotes mais antigos aos respectivos preços.
 Este método permite que a existência seja valorizada ao último ou últimos
preços de aquisição, que normalmente são mais elevados, enquanto que as
saídas de armazém são valorizadas aos preços mais antigos, o que origina uma
sobreavaliação dos lucros.
 Se, no entanto, os preços baixarem, as saídas de armazém são avaliadas a
preços mais elevados que os preços de mercado, e as existências valorizadas a
preços mais baixos, o que origina uma subavaliação do lucro.

2.2.Custo médio ponderado

É, normalmente, o custo médio ponderado que permite atribuir o valor aos stocks e
resulta do preço de custo (da compra) considerado.

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O preço de custo é o preço à entrada do armazém e obtém-se pela soma dos valores
da factura do fornecedor (deduzidos os descontos comerciais obtidos) com os encargos
com a compra (transportes, seguros, taxas, ...).

Normalmente, calcula-se este preço de custo em relação à unidade de compra (que


pode diferir da unidade de utilização interna), por isso é designado preço de custo
unitário.

A utilização deste critério faz distribuir por todos os artigos em stock com o mesmo
código, as alterações de custo resultantes de novas entradas. Obtendo-se assim uma
Valorização ao mesmo custo de todos os artigos desse código.

Custo Médio Ponderado de um Artigo


O custo médio ponderado (unitário) é obtido da seguinte maneira:

Se der entrada em armazém uma quantidade Q e de unidades de um artigo adquirido


cujo preço de custo unitário seja cu, o valor V da quantidade Q é:

V = cu x Q e

Se entretanto, existir no stock, S unidades valorizadas com o anterior custo médio


ponderado ca, o valor da existência antes da entrada do reaprovisionamento é:

E a = c a x S.

Como o valor na nova existência será:

E=Ea+V

E a quantidade física total do stock:

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St=Qe+S

Então, o novo custo médio ponderado (unitário) será:

Exemplo:

Valor Existência Final = 28,125

CMV = 5+5,25+5,25+16,875

Sempre que se fala em existências, está a referir-se valores (em unidades monetárias);
no caso de se nomear stocks então o “valor” em causa é a quantidade existente em
unidades físicas.

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3.Contas correntes

3.1.Conceito e tipos

A conta corrente é, na sua formulação mais simples, uma forma de apresentar


graficamente uma sucessão de actos.

A conta corrente não está limitada às relações bancárias: pode existir conta corrente
entre quaisquer duas entidades, designadamente entre dois comerciantes.

Em geral, a conta corrente pode ter:


• Uma mera função de simplificação contabilística;
• Uma função de segurança;
• Uma função de crédito.

Tem uma função de simplificação porque as partes acordam expressar as relações


entre elas existentes sob esta forma.

Tem uma função de segurança, porque permite ao credor satisfazer os seus créditos
com base nos seus débitos para com o seu devedor, desde que tanto os créditos como
os débitos em causa se encontrem inscritos na conta corrente.

Tem uma função de crédito porque, normalmente, em dado momento uma das partes
terá saldo positivo e a outra saldo negativo: uma é credora a outra é devedora.

Em geral, o lançamento de bens diferentes de dinheiro presume-se feito com a


cláusula «salva cobrança»: significa isto que esse lançamento só é efectivo depois de
ter ocorrido a boa cobrança e a consequente transformação do bem em dinheiro.

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Em conclusão, a conta corrente é uma figura essencialmente contabilística que


possibilita a gestão e o controlo da relação existente entre o credor (fornecedor) e o
devedor (cliente), e vice-versa, a qual se manifesta através dos movimentos de conta
(lançamentos a débito e a crédito).

A utilização de um software de gestão de contas correntes permite:


 Visualizar extractos de conta de clientes, fornecedores, bancos e caixa.
 Impressão de extractos de conta de clientes, fornecedores, bancos e caixa.
 Gestão de contas correntes de fornecedores, clientes, caixa e bancos.
 Introduzir movimentos manuais nas contas de clientes, fornecedores, bancos e
caixa.
 Listagem avançada de Contas Correntes com filtro por entidade (clientes,
fornecedores, bancos e caixa), por datas, com a possibilidade de proceder a
listagens simples ou detalhadas.

3.2.Bancárias
Uma empresa deve manter um registo próprio e independente de todas as transacções
bancárias que realiza. Assim, uma empresa anota todos os cheques que emite, todos
os pagamentos que realiza e todos os recebimentos de dinheiro que acontecem.

Tudo deve ser anotado, transacção por transacção, com os dados de valor, data da
transacção, origem da transacção (quem foi o cliente, quem foi o fornecedor/ credor).

No fim de um período (que pode ser um dia ou um mês), a empresa emite um


extracto bancário. Nesse extrato, supostamente, constarão todas as mesmas
transacções que a empresa anotou de forma independente.

Caso existam diferenças deve ser verificado e corrigido o erro por forma a que ambos
os extractos tenham a mesma informação.

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O trabalho de reconciliação bancária consiste em marcar as transacções que estão


presentes no controle interno e no extracto, marcar as que estão no controle interno
mas não aparece no extracto, as que não estão no controle interno mas que aparecem
no extracto.

Além disso, é preciso marcar as transacções pendentes, ou seja, aparecem no controle


interno e no extracto mas não afectaram o saldo disponível (dinheiro que a empresa
pode usar).

A maioria das operações "pendentes" deve ser de cheques que ainda não foram
compensados. O objectivo é verificar a validade dos dados e apurar a tesouraria
existente para efectuar transacções adicionais de pagamento da empresa.

Quando existe um atraso natural entre a emissão de um cheque e sua compensação


pelo banco, este atraso reflectirá um saldo temporariamente incorrecto o qual a
conciliação bancária deve demonstrar.

As diferenças encontradas na conciliação bancária devem ser corrigidas. Uma nova


movimentação deve ser feita se o lançamento estiver presente no banco e não estiver
no controle financeiro (Impostos e Juros, por exemplo). Se um lançamento não tiver
sido compensado pelo banco, ele deve ser, de alguma forma, destacado no controlo
financeiro.

3.3.Fornecedores
A boa relação empresa/fornecedor é ainda um dos passos fundamentais para a
implementação da filosofia de produção baseada no conceito “Just in Time”(JIT), que
tem associada uma redução dos custos de produção e manutenção e do nível dos
stocks.

O JIT é uma filosofia organizacional que representa uma estratégia de produção que
pretende que tudo (produção, transporte, encomendas) ocorra no tempo certo.

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Ficheiros de armazém e contas correntes – José Barros

Os principais objectivos desta filosofia são a inexistência de defeitos, de excesso de


artigos e de avarias; um tempo de instalação nulo; a ausência de manipulação e tempo
de aprovisionamento.

No entanto, e apesar de uma boa relação empresa/fornecedor, é sempre necessário


uma verificação da qualidade do aprovisionamento ou serviço prestado pelo
fornecedor.

O controlo dos produtos pode ser efectuado por 2 formas:

Controlo Quantitativo
Este tipo de controlo tem em conta se a quantidade encomendada é igual à
quantidade fornecida; se a quantidade inscrita na guia de transporte ou factura é igual
à quantidade fornecida; se o valor da factura é igual ao preço contratado; e se existe
algum desconto.

A verificação pode efectuar-se conforme o produto que se trata, por "contagem"


(unidades), por "pesagem" (peso), por "medição" (volume ou capacidade).

Caso exista alguma discrepância, não é obrigatoriamente necessário devolver a


mercadoria, mas sim ter em atenção que na próxima encomenda o erro seja corrigido.

Controlo Qualitativo
Tem essencialmente a ver com a qualidade da mercadoria recebida, devendo-se
verificar se as embalagens estão bem fechadas, se não há derrame do produto, se as
embalagens não estão amarrotadas ou dobradas. Neste controlo deverá ainda se
verificar a data de validade.

Uma vez que o controlo qualitativo é efectuado posteriormente à recepção do produto,


deve existir uma base de confiança entre o fornecedor e o comprador.

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Ficheiros de armazém e contas correntes – José Barros

Podemos ter dois tipos de documentos emitidos pelo fornecedor:


 Extracto de conta: apresenta todos os movimentos como referido fornecedor:
o Débito do Fornecedor= Crédito da Empresa: valores em dívida;
o Crédito do Fornecedor= Débito da Empresa: pagamentos efetuados;
o Saldo Devedor do Fornecedor;
o Saldo Credor da Empresa;
 Pendentes: apresenta os documentos que não foram liquidados pela empresa.

3.4.Mercadorias
Apresenta de uma forma regular as mercadorias em stock, num determinado período,
o preço de aquisição de cada mercadoria, o preço de venda de cada mercadoria, as
quantidades adquiridas e as quantidades vendidas, o valor da mercadoria em stock e a
margem de comercialização dos stocks.

Permite, assim, verificar de uma forma periódica todos os dados relativos ao sector de
compras, de armazenagem e de vendas das mercadorias, pelo que se poderá avaliar a
rotatividade de cada artigo armazenado.

A conta corrente de mercadorias corresponde, assim, ao histórico dos produtos da


empresa.

O documento exigível para este efeito é a Ficha de Valorimetria de Existências e a


Ficha de Artigo que nos permite avaliar a evolução do produto no mercado.

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Ficheiros de armazém e contas correntes – José Barros

Bibliografia

Ferreira, A., Documentação comercial – Guia do formando, ISG/ IEFP, 2004

Morgado, S., Aprovisionamento e gestão de Stocks, Tecnoforma/ IEFP, 2002

Veludo, M., Aprovisionamento e gestão de Stocks – Guia do formando , ISG/ IEFP,


2004

Zermati, P., A Gestão de Stocks, Editorial Presença, 1996

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