PROPUESTA

TALLER DE CAPACITACIÓN PROFESIONAL

ESTRATEGIAS PARA

ADMINISTRAR EL TIEMPO

DOCENTE RESPONSABLE: PROF. ALICIA B. LÓPEZ

DESTINADO A PERSONAL JERÁRQUICO DE LA UNMDP

CUPO: MÁXIMO 20 PARTICIPANTES

DURACIÓN: 5 encuentros semanales de 3 horas reloj cada uno

CONOCIMIENTOS PREVIOS: NIVEL MEDIO O EQUIVALENTE

JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTACIÓN DEL TALLER

“El tiempo es dinero”… sin embargo, en los cargos jerárquicos se suele gestio-
nar mejor el uso del dinero que el del tiempo. Y sin embargo, el tiempo es más
valioso que el dinero. Solemos decir que “la plata va y viene”… sin embargo, el
tiempo sólo va… El tiempo es la vida misma.

Esta propuesta se basa en el modelo pedagógico “Aprendizaje por la acción”1

que propicia la “educación basada en competencias”; competencia entendida
como la capacidad para llevar a cabo ciertas tareas eficazmente. En este caso,
la gestión del tiempo como recurso escaso.

En este taller se trabajará especialmente la actitud proactiva hacia la adminis-

tración del tiempo personal, ofreciendo diversos instrumentos para que el per-
sonal jerárquico de la Universidad Nacional de Mar del Plata pueda reflexionar
sobre su propia práctica y discernir cómo aplicarlos en distintas situaciones.

OBJETIVOS DEL TALLER

Tomar conciencia del valor de nuestro tiempo como recurso escaso.

Identificar los principales obstáculos para la organización eficiente del
propio tiempo

Conocer algunos instrumentos de organización personal del tiempo

CONTENIDOS DEL TALLER

Primer encuentro
La concepción del tiempo en nuestra cultura y la percepción personal del tiempo.
Tiempo, stress y logros. Gestión de recursos escasos. El tiempo como recurso escaso.
Lo urgente, lo necesario y lo importante. Obstáculos para la gestión eficaz del tiempo

Segundo encuentr
La tiranía del presente. El manejo del tiempo a corto plazo. Herramientas para
identificar las actividades “devoradoras de tiempo”. Listas y diarios.

Tercer encuentro
Estrategias para administrar el tiempo discrecional. La manía de dejar las cosas para
después. El tiempo unido a objetivos. Estrategias para establecer prioridades

Cuarto encuentro
El manejo del tiempo a mediano y largo plazo. La resistencia al cambio. Planificar el
tiempo y los proyectos. Estrategias para manejar las tensiones del cargo.

1
Hansen-Rojas, G. Aprendizaje por la acción. Un principio pedagógico para la educación
general y la formación técnico-profesional. GTZ. Cooperacón alemana para el desarrollo.
Santiago de Chile, 1998
Quinto encuentro
La delegación como estrategia de administración del tiempo. Pseudodelegación, dele-
gación en asistentes y asesores. El trabajo en equipo como estrategia de gestión del
tiempo. Problemas asociados a la delegación y al trabajo en equipo.

BIBLIOGRAFÍA PROPUESTA
López. A. Taller “Estrategias para administrar el tiempo”. Edición de autor,
Mar del Plata, 2007.

PROPUESTA PEDAGÓGICA
Dado que la propuesta se inscribe dentro del modelo pedagógico Aprendizaje por la
Acción, la capacitación propuesta se realizará bajo la modalidad de Taller presencial.

EVALUACION
Condiciones para la aprobación
Asistencia a por lo menos cuatro encuentros y aprobación de un trabajo final de apli-
cación.

Instrumentos de evaluación
Se concibe a la evaluación como un proceso continuo de enseñanza y aprendizaje. La
observación, la participación activa en las actividades del taller y la reflexión sobre la
propia práctica se plasmarán en el trabajo final de aprobación. En la misma línea, se
administrará una encuesta de satisfacción a los participantes como instrumento para la
mejora continua de la calidad de las capacitaciones ofrecidas.
Estrategias para administrar el tiempo -
UNMDP - 2008

ESTRATEGIAS PARA
ADMINISTRAR EL TIEMPO

Taller de Capacitación No Docente

Universidad Nacional de Mar del Plata

Prof. Alicia López, junio 2008

Nuestro Curso

† La percepción del tiempo

† La tiranía del presente

† El tiempo discrecional

† El tiempo a largo plazo

† La delegación de tareas y
responsabilidades

Primer encuentro

† La concepción del tiempo en nuestra

cultura
† La percepción personal del tiempo
† Tiempo, stress y logros
† Lo urgente, lo necesario y lo
importante
† Obstáculos para la gestión del tiempo

Prof. Alicia López - alicia.lopez@educ.ar 1

Estrategias para administrar el tiempo -
UNMDP - 2008

Segundo encuentro

† La tiranía del presente

† El manejo del tiempo a corto plazo

† Herramientas para identificar las

“actividades devoradoras” de tiempo

† Listas

Tercer encuentro

† El tiempo unido a objetivos

† Estrategias para administrar el tiempo

discrecional

† La manía de dejar las cosas para después

† Estrategias para establecer prioridades

Cuarto encuentro

† El manejo del tiempo a mediano y

largo plazo

† La resistencia al cambio

† Planificar el tiempo

† Las tensiones del cargo

Prof. Alicia López - alicia.lopez@educ.ar 2

Estrategias para administrar el tiempo -
UNMDP - 2008

Quinto encuentro

† La delegación como estrategia de

administración del tiempo

† El trabajo en equipo como estrategia

de administración del tiempo

† Problemas asociados a la delegación y

al trabajo en equipos

Primer encuentro

† La concepción del tiempo en nuestra

cultura
† La percepción personal del tiempo
† Tiempo, stress y logros
† Lo urgente, lo necesario y lo
importante
† Obstáculos para la gestión del tiempo

Cultura y percepción del tiempo

† Percepción circular del tiempo

„ Eternidad, predestinación y espirales

† Percepción dialéctica del tiempo

„ Nadie se baña dos veces en el mismo río

† Percepción lineal del tiempo

„ Eternidad, redención y flechas

Prof. Alicia López - alicia.lopez@educ.ar 3

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Actitud hacia el logro

† Metáforas del tiempo

† Descripción del tiempo

† Los sucesos pasados

† La percepción del tiempo: Para quien está

sentado sobre una estufa caliente, tres
segundos pueden parecerle una eternidad

Imágenes del tiempo

† Materia prima inagotable o recurso

escaso

† El tiempo atado a ciclos naturales o a

relojes

† Refranes y fábulas populares

Tiempo, estrés y logros

† Tan ocupados en apagar incendios
que no queda tiempo para pensar
cómo prevenirlos …

† Cómo el pasado condiciona nuestro

comportamiento

† Las decisiones de otros sobre

nosotros

Prof. Alicia López - alicia.lopez@educ.ar 4

Estrategias para administrar el tiempo -
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Nosotros y los miedos …

† Miedo a la ambigüedad
„ Atención excesiva a los detalles
„ Normalización
„ Estandarización

† Miedo a perder el control

„ Normas enredadas
„ Autoestima y confianza
„ Me veo … me ven …

Obstáculos para gestionar el

tiempo
† Desde la organización † Desde la propia oficina
„ Estructura „ Correspondencia
organizacional innecesaria

„ Descripción ambigua „ Interrupciones

del cargo inesperadas

„ Informes que no se „ Material extraviado

leen
„ Personal poco
„ Conflictos calificado
interpersonales
„ Doble agenda

Días fraccionados
† Interrupciones
„ El personal pide instrucciones
„ Visitas y encuentros en pasillos
† Contestar llamadas y correos-e
„ El uso del celular
„ Correo innecesario y spam
† El trabajo llega a casa
„ ¿Trabajo creativo o día de 72 horas?

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Estrategias para administrar el tiempo -
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Perspectivas a corto plazo

† Recompensas y castigos: “En el largo
plazo todos estaremos muertos” (J.
Keynes)

† Los asuntos pequeños adquieren

grandes proporciones

† Los objetivos grandes y duraderos

llevan tiempo

Identificando “ladrones de tiempo”

† Ubique los obstáculos para la gestión del
tiempo en la tabla

Obstáculo Días Perspectivas Temor a la

fraccionados de corto ambigüedad
plazo
1 x
2 x

Llevando a la propia práctica

† Haga una lista de todo lo que le hace desperdiciar su
tiempo

† Distinga aquellos obstáculos sobre los que podría

intervenir

† En lo posible, establezca relaciones de causalidad

entre ellos
† Haga una lista de todas las actividades que
caracterizan su trabajo

† Cuando sea posible, asocie a cada actividad el

obstáculo que le impide aprovechar el tiempo

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Segundo encuentro

† La tiranía del presente

† El manejo del tiempo a corto plazo

† Herramientas para identificar las

“actividades devoradoras” de tiempo

† Listas

La tiranía del presente

† Cuando la única realidad es la
presente …
„ Uno se concentra en extinguir el fuego o
huir de él

† Detenerse a pensar el futuro

„ Analizar lo que pasó, considerar la
probabilidad de futuras ocurrencias y
planear acciones

Las trampas del presente

† Lo quiero ¡ahora y ya!

† Se premia lo observable

† Se recuerda lo último que se hizo

† El efecto halo

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Estrategias para administrar el tiempo -
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Sin tiempo para pensar

† Sin tiempo para leer
„ Se lee cada vez menos acerca de menos
áreas de conocimiento, reduciéndose a
lecturas técnicas y de actualidad

† Sin tiempo para pensar

„ Se pierde contacto con los valores y
aspiraciones, dificultándose iniciar
cambios fundamentales

Obstáculos para gestionar el

tiempo
† Desde la organización † Desde la propia oficina
„ Estructura „ Correspondencia
organizacional innecesaria

„ Descripción ambigua „ Interrupciones

del cargo inesperadas

„ Informes que no se „ Material extraviado

leen
„ Personal poco
„ Conflictos calificado
interpersonales
„ Doble agenda

Días fraccionados
† Interrupciones
„ El personal pide instrucciones
„ Visitas y encuentros en pasillos
† Contestar llamadas y correos-e
„ El uso del celular
„ Correo innecesario y spam
† El trabajo llega a casa
„ ¿Trabajo creativo o día de 72 horas?

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Perspectivas a corto plazo

† Recompensas y castigos: “En el largo
plazo todos estaremos muertos” (J.
Keynes)

† Los asuntos pequeños adquieren

grandes proporciones

† Los objetivos grandes y duraderos

llevan tiempo

Discernir lo importante

† Muy importante: debe hacerse

† Importante: deberían hacerse

† No tan importantes: pueden ser

innecesarias, pero podrían ser útiles

† Sin importancia: pueden ser eliminadas

Discernir lo urgente

† Muy urgentes: deben hacerse ahora

† Urgentes: deberían hacerse pronto

† Poco urgentes: son de largo plazo

† El tiempo no es factor crítico

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Análisis de la importancia intrínseca

† Ubique cada una de las actividades de su
lista en el casillero que considere más
adecuado, según su importancia intrínseca

Muy Importante No tan Sin

importantes importantes importancia

Análisis de la urgencia
† Ubique cada una de las actividades de su
lista en el casillero que considere más
adecuado, según su urgencia

Muy Urgentes No tan El tiempo no

urgentes urgentes es factor

Llevando a la propia práctica

† Lleve un registro diario de sus
actividades durante esta semana

† Complete el análisis de actividades

según su importancia

† Complete el análisis de actividades

según su urgencia

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Tercer encuentro

† El tiempo unido a objetivos

† Estrategias para administrar el

tiempo discrecional

† Estrategias para establecer

prioridades

El tiempo unido a objetivos

† Repensar las actividades del trabajo
„ ¿Qué hago?
„ ¿Por qué lo hago?
„ ¿Pará qué lo hago?

† Mi tiempo vale … ¿y el de los demás?

„ Instrucciones claras y precisas
„ Unificar agendas

Distintos tipos de tiempo

† Tiempo respuesta: es el tiempo sobre
el que no se tiene control. Se
consume dando respuesta a los
sucesos y personas que lo requieren

† Tiempo discrecional: es el tiempo que

puede ser controlado por la persona.
Es el tiempo disponible

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Actitudes ante estos tiempos

† Durante el tiempo respuesta es
necesario “ser simultáneo”, hábil para
pasar de un asunto a otro
rápidamente

† Durante el tiempo discrecional es

necesario “ser secuencial”,
concentrado en pocos asuntos

Tiempo discrecional y efectividad

† Un administrador efectivo se destaca
por el número, significado y velocidad
de ejecución de sus tareas en el
tiempo discrecional

† Consolidar actividades discrecionales

para realizarlas en el tiempo
controlable

Del dicho al hecho …

† El tiempo discrecional está tan
fraccionado que pareciera ser inutilizable

† Subestimar la cantidad de tiempo

discrecional que potencialmente se
posee

† Tiempo y capacidad para concentrarse

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Crear barreras

† Supervisar y clasificar toda la

comunicación entrante
„ ¿Qué asunto exige mi intervención
directa?
„ ¿Quién debe presentármelo?
„ ¿Cómo debe presentármelo?
„ ¿Cuándo debe presentármelo?

Crear barreras - Requisitos

† Contar con asistente competente
„ Con discernimiento suficiente para
reexpedir el 50% de las comunicaciones
entrantes y detectar los asuntos en que
su superior debe expedirse
personalmente

„ Asegurarse de que el superior leerá las

comunicaciones entrantes sólo una vez
antes de dar una respuesta

¿Y si no tengo ESE asistente?

† Pedirle que pase las llamadas
entrantes durante un plazo específico

† Las llamadas entrantes fuera de ese

horario, se toma nombre y teléfono
de la persona y se le avisa que se
devolverá la llamada personalmente

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Retirarse al desierto …
† Disponer de una oficina privada para
trabajar a solas

† Trabajar en casa una vez por semana

† Cerrar la puerta de la oficina y no recibir

llamada alguna (incluido el celular)

† Aprovechar el tiempo de viaje

Crear horas silenciosas

† Establecer un horario donde todas las
llamadas de afuera no pasan del
conmutador
† No se programa visitantes
† No se inician llamadas
† Se desalientan las comunicaciones
internas y las reuniones

Retirarse - Riesgos
† Dejar para casa el trabajo rutinario o
aburrido

† ¿Es realmente posible darse el lujo de

perder todo contacto? ¿Cuál es la
frecuencia y duración adecuada del retiro?

† Las relaciones con otras personas pueden

resentirse

† La propia personalidad

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Importantísimo
† En todos los casos, debe tomarse
debida nota de la persona que intentó
comunicarse durante el aislamiento,
retiro u hora silenciosa.

† Indicar en que la persona requerida

se comunicará personalmente en un
horario preestablecido

¿Y si todo lo demás falla?

† Autodisciplina

† Formar asistentes competentes

† Aprovechar trocitos de tiempo

† Simplificar circuitos administrativos

Aprovechar trocitos de tiempo

† Carpetas marrones que contienen
asuntos pendientes tipo respuesta

† Carpetas rosadas que contienen

proyectos discrecionales en vía de
elaboración

† Carpetas azules con “sueños dorados” o

“ideas luminosas” para el futuro

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Simplificando circuitos
† Manejo único de documentos
„ Escribir en el original recibido
„ Utilizar formatos preimpresos
„ Minimizar el dictado

† Cualquier cosa que valga la pena

hacerse bien, vale la pena hacerla
despacio

Establecer prioridades
† Doble juego de lo urgente y lo
importante

† Discernir las actividades que

demandan tiempo respuesta y tiempo
discrecional

† Disponibilidad de recursos en el
momento adecuado

Llevando a la práctica
† Durante la siguiente semana, lleve un
registro de los tiempos discrecionales
que posee y cómo puede
aprovecharlo

† Identifique los síntomas que le hacen

dejar las cosas para más adelante
innecesariamente

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Cuarto encuentro

† La manía de dejar las cosas para

después

† La resistencia al cambio

† Planificar el tiempo

El manejo del maletín

† El maletín como pretexto para dejar
las cosas para más adelante

† El complejo de mártir: maletín

abultado, escritorio saturado de
papeles

† Manipular las relaciones familiares

Dime qué comes primero y te diré

cómo aprovechas el tiempo
† Las causas † Algunas táctica
„ Podría fracasar „ Lo difícil lo hago ya,
lo imposible puede
esperar
„ Podría estropear mi „ Reforzar el
propia imagen compromiso

„ Reforzar las „ Fijar el plazo para

decisiones propias comenzar y forzar
en sucesos ese impulso
externos

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Otras tácticas …
† Crear el impulso con tareas sencillas
y programadas, durante no más de
media hora

† Adoptar alarmas para pasar de las

tareas sencillas a las más complejas

† Dejar para las mejores horas el

trabajo más arduo

Más tácticas
† Las recompensas por el progreso (el
premio después del esfuerzo)

† Involucrar a otros en la recompensa

(la familia tiene derecho a compartir
mi alegría)

† Anticiparse a los hechos (lo mejor es

enemigo de lo bueno)

La resistencia al cambio
† Uno es la suma de sus
decisiones

† ¿Por qué cambiar?

† ¿Cuándo cambiar?

† ¿Qué cambiar?

† ¿Cuánto cambiar?

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Imágenes del cambio

† Transición de la situación actual hacia
una futura: INERCIA

† Todo tiempo pasado fue mejor:

AFERRARSE AL PASADO

† Obsolescencia de políticas y
procedimientos: INVERSION DE
FINES Y MEDIOS

Fuentes de rechazo al cambio

† Síndrome de ANSI (Aquí No Se Inventó)

† Síndrome de ALHI (Aquí Lo Hacemos Así)

† La satisfacción con el presente: no sentir la

necesidad de cambiar

† Aversión al riesgo

† El principio de autoridad

Planificar el tiempo
† “Más vale prevenir que curar”

† Un mal plan es mejor que ningún plan

† Cada hora dedicada a planificar hace ganar

3 o 4 en la ejecución

† Reservar tiempo para planificar y hacer

todo lo posible por conservarlo

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Planificar es economizar tiempo

† Anticipa los resultados a alcanzar
† Prevé las actividades que se habrían
podido omitir
† Considera los obstáculos que podrían
surgir en el curso del camino
† Selecciona los medios a aplicar
† Organiza la información útil y
necesaria para tomar decisiones

Herramientas para planificar

† Lista de prioridades: al finalizar cada
mes:
„ Completar la ficha de organización
„ Reservar días en la agenda para realizar
las tareas prioritarias (20% del tiempo)
„ Distribuir las prioridades en las primeras
semanas
„ Planear la delegación de tareas al inicio
del período

Llevando a la práctica
† Listar las excusas más frecuentes que
nos damos para postergar trabajo y
asociarla a alguna táctica
† Al intentar llevar la táctica elegida a
la acción, detectar si hay o no
resistencia al cambio (empezando por
hacer esta actividad …)
† Completar la lista de prioridades y
reorganizar la agenda mensual

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Quinto encuentro

† La delegación como estrategia de

administración del tiempo

† El trabajo en equipo como estrategia

de administración del tiempo

† Problemas asociados a la delegación y

al trabajo en equipos

Delegar con eficacia

† Es mejor dar que recibir

† Se delegan tareas y autoridad, no se

delega responsabilidad

† Los principales obstáculos para la

delegación son de orden psicológico

Obstáculos para la delegación

† Calidad: miedo a obtener resultados de una
calidad inferior si otro lo hace (yo lo hago
mejor)

† Tiempo: percepción de falta de tiempo

necesario para delegarlo en otros (yo lo
hago más rápido)

† Ego: miedo a parecer incompetente o inútil

si se delegan determinadas actividades

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Una política para promocionar

personal ejecutivo

† Si se postula para una

promoción y no hay una
persona en su departamento
que ya fue preparada para
reemplazarlo, olvide su
promoción

Vencer la delegación inversa 1

† Cuando nos traen un problema,
„ Hacer que nos especifiquen el problema
que encontraron

„ Preguntar por las soluciones que

intentaron para resolverlo

„ Hacer que enumeren otros medios que

puedan considerar

Vencer la delegación inversa 2

† Reafirmamos la delegación,
„ Sugerir ENTONCES las propias
recomendaciones

„ Hacer que precisen el plan de acción que

seguirán

„ Expresar confianza respecto de la

capacidad para resolver el problema y
alentarlo

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Estrategias para administrar el tiempo -
UNMDP - 2008

Planificar la delegación
† ¿Cuáles son los resultados esperados?
† ¿Cuáles son los plazos a respetar?
† ¿A quiénes les confiará las tareas?
† ¿Qué autoridad se dará a cada uno?
† ¿Qué informaciones necesitarán?
† ¿Cómo piensa estar al tanto del avance?
† ¿Con qué personas puede contar y
cuándo?

Iniciativa y trabajo en equipo

† Trabajamos con y para otras personas

† Alentar a manifestar iniciativa y creatividad

† Favorecer el trabajo en equipo

† Fomentar el sentido de disciplina

Establecer el grado de iniciativa

† Estudie este problema, deme todos
los datos, yo tomaré las decisiones

† Déme las alternativas posibles con

sus ítems a favor y en contra, yo
elegiré

† Recomiende un plan de acción, yo lo

aprobaré

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Establecer el grado de iniciativa

† Déjeme saber lo que piensa hacer, hágalo,
a menos que reciba orden en contrario

† Proceda, déjeme saber qué hizo y

cuénteme cómo resulta

† Proceda, comuníquese conmigo tan solo si

su plan no resulta.

† Proceda, sin consulta adicional alguna

Llevando a la práctica
† Revisar las listas preparadas durante el
taller
„ Lista de actividades del trabajo
„ Lista de actividades devoradoras de tiempo
„ Lista de prioridades
„ Análisis de urgencia e importancia
„ Otros instrumentos

† Preparar la propia agenda de modo

coherente y consistente con lo anterior

Conclusión
† Mientras que la plata va y viene, el tiempo
sólo va …

† Como no es posible crear tiempo, queda

hacer buen uso del que tenemos

† Administrar el propio tiempo

„ Es un desafío personal a aceptar
„ Es un arte de vivir a practicar

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