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MANUAL

CLIENTE: FOLHA:
ROSTO

PROGRAMA: C.C:

ÁREA: SEP:

TÍTULO:
EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO
DE DOCUMENTOS TÉCNICOS
DOC Nº: RESPONSÁVEL:

ANTONIO FERNANDO NAVARRO


ARQ. ELETR.: Nº CONTRATO: REG. CREA:

42.758-D

ÍNDICE DE REVISÕES
REV. DESCRIÇÃO E/OU FOLHAS ATINGIDAS

0 PARA INFORMAÇÃO

A PARA UTILIZAÇÃO

DATA REV.0 REV.A REV.B REV.C REV.D REV.E REV.F REV.G REV.H
DATA
PROJETO
EXECUÇÃO NAVARRO
VERIFICAÇÃO
APROVAÇÃO NAVARRO
As informações deste documento foram elaboradas pelo Eng. ANTONIO FERNANDO NAVARRO, para divulgação da metodologia..

A presente manual não deverá ser empregado para fins comerciais e tão somente para a disseminação de conhecimento, livremente, citando-se o
autor.
Código:
Data:
Revisão: A
Página: 1/18

 Cópia controlada nº  Cópia não controlada

Cliente:

Escopo:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE


DOCUMENTOS TÉCNICOS

Elaborado por: Analisado por: Aprovado por: Aprovação do cliente:


(quando requisito contratual)

NAVARRO NAVARRO
Código: MA-5230-00-9100-912-QGI-053
Data: 25/MAI/2007
Revisão: A
Página: 2/18
Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

ÍNDICE

1. OBJETIVO........................................................................................................................03

2. REFERÊNCIAS................................................................................................................03

3. ABRANGÊNCIA ...............................................................................................................03

4. TERMOS E DEFINIÇÕES.................................................................................................03

5. RESPONSABILIDADES....................................................................................................04

6. MÉTODO OPERACIONAL................................................................................................05

7. ANEXOS............................................................................................................................09

8. HISTÓRICO DAS REVISÕES...........................................................................................09


Código:
Data:
Revisão: 0
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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

1 OBJETIVO

Estabelecer diretrizes para controlar os processos de emissão, circulação e distribuição de


documentos técnicos gerados pelo consórcio QI.

2 REFERÊNCIAS

− Manual de Gestão da Qualidade do Empreendimento.

− Verificação de Projeto.

− Controle de Documentos.

− Arquivamento de Documentos Técnicos.

− Controle de Registros.

3 ABRANGÊNCIA

Este procedimento abrange todos os serviços executados pela empresa em todas as fases
necessárias à implantação dos Empreendimentos contratados..

4 TERMOS E DEFINIÇÕES

4.1 Centro de Documentação e Arquivo (CDA) ou Arquivo Técnico

Grupo interno centralizado, responsável pelo controle, distribuição e arquivamento dos


documentos técnicos dos projetos ou da área operacional.

4.2 Cópia de Arquivo

Cópia de qualquer documento técnico, emitido ou recebido pela empresa que fica sob a
guarda do CDA / Arquivo Técnico.

4.3 Cópia de Verificação

Cópia do documento que está sendo verificado e na qual são anotados os comentários do
Verificador e os registros desta atividade.

4.4 Cópia Master


Código:
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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

Cópia de documento-produto emitido pela empresa, destinada ao responsável pela sua


elaboração, na qual devem ser anotadas as modificações a serem incorporadas ao
documento-produto original em sua próxima revisão.

4.5 Cópia de circulação para comentários

Cópia de documento técnico em qualquer revisão, destinada à circulação para comentários


entre grupos internos, antes de sua emissão externa pela empresa.

4.6 Gerências do Empreendimento

Grupo interno responsável pela gerência e coordenação do empreendimento / operação e


pelas interfaces internas e externas, incluindo emissão e recebimento de toda a
documentação do projeto.

4.7 Grupo Emissor

Grupo interno responsável pela elaboração de determinado documento-produto da empresa.

4.8 Grupo Interno

Qualquer disciplina ou grupo técnico da empresa, envolvido na execução dos serviços.

4.9 Guia de Emissão e Distribuição (GED)

Formulário padronizado da empresa, a ser preenchido e encaminhado ao CDA / Arquivo


Técnico para emissão e distribuição de documentos técnicos, assim como para solicitação
de cópias e recolhimento das cópias superadas.

4.10 Guia de Remessa de Documentos (GRD)

Formulário utilizado pelas empresas, para o registro do encaminhamento de documentos


entre si.

4.11 Órgão Externo

Entidades técnicas externas, inclusive órgãos técnicos do cliente, envolvidos na execução


dos serviços.

5 RESPONSABILIDADES

As responsabilidades estão identificadas nos fluxogramas dos Anexos IV ao VII.


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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

6 MÉTODO OPERACIONAL

A Gerência da engenharia / empreendimento deve estabelecer no procedimento de


coordenação do projeto / empreendimento as particularidades do mesmo que difiram das
condições estabelecidas neste procedimento, tais como: propósitos de emissão, quantidade
de cópias, definição de grupos internos.

6.1 Formulários e carimbos

6.1.1 Guia de Emissão e Distribuição (GED)

As emissões internas e/ou externas de documentos-produto elaborados pelo consórcio


serão comandadas pelo grupo emissor e controladas pelo CDA / Arquivo Técnico que
também efetuará o controle do recolhimento das cópias superadas, através do formulário de
GED (vide Anexo I).

O preenchimento da GED deverá ser feito pelo grupo emissor, a menos do campo
“Recolhimento de Cópias Superadas” que é de responsabilidade do CDA / Arquivo Técnico.

6.1.2 Guia de Remessa de Documentos (GRD)

A emissão de documentos do Consórcio para clientes ou terceiros se processará através do


formulário de GRD (vide Anexo II), segundo distribuição contida na GED (vide Anexo 1). A
GRD deve ser assinada pelo Gerente da Área responsável..

A emissão externa pode também ser feita via E-mail, numerado seqüencialmente, utilizando-
se informações da GRD no que for aplicável.

6.1.3. Carimbos

O Anexo III apresenta os carimbos necessários para o controle dos documentos.

6.2 Diretrizes para emissão, circulação e distribuição de documentos

6.2.1 Fluxogramas operacionais

No Anexo IV é apresentado o Fluxograma para circulação de documentos técnicos para


comentários .

No Anexo VI é apresentado o fluxograma para emissão interna / externa e distribuição


interna / externa de documentos técnicos gerados pelo consórcio.

No Anexo VI é apresentado o fluxograma para controle de recolhimento de cópias


superadas dos documentos técnicos emitidos.
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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

6.2.2 Diretrizes gerais

O recebimento das cópias pelos Grupos Internos, através do CDA / Arquivo Técnico, deverá
ser sempre confirmado através de sua rubrica / data, nos campos próprios da GED. No
caso de recebimento da cópia de circulação para comentários pelos Grupos Internos,
deverão ser obedecidos os passos indicados no fluxograma do Anexo IV.

As cópias de arquivo superadas devem ser identificadas com o carimbo nº 4 (vide Anexo III)
e mantidas em arquivo no CDA / Arquivo Técnico até o final do projeto.

O arquivamento dos documentos previstos neste procedimento deverá obedecer às


diretrizes definidas em procedimento.

6.3 Propósitos de Emissão Externa

São indicados a seguir os propósitos de emissão externa de documentos padronizados pelo


consórcio a serem considerados. Qualquer mudança destes propósitos deverá ser
estabelecida no procedimento de coordenação do projeto / empreendimento que
prevalecerá em relação aos propósitos aqui indicados.

(A) Preliminar

(B) Para informação

Documento apenas informativo (a menos que solicitado, não é requerida a sua devolução ao
emitente).

(C) Para liberação / aprovação pelo cliente

Documento submetido à liberação / aprovação do cliente, aguardando a sua devolução para


eventuais incorporações de modificações para nova emissão.

(D) Liberado/aprovado pelo cliente

Emissão de documento após liberação / aprovação do cliente.

Esta emissão representa, em geral, a emissão final de documentos que não se destinam à
construção ou compras, tais como especificações, memoriais, cálculos, etc.

(E) Para liberação / aprovação pela entidade certificadora / terceiros

Documento submetido à liberação / aprovação da entidade certificadora / terceiros


aguardando a sua devolução para eventuais incorporações de modificações para nova
emissão.
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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

(F) Liberado / aprovado pela entidade certificadora / terceiros

Emissão de documento após liberação/aprovação da entidade certificadora/terceiros.

(G) Para cotação

Documento destinado à obtenção de propostas junto aos fornecedores, contendo


informações suficientes para tal finalidade.

(H) Para construção / final

Documento com informações consolidadas para ser utilizado para construção / montagem.

(I) Conforme comprado

Documento considerado adequado para ser enviado ao fabricante ou fornecedor para que
este dê início ao processo de detalhamento para fabricação. Incorpora eventuais
modificações ocorridas entre as fases de cotação e definição de fornecedores.

(J) Conforme construído

O documento incorpora eventuais alterações ocorridas durante a construção / montagem


("as-built").

(K) Conforme fabricado / fornecido

O documento incorpora eventuais alterações ocorridas durante a fabricação do


equipamento.

(L) Cancelado e substituído

O documento não tem mais valor para o projeto / empreendimento. Esta revisão deverá
indicar o número do documento que substitui o documento cancelado.

(M) Cancelado

O documento não tem mais valor para o projeto / empreendimento e não há substituição do
mesmo por um novo documento.

6.4 Propósitos de Emissão Interna

Destina-se a documentos-produto elaborados exclusivamente para fins internos.


Normalmente, estes documentos não fazem parte do Índice de documentos técnicos
emissíveis do projeto / empreendimento, porém devem constar de índice específico.
Enquadra-se nesta categoria algumas memórias de cálculo de detalhamento de projeto e
documentos gerados para apoiar atividades de outra disciplina.
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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

Os documentos técnicos emissíveis internamente deverão ter os seguintes propósitos de


emissão:

• Interno para Detalhamento

Documento sujeito à revisão / complementação.

• Interno Final

Documento gerado em caráter definitivo.

6.5 Finalidade da Distribuição Interna

• Máster

• Informação e Uso

6.6 Distribuição Externa

O procedimento de coordenação de cada projeto / empreendimento deverá definir os


órgãos externos destinatários de documentos-produto e o respectivo número de cópias.

6.7 Índice de Documentos Emitidos

Com base nos registros preconizados neste procedimento, o CDA / Arquivo Técnico deverá
elaborar e manter atualizado o índice de documentos emitidos para o cliente / grupos
externos.

O controle de documentos distribuídos internamente será executado pelo CDA / Arquivo


Técnico através das GED's.

O Índice de documentos emitidos do projeto / empreendimento deverá conter pelo menos os


seguintes registros agrupados por grupo emissor e em ordem seqüencial por nº de
identificação do documento:

a) Número de identificação do Consórcio;

b) Revisões;

c) Título;

d) Data de emissão e nºs das GRD’s ou E-mails;

e) Propósito de cada emissão.

Outros tipos de informação poderão constar do Índice conforme determinado pelo Gerente
de Projeto / Empreendimento, observando os recursos do software "SPAD" ou similar.
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Data:
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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

A emissão do Índice de Documentos Emitidos pode ser feita das seguintes formas:

a) Em meio físico

A emissão do índice deverá ser formalizada através de GED (Anexo I) aprovada pelo
Gerente de Engenharia / Empreendimento ou de planejamento. As cópias distribuídas
deverão ser identificadas com os carimbos “CÓPIA DE ARQUIVO”, “MASTER” ou
“INFORMAÇÃO E USO”, conforme aplicável, apresentados no Anexo III;

b) Em Meio Magnético

O índice deve ser disponibilizado na rede de microcomputadores e deve ser mantido


atualizado. Para consulta, deve ser acessado o arquivo correspondente.

7 ANEXOS

- Anexo I: Formulário Guia de Emissão e Distribuição - GED.

- Anexo II: Formulário Guia de Remessa de Documentos - GRD.

- Anexo III: Carimbos.

- Anexo IV: Fluxograma para Circulação de Documentos Técnicos para Comentários.

- Anexo V: Fluxograma para Emissão Interna / Externa e Distribuição Interna / Externa de


Documentos Técnicos gerados pela empresa.

- Anexo VI: Fluxograma para Controle de Recolhimento de Cópias Superadas dos


Documentos Técnicos Emitidos.

8 HISTÓRICO DAS REVISÕES

Rev. 0 - data - Emissão inicial;


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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

ANEXO I

FORMULÁRIO GUIA DE EMISSÃO E DISTRIBUIÇÃO - GED

Nº da Guia
GED-
GUIA DE EMISSÃO E Data Folha

Requisitante

Projeto / Empreendimento Cliente

LISTA DOS DOCUMENTOS OBSERVAÇÕES


Propósito Nº de
Item Número Rev Formato
Emissão Folhas

ANEXOS
Cópia de verificação Cópia Master Superada Cópia Comentada Cópia de Circulação
DISTRIBUIÇÃO - GRUPOS INTERNOS DISTRIBUIÇÃO - ÓRGÃOS EXTERNOS
Grupo
Nº de Final. Recebimento Nº de Final.
Itens Orgão Itens
Cópias Distr. Data Rubrica Cópias Distr.

APROVAÇÃO
Líder do Grupo Emissor Gerente de Eng. / Empreendimento Supervisor/ Coordenador da Qualidade

Data Assinatura Data Assinatura Data Assinatura


RECOLHIMENTO DE CÓPIAS SUPERADAS OBSERVAÇÕES
Grupo Itens Recolhimento
Data Rubrica

Original fica retido no CDA / Arquivo Técnico Original volta ao requisitante Original vai para o cliente
PARA USO DO CDA / ARQUIVO TÉCNICO
Data do Recebimento Data do Atendimento Rubrica
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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

ANEXO I (continuação)

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DA GUIA DE EMISSÃO E DISTRIBUIÇÃO – GED


CAMPO DESCRIÇÃO

Nº da Guia Número da GED (Ex. GED-X-001 a 999) onde X significa o código do Grupo
Interno que emite a GED.
Data Data de emissão da GED.
Folha Número da folha e número total de folhas. Ex. 1 / 2
Requisitante Nome ou iniciais do requisitante.
Projeto/Empreendimento Nome do projeto/Empreendimento.
Cliente Nome do Cliente.
Aprovação Rubrica do Líder do Grupo Emissor, do Gerente de Engenharia /
Empreendimento (opcional) e do Supervisor / Coordenador da Qualidade
(opcional).
LISTA DOS
DOCUMENTOS
Número Número do documento.
Rev. Revisão do documento.
Prop. Emissão Indicar o propósito da emissão interna e externa estabelecida para o documento-
produto definido para o projeto no Procedimento de Coordenação.
PROPÓSITO DE EMISSÃO EXTERNA PARA DOCUMENTOS-PRODUTO
(PADRONIZAÇÃO CONSÓRCIO QI)
(A) Preliminar (H) Para
construção/final
(B) Para informação (J) Conforme comprado
(C) Para liberação/aprovação pelo cliente (K) Conforme
construído
(D) Liberado/aprovado pelo cliente (L) Conforme fabricado/
fornecido
(E) Para liberação/aprovação pela entidade (Y) Cancelado e
certificadora/ terceiros substituído
(F) Liberado/aprovado pela entidade certificadora (Z) Cancelado
(G) Para cotação
PROPÓSITOS PARA EMISSÃO INTERNA DE DOCUMENTOS-PRODUTO
NÃO EMISSÍVEIS EXTERNAMENTE (PADRONIZAÇÃO CONSÓRCIO QI)

(m) - Interno p/detalhamento (n) - Interno final


PROPÓSITOS DE EMISSÃO EXTERNA PARA DOCUMENTOS DE
FORNECEDOR (PADRONIZAÇÃO CONSÓRCIO QI)
(CC) Verificado c/comentários (CE) Certificado
(SC) Verificado s/comentários (RE) Rejeitado
Fls. Número total de folhas do documento.
Form. Formato padrão da folha (Ex. A4, AO).
Observações Incluir informações adicionais quanto à emissão e distribuição de documentos.
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EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

DISTRIBUIÇÃO -
Grupos Internos
Grupo Código de identificação do Grupo Interno que deve receber cópia dos
documentos.
Itens Itens da lista dos documentos a serem encaminhados para os Grupos Internos.
Nº de Cópias Nº de cópias a serem encaminhadas para os Grupos Internos.
Final. Distrib. Indicar a finalidade da distribuição interna dos documentos.
DISTRIBUIÇÃO INTERNA
(5) – Master (6) – Informação
e uso

Recebimento Data e rubrica do Grupo Interno confirmando o recebimento do documento


encaminhado pelo CDA/Arquivo Técnico

DISTRIBUIÇÃO -
Órgãos Externos
Órgão Sigla do Órgão Externo que deve receber cópia dos documentos.
Itens Itens da lista dos documentos a serem encaminhados para os Órgãos Externos.
Nº de Cópias Número de cópias a serem encaminhadas para os Órgãos Externos.
Final.Distrib. Indicar a Finalidade de Distribuição Externa, utilizando os mesmos códigos dos
propósitos de emissão do documento.
RECOLHIMENTO DE
CÓPIAS SUPERADAS
Grupo Código de identificação do Grupo Interno que deve devolver cópias superadas.
Itens Itens da lista de documentos que sofreram revisões.
Recolhimento Data e rubrica do CDA confirmando o recolhimento das cópias superadas.
Observações Incluir informações adicionais quanto às cópias superadas, principalmente
quando houver extravio das mesmas.
Original Assinalar se os originais dos documentos ficarão retidos no CDA, se voltarão ao
requisitante, ou se irão para o cliente.
Para uso do CDA O CDA deve indicar as datas do recebimento e do atendimento da GED e
rubricar.
Código:
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EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

ANEXO II

FORMULÁRIO GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS - GRD

Nº da GRD
GUIA DE REMESSA DE
DOCUMENTOS Data Folha
Português Inglês
DESTINATÁRIO
Empresa Área

Nome Endereço

PROJETO
Projeto Nº da Conta

Item Contratual Nº da Ordem de Serviço

DOCUMENTOS ENVIADOS PARA:


Para Comentários Aprovado / Liberado Cancelado
Para Aprovação Para Cotação Para Informação / Conhecimento
Para Construção Conforme Comprado Atendendo a seu pedido
Conforme Construído Conforme Fabricado / Fornecido Outro
ESPÉCIE
Desenho / Folha de Dados Lista / Relação Programação / Cronograma
Norma / Critérios / Manual Requisição Ata de Reunião
Especificação / Instrução Estudo / Memória Ordem de Serviço
Relatório Procedimento Outro
RELAÇÃO DE DOCUMENTOS
Número Rev. Título Qtd Tipo

OBSERVAÇÕES LEGENDA
OR - Original XE - Xerox
HE - Heliográfia OS - Offset
SE - Sépia VC - Via Carbonada
P - Poliester MM - Meio Magnético
REMETENTE
Nome Área Centro de Custo

E-mail (DDD) Telefone Visto

RECEBIMENTO
Nome Rubrica Data

COM CÓPIA
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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

ANEXO II

FORMULÁRIO GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – GRD


(CONTINUAÇÃO)

Nº da GRD
GUIA DE REMESSA DE
Data Folha
DOCUMENTOS
RELAÇÃO DE DOCUMENTOS
Q Número Rev. Título Qtd Tipo
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EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

ANEXO III

CARIMBOS

CÓPIA CONTROLADA

CÓPIA CONTROLADA
MASTER
CÓPIA DE ARQUIVO
GRUPO:

Nº 1 Nº 2

CÓPIA CONTROLADA

INFORMAÇÃO E USO

GRUPO:
SUPERADO
Nº 3 Nº 4

CIRCULAÇÃO PARA COMENTÁRIOS


INTERFACES INTERNAS

GRUPO EMISSOR DATA

CIRCULAÇÃO
COMENT
DATAS
GRUPO RECEB DEVOL SIM NÃO RUBRICA

PRAZO PREVISTO PARA OS COMENTÁRIOS


DE CADA GRUPO: _____ DIAS.

Nº 5

OBS: Pode ser feito em CAD.


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Título:

EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

ANEXO IV - FLUXOGRAMA PARA CIRCULAÇÃO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA


COMENTÁRIOS

INÍCIO

GRUPO EMISSOR GRUPOS INTERNOS

- PROVIDENCIA CÓPIA DO DOCUMENTO.


- IDENTIFICA CÓPIA DE CIRCULAÇÃO (carimbo nº 5). -PRIMEIRO GRUPO DE CIRCULAÇÃO
- ESTABELECE O PRAZO PREVISTO PARA PREENCHE CARIMBO Nº 5 (data de
COMENTÁRIOS DE CADA GRUPO (Notas 1 e 2). recebimento).
-ENCAMINHA CÓPIA DE CIRCULAÇÃO PARA - COMENTA DOCUMENTO.
DOC. - PREENCHE CARIMBO Nº 5 (DATA
COMENTÁRIOS AO 1º DOS GRUPOS INTERNOS
INDICADOS. DE DEVOLUÇÃO, RUBRICA E
ASSINALA SE HÁ COMENTÁRIOS
OU NÃO).
- ENCAMINHA DOCUMENTO AO
GRUPO SEGUINTE.

DOC.

- GRUPOS SEGUINTES RECEBEM


DOCUMENTO E PREENCHEM
CARIMBO Nº 5 (data do
recebimento).
-CASO HAJA COMENTÁRIO, INCORPORA-OS AO - COMENTAM DOCUMENTO.
DOCUMENTO-PRODUTO, SE PERTINENTE. - PREENCHEM CARIMBO Nº
5(DATA DE DEVOLUÇÃO,
-ARQUIVA CÓPIA COMENTADA E NO MOMENTO DA RUBRICA E ASSINALAM SE HÁ
EMISSÃO DO DOCUMENTO ENCAMINHA PARA COMENTÁRIOS OU NÃO).
ARQUIVAMENTO NO CDA. DOC.

- ÚLTIMO GRUPO INTERNO DA


CIRCULAÇÃO DEVOLVE CÓPIA
PARA O EMISSOR.
FIM
CARIMBO DE IDENTIFICAÇÃO UTILIZADO:

Nº 5 - CIRCULAÇÃO PARA COMENTÁRIOS - INTERFACES INTERNAS (cópia de circulação).

Obs: ESTE CARIMBO PODE SER ELABORADO EM CAD EM ARQUIVO ESPECÍFICO. QUANDO UTILIZADO , DEVE SER
"COLADO" NA CÓPIA DE CIRCULAÇÃO.

NOTAS:
1) CASO NÃO HAJA DIRETRIZ ESTABELECENDO O PRAZO PREVISTO PARA COMENTÁRIOS, O GRUPO EMISSOR DEVERÁ
ESTABELECÊ-LO DE ACORDO COM AS NECESSIDADES DO PROJETO.

2) A RESPONSABILIDADE PELO MONITORAMENTO DO PROCESSO DE CIRCULAÇÃO, PARA VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO


DOS PRAZOS ESTABELECIDOS É DO GRUPO EMISSOR.

ORIGINAL
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EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

ANEXO V
FLUXOGRAMA PARA EMISSÃO INTERNA / EXTERNA E DISTRIBUIÇÃO INTERNA /
EXTERNA DE DOCUMENTOS TÉCNICOS GERADOS PELO CONSÓRCIO

GRUPO EMISSOR/ CDA/ GERENTE DA ENGENHARIA/ ÓRGÃOS


GRUPO INTERNO ARQUIVO TÉCNICO EMPREENDIMENTO EXTERNOS
-CONFERE GED.
-PREENCHE GED ( data
do recebimento).
INÍCIO
-PROVIDENCIA CÓPIAS
DO DOCUMENTO.
- VERIFICA SE O ARQUIVO
- GRUPO EMISSOR GED FOI MOVIDO PARA O SUB-
PREENCHE GED. DOC. DIRETÓRIO \CDA.
- ANEXA:
VER.
DOC.ORIGINAL
ASSINADO OU CÓPIA CIRC.
- ELABORA E-MAIL DE
IMPRESSA, CÓPIA DE COMENT. S EMISSÃO, ANEXANDO
. EMISSÃO
VERIFICAÇÃO, VIA E-MAIL OS ARQUIVOS DE E-MAIL
CIRCULAÇÃO E DOCUMENTOS
COMENTADA CORRESPONDENTES.
(QUANDO HOUVER). N
(Nota 3)
(Nota 1)
-GRUPO EMISSOR -RECEBE
MOVE P/ DIRETÓRIO -ATUALIZA ÍNDICE DE DOCUMENTOS
"\Projeto-conta", DOCUMENTOS. GRD ASSINA GRD GRD EMITIDOS VIA
SUBDIRETÓRIO CDA O - IMPRIMI GRD E DOC. E-MAIL OU POR
ARQUIVO DO DOCU - PROVIDENCIA CÓPIAS DOC.
GRD.
MENTO CONFORME NECESSÁRIAS. -PROTOCOLA/
PROCEDIMENTO O&G- -ARQUIVA CÓPIA - ACUSA PROT./ CONFIRMA
EPC-4.2-08. DE VERIFICAÇÃO , ORI- RECEBIMEN- E-MAIL RECEBIMENTO NA
GINAL ASSINADO, SE TO GRD OU ATRAVÉS
HOUVER, E A CÓPIA DA DE E-MAIL AO GP/
GRD.
-IDENTIFICA CÓPIA GE.
DE ARQUIVO (carimbo nº
1). (Nota 2)
- RECEBE CÓPIA DOCUM. -IDENTIFICA CARIMBOS DE IDENTIFICAÇÃO UTILIZADOS:
(master, informação e uso ). GED CÓPIA MASTER (carimbo 1) Nº 1 - CÓPIA DE ARQUIVO (cópia de arquivo)
DOC. nº 2). 2) Nº 2 - MASTER (cópia do grupo emissor)
- CONFIRMA RECEBIMENTO -IDENTIFICA 3) Nº 3 - INFORMAÇÃO E USO (cópia dos grupos internos)
VIA GED (rubrica e data). CÓPIA DE 4) Nº 4 - SUPERADO (cópias superadas: arquivo, master e
GED
INFORMAÇÃO E USO informação e uso)
(carimbo nº 3).
- GRUPO EMISSOR E GRUPO -PREENCHE GED ( data
INTERNO GUARDAM EM do atendimento e rubrica).
SEUS ARQUIVOS AS CÓPIAS - ARQUIVA CÓPIA DE NOTAS:
MASTER E DE ARQUIVO.
INFORMAÇÃO E USO, 1) QUANDO FOR NECESSÁRIO A DISTRIBUIÇÃO DE
RESPECTIVAMENTE. CÓPIAS ADICIONAIS DE UM DOCUMENTO JÁ EMITIDO,
PREENCHER NOVA GED.

2) O CDA DEVERÁ INDICAR FORA DO CARIMBO DE


IDENTIFICAÇÃO DAS CÓPIAS DE ARQUIVO O(S) Nº(S)
N DA(S) GED(‘S) QUE SOLICITOU(ARAM) AS CÓPIAS, A FIM
-ARQUIVA EXISTEM CÓPIAS
FIM DE FACILITAR A IDENTIFICAÇÃO DOS GRUPOS QUE
GED. SUPERADAS?
RECEBERAM AS CÓPIAS SUPERADAS.
S
3) O GERENTE PODE DELEGAR ESTA EMISSÃO PARA O
CONTINUA NO CDA/ARQUIVO TÉCNICO, VISTO QUE JÁ APROVOU A
ANEXO VI. EMISSÃO DA GED. O E-MAIL DEVE SER COPIADO PARA
O GERENTE DA ENGENHARIA/EMPREENDIMENTO.

ORIGINAL CÓPIA
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EMISSÃO, CIRCULAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO E DOCUMENTOS TÉCNICOS

ANEXO VI
FLUXOGRAMA PARA CONTROLE DE RECOLHIMENTO DE CÓPIAS SUPERADAS DOS
DOCUMENTOS TÉCNICOS EMITIDOS

GRUPO INTERNO/ CDA/


GRUPO EMISSOR ARQUIVO TÉCNICO

CONTINUAÇÃO DO
ANEXO V

- TRANSCREVE PARA A GED (CAMPO


“RECOLHIMENTO DE CÓPIAS SUPERADAS”)
A RELAÇÃO DOS GRUPOS QUE
RECEBERAM A REVISÃO ANTERIOR,
OBTIDA ATRAVÉS DO NÚMERO DA GED
INDICADA NA CÓPIA DE ARQUIVO SUPE
RADA (Nota 1).
-IDENTIFICA CÓPIA DE ARQUIVO
- GRUPO INTERNO/EMISSOR SUPERADA (Nota 2).
SEPARA AS CÓPIAS SUPERA - ARQUIVA CÓPIA DE ARQUIVO SUPERADA.
DAS E AS DEVOLVE AO GED - DISTRIBUI CÓPIA DA GED PARA OS
CDA/Arquivo Técnico, GRUPOS QUE RECEBERAM A REVISÃO
OBRIGATORIAMENTE ANTERIOR DO DOCUMENTO.
ACOMPANHADAS DA CÓPIAS - CONFIRMA RECOLHIMENTO DE CÓPIAS
CÓPIA DA GED SUP. SUPERADAS VIA ORIGINAL DA GED
DISTRIBUÍDA (Nota 3). GED (Recolhimento - data e rubrica) (Nota 4, 5 e 6).
- DESTROÍ AS CÓPIAS SUPERADAS DO
GRUPO INTERNO E AS CÓPIAS DAS GED’S
DISTRIBUÍDAS.
- ARQUIVA ORIGINAL DA GED.

FIM

NOTAS:

1) TODAS AS CÓPIAS DE ARQUIVO DEVERÃO CONTER O Nº DA GED QUE DISTRIBUI O DOCUMENTO-PRODUTO.


2) AS CÓPIAS DE ARQUIVO SUPERADAS DEVEM SER IDENTIFICADAS COM O CARIMBO “SUPERADO” E MANTIDAS EM
ARQUIVO NO CDA ATÉ O FINAL DO PROJETO/EMPREENDIMENTO.
3) CASO OS GRUPOS INTERNOS/EMISSOR QUEIRAM MANTER EM SEU PODER AS CÓPIAS SUPERADAS, ESTAS DEVEM SER
IDENTIFICADAS PELO CDA/ARQUIVO TÉCNICO COM O CARIMBO “SUPERADO”. TAL CONDIÇÃO DEVERÁ SER INDICADA PELO
CDA/ARQUIVO TÉCNICO NO CAMPO “OBSERVAÇÕES” DA ÁREA DA GED DESTINADA AO RECOLHIMENTO DE CÓPIA
SUPERADA.
4) OS CAMPOS “DATA DE RECOLHIMENTO” E “RUBRICA” SÓ SERÃO PREENCHIDOS QUANDO TODAS AS CÓPIAS SUPERADAS,
POR GRUPO, TIVEREM SIDO RECOLHIDAS.
5) CABE AO CDA MONITORAR O CUMPRIMENTO DA SISTEMÁTICA DE RECOLHIMENTO DAS CÓPIAS SUPERADAS E ACIONAR
A SUPERVISÃO/COORDENAÇÃO DA QUALIDADE QUANDO FOR DETECTADO NÃO-CONFORMIDADE NO PROCESSO.
6) NO CASO DE EXTRAVIO DE CÓPIA SUPERADA, O GRUPO RESPONSÁVEL DEVE REGISTRAR O FATO NO CAMPO
“OBSERVAÇÃO” DA GED, ÁREA DESTINADA AO RECOLHIMENTO DE CÓPIAS SUPERADAS

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