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Capítulo 1

Explore um banco de dados


do Access 2010
Neste capítulo, você vai aprender a:
● Trabalhar no Access 2010.
● Entender os conceitos de bancos de dados.
● Explorar tabelas.
● Explorar formulários.
● Explorar consultas.
● Explorar relatórios.
● Visualizar e imprimir objetos do Access.

O Microsoft Access 2010 faz parte do Microsoft Office 2010; portanto, a interface
básica – como a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, a Faixa de Opções, o modo
de exibição Backstage e as caixas de diálogo – já deve ser conhecida, caso você tenha
utilizado outros programas do Office 2010. Contudo, o Access tem mais dimensões do
que muitos desses programas, de modo que pode parecer mais complexo até que você
se familiarize com ele.

Dica Se estiver migrando de uma versão anterior do Access, leia a seção “Apresentando
o Microsoft Access 2010”, no início deste livro, para conhecer as diferenças entre as ver-
sões anteriores e o Access 2010.

Ao longo deste livro, você vai trabalhar com bancos de dados que contêm informa-
ções sobre funcionários, produtos, fornecedores e clientes de uma empresa fictícia.
À medida que fizer os exercícios deste livro, você vai desenvolver diversas tabelas,
formulários, consultas e relatórios, que são chamados de objetos de banco de dados.
Esses objetos podem ser utilizados para inserir, editar e manipular as informações de
um banco de dados de muitas maneiras.
Neste capítulo, você vai explorar a janela de programa do Access e aprender sobre os
conceitos e a estrutura de armazenamento de dados do Access, incluindo os tipos de
bancos de dados, os tipos de objetos de banco de dados e as relações entre os objetos.
Vai ver objetos de um banco de dados em funcionamento, aprender sobre recursos
interessantes do Access, assim como as funcionalidades que serão exploradas mais
profundamente em capítulos posteriores.
4 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

Arquivos de exercício Antes de fazer os exercícios deste capítulo, você precisa copiar os
arquivos de exercício do livro em seu computador. O arquivo a ser utilizado para fazer os exer-
cícios deste capítulo está na pasta Capitulo01. Uma lista completa dos arquivos de exercício
aparece na seção “Usando os arquivos de exercício”, no início deste livro.

Trabalhando no Access 2010


Assim como em todos os programas do Office 2010, a maneira mais comum de iniciar
o Access é a partir do menu Iniciar, exibido quando se clica no botão Iniciar na extre-
midade esquerda da barra de tarefas do Windows. Quando o Access é iniciado sem
abrir um banco de dados, a janela de programa mostra o modo de exibição Backstage,
com a página Novo ativa. No modo de exibição Backstage, os comandos relacionados
ao gerenciamento do Access e de seus bancos de dados (e não seus objetos) são orga-
nizados como botões e páginas, os quais são exibidos clicando-se nas guias da pági-
na no painel esquerdo. Pode-se apresentar o modo de exibição Backstage a qualquer
momento clicando-se na guia Arquivo colorida, no canto superior esquerdo da janela
de programa.

Clicar na guia Arquivo apresenta o modo de exibição Backstage, onde é possível gerenciar
arquivos de banco de dados e personalizar o programa.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 5

Na página Novo do modo de exibição Backstage, pode-se criar um banco de dados


vazio; ou então, pode-se criar um novo banco de dados baseado em um modelo que
acompanha o Access, em um modelo baixado do site Office.com ou em um modelo
personalizado, salvo em seu computador ou em sua rede. A partir do modo de exi-
bição Backstage, também é possível abrir um banco de dados em que se trabalhou
recentemente ou navegar para qualquer banco de dados presente em seu computador
e abri-lo.
Quando um banco de dados é criado ou aberto, ele aparece na janela de programa.

Barra de ferramentas
Guia arquivo de acesso rápido Barra de título Faixa de opções

Painel de navegação Barra de status

Um banco de dados do Access na janela de programa

Solução de problemas A aparência dos botões e grupos na Faixa de Opções muda


de acordo com a largura da janela de programa. Para informações sobre como alterar a
aparência da Faixa de Opções para corresponder às nossas imagens de tela, consulte “Mo-
dificando a exibição da Faixa de Opções”, no início deste livro.
6 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

A interface de banco de dados é projetada para refletir à risca o modo como as pessoas
geralmente trabalham com um banco de dados ou com um objeto de banco de dados.
Para aqueles que não conhecem essa interface, que apareceu pela primeira vez no
Microsoft Office Access 2007, aqui está um rápido levantamento dos elementos da
janela de programa:
● A barra de título mostra o nome do banco de dados ativo. A designação (Access
2007) após o nome do banco de dados indica que ele está no formato .accdb,
introduzido no Access 2007. Na extremidade esquerda da barra de título está o
ícone do Access, em que se clica para exibir comandos para mover, dimensionar e
fechar a janela de programa. Os botões Minimizar, Restaurar Tamanho/Maximizar
e Fechar, na extremidade direita da barra de título, têm as mesmas funções que
todos os programas Windows.

Consulte também O Windows 7 introduziu muitas técnicas divertidas e eficientes de


gerenciamento de janela. Para informações sobre maneiras de trabalhar com a janela
de programa do Access em um computador com Windows 7, consulte o livro Windows
7 Passo a Passo, de Joan Lambert Preppernau e Joyce Cox (2010).

● Por padrão, a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido aparece à direita do ícone do


Access, na extremidade esquerda da barra de título, e contém os botões Salvar, Des-
fazer e Refazer. É possível mudar o local da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
e personalizá-la para incluir qualquer comando que seja utilizado frequentemente.

Dica Se você cria e trabalha com bancos de dados complicados, pode ser mais efi-
ciente adicionar os comandos frequentemente utilizados na Barra de Ferramentas de
Acesso Rápido e exibi-la abaixo da Faixa de Opções, imediatamente acima da área de
trabalho. Para obter informações, consulte “Personalizando a Barra de Ferramentas de
Acesso Rápido”, no Capítulo 13, “Personalize o Access”.

● Abaixo da barra de título está a Faixa de Opções. Todos os comandos para traba-
lhar com o conteúdo de seu banco de dados Access estão disponíveis nesse local
centralizado, para que você possa trabalhar eficientemente com o programa.
● Ao longo da parte superior da Faixa de Opções existe um conjunto de guias. Clicar
na guia Arquivo apresenta o modo de exibição Backstage. Clicar em qualquer ou-
tra guia mostra um conjunto de comandos relacionados, representados por botões
e listas. A guia Página Inicial é ativada por padrão.

Dica Não se preocupe se sua Faixa de Opções tiver guias não mostradas em nossas
telas. Talvez você tenha instalado programas que adicionam suas próprias guias na
Faixa de Opções do Access.

● Em cada guia, os comandos são organizados em grupos nomeados. Dependendo


da resolução de sua tela e do tamanho da janela de programa, os comandos de
um grupo podem ser exibidos como botões rotulados, como ícones não rotulados
ou como um ou mais botões grandes em que se clica para exibir os comandos
dentro do grupo.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 7

● Se o rótulo de um botão não estiver visível, pode-se exibir o nome do comando e seu
atalho de teclado (se houver um) em uma dica de tela, apontando-se para o botão.

Consulte também Para obter mais informações sobre teclas de atalho, consulte
“Teclas de Atalho”, no final deste livro.

Dica Para controlar a exibição de dicas de tela, ative o modo de exibição Backs-
tage, clique em Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Access e altere as
configurações da área Opções da Interface do Usuário da página Geral. Também é
possível mudar o idioma do conteúdo das dicas de tela, na página Idioma. Para mais
informações, consulte “Alterando as opções padrão do programa”, no Capítulo 13,
“Personalize o Access”.

● Alguns botões contêm uma seta integrada ou uma seta separada. Se um botão e
sua seta estão integrados, clicar no botão exibe opções para refinar a ação do bo-
tão. Se o botão e sua seta estão separados, clicar no botão executa a ação padrão
indicada pelo ícone atual do botão. Pode-se mudar a ação padrão clicando-se na
seta e, então, clicando-se na ação desejada.
● Os comandos relacionados, mas menos comuns, não são representados como bo-
tões em um grupo. Em vez disso, ficam disponíveis em uma caixa de diálogo ou
em um painel de tarefas, exibido clicando-se no iniciador da caixa de diálogo
localizado no canto inferior direito do grupo.
● À direita dos nomes de guia da Faixa de Opções, abaixo dos botões Minimizar/
Maximizar/Fechar, está o botão Minimizar a Faixa de Opções. Clicar nesse botão
oculta os comandos, mas deixa os nomes das guias visíveis. Você pode então cli-
car no nome de qualquer guia para exibir seus comandos temporariamente. Clicar
em qualquer lugar que não seja a Faixa de Opções, oculta os comandos novamen-
te. Quando toda a Faixa de Opções está visível temporariamente, pode-se clicar no
botão (cujo formato é o de uma tachinha) em sua extremidade direita, para tornar
a exibição permanente. Quando a Faixa de Opções inteira está oculta, pode-se
clicar no botão Expandir a Faixa de Opções para exibi-la permanentemente outra
vez.

Atalho de teclado Pressione Ctrl+F1 para minimizar ou expandir a Faixa de


Opções.

● Clicar no botão Ajuda do Access, na extremidade direita da Faixa de Opções, exibe


a janela da Ajuda do Access, na qual podem ser utilizadas as técnicas padrão para
encontrar informações.

Atalho de teclado Pressione F1 para exibir a janela da Ajuda do Access.

Consulte também Para informações sobre o sistema de Ajuda do Access, consulte


“Obtendo ajuda”, no início deste livro.

● No lado esquerdo da janela de programa, o Painel de Navegação exibe listas de


objetos de banco de dados. Por padrão, ele mostra todos os objetos do banco de
8 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

dados pelo tipo, mas a lista pode ser filtrada clicando-se na barra de título do
painel e, então, clicando-se na categoria ou no grupo de objetos que se queira
exibir. Pode-se recolher e expandir os grupos da lista clicando-se nas divisas das
barras de seção. Se o Painel de Navegação estiver atrapalhando, você pode clicar
no botão Abrir/Fechar da Barra de Redimensionamento, em seu canto superior
direito, a fim de minimizá-lo. Para exibir o Painel de Navegação outra vez, clique
novamente no botão Abrir/Fechar da Barra de Redimensionamento. Para tornar o
painel mais largo ou mais estreito, pode-se arrastar a borda direita para a esquer-
da ou para a direita.

Atalho de teclado Pressione F11 para exibir ou ocultar o Painel de Navegação.

● Ao longo da parte inferior da janela de programa, a barra de status exibe infor-


mações sobre o banco de dados atual e dá acesso a certas funções do programa.
Pode-se controlar o conteúdo da barra de status dando um clique nela com o botão
direito do mouse, a fim de exibir o menu Personalizar Barra de Status, no qual se
pode clicar em qualquer item para exibi-lo ou ocultá-lo.
● Na extremidade direita da barra de status, a barra de ferramentas Atalhos de
Modo de Exibição fornece botões para trocar rapidamente o modo de exibição do
objeto de banco de dados ativo.
O objetivo de todos esses recursos de interface é tornar o trabalho com um banco de
dados o mais intuitivo possível. Os comandos para tarefas frequentemente executa-
das estão prontamente disponíveis e, mesmo os utilizados raramente são fáceis de
encontrar.
Neste exercício, você vai fazer um passeio pela estrutura de comandos na janela de
programa do Access 2010.

PREPARAÇÃO Para fazer este exercício, você precisa do banco de dados EmpresaJardi-
nagem01_inicio, localizado na pasta Capitulo01, mas não o abra ainda. Apenas siga os
passos.

1. No menu Iniciar, clique em Todos os Programas, clique em Microsoft Office e,


em seguida, clique em Microsoft Access 2010.
O Access é iniciado e mostra a janela de programa no modo de exibição Backstage.
Nesse modo, você gerencia os arquivos de seu banco de dados Access, mas não
trabalha com o conteúdo de bancos de dados. Por exemplo, você pode criar um
banco de dados, mas não um objeto de banco de dados. Vamos falar sobre as tare-
fas que podem ser executadas no modo de exibição Backstage em outros capítulos
deste livro.
2. No painel esquerdo do modo de exibição Backstage, clique em Abrir. Então, na
caixa de diálogo Abrir, navegue até a pasta de arquivos de exercício Capitulo01
e dê um clique duplo no banco de dados EmpresaJardinagem01_inicio.
O banco de dados se abre na janela de programa. Aparece um aviso de segurança
abaixo da Faixa de Opções.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 9

3. Na barra do aviso de segurança, clique em Habilitar Conteúdo.

Importante Leia o quadro “Habilitando macros e outro conteúdo de banco de


dados”, posteriormente neste capítulo, para conhecer as opções de segurança do
Access.

Vamos salvar o banco de dados para que você possa explorá-lo sem medo de so-
brescrever o arquivo de exercício original.
4. Clique na guia Arquivo para apresentar o modo de exibição Backstage, clique em
Salvar Banco de Dados como e, então, na caixa de diálogo Salvar como, salve
o banco de dados na pasta de arquivos de exercício Capitulo01 com o nome Em-
presaJardinagem01.

Dica Neste livro, supomos que você vai salvar os arquivos em suas pastas de arquivo
de exercício, mas pode salvá-los onde quiser. Quando nos referirmos às suas pastas
de arquivo de exercício nas instruções, basta substituir pelo local de salvamento es-
colhido.

Na janela de programa, a barra de título informa que é possível trabalhar com


esse banco de dados no Access 2007 e também no Access 2010. À esquerda, o
Painel de Navegação mostra uma lista de todos os objetos presentes nesse banco
de dados. Estendendo-se pela parte superior da janela, a Faixa de Opções contém
cinco guias: Arquivo, Página Inicial, Criar, Dados Externos e Ferramentas de Ban-
co de Dados. A guia Página Inicial é ativada por padrão. Como no momento não
há nenhum objeto de banco de dados aberto, nenhum dos botões da guia Página
Inicial está disponível.

Dica Os bancos de dados criados com o Access 2010 utilizam o formato de arma-
zenamento de arquivos introduzido no Access 2007 e seus arquivos têm a extensão
.accdb. Arquivos de banco de dados criados em versões anteriores do Access (que têm
a extensão .mdb) podem ser abertos no Access 2010. Então, pode-se trabalhar com
eles e salvá-los no formato antigo ou trabalhar com eles e salvá-los no novo formato.
Se você os converter, não poderá mais abri-los em versões anteriores ao Access 2007.
Para obter mais informações sobre o formato ACCDB, pesquise accdb na Ajuda do
Access.

5. Na barra de título do Painel de Navegação, clique em Todos os Objetos do Ac-


cess e, em seguida, sob Filtrar por Grupo no menu, clique em Tabelas.
Agora o Painel de Navegação lista somente as tabelas do banco de dados.
6. No Painel de Navegação, sob Tabelas, dê um clique duplo em Categorias.
A tabela Categorias se abre em uma página com guias. Como está sendo exibida
uma tabela, aparecem duas guias contextuais em Ferramentas de Tabela (Campos
e Tabela) na Faixa de Opções. Essas guias contextuais só aparecem quando se está
trabalhando com uma tabela.
10 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

Nomes de guia da faixa de opções Nomes de guias contextuais Nomes de grupo

Painel de Navegação Barra de navegação Barra de ferramenta


filtrado de registro Atalhos de Modo
Tabela na página de Exibição
com guias

A barra de navegação de registro na parte inferior da página da tabela informa quantos


registros a tabela contém e qual deles está ativo, permitindo também que você se mova pelos
registros.

Os botões representando os comandos relacionados ao trabalho com o conteúdo do


banco de dados estão organizados em seis grupos na guia Página Inicial: Modo de
Exibição, Área de Transferência, Classificar e Filtrar, Registros, Localizar e Formatação
de Texto. Estão ativos somente os botões dos comandos que podem ser executados no
objeto de banco de dados atualmente selecionado – neste caso, uma tabela.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 11

7. Na guia Página Inicial, clique no iniciador da caixa de diálogo Formatação de


Texto.
A caixa de diálogo Formatação da folha de dados se abre.

A partir dessa caixa de diálogo, pode-se acessar configurações não disponíveis como
botões no grupo Formatação de Texto, como Cor da linha de grade e Estilos da borda e
da linha.

8. Na caixa de diálogo Formatação de folha de dados, clique em Cancelar.


9. Clique na guia Criar.
Os botões representando os comandos relacionados à criação de objetos de banco
de dados são organizados em seis grupos nessa guia: Modelos, Tabelas, Consul-
tas, Formulários, Relatórios e Macros e Código.

A guia Criar.
12 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

10. Dê um clique duplo na guia Criar.


Dar um clique duplo na guia ativa oculta a Faixa de Opções, dando mais espaço
para o objeto de banco de dados atual.

A Faixa de Opções está oculta.

11. Clique na guia Dados Externos.


A Faixa de Opções aparece temporariamente, com a guia Dados Externos ativa. Os
botões representando os comandos relacionados à movimentação de informações
entre um banco de dados e outras fontes são organizados em quatro grupos nessa
guia: Importar e Vincular, Exportar, Coletar Dados e Listas Vinculadas à Web.

Clicar em qualquer guia – neste caso, a guia Dados Externos – exibe a Faixa de Opções
temporariamente.

Dica Para tornar as ilustrações deste livro legíveis, estamos trabalhando em uma
janela de programa menor do que a tela inteira. Como resultado, os grupos Coletar
Dados e Listas Vinculadas à Web são representados como botões nesta ilustração.
Para mais informações, consulte “Modificando a exibição da Faixa de Opções”, no
início deste livro.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 13

12. Clique em qualquer lugar da tabela aberta.


A Faixa de Opções desaparece novamente.
13. Dê um clique duplo na guia Ferramentas de Banco de Dados.
Dar um clique duplo em uma guia exibe a Faixa de Opções permanentemente e
ativa essa guia. Os botões representando os comandos relacionados ao gerencia-
mento, análise e garantia da confiabilidade dos dados são organizados em seis
grupos na guia Ferramentas de Banco de Dados: Ferramentas, Macro, Relações,
Analisar, Mover Dados e Suplementos.

A guia Ferramentas de Banco de Dados.

14. À direita da guia de página da tabela Categorias, clique no botão Fechar para
fechar a tabela sem fechar o banco de dados.
Clicar nesse botão fecha o objeto ativo.
15. Clique na guia Arquivo para apresentar o modo de exibição Backstage e, em se-
guida, clique em Fechar Banco de Dados.
Quando um banco de dados é fechado sem se encerrar o Access, aparece a página
Novo do modo de exibição Backstage, para que se possa abrir outro banco de da-
dos ou criar um novo.
Note que, se o banco de dados ativo não for fechado antes de outro ser aberto, o
Access o avisará para salvar suas alterações e fechará o banco de dados ativo au-
tomaticamente. Não é possível ter dois bancos de dados abertos simultaneamente
em uma única instância do Access. Se quiser ter dois bancos de dados abertos ao
mesmo tempo, você deve iniciar uma nova instância do Access.

Dica Pode-se fechar totalmente o Access, clicando no botão Fechar no canto supe-
rior direito da janela de programa ou clicando em Sair no modo de exibição Backstage.

LIMPEZA Mantenha o banco de dados EmpresaJardinagem01 para usar em exercícios


posteriores.
14 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

Habilitando macros e outro


conteúdo de banco de dados
Alguns bancos de dados contêm macros Microsoft Visual Basic for Applications
(VBA) que podem executar código em seu computador. Na maioria dos casos, o có-
digo existe para executar uma tarefa relacionada ao banco de dados, mas hackers
também podem usar macros para infectar seu computador com vírus.
Ao abrir um banco de dados que não está armazenado em um local confiável ou
não está assinado por um publicador confiável, o Access exibe um aviso de segu-
rança abaixo da Faixa de Opções.

O aviso de segurança.

Enquanto o aviso de segurança está sendo exibido, as macros do banco de dados


ficam desabilitadas. Elas podem ser habilitadas de três maneiras:
● Habilitando-se as macros no banco de dados para uso na sessão atual.
● Adicionando-se o publicador do banco de dados na lista de publicadores con-
fiáveis. Esta opção só estará disponível se a assinatura digital do publicador
estiver vinculada ao banco de dados. Então, o Access habilitará o conteúdo de
macros automaticamente, em qualquer banco de dados que também esteja
assinado por esse publicador.
● Colocando-se o banco de dados em um local confiável. O Access habilita o
conteúdo de macros automaticamente, em qualquer banco de dados salvo
nesse local. Os locais confiáveis especificados dentro do Access não são confi-
áveis também para outros programas do Office.
Para habilitar as macros apenas para a sessão de banco de dados atual:
● Na área Aviso de Segurança, clique em Habilitar Conteúdo.
Para adicionar o publicador de um banco de dados assinado digitalmente na lista
de publicadores confiáveis:
1. Na área Aviso de Segurança, clique em Parte do conteúdo ativo foi desabilita-
da. Clique para obter mais detalhes.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 15

2. Na página Informações sobre o <nome do banco de dados>, clique no botão


Habilitar Conteúdo e, em seguida, clique em Opções Avançadas.
3. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Con-
fiar em todos os documentos deste fornecedor e, em seguida, clique em OK.
Note que a opção Confiar em todos os documentos deste fornecedor só fica
disponível se o banco de dados é assinado digitalmente.
Para adicionar o local de um banco de dados na lista de locais confiáveis:
1. Abra o modo de exibição Backstage e, em seguida, clique em Opções.
2. No painel esquerdo da caixa de diálogo Opções do Access, clique em Central
de Confiabilidade e, em seguida, clique em Configurações da Central de Con-
fiabilidade.
3. No painel esquerdo da Central de Confiabilidade, clique em Locais Confiáveis.
4. Na página Locais Confiáveis, clique em Adicionar novo local.
5. Na caixa de diálogo Local Confiável do Microsoft Office, clique em Procurar.
6. Na caixa de diálogo Procurar, localize a pasta que contém o banco de dados
atual e, em seguida, clique em OK.
7. Na caixa de diálogo Local Confiável do Microsoft Office, marque a caixa de se-
leção As subpastas deste local também são confiáveis, caso queira fazer isso;
em seguida, clique em OK em cada uma das caixas de diálogo abertas.
Se preferir, você pode mudar o modo como o Access manipula macros em todos
os bancos de dados:
1. Apresente a Central de Confiabilidade e, em seguida, no painel esquerdo, cli-
que em Configurações de Macro.
2. Selecione a opção do modo como deseja que o Access manipule macros:
● Desabilitar todas as macros sem notificação Se um banco de dados
contiver macros, o Access as desabilita e não exibe o aviso de segurança
para oferecer a opção de habilitá-las.
● Desabilitar todas as macros com notificação O Access desabilita todas
as macros e exibe o aviso de segurança.
● Desabilitar todas as macros, exceto as digitalmente assinadas O Ac-
cess habilita automaticamente as macros assinadas digitalmente.
● Habilitar todas as macros O Access habilita todas as macros (não reco-
mendado).
3. Clique em OK para fechar a Central de Confiabilidade e, em seguida, clique
em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Access.
16 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

Entendendo conceitos de banco de dados


Programas de banco de dados simples, como o componente Banco de Dados do Mi-
crosoft Works, só podem armazenar informações em uma tabela. Muitas vezes, esses
bancos de dados simples são chamados de bancos de dados de arquivo plano ou ape-
nas bancos de dados planos. Programas de banco de dados mais complexos, como o
Access, podem armazenar informações em várias tabelas relacionadas, criando assim
o que são referidos como bancos de dados relacionais. Se as informações de um banco
de dados relacional estão organizadas corretamente, pode-se tratar essas diversas ta-
belas como uma área de armazenamento única e extrair eletronicamente informações
de diferentes tabelas, em qualquer ordem que atenda suas necessidades.
Uma tabela é apenas um dos tipos de objeto com que se pode trabalhar no Access.
Outros tipos de objeto incluem formulários, consultas, relatórios, macros e módulos.
De todos esses tipos de objeto, apenas um – a tabela – é utilizado para armazenar
informações. O restante é usado para inserir, gerenciar, manipular, analisar, recuperar
ou exibir as informações armazenadas em uma tabela – em outras palavras, para tor-
nar a informação o mais acessível e, portanto, o mais útil possível.
No decorrer dos anos, a Microsoft trabalhou muito para tornar o Access não apenas
um dos programas de banco de dados mais poderosos que existem, mas também um
dos mais fáceis de aprender e usar. Como o Access faz parte do Office 2010, pode-se
usar muitas das mesmas técnicas utilizadas com o Microsoft Word e com o Microsoft
Excel. Por exemplo, pode-se usar comandos, botões e teclas de atalho conhecidas para
abrir e editar as informações das tabelas do Access. E pode-se compartilhar informa-
ções facilmente entre o Access e o Word, Excel ou outros programas do Office.
Em sua forma mais básica, um banco de dados é o equivalente eletrônico de uma lista
de informações organizada. Normalmente, essas informações têm um tema ou propó-
sito comum, como a lista de funcionários mostrada na tabela a seguir.

Código Sobrenome Nome Cargo Data de contratação


1 Anderson Nancy Rep. de vendas 1 de maio de 2003
2 Carpenter Chase Ger. de vendas 14 de agosto de 2001
3 Emanuel Michael Rep. de vendas 1 de abril de 1999
4 Furse Karen Comprador 3 de maio de 2004

Essa lista está organizada em uma tabela de colunas e linhas. Cada coluna represen-
ta um campo – um tipo de informação específico sobre um funcionário: sobrenome,
nome, data da contratação e assim por diante. Cada linha representa um registro –
todas as informações sobre um funcionário específico.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 17

Se um banco de dados não fizesse nada mais do que armazenar informações em uma
tabela, não seria mais útil do que uma lista escrita em papel. Mas como o banco de
dados armazena informações em um formato eletrônico, é possível manipulá-las de
maneiras poderosas para ampliar sua utilidade.
Por exemplo, suponha que você queira encontrar o número de telefone de uma pessoa
que mora em sua cidade. Você pode procurar essa informação na lista telefônica, pois
as informações da lista são organizadas com esse propósito. Se quiser encontrar o nú-
mero de telefone de alguém que mora mais distante, pode ir até a biblioteca pública,
que provavelmente tem uma lista telefônica de cada cidade importante do país. Con-
tudo, se quiser encontrar os números de telefone de todas as pessoas do país que têm
seu sobrenome ou se quiser encontrar o número de telefone do vizinho de sua avó,
essas listas telefônicas impressas não ajudarão muito, pois não estão organizadas de
um modo que torne essa informação fácil de achar.
Quando as informações publicadas em uma lista telefônica são armazenadas em um
banco de dados, elas ocupam bem menos espaço, custa menos reproduzi-las e distri-
buí-las e, se o banco de dados for projetado corretamente, elas podem ser recuperadas
de muitas maneiras. O real poder de um banco de dados não é sua capacidade de ar-
mazenar informações, mas sim sua capacidade de recuperar com rapidez exatamente
as informações desejadas.

Explorando as tabelas
As tabelas são os principais objetos de banco de dados. Seu objetivo é armazenar in-
formações. O objetivo de qualquer outro objeto de banco de dados é interagir de algum
modo com uma ou mais tabelas. Um banco de dados do Access pode conter milhares
de tabelas e o número de registros que cada tabela pode conter é limitado mais pelo
espaço disponível em seu disco rígido do que por qualquer outra coisa.

Dica Para obter informações detalhadas sobre as especificações do Access, como o ta-
manho máximo de um banco de dados ou o número máximo de registros em uma tabela,
pesquise “Especificações do Access 2010” (incluindo as aspas) na ajuda do Access.

Todo objeto do Access tem dois ou mais modos de exibição. Para tabelas, os dois mo-
dos de exibição mais comuns são o modo de exibição de Folha de Dados, no qual é
possível ver e modificar os dados da tabela, e o modo Design, no qual é possível ver e
modificar a estrutura da tabela. Para abrir uma tabela no modo de exibição de Folha
de Dados, dê um clique duplo em seu nome no Painel de Navegação ou clique com o
botão direito do mouse em seu nome e, em seguida, clique em Abrir. Para abrir uma
tabela no modo Design, clique com o botão direito do mouse em seu nome e, em se-
guida, clique em Modo Design. Quando uma tabela é aberta no modo de exibição de
Folha de Dados, clicar no botão Modo de Exibição no grupo Modos de Exibição da guia
Página Inicial troca para o modo Design; quando ela é aberta no Modo Design, clicar
no botão troca para o modo de exibição de Folha de Dados. Para trocar para um dos
outros dois modos de exibição de tabela restantes (modo de exibição de Tabela Dinâ-
mica ou modo de exibição de Gráfico Dinâmico), clique na seta de Modo de Exibição e,
em seguida, clique no modo de exibição desejado na lista. Também é possível trocar de
modo de exibição clicando em um dos botões da barra de ferramenta Atalhos de Modo
de Exibição, no canto inferior direito da janela de programa.
18 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

Ao examinar uma tabela no modo de exibição de Folha de Dados, você vê os dados da


tabela em colunas (campos) e linhas (registros). A primeira linha contém cabeçalhos
de coluna (nomes de campo). Nesse formato, a tabela normalmente é referida simples-
mente como folha de dados.

Nomes de campo

Campo Registro

Nomes de campo, campos e registros em uma tabela.

Se duas tabelas têm um ou mais nomes de campo em comum, pode-se incorporar a


folha de dados de uma tabela em outra. Usando-se uma folha de dados incorporada,
chamada de subfolha de dados, é possível ver as informações de mais de uma tabela
ao mesmo tempo. Por exemplo, talvez você queira incorporar uma folha de dados
Pedidos em uma tabela Clientes para que possa ver os pedidos feitos por cada cliente.
Neste exercício, você vai abrir tabelas de banco de dados já existentes e explorar a
estrutura da tabela em diferentes modos de exibição.

PREPARAÇÃO Para fazer este exercício, você precisa do banco de dados EmpresaJardi-
nagem01 com que trabalhou no exercício anterior. Abra-o, certifique-se de que as tabelas
estejam listadas no Painel de Navegação e, então, siga os passos.

1. No Painel de Navegação, dê um clique duplo em Produtos. Em seguida, na extre-


midade direita da barra de título do Painel de Navegação, clique no botão Fechar
Barra de Redimensionamento para que você possa ver mais campos da tabela.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 19

A tabela Produtos é mostrada no modo de exibição de Folha de Dados.

Cada linha dessa tabela contém informações sobre um produto e cada coluna contém um
campo de cada registro.

2. Na linha de nomes de campo na parte superior da tabela, aponte para a borda


direita do nome de campo Nome do Produto e, quando o cursor mudar para uma
seta de duas pontas, dê um clique duplo na borda.
O Access ajusta a largura do campo para acomodar sua entrada mais longa. Ob-
serve que o produto 1, Lírio Mágico, e o produto 2, Açafrão de Outono, estão atri-
buídos à categoria Bulbos.
3. Dê um clique duplo na borda à direita do nome de campo Categoria para ajustar
a largura desse campo.

Dica Também é possível redimensionar uma coluna de tabela apontando para a


borda e arrastando-a para a esquerda ou para a direita.

4. No Painel de Navegação, clique no botão Abrir Barra de Redimensionamento


e, em seguida, dê um clique duplo em Categorias.

Dica De agora em diante, abra o Painel de Navegação quando precisar trabalhar


com um objeto diferente, mas sinta-se livre para fechá-lo, se quiser ver mais dados.
20 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

A tabela Categorias se abre em uma nova página com guias, no modo de exibição de
Folha de Dados. A página Categorias está ativa, mas a página Produtos ainda está
aberta e disponível, se você precisar dela.
5. Na extremidade esquerda do registro da categoria Bulbos, clique no botão Expandir.
A categoria Bulbos se expande, revelando uma subfolha de dados com todos os re-
gistros da tabela Produtos que estão atribuídos à categoria Bulbos. Isso é possível
porque foi estabelecida uma relação entre as duas tabelas.

Subfolha de dados

É possível exibir registros de duas tabelas relacionadas simultaneamente.

Consulte também Para informações sobre relações, consulte “Criando relações en-
tre tabelas”, no Capítulo 2, “Crie bancos de dados e tabelas simples”.

6. À esquerda do registro da categoria Bulbos, clique no botão Recolher para ocul-


tar a subfolha de dados.
7. Clique no botão Fechar, na extremidade direita da barra da guia (não no botão
Fechar do canto superior direito da janela de programa) para fechar a tabela Cate-
gorias.
8. Feche a tabela Produtos e, quando o Access perguntar se você deseja salvar as
alterações feitas nessa tabela, clique em Sim.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 21

Nos passos 2 e 3, você mudou a aparência da tabela, alterando larguras de colu-


nas. Se quiser que essas alterações estejam em vigor na próxima vez que abrir a
tabela, você deve salvá-las.
9. No Painel de Navegação, dê um clique duplo na tabela Pedidos.
Essa tabela contém informações para atendimento dos pedidos.

A barra de navegação de registro na parte inferior da janela indica que essa tabela
contém 87 registros e que o registro ativo é o número 1 de 87.

10. Na barra de navegação de registro, clique várias vezes no botão Próximo registro.
A seleção se move para baixo no campo CódigoPedido, pois esse campo está ativo.

Tecla de Atalho Pressione a tecla de Seta para Cima ou de Seta para Baixo a fim
de mover a seleção um registro por vez. Pressione a tecla Page Up ou Page Down a
fim de mover uma tela por vez. Pressione Ctrl+Home ou Ctrl+End a fim de mover a
seleção para o primeiro ou para o último campo da tabela.

11. Clique na barra de navegação de registro, selecione o número do registro atual,


digite 40 e, em seguida, pressione a tecla Enter.
A seleção vai diretamente para o registro 40.
12. Na barra de ferramentas Atalhos de Modo de Exibição, clique no botão Modo
Design.
22 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

A estrutura da tabela Pedidos é exibida no modo Design e a guia contextual Ferra-


mentas de Tabela Design aparece na Faixa de Opções.

O modo de exibição de Folha de Dados mostra os dados armazenados na tabela,


enquanto o modo Design mostra a estrutura da tabela subjacente.

Consulte também Para informações sobre estrutura de tabela, consulte “Refinando


a estrutura de tabelas”, no Capítulo 2, “Crie bancos de dados e tabelas simples”.

LIMPEZA Feche a tabela Pedidos. Mantenha o banco de dados EmpresaJardinagem01


para usar em exercícios posteriores.

Páginas com guias versus janelas sobrepostas


Por padrão, o Access 2010 exibe os objetos de banco de dados em páginas com
guias na janela de programa. Se você prefere exibir cada objeto em uma janela
separada, em vez de em uma página separada, pode fazer isso.
Para trocar para janelas sobrepostas:
1. Clique na guia Arquivo para mostrar o modo de exibição Backstage e, em
seguida, clique em Opções.
A caixa de diálogo Opções do Access se abre.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 23

2. Apresente a página Banco de Dados Atual e, em seguida, na área Opções do


Aplicativo, sob Opções de Janela de Documento, clique em Janelas Sobrepostas.
3. Clique em OK.
Uma mensagem indica que você precisa fechar e reabrir o banco de dados
atual para que essa alteração entre em vigor.
4. Clique em OK. Em seguida, feche e reabra o banco de dados.
Quando os objetos de banco de dados são exibidos em páginas com guias, aparece
um botão Fechar na extremidade direita da barra da guia. Quando os objetos são
exibidos em janelas sobrepostas, a janela de cada objeto tem seu próprio conjunto
de botões Minimizar, Restaurar Tamanho/Maximizar e Fechar na extremidade direi-
ta de sua barra de título.

Dois formulários exibidos em janelas sobrepostas.

As janelas de objeto podem ser movidas arrastando-se suas barras de título e po-
dem ser dimensionadas arrastando-se suas molduras. Também é possível organizar
as janelas usando as opções disponíveis ao se clicar no botão Alternar Janelas no
grupo Janela. (Esse grupo é adicionado na guia Página Inicial quando se seleciona
Janelas Sobrepostas na caixa de diálogo Opções do Access.)
24 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

Explorando os formulários
As tabelas do Access são densas listas de informações brutas. Trabalhar diretamente
com as tabelas de um banco de dados criado para seu próprio uso pode ser muito sim-
ples para você, mas para pessoas que não sabem muito sobre bancos de dados pode
ser muito difícil. Para tornar mais fácil inserir, exibir e imprimir informações, você
pode criar formulários.
Um formulário atua como uma interface amigável para uma tabela. Por meio de um
formulário, pode-se exibir e editar os registros da tabela subjacente ou criar novos
registros. A maioria dos formulários fornece uma interface para apenas uma tabela,
mas se quiser utilizar um formulário para interagir com várias tabelas relacionadas
por intermédio de um ou mais campos comuns, pode incorporar subformulários den-
tro de um formulário principal.
Basicamente, os formulários são conjuntos de controles que aceitam ou exibem infor-
mações. Os formulários são criados por meio de um assistente ou podem ser criados
a partir do zero, selecionando-se e inserindo-se os controles manualmente. O Access
fornece os tipos de controles que são padrão nas caixas de diálogo do Windows, como
rótulos, caixas de texto, botões de opção e caixas de seleção. Com um pouco de criati-
vidade, é possível criar formulários que se parecem muito e funcionam como as caixas
de diálogo de todos os programas do Windows.
Assim como acontece com as tabelas, os formulários podem ser apresentados em vá-
rios modos de exibição. A seguir estão os três modos de exibição mais comuns:
● Formulário Modo de exibição no qual se apresenta e insere dados.
● Layout Modo de exibição no qual se trabalha com os elementos do formulário
para refinar sua aparência e seu comportamento, podendo-se ainda ver os dados
da tabela subjacente.
● Design Modo de exibição que proporciona um controle mais preciso sobre a apa-
rência, o posicionamento e o comportamento dos elementos do formulário, mas
que oculta os dados subjacentes.

Consulte também Para obter mais informações sobre formulários, consulte o Capítulo
3, “Crie formulários simples”, e o Capítulo 7, “Crie formulários personalizados”.

Neste exercício, você vai explorar formulários, subformulários e os controles de for-


mulário disponíveis.

PREPARAÇÃO Para fazer este exercício, você precisa do banco de dados EmpresaJardi-
nagem01 com que trabalhou no exercício anterior. Abra-o e, então, siga os passos.

1. No Painel de Navegação, clique na barra de título para exibir a lista de categorias


e, em seguida, sob Filtrar por Grupo, clique em Formulários.
Esse grupo inclui todos os formulários que foram salvos como parte desse banco
de dados.
2. No Painel de Navegação, dê um clique duplo em Produtos.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 25

O formulário Produtos se abre em uma página com guias.

Esse formulário é a interface da tabela Produtos.

3. Clique na seta ao lado da caixa Fornecedor.


O Access exibe uma lista de todos os fornecedores da empresa.

Este é um exemplo de controle caixa de listagem.


26 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

4. No Painel de Navegação, dê um clique duplo em Categorias.


O formulário Categorias se abre em sua própria página com guias. Esse formulário
contém um formulário principal e um subformulário. O formulário principal exibe
informações da tabela Categorias e o subformulário, que parece uma folha de da-
dos, exibe informações do registro atual da tabela Produtos.

Subformulário

Esse formulário é a interface das tabelas Categorias e Produtos.

5. Na barra de navegação de registro, clique algumas vezes no botão Próximo regis-


tro para exibir os registros seguintes.
Observe que o subformulário muda a cada clique para exibir os produtos de cada
categoria.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 27

6. No Painel de Navegação, dê um clique duplo em Clientes.


O formulário Clientes se abre no modo Formulário.

Esse formulário serve para editar ou criar registros de cliente.

7. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique no botão Modo de


Exibição.
Para formulários, clicar no botão Modo de Exibição alterna entre Modo Formulário
e o Modo de Exibição de Layout.
8. No grupo Modos de Exibição, clique na seta de Modo de Exibição e, em segui-
da, clique em Modo Design.
O Access exibe o formulário Clientes no modo Design e adiciona três guias contextu-
ais de Ferramentas de Design de Formulário (Design, Organizar e Formato) na Faixa
de Opções. As guias contextuais só estão disponíveis quando se está trabalhando
no design do formulário no Modo de Exibição de Layout ou no Modo Design.
28 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

Neste modo de exibição, você pode adicionar controles em um formulário.

9. Alterne entre o Modo Formulário, Modo de Exibição de Layout e Modo Design,


observando as diferenças na janela de programa.
10. Na guia contextual Design, no grupo Controles, exiba a galeria Controles.
Dependendo do tamanho de sua janela de programa, talvez seja necessário clicar
no botão Controles ou no botão Mais para apresentar essa galeria.

Você pode usar esses controles para construir formulários personalizados para seu banco
de dados.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 29

Consulte também Para informações sobre controles de formulário, consulte “Adi-


cionando controles”, no Capítulo 7, “Crie formulários personalizados”.

11. Clique fora da galeria para fechá-la.


12. Clique com o botão direito do mouse na guia do formulário Clientes e, em segui-
da, clique em Fechar tudo.
Todos os objetos de banco de dados abertos se fecham.

LIMPEZA Mantenha o banco de dados EmpresaJardinagem01 para usar em exercícios


posteriores.

Explorando as consultas
Informações específicas armazenadas em uma ou em várias tabelas são localizadas
por meio de uma consulta especificando os critérios a serem satisfeitos. As consul-
tas podem ser muito simples. Por exemplo, talvez você queira uma lista de todos os
produtos de uma categoria específica que custem menos de R$10,00. As consultas
também podem ser bastante complexas. Por exemplo, talvez você queira localizar to-
dos os clientes de outros estados que tenham comprado luvas nos últimos três meses.
Para o primeiro exemplo, você poderia classificar e filtrar os dados da tabela Produtos
muito rapidamente para obter uma lista. Para o segundo exemplo, classificar e filtrar
seria muito maçante. Seria bem mais simples criar uma consulta que extraísse todos
os registros da tabela Clientes com endereços de cobrança que não sejam em seu es-
tado e cujos Códigos de cliente sejam mapeados nos registros que aparecem na tabela
Pedidos nos últimos três meses e que incluem Códigos de item mapeadas em registros
classificados como luvas na tabela Produtos.
As consultas podem ser criadas com um assistente e também é possível criá-las a
partir do zero. O tipo mais comum é a consulta seleção, que extrai os registros cor-
respondentes de uma ou mais tabelas. Menos comuns são as consultas que executam
tipos de ações específicas.
Processar uma consulta, comumente referido como executar uma consulta ou consul-
tar o banco de dados, exibe uma folha de dados contendo os registros que atendem aos
seus critérios de busca. Os resultados da consulta podem ser usados como base para
mais análises, para criar outros objetos do Access (como relatórios) a partir dos resul-
tados ou para exportar os resultados em outro formato, como uma planilha do Excel.
Se você criar uma consulta que provavelmente desejará executar mais de uma vez,
pode salvá-la. Então, ela se tornará parte do banco de dados e aparecerá na lista
quando você exibir o grupo Consultas no Painel de Navegação. Para executar a con-
sulta a qualquer momento, basta dar um clique duplo nela no Painel de Navegação.
Sempre que a consulta é executada, o Access avalia os registros da tabela (ou tabelas)
especificada e exibe o subconjunto atual de registros que satisfazem os critérios defi-
nidos na consulta.
30 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

Não se preocupe se tudo isso parece um pouco complicado agora. Quando você enfoca
as consultas de forma lógica, logo elas começam a fazer muito sentido.

Consulte também Para obter mais informações sobre consultas, consulte o Capítulo 8,
“Crie consultas”.

Neste exercício, você vai explorar duas consultas já existentes.

PREPARAÇÃO Para fazer este exercício, você precisa do banco de dados EmpresaJardi-
nagem01 com que trabalhou no exercício anterior. Abra-o e, então, siga os passos.

1. No Painel de Navegação, exiba o grupo Consultas.


O grupo contém todas as consultas que foram salvas como parte desse banco de
dados.
2. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta Ex-
cluir Produtos Descontinuados e, em seguida, clique em Propriedades do Ob-
jeto.
O Access exibe as propriedades da consulta, incluindo uma descrição de seu pro-
pósito.

O ícone na parte superior da guia Geral indica que essa é uma consulta seleção.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 31

3. Na caixa de diálogo Propriedades de Excluir Produtos Descontinuados, clique


em Cancelar.
4. Clique com o botão direito do mouse na consulta Produtos Por Categoria e, em
seguida, clique em Abrir.
O Access executa a consulta.

Essa folha de dados mostra os resultados da execução da consulta Produtos Por


Categoria.

A barra de navegação de registro indica que 171 registros estão exibidos; na ver-
dade, a tabela Produtos contém 189 registros. Para descobrir por que estão faltan-
do 18 dos registros, você precisa ver essa consulta no Modo Design.
5. Na barra de ferramentas Atalhos de Modo de Exibição, clique no botão Modo
Design.
O Access exibe a consulta no Designer de Consultas e a guia contextual Ferramen-
tas de Consulta Design aparece na Faixa de Opções.
32 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples

O Designer de Consultas.

Duas caixas no painel superior do Designer de Consultas listam os campos das


tabelas utilizadas para essa consulta. A linha entre as caixas indica que, antes de
a consulta ser criada, foi estabelecida uma relação entre as duas tabelas, com base
no fato de o campo CódigoCategoria estar presente em ambas. A relação permite
que essa consulta extraia informações das duas tabelas.

Consulte também Para obter mais informações sobre relações, consulte “Criando
relações entre tabelas”, no Capítulo 2, “Crie bancos de dados e tabelas simples”.

A consulta é definida na grade de design, no painel inferior do Designer de Consul-


tas. Cada coluna da grade se refere a um campo de uma das tabelas acima. Obser-
ve que <> Sim (diferente de Sim) foi inserido na linha Critérios do campo Descon-
tinuado. Essa consulta localiza todos os registros que não têm um valor Sim nesse
campo (em outras palavras, todos os registros que não foram descontinuados).
6. Como experiência, na linha Critérios do campo Descontinuado, substitua <>
por =. Então, na guia contextual Design, no grupo Resultados, clique no botão
Executar.

Dica Também é possível executar uma consulta trocando para o Modo de Exibição
de Folha de Dados.

Desta vez a consulta encontra todos os registros que foram descontinuados. Os


18 produtos descontinuados explicam a diferença entre o número de registros na
tabela Produtos e o número de registros exibidos pela consulta original.