SAJ ADV | blog.sajadv.com.

br

ORGANIZAÇÃO PESSOAL
NA ADVOCACIA:
técnicas e dicas para melhorar
o fluxo de trabalho

SAJ ADV | blog.sajadv.com.br

SAJ ADV | blog.sajadv.com.br

A organização pessoal é um dos principais fatores que

podem definir o sucesso de um profissional na advocacia.
O advogado, que lida com diversos clientes e ações
judiciais diariamente, precisa saber gerenciar suas tarefas e
tempo de trabalho para não perder prazos e não confundir
os casos. Além de facilitar a rotina, a gestão de atividades
contribui para aprimorar a produtividade nos escritórios
jurídicos.

Neste material serão apresentados os principais métodos

utilizados para organização pessoal: ZTD, GTD, Pomodoro
e Kanban. Evidentemente, a tecnologia pode ser uma
importante aliada. Ela auxilia desde o momento de listar
as tarefas até a consulta delas, uma vez que com uma
ferramenta de pesquisa em um software, encontrar o que
você precisa ficará muito mais rápido.

Aprenda no eBook Organização pessoal na advocacia:

técnicas e dicas para melhorar o fluxo de trabalho a definir
o método de organização que melhor se adequa ao seu
perfil e a usar a tecnologia a seu favor.

Boa leitura!

SAJ ADV | blog.sajadv.com.br

SAJ ADV | blog.sajadv.com.br

Organização pessoal na advocacia: técnicas

e dicas para melhorar o fluxo de trabalho
Aprender a se organizar é um dos primeiros
passos para alcançar o sucesso na carreira
advocatícia. Gestão de tempo e de tarefas
é fundamental, mas é preciso ter em mente
que cada profissional tem um perfil e lida
com suas demandas de forma diferente.
De início, o mais importante é definir qual
método de organização pessoal combina
mais com a sua rotina, depois é só ter
disciplina para segui-lo, automatizar o que
for possível e delegar as tarefas que não
necessariamente precisam ser cumpridas
por você.

1. Qual método escolher?

Existem vários métodos de organização
pessoal consolidados. Listamos abaixo
alguns dos mais conhecidos, mas se
você não se identificar com uma técnica
específica, não se preocupe — sempre é
possível misturá-las e criar a sua própria
maneira de gerenciar as atividades.

SAJ ADV | blog.sajadv.com.br

SAJ ADV | blog.sajadv.com.br
1 GTD (Getting Things Done)
O método foi criado por David Allen e está
descrito no livro A arte de fazer acontecer.
Seu objetivo principal é esvaziar a mente
do estresse causado pelo acúmulo de
informações, permitindo executar as tarefas
do dia a dia de forma eficaz e com o mínimo
de tensão. Para fazer um GTD simples,
são necessários um bloco de anotações e
caneta (você pode substituir pelo bloco de
2
ZTD (Zen To Done)
Criado por Leo Babauta, é um método
derivado do GTD. O autor propõe algumas
diferenças em relação às técnicas de David
Allen e promete deixar mais simples o
controle das tarefas. No ZTD, o foco está em
cumprir as tarefas, mais do que na maneira
de coletá-las e organizá-las. Muitas pessoas
reclamam que ao realizar o GTD sobram
No blog Efetividade.net há exemplos e dicas mais detalhadas para quem quiser
seguir o GTD ou o ZTD.
notas do celular), uma agenda, fichas (para
registrar as listas de ações, listas de projetos,
tarefas delegadas e ideias incubadas) e
pastas simples. A ideia é organizar e atualizar
constantemente as listas de tarefas nos
blocos de anotações e depois organizá-
las em fichas. A agenda será usada apenas
para compromissos e deve ser revisada
semanalmente.
muitas demandas na ficha “próximas ações”
e que perdem muito tempo definindo qual
delas executar. O ZTD propõe a definição
de MITs (Most Important Tasks) diárias,
sendo possível selecionar, de preferência
no dia anterior, quais tarefas executar e
focar apenas nelas, deixando de lado a lista
grande de ações futuras.
SAJ ADV | blog.sajadv.com.br
SAJ ADV | blog.sajadv.com.br
3 POMODORO
Desenvolvida no final dos anos 1980 por
Francisco Cirillo, parte do princípio que
pausas frequentes tendem a aumentar a
agilidade mental. Para utilizar essa técnica,
basta dividir o seu tempo em períodos de
25 minutos, os chamados “pomodoros”,
e trabalhar ininterruptamente durante
esse espaço de tempo. Os passos são os
4
KANBAN
A palavra japonesa significa literalmente
“cartão” ou “sinalização”. O método
desenvolvido no final da década de
1940 por Taiichi Ohno, na época vice-
presidente da Toyota, surgiu para melhorar
o desempenho da equipe de produção e
reduzir o desperdício, eliminando atividades
que não agregam valor ao time. Atualmente,
serve também como gerenciador de tarefas,
funcionando da seguinte maneira: as cores
servem para identificar cada projeto e
atividades relacionadas a ele. Os cartões
seguintes: criar uma lista de tarefas; escolher
a atividade a ser executada; ajustar o alarme
para 25 minutos; trabalhar na tarefa até que
o alarme toque; registrar com um “x” na lista
o que for realizado; fazer uma pausa curta
(3 a 5 minutos); a cada quatro “pomodoros”
fazer uma pausa mais longa para descanso
(15 a 30 minutos).
coloridos vão passando por colunas que
representam seu atual estágio, como “início”,
“em andamento” e “finalizado”. Uma das
principais vantagens do Kanban é que ele
proporciona uma visão ampla do que está
sendo feito, quais tarefas estão em cada
etapa e o que e quanto está pronto. Ao
adotar esse sistema, um escritório terá em
mãos um maior planejamento e conseguirá
enxergar a capacidade de trabalho da
equipe.
SAJ ADV | blog.sajadv.com.br
SAJ ADV | blog.sajadv.com.br
2. Por que é importante delegar?
Mesmo realizando um controle de
tarefas de forma mais precisa, quem quer
aprimorar a administração de tempo precisa
desapegar de algumas atividades
e aprender a delegar. Lembre-se, nem
tudo é prioridade e nem tudo precisa ser
resolvido por você. É comum ver em um
escritório de advocacia recém-inaugurado,
por exemplo, os sócios realizarem
atividades operacionais e rotineiras como o
pagamento de contas e o agendamento de
3. Use a tecnologia a seu favor
Qualquer um dos métodos listados no item
1 desse eBook pode ser eficaz se você tiver
disciplina para segui-lo. O problema é que a
maior parte das etapas é feita manualmente,
o que demanda bastante tempo. Claro que
isso poderá ser revertido em produtividade,
mas alguns softwares ajudam a fazer a
gestão de tarefas de maneira mais rápida.
Trello, Google Calendar, Evernote, e
OneNote são algumas ferramentas que têm
compromissos. Com o tempo, isso pode ser
repassado a secretárias e estagiários.
Para não ter retrabalho, é importante
acompanhar se a execução das
tarefas delegadas foi bem feita — a
responsabilidade maior continua a ser de
quem delegou. Além de contribuir para
a gestão de tempo no trabalho, distribuir
atividades contribui para formar uma equipe
que se sinta constantemente desafiada.
essa função. Muitas de suas funcionalidades
são baseadas nas tradicionais técnicas de
organização pessoal citadas.
É importante destacar que a tecnologia
pode agilizar toda a rotina de um advogado,
não apenas no momento de listar e
priorizar as tarefas. O advogado que não
dispõe de uma ferramenta específica para
acompanhar intimações, por exemplo,
SAJ ADV | blog.sajadv.com.br
SAJ ADV | blog.sajadv.com.br
precisa pesquisá-las nos diários de justiça
disponíveis nos sites dos tribunais ou em
recortes de jornais impressos. Esse serviço
também pode ser terceirizado, com a
contratação de uma empresa que faz
essa busca e entrega a intimação para o
advogado via e-mail ou portal, ou mesmo
em papel, se o trabalho foi feito a partir de
recortes e impressões.
Um software desenvolvido exclusivamente
para advogados, como o SAJ ADV, integra
todas essas etapas e facilita a gestão
de tempo e tarefas nos escritórios de
advocacia. O software jurídico possibilita,
por exemplo, ler intimações e identificar
o processo e a equipe responsável por
ele, permitindo delegar e acompanhar
atividades na mesma ferramenta.
Não perder prazos é outro ponto
fundamental. Para controlar datas e
tarefas, o SAJ ADV oferece um módulo que
incorpora a agenda de reuniões, audiências
e prazos. O advogado pode visualizar todas
as suas atividades em uma única ferramenta,
priorizando os prazos processuais e
acompanhamento as atividades da sua
equipe.
Ao proporcionar a troca de mensagens
por meio de comentários, os colegas de
trabalho são notificados em tempo real,
facilitando a comunicação interna e o
compartilhamento de tarefas entre todos
os colaboradores do escritório. Por operar
em nuvem, o software ainda possibilita
o acompanhamento de pendências de
maneira prática e rápida, por meio do
celular, tablet ou computador. Modernizar
a gestão do seu escritório de advocacia
garante mais produtividade e qualidade dos
serviços prestados, além do envolvimento
da equipe.
SAJ ADV | blog.sajadv.com.br
A partir desse material, esperamos que
você tenha identificado a importância da
gestão de tempo e de tarefas para o seu
sucesso profissional, além de ter escolhido
o método de organização que mais
combina com seu perfil e rotina. Não se
esqueça que a tecnologia pode ser uma
aliada e propiciar ganhos em produtividade
e qualidade dos serviços.

Além de eBooks, temos vários artigos

publicados no nosso blog sobre carreira
jurídica e gestão de escritórios de
advocacia. Acesse, cadastre-se e receba
nossos materiais em primeira mão.

Obrigado pela leitura e até a próxima!

BLOG SAJ ADV

blog.sajadv.com.br

Uma iniciativa