Você está na página 1de 48

INTERPESSOAL E

PROFISSIONAL NO
AMBIENTE
Bem-vindos à DE
Escola de Governo
TRABALHO
APRIMORANDO AS RELAÇÕES PARA UMA CARREIRA DE SUCESSO!
SUPERINTENDÊNCIA DE ESCOLA DE GOVERNO

©2020. Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – Superintendência da Escola de Governo.


TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610).

Informações e contatos
Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão
Superintendência da Escola de Governo]
Centro Político Administrativo, Bloco III, Rua C – CEP: 78049-005 – Cuiabá/MT
Telefone (65) 3613-3695 www.escoladegoverno.mt.gov.br

Secretário de Estado de Planejamento e Gestão


Basílio Bezerra Guimarães dos Santos

Secretária Adjunta de Gestão de Pessoas


Miramar Januário de Oliveira

Superintendente da Escola de Governo


Josué Riberio da Silva Nunes
Coordenador Gestão da Educação em substituição
Luiz Corrêa de Mello Neto

Coordenadora de Gestão Administrativa


Clara Sandra De Araújo Silva Lima

Unidade de Cursos Presenciais


Conteudista
Luciana Martins Almeida Cavalcanti

Equipe Técnica
Ana Paula Leite Bilego
Rejane Cristina da Silva Barros
Gestão do Tempo
Aprenda a fazer mais em menos tempo.
QUE BOM TER VOCÊS CONOSCO!
Olá, Prezado Servidor e Prezada Servidora,
Esse curso foi elaborado pela Superintendência da Escola de Governo para proporcionar maior
desenvolvimento e crescimento pessoal e profissional a vocês nesse período delicado que estamos
atravessando em todo o MUNDO.
Esperamos que vocês aproveitem essas horas de
estudos com muita qualidade e comprometimento, podendo assim, trazer maiores e melhores
resultados ao serviço público.
Contem conosco, pois, mesmo a distância, estamos juntos!
Cordialmente,
Equipe da Escola de Governo de MT.
Orientações importantes
Sabemos que Ensino a Distancia exige um pouquinho mais de nós, então, separei umas DICAS para
que você possa aproveitar melhor os seus estudos:

1. Tenha disciplina e organização: Diferentemente dos cursos presenciais, o seu aprendizado


nesse momento dependerá muito mais de você do que de outros recursos. Então, estabeleça e
cumpra seus horários de estudo com disciplina.
2. Escolha seu ambiente de estudos e organize-o: Assim, você pode se concentrar e aproveitar
ao máximo o conteúdo.
3. Lembre-se de usar a internet, livros, artigos e outros meios de pesquisa a seu favor. Seja
curioso e busque mais conhecimento sobre o assunto.
4. Descanse: Sim, é isso mesmo! Não exagere nas horas de estudo para “acabar logo”. A mente
descansada trabalha e absorve melhor os conteúdos.
5. Aproveite! Esse curso é pra você e esperamos que usufrua bem esse momento!
LEMBRE- SE:
Nós retemos:
10% do que lemos,
20% do que ouvimos,
30% do que vemos,
50% do que vemos e executamos,
70% do que ouvimos e logo discutimos,
e 90% do que ouvimos e logo realizamos
Realize todas as atividades propostas dentro do prazo. Você será responsável pelo seu
aprendizado, aproveite essa oportunidade !
O que os teóricos dizem:

Peter Drucker,
é conhecido
como o pai da
administração
moderna.
Tempo é Dinheiro!?

Neil Fiore , Ph.D. Especialista em produtividade e Sucesso.


Introdução

O que você entende por Gestão do Tempo?


Gestão do Tempo, ou administração do tempo é o processo de organizar e planejar a divisão do tempo que
será utilizado para a execução das atividades de uma rotina. Ou seja, a quantidade de tempo despendido
para executar cada tarefa do seu dia.
Esperamos que, antes de começar seus estudos, você tenha estabelecido algum tipo de organização, pensou
no local mais adequado , o tempo de dedicação, separou o material que iria utilizar, etc.
Enfim, fez a Gestão do Tempo para realizar esse curso.
Sim! Você já faz gestão do tempo, então vamos aprimorar suas técnicas para otimizar seus resultados?
A Gestão do Tempo começa com a avaliação de como utilizamos o nosso tempo, quando identificamos o que
não é produtivo e o que desejamos mudar.
Lembre-se :
Gerenciar o tempo é muito mais abrangente que simplesmente se
organizar para realizar suas rotinas. É conhecer suas prioridades,
identificar suas metas, obrigações e, principalmente dar importância para
o seu tempo.
O Tempo gasto de forma inadequada impacta diretamente na sua
qualidade de vida e nos seus resultados profissionais.
Vantagens da Gestão do Tempo

❖Evita Estresse. Gerenciar seu tempo reduz diretamente os níveis de estresse, sobra tempo para dedicar mais horas naquilo que for
realmente importante para o seu dia. Imprevistos podem acontecer, mas você estará mais preparado para contorná-los.

❖Otimiza seu tempo. Com a Gestão do Tempo você reduz a possibilidade de ser pego de surpresa por um prazo apertado e,
consequentemente otimiza seus resultados e entregas.

❖Diminui o retrabalho. A organização está diretamente relacionada com menos retrabalho e menos erros. Se você não faz Gestão do
Tempo provavelmente também não se atém aos detalhes ou as instruções dadas, gerando trabalho extra.

❖Mais tempo para novas oportunidades. Fazendo bom uso do tempo você estará apto e melhor preparado para novas oportunidades.

❖Melhora na reputação: Tanto na vida profissional quanto na pessoal você será sempre aquela pessoa com as qual todos podem contar,
pois sabem que você será responsável e cumprirá seus prazos.

❖Menos problemas. Seja uma reunião que foi esquecida, ou um prazo não cumprido, deixar de gerenciar o tempo pode resultar em atritos
nas variadas e áreas da vida. Planejar e organizar seu dia evita problemas.
Estratégias para a Gestão do Tempo
Já falamos sobre a importância da organização para usar o seu tempo de maneira mais eficiente.
Planejar a Gestão do Tempo não é fácil e não acontece do dia para a noite, é importante ter
consciência de que esse é um processo individual. Não existe um plano fixo, nem uma receita a
ser seguida.
A forma com a qual seu colega gerencia o tempo, pode não funcionar para você.
Apresentaremos algumas estratégias para que você possa avaliar qual ou quais se adequarão ao
seu modo de trabalho e rotina.
Estratégias para a Gestão do Tempo

1- Delegue as tarefas: Evite executar tarefas que não são suas. Tenha clareza das suas
atribuições. Converse com seu gestor e equipe sobre a importância da definição dos processos e
rotinas da unidade. Se todos tiverem consciência das suas funções, a gestão do tempo fica mais
fácil. A produtividade aumenta à medida que cada membro da equipe, executa seu trabalho
melhorando até mesmo o clima organizacional.

2- Priorize o trabalho: Antes de começar suas atividades escreva uma lista das tarefas, por
ordem de prioridade. Leve em consideração o tempo que será despendido para a execução de
cada ação e o prazo de entrega.
Estratégias para a Gestão do Tempo

3- Evite a procrastinação: Procrastinar significa transferir para outro dia ou deixar para depois;
adiar, delongar, postergar, protrair.

Dica da facilitadora: Você já sabe a importância do seu trabalho, já se planejou e elegeu prioridades.

Vamos refletir sobre o motivo da procrastinação?

Geralmente ela acontece quando estamos tendo dificuldades com o trabalho, ou até por questões
pessoais. Avalie a situação e peça ajuda sempre que precisar, procure orientação do seu gestor para
que juntos possam encontrar uma solução. Não postergue o prazo, se avaliar que não está em
condições de executar determinada tarefa é melhor delegar para um colega.
Estratégias para a Gestão do Tempo
4- Agende as tarefas: Você pode utilizar a agenda do seu aplicativo de e-mail, do celular ou mesmo um
caderno de anotações, e seja sincero consigo mesmo, não adianta agendar uma tarefa complexa para o fim
da tarde de um dia exaustivo. Você já estará cansado e provavelmente não conseguirá atingir sua meta.
Causando frustação e ansiedade. Revise sua agenda ao fim do dia e semanalmente, isso o ajudará a manter
o foco e organização do seu tempo. Seja o gestor do seu tempo.

5- Evite o estresse: A produtividade é decorrência do seu bem-estar. Quando você aceita mais atribuições
do que realmente pode executar ou não se organiza para fazê-las, seu organismo automaticamente
responde criando sensações de estresse: dor de cabeça, irritabilidade, cansaço, entre outros. Observe-se e
evite o estresse.
Estratégias para a Gestão do Tempo
6- Estabeleça deadlines (termo inglês que significa – data limite/ prazo final). Assim que você
assumir uma tarefa, defina um deadline real para a tarefa, nem tão curto nem longo demais,
mas o suficiente para a entrega e mantenha-se nele.

7- Evite a síndrome de mulher maravilha/super-homem: Mantenha o foco em uma tarefa de


cada vez. Temos a tendência de querer fazer tudo ao mesmo tempo, mas tentar ser multitarefas
só irá sabotar sua produtividade.
Estratégias para a Gestão do Tempo
8- Comece cedo: Estabeleça um horário para acordar e planeje seu dia conforme a necessidade
para cada atividade. Por exemplo: Você precisa fazer exercícios ou tem um relatório complexo
para elaborar, prefira o horário no qual se sente mais disposto para executar essas tarefas.
Estudos comprovam que nosso nível de energia diminui ao longo do dia, o que afeta nossa
produtividade, disposição e humor. Não é à toa que existe aquele famoso ditado.

9- Crie rotinas de pausas: Estabeleça horários para realizar seu lanche, conversar com os
colegas, dar uma volta pelo setor. Isso ajuda a relaxar, renova a energia e lhe proporciona mais
ânimo para concluir suas atividades. Lembre-se, somos seres humanos e nosso corpo precisa de
pausas.
Estratégias para a Gestão do Tempo

10- Aprenda a dizer não: Já falamos sobre delegar e evitar o estresse, agora vamos aprender a
dizer não. Sim, você não só pode como deve dizer não, quando não se sentir habilitado para
realizar determinada tarefa ou caso esteja sobrecarregado. Diga “ não” de maneira educada e
explique seus motivos de forma técnica. Antes de tomar a decisão de assumir ou não uma nova
tarefa, avalie seu planejamento/agenda. Não adianta assumir uma responsabilidade nova e
deixar de lado as que você já possui.
Como priorizar as demandas: o que é
importante e urgente?
Existem diversas técnicas, métodos, ferramentas e aplicativos que auxiliam a priorização das
demandas, separamos algumas eficazes de fácil utilização para você.
“Sistema ABC de Prioridades”.
Esse sistema é simples de ser aplicado, faça uma planilha contendo suas tarefas, depois as classifique
com uma letra , sendo:
A: aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, pois é de prioridade alta ;
B: aquela tarefa que é importante, mas que não precisa ser realizada imediatamente, prioridade média;
C: aquela tarefa que deve ser feita, mas não existe urgência, prioridade baixa.

Estabelecer metas claras irá o auxilia a não perder o foco e a visualizar o objetivo final de determinada
atividade.
Técnica Pomodoro
A chamada técnica Pomodoro (tomate, em italiano) é bastante utilizada por alunos que buscam um melhor aproveitamento nos estudos e é ideal para pessoas que
possuem dificuldade de concentração. Criada na década de 1980 por Francesco Cirilo, a técnica prega a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo
(chamados de “pomodoro”, cada qual de 25 minutos), com o objetivo de estimular o foco e agilidade do funcionamento do cérebro.

As etapas do método seriam:


1) Listar: Elabore uma lista contendo as tarefas que precisa realizar.
2) Cronometrar: programe um cronômetro para 25 minutos
3) Trabalhar sem pausas: da lista inicial, selecione uma tarefa para realizar primeiramente e trabalhe nela sem interrupções (é essencial não pausar a tarefa
nesse período!)
4) Pausa: assim que os 25 minutos acabarem, faça uma pausa de 5 minutos, aproveite esse tempo para fazer algo que te relaxe.
5) Retomada: após o intervalo, retome as atividades por mais um “pomodoro”. Realize intervalos ao final de cada um.
6) Pausa Longa: após quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa – de 30 minutos – e, depois, recomece a tarefa.
7) Tarefa concluída: apenas ao terminar, risque a tarefa de sua lista inicial.
Dica da Facilitadora: Utilize um papel para anotar se algo lhe tirou a atenção (toque do telefone, fome,
interrupções dos colegas, etc.). Ao final da atividade, você saberá quantas vezes foi interrompido, como
isso interferiu no seu trabalho e quais são os pontos que mais te tiram a atenção. Ter consciência disso te
ajudará a melhorar sua gestão do tempo.
Método GTD

A sigla GTD vem do inglês “Getting Things Done” (fazer as coisas) refere-se à metodologia criada por David
Allen e ensinada no livro: “A arte de fazer acontecer". É um método simples e efetivo de 5 etapas que vão
fazer você gerenciar todas as suas tarefas com mais eficiência. Esse método pretende melhorar sua
organização, minimizar a procrastinação, lembrar de todos os compromissos, aumentar sua produtividade,
diminuindo o estresse e a ansiedade.
Método GTD

O método deve ser aplicado em 5 etapas.:

1ª Etapa – Coletar: o objetivo é coletar tudo o que merece sua atenção e organizar. Faça uma lista de tarefas que estão
pendentes, você pode utilizar o computador, seu smartphone, algum aplicativo (na internet você encontra várias dicas
sobre aplicativos gratuitos) ou no próprio papel.
2ª Etapa – Processar: Nessa etapa você irá analisar cada coisa que você coletou e decidir o que vai fazer com ela. Para
cada uma você irá definir a necessidade de “criar uma ação” ou “não fazer nada”.
3ª Etapa – Organizar: organize os itens que permaneceram da etapa anterior da maneira de sua preferência. Faça listas e
separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre elas. Exemplo: A – Trabalho, B: Pessoal, C: Viagens
4ª Etapa – Revisar: Crie uma rotina revisão periódica, de preferência uma vez por semana. Reavalie as prioridades de
todas as suas tarefas, compromissos e projetos, acrescente novas obrigações e acompanhe a execução dos itens que
foram delegados. Dica: Para você realmente garantir que vai fazer a revisão, agende ela no seu calendário.
5ª Etapa – Fazer: é o momento de executar, de fato, as tarefas selecionadas em suas listas.
Método Kanban
O método kanban é mais do que uma metodologia de gestão do tempo, é uma técnica de
gerenciamento de projetos amplamente empregada. É uma ferramenta visual, que irá o auxiliar
no planejamento, organização e gestão do seu tempo.
Criado na década de 1960 pela Toyota Motor Corporation, e o termo “Kanban” significa cartão,
em japonês.
Essa metodologia consiste em agrupar tarefas em um quadro dividido por listas. Manualmente
(ou com ajuda de um software), cada tarefa deve ser escrita em um cartão e transferida de
acordo com o andamento de seu processo.
Método Kanban
Exemplo :
Método Kanban
No Kanban, as tarefas podem ser divididas em três partes:
➢Quadro: é o panorama completo da sua rotina, que inclui os cartões (tarefas) e as colunas
(status ou estágio atual de cada uma das ações).
➢ Cartão: é a menor parte de um Kanban. No cartão, você vai listar a tarefa ou ação que precisa
ser executada.
➢ Coluna: ela indica a evolução e a situação de cada tarefa. Você pode estabelecer no mínimo
três: A- Tarefas para fazer, B- Tarefas em execução e C- Tarefas concluídas.
As colunas podem ser adequadas conforme a sua necessidade. O importante é que você
monitore a execução das suas ações e movimente os cartões entre as colunas de acordo com o
progresso das tarefas.
Dicas para o trabalho remoto:
Em tempos de isolamento, precisamos adequar nosso rotina para garantir nosso bem- estar físico e
mental.

❖Você só vai dominar o método com o tempo e com a prática. E você vai falhar no caminho, é natural. Não fique frustrado
se não sair tudo como esperava: volte e tente de novo.

❖Fique atento ao relógio, estabeleça horários fixos para as refeições, higiene pessoal, exercícios físicos, contato com família
e amigos ; cumpra o expediente do trabalho conforme orientação da sua chefia. Organizar seus horários irá diminuir a
ansiedade e lhe dará a sensação de rotina, o que lhe ajudará a passar por esses dias de incerteza

❖Mantenha seus hábitos diários, tente adequá-los ao momento. Vista-se como se fosse trabalhar, planeje seu almoço,
monte um espaço em casa para funcionar como o seu escritório. Ações como essas lhe ajudarão a sentir-se mais
confortável.

❖Utilize uma das técnicas que você aprendeu para elaborar seu cronograma de atividades, aproveite esses dias de
isolamento para fazer coisas que estava procrastinando. Você sentirá satisfação após concluí-las.
Exercícios Práticos

Agora você já conhece algumas estratégias e ferramentas de Gestão do Tempo,


vamos praticar?
1-)Utilize as ferramentas apresentadas durante o curso e avalie sua produtividade
durante essa semana.
a) Sistema ABC de prioridades
b) Método Pomodoro
c) Método GTD
d) Kanban
Exercícios Práticos
Respondas as perguntas a seguir, com base na avaliação da sua produtividade durante essa semana:
Como você organiza sua rotina diária?
Seus gestores o consideram uma pessoa pontual?
Você estabelece metas e determina prioridades?
Você avalia sua carga horária de trabalho, como adequada para a execução das suas atribuições?
Suas entregas são feitas dentro do prazo?
Você consegue realizar atividades de lazer sem prejudicar seu trabalho?
Faz atividades físicas?
O tempo que você dedica à sua família, é satisfatório?
Gerenciamento do estresse e Cuidados
com a saúde
Os profissionais de saúde alertam que, o estado constante de estresse prejudica
a saúde: enfraquece o sistema imunológico, causa dores musculares, insônia,
dores de cabeça, pressão alta, doenças cardíacas e aumenta o risco de
depressão e ansiedade.
Gerenciamento do estresse e Cuidados
com a saúde
Listamos algumas dicas que irão lhe ajudar a gerenciar o estresse e
cuidar da saúde:
❖Busque viver uma vida equilibrada;
❖Pratique autoconhecimento, conheça suas forças e potencialidades;
❖Lide com os problemas com naturalidade; foque em soluções;
❖Assuma as consequências das suas escolhas;
Gerenciamento do estresse e Cuidados
com a saúde
❖Determine metas e propósitos para a sua vida;
❖Pare de reclamar;
❖Conheça novas pessoas e mantenha suas amizades e
relacionamentos sociais.
❖Desenvolva a capacidade de conversas com as pessoas sobre
emoções e sentimentos.
Gerenciamento do estresse e Cuidados com a
saúde
❖Respeite seus limites e o direito dos outros.
❖Pratique alguma atividade física regularmente.
❖Consulte profissionais de saúde mental sempre que necessário.
❖Reduza o contato com informações e pessoas que lhe causam ansiedade ou
estresse.

Cuide-se você é muito importante!


Sugestões de Leitura:
Currículo da Facilitadora:
Luciana Martins Almeida Cavalcanti

Psicóloga, MBA- Executivo em Gestão de Pessoas;


Especialista em Terapia Cognitiva Comportamental;
Analista Comportamental;
Pós-graduanda em Pedagogia Empresarial;
Servidora pública do Poder Executivo Estadual;
Analista Administrativa.
Atua desde 2017, como líder de processos e programas na Superintendência da Escola de Governo –
SEPLAG , coordenando o Programa Academia de Novos Líderes e demais projetos especiais da entidade.
Contato: lucianacavalcanti@seplag.mt.gov.br

Obrigada!
Avaliação Final
Parabéns! Você concluiu a etapa teórica do curso.

O questionário a seguir (resumido e parcial) verifica qual esfera da


Tríade do Tempo tem/ sido mais predominante em sua vida. Esse
questionário está dividido em três grupos de 3 questões (A,B,C), às
quais devem ser atribuídos valores, conforme a escala abaixo:
Perguntas 1 = Nunca 2 = Raramente 3 = Às Vezes 4 = Quase 5 = Sempre
Sempre
1. Tenho realizado tarefas que não me trazem resultado pessoal ou
profissional, por comodidade, necessidade, ordens ou falta de opção.

2. Não consigo realizar tudo que me propus fazer no dia e preciso fazer
hora extra ou levar trabalho para casa.

3. Quando recebo um novo e-mail, costumo dar uma olhada para


checar o conteúdo.

4. Tenho dedicado regularmente tempo para pessoas importantes em


minha vida.

5. Costumo resolver problemas e urgências que acontecem


inesperadamente no meu dia-a-dia.

6. Costumo aceitar facilmente tarefas que outras pessoas me pedem.

7. Consigo tempo para esporte, lazer e atividades pessoais.

8. Tenho o hábito de deixar para a última hora a conclusão de


atividades diversas.

9. Escrevo metas, bem especificadas e com passos para alcançá-las, para


os sonhos que desejo realizar a curto, médio e longo prazo.
Orientações para certificação:
1. Você deverá acessar e preencher a Avaliação de Reação, disponível no link:
https://forms.gle/2hGsksU9q3BbyCLu8 , como requisito final e obrigatório para a Certificação e
comprovação de frequência, conforme Instrução Normativa nº 08/2020/SEPLAG;

2. O link com o formulário de Avaliação de Reação deverá ser preenchido somente após o término e
transcurso da carga horária do curso;
/
3. Em razão da pandemia do novo coronavírus (COVID-19) não serão entregues, neste momento de
isolamento social, os certificados impressos;

4. Para fins do cumprimento da Instrução Normativa nº 08/2020/SEPLAG e de frequência, a Escola


de Governo enviará uma lista de servidores que cumpriram a carga horária dos cursos às setoriais
de Gestão de Pessoas dos órgãos e entidades no final de cada mês.

Cordialmente, Equipe da Escola de Governo.