NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
APOSTILAS OPÇÃO
2.1. Conceitos Fundamentais
de Arquivologia.
Arquivologia
O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou
recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses
documentos são fontes das informações utilizadas para a
execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos por
acumulação ao longo das atividades e isso ocorre
independentemente do suporte ou da natureza, sejam em
atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em
geral.
Um documento é qualquer meio que comprove a existência
de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação. É uma
unidade de registro de informação independente do suporte
utilizado. Juridicamente, os documentos podem ser
considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um
valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo
podem ser classificados por diferentes tipos em vários
suportes.
Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais,
estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais.
Para Martins1 o arquivo também pode ser definido como
“a entidade ou órgão administrativo responsável pela
custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos
arquivos sob sua jurisdição”.
Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos
de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de
dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de
notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma
Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas
atividades.
A ciência que estuda as funções, os princípios, as
técnicas do arquivo é chamada de arquivologia.
O profissional que exerce atividade ligada
arquivologia pode ser chamado de arquivista.
A arquivologia busca gerenciar informações que possam
ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum
utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros
procedimentos no processo de identificação, organização,
desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização,
publicação, fornecimento, circulação, recuperação e
armazenamento das informações.
Algumas atribuições do profissional arquivista são:
gerenciar as informações, realizar atividades de conservação,
preservação, gestão documental, disseminação da informação
que se encontra nos documentos, atuar em prol da
preservação do patrimônio documental de uma pessoa física
1 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e
semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível
Noções de Arquivologia
ou pessoa jurídica. Sendo assim pode atuar tanto em
instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos
públicos ou privados, centros de documentação, instituições
culturais entre outras. Outras atividades realizadas pelo
profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de
pesquisa e recuperação da informação, considerando a teoria
das três idades dos arquivos: corrente, intermediária e
permanente.
O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das
teorias, e as práticas de gestão foram extremamente
importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais
para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento
da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos,
planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática
e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora
existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a
conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta
área é que muitas empresas/organizações não tem uma
preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre
esse desinteresse consequentemente o profissional também é
desconhecido pela organização e as atividades que esse
profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento
das informações passam a ser exercidas por profissionais de
outras áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma
consequência do posicionamento de algumas organizações é
justamente a qualidade e resultado dos serviços.
O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido
durante uma atividade realizada por uma pessoa ou por uma
organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de
modo que sirva como prova da atividade. É uma informação
registrada, independente da forma ou do suporte.
A totalidade dos documentos conservados em um arquivo
recebe o nome de acervo. O acesso é a disponibilidade de um
arquivo para consulta. As embalagens destinadas à proteção
dos documentos e a facilitar o seu manuseio, são chamadas de
acondicionamento. O conjunto de operações de
acondicionamento e armazenamento de documentos é o
arquivamento.
Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da
diferença entre a arquivística e as outras ciências
documentárias. São eles:
Princípio da Proveniência
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu
produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser
organizados em obediência à competência e às atividades da
instituição ou pessoa legitimamente responsável pela
produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos
originários de uma instituição ou de uma pessoa devem
a manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto
orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de
origem distinta.
Princípio da Organicidade
As relações administrativas orgânicas se refletem nos
conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo
a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades
da entidade produtora/acumuladora em suas relações
internas e externas.
Princípio da Unicidade
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em
função do contexto em que foram produzidos.
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-
em: 1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia.
1
 APOSTILAS OPÇÃO
Princípio da Indivisibilidade ou integridade
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou
adição indevida.
Princípio da Cumulatividade
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
Além dos princípios arquivísticos mencionados, as bancas
organizadoras tem explorado esse assunto, dessa forma, aqui
vai mais alguns princípios2:
- Princípio da pertinência (ou temático) – os documentos
deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em
consideração a proveniência e a classificação original.
- Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se
necessário.
- Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da
territorialidade) – os arquivos deveriam ser conservados em
serviços de arquivo do território no qual foram produzidos,
excetuados os documentos elaborados pelas representações
diplomáticas ou resultantes de operações militares.
- Princípio da proveniência funcional – com a transferência
de funções de uma autoridade para outra como resultado de
mudança política ou administrativa, documentos relevantes
ou cópias são também transferidos para assegurar a
continuidade administrativa. Também chamado pertinência
funcional.
O nível de importância dos arquivos está relacionado com
a maneira como são geridos. Para que os arquivos alcancem
um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam
geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas
documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de
uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde
o valor probatório até o cultural.
Sendo assim, ter seus documentos arquivados
corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que
precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade
na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de
dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao
trabalho.
É extremamente importante que os documentos de
arquivos estejam sempre organizados por datas, colocados em
pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas
ou marcações nas caixa-arquivos, de modo que sua localização
seja rápida caso necessária.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda
permanente.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores
encarregados do recebimento, registro, distribuição e
movimentação dos documentos em curso; denominação
atribuída ao próprio número de registro dado ao documento;
Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer
funções de protocolo como recebimento, registro, distribuição,
movimentação e expedição de documentos, daí a denominação
comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste
ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas
2 ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
2005.
Noções de Arquivologia
que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o
documento cumpra a sua função na instituição. Para que este
problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema
de base de dados, de preferência simples e descentralizado,
permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os
documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu
próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação
diminuiria o montante de documentos que chegam as
instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua
tramitação ou destinação registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro
documental, afim de que não se perca o controle, bem como
surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados. Um
exemplo é como ocorre o preenchimento do campo Assunto,
na maioria das vezes é feito de forma errônea, ainda que seja
um campo extremamente importante.
Modelos de arquivos
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que
existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos
e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos
podem ser classificados: Segundo as entidades criador-
mantenedoras:
- Públicos (federal, estadual, municipal)
- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas,
sociedades, clubes, associações). - Pessoais (fotos de família,
cartas, originais de trabalhos, etc.).
Temos também os Arquivos que guardam e organizam
documentos cujas informações são registradas em suportes
diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de
Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais
completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados
por atividades muito especializadas como os Arquivos
Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas
vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais
específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.
Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas
(frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou
outras.
Pastas Suspensas
Indicada para o arquivamento de documentos em
tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são arquivados na
posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em
estantes. Possuem etiquetas laterais para identificação da
documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo
corrente.
Pastas Intercaladoras
Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se
à guarda de pequenos volumes de papéis.
No dia-a-dia dos escritórios, no entanto,
vários documentos são constituídos por grande quantidade de
papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas
na ordem em que foram produzidas ou acumuladas, para não
perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo.
Pasta AZ
Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos
oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição
vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº
do documento ou pasta. É muito utilizado em arquivo corrente.
Pasta Sanfonada
Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias
e guias para indicar o assunto. É ideal para o arquivamento de
2
 APOSTILAS OPÇÃO
documentos utilizados em atividades externas, pois há maior
mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos
em tamanho oficio ou A4.
Pasta Americana
Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso
policial que possui aba para identificações. É ideal para o
arquivamento de documentos utilizados em atividades
externas, pois há maior mobilidade do usuário para o
arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.
Fichário
O fichário se classifica como arquivo permanente. O
fichário é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter
uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com
gavetas para fichas e documentos.
No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição
horizontal, uma sobre as outras – modelo KARDEX. As fichas
são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas.
Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa,
a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da
imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à
dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o
aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam
como verdadeiras projeções, nas quais são feitas anotações.
O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas
em posição vertical, uma atrás das outras, geralmente
separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais
econômico. As gavetas ou bandejas podem comportar um
grande número de fichas.
Cadastro: recebimento e registro
Receber as correspondências, separando as de caráter
oficial de caráter particular, distribuindo as de caráter
particular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a
fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem
ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja,
chegar ao seu destinatário.
Para isto recomenda-se:
- Separar as correspondências de caráter ostensivo das de
caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus
respectivos destinatários;
- Tomar conhecimento das correspondências de caráter
ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de
antecedentes, se existirem;
- Classificar o documento de acordo com o método da
instituição; carimbando-o em seguida;
- Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao
protocolo.
- Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a
segunda via da ficha ao documento;
- Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com
os dados das fichas de protocolo;
-Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da
forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do
protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais,
como data de entrada, setores por que já passou, enfim,
acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da
instituição. Isso reduz o tempo de algumas ações dentro da
instituição, acelerando assim, processos que anteriormente
encontravam dificuldades, como a não localização de
documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de
valor probatório, por exemplo.
Noções de Arquivologia
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos
devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou
recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos
torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer
uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de
uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as
recomendações com relação à expedição de documentos,
destacam-se:
- Receber a correspondência, verificando a falta de anexos
e completando dados;
- Separar as cópias, expedindo o original;
- Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem
como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias
documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem
situações diversas. Servem apenas como exemplos para a
elaboração de rotinas em cada instituição.
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de
Acervos Arquivísticos
O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de
Acervos Arquivísticos foi instituído pela Resolução nº 28 do
CONARQ, com o objetivo de fornecer o código previsto na
Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE,
denominado Código de Entidade Custodiadora de Acervos
Arquivísticos - CODEARQ, tornando possível a identificação de
cada entidade custodiadora de acervos arquivísticos no Brasil.
Após o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as
entidades custodiadoras de acervos arquivísticos terão
disponíveis no site do CONARQ, informações básicas sobre sua
instituição, como: missão institucional, acervos, endereço,
horário de funcionamento e formas de contato.
O CODEARQ somente será fornecido às entidades
custodiadoras que permitam acesso a seu acervo, mesmo que
com algumas restrições.
A solicitação do código de identificação pela entidade
custodiadora e, quando for o caso, da unidade administrativa
a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, deverá ser
encaminhada à Coordenação do CONARQ, por meio do
preenchimento do formulário Cadastro de Entidade
Custodiadora de Acervos Arquivísticos e o envio do mesmo
para o e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br.
Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de
Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão
documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação
e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo
maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e
das informações, autorizando a eliminação criteriosa de
documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda
e a preservação dos documentos de guarda permanente.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta
da atividade de classificação que recupera o contexto de
produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo
com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade
responsável por sua produção ou acumulação.
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo
resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda
para os documentos em razão de seus valores administrativo,
fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua
eliminação ou determina a sua guarda permanente.
3
 APOSTILAS OPÇÃO
A classificação parte de um processo intelectual de
identificação e de reagrupamento sistemático de temas
semelhantes, segundo suas características comuns, podendo,
em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade
assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de
convenções, de métodos e regras de procedimentos
logicamente estruturados que permite a classificação dos
documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam
os suportes e a idade desses documentos.
De acordo com Faria3, o plano de classificação é o
instrumento desenvolvido por arquivistas para auxiliar na
organização das informações para a recuperação futura e para
o armazenamento ordenado. Ele traduz o conhecimento dos
gestores sobre o estoque informacional arquivístico da
instituição. Podemos ainda considerar como o esforço da
organização, conjunto de documentos ou arquivos de uma
instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de
classificação.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo
apresenta os documentos hierarquicamente organizados de
acordo com a função, subfunção e atividade (classificação
funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade
(classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou
acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse
contexto da produção documental, atribuímos códigos
numéricos aos tipos/séries documentais.
A ausência de normas, métodos e procedimentos de
trabalho provocam o acúmulo desordenado de documentos,
transformando os arquivos em meros depósitos de papéis,
dificultando o acesso aos documentos e a recuperação de
informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito
das instituições públicas e privadas. Diante dessa realidade, a
elaboração do Plano de Classificação assume uma importância
relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo,
para sua elaboração, profundo conhecimento da estrutura e
funcionamento do organismo produtor e o comprometimento
dos profissionais de todas as suas áreas de atuação.
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico
resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos
de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o
acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua
estrutura básica deve necessariamente contemplar os
conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma
instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda
nas fases corrente e intermediária, a destinação final –
eliminação ou guarda permanente, além de um campo para
observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
3 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão
arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na
organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado
em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, Administração,
Noções de Arquivologia
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização
do instrumento:
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos
documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente
distribuídos de acordo com as funções e atividades
desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor
identificação do conteúdo da informação, foram empregadas
funções, atividades, espécies e tipos documentais,
genericamente denominados assuntos, agrupados segundo
um código de classificação, cujos conjuntos constituem o
referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que
contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente
para agilizar a sua localização na tabela.
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para
arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediária, visando atender exclusivamente às
necessidades da administração que os gerou, mencionado,
preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser
expresso a partir de uma ação concreta que deverá
necessariamente ocorrer em relação a um determinado
conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na
definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até
homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O
prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao
período em que o documento é frequentemente consultado,
exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais.
A fase intermediária relaciona-se ao período em que o
documento ainda é necessário à administração, porém com
menor frequência de uso, podendo ser transferido para
depósito em outro local, embora à disposição desta.
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas
formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da
administração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito
dos arquivos públicos (permanentes ou históricos).
Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases
corrente e intermediária foi definida a partir das
seguintes variáveis:
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com
serviços de arquivamento intermediário:
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se
enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição
dos prazos, considerando-se as características de cada fase,
desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma
a contemplar os seguintes setores arquivísticos:
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao
arquivo da unidade organizacional);
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao
setor de arquivo geral/central da instituição);
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que
corresponde ao depósito de arquivamento intermediário,
geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas
esferas federal, estadual e municipal).
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com
serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados
nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis
pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como
arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para
esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.
Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de
Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB),
Brasília, 2006.
4
 APOSTILAS OPÇÃO
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam
com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável,
as unidades organizacionais também funcionam como arquivo
corrente, transferindo os documentos – após cessado o prazo
previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que
promoverá o recolhimento ao arquivo permanente.
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam
com serviços de arquivamento intermediário:
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades
organizacionais são igualmente responsáveis pelo
arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a
cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá
assumir tais funções.
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação
estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento
não apresenta valor secundário (probatório ou informativo)
ou a guarda permanente, quando as informações contidas no
documento são consideradas importantes para fins de prova,
informação e pesquisa.
A guarda permanente será sempre nas instituições
arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos
estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela
preservação dos documentos e pelo acesso às informações
neles contidas. Outras instituições poderão manter seus
arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos
arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações
sobre os respectivos acervos.
4. Observações: Neste campo são registradas informações
complementares e justificativas, necessárias à correta
aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à
alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos
quanto à destinação dos documentos, segundo a
particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a
formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de
se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas
observações, seu pensamento, para deixar como legado às
gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é
do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais
simples, guardar é arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o
verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo.
Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram
mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo
o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do
trabalho intelectual e espiritual do homem.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens,
evita repetição desnecessária de experiências, diminui a
duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o
que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de
pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o
administrador a tomada de decisões.
O Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de
Documentos associados garantem a simplificação e a
racionalização dos procedimentos de gestão documental,
imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos
documentos e das informações e autorizam a eliminação
criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram.
Objetivos e benefícios da classificação
- Organização lógica e correto arquivamento de
documentos;
- Recuperação da informação ou do documento;
- Recuperação do contexto original de produção dos
documentos;
Noções de Arquivologia
- Visibilidade às funções, subfunções e atividades do
organismo produtor;
- Padronização da denominação das funções, atividades e
tipos/séries documentais;
- Controle do trâmite;
- Atribuição de códigos numéricos;
- Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da
Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade deverá contemplar as
atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta
forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e
destinação dos documentos relativos às suas atividades
específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente,
esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública
para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe
confira legitimidade.
Métodos de Arquivamento
Assim como a Teoria das 3 idades, os métodos de
arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais
cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais
constância, sobretudo as regras de alfabetação (método
alfabético), o método geográfico e o método numérico simples.
Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística, revela que métodos de arquivamento é =
Sequência de operações que determina a disposição dos
documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos
outros, e a identificação de cada unidade.
Importante: O uso de métodos de arquivamento
apropriados é muito importante para o organismo, pois
dessa forma quem trabalha com a documentação irá
organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de
recuperá-la com rapidez quando for necessário.
Mas, como escolher o método mais adequado? Cada
organismo deve adotar métodos de arquivamento que
atendam às suas necessidades específicas, levando-se em
consideração a estrutura da entidade e as características dos
documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não
adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles,
considerando sempre a documentação existente nos setores
componentes de determinada empresa.
DIVISÃO
- CLASSES
Os métodos de arquivamento são divididos em duas
grandes classes:
• básicos
• padronizados
- BÁSICOS
Podemos dividir os métodos básicos em:
• alfabético (principal elemento a ser considerado num
documento: nome)
• geográfico (principal elemento: local ou procedência)
• numérico (principal elemento: número)
• ideográfico (principal elemento: assunto)
Observações:
1ª) Os métodos numéricos podem ser:
simples/cronológico/dígito-terminal
2ª) Os métodos ideográficos podem ser:
• alfabético (enciclopédico/dicionário)
• numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação
coordenada)
5
 APOSTILAS OPÇÃO
-PADRONIZADOS
 Variadex
É o método alfabético, acrescentando cores (excelente
auxiliar mnemônico) às letras.
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas
em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias
são coloridas e as notações alfabéticas.
Ex.: LETRAS → CORES
O, P, Q e abreviações → azul
Cores convencionadas:
A – D e abreviações – ouro ou laranja
E – H e abreviações – rosa ou amarelo
I – N e abreviações – verde
O – Q e abreviações – azul
R – Z e abreviações – palha ou violeta
As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas
conveniências
Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova,
aparece um nome específico, e aí basta ao candidato usar as
regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda
letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo
da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova.
-Automático - Usa-se para arquivar nomes, evitando
acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras,
números e cores
-Soundex - Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela
semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente.
-Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da
combinação de letras em lugar de números. As letras são
consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender
auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de
forma mais ágil, a recuperação da informação.
 Rôneo - Combina letras, números e cores. Está
obsoleto.
ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem
em prova, sobretudo para cargos de nível médio. Caem
mais para cargos de nível superior ou para concursos
envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais
da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve
saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale
ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex
não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos
mnemônico e rôneo estarem obsoletos.
SISTEMAS
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois
grandes sistemas:
• direto
• indireto
- Sistema direto
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do
documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros
instrumentos de pesquisa.
Noções de Arquivologia
Exemplos: métodos alfabético e geográfico.
- Sistema indireto
Para recuperar o documento é necessário recorrer a um
índice alfabético remissivo ou a um determinado código.
Exemplo: métodos numéricos.
Método alfabético
É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque
obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não
apresentará grandes dificuldades nem para a execução do
trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento
desejado, pois a consulta é direta.
Método numérico simples
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do
correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à
ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer
planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste
método, devemos organizar dois índices em fichas; numas
fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que
numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no
outro são arquivadas numericamente, de acordo com o
número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o
arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo
(registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o
último número preenchido e assim destinaremos o número
seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.
Método alfabético numérico
Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que
procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples
e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta
combinação resultou um método que apresenta ao mesmo
tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no
arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de
numeralfa e alfanumérico.
Método geográfico
Este método é muito aconselhável quando desejamos
ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica,
isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios
etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial
utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as
praças onde operam ou residem.
Método específico ou por assunto
Indiscutivelmente, o método específico, representado por
palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis
processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as
pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o
melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o
vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o
fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção
acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do
arquivista, nesta seleção.
6
 APOSTILAS OPÇÃO
Método decimal
Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil
Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação para
bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande
sucesso; fora publicado em 1876.
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as
quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por
diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças
à sua base decimal.
Método simplificado
Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um
método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de
vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir
num só móvel as vantagens de todos eles.
Avaliação, Temporalidade e Destinação
A avaliação é uma atividade vital em um programa de
gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar
o acúmulo dos documentos nas fases corrente e intermediária,
facilitando a constituição dos arquivos permanentes. A
avaliação é o processo de análise dos documentos
arquivísticos, visando estabelecer prazos de guarda e a
destinação, de acordo com os valores primário e secundário
que lhes são atribuídos.
Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar
formalizados na tabela de temporalidade e destinação do
órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo
necessário para o arquivamento dos documentos nas fases
corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às
necessidades da administração que os gerou, baseado em
estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deverá
ser conservado por tempo maior que o necessário.
A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na
teoria das três idades e efetiva-se, primeiramente, nos
arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de
valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor
probatório e/ou informativo. Deve-se evitar a transferência
para os arquivos intermediários de documentos que não
tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de
avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente
onerosas do ponto de vista técnico e gerencial.
A destinação dos documentos é efetivada após a atividade
de seleção, que consiste na separação dos documentos de valor
permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante
critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e
destinação.
A complexidade e a abrangência de conhecimentos
exigidos pelo processo de avaliação, que implica no
estabelecimento de critérios de valor, requerem a participação
de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais do órgão ou
entidade, conforme legislação vigente.
O sistema de gestão arquivística de documentos,
particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a
temporalidade e a destinação prevista para o documento no
momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e
as ações previstas na tabela de temporalidade e destinação do
órgão ou entidade.
Essa informação deve ser registrada em um metadado
associado ao documento. O sistema de gestão arquivística de
documentos deve também ter capacidade de identificar os
documentos que já cumpriram sua temporalidade para
implementar a destinação prevista. No caso de um SIGAD, esse
sistema deverá ser capaz de listar os documentos que tenham
cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e
destinação.
4 http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf
Noções de Arquivologia
As determinações sobre a destinação devem ser aplicadas
aos documentos de forma sistemática no curso rotineiro das
atividades do órgão ou entidade. Essas mesmas determinações
não poderão ser implementadas em documentos que estejam
com pendências, sob litígio ou investigação. O sistema de
gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes
ações:
- Retenção dos documentos, por um determinado período,
no arquivo corrente do órgão ou entidade que os gerou.
- Eliminação física;
- Transferência;
- Recolhimento para instituição arquivística pública.
O arquivamento de registros informatizados ocorre por
meio de programas ou sistemas informatizados geralmente
não usam papéis, e podem usar as formas de classificação por
método numérico, por assunto ou mesmo o método alfabético.
Porém, é sempre importante o sistema conter campos de
busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de
impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos.
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ)4, os procedimentos e operações técnicas do sistema
de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais:
Captura
A captura consiste em declarar um documento como sendo
um documento arquivístico por meio das ações de:
- registro;
- classificação;
- indexação;
- atribuição de outros metadados;
- arquivamento.
Os objetivos da captura são:
- identificar o documento como documento arquivístico;
- demonstrar a relação orgânica dos documentos.
A captura é a incorporação de um documento ao sistema
de gestão arquivística, quando passará a seguir as rotinas de
tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento
tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e
posteriormente arquivado, como ser imediatamente
arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou
diretório, no caso de documentos digitais.
Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de
documentos em papel, a captura é feita no momento em que o
documento é registrado, classificado e/ou identificado. Em um
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
(SIGAD), o documento tanto pode ser produzido diretamente
dentro do sistema e então capturado automaticamente no
momento do registro, como pode ser produzido fora do
sistema e capturado e registrado posteriormente.
Além do código de classificação, descritores, número de
protocolo e número de registro, a captura pode prever a
introdução de outros metadados tais como: data e hora da
criação, da transmissão e do recebimento do documento;
nome do autor, do originador, do digitador e do destinatário,
entre outros.
Esses metadados podem ser registrados em vários níveis
de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos
procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico
administrativo. Os metadados são essenciais para identificar o
documento arquivístico de um modo inequívoco e mostrar sua
relação com os outros documentos.
A captura tem como pré-requisito a definição de: quais
documentos (produzidos e recebidos) serão capturados pelo
sistema de gestão arquivística de documentos; quem deve ter
7
 APOSTILAS OPÇÃO
acesso a esses documentos e em quais níveis; por quanto
tempo serão retidos.
As decisões sobre captura e retenção devem ser
consideradas no momento da concepção do sistema de gestão
arquivística de documentos. A decisão sobre quais
documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem
ser mantidos devem seguir o Modelo de requisitos para
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos
- julho/2006 Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos /
CONARQ - e levar em conta a análise dos seguintes fatores:
legislação vigente, exigências quanto à transparência e ao
exercício das atividades do órgão ou entidade, bem como grau
de risco que correm caso não capturem documentos
arquivísticos.
Documentos que exigem captura são aqueles que:
- responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma
ação;
- documentam uma obrigação ou responsabilidade;
- estão relacionados à prestação de contas do órgão ou
entidade.
Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento
arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio
da atribuição de um número identificador e de uma descrição
informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa é a
atribuição de metadados. O registro tem por objetivo
demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e
capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos,
bem como facilitar sua recuperação.
Os documentos podem ser registrados em níveis
diferentes dentro de um sistema de gestão arquivística de
documentos, ou seja, além do número identificador atribuído
pelo sistema, um documento pode receber também um
número único de processo/dossiê ao qual pertence.
As atividades de protocolo são constituídas pelo conjunto
de operações que visam o controle dos documentos
produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade,
assegurando sua localização, recuperação e acesso. Após o
recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o
registro, atribuindo número e data de entrada, anotando o
código de classificação e o assunto e procedendo à distribuição
do documento nas unidades destinatárias.
Na Administração Pública, em determinados casos,
documentos formarão processos, os quais deverão ser
autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo é o
documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo
mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres
técnicos, anexos ou ainda instruções para pagamento de
despesas. No procedimento de autuação, a unidade
protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um
número único. Esse número é formado a partir de parâmetros
estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e
integridade.
Existe legislação específica para utilização dos serviços de
protocolo nas diversas esferas e âmbitos da Administração
Pública, que regulamenta o registro, a autuação e outros
procedimentos relativos aos processos e outros documentos
oficiais. A legislação pertinente ao órgão ou entidade deve ser
seguida pelo programa de gestão arquivística de documentos.
O registro inclui os seguintes metadados obrigatórios:
- número identificador atribuído pelo sistema;
- data e hora do registro;
- título ou descrição abreviada;
O registro pode incluir informações descritivas mais
detalhadas sobre o documento e sobre outros documentos a
ele relacionados, tais como:
Noções de Arquivologia
- data de produção;
- data e hora da transmissão e recebimento;
- destinatário (com identificação do cargo);
- espécie documental;
- classificação de acordo com o código de classificação;
- associações a documentos diferentes que podem estar
relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se
referirem à mesma pessoa ou situação;
- software e versão sob a qual o documento foi produzido
ou no qual foi capturado;
- máscaras de formatação (template) necessárias para
apresentar o documento;
- restrição de acesso;
- descritor;
- prazos de guarda.
Classificação
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o
conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a
classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a
partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou
entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código
aos documentos.
A classificação determina o agrupamento de documentos
em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento
destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou
entidade. Para tanto, deve tomar por base o conteúdo do
documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o
uso da informação nele contida. A classificação também define
a organização física dos documentos, constituindo-se em
referencial básico para sua recuperação.
Os objetivos da classificação são:
- Estabelecer a relação orgânica dos documentos
arquivísticos;
- Assegurar que os documentos sejam identificados de
forma consistente ao longo do tempo;
- Nome da pessoa física ou jurídica (órgão ou entidade)
com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em
cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido.
- Nome da pessoa física ou jurídica que tem autoridade e
capacidade para elaborar o conteúdo do documento.
- Nome da pessoa física ou jurídica designada no endereço
eletrônico no qual o documento é gerado ou enviado.
A classificação deve se basear no plano de classificação e
envolve os seguintes passos:
- Identificar a ação que o documento registra;
- Localizar a ação ou atividade no plano de classificação;
- Comparar a atividade com a estrutura organizacional
para verificar se é apropriada à unidade que gerou o
documento;
Aplicar a classificação ao documento.
Indexação
A indexação é a atribuição de termos à descrição do
documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de
descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. A
seleção dos termos para indexação normalmente é feita com
base em:
- Tipologia documental;
- Título ou cabeçalho do documento;
- Assunto do documento;
- Datas associadas com as transações registradas no
documento;
- Nome de clientes, órgãos ou entidades envolvidas;
- Documentação anexada.
8
 APOSTILAS OPÇÃO
O objetivo da indexação é ampliar as possibilidades de
busca e facilitar a recuperação dos documentos, podendo ser
feita de forma manual ou automática.
Atribuição de restrição de acesso
Os documentos também devem ser analisados com relação
às precauções de segurança, ou seja, se são considerados
ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a
legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a
cada documento. Os documentos que dizem respeito à
segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão
sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor.
A atribuição de restrições deve ser feita no momento da
captura, com base no esquema de classificação de segurança e
sigilo elaborado pelo órgão ou entidade e envolve os seguintes
passos: identificar a ação ou atividade que o documento
registra; identificar a unidade administrativa à qual o
documento pertence; verificar a precaução de segurança e o
grau de sigilo;
Eliminação
Eliminar significa destruir os documentos que, na
avaliação, foram considerados sem valor para a guarda
permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração
de listagem, do edital de ciência de eliminação e do termo de
eliminação, segundo a legislação vigente e deve obedecer aos
seguintes princípios:
- A eliminação deverá sempre ser autorizada pela
autoridade arquivística na sua esfera de competência;
- Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes,
sob litígio ou investigação, não poderão ser destruídos;
- A eliminação deverá ser realizada de forma a
impossibilitar a recuperação posterior de qualquer
informação confidencial contida nos documentos eliminados,
como por exemplo dados de identificação pessoal ou
assinatura.
- Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo
cópias de segurança e cópias de preservação, independente do
suporte, deverão ser destruídas.
Transferência
Transferência é a passagem de documentos do arquivo
corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão o
cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final. Ao
serem transferidos, os documentos deverão ser
acompanhados de listagem de transferência. A transferência
pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo:
- Transferência para uma área de armazenamento
apropriada sob controle do órgão ou entidade que produziu o
documento;
- Transferência para uma instituição arquivística, que
ficará responsável pela custódia do documento.
Quando os documentos transferidos ficam sob a custódia
de um órgão ou entidade diferente da que os produziu, a
organização responsável pela custódia tem a obrigação de
mantê-los e gerenciá-los de forma adequada, garantindo sua
destinação final, preservação e acesso. Todas essas obrigações
devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o
órgão ou entidade que produziu os documentos e o
responsável pela sua custódia.
Noções de Arquivologia
Recolhimento
Recolhimento é a entrada de documentos em arquivos
permanentes de acordo com a jurisdição arquivística a que
pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser
acompanhados de instrumentos que permitam sua
identificação e controle, segundo a legislação vigente.
Os procedimentos de transferência e recolhimento de
arquivos digitais para instituição arquivística que implicam na
transposição desses documentos de um SIGAD para outro
sistema informatizado deverão adotar algumas providências
no que diz respeito a:
- Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as
normas previstas pela instituição arquivística recebedora;
- Documentação técnica necessária para interpretar o
documento digital (processamento e estrutura dos dados);
- Instrumento descritivo que inclua os metadados
atribuídos aos documentos digitais e informações que
possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos
recolhidos à instituição arquivística;
- Informações sobre as migrações realizadas no órgão
produtor.
Pesquisa, localização e apresentação dos documentos
O sistema de gestão arquivística de documentos deve
prever funções de recuperação e acesso aos documentos
arquivísticos e às informações neles contidas, de forma a
satisfazer a condução das atividades e os requisitos relativos à
transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui a
pesquisa, a localização e a apresentação dos documentos.
Em um SIGAD a apresentação dos documentos consiste em
exibi-los em tela ou em imprimi-los; pode também implicar na
leitura de dados de áudio ou de vídeo. No âmbito do sistema
de gestão arquivística de documentos, a pesquisa é feita por
meio de instrumentos de busca tais como guias, inventários,
catálogos, repertórios e índices.
Já em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros
pré - definidos, selecionados dentre as informações coletadas
no momento do registro do documento e dentre os metadados
a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localização e
apresentação de documentos têm que ser submetidos a
controles de acesso e segurança, os quais serão especificados
a seguir.
Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias
de segurança
O sistema de gestão arquivística de documentos deve
prever controles de acesso e procedimentos de segurança que
garantam a integridade dos documentos. Dentre esses
procedimento, pode-se destacar o uso de controles técnicos e
programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de
usuários e característica de acesso aos dados, manutenção de
trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança.
Além disso, também devem ser levadas em conta
exigências e procedimentos de segurança da infraestrutura
das instalações. Controle de acesso O sistema de gestão
arquivística de documentos precisa limitar ou autorizar o
acesso a documentos, por usuário e/ou grupos de usuários. O
controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes
funções:
- Restrição de acesso aos documentos;
- Exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos
metadados somente aos usuários autorizados;
- Uso e intervenção nos documentos somente pelos
usuários autorizados.
9
 APOSTILAS OPÇÃO
Os documentos também devem ser analisados com relação
às precauções de segurança, ou seja, se são considerados
ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a
legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a
cada documento e as autoridades competentes para fazê-lo.
Os documentos que dizem respeito à segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas – como por exemplo dossiês
funcionais e prontuários médicos - também estarão sujeitos às
restrições de acesso, conforme legislação em vigor.
Um sistema de gestão arquivística de documentos deve
garantir que os usuários não autorizados não tenham acesso
aos documentos classificados, isto é, submetidos às categorias
de sigilo previstas em lei, bem como aqueles que são
originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos
documentos sigilosos depende de regulamentação interna do
órgão ou entidade.
O monitoramento e mapeamento das permissões de
acesso são um processo contínuo em todos os sistemas de
gestão arquivística de documentos.
Uso e rastreamento
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado
pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gestão desse
uso inclui:
- Identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é,
o que ele pode acessar;
- Identificação da precaução de segurança e da categoria de
sigilo dos documentos;
- Garantia de que somente os indivíduos autorizados
tenham acesso a documentos classificados e aos originalmente
sigilosos;
- Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos
dos documentos (visualização, impressão, transmissão e cópia
para a área de transferência) com identificação de usuário,
data, hora e, se possível, a estação de trabalho;
- Revisão periódica das classificações de acesso a fim de
garantir sua atualização.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é
uma medida de segurança que tem por objetivo verificar a
ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau
de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de
auditoria dependem da natureza do órgão ou entidade e dos
documentos produzidos.
Trilhas de auditoria
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso
dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura,
registro, classificação, indexação, arquivamento,
armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso,
preservação e destinação), informando quem operou, a data e
hora e as ações tomadas.
A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer
informações sobre o cumprimento das políticas e regras da
gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade e
serve para:
- Identificar os autores de cada operação sofrida pelos
documentos;
- Prevenir a perda de documentos;
- Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD.
- Garantir a segurança e a integridade do SIGAD.
No caso de procedimentos que tenham prazos a serem
cumpridos pelo órgão ou entidade, deve-se implementar ações
de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem
Noções de Arquivologia
dados em resposta às atividades ou ações registradas em um
documento; atribuir responsabilidade por uma ação a uma
pessoa; registrar a data em que uma ação deve ser executada
e a data em que ocorreu. A movimentação dos documentos
arquivísticos deve ser registrada de forma a garantir que
possam ser sempre localizados.
As trilhas de auditoria devem registrar o número
identificador atribuído pelo sistema, o título, a pessoa ou
unidade que teve acesso ao documento e a hora e a data da
movimentação. O sistema deve rastrear o fluxo, a transferência
entre pessoas, o retorno do documento ao “originador” (home
location) ou ao armazenamento, assim como a destinação ou o
recolhimento a qualquer órgão ou entidade externo, incluindo
instituições arquivísticas.
Cópias de segurança
O sistema de gestão arquivística de documentos deve
prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos
documentos arquivísticos e dos seus metadados. Devem
também poder recuperá-los rapidamente em caso de perda
devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra de
segurança ou degradação do suporte. Esses mecanismos
devem seguir a política de segurança da informação do órgão
ou entidade.
No caso dos sistemas de gestão arquivística de
documentos convencionais pode-se prever a reprodução de
documentos para outros suportes como medida de segurança,
como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou
digitalização. No caso dos sistemas de gestão arquivística de
documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realização
de cópias de segurança (backup). Este processo consiste na
realização de cópias periódicas das informações com o
propósito de restauração posterior das mesmas em caso de
perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo
acidente.
O processo reverso ao backup é o de restauração (restore),
que consiste em recuperar as informações para o ambiente de
produção do SIGAD em um estado consistente. Como o
objetivo é restaurar o sistema em caso de falhas, as
informações não são armazenadas por períodos muito longos
(normalmente até um ano).
Dessa forma o procedimento de cópias de segurança não
pode ser confundido com uma estratégia de preservação a
longo prazo. Segurança da infraestrutura A natureza das
medidas de segurança da infraestrutura de instalações do
acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é
muito diferente daquela do acervo analógico ou convencional.
Essas medidas devem levar em conta os seguintes
aspectos: as salas reservadas a computadores servidores,
equipamentos de rede e ao acervo digital devem ter
temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e
fornecimento estável de energia elétrica.
Deve haver controle contínuo para verificar se essas
condições estão sendo atendidas; equipamentos contra
incêndio têm que ser providos em toda área de instalação e
estarem de acordo com as normas de segurança estabelecidas;
a substituição dos equipamentos contra incêndio tem que
seguir uma rotina de verificação e ocorrer antes do final da
vida útil prevista para os mesmos; o órgão ou entidade tem que
prever instalações adequadas de para-raios, com
procedimentos de manutenção periódica, seguindo a
legislação e normas técnicas já estabelecidas; a área reservada
à instalação do SIGAD deverá ser compartimentada, com o
objetivo de controlar o acesso às informações; as salas de
computadores servidores são de uso exclusivo de pessoal
autorizado e devem ter controle eletrônico de acesso; para
acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de
autenticação têm que estar de acordo com as atribuições
individuais e com as regras de segurança do órgão ou entidade.
10
 APOSTILAS OPÇÃO
Armazenamento
As considerações e as ações relativas ao armazenamento
dos documentos arquivísticos convencionais e digitais
permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve
garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo
tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação.
Documentos que possuem valor permanente,
independente do formato, requerem um armazenamento
criterioso desde o momento da sua criação para garantir sua
preservação de longo prazo. Num cenário híbrido, isto é, que
envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos
convencionais e digitais, deve-se considerar requisitos de
armazenamento que atendam igualmente às necessidades
desses dois tipos de documentos.
As condições de armazenamento devem levar em conta o
volume e as propriedades físicas dos documentos. Devem ser
projetadas considerando também a proteção contra acesso
não autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro. No
caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e
entidades devem dispor de políticas e diretrizes para
conversão ou migração desses documentos de maneira a
garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização.
Os procedimentos de conversão e migração devem
detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos
dos documentos. Os fatores importantes na seleção das opções
de armazenamento são: volume e estimativa de crescimento
dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se
avaliar a capacidade de armazenamento, isto é, áreas de
depósito, tipos e quantidade de estante e, no caso de
documentos digitais, capacidade dos dispositivos de
armazenamento;
Segurança dos documentos: as instalações de
armazenamento (depósitos, arquivos, computadores) deverão
prever limitação de acesso aos documentos, como, por
exemplo, controle das áreas de armazenamento e sistemas de
detecção de entradas não autorizadas. O depósito deve estar
localizado em área que não seja de risco.
No caso de documentos digitais, devem ser previstos
procedimentos que previnam a perda de documentos por falha
do SIGAD; características físicas do suporte e do ambiente:
fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminação do
documento e do ambiente, temperatura e umidade
influenciarão na adequação das condições de armazenamento.
Nesse sentido, deverão ser adotados procedimentos -
como o controle e verificação do tempo de vida útil e da
estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos
documentos. É importante que os meios de acondicionamento
sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de
documentos. As áreas de depósito devem ter amplitude
adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de
umidade, proteção contra sinistro, contaminação (tal como
isótopos radioativos, toxinas e mofo) e infestação de insetos ou
micro-organismos.
Os documentos digitais devem passar periodicamente pela
troca de suporte, isto é, transferir as informações contidas
num suporte para outro. Essa técnica é conhecida por
rejuvenescimento. Frequência de uso: o uso mais ou menos
frequente dos documentos deve ser levado em conta na
seleção das opções de armazenamento.
No caso dos documentos convencionais, as opções
envolverão acondicionamento (pastas suspensas, caixas entre
outros) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da
área de trabalho). Já em relação aos documentos digitais, as
opções podem envolver armazenamento on-line (disco rígido,
disk arrays, entre outros) ou off-line, nas chamadas “mídias” de
armazenamento (disco óptico, fita magnética e outros),
5 Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf.
Noções de Arquivologia
guardadas em depósitos; custo relativo das opções de
armazenamento dos documentos: além do custo dos
dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos
equipamentos para sua manipulação e dos softwares de
controle.
Pelo previsível alto volume de custo, pode ser considerada
a opção de terceirização do armazenamento. Nesse caso,
porém, surgem outros problemas, como garantias legais sobre
a custódia, restrições de acesso e capacidade tecnológica.
Medidas tecnológicas, como o uso de criptografia, podem
impedir acessos não autorizados. Do mesmo modo, a utilização
de técnicas como checksum permitem rastrear eventuais
comprometimentos de conteúdo.
Os documentos digitais são armazenados em dispositivos
de armazenamento eletrônicos, magnéticos e ópticos. É
interessante notar que do ponto de vista tecnológico,
distinguem-se três tipos de memória, em ordem decrescente
de preço e velocidade de acesso:
- Memória primária;
- Memória secundária;
- Memória terciária.
A memória primária é de funcionamento essencial,
necessária a qualquer sistema computacional. É nela que os
softwares e os dados são armazenados durante a execução.
Representantes típicas dessa classe são as memórias RAM
(Random Access Memory). São memórias extremamente
rápidas. Seu conteúdo é de natureza dinâmica, volátil,
permanecendo válido apenas durante a execução dos
softwares, e não sobrevivendo a paradas do computador. A
memória secundária apresenta volume maior de
armazenamento que a primária, sendo por outro lado mais
lenta. Não é volátil. São exemplos os discos rígidos magnéticos
(hard disk – HD), que podem ser usados isolados ou
combinados em disk arrays.
Diversas tecnologias permitem através do uso de disk
arrays, obter maior desempenho e confiabilidade do que seria
conseguido com discos isolados. A memória terciária
compreende fitas magnéticas, discos ópticos e outros. Usos
típicos incluem armazenamento do acervo digital e cópias de
segurança. Outra nomenclatura corrente para essa classe de
memória é "mídias de armazenamento". A memória terciária
tem característica não volátil na preservação de dados. Seu
preço unitário é tão pequeno que requisitos de confiabilidade
devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuízo da perda de
dados é superior ao preço das mídias que fisicamente os
contêm. As memórias secundária e terciária são adequadas
para armazenamento.
Código de Classificação5
O código de classificação de documentos de arquivo é um
instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no
exercício de suas funções e atividades. A classificação por
assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos
sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação
e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação,
seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a
esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é
realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete
a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele
contida. A classificação define, portanto, a organização física
dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial
básico para sua recuperação.
11
 APOSTILAS OPÇÃO
No código de classificação, as funções, atividades, espécies
e tipos documentais genericamente denominados assuntos,
encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com
as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras
palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais
refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de
classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre
do geral para o particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de código de
classificação decimal. Como o próprio nome indica, o sistema
decimal de classificação por assuntos constitui-se num código
numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez
subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais
são representadas por um número inteiro, composto de três
algarismos, como se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem às grandes funções
desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e
estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem
códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta
forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação
dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe.
Esta subordinação é representada por margens, as quais
espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
O Código de classificação de documentos de arquivo para a
administração pública: atividades-meio, possui duas classes
comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos
assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900,
correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos
relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não são
comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração,
seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera
específica de competência.
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à
classificação, no qual os assuntos são ordenados
alfabeticamente e remetidos ao código numérico
correspondente.
Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de
classificação de documentos de arquivo, serão apresentadas, a
seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e
suas respectivas subclasses.
CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
Nesta classe são classificados os documentos referentes às
atividades relacionadas à administração interna dos órgãos
públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance
dos objetivos para os quais foram criados.
Noções de Arquivologia
A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como
subclasses:
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
020 – PESSOAL
030 – MATERIAL
040 – PATRIMÔNIO
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
070 – COMUNICAÇÕES
080 – (vaga)
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À
ADMINISTRAÇÃO GERAL
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Classificam-se os documentos relativos à criação,
estruturação, funcionamento e organização interna do órgão.
020 – PESSOAL
Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos
direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de
acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e
obrigações da instituição empregadora no que tange à
assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios.
030 – MATERIAL
São classificados os documentos referentes à
administração dos materiais do órgão, necessários ao
desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de
aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição
e a conservação e reparo.
040 – PATRIMÔNIO
Classificam-se os documentos referentes aos bens
patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao
órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e
alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e
recuperação.
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
Classificam-se os documentos relativos à previsão e
execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras
referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de
receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta
corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de
contas.
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à
publicação, produção editorial, preparo, impressão e
distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle,
distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão.
Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção,
controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos
arquivísticos, como também os documentos relacionados com
as atividades de reprodução, conservação e informática.
070 – COMUNICAÇÕES
Classificam-se os documentos relacionados com a
instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e
serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da
informação.
080 – (VAGA)
Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e
inserção de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO
GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo
órgão.
12
 APOSTILAS OPÇÃO
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À 940 – VISITAS E VISITANTES
ADMINISTRAÇÃO GERAL
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter
genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se,
também, esta subclasse, como recurso para inclusão de
assuntos que não possuam classificação específica no Código
de classificação de documentos de arquivo, bem como para
evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas
para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só
poderão ser aqui classificados após a verificação da não-
existência de outras subclasses nas quais possam ser
inseridos.
O mesmo se aplica aos últimos grupos:
019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO
E FUNCIONAMENTO
029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
049 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO
059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E
FINANÇAS
069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À
DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
079 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A
COMUNICAÇÕES
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os
órgãos poderão desenvolver os grupos e subgrupos referentes
a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua
temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados à
instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de
competência para aprovação.
CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS
Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico
que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas
pelo órgão.
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses:
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS.
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE
PALESTRAS. MESAS REDONDAS
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS.
CONCURSOS. FESTAS
940 – VISITAS E VISITANTES
950 – (vaga)
960 – (vaga)
970 – (vaga)
980 – (vaga)
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS
Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à
organização de solenidades, comemorações, homenagens,
bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes,
servidores ou convidados.
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS.
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE
PALESTRAS. MESAS REDONDAS
Classificam-se os documentos referentes a eventos,
promovidos ou não pelo órgão.
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS.
CONCURSOS. FESTAS
Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a
eventos promocionais, do órgão ou de outras instituições, bem
como material de divulgação.
Noções de Arquivologia
Classificam-se os documentos referentes a solicitações de
visitas, orientação e assessoramento a visitantes.
950 a 980 – (VAGAS)
Estas subclasses mantêm-se vagas para possíveis
expansões e inserção de documentos referentes a ASSUNTOS
DIVERSOS.
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter
genérico, tais como pedidos e cartas de apresentação e
recomendação; comunicações de posse, endereço e
afastamento; convites; felicitações e congratulações;
protestos, reivindicações e oferecimentos diversos.
Aplicação do Código de Classificação de Documentos
de Arquivo
A classificação é uma das atividades do processo de gestão
de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e
rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e
agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Desta forma, para que o Código de classificação de
documentos de arquivo possa ser aplicado eficientemente,
apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para
classificação e arquivamento de documentos.
Classificação e Arquivamento de Documentos
A classificação deve ser realizada por servidores treinados,
de acordo com as seguintes operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim
de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as
referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência
cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do
documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código
correspondente ao assunto de que trata o documento.
Rotinas Correspondentes Às Operações De Classificação
1. Receber o documento para classificação;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e
o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de
documentos de arquivo, utilizando o índice, quando
necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos
secundários.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s)
deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s)
correspondente(s).
Arquivamento
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser
arquivado, obedecendo às seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para
verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação
atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos
classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por
objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade
de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será
possível manter reunidos todos os documentos referentes a
um mesmo assunto, organizando-os previamente para o
arquivamento.
13
 APOSTILAS OPÇÃO
Após a ordenação, os documentos classificados sob o
mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos
processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo
(código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma
ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua
identificação. Os dossiês, processos e volumes serão
arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com
suas dimensões. Esta operação possibilita:
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma
pasta poderão ser arquivados vários dossiês correspondentes
ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de
pastas.
Exemplo:
Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL
Dossiês: 061.1 – EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO
VISUAL
061.2 – DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO.
DIVULGAÇÃO
– organizar internamente cada pasta, separando os
documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar,
sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que
relativos a um mesmo assunto.
Exemplo:
Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame
e título de concurso, ordenados alfabeticamente.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no
local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com
a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois
um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido,
sem possibilidades de recuperação quando solicitado
posteriormente.
Rotinas Correspondentes às Operações de
Arquivamento
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que
tratam do mesmo assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem
cronológica decrescente, sendo o documento com data mais
recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes,
de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética,
geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência
de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter
uma única cópia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos
processos e volumes que, embora inseridos nas pastas
suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos,
identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas
e caixas;
6. Manter reunida a documentação seriada, como por
exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o
registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta
suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação
sempre que chegar um novo número.
Noções de Arquivologia
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação
ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são
retirados do arquivo para:
– emprestar aos usuários;
– prestar informações;
– efetuar uma juntada.
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado
por meio do recibo de empréstimo (ver item 2.3), no qual são
registradas informações sobre processos, dossiês ou outros
documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do
servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data
da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem
como finalidade controlar o prazo para devolução do
documento e servir como indicador de sua frequência de uso,
fator determinante para o estabelecimento dos prazos para
sua transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão
e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s).
O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta
de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da
devolução do documento;
– 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem
cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo
de devolução.
Preservação
Os documentos arquivísticos têm que se manter acessíveis
e utilizáveis por todo o tempo que se fizer necessário,
garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso
contínuo. Deverão ser asseguradas as características dos
documentos – tais como autenticidade e acessibilidade - pela
adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de
criação e de preservação, que garantam a sua perenidade.
Essas estratégias são estabelecidas por uma política de
preservação.
Tradicionalmente a preservação de documentos
arquivísticos se concentra na obtenção da estabilidade do
suporte da informação. Nos documentos convencionais, o
conteúdo e o suporte estão intrinsecamente ligados, dessa
forma a manutenção do suporte garante a preservação do
documento. De forma distinta, nos documentos digitais, o foco
da preservação é a manutenção do acesso, que pode implicar
na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização
do ambiente tecnológico. A fragilidade do suporte digital e a
obsolescência tecnológica de hardware, software e formato
exigem essas intervenções periódicas.
As estratégias de preservação para os documentos
arquivísticos devem ser selecionadas com base na sua
capacidade de manter as características dos documentos e na
avaliação custo-benefício. Podem incluir monitoramento e
controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no seu
manuseio direto e obtenção de suportes e materiais mais
duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc). No
caso específico dos documentos digitais, essas estratégias
incluem a prevenção da obsolescência tecnológica e de danos
físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração
como rejuvenescimento (refreshing) e conversão.
Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos
digitais são: emulação, encapsulamento e preservação da
tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se configura
adicionalmente como medida de preservação recomendável e
necessária. Qualquer que seja a estratégia de preservação
adotada, há que se documentar os procedimentos e as
estruturas de metadados.
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar
disponíveis outros procedimentos para preservar documentos
digitais por longos períodos. As estratégias de preservação de
14
 APOSTILAS OPÇÃO

documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser (B) Biblioteca Nacional (BN).
formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaboração (C) Agência Bibliográfica Nacional (ABN).
do projeto desse sistema. Só assim será possível garantir o uso (D) Associação Brasileira de Normas Técnica (ABNT).
e acesso aos documentos digitais durante todo o período (E) Instituto Nacional do Livro (INL).
previsto para sua guarda.
Respostas
Questões
01. D / 02. A / 03. A / 04. E / 05. B”
01. A seguir temos a representação de uma pequena parte
de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
sem os títulos de cada coluna:
2.2. Gestão de Documentos.
I II III
Serviço 074 2 anos Eliminaç
telefônico ão
Gestão de documentos
Listas 074. Enquan Eliminaç
telefônicas 2 to vigora ão A gestão de documentos é um processo essencial no
internas andamento da organização. É necessário estabelecer uma
Ações 091 De 5 a Guarda série de práticas que garanta a organização e preservação de
judiciais 95 anos permanente arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar
Solenidad 910 1 ano Eliminaç informações e preservar a memória dos arquivos.
es ão O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à
empresa ter um maior controle sobre as informações que
As colunas I, II e III correspondem respectivamente, a: produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os
(A) espécie documental, prazos de guarda e observação. documentos são guardados, desenvolver as atividades com
(B) assunto, código de classificação e prazos de guarda. maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos
(C) plano de classificação, observação e prazos de guarda. clientes.
(D) código de classificação, prazos de guarda e destinação De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à
final. política nacional de arquivos públicos e privados, é
(E) número do documento, ciclo documental e controle. considerado gestão de documentos “o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
02. Ao organizar e arquivar uma série de documentos, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
ordenados por nome, assunto ou local, o sistema de intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
classificação utilizado será: guarda permanente”6.
(A) alfabético.
(B) alfanumérico. A gestão ocorre nas fases: corrente e intermediária,
(C) cronológico. atuando na:
(D) geográfico. - Produção;
(E) numérico. - Avaliação;
- Uso;
03. Com relação ao campo teórico da arquivologia, assinale - Tramitação;
a alternativa correta. - Arquivamento.
(A) A arquivologia estuda as funções dos serviços ou
instituições de arquivo e os princípios e as técnicas a serem Objetivos da Gestão de Documentos
observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos - Possibilitar a produção, administração, controle e
arquivísticos. manutenção do conjunto documental de forma racional,
(B) As três idades documentais podem ser denominadas econômica e eficiente;
de corrente, semiativa e informativa. - Viabilizar a recuperação da informação através de
(C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização
documentos ancestrais é adjetivado de arqueoló gico. e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão;
(D) A arquiví́stica é a té cnica e a arquivologia, a ciencia, - Preservar a memória institucional;
segundo a visão difundida pelo Arquivo Nacional. - Otimizar o uso da informação independente da natureza
(E) O triplo objeto da arquivologia é o fundo arquivístico, o do suporte.
arquivista e a instituição arquivística.
Organização e administração de arquivos
04. O termo que melhor caracteriza o que são as massas Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e
documentais acumuladas é o arquivo administração de arquivos de qualquer organismo/instituição
(A) corrente. estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de:
(B) intermediário. - política interna que reconheça a importância do arquivo
(C) permanente. na estrutura da empresa;
(D) inativo. - ferramentas apropriadas;
(E) morto. - redução do tempo de arquivamento;
- profissionais qualificados;
05. No Brasil, atualmente o órgão responsável pelo - instrumentos de controle e monitoramento do
depósito legal de publicações no Brasil é o (a) armazenamento e tráfego documental e;
(A) Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e - instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo
Tecnologia (IBICT). documental.

6 Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em:

<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.

Noções de Arquivologia 15
 APOSTILAS OPÇÃO

Objetivos: Questões
- redução de custos com a administração e manutenção do
acervo; 01. O processo administrativo que permite analisar e
- padronização dos sistemas e métodos de arquivamento; controlar sistematicamente, ao longo de seu ciclo de vida, a
- aproveitamento adequado e ganho de espaço físico; informação registrada que se produz, recebe, mantém ou
- maior controle da massa documental; utiliza uma organização, em consonância com sua missão,
- sigilo das informações; objetivos e operações, denomina-se
- preservação e conservação dos documentos; (A) Gestão da Informação.
- recuperação rápida e eficiente das informações. (B) Gestão de Depósito.
(C) Gestão do Conhecimento.
Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de (D) Gênero Documental.
arquivos compreendem 4 etapas, são elas: (E) Gestão de Documentos.

1º) Levantamento de dados 02. Em relação a gestão de documentos na esfera pública,

Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a julgue os itens subsequentes. A fase de utilização refere-se às
coleta de informações a respeito: atividades de controle, organização e acesso a documentos em
fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e
• Do funcionamento dos órgãos internos; descarte de documentos e informações.
• Do trâmite documental; (...) Certo
• Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados; (...) Errado
• Da entrada e expedição de documentos;
• Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos 03. No que se refere à gestão de documentos, julgue os
arquivos; itens a seguir. São três as fases de um programa de gestão de
• Da disponibilização do acervo mediante consulta e documentos: implantação, armazenamento e eliminação.
empréstimo; (...) Certo
• Do gênero e espécie dos documentos existentes; (...) Errado
• Do volume dos documentos arquivados;
• Da tecnologia empregada na reprodução e conservação 04. A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases
dos documentos; de:
• Das normas e legislação arquivística empregadas na (A) produção e destinação
instituição etc. (B) emulação e migração;
(C) conservação e restauração;
2º) Análise dos dados coletados (D) eliminação e preservação;
Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda (E) criação e aquisição.
documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que
contribuem para o mau funcionamento do arquivo. Respostas

3º) Planejamento Etapa que compreende a elaboração 01: E / 02: ERRADO / 03: ERRADO / 04: A.
de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se
em consideração:
• As instituições físicas e equipamentos empregados; 2.3. Instrumentos de
• Elaboração de um projeto de arquivo;
• Os recursos humanos e financeiros;
Gestão de Documentos.
• Os sistemas e métodos de arquivamento que serão
utilizados;
Prezado candidato(a), ressaltamos que os instrumentos
• O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da
de Gestão de Documentos são os seguintes: o Código de
instituição, etc.
Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo. Logo, destacamos que estes
4º) Implantação e acompanhamento
assuntos são devidamente abordados no tópico 2.1.
Finalizando o processo de organização e administração de
Conceitos Fundamentais de Arquivologia.
arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi
planejado, nessa fase:
• Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e
operacional da instituição a necessidade de se adequar aos
novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de 2.4. Protocolo.
documentos desde a sua criação/recepção até a
eliminação/descarte;
• Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas PROTOCOLO.7
que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos;
• Acompanha-se periodicamente a implementação e Antes de qualquer coisa, apresentaremos os conceitos de
execução do planejamento; gestão documental e protocolo, que serão de grande
• Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a importância para uma melhor compreensão do tema proposto.
legislação pertinente e as necessidades da instituição.
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

7 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999.
2004. p. 53-60. p. 37-44.

Noções de Arquivologia 16
 APOSTILAS OPÇÃO
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a
guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991).
A gestão de arquivos é um processo essencial no
andamento da organização. É necessário estabelecer uma
série de práticas que garanta a organização e preservação de
arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar
informações e preservar a memória dos arquivos.
O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à
empresa ter um maior controle sobre as informações que
produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os
documentos são guardados, desenvolver as atividades com
maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos
clientes.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores
encarregados do recebimento, registro, distribuição e
movimentação dos documentos em curso; denominação
atribuída ao próprio número de registro dado ao documento;
Livro de registro de documentos recebidos e/ou
expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática.
3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).
É de conhecimento comum o grande avanço que a
humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços,
incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica.
Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de
documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua
importância para a área da arquivística, no sentido de ter
despertado nas pessoas a importância dos arquivos.
Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de
conhecimento, a acumulação de massas documentais
desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas
massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas
funções fundamentais. Para tentar sanar esse e
outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de
protocolo.
Durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem
exercer funções de protocolo (recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a
denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e
Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início.
Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de
documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas
sobre como proceder para o documento cumpra a sua função
na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a
implantação de um sistema de base de dados, de preferência
simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem
às instituições, os documentos fossem registrados, pelas
devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma
ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de
documentos que chegam as instituições, cumprem suas
funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação
registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro
documental, afim de que não se perca o controle, bem como
surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados
(como o preenchimento do campo Assunto, de muita
importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma
errônea).
Recebimento:
Principais atividades: recebe o documento; separa os
documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso);
encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular
aos determinados destinatários; interpreta e classifica os
documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de
registro e movimentação.
Noções de Arquivologia
Dentre as recomendações de recebimento e
registro, destaca-se:
-Receber as correspondências, separando as de caráter
oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter
particular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a
fim de cumprirem suas funções.
Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados
da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário. Para isto,
recomenda-se:
-Separar as correspondências de caráter ostensivo das de
caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus
respectivos destinatários;
-Tomar conhecimento das correspondências de caráter
ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de
antecedentes, se existirem;
-Classificar o documento de acordo com o método da
instituição; carimbando-o em seguida;
-Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao
protocolo.
-Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a
segunda via da ficha ao documento;
-Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com
os dados das fichas de protocolo;
-Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da
forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do
protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais,
como data de entrada, setores por que já passou, enfim,
acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da
instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição,
acelerando assim, processos que anteriormente encontravam
dificuldades, como a não localização de documentos, não se
podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por
exemplo.
Nenhuma correspondência oficial recebida poderá
permanecer sem tramitação no Protocolo-Geral e no
Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as
recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados e pontos
facultativos. Todo documento deverá ter sua tramitação
registrada em sistema informatizado, sendo VEDADA a
tramitação informal. A tramitação de documentos será
efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade
organizacional, detentora do documento, responsável por dar
continuidade à tramitação no sistema informatizado.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos
devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou
recolhimento.
É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se
importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma
avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma
forma mais confiável, o destino do documento.
A expedição trata-se da saída da correspondência e demais
documentos de uma instituição, a qual envolve procedimentos
inerentes às rotinas da expedição de documentos
Dentre as recomendações com relação a expedição de
documentos, destacam-se:
-Receber a correspondência, verificando a falta de anexos
e completando dados;
-Separar as cópias, expedindo o original;
-Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem
como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias
documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem
17
 APOSTILAS OPÇÃO
situações diversas. Servem apenas como exemplos para a
elaboração de rotinas em cada instituição.
Após a discussão das vantagens de implantação de um
sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso
deste sistema, se feito de forma errônea.
Em um primeiro momento, deve-se pensar num sistema
simples de inserção de dados, que venha a atender as
necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas
que trabalham diretamente com o recebimento e registro de
documentos, recebam um treinamento adequado, para que
possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se
feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser
comprometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir
dados e números num sistema, que todos os problemas serão
resolvidos.
A própria conscientização dos funcionários, no sentido de
que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que
necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para
todos que venham a executá-las, proporcionado assim um
melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que
o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais
comuns de tramitação documental, desde que utilizado da
forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode
ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.
Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque
as grandes instituições optam por um sistema de protocolo.
Independente do tamanho da instituição, a ideia da
implantação de um sistema de protocolo é válida, desde que
algumas ações sejam tomadas no sentido de colaborar para
que este sistema atenda às necessidades para que foi
criado. Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta
apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se não
houver uma colaboração instituição / funcionários.
É um procedimento relativamente simples, se comparado
as facilidades que pode trazer. Fica ainda a ideia que não se
deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes
estão sempre em transformação, necessitando assim de
melhores condições na manutenção destes.
Questões
01. De acordo com a doutrina sobre o tema Gestão de
Documentos, o Protocolo Geral de uma Agência deve executar
as seguintes rotinas:
I. verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não
à Agência; em caso negativo, devolverá a correspondência ao
remetente, apondo carimbo apropriado e identificando o
motivo da devolução.
II. registrar, utilizando carimbo próprio, no canto inferior
direito do original e da cópia do interessado, quando houver, a
data, hora e assinatura do recebedor.
III. separar a correspondência institucional da particular.
IV. distribuir a correspondência pública diretamente, e a
correspondência particular mediatamente ao destinatário.
V. registrar em sistema e encaminhar a correspondência
institucional ao Processamento Técnico.
É correto o que está contido em:
(A) I e IV, apenas.
(B) III, apenas.
(C) II e V, apenas.
(D) I, II, III e V, apenas.
(E) I, III e IV, apenas.
02. Sobre o assunto Distribuição e Tramitação de
Correspondências, marque V para verdadeiro ou F para falso
e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência
correta.
(...) Nenhuma correspondência oficial recebida poderá
permanecer sem tramitação no Protocolo Geral e no
Noções de Arquivologia
Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as
recebidas às sextas-feiras, vésperas de feriados e ponto
facultativos.
(...) Todo documento deverá ter sua tramitação registrada
em sistema informatizado, sendo aceita à tramitação informal
em casos apropriados.
(...) A tramitação de documentos será efetuada de forma
descentralizada, sendo a última unidade organizacional,
detentora do documento, responsável por dar continuidade à
tramitação no sistema informatizado.
(...) Para efetivo controle dos documentos, a tramitação
ocorrerá sempre por intermédio dos responsáveis pelos
Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e
a distribuição dentro das unidades organizacionais.
(...) Ao receber um documento, o responsável pelo Arquivo
Setorial deve verificar se este já está cadastrado e tramitado
no sistema; caso não esteja, deve-se solicitar ao Protocolo-
Geral seu cadastramento e tramitação.
(A) F/ V/ V/ F/ F
(B) V/ F/ V/ V/ V
(C) V/ V/ V/ F/ F
(D) F/ /F/ F/ V/ F
(E) V/ F/ F/ F/ V
03. Ao receber os documentos para expedição, o
Protocolo- Geral não deverá proceder da seguinte forma:
(A) verificar se as correspondências recebidas coincidem
com o controle de expedição efetuado no sistema pela unidade
organizacional.
(B) conferir o endereçamento.
(C) preencher o(s) formulário(s) específico(s) da Empresa
Brasileira de Correios e Telégrafos, quando necessário.
(D) expedir pelo Correio ou por outros meios, de acordo
com as necessidades.
(E) expedir correspondência de caráter particular com
especial atenção.
Respostas
01: D / 02: B / 03: E
2.5. Legislação Arquivística.
Caro(a) Candidato(a) apresentaremos neste tópico as
leis mais exigidas nos concursos públicos, caso tenha
interesse em estudar todo o conteúdo pertinente a
legislação arquivística acesse:
http://www.conarq.gov.br/legislacao/coletanea-da-
legislacao.html
LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá
outras providências.
Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a
microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§1° Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as
certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas
diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em
juízos ou fora dele.
§2° Os documentos microfilmados poderão, a critério da
autoridade competente, ser eliminados por incineração,
destruição mecânica ou por outro processo adequado que
assegure a sua desintegração.
18
 APOSTILAS OPÇÃO
§3° A incineração dos documentos microfilmados ou sua
transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de
termo, por autoridade competente, em livro próprio.
§4° Os filmes negativos resultantes de microfilmagem
ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada
sua saída sob qualquer pretexto.
§5° A eliminação ou transferência para outro local dos
documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de
termo em livro próprio pela autoridade competente.
§6° Os originais dos documentos ainda em trânsito,
microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser
arquivados.
§7° Quando houver conveniência, ou por medida de
segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados
documentos ainda não arquivados desde que autorizados por
autoridade competente.
Art. 2° Os documentos de valor histórico não deverão ser
eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da
repartição detentora dos mesmos.
Art. 3° O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90
(noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades
competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para
a autenticação de traslados e certidões originais de
microfilmagem de documentos oficiais.
§1° O decreto de regulamentação determinará, igualmente,
quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para
efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem
como os requisitos que a microfilmagem realizada, por aqueles
cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem
autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízos
ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e
certidões originárias.
§2° Prescreverá também o decreto as condições que os
cartórios competentes terão de cumprir para autenticação de
reproduções realizados por particulares, para produzir efeitos
jurídicos com a terceiros.
Art. 4° É dispensável o reconhecimento da firma da
autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados,
para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões
originais de microfilmes.
Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 6° Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Independência e 80°
da República.
LEI Nº 5.471, DE 09 DE JULHO DE 1968
Dispõe sobre a Exportação de Livros Antigos e Conjuntos
Bibliográficos Brasileiros.
Art. 1º Fica proibida, sob qualquer forma, a exportação de
bibliotecas e acervos documentais constituídos de obras
brasileiras ou sobre o Brasil, editadas nos séculos XVI a XIX.
Parágrafo único. Inclui-se, igualmente, nesta proibição a
exportação de:
a) obras e documentos compreendidos no presente artigo
que, por desmembramento dos conjuntos bibliográficos, ou
isoladamente, hajam sido vendidos;
b) coleções de periódicos que já tenham mais de dez anos
de publicados, bem como quaisquer originais e cópias antigas
de partituras musicais.
Art. 2º Poderá ser permitida, para fins de interesse
cultural, a juízo da autoridade federal competente, a saída
Noções de Arquivologia
temporária, do País, de obras raras atingidas no art. 1º e seu
parágrafo único.
Art. 3º A infringência destas disposições será punida na
forma da lei, devendo ser efetivadas pela autoridade
competente as apreensões dela decorrentes.
Parágrafo único. A destinação dos bens apreendidos será
feita em proveito do patrimônio público, após audiência do
Conselho Federal de Cultura.
Art. 4º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação e
será regulamentada dentro de 60 (sessenta) dias.
Art. 5º Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 9 de julho de 1968; 147º da Independência e 80º
da República.
A. COSTA E SILVA
Tarso Dutra
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas,
em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos
informações de seu interesse particular ou de interesse
coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que
serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança
da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas.
Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos
documentos públicos na forma da Lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano
material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem
prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias.
19
 APOSTILAS OPÇÃO
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de
caráter público implica o recolhimento de sua documentação
à instituição arquivística pública ou a sua transferência à
instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como
correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto
de consultas frequentes
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por
razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e informativo que
devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por
instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública, na
sua específica esfera de competência.
Art. 10 Os documentos de valor permanente são
inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou
jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo
Poder Público como de interesse público e social, desde que
sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para
a história e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13 Os arquivos privados identificados como de
interesse público e social não poderão ser alienados com
dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos
para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder
Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados
identificados como de interesse público e social poderá ser
franqueado mediante autorização de seu proprietário ou
possuidor.
Art. 15 Os arquivos privados identificados como de
interesse público e social poderão ser depositados a título
revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades
religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil
ficam identificados como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE
INSTITUIÇÕES
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
Art. 17 A administração da documentação pública ou de
caráter público compete às instituições arquivísticas federais,
estaduais, do Distrito Federal e municipais.
Noções de Arquivologia
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder
Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os
arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações
Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da
Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo,
o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo
e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados
de acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o
Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo
Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos
e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas
funções, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário
Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos
e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas
funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e
secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 21 Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal
definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos
estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e
nesta Lei.
CAPÍTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
[Os artigos de nº 22 a 24 foram revogados pela Lei nº
12.527, de 18 de novembro de 2011]
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social.
Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a
política nacional de arquivos, como órgão central de um
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por
representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas,
públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste
artigo serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28 Revogam-se as disposições em contrário.
20
 APOSTILAS OPÇÃO
Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170º da Independência
e 103º da República.
LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991
Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos
acervos documentais privados dos presidentes da República,
e dá outras providências.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Os acervos documentais privados de presidentes da
República e o acesso à sua consulta e pesquisa passam a ser
protegidos e organizados nos termos desta Lei.
Parágrafo Único. A participação de pessoas físicas ou
jurídicas de direito privado detentoras de acervo presidencial,
nos benefícios e obrigações decorrentes desta Lei, será
voluntária e realizada mediante prévio acordo formal.
Art. 2º Os documentos que constituem o acervo
presidencial privado são na sua origem, de propriedade do
Presidente da República, inclusive para fins de herança,
doação ou venda.
Art. 3º Os acervos documentais privados dos presidentes
da República integram o patrimônio cultural brasileiro e são
declarados de interesse público para os fins de aplicação do §
1º do artigo 216 da Constituição Federal, e são sujeitos às
seguintes restrições:
“Constituição Federal
§ 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade,
promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por
meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e
desapropriação, e de outras formas de acautelamento e
preservação
I - em caso de venda, a União terá direito de preferência; e
II - não poderão ser alienados para o exterior sem
manifestação expressa da União.”
CAPÍTULO II
DO SISTEMA DOS ACERVOS DOCUMENTAIS PRIVADOS
DOS PRESIDENTES DA REPÚBLICA
Art. 4º Os acervos documentais privados dos presidentes
da República ficam organizados sob a forma de sistema que
compreende o conjunto de medidas de providências a serem
levadas a efeito por entidades públicas e privadas,
coordenadas entre si, para a preservação, conservação e
acesso aos acervos documentais privados dos presidentes da
República, mediante expresso consentimento deles ou de seus
sucessores.
Parágrafo Único. O sistema atuará de forma integrada aos
sistemas nacionais de arquivos, bibliotecas e museus.
Art. 5º O sistema de acervos documentais privados dos
presidentes da República terá participação do Arquivo
Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural - IBPC,
Museu da República, Biblioteca Nacional, Secretaria de
Documentação Histórica da Presidência da República e,
mediante acordo, de outras entidades públicas e pessoas
físicas ou jurídicas de direito privado que detenham ou tratem
de acervos documentais presidenciais.
Art. 6º O sistema de acervos documentais privados dos
presidentes da República, através de seus participantes, terá
como objetivo:
Noções de Arquivologia
I - preservar a memória presidencial como um todo num
conjunto integrado, compreendendo os acervos privados
arquivísticos, bibliográficos e museológicos;
II - coordenar, no que diz respeito às tarefas de
preservação, conservação, organização e acesso aos acervos
presidenciais privados, as ações dos órgãos públicos de
documentação e articulá-los com entidades privadas que
detenham ou tratem de tais acervos;
III - manter referencial único de informação, capaz de
fornecer ao cidadão, de maneira uniforme e sistemática, a
possibilidade de localizar, de ter acesso e de utilizar os
documentos, onde quer que estejam guardados, seja em
entidades públicas, em instituições privadas ou com
particulares, tanto na capital federal como na região de origem
do presidente ou nas demais regiões do País;
IV - propor metodologia, técnicas e tecnologias para
identificação, referência, preservação, conservação,
organização e difusão da documentação presidencial privada;
e
V - conceituar e compatibilizar as informações referentes à
documentação dos acervos privados presidenciais aos
documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos de
caráter público.
Parágrafo Único. O acesso a documentos sigilosos fica
sujeito aos dispositivos legais que regulam a segurança do
Estado.
Art. 7º O sistema de acervos documentais privados dos
presidentes da República será coordenado pela Comissão de
Memória dos Presidentes da República, que atuará em caráter
permanente junto ao Gabinete Pessoal do Presidente da
República.
§ 1º A Comissão será composta pelos titulares do Arquivo
Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural - IBPC,
Museu da República, Biblioteca Nacional, Secretaria de
Documentação Histórica do Presidente da República,
Departamento de Documentação da Secretaria-Geral da
Presidência da República, como membros natos, por titulares
de outras entidades integrantes do sistema, e por
personalidades de notório saber e experiência em
arquivologia, biblioteconomia e documentação em geral,
designados por decreto do Presidente da República.
§ 2º Além dos membros designados pelo Presidente da
República, participarão das reuniões da Comissão, com direito
a voz mas não a voto, os titulares de entidades ou detentores
de acervos admitidos formalmente ao sistema.
§ 3º A Comissão terá por Secretário-Executivo o titular da
Secretaria de Documentação Histórica do Gabinete Pessoal do
Presidente da República.
§ 4º A Comissão poderá delegar poderes a subcomissões,
que atuarão junto ao Secretário-Executivo.
§ 5º A Organização e o funcionamento da Comissão serão
regulados através de seu regimento interno.
§ 6º A participação na Comissão Memória dos Presidentes
da República será considerada de natureza relevante e não
remunerada.
§ 7º A Secretaria-Geral da Presidência da República e o
Gabinete Militar da Presidência da República prestarão apoio
administrativo à Comissão.
§ 8º As despesas relativas a transporte e a hospedagem dos
membros da Comissão serão efetuadas na forma do disposto
no artigo 17 desta Lei.
Art. 8º Compete à Comissão Memória dos Presidentes da
República:
I - estabelecer política de proteção aos acervos
presidenciais privados;
II - assessorar o Presidente da República nos assuntos
referentes à sua documentação;
21
 APOSTILAS OPÇÃO
III - opinar sobre os projetos suscitados por mantenedores
de acervos para fins de concessão de apoio técnico, humano e
financeiro;
IV - opinar sobre a celebração de convênios entre
mantenedores de acervos e entidades públicas, e fiscalizar sua
execução;
V - apoiar, com recursos técnicos e financeiros, a
preservação, conservação, organização e difusão dos acervos;
VI - definir as normas básicas de conservação, organização
e acesso necessárias à garantia da preservação dos
documentos e suas informações;
VII - assegurar a manutenção do inventário geral e registro
dos acervos privados presidenciais, bem como suas condições
de conservação, organização e acesso;
VIII - estimular os proprietários de acervos privados a
ampliar a divulgação de tais acervos e o acesso a eles;
IX - manifestar-se nos casos de alienação de acervos
presidenciais privados, em conformidade com o artigo 3º
desta Lei;
X - fomentar a pesquisa e a consulta a acervos, e
recomendar providências para sua garantia; e
XI - estimular a iniciativa privada a colaborar com os
mantenedores de acervos, para a preservação, divulgação e
acesso público.
Art. 9º Os órgãos participantes do sistema de acervos
documentais dos presidentes da República atuarão de forma
articulada, cabendo, especialmente:
I - ao Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural, apoiar os
projetos ou programas específicos de interesse do sistema,
fornecendo os meios técnicos, financeiros e administrativos a
instituições de documentação ou a detentores de acervos
presidenciais privados;
II - ao Arquivo Nacional, a orientação técnica relativa ao
acervo arquivístico, a organização de centro de referência de
acervos presidenciais que reúna e coloque à disposição dos
interessados informações sobre documentos arquivísticos,
bibliográficos e museológicos, de natureza pública ou privada,
dos presidentes da República, e a manutenção de setor de
arquivos privados presidenciais apto a receber doações de
documentos dessa natureza;
III - ao Museu da República e outros setores do Instituto
Brasileiro do Patrimônio Cultural, a orientação técnica relativa
ao acervo museológico;
IV - à Biblioteca Nacional, a orientação técnica relativa ao
acervo bibliográfico;
V - À Secretaria de Documentação Histórica do Presidente
da República, organizar, durante cada mandato presidencial, o
acervo privado do Presidente, adequando-o ao estabelecido
nesta Lei; e
VI - à Fundação Casa de Rui Barbosa, à Fundação Joaquim
Nabuco, aos serviços de documentação do Ministério da
Marinha, do Ministério da Aeronáutica e do Ministério do
Exército, ao Arquivo Histórico do Ministério das Relações
Exteriores, às demais entidades públicas de documentação e,
mediante acordo, às pessoas físicas ou jurídicas de direito
privado ligadas à documentação, tais como o Centro de
Pesquisa e Documentação da História Contemporânea da
Fundação Getúlio Vargas, o Instituto Histórico e Geográfico
Brasileiro e a Associação dos Arquivistas Brasileiros, as
atividades complementares.
CAPÍTULO III
DA ORGANIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL
PRIVADO DO PRESIDENTE EM EXERCÍCIO
Art. 10. O acervo documental do cidadão eleito Presidente
da República será considerado presidencial a partir de sua
diplomação, mas o acesso a ele somente se fará mediante
expressa autorização de seu titular.
Noções de Arquivologia
Art. 11. Com o objetivo de organizar o acervo documental
privado do Presidente da República em exercício, fica criada,
como órgão integrante do Gabinete Pessoal do Presidente da
República, a Secretaria de Documentação Histórica, à qual
compete:
I - coordenar e gerir a formação do acervo privado do
Presidente da República, a partir do levantamento,
preservação, conservação e organização dos documentos e
informações complementares;
II - registrar cronologicamente as atividades do Presidente
da República e os fatos decorrentes do exercício do mandato
presidencial; e
III - realizar trabalhos de pesquisa histórica e documental
relativos ao acervo, ao Presidente e à sua época
Art. 12 A Secretaria de Documentação Histórica será
dirigida por um Secretário, que exercerá a coordenação dos
assuntos, ações e medidas referentes ao acervo documental
privado do Presidente da República.
Parágrafo Único. As atividades de apoio técnico e
administrativo da Secretaria de Documentação Histórica serão
desempenhadas por técnicos, requisitados, de acordo com a
legislação relativa à Presidência da República, do Arquivo
Nacional, do Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural, da
Biblioteca Nacional e de outros órgãos federais de
documentação.
Art. 13 Ao final do mandato presidencial, os documentos
tratados pela Secretaria de Documentação Histórica do
Presidente da República serão entregues ao titular.
Parágrafo Único. Os documentos privados não recolhidos
pelo Presidente da República ao final do mandato terão
destinação definida pela Comissão Memória dos Presidentes
da República.
CAPÍTULO IV
DOS MANTENEDORES DOS ACERVOS
Art. 14 As entidades, públicas ou privadas, ou as pessoas
físicas mantenedoras de acervos documentais presidenciais
privados, poderão solicitar dos órgãos públicos orientação ou
assistência para a sua organização, manutenção e preservação,
e pleitear apoio técnico e financeiro do poder público para
projetos de fins educativos, científicos ou culturais.
Art. 15 O apoio referido no artigo anterior ficará
condicionado a que:
I - os detentores dos acervos adiram à Política de acervos
documentais presidenciais privados formulada pela Comissão
dos Acervos Documentais Privados dos Presidentes da
República e cumpram sua orientação técnica, visando ao
atendimento à coletividade;
II - os projetos tenham finalidade educacional, científica ou
cultural;
III - os acervos sejam acessíveis à consulta pública e à
pesquisa, com exceção das restrições previstas em lei.
§ 1º Fica assegurada a consulta ou pesquisa, para fins de
estudo ou trabalho, de caráter técnico ou acadêmico, mediante
solicitação fundamentada.
§ 2º O pesquisador ficará estritamente sujeito às normas
de acesso e às recomendações de uso estabelecidas pelo
proprietário ou gestor.
§ 3º Será estritamente cumprida a classificação de sigilo de
documentos imposta pelo titular, quando do exercício do
cargo.
§ 4º Os documentos só poderão sofrer restrições
adicionais de acesso, por parte do mantenedor, pelo prazo de
até trinta anos da data de sua publicação ou, no caso de
revelação constrangedora à honra ou à intimidade, pelo prazo
de até cem anos da data de nascimento da pessoa mencionada.
22
 APOSTILAS OPÇÃO
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 16 Ocorrendo com entidade privada mantenedora de
acervo presidencial privado a extinção prevista no artigo 22 do
Código Civil, os documentos que o compõem serão
transferidos para a guarda da União.
Parágrafo Único. Não havendo no Município ou no Estado,
no Distrito Federal ou no Território ainda não constituído em
Estado, em que a associação teve sua sede, estabelecimento
nas condições indicadas, o patrimônio se devolverá à Fazenda
do Estado, à do Distrito Federal, ou à da União”.
Art. 17 As despesas decorrentes desta Lei correrão à conta
das dotações orçamentárias próprias da Presidência da
República e dos órgãos e entidades participantes do sistema
de acervos documentais privados dos presidentes da
República.
Art. 18 O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta
Lei nº prazo de noventa dias.
Art. 19 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 20 Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 30 de dezembro de 1991; 170º da Independência
e 103º da República.
LEI Nº 11.419, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2006
Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera
a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo
Civil; e dá outras providências.
Capítulo I
Da informatização do processo judicial
Art. 1º O uso de meio eletrônico na tramitação de
processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de
peças processuais será admitido nos termos desta Lei.
§ 1º Aplica-se o disposto nesta Lei, indistintamente, aos
processos civil, penal e trabalhista, bem como aos juizados
especiais, em qualquer grau de jurisdição.
§ 2º Para o disposto nesta Lei, considera-se:
I - meio eletrônico qualquer forma de armazenamento ou
tráfego de documentos e arquivos digitais;
II - transmissão eletrônica toda forma de comunicação a
distância com a utilização de redes de comunicação,
preferencialmente a rede mundial de computadores;
III - assinatura eletrônica as seguintes formas de
identificação inequívoca do signatário:
a) assinatura digital baseada em certificado digital emitido
por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei
específica;
b) mediante cadastro de usuário no Poder Judiciário,
conforme disciplinado pelos órgãos respectivos.
Art. 2º O envio de petições, de recursos e a prática de atos
processuais em geral por meio eletrônico serão admitidos
mediante uso de assinatura eletrônica, na forma do art. 1º
desta Lei, sendo obrigatório o credenciamento prévio no
Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos
respectivos.
§ 1º O credenciamento no Poder Judiciário será realizado
mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada
identificação presencial do interessado.
§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de
acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, a identificação
e a autenticidade de suas comunicações.
Noções de Arquivologia
§ 3º Os órgãos do Poder Judiciário poderão criar um
cadastro único para o credenciamento previsto neste artigo.
Art. 3º Consideram-se realizados os atos processuais por
meio eletrônico no dia e hora do seu envio ao sistema do Poder
Judiciário, do que deverá ser fornecido protocolo eletrônico.
Parágrafo único. Quando a petição eletrônica for enviada
para atender prazo processual, serão consideradas
tempestivas as transmitidas até as 24 (vinte e quatro) horas
do seu último dia.
Capítulo II
Da comunicação eletrônica dos atos processuais
Art. 4º Os tribunais poderão criar Diário da Justiça
eletrônico, disponibilizado em sítio da rede mundial de
computadores, para publicação de atos judiciais e
administrativos próprios e dos órgãos a eles subordinados,
bem como comunicações em geral.
§ 1º O sítio e o conteúdo das publicações de que trata este
artigo deverão ser assinados digitalmente com base em
certificado emitido por Autoridade Certificadora credenciada
na forma da lei específica.
§ 2º A publicação eletrônica na forma deste artigo substitui
qualquer outro meio e publicação oficial, para quaisquer
efeitos legais, à exceção dos casos que, por lei, exigem
intimação ou vista pessoal.
§ 3º Considera-se como data da publicação o primeiro dia
útil seguinte ao da disponibilização da informação no Diário da
Justiça eletrônico.
§ 4º Os prazos processuais terão início no primeiro dia útil
que seguir ao considerado como data da publicação.
§ 5º A criação do Diário da Justiça eletrônico deverá ser
acompanhada de ampla divulgação, e o ato administrativo
correspondente será publicado durante 30 (trinta) dias no
diário oficial em uso.
Art. 5º As intimações serão feitas por meio eletrônico em
portal próprio aos que se cadastrarem na forma do art. 2º
desta Lei, dispensando-se a publicação no órgão oficial,
inclusive eletrônico.
§ 1º Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o
intimando efetivar a consulta eletrônica ao teor da intimação,
certificando-se nos autos a sua realização.
§ 2º Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a
consulta se dê em dia não útil, a intimação será considerada
como realizada no primeiro dia útil seguinte.
§ 3º A consulta referida nos §§ 1º e 2º deste artigo deverá
ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados da data do
envio da intimação, sob pena de considerar-se a intimação
automaticamente realizada na data do término desse prazo.
§ 4º Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa
de correspondência eletrônica, comunicando o envio da
intimação e a abertura automática do prazo processual nos
termos do § 3º deste artigo, aos que manifestarem interesse
por esse serviço.
§ 5º Nos casos urgentes em que a intimação feita na forma
deste artigo possa causar prejuízo a quaisquer das partes ou
nos casos em que for evidenciada qualquer tentativa de burla
ao sistema, o ato processual deverá ser realizado por outro
meio que atinja a sua finalidade, conforme determinado pelo
juiz.
§ 6º As intimações feitas na forma deste artigo, inclusive da
Fazenda Pública, serão consideradas pessoais para todos os
efeitos legais.
23
 APOSTILAS OPÇÃO
Art. 6º Observadas as formas e as cautelas do art. 5º desta
Lei, as citações, inclusive da Fazenda Pública, excetuadas as
dos Direitos Processuais Criminal e Infracional, poderão ser
feitas por meio eletrônico, desde que a íntegra dos autos seja
acessível ao citando.
Art. 7º As cartas precatórias, rogatórias, de ordem e, de um
modo geral, todas as comunicações oficiais que transitem
entre órgãos do Poder Judiciário, bem como entre os deste e os
dos demais Poderes, serão feitas preferentemente por meio
eletrônico.
Capítulo III
Do processo eletrônico
Art. 8º Os órgãos do Poder Judiciário poderão desenvolver
sistemas eletrônicos de processamento de ações judiciais por
meio de autos total ou parcialmente digitais, utilizando,
preferencialmente, a rede mundial de computadores e acesso
por meio de redes internas e externas.
Parágrafo único. Todos os atos processuais do processo
eletrônico serão assinados eletronicamente na forma
estabelecida nesta Lei.
Art. 9º No processo eletrônico, todas as citações,
intimações e notificações, inclusive da Fazenda Pública, serão
feitas por meio eletrônico, na forma desta Lei.
§ 1º As citações, intimações, notificações e remessas que
viabilizem o acesso à íntegra do processo correspondente
serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os
efeitos legais.
§ 2º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio
eletrônico para a realização de citação, intimação ou
notificação, esses atos processuais poderão ser praticados
segundo as regras ordinárias, digitalizando-se o documento
físico, que deverá ser posteriormente destruído.
Art. 10 A distribuição da petição inicial e a juntada da
contestação, dos recursos e das petições em geral, todos em
formato digital, nos autos de processo eletrônico, podem ser
feitas diretamente pelos advogados públicos e privados, sem
necessidade da intervenção do cartório ou secretaria judicial,
situação em que a autuação deverá se dar de forma
automática, fornecendo-se recibo eletrônico de protocolo.
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em
determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão
considerados tempestivos os efetivados até as 24 (vinte e
quatro) horas do último dia.
§ 2º No caso do § 1º deste artigo, se o Sistema do Poder
Judiciário se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo
fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil
seguinte à resolução do problema.
§ 3º Os órgãos do Poder Judiciário deverão manter
equipamentos de digitalização e de acesso à rede mundial de
computadores à disposição dos interessados para distribuição
de peças processuais.
Art. 11 Os documentos produzidos eletronicamente e
juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e
de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei, serão
considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 1º Os extratos digitais e os documentos digitalizados e
juntados aos autos pelos órgãos da Justiça e seus auxiliares,
pelo Ministério Público e seus auxiliares, pelas procuradorias,
pelas autoridades policiais, pelas repartições públicas em
geral e por advogados públicos e privados têm a mesma força
probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e
fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de
digitalização.
Noções de Arquivologia
§ 2º A arguição de falsidade do documento original será
processada eletronicamente na forma da lei processual em
vigor.
§ 3º Os originais dos documentos digitalizados,
mencionados no § 2º deste artigo, deverão ser preservados
pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou,
quando admitida, até o final do prazo para interposição de
ação rescisória.
§ 4º (VETADO)
§ 5ºOs documentos cuja digitalização seja tecnicamente
inviável devido ao grande volume ou por motivo de
ilegibilidade deverão ser apresentados ao cartório ou
secretaria no prazo de 10 (dez) dias contados do envio de
petição eletrônica comunicando o fato, os quais serão
devolvidos à parte após o trânsito em julgado.
§ 6º Os documentos digitalizados juntados em processo
eletrônico somente estarão disponíveis para acesso por meio
da rede externa para suas respectivas partes processuais e
para o Ministério Público, respeitado o disposto em lei para as
situações de sigilo e de segredo de justiça.
Art. 12. A conservação dos autos do processo poderá ser
efetuada total ou parcialmente por meio eletrônico.
§ 1º Os autos dos processos eletrônicos deverão ser
protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e
armazenados em meio que garanta a preservação e
integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos
suplementares.
§ 2º Os autos de processos eletrônicos que tiverem de ser
remetidos a outro juízo ou instância superior que não
disponham de sistema compatível deverão ser impressos em
papel, autuados na forma dos arts. 166 a 168 da Lei nº 5.869,
de 11 de janeiro de 1973 - Código de Processo Civil, ainda que
de natureza criminal ou trabalhista, ou pertinentes a juizado
especial.
§ 3º No caso do § 2º deste artigo, o escrivão ou o chefe de
secretaria certificará os autores ou a origem dos documentos
produzidos nos autos, acrescentando, ressalvada a hipótese de
existir segredo de justiça, a forma pela qual o banco de dados
poderá ser acessado para aferir a autenticidade das peças e das
respectivas assinaturas digitais.
§ 4º Feita a autuação na forma estabelecida no § 2º deste
artigo, o processo seguirá a tramitação legalmente
estabelecida para os processos físicos.
§ 5º A digitalização de autos em mídia não digital, em
tramitação ou já arquivados, será precedida de publicação de
editais de intimações ou da intimação pessoal das partes e de
seus procuradores, para que, no prazo preclusivo de 30
(trinta) dias, se manifestem sobre o desejo de manterem
pessoalmente a guarda de algum dos documentos originais.
Art. 13º O magistrado poderá determinar que sejam
realizados por meio eletrônico a exibição e o envio de dados e
de documentos necessários à instrução do processo.
§ 1º Consideram-se cadastros públicos, para os efeitos
deste artigo, dentre outros existentes ou que venham a ser
criados, ainda que mantidos por concessionárias de serviço
público ou empresas privadas, os que contenham informações
indispensáveis ao exercício da função judicante.
§ 2º O acesso de que trata este artigo dar-se-á por qualquer
meio tecnológico disponível, preferentemente o de menor
custo, considerada sua eficiência.
§ 3º (VETADO)
Capítulo IV
Disposições gerais e finais
Art. 14 Os sistemas a serem desenvolvidos pelos órgãos do
Poder Judiciário deverão usar, preferencialmente, programas
com código aberto, acessíveis ininterruptamente por meio da
24
 APOSTILAS OPÇÃO
rede mundial de computadores, priorizando-se a sua
padronização.
Parágrafo único. Os sistemas devem buscar identificar os
casos de ocorrência de prevenção, litispendência e coisa
julgada.
Art. 15 Salvo impossibilidade que comprometa o acesso à
justiça, a parte deverá informar, ao distribuir a petição inicial
de qualquer ação judicial, o número no cadastro de pessoas
físicas ou jurídicas, conforme o caso, perante a Secretaria da
Receita Federal.
Parágrafo único. Da mesma forma, as peças de acusação
criminais deverão ser instruídas pelos membros do Ministério
Público ou pelas autoridades policiais com os números de
registros dos acusados no Instituto Nacional de Identificação
do Ministério da Justiça, se houver.
Art. 16 Os livros cartorários e demais repositórios dos
órgãos do Poder Judiciário poderão ser gerados e
armazenados em meio totalmente eletrônico.
Art. 17 (VETADO)
Art. 18 Os órgãos do Poder Judiciário regulamentarão esta
Lei, no que couber, no âmbito de suas respectivas
competências.
Art. 19 Ficam convalidados os atos processuais praticados
por meio eletrônico até a data de publicação desta Lei, desde
que tenham atingido sua finalidade e não tenha havido
prejuízo para as partes.
Art. 20 A Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 - Código de
Processo Civil, passa a vigorar com as seguintes alterações:
"Art. 38. ...................................................................
Parágrafo único. A procuração pode ser assinada
digitalmente com base em certificado emitido por Autoridade
Certificadora credenciada, na forma da lei específica." (NR)
"Art. 154. .................................................................
Parágrafo único. (Vetado). (VETADO)
§ 2º Todos os atos e termos do processo podem ser
produzidos, transmitidos, armazenados e assinados por meio
eletrônico, na forma da lei." (NR)
"Art.164. ...................................................................
Parágrafo único. A assinatura dos juízes, em todos os graus
de jurisdição, pode ser feita eletronicamente, na forma da lei."
(NR)
"Art. 169. ......................................................................
§ 1º É vedado usar abreviaturas.
§ 2º Quando se tratar de processo total ou parcialmente
eletrônico, os atos processuais praticados na presença do juiz
poderão ser produzidos e armazenados de modo
integralmente digital em arquivo eletrônico inviolável, na
forma da lei, mediante registro em termo que será assinado
digitalmente pelo juiz e pelo escrivão ou chefe de secretaria,
bem como pelos advogados das partes.
§ 3º No caso do § 2º deste artigo, eventuais contradições
na transcrição deverão ser suscitadas oralmente no momento
da realização do ato, sob pena de preclusão, devendo o juiz
decidir de plano, registrando-se a alegação e a decisão no
termo." (NR)
"Art. 202. .......................................................................
§ 3º A carta de ordem, carta precatória ou carta rogatória
pode ser expedida por meio eletrônico, situação em que a
assinatura do juiz deverá ser eletrônica, na forma da lei." (NR)
Noções de Arquivologia
"Art. 221 ........................................................................
IV - por meio eletrônico, conforme regulado em lei
própria." (NR)
"Art. 237. ......................................................................
Parágrafo único. As intimações podem ser feitas de forma
eletrônica, conforme regulado em lei própria." (NR)
"Art. 365. .......................................................................
V - os extratos digitais de bancos de dados, públicos e
privados, desde que atestado pelo seu emitente, sob as penas
da lei, que as informações conferem com o que consta na
origem;
VI - as reproduções digitalizadas de qualquer documento,
público ou particular, quando juntados aos autos pelos órgãos
da Justiça e seus auxiliares, pelo Ministério Público e seus
auxiliares, pelas procuradorias, pelas repartições públicas em
geral e por advogados públicos ou privados, ressalvada a
alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou
durante o processo de digitalização.
§ 1º Os originais dos documentos digitalizados,
mencionados no inciso VI do caput deste artigo, deverão ser
preservados pelo seu detentor até o final do prazo para
interposição de ação rescisória.
§ 2º Tratando-se de cópia digital de título executivo
extrajudicial ou outro documento relevante à instrução do
processo, o juiz poderá determinar o seu depósito em cartório
ou secretaria." (NR)
"Art. 399. .....................................................................
§ 1º Recebidos os autos, o juiz mandará extrair, no prazo
máximo e improrrogável de 30 (trinta) dias, certidões ou
reproduções fotográficas das peças indicadas pelas partes ou
de ofício; findo o prazo, devolverá os autos à repartição de
origem.
§ 2º As repartições públicas poderão fornecer todos os
documentos em meio eletrônico conforme disposto em lei,
certificando, pelo mesmo meio, que se trata de extrato fiel do
que consta em seu banco de dados ou do documento
digitalizado." (NR)
"Art. 417. .......................................................................
§ 1º O depoimento será passado para a versão datilográfica
quando houver recurso da sentença ou noutros casos, quando
o juiz o determinar, de ofício ou a requerimento da parte.
§ 2º Tratando-se de processo eletrônico, observar-se-á o
disposto nos §§ 2º e 3º do art. 169 desta Lei." (NR)
"Art. 457. .......................................................................
§ 4º Tratando-se de processo eletrônico, observar-se-á o
disposto nos §§ 2º e 3º do art. 169 desta Lei." (NR)
"Art. 556. .......................................................................
Parágrafo único. Os votos, acórdãos e demais atos
processuais podem ser registrados em arquivo eletrônico
inviolável e assinados eletronicamente, na forma da lei,
devendo ser impressos para juntada aos autos do processo
quando este não for eletrônico." (NR)
Art. 21. (VETADO)
Art. 22. Esta Lei entra em vigor 90 (noventa) dias depois de
sua publicação.
Brasília, 19 de dezembro de 2006; 185º da Independência
e 118º da República.
25
 APOSTILAS OPÇÃO
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011
Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII
do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216
da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de
2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
e dá outras providências.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem
observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios,
com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso
XXXIII do art. 5º no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art.
216 da Constituição Federal.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei:
I - os órgãos públicos integrantes da administração direta
dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de
Contas, e Judiciário e do Ministério Público;
II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas
públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades
controladas direta ou indiretamente pela União, Estados,
Distrito Federal e Municípios.
Art. 2º Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber,
às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para
realização de ações de interesse público, recursos públicos
diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais,
contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo,
ajustes ou outros instrumentos congêneres.
Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as
entidades citadas no caput refere-se à parcela dos recursos
públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuízo das
prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas.
Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se
a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e
devem ser executados em conformidade com os princípios
básicos da administração pública e com as seguintes
diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral e do
sigilo como exceção;
II - divulgação de informações de interesse público,
independentemente de solicitações;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela
tecnologia da informação;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de
transparência na administração pública;
V - desenvolvimento do controle social da administração
pública.
Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser
utilizados para produção e transmissão de conhecimento,
contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
II - documento: unidade de registro de informações,
qualquer que seja o suporte ou formato;
III - informação sigilosa: aquela submetida
temporariamente à restrição de acesso público em razão de
sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do
Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa
natural identificada ou identificável;
V - tratamento da informação: conjunto de ações
referentes à produção, recepção, classificação, utilização,
acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição,
arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação,
destinação ou controle da informação;
Noções de Arquivologia
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser
conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou
sistemas autorizados;
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha
sido produzida, expedida, recebida ou modificada por
determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VIII - integridade: qualidade da informação não
modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;
IX - primariedade: qualidade da informação coletada na
fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem
modificações.
Art. 5º É dever do Estado garantir o direito de acesso à
informação, que será franqueada, mediante procedimentos
objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem
de fácil compreensão.
CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público,
observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis,
assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo
acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua
disponibilidade, autenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da informação
pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade,
integridade e eventual restrição de acesso.
Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei
compreende, entre outros, os direitos de obter:
I - orientação sobre os procedimentos para a consecução
de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada
ou obtida a informação almejada;
II - informação contida em registros ou documentos,
produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades,
recolhidos ou não a arquivos públicos;
III - informação produzida ou custodiada por pessoa física
ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus
órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado;
IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada;
V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e
entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e
serviços;
VI - informação pertinente à administração do patrimônio
público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos
administrativos; e
VII - informação relativa:
a) à implementação, acompanhamento e resultados dos
programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas,
bem como metas e indicadores propostos;
b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e
tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno
e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios
anteriores.
§ 1º O acesso à informação previsto no caput não
compreende as informações referentes a projetos de pesquisa
e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
§ 2º Quando não for autorizado acesso integral à
informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o
acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou
cópia com ocultação da parte sob sigilo.
§ 3º O direito de acesso aos documentos ou às informações
neles contidas utilizados como fundamento da tomada de
decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição
do ato decisório respectivo.
26
 APOSTILAS OPÇÃO
§ 4º Negativa de acesso às informações objeto de pedido
formulado aos órgãos e entidades referidas no art. 1º, quando
não fundamentada, sujeitará o responsável a medidas
disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei.
§ 5º Informado do extravio da informação solicitada,
poderá o interessado requerer à autoridade competente a
imediata abertura de sindicância para apurar o
desaparecimento da respectiva documentação.
§ 6º Verificada a hipótese prevista nº § 5º deste artigo, o
responsável pela guarda da informação extraviada deverá, no
prazo de 10 (dez) dias, justificar o fato e indicar testemunhas
que comprovem sua alegação.
Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover,
independentemente de requerimentos, a divulgação em local
de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de
informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas
ou custodiadas.
§ 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput,
deverão constar, no mínimo:
I - registro das competências e estrutura organizacional,
endereços e telefones das respectivas unidades e horários de
atendimento ao público;
II - registros de quaisquer repasses ou transferências de
recursos financeiros;
III - registros das despesas;
IV - informações concernentes a procedimentos
licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem
como a todos os contratos celebrados;
V - dados gerais para o acompanhamento de programas,
ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e
VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.
§ 2º Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e
entidades públicas deverão utilizar todos os meios e
instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória
a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de
computadores (internet).
§ 3º Os sítios de que trata o § 2º deverão, na forma de
regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos:
I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita
o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e
em linguagem de fácil compreensão;
II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos
formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários,
tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das
informações;
III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas
externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por
máquina;
IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para
estruturação da informação;
V - garantir a autenticidade e a integridade das
informações disponíveis para acesso;
VI - manter atualizadas as informações disponíveis para
acesso;
VII - indicar local e instruções que permitam ao
interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica,
com o órgão ou entidade detentora do sítio; e
VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a
acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência, nos
termos do art. 17 da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000,
e do art. 9º da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com
Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo nº 186, de 9 de
julho de 2008.
§ 4º Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil)
habitantes ficam dispensados da divulgação obrigatória na
internet a que se refere o § 2º, mantida a obrigatoriedade de
divulgação, em tempo real, de informações relativas à
execução orçamentária e financeira, nos critérios e prazos
Noções de Arquivologia
previstos no art. 73-B da Lei Complementar nº 101, de 4 de
maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal).
Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado
mediante:
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos
órgãos e entidades do poder público, em local com condições
apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a
informações;
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas
respectivas unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a
informações; e
II - realização de audiências ou consultas públicas,
incentivo à participação popular ou a outras formas de
divulgação.
CAPÍTULO III
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Do Pedido de Acesso
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de
acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art.
1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido
conter a identificação do requerente e a especificação da
informação requerida.
§ 1º Para o acesso a informações de interesse público, a
identificação do requerente não pode conter exigências que
inviabilizem a solicitação.
§ 2º Os órgãos e entidades do poder público devem
viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de
acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.
§ 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos
motivos determinantes da solicitação de informações de
interesse público.
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou
conceder o acesso imediato à informação disponível.
§ 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na
forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o
pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a
consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;
II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total
ou parcial, do acesso pretendido; ou
III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for
do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou,
ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade,
cientificando o interessado da remessa de seu pedido de
informação.
§ 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por
mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual
será cientificado o requerente.
§ 3º Sem prejuízo da segurança e da proteção das
informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão
ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio
requerente possa pesquisar a informação de que necessitar.
§ 4º Quando não for autorizado o acesso por se tratar de
informação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá
ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e
condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe
indicada a autoridade competente para sua apreciação.
§ 5º A informação armazenada em formato digital será
fornecida nesse formato, caso haja anuência do requerente.
§ 6º Caso a informação solicitada esteja disponível ao
público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer
outro meio de acesso universal, serão informados ao
requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá
27
 APOSTILAS OPÇÃO
consultar, obter ou reproduzir a referida informação,
procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade
pública da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o
requerente declarar não dispor de meios para realizar por si
mesmo tais procedimentos.
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é
gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos
pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que
poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao
ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados.
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos
previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não
lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da
família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto
de 1983.
Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida
em documento cuja manipulação possa prejudicar sua
integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com
certificação de que esta confere com o original.
Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de
cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e
sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por
outro meio que não ponha em risco a conservação do
documento original.
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de
decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia.
Seção II
Dos Recursos
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações
ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado
interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a
contar da sua ciência.
Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade
hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada,
que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.
Art. 16. Negado o acesso à informação pelos órgãos ou
entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá
recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no
prazo de 5 (cinco) dias se:
I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for
negado;
II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou
parcialmente classificada como sigilosa não indicar a
autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a
quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação;
III - os procedimentos de classificação de informação
sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados;
e atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou
IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros
procedimentos previstos nesta Lei.
§ 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser
dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido
à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente
superior àquela que exarou a decisão impugnada, que
deliberará no prazo de 5 (cinco) dias.
§ 2º Verificada a procedência das razões do recurso, a
Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou
entidade que adote as providências necessárias para dar
cumprimento ao disposto nesta Lei.
§ 3º Negado o acesso à informação pela Controladoria-
Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão
Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35.
Noções de Arquivologia
Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de
desclassificação de informação protocolado em órgão da
administração pública federal, poderá o requerente recorrer
ao Ministro de Estado da área, sem prejuízo das competências
da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, previstas
no art. 35, e do disposto no art. 16.
§ 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser
dirigido às autoridades mencionadas depois de submetido à
apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente
superior à autoridade que exarou a decisão impugnada e, no
caso das Forças Armadas, ao respectivo Comando.
§ 2º Indeferido o recurso previsto no caput que tenha como
objeto a desclassificação de informação secreta ou
ultrassecreta, caberá recurso à Comissão Mista de Reavaliação
de Informações prevista no art. 35.
Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões
denegatórias proferidas no recurso previsto no art. 15 e de
revisão de classificação de documentos sigilosos serão objeto
de regulamentação própria dos Poderes Legislativo e
Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos
âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o direito
de ser informado sobre o andamento de seu pedido.
Art. 19. (VETADO).
§ 1º (VETADO).
§ 2º Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público
informarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao Conselho
Nacional do Ministério Público, respectivamente, as decisões
que, em grau de recurso, negarem acesso a informações de
interesse público.
Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que couber, a Lei nº
9.784, de 29 de janeiro de 1999, ao procedimento de que trata
este Capítulo.
CAPÍTULO IV
DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Disposições Gerais
Art. 21. Não poderá ser negado acesso à informação
necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos
fundamentais.
Parágrafo único. As informações ou documentos que
versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos
humanos praticada por agentes públicos ou a mando de
autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de
acesso.
Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses
legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de
segredo industrial decorrentes da exploração direta de
entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder
público.
Seção II
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e
Prazos de Sigilo
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da
sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação
as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a
integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações
ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido
fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e
organismos internacionais;
28
 APOSTILAS OPÇÃO
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da
população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira,
econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações
estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e
desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a
sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico
nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas
autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como
de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas
com a prevenção ou repressão de infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades
públicas, observado o seu teor e em razão de sua
imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado,
poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou
reservada.
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à
informação, conforme a classificação prevista no caput,
vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
§ 2º As informações que puderem colocar em risco a
segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e
respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como
reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em
exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá
ser estabelecida como termo final de restrição de acesso à
ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra
antes do transcurso do prazo máximo de classificação.
§ 4º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o
evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á,
automaticamente, de acesso público.
§ 5º Para a classificação da informação em determinado
grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da
informação e utilizado o critério menos restritivo possível,
considerados:
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade
e do Estado; e
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que
defina seu termo final.
Seção III
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação
de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e
entidades, assegurando a sua proteção.
§ 1º O acesso, a divulgação e o tratamento de informação
classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que
tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente
credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das
atribuições dos agentes públicos autorizados por lei.
§ 2º O acesso à informação classificada como sigilosa cria a
obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.
§ 3º Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas
a serem adotados para o tratamento de informação sigilosa, de
modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso,
transmissão e divulgação não autorizados.
Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências
necessárias para que o pessoal a elas subordinado
hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e
Noções de Arquivologia
procedimentos de segurança para tratamento de informações
sigilosas.
Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que,
em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar
atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as
providências necessárias para que seus empregados,
prepostos ou representantes observem as medidas e
procedimentos de segurança das informações resultantes da
aplicação desta Lei.
Seção IV
Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e
Desclassificação
Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito
da administração pública federal é de competência:
I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:
a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas
prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica;
e
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares
permanentes no exterior;
II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso
I, dos titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas
e sociedades de economia mista; e
III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos
incisos I e II e das que exerçam funções de direção, comando
ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo Direção e
Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de
acordo com regulamentação específica de cada órgão ou
entidade, observado o disposto nesta Lei.
§ 1º A competência prevista nos incisos I e II, no que se
refere à classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser
delegada pela autoridade responsável a agente público,
inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação.
§ 2º A classificação de informação no grau de sigilo
ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e”
do inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos Ministros de
Estado, no prazo previsto em regulamento.
§ 3º A autoridade ou outro agente público que classificar
informação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão
de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em
regulamento.
Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de
sigilo deverá ser formalizada em decisão que conterá, no
mínimo, os seguintes elementos:
I - assunto sobre o qual versa a informação;
II - fundamento da classificação, observados os critérios
estabelecidos no art. 24;
III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses
ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme
limites previstos no art. 24; e
IV - identificação da autoridade que a classificou.
Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida
no mesmo grau de sigilo da informação classificada.
Art. 29. A classificação das informações será reavaliada
pela autoridade classificadora ou por autoridade
hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício,
nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à
sua desclassificação ou à redução do prazo de sigilo, observado
o disposto no art. 24.
§ 1º O regulamento a que se refere o caput deverá
considerar as peculiaridades das informações produzidas no
exterior por autoridades ou agentes públicos.
29
 APOSTILAS OPÇÃO
§ 2º Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser
examinadas a permanência dos motivos do sigilo e a
possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da
divulgação da informação.
§ 3º Na hipótese de redução do prazo de sigilo da
informação, o novo prazo de restrição manterá como termo
inicial a data da sua produção.
Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade
publicará, anualmente, em sítio à disposição na internet e
destinado à veiculação de dados e informações
administrativas, nos termos de regulamento:
I - rol das informações que tenham sido desclassificadas
nos últimos 12 (doze) meses;
II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo,
com identificação para referência futura;
III - relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos
de informação recebidos, atendidos e indeferidos, bem como
informações genéricas sobre os solicitantes.
§ 1º Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da
publicação prevista no caput para consulta pública em suas
sedes.
§ 2º Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de
informações classificadas, acompanhadas da data, do grau de
sigilo e dos fundamentos da classificação.
Seção V
Das Informações Pessoais
Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser
feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida
privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades
e garantias individuais.
§ 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo,
relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem:
I - terão seu acesso restrito, independentemente de
classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos
a contar da sua data de produção, a agentes públicos
legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e
II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por
terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso
da pessoa a que elas se referirem.
§ 2º Aquele que obtiver acesso às informações de que trata
este artigo será responsabilizado por seu uso indevido.
§ 3º O consentimento referido no inciso II do § 1º não será
exigido quando as informações forem necessárias:
I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa
estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e
exclusivamente para o tratamento médico;
II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de
evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo
vedada a identificação da pessoa a que as informações se
referirem;
III - ao cumprimento de ordem judicial;
IV - à defesa de direitos humanos; ou
V - à proteção do interesse público e geral preponderante.
§ 4º A restrição de acesso à informação relativa à vida
privada, honra e imagem de pessoa não poderá ser invocada
com o intuito de prejudicar processo de apuração de
irregularidades em que o titular das informações estiver
envolvido, bem como em ações voltadas para a recuperação de
fatos históricos de maior relevância.
§ 5º Regulamento disporá sobre os procedimentos para
tratamento de informação pessoal.
Noções de Arquivologia
CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam
responsabilidade do agente público ou militar:
I - recusar-se a fornecer informação requerida nos termos
desta Lei, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou
fornecê-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta
ou imprecisa;
II - utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir,
inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente,
informação que se encontre sob sua guarda ou a que tenha
acesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições
de cargo, emprego ou função pública;
III - agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de
acesso à informação;
IV - divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou
permitir acesso indevido à informação sigilosa ou informação
pessoal;
V - impor sigilo à informação para obter proveito pessoal
ou de terceiro, ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido
por si ou por outrem;
VI - ocultar da revisão de autoridade superior competente
informação sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em
prejuízo de terceiros; e
VII - destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos
concernentes a possíveis violações de direitos humanos por
parte de agentes do Estado.
§ 1º Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa
e do devido processo legal, as condutas descritas no caput
serão consideradas:
I - para fins dos regulamentos disciplinares das Forças
Armadas, transgressões militares médias ou graves, segundo
os critérios neles estabelecidos, desde que não tipificadas em
lei como crime ou contravenção penal; ou
II - para fins do disposto na Lei nº 8.112, de 11 de
dezembro de 1990, e suas alterações, infrações
administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com
suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos.
§ 2º Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou
agente público responder, também, por improbidade
administrativa, conforme o disposto nas Leis nºs 1.079, de 10
de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de 1992.
Art. 33. A pessoa física ou entidade privada que detiver
informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com
o poder público e deixar de observar o disposto nesta Lei
estará sujeita às seguintes sanções:
I - advertência;
II - multa;
III - rescisão do vínculo com o poder público;
IV - suspensão temporária de participar em licitação e
impedimento de contratar com a administração pública por
prazo não superior a 2 (dois) anos; e
V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar
com a administração pública, até que seja promovida a
reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a
penalidade.
§ 1º As sanções previstas nos incisos I, III e IV poderão ser
aplicadas juntamente com a do inciso II, assegurado o direito
de defesa do interessado, no respectivo processo, no prazo de
10 (dez) dias.
§ 2º A reabilitação referida no inciso V será autorizada
somente quando o interessado efetivar o ressarcimento ao
órgão ou entidade dos prejuízos resultantes e após decorrido
o prazo da sanção aplicada com base no inciso IV.
§ 3º A aplicação da sanção prevista no inciso V é de
competência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou
entidade pública, facultada a defesa do interessado, no
30
 APOSTILAS OPÇÃO
respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de
vista.
Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem
diretamente pelos danos causados em decorrência da
divulgação não autorizada ou utilização indevida de
informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a
apuração de responsabilidade funcional nos casos de dolo ou
culpa, assegurado o respectivo direito de regresso.
Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa
física ou entidade privada que, em virtude de vínculo de
qualquer natureza com órgãos ou entidades, tenha acesso a
informação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento
indevido.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 35. (VETADO).
§ 1º É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, que decidirá, no âmbito da administração
pública federal, sobre o tratamento e a classificação de
informações sigilosas e terá competência para:
I - requisitar da autoridade que classificar informação
como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo,
parcial ou integral da informação;
II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou
secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa
interessada, observado o disposto no art. 7º e demais
dispositivos desta Lei; e
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada
como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto
o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à
soberania nacional ou à integridade do território nacional ou
grave risco às relações internacionais do País, observado o
prazo previsto no § 1º do art. 24.
§ 2º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única
renovação.
§ 3º A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § 1º
deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a
reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de
documentos ultrassecretos ou secretos.
§ 4º A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista
de Reavaliação de Informações nos prazos previstos no § 3º
implicará a desclassificação automática das informações.
§ 5º Regulamento disporá sobre a composição,
organização e funcionamento da Comissão Mista de
Reavaliação de Informações, observado o mandato de 2 (dois)
anos para seus integrantes e demais disposições desta Lei.
Art. 36. O tratamento de informação sigilosa resultante de
tratados, acordos ou atos internacionais atenderá às normas e
recomendações constantes desses instrumentos.
Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança
Institucional da Presidência da República, o Núcleo de
Segurança e Credenciamento (NSC), que tem por objetivos:
I - promover e propor a regulamentação do
credenciamento de segurança de pessoas físicas, empresas,
órgãos e entidades para tratamento de informações sigilosas;
e
II - garantir a segurança de informações sigilosas, inclusive
aquelas provenientes de países ou organizações
internacionais com os quais a República Federativa do Brasil
tenha firmado tratado, acordo, contrato ou qualquer outro ato
internacional, sem prejuízo das atribuições do Ministério das
Relações Exteriores e dos demais órgãos competentes.
Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a
composição, organização e funcionamento do NSC.
Noções de Arquivologia
Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei nº 9.507, de 12 de
novembro de 1997, em relação à informação de pessoa, física
ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de
entidades governamentais ou de caráter público.
Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à
reavaliação das informações classificadas como ultrassecretas
e secretas no prazo máximo de 2 (dois) anos, contado do termo
inicial de vigência desta Lei.
§ 1º A restrição de acesso a informações, em razão da
reavaliação prevista no caput, deverá observar os prazos e
condições previstos nesta Lei.
§ 2º No âmbito da administração pública federal, a
reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a qualquer
tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações,
observados os termos desta Lei.
§ 3º Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação
previsto no caput, será mantida a classificação da informação
nos termos da legislação precedente.
§ 4º As informações classificadas como secretas e
ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto no caput
serão consideradas, automaticamente, de acesso público.
Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência
desta Lei, o dirigente máximo de cada órgão ou entidade da
administração pública federal direta e indireta designará
autoridade que lhe seja diretamente subordinada para, no
âmbito do respectivo órgão ou entidade, exercer as seguintes
atribuições:
I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao
acesso a informação, de forma eficiente e adequada aos
objetivos desta Lei;
II - monitorar a implementação do disposto nesta Lei e
apresentar relatórios periódicos sobre o seu cumprimento;
III - recomendar as medidas indispensáveis à
implementação e ao aperfeiçoamento das normas e
procedimentos necessários ao correto cumprimento do
disposto nesta Lei; e
IV - orientar as respectivas unidades no que se refere ao
cumprimento do disposto nesta Lei e seus regulamentos.
Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da
administração pública federal responsável:
I - pela promoção de campanha de abrangência nacional de
fomento à cultura da transparência na administração pública
e conscientização do direito fundamental de acesso à
informação;
II - pelo treinamento de agentes públicos no que se refere
ao desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência
na administração pública;
III - pelo monitoramento da aplicação da Lei nº âmbito da
administração pública federal, concentrando e consolidando a
publicação de informações estatísticas relacionadas no art. 30;
IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de
relatório anual com informações atinentes à implementação
desta Lei.
Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta
Lei nº prazo de 180 (cento e oitenta) dias a contar da data de
sua publicação.
Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei nº 8.112, de 11 de
dezembro de 1990, passa a vigorar com a seguinte redação:
Art. 116. ........................................................................................
.............................................................................................................
VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão
do cargo ao conhecimento da autoridade superior ou, quando
houver suspeita de envolvimento desta, ao conhecimento de
outra autoridade competente para apuração;
31
 APOSTILAS OPÇÃO

.................................................................................” (NR) Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei nº 8.112, de 1990, Brasília, 9 de julho de 2012; 191º da Independência e 124º
passa a vigorar acrescido do seguinte art. 126-A: da República.

“Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado Questões

civil, penal ou administrativamente por dar ciência à
autoridade superior ou, quando houver suspeita de 01. De acordo com a Lei nº 8159/1991, os procedimentos
envolvimento desta, a outra autoridade competente para e operações técnicas da gestão documental se referem à:
apuração de informação concernente à prática de crimes ou (A) produção, digitalização, tramitação, avaliação e uso.
improbidade de que tenha conhecimento, ainda que em (B) produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.
decorrência do exercício de cargo, emprego ou função (C) produção, higienização, tramitação, acesso e
pública.” arquivamento.
(D) produção, assinatura digital, tramitação, avaliação e
Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos destinação.
Municípios, em legislação própria, obedecidas as normas (E) produção, tramitação, higienização, microfilmagem e
gerais estabelecidas nesta Lei, definir regras específicas, destinação.
especialmente quanto ao disposto no art. 9 º e na Seção II do
Capítulo III. 02. Conforme a Lei nº 8159 de 8 de janeiro de 1991, os
arquivos podem ser do tipo Público ou Privado. Referente aos
Art. 46. Revogam-se: arquivos Públicos ou Privados identifique com “V” as
I - a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005; e afirmativas verdadeiras e “F” as afirmativas falsas:
II - os arts. 22 a 24 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. (...) Os documentos públicos são identificados como
Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias correntes, intermediários e permanentes.
após a data de sua publicação. (...) Para arquivos públicos, consideram-se documentos
intermediários aqueles que, mesmo sem movimentação,
Brasília, 18 de novembro de 2011; 190º da Independência constituam objeto de consulta frequente.
e 123º da República. (...) Consideram-se documentos correntes aqueles que
devem ser definitivamente preservados.
LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012 (...) O acesso aos documentos privados identificados como
de interesse público e social poderá ser franqueado mediante
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de autorização de seu proprietário ou possuidor.
documentos em meios eletromagnéticos (...) Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou
Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio jurídicas, em decorrência de suas atividades.
eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de Assinale a alternativa correta:
documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto (A) V, F, F, F, V.
nesta Lei. (B) V, F, F, V, V.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão (C) V, F, V, F, V.
da fiel imagem de um documento para código digital. (D) F, V, V, F, F.

Art. 2º (VETADO). Respostas

Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de 01: B / 02: B.

forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário,
a confidencialidade do documento digital, com o emprego de
certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de 2.6. Documentos
Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
Arquivísticos Digitais.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos
documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso,
alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Primeiramente faz-se necessário conceituar o que é um
documento, mesmo que muitas vezes parece um conceito
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da
simples e de fácil entendimento, é importante frisar as
Administração Pública direta ou indireta que utilizarem
particularidades sobre os documento arquivísticos ou
procedimentos de armazenamento de documentos em meio
documentos de arquivo.
eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de
Para tanto Adotaram-se como ponto de partida algumas
indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo
definições a respeito de documento arquivístico, documento
a posterior conferência da regularidade das etapas do
arquivístico eletrônico, fidedignidade e autenticidade, que são
processo adotado.
essenciais para o estabelecimento de diretrizes, padrões e
normas que devem nortear a gestão arquivística de
Art. 5º (VETADO).
documentos eletrônicos.
Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que
Documento de arquivo8
digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o
disposto na legislação pertinente.
Informação registrada, independente da forma ou do
suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de
Art. 7º (VETADO).
uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui

8 ROCHA, et.al. Gestão Arquivistica de Documentos Eletrônicos. Rio de Eletrônicos.http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media

Janeiro, 2004. CONARQ – Câmara Técnica de Documentos /publicacoes/gt_gestao_arquivistica__pagina_web_corrigido3.pdf.

Noções de Arquivologia 32
 APOSTILAS OPÇÃO
elementos constitutivos suficientes para servir de prova
dessas atividades. Tais elementos são:
Suporte: base física do documento;
Forma: textual, iconográfico, sonoro; cor, tamanho e tipo
de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo,
carimbo e outros;
Anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros;
Contexto jurídico-administrativo: leis, normas,
regimentos, regulamentos, estrutura organizacional etc.
relativos à instituição criadora do documento.
Contexto documentário: regras de workflow, código de
classificação, temporalidade, assunto e outros.
Documento eletrônico: Documento em meio eletrônico,
com um formato digital, processado por computador.
Documento arquivístico eletrônico9
Documento arquivístico processado por um computador.
No caso dos documentos eletrônicos, além dos elementos
citados acima, apresentam-se também:
Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura
digital, certificado da assinatura digital e outros.
Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de
anexos e outros.
Contexto: contexto tecnológico (hardware e software).
O documento de arquivo se caracteriza primordialmente
pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informação está
registrada num suporte que pode ser conservado por centenas
ou até milhares de anos. No ambiente eletrônico, porém, os
documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer
vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à
intervenção humana e à obsolescência tecnológica.
Os documentos eletrônicos, gerados no curso das
atividades de organizações e pessoas, constituem um
problema arquivístico e não apenas tecnológico, que diz
respeito ao registro da informação. Se esse registro pode ser
apagado ou modificado sem deixar traço, ou mesmo se tornar
incompreensível em função da obsolescência tecnológica, a
primeira questão a ser enfrentada diz respeito a como
produzir e manter documentos confiáveis, isto é, como
garantir a integridade (autenticidade e fidedignidade) dos
documentos eletrônicos.
O documento de arquivo se caracteriza primordialmente
pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informação está
registrada num suporte que pode ser conservado por centenas
ou até milhares de anos. No ambiente eletrônico, porém, os
documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer
vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à
intervenção humana e à obsolescência tecnológica.5 Os
documentos eletrônicos, gerados no curso das atividades de
organizações e pessoas, constituem um problema arquivístico
e não apenas tecnológico, que diz respeito ao registro da
informação. Se esse registro pode ser apagado ou modificado
sem deixar traço, ou mesmo se tornar incompreensível em
função da obsolescência tecnológica, a primeira questão a ser
enfrentada diz respeito a como produzir e manter documentos
confiáveis, isto é, como garantir a integridade (autenticidade e
fidedignidade) dos documentos eletrônicos.
O conceito de gestão de documentos foi estabelecido nos
Estados Unidos, a partir da década de 1950, como forma de
racionalizar a produção documental e facilitar o seu acesso.7
Uma das principais consequências da introdução deste
conceito foi a elaboração da teoria das três idades, ou ciclo
vital, isto é, os documentos de arquivo têm uma idade ou fase,
de acordo com as necessidades do órgão que o produziu.
9 Idem.
Noções de Arquivologia
Documentos correntes: são aqueles que estão em curso,
isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objeto de
consultas frequentes; eles podem ser conservados nos locais
onde foram produzidos sob a responsabilidade órgão
produtor; • Documentos intermediários: são aqueles que não
são mais de uso corrente, mas que por razões de interesse
administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento à
instituição arquivística. Esses documentos devem ser
recolhidos a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade
conjunta dos funcionários do órgão produtor e da instituição
arquivística.
Documentos permanentes: são aqueles de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados. Eles não são mais necessários ao
cumprimento das atividades da administração. Devem ser
conservados nas instituições arquivísticas, sob a
responsabilidade dos profissionais de arquivo.
Pode-se afirmar que a teoria das três idades trouxe como
inovação a noção do documento intermediário, isto é, a
constatação da existência de inúmeros documentos que,
mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento de uma
certa atividade, precisam ser mantidos, por um determinado
período, para fins de prova e informação. É o caso, por
exemplo, da documentação referente a pessoal, orçamento,
material, entre outras.
No Brasil, a Lei Nacional de Arquivos, de 1991, definiu
gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
A lei reconheceu que as atividades relativas à
documentação das fases corrente e intermediária, realizadas
pelas entidades produtoras com acompanhamento das
instituições arquivísticas, são distintas das atividades da fase
permanente, realizadas pelas instituições arquivísticas.
Reconheceu também a necessidade da participação das
instituições arquivísticas desde o início do processo de
produção documental a fim subsidiar os produtores de
documentos com informações que facilitem o exercício das
suas atividades.
Além disso, a lei reconheceu, no art. 8º, o conceito de ciclo
vital, importante para a definição do valor dos documentos e
da responsabilidade pela sua guarda, incluindo sua
organização, conservação e condições de acesso e uso.
Os conceitos de gestão de documentos e de ciclo vital, ao
serem incorporados na legislação, subsidiaram e
possibilitaram a elaboração do código de classificação e da
tabela de temporalidade das atividades-meio da
administração pública federal.
Esses instrumentos são fundamentais para implementar a
gestão de documentos, pois permitem uma produção
controlada, formas de recuperação da informação arquivística
e o estabelecimento de prazos de retenção, que racionalizam a
massa documental acumulada.
A experiência nacional e internacional vem demonstrando
que tão importante quanto criar documentos, é saber
gerenciá-los. A informação arquivística, organizada e
acessível, serve de base para que a própria administração
possa tomar decisões, que dizem respeito a todos os cidadãos,
e com isso tornar o processo decisório verdadeiramente
democrático.
As atividades de gestão, portanto, não se restringem a
evitar a produção de documentos desnecessários e a
estabelecer depósitos intermediários para garantir a
organização e a preservação dos documentos.
33
 APOSTILAS OPÇÃO
A gestão abrange todas as operações referentes à produção
(definição de suportes, estrutura do documento, incluindo
código de classificação de assunto), à tramitação (protocolo),
ao uso (consulta e empréstimo), à avaliação (aplicação da
tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento
(guarda e armazenamento). Neste sentido, todas as operações
e procedimentos das fases corrente e intermediária têm por
objetivo permitir o acesso e o uso dos documentos.
O desempenho desse conjunto de atividades precisa ser o
mais completo possível, pois a ausência de um dos
componentes pode comprometer todo o processo. Como a
gestão de documentos incorpora duas fases, corrente e
intermediária, sua efetivação só pode ser alcançada dentro de
um sistema que possa acompanhar e controlar todas essas
atividades. Além disso, o sistema deve incorporar ferramentas
e mecanismos para implementar a preservação a longo prazo
dos documentos arquivísticos intermediários e permanentes.
No âmbito das organizações públicas e privadas, os
documentos eletrônicos tornaram mais urgente a gestão
arquivística de documentos, que inclui tanto os documentos
tradicionais como os produzidos em meio eletrônico. A gestão
arquivística de documentos eletrônicos não difere
essencialmente da gestão arquivística de documentos em
papel, mas a manutenção dos documentos eletrônicos é mais
dependente de um bom sistema de gestão arquivística de
documentos.
Além disso, a produção eletrônica de documentos introduz
também os sistemas eletrônicos de gerenciamento de
documentos. A fim de garantir a produção de documentos de
arquivo, fidedignos, autênticos e preserváveis, é fundamental
que estes sistemas incorporem o conceito arquivístico e todos
os seus requisitos necessários. Com relação ao termo gestão de
documentos há um problema conceitual que é necessário
esclarecer.
A Lei Nacional de Arquivos estabeleceu o conceito de
gestão de documentos, compreendendo todos os
procedimentos e operações técnicas das fases corrente e
intermediária, isto é, desde a produção até a destinação final,
que nesse texto estamos denominando gestão arquivística dos
documentos para diferenciar de outros sistemas de
documentos que usam o termo gestão.
Um exemplo dessa situação ocorre na área de informática,
que passou a utilizar o termo gestão de documentos para
alguns procedimentos de recuperação da informação do
material digitalizado, implantação de protocolos
informatizados e/ou para controle do armazenamento, não
incorporando o conceito de original para produção de
documentos, código de classificação de assunto, tabela de
temporalidade, avaliação e destinação.
Assim, uma ferramenta de Gestão Eletrônica de
Documentos (GED) não necessariamente atende a todos os
requisitos arquivísticos e jurídicos, aproximando-se, na
maioria das vezes, de uma aplicação de gestão de documentos
e não de um sistema de gestão arquivística de documentos.
Resumiremos logo mais, as principais diferenças entre
Sistema de Informação, Sistema de Gestão de Documentos
e Sistema de Gestão Arquivística de Documentos,
conforme definidos pelo programa SIADE – Sistemas de
Informação de Arquivo e Documentos Eletrônicos de
Portugal e pela CTDE.
10 Ibidem.
11 ROCHA, et.al. Gestão Arquivistica de Documentos Eletrônicos. Rio de
Janeiro, 2004. CONARQ – Câmara Técnica de Documentos
Noções de Arquivologia
Sistema de Informação10
Armazena e fornece acesso à informação, diz respeito à
aquisição de conhecimento. Tem como objetivo a aquisição e
gestão de informação proveniente de fontes internas e
externas para apoiar o desempenho das atividades de uma
organização.
Sistema de Gestão de Documentos11
Apoia a utilização de documentos para a atividade em
curso. Inclui indexação de documentos, gestão de
armazenamento, controle de versões, integração direta com
outras aplicações e ferramentas para recuperação dos
documentos, como por exemplo as ferramentas de GED.
Sistema de Gestão Arquivística de Documento
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja
interação permite a eficiência e a eficácia na produção,
tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda
permanente) de documentos arquivísticos correntes e
intermediários de uma organização. Inclui código de
classificação de assuntos, controle sobre a modificação dos
documentos de arquivo, controle sobre os prazos de guarda e
eliminação e fornece um repositório protegido para os
documentos de arquivo que sejam significativos para a
organização.
Requisitos funcionais12
Os requisitos funcionais estabelecem um conjunto de
condições a serem cumpridas pela instituição produtora de
documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos
próprios documentos a fim de garantir a sua fidedignidade e
autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como
fonte de prova das atividades desenvolvidas por uma dada
instituição.
Assim, para implementar programas de gestão arquivística
de documentos, é necessária a elaboração dos requisitos, que
possibilitarão às instituições públicas e privadas produzir e
manter documentos de arquivo fidedignos e autênticos, além
de reconhecer documentos arquivísticos em sistemas
eletrônicos de informação. Com base nos requisitos é possível
estabelecer os metadados que fornecerão informações sobre o
contexto jurídico-administrativo, documental e tecnológico
em que os documentos foram criados, bem como informações
sobre seu conteúdo, tramitação etc.
As iniciativas internacionais têm promovido a
sistematização e descrição dos requisitos funcionais para
orientar o desenvolvimento de sistemas eletrônicos de gestão
arquivística. Como, por exemplo, o Modelo de Requisitos
Funcionais (MoReq) da União Europeia e a norma do
Departamento de Defesa (DoD), que está sendo assumida pelo
Arquivo Nacional dos EUA para toda a administração pública
federal.
Um modelo de requisitos funcionais deve considerar as
seguintes diretrizes para garantir a produção e a manutenção
de documentos arquivísticos tradicionais e eletrônicos,
autênticos e fidedignos: – produção de documentos essenciais
à administração da organização: evitar duplicação e garantir
que as atividades sejam registradas em documentos de
arquivo; – o documento deve ser completo, isto é, deve conter
elementos suficientes que assegurem sua capacidade de
sustentar os fatos que atesta: data, hora e lugar da produção,
Eletrônicos.http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media
/publicacoes/gt_gestao_arquivistica__pagina_web_corrigido3.pdf.
12 Idem.
34
 APOSTILAS OPÇÃO
da transmissão e do recebimento; assinatura; nome do autor,
do destinatário e do redator; assunto, código de classificação
etc. – controle sobre procedimentos de produção: os
procedimentos de criação devem ser rigorosos, detalhados e
rotineiros a fim de garantir a sua fidedignidade.
Os sistemas eletrônicos de gerenciamento arquivístico
devem ser idôneos, prevendo: a limitação de acesso à
tecnologia por meio da criação de privilégios de acesso (senha,
cartões); a definição de regras de workflow através da
integração dos procedimentos administrativos e 1. O que é considerado um documento arquivístico
documentários e o estabelecimento de uma trilha de auditoria
que registre todas as intervenções feitas no documento.10 –
métodos que garantam a não adulteração dos documentos:
mecanismos que garantam a segurança da transmissão,
incluindo a capacidade do sistema eletrônico identificar o
original; mecanismos de preservação (reprodução e migração)
e de verificação da proveniência.
É necessário que os arquivos facilitem o estabelecimento
de programas de gestão arquivística de documentos e
articulem a definição de requisitos funcionais, que devem se
tornar padrões ou normas, de forma a garantir que sejam
incorporados aos sistemas eletrônicos de gestão arquivística.
Frente aos desafios apresentados pelos documentos digitais
quanto à produção, ao acesso contínuo e à preservação de
longo prazo, é preciso colocar em prática essas diretrizes, pois
do contrário corre-se o risco de perdermos a memória
registrada do nosso país.
Qual a diferença entre documento eletrônico e
documento digital?
Na literatura arquivística internacional, ainda é corrente o
uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de
“documento digital”. Entretanto, do ponto de vista tecnológico,
existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”.
Um documento eletrônico é acessível e interpretável por
meio de um equipamento eletrônico (aparelho de
videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado
e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um
documento digital é um documento eletrônico caracterizado
pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de
sistema computacional. Assim, todo documento digital é
eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
Exemplos:
1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita
cassete.
2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em
Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.”
O dicionário de Terminologia Arquivística define
documento eletrônico:
“Gênero documental integrado por documentos em meio
eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos,
como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.”
(DBTA, p. 75).
E quanto ao documento digital:
“Documento codificado em dígitos binários, acessível por
meio de sistema computacional.” (DBTA, p. 75).
Embora estes conceitos do Conselho Nacional de Arquivos
diferenciarem documento digital do eletrônico, há autores que
preferem usar somente o termo “documento eletrônico” para
abranger tanto os eletrônicos quanto os digitais, ao considerar
as definições do CONARQ. Todavia não fogem do pensamento
dos demais, uma vez que o CONARQ afirma que documentos
Noções de Arquivologia
eletrônicos abrangem documentos digitais: “todo documento
digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é
digital”.
Para tanto, achamos interessante inserir dentro deste
contexto algumas dúvidas que foram postadas no site da
CONARQ (abaixo será apresentado o link) como “dúvidas mais
frequentes” a respeito dos documentos eletrônicos. Achamos
interessantes compartilhar, pois muitas vezes tais dúvidas
podem ser as mesmas que você candidata possui.
num ambiente digital
Resposta: Um documento em formato digital é
considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou
recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo
de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e
retido para ação ou referência.
Exemplos: textos, e-mail, fotografias, filmes, plantas de
arquitetura, bases de dados, áudio ou mesmo websites, desde
que atendam aos critérios definidos anteriormente.
2. Documento digital é a mesma coisa que documento
eletrônico?
Resposta: Na literatura arquivística internacional, ainda é
corrente o uso do termo “documento eletrônico” como
sinônimo de “documento digital”. Entretanto, do ponto de vista
tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico”
e “digital”.
Um documento eletrônico é acessível e interpretável por
meio de um equipamento eletrônico (aparelho de
videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado
e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um
documento digital é um documento eletrônico caracterizado
pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de
sistema computacional. Assim, todo documento digital é
eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
Apesar de ter seu foco atualmente direcionado para os
documentos digitais, a CTDE (Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos) mantém seu nome, uma vez que este escopo pode
ser expandido ao longo do desenvolvimento de seus trabalhos.
Exemplos:
1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita
cassete.
2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em
Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.
3. Como posso preservar documentos em formato
digital?
Resposta: A instituição deve possuir um programa de
preservação de documentos arquivísticos que incorpore os
documentos convencionais e digitais.
A preservação digital é o conjunto de estratégias e
metodologias destinadas a preservar os documentos em
formato digital. Ela pode implicar desde transferências
periódicas dos suportes de armazenamento até a conversão
para outros formatos digitais, bem como a atualização do
ambiente tecnológico, o hardware e o software.
Tais estratégias devem alcançar todas as características
essenciais que definem um documento digital, que são: físicas
(suporte / registro físico), lógicas (software e formato digital)
e conceituais (estrutura / conteúdo exibido). Além disso, elas
devem levar em conta os elementos necessários para a
produção, a manutenção e o acesso aos documentos digitais.
Deve-se compreender, ainda, que a preservação digital não
é a digitalização de documentos que se apresentam em outros
suportes. A digitalização é uma ação que serve à captura de
35
 APOSTILAS OPÇÃO

documentos para sistemas de informação como forma de

facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a
preservação dos originais. Já a preservação digital visa
exclusivamente à preservação dos documentos digitais.

Para você ter acesso à todas as dúvidas frequentes

respondidas, basta acessar o endereço eletrônico abaixo,
e será possível você se inteirar sobre outros pontos
importantes a respeito do documento eletrônico.

http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.
gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=10

Questão

01. No que se refere à microfilmagem e à digitalização

aplicada aos arquivos, julgue os itens a seguir.
Os documentos digitais podem ser gerados por sistemas
informatizados por meio de dados contidos em sistemas
gerenciadores de banco de dados, por processo de
digitalização ou diretamente com uso de software ou sistema
específico.
(...) Certo
(...) Errado

Resposta

01. Certo

Anotações

Noções de Arquivologia 36