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Project 2016

Autor: João Tiago Ferreira Mateus Vieira de Castro


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Microsoft, Microsoft Project 2016 são trademarks ou novas tecnologias e produtos informáticos.
marcas registadas pela Microsoft Corporation.
‘Project 2016’ é uma publicação independente não
filiada na Microsoft Corporation.

2 Microsoft Project 2016


ÍNDICE PRIORIDADE DO PROJETO ....................................... 30
GESTÃO DE TAREFAS ............................................. 31
APRESENTAÇÃO DO MS PROJECT 2016 ................. 7 PLANEAR AS TAREFAS DO PROJETO ........................... 32
INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS........................ 8 Propriedades das tarefas .................................. 32
O que é um Projeto ........................................... 8 MODOS DE AGENDAMENTO .................................... 35
O que é Gerir um Projeto .................................. 9 Verificar modo de agendamento ..................... 36
Ciclo de Vida de um Projeto.............................. 9 Alterar modo de agendamento ........................ 36
Requisitos de Hardware e Software ................... 9 ATIVIDADES DO PROJETO ........................................ 37
O que há de novo no MS Project 2016 ........... 10 Inserir Tarefas .................................................. 37
Remover Tarefas .............................................. 37
AMBIENTE DA APLICAÇÃO ................................... 11
Mover e Copiar Tarefas ................................... 38
ENTRADA NA APLICAÇÃO......................................... 12 Localizar Tarefas ............................................. 38
CENTRO DE BOAS-VINDAS ...................................... 12 Tarefa Periódica .............................................. 39
O AMBIENTE DE TRABALHO ..................................... 13 Tarefa Milestone [Marco] ................................ 40
PERSONALIZAR O FRISO........................................... 13 Tarefas Sumárias.............................................. 40
HELP [AJUDA] ........................................................ 15 Tarefa Resumo do Projeto ............................... 41
Visualização de Subtarefas .............................. 41
VISTAS .................................................................... 17
WBS .................................................................... 42
TIPOS DE VISTAS..................................................... 18 TIPOS DE TAREFAS .................................................. 43
CRIAR VISTAS ......................................................... 20 DIVIDIR TAREFAS .................................................... 44
APAGAR VISTAS ..................................................... 20 DURAÇÕES DAS TAREFAS ......................................... 45
INÍCIO E CALENDÁRIO DO PROJETO .................. 21 Durações das tarefas manuais ......................... 46
SEQUÊNCIA DAS TAREFAS ........................................ 46
INÍCIO DO PROJETO ................................................ 22 Tipos de dependências .................................... 47
CALENDÁRIO DO PROJETO ...................................... 23 Definição de dependências no MS Project ...... 47
Definição do Calendário do Projeto ................ 23 Alterar e apagar dependências ........................ 48
Criar um novo calendário ................................ 25 LAG [DESFASAMENTO] ............................................ 49
Inserir Exceções no Calendário ........................ 27 TASK PATH [CAMINHO DA TAREFA] .......................... 50
Partilhar um calendário ................................... 28 CONSTRAINTS [RESTRIÇÕES] .................................... 51
Opções do Calendário..................................... 28 TAREFAS INATIVAS .................................................. 55
CONCEITO DE TRABALHO ........................................ 30 Consequências da desativação de tarefas ........ 56
Índice 3
CAMINHO CRÍTICO ................................................ 56 Definição de custos variáveis e diferenciados ..80
TIMELINE [LINHA CRONOLÓGICA] ........................... 57 Aplicar Taxas Variáveis....................................81
Inserir Diagramas Cronológicos ...................... 58 Atribuir Tabelas de Taxas de Custo ..................81
Construir Diagramas Cronológicos ................. 58 CUSTOS DAS TAREFAS..............................................82
Mover tarefas .................................................. 59 Fixed Cost [Custos Fixos] .................................82
Opções da Linha Cronológica ........................ 60 Recursos do Tipo Custo ...................................83
Imprimir a Linha Cronológica ......................... 60 ORÇAMENTOS........................................................84
Copiar a Linha Cronológica ............................ 61 Definir recursos orçamentais ...........................84
Atribuir recursos à tarefa de resumo ................85
GESTÃO DE RECURSOS ........................................ 63
Definir o custo e trabalho orçamentais ............85
PLANEAMENTO DOS RECURSOS DO PROJETO ............ 64 Adicionar informação orçamental às tabelas do
INSERÇÃO DE RECURSOS ......................................... 65 projeto .............................................................86
Inserção de recursos de trabalho..................... 66
ACOMPANHAMENTO DO PROJETO ....................87
Inserção de Recursos Materiais ....................... 66
PROPRIEDADES DOS RECURSOS ............................... 67 BASELINE [PLANO BASE] ..........................................88
AFETAÇÃO DE RECURSOS ........................................ 68 Criar um plano base ........................................88
VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DA JANELA RECURSOS.... 69 Remover o plano base .....................................88
VISUALIZAR AS CARGAS DE TRABALHO DOS Visualizar o plano base....................................89
RECURSOS ............................................................ 71 Visualizar vários planos base ...........................89
RESOLVER CONFLITOS DE RECURSOS ........................ 71 ACOMPANHAMENTO DO PROJETO............................90
TEAM PLANNER [PLANEADOR DE EQUIPA] ................ 74 Assinalar tarefas já cumpridas ..........................91
Gerir tarefas com o Planeador de Equipa ........ 75 Atualizar todo o projeto, dia a dia ...................91
Outras formas de utilizar o Planeador de TÉCNICAS AVANÇADAS DE REGISTO DE PROGRESSO....92
Equipa ............................................................ 75 Atualizar datas e durações reais .......................92
Ajustar a agenda utilizando a vista Planeador de Atualizar horas de trabalho ..............................92
Equipa ............................................................ 76 Atualizar horas de trabalho extraordinário .......94
PERSONALIZAR O PLANEADOR DE EQUIPA ................ 77 PROGRESS LINES [LINHAS DE PROGRESSO] .................94
Opções de visualização das linhas de
GESTÃO DE CUSTOS ............................................. 79
progresso .........................................................94
TRABALHAR COM CUSTOS ...................................... 80
CONTROLO E ENCERRAMENTO DO PROJETO ....97
CUSTOS DOS RECURSOS ......................................... 80
Definição de custos base ................................ 80 DEADLINE [DATA-LIMITE] ........................................98
4 Microsoft Project 2016
VERIFICAÇÃO DO ESTADO DO PROJETO ..................... 98 FILTRAR O PROJETO ............................................ 127
Verificar custos ................................................ 98
FILTROS .............................................................. 128
Verificar prazos ............................................... 99
Criar ou modificar um filtro ........................... 129
Verificar trabalho ............................................. 99
GRUPOS ............................................................. 130
ANÁLISE EVM [VALOR GANHO] ............................ 100
Agrupar tarefas ou recursos por critério ......... 130
EVM [Valor Ganho] no MS Project ................ 101
Criar ou Agrupar tarefas ou recursos por vários
Preparação da análise EVM [Valor Ganho] .... 101
critérios ......................................................... 130
Tabelas de análise do EVM [Valor Ganho] .... 102
ORDENAÇÃO ....................................................... 131
IMPRESSÃO DE VISTAS ........................................... 103
RELATÓRIOS GRÁFICOS ......................................... 104 VÁRIOS PROJETOS EM SIMULTÂNEO................. 133
Relatórios pré-definidos ................................. 104
TRABALHAR COM VÁRIOS PROJETOS EM SIMULTÂNEO 134
Criação de novos relatórios ........................... 106
CONSOLIDAR PROJETOS ........................................ 134
Elementos dinâmicos ..................................... 107
PARTILHA DE RECURSOS ........................................ 135
Painel Field List [Lista de Campos] ................ 107
Elementos estáticos ........................................ 110 BIBLIOGRAFIA ..................................................... 137
Formatação dos elementos do relatório ......... 110
Adaptação e cópia de relatórios .................... 111
Copiar relatórios para outras aplicações ........ 112
VISUAL REPORTS [RELATÓRIOS VISUAIS].................. 113
PARTILHA DE INFORMAÇÃO ................................... 117
Gravação em formatos diferentes .................. 117
Cópia de dados entre aplicações ................... 117
PERSONALIZAÇÃO DO DOCUMENTO DE
PROJETO............................................................... 119
PERSONALIZAR TABELAS ........................................ 120
PERSONALIZAR CAMPOS........................................ 120
Criação de campos personalizados ............... 120
Indicadores visuais ........................................ 123
Inserir campo personalizado.......................... 123
ORGANIZER [ORGANIZADOR] ............................... 124
PERSONALIZAR AS BARRAS DO GRÁFICO DE GANTT ... 124
Índice 5
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6 Microsoft Project 2016


Apresentação do MS Project 2016
1

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
O Microsoft Office Project 2016 é uma
aplicação de suporte ao planeamento e O que é um Projeto
controlo de planos de projeto. Assiste o Gestor O que é gerir um projeto
de Projeto no desenvolvimento inicial da
Ciclo de Vida de um Projeto
estruturação das atividades, recursos,
orçamento e trabalho. Permite também Requisitos de Hardware e Software
efetuar o acompanhamento, atualização e O que há de novo no MS Project 2016
adaptação do plano de projeto durante a sua
execução.

Neste capítulo exploramos as noções básicas


de Gestão de Projetos, onde se enquadra o MS
Project no ciclo de desenvolvimento, os seus
requisitos técnicos e as novidades da versão
2016.
Introdução à Gestão de Projetos • O Âmbito do projeto vai alargando
conforme a equipa vai compreendendo
melhor os objetivos e o que entregar ao
O que é um Projeto cliente.

É um empreendimento temporário levado a cabo O trabalho a realizar / o projeto:


com o objetivo de produzir um produto ou
serviço único. O trabalho é realizado para cumprir um objetivo
e caracteriza-se por:
Características de um projeto: • Ser realizado por pessoas;
• Possuir recursos limitados;
Temporário – Significa que cada projeto tem um • Ter de ser planeado, executado e
início e um fim bem definidos. O fim é atingido controlado.
quando o objetivo do projeto é alcançado ou já
não pode ser atingido (cancelamento do projeto). Projetos / Planeamento Estratégico:
• A janela de oportunidade de colocação de
produtos/serviços no mercado é escassa; Os Projetos são feitos para organizar atividades
• A equipa reunida para o projeto internas e externas à empresa.
geralmente é temporária; Os projetos são normalmente autorizados para
• No entanto, não significa duração curta executar os seguintes planeamentos estratégicos:
pois existem projetos que duram anos.
• Uma necessidade do mercado
Produto ou serviço único – Cria entregas únicas. • Uma necessidade de uma organização
• Produto é quantificável e pode ser o • Um pedido do cliente
objetivo do projeto ou um componente do • Uma evolução tecnológica
projeto. • Um requisito legal
• Resultado é a execução de algo como um
documento ou elaboração de uma
pesquisa.

Elaboração Progressiva – Desenvolvimento por


passos e incremental.

8 Microsoft Project 2016


O que é Gerir um Projeto Ciclo de Vida de um Projeto
Corresponde às fases que vão do início ao fim do
A gestão de projetos é a aplicação de técnicas,
projeto. O ciclo define:
conhecimentos e ferramentas para garantir o
sucesso dos projetos, satisfazendo ou excedendo • O trabalho a ser desenvolvido, em fases,
as necessidades e expectativas de todos os tipicamente sequenciais e definidas em
elementos envolvidos. função da informação técnica;
Os processos de gestão englobam cinco fases: • O que deve ser entregue no final de cada
fase (deliverable) e as suas condições de
entrega;
• Quem está envolvido em cada fase;
• Como deverá ser feita a aprovação de cada
fase.

Tipicamente, os custos e a utilização dos recursos


são baixos no início e no fim tendo o seu pico
O MS Project foca-se principalmente nas fases de durante a execução do projeto.
Planeamento, para desenvolver o plano de Requisitos de Hardware e Software
projeto, e no Controlo da execução, para seguir o
plano definido, registar o progresso e efetuar as Para utilizar o Microsoft Office MS Project 2016,
correções necessárias. é necessário:
Componente Requisito
O gestor de projetos é a pessoa responsável por
executar os processos incluídos nestes grupos de Processador 1 Ghz ou superior (32/64 bit)
maneira a cumprir os requisitos do projeto. Memória 2 GB
Disco rígido 3.0 GB disponíveis
Gerir um projeto inclui: Monitor Resolução 1280x800 ou superior
Sistema Windows 10, Windows 8.1,
• Identificar requisitos; operativo Windows 8, Windows 7 Service
• Estabelecer, clarificar e atingir objetivos; Pack 1, Windows 10 Server,
• Equilibrar as competências de qualidade, Windows Server 2012 R2,
âmbito, tempo e custo; Windows Server 2012 ou
Windows Server 2008 R2
Apresentação do MS Project 2016 9
O que há de novo no MS Project 2016

Novas funcionalidades do MS Project 2016:

Visual atualizado Novos temas


Interface gráfico renovado e integrado com as A versão MS Project 2016 permite escolher entre
restantes aplicações do MS Office 2016. três novos temas: Colorful [Colorido], Dark Grey
[Cinzento Escuro] e White [Branco].

Timeline [Linha Cronológica] melhorada


A vista Timeline [Linha Cronológica] na versão
MS Project 2016 possui diversos melhoramentos:
• Suporte para criação de múltiplos
diagramas cronológicos;
• Definição de Data de início e Conclusão
independentes para cada diagrama;
Apps mais evoluídas
• Funcionalidade de Arrastar e Largar
As Apps possuem agora permissões de
elementos entre diagramas.
leitura/escrita permitindo a criação de extensões
mais úteis e poderosas.

Sistema de ajuda renovado


A nova ajuda interativa permite, com base em
palavras e expressões, localizar rapidamente
comandos e informação adicional sobre as ações
que pretende realizar.

10 Microsoft Project 2016


Ambiente da Aplicação 2

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Entrada na aplicação
Centro de Boas-Vindas
A utilização eficaz do MS Project 2016 O Ambiente de Trabalho
depende da compreensão do seu ambiente de Personalizar o Friso
trabalho e opções de personalização.
Help [Ajuda]
Neste capítulo exploramos o interface do MS
Project, as principais opções de
personalização e a utilização do sistema de
ajuda.
Entrada na aplicação Através do Welcome Center [Centro de Boas-
Vindas] poderá:
Para aceder ao MS Office Project 2016:
1. Abrir projetos recentes;
1. Escolher o ícone Start [Iniciar] do
Windows; a. Esta secção possui uma lista
2. Selecionar a opção Programs [Aplicações] dinâmica com os últimos projetos
e depois Microsoft Office; em que trabalhou. Clique no nome
3. Finalmente, clicar na opção Project 2016. de um projeto para o abrir.
Para manter um projeto em
No Windows 8 permanência na lista clique no
1. Premir a tecla Windows para aceder ao
pino à direita do seu nome;
interface Metro;
2. Clicar no ícone Project 2016.
2. Abrir outros projetos;

a. Permite abrir outros projetos a


Centro de Boas-Vindas partir do computador ou da
nuvem;
Ao iniciar o MS Project surge o Welcome Center
[Centro de Boas-vindas]. 3. Criar projeto em branco;

Π4. Criar projeto a partir de outro projeto


w x y
v existente;

5. Criar projeto com base em listas do Excel



ou Sharepoint;

6. Criar projeto com base num dos modelos


existentes.

12 Microsoft Project 2016


O Ambiente de Trabalho de formatação
selecionada;
da vista

3. Caixa de ajuda interativa Tell Me [Diga-


Ao abrir um novo ficheiro de projeto, a Vista que me];
aparece por definição é o Gantt Chart with 4. Timeline [Linha Cronológica];
Timeline [Gráfico de Gantt com Linha 5. Tabela de inserção de dados (por defeito a
Cronológica]. No entanto, a visualização inicial Tabela Entry [Entrada]);
poderá variar consoante o modelo em que se 6. Gantt Chart [Gráfico de Gantt];
baseie o projeto.
7. Opções de cálculo Manual/Automatic
[Manual/Automático];
O interface gráfico do MS Project apresenta os
8. Vistas e Zoom.
seguintes elementos:
1. Quick Access Toolbar [Barra de Acesso Πv w
Rápido] – Barra personalizável que
x
permite o acesso rápido aos comandos
mais utilizados;
2. Separadores da aplicação: y ‘
• Separador File [Ficheiro] – Gestão
de ficheiros, opções da aplicação e
impressão;
• Separador Task [Tarefa] – Gestão { |
de tarefas do projeto;
• Separador Resource [Recurso] –
Gestão dos recursos do projeto;
• Separador Report [Relatório] –
Personalizar o Friso
Novo separador de suporte aos
relatórios gráficos, relatórios O utilizador pode, tal como nas outras aplicações
visuais e comparação de projetos; do Office, acrescentar ou remover ícones:
• Separador View [Ver] – Gestão de 1. Na Quick Access Toolbar [Barra de Acesso
vistas e tabelas do projeto; Rápido] clicar na seta de personalização e
• Separador Format [Formatar] – escolher More Commands [Mais
Separador contextual com opções Comandos];

Ambiente da Aplicação 13
Œ
Ž

• y
y x
Œ

2. Selecionar Customize Ribbon x


[Personalizar o Friso];

3. Selecionar do lado esquerdo, na lista
Choose Commands From [Escolher
Comandos], a opção Comands Not In the
Ribbon [Comandos Fora do Friso]; No friso escolhido, aparecerá o novo grupo de
4. Na lista Main Tabs [Separadores ícones:
Principais] clicar no separador onde
pretende incluir as novas funcionalidades.
Premir o botão New Group [Novo Grupo]
e escrever o nome do novo grupo ex: Page
Setup;
5. Na lista de comandos clicar no primeiro
ícone pretendido. De seguida premir o
botão Add >> [Adicionar >>];
• Repetir o passo anterior para cada
ícone adicional;
6. Clicar no botão OK.

14 Microsoft Project 2016


Help [Ajuda] Para utilizar a ajuda tradicional:

1. Premir a tecla F1;


A ajuda do MS Project 2016 foi reformulada e
baseia-se agora num sistema de busca interativo. 2. Selecionar uma das categorias exibidas
para ver informação adicional;
Para utilizar a ajuda interativa do MS Project:
3. Ou procurar tópicos específicos na caixa
1. Na caixa de texto “Tell me what you want de Search [Procurar].
to do” [“Diga-me o que pretende fazer”],
localizada à direita do último separador do
friso, escrever a palavra ou expressão que
pretende procurar;

2. Selecionar das opções exibidas o comando Ž


que pretende utilizar;

3. Ou escolher no fundo da lista uma das
opções de ajuda adicional.

Œ

Ž
Ž

Ambiente da Aplicação 15
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16 Microsoft Project 2016


Vistas
3

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Tipos de Vistas
Criar Vistas
O MS Project 2016 é constituído por um Apagar Vistas
conjunto de visualizações, intituladas Vistas,
que permitem ao utilizador inserir e consultar
os dados do projeto.

Neste capítulo exploramos as principais Vistas


predifindas do MS Project e o método de
criação e eliminação de vistas personalizadas.
Tipos de Vistas v

O MS Project é constituído por um conjunto de


visualizações, intituladas Vistas, que permitem
ao utilizador inserir e consultar os dados no
projeto.

Pode-se aceder às Vistas de diversas formas:

1. Através do primeiro ícone dos


separadores Task [Tarefa] e Resource
[Recurso];
3. Ou através do Separador View [Ver].

ΠΠw

O MS Project possui dezenas de vistas


predefinidas, sendo o Gantt Chart [Gráfico de
Gantt] e a Resource Sheet [Folha de Recursos] as
duas mais relevantes para a estruturação do
projeto.

O Gantt Chart [Gráfico de Gantt] permite


desenvolver o plano do projeto, definido as
2. Acrescentando a lista de vistas na Quick tarefas a serem executadas e calculando o seu
Access Toolbar [Barra de Acesso cronograma que é exibido num gráfico de barras
Rápido]; com escala temporal.

18 Microsoft Project 2016


A Resource Sheet [Folha de Recursos] permite para ver quais os recursos que estão
definir os recursos que participam nas atividades atribuídos a cada tarefa;
do projeto.
6. Task Form [Formulário de Tarefas] –
O MS Project possui outras vistas utilizadas em Visualiza a tarefa, os recursos atribuídos
fases específicas do planeamento e controlo da e as predecessoras. Utilizar esta vista
execução do projeto: atribuir recursos às tarefas;

1. Calendar [Calendário] - calendário 7. Task Sheet [Folha de Tarefas] - Visualiza


mensal que mostra as tarefas e a sua a lista de tarefas. Esta vista é útil para a
duração. Use esta vista para visualizar as aplicação de filtros, agrupamentos e
tarefas agendadas numa semana ordenações à informação do projeto sem
específica; visualizar o Gráfico de Gantt;

2. Network Diagram [Diagrama de Rede] - 8. Team Planner [Planeador de Equipas] -


Visualização da rede de PERT que se Permite visualizar uma comparação
foca no relacionamento de tarefas; entre os vários recursos num gráfico,
gerir atribuições e mover as tarefas na
3. Resource Usage [Utilização de agenda;
Recursos] - Visualiza a lista de recursos
com as tarefas atribuídas aos mesmos. 9. Timeline [Linha Cronológica] - Permite
Utilizar esta vista para ver quais as visualizar uma descrição geral e concisa
tarefas que estão atribuídas a cada do projeto, em diagramas simplificados.
recurso, assim como os custos e os perfis Utilizar esta vista para ver e partilhar o
de trabalho; plano geral do projeto e/ou fases/tarefas
específicas;
4. Resource Graph [Gráfico de Recursos] -
Um gráfico que mostra a atribuição de 10. Tracking Gantt [Gantt de Controlo] -
recursos assim como as sobrecargas; Permite visualizar uma comparação
entre o que está projetado e o que tinha
5. Task Usage [Utilização de Tarefas] - sido definido na Baseline [Plano Base],
Visualiza a lista de tarefas e os recursos já gravada;
atribuídos às mesmas. Utilizar esta vista
Vistas 19
Criar Vistas Apagar Vistas
O MS Project suporta a criação de vistas Para apagar uma vista:
personalizadas:
1. No Separador View [Ver] clicar em Other
1. Através do Separador View [Ver] clicar em Views [Outras Vistas], e seleccionar
Other Views [Outras Vistas] e selecionar More Views… [Mais Vistas…];
Save View [Guardar a vista];
2. Clicar em Organizer [Organizador];

3. No modelo Global.MPT clicar na vista


que deseja apagar;

4. Clicar em Delete [Apagar];


Π5. Repetir os passos 3 e 4 para o projeto em
que está a trabalhar.
2. A nova visualização aparece na lista de
vistas num grupo à parte intitulado
Custom [Personalizado];
Œ



Ž y
x

20 Microsoft Project 2016


Início e Calendário do Projeto 4

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Início do Projeto
Calendário do Projeto
A data de início ou a data de fim do projeto, Conceito de Trabalho
o calendário a utilizar e as prioridades, são Prioridades do Projeto
informações indispensáveis para uma boa
gestão e planeamento de projetos.

Neste capítulo exploramos a configuração das


opções iniciais da definição do plano do
projeto.
Início do Projeto Opções da janela Project Information
[Informação do Projeto]:
Um dos primeiros passos no MS Project é definir
1. Start Date [Data de Início] - Permite
a maneira como vai ser calculado o projeto: se
definir qual a data de início do projeto,
pela data de início ou pela data de fim.
sendo a data final calculada
automaticamente. Só é possível ser
Essa data pode ser definida da seguinte forma:
definida quando na lista Schedule From
[Agendar a partir de] está selecionada a
1. Selecionar no separador Project [Projeto]
opção Project Start Date [Data de Inicio
a opção Project Information [Informações
do Projeto];
do Projeto].
2. Finish Date [Data de Conclusão] - Permite
• Aparecerá a janela de definir a data de conclusão do projeto, e
propriedades do projeto; neste caso a data de início é calculada
2. Na opção Schedule From [Agendar a automaticamente. Só é possível ser
partir de], selecionar a maneira como o definida quando na lista Schedule From
projeto é calculado (a partir de uma data [Agendar a partir de] está selecionada a
inicial ou final);
opção Project Finish Date [Data de
3. Na opção Start Date [Data de Início] ou Conclusão do Projeto];
Finish Date [Data de Fim], colocar a data 3. Schedule from [Agendar a partir de] –
de referência do projeto. Permite especificar se o projeto vai ser a
calculado através data de início ou a data
de conclusão do projeto.
Œ Caso se indique uma data de início todas
as tarefas irão ser criadas com uma
Ž restrição do tipo As Soon as Possible [O
• mais cedo possível]. Caso se indique uma
data de conclusão as tarefas irão ser
criadas com uma restrição As Late as
Possible [O mais tarde possível];
4. Current Date [Data Atual] - A data atual
do projeto;

22 Microsoft Project 2016


5. Status Date [Data de Estado] – A data que Calendário do Projeto
pode ser usada para verificar o progresso
do projeto;
6. Calendar [Calendário] - Permite Definição do Calendário do Projeto
selecionar qual o calendário que vai ser
usado para gerir o projeto; Após a definição da data de início, e antes do
7. Priority [Prioridade] – Define a prioridade utilizador começar a inserir as atividades, é
das tarefas deste projeto que pode ser fundamental determinar o horário de trabalho do
usado em caso de conflito com outros projeto.
projetos para determinar qual o primeiro a
ser resolvido. 1. No separator Project [Projeto] clicar em
Change Working Time [Alterar Tempo
Until];
Œ •
• •
Ž ‘
’ Œ

No MS Project, podem-se definir vários


calendários:

2. Todos os calendários seguem as horas de


trabalho e o horário predefinido nas
opções de calendário;

3. Para modificar as horas de trabalho e o


horário clicar no botão Options [Opções];

Existem três tipos de calendários no MS Project:


Calendários Base, Calendários de Tarefas e
Calendários de Recursos.

Início e Calendário do Projeto 23


Os calendários base definem os dias úteis e as
horas de trabalho de um projeto ou de um y
conjunto de recursos. ‘ x
v
Os calendários de recurso e de tarefa definem os
dias úteis e as horas de trabalho de um recurso ou
tarefa específica.

4. O calendário Standard [Padrão], é o


calendário predefinido do MS Project.
Possui um horário de trabalho de segunda
a sexta-feira das 08h00 às 17h00 com
uma hora de intervalo das 13h00 às
14h00;

5. O calendário 24 hours [24 Horas] possui Ž


um horário de trabalho contínuo 24 horas
por dia, sete dias por semana;
Após definir qual o calendário a usar é necessário
6. O calendário Night Shift [Turno da Noite] atribuir o calendário ao projeto.
é idêntico ao Standard [Padrão], mas com
um horário das 23h00 às 8h00 e pausa das Se o calendário base for o Standard [Padrão],
03h00 às 04h00; nenhum dos próximos dois passos é necessário:

1. No separador Project [Projeto] selecionar


a opção Project Information [Informação
de Projeto];

2. Na lista Calendar [Calendário] selecionar


o calendário pretendido;

24 Microsoft Project 2016


O Gantt Chart [Gráfico de Gantt] exibe por tarefas para ficar com uma noção mais correta dos
defeito os períodos de folga do calendário dias em que não há trabalho.
Standard [Padrão] como barras cinzentas
verticais. 3. Para tal escolher a opção In front of task
bars [À frente das barras de tarefas].

Ž
Para alterar o calendário visualizado:

1. No separador View [Ver], abrir a lista


Timescale [Escala Temporal] e selecionar
a opção Timescale… [Escala
Temporal…].

Œ
Criar um novo calendário

Além dos três calendários base do MS Project é


possível criar novos calendários personalizados:
Π1. No separador Project [Projeto] selecionar
2. Clicar no Separador Non-working time Change Working Time [Alterar Tempo
[Tempo de descanso]. Neste separador Útil];
escolher qual o calendário que vai ser
usado para desenhar as barras. 2. Clicar em Create New Calendar [Criar
Novo Calendário];
Pode também optar por mostrar as barras
correspondentes aos dias de descanso à frente das

Início e Calendário do Projeto 25


3. Atribuir um nome ao calendário e definir default times for these days [Utilizar as
a partir de que calendário base se faz a horas predefinidas do Project para estes
cópia; dias];

4. Clicar no separador Work Weeks 9. Clicar no botão OK duas vezes para sair
[Semanas de Trabalho] e seleccionar do calendário.
Details… [Detalhes…];
• Para o novo calendário deverá
definir os dias de trabalho e os dias
v
descanso. Para os dias de trabalho
deverá adicionalmente definir o
seu horário;

5. Na lista de dias selecionar os dias da Ž


semana de trabalho ou os dias de folga;
x
x
6. Para os dias de trabalho, clicar na opção
Set day(s) to these specific working time
[Definir dia(s) para estes tempos de
trabalho especifico]. A tabela de horários
irá ficar ativada. Na linha 1 da tabela
escrever o horário da manhã e na linha 2
escrever o horário da tarde. Caso só exista
um período apagar as horas da linha 2;

7. Para os dias de descanso, se diferirem do


calendário base, clicar na opção Set
days to nonworking time [Definir dias
para tempo de descanso];

8. Se pretender que algum dia assuma


novamente o horário predefinido do MS
Project selecionar a opção Use Project
26 Microsoft Project 2016
no caso de um feriado fixo anual) terão de ser
alteradas as suas propriedades Para isso deverá:

3. Clicar no botão Details… [Detalhes];



’ 4. Para definir um horário diferenciado
y ‘ selecionar a opção Working times [Horas
de trabalho] e introduzir o horário na

tabela;
5. Para agendar a recorrência da exceção, na
área Recurrence Pattern [Padrão de
periodicidade] definir o tipo de
” recorrência;
6. Na área Range of recurrence [Vigência]
definir o número de repetições da
Inserir Exceções no Calendário recorrência ou uma data limite.

Além da definição de semanas de trabalho é


também possível adicionar exceções para dias
específicos, únicos ou recorrentes:

1. Selecionar o separador Exceptions •


[Exceções].
2. Na tabela de exceções escrever um nome
descritivo e definir a data ou o período da
exceção. •
Œ
Por defeito todas as exceções são marcadas como Ž

dias de folga e não possuem recorrência. ‘
Se a exceção não for uma folga e corresponder
apenas a um horário diferenciado (por exemplo,
um dia em que é dada tolerância de ponto da
parte da tarde) ou se for recorrente (por exemplo,

Início e Calendário do Projeto 27


Partilhar um calendário
Œ
Todos os calendários criados ou editados num
projeto ficam disponíveis apenas nesse projeto.
Para partilhar os calendários é necessário utilizar
o Organizer [Organizador].

Para partilhar um calendário com o modelo


global:

1. Clicar no separador File [Ficheiro];
2. Na secção Info [Informações] clicar no
botão Organizer [Organizador];
3. Selecionar o separador Calendars {
[Calendários]; Ž
4. Na lista Calendars available in ‘ y
[Calendários Disponível em], escolher
Global.MPT;
5. Selecionar na caixa da direita o calendário
a partilhar;
6. Clicar no botão Copy [Copiar]; x
7. Premir o botão Close [Fechar].
Opções do Calendário
NOTA: Esta operação pode ser também utilizada
para transferir qualquer objeto entre projetos. Através do botão Options [Opções] na caixa de
Para isso, em vez de selecionar o modelo diálogo de configuração de calendários, tem-se a
Global.MPT selecione outro ficheiro de projeto possibilidade de configurar as opções que, apesar
aberto. de não estarem diretamente relacionadas com o

28 Microsoft Project 2016


calendário, vão afetar as datas e durações das tarefas num dia típico de trabalho. Deverá
tarefas. refletir o horário definido para o
1. No Separador Project [Projeto] clicar em calendário do projeto;
Change Working Time [Alterar o 6. Hours per day [Horas por dia]: número de
Calendário de Trabalho]; horas que constituem um dia de trabalho
2. Clicar no botão Options [Opções]; completo no projeto. É utilizado pelo MS
Project para cálculo das horas de trabalho
quando as durações das tarefas são
indicadas em dias;
7. Hours per week [Horas por semana]:
número de horas que constituem uma
semana completa de trabalho no projeto;
É utilizado pelo MS Project para cálculo
das horas de trabalho quando as durações
das tarefas são indicadas em semanas;
8. Days per month [Dias por mês]: número
de dias num mês completo de trabalho; é
v utilizado pelo MS Project para conversão
das tarefas com durações indicadas em
Opções de agendamento do trabalho: meses.

3. Week starts on [Inicio da semana em]


permite indicar que dia da semana é w
usado como primeiro dia. Esta alteração •
reflete-se em parte no Gráfico de Gantt e


nos calendários utilizados para ’

preenchimentos de datas;
4. Fiscal year starts in [Início do Ano Fiscal
em] permite indicar em que mês se efetua
a transição do ano.
5. Default start time [Hora de início
predefinida] e Default end time [Hora de
fim predefinida]: Hora inicial e final das
Início e Calendário do Projeto 29
Conceito de Trabalho Projetos com a prioridade máxima (1000) ao
serem nivelados nunca sofrem atrasos nem as
No MS Project o trabalho é medido em termos de tarefas são divididas.
horas e pode ser introduzido pelo utilizador ou
calculado pela aplicação. Para alterar a prioridade do projeto:

A fórmula de cálculo do trabalho é a seguinte: 1. No separador Project [Projeto] selecionar


a opção Project Information [Informação
Trabalho = Duração da Tarefa X Número de
do projeto];
Unidades atribuídas à tarefa
2. Na caixa Priority [Prioridade] indicar um
Assim, quanto maior for a duração de uma tarefa, valor entre 0 e 1000.
maior será o valor do trabalho, ou quanto maior
for o número de recursos imputados à tarefa
também maior será o valor do trabalho.
v
Prioridade do Projeto
A prioridade do projeto por defeito é 500,
podendo variar entre 0 e 1000. Quanto maior o
valor da prioridade mais prioritário é o projeto.

É utilizada pela ferramenta Resource Leveling


[Nivelamento de recursos], para resolver as
sobrecargas de recursos com tarefas em diversos
projetos, influenciando a distribuição final dando
vantagem ao projeto prioritário.

30 Microsoft Project 2016


Gestão de Tarefas 5

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Planear as Tarefas do Projeto
Modos de Agendamento
O correto planeamento e estruturação das Atividades do projeto
atividades do projeto são um fator WBS
indispensável no sucesso da gestão de
Tipos de Tarefas
projetos.
Dividir Tarefas
Neste capítulo exploramos as técnicas de Durações das Tarefas
estruturação das atividades do projeto e as
Sequência das Tarefas
ferramentas e vistas que complementam a sua
Lag [Desfasamentos]
definição.
Task Path [Caminho da Tarefa]
Constraints [Restrições]
Tarefas Inativas
Caminho Crítico
Timeline [Linha Cronológica]
Planear as Tarefas do Projeto Propriedades das tarefas

Antes de iniciar a estruturação do plano do projeto Além da informação que é possível registar na
no MS Project devem ser definidos três elementos: tabela Entry [Entrada], cada tarefa possui inúmeras
1. Que tarefas são necessárias para executar propriedades adicionais. Para aceder à caixa de
o projeto; propriedades das tarefas:
2. Qual a duração realista dessas tarefas,
tendo em conta os recursos disponíveis; 1. Dar um duplo clique sobre a tarefa;
3. Qual a sequência dessas tarefas. 2. Ou no separador Task [Tarefa] selecionar a
opção Task Information [Informação da
Todo o trabalho de definição do plano de projeto Tarefa].
é, normalmente, realizado através da vista Gantt
Chart [Gráfico de Gantt]. Esta vista é composta por Esta janela é constituída por seis separadores:
uma tabela (por defeito é a tabela Entry [Entrada])
e um gráfico com barras horizontais que Separador General [Geral]
representam a duração das tarefas do projeto.
1. Para alterar o espaço ocupado pela tabela Contém a informação geral da tarefa.
ou pelo gráfico, posicionar o ponteiro do
rato sobre a barra divisória. Quando o
ponteiro do rato tomar a forma " ",
clicar e arrastar para o lado mais
conveniente;
2. Também é possível ajustar a escala do
projeto através da ferramenta de Zoom,
situada na Barra de Estado.

Œ
• Name [Nome]: Nome da Tarefa;
Duration [Duração]: Duração da Tarefa, em
minutos, horas, dias, semanas ou meses;

32 Microsoft Project 2016


Estimated [Estimada]: Indica se a duração é Separador Predecessors [Predecessoras]
definitiva ou apenas uma estimativa;
Percent Complete [Percentagem concluída]: Define as dependências desta tarefa em relação à
Estado de execução da tarefa em percentagem; execução de outras tarefas do projeto.
Priority [Prioridade]: Importância da Tarefa num
intervalo de 0 a 1000;
Inactive [Inativo]: Permite ativar ou desativar
tarefas. Uma tarefa desativada continua visível mas
é ignorada nos cálculos do projeto;
Manualy Schedule [Agendamento Manual]: A
tarefa é agendada manualmente. A sua
calendarização e ajustamentos têm de ser geridos
pelo utilizador;
Auto Schedule [Agendamento Automático]: A
tarefa é agendada automaticamente. A sua
calendarização é definida pelo MS Project e os
ajustamentos são recalculados automaticamente;
Start [Início]: Data de início da Tarefa; Separador Resources [Recursos]
Finish [Concl.]: Data de conclusão da Tarefa;
Display on Timeline [Mostrar na Linha Lista os recursos atribuídos a esta tarefa.
Cronológica]: Inclui a tarefa na Linha Cronológica;
Hide Bar [Ocultar barra de tarefas]: Tarefa
invisível, (aparece na lista de tarefas mas não
aparece no gráfico de Gantt);
Roll up [Agregar]: A barra da tarefa fica também
visível na tarefa sumário;

Gestão de Tarefas 33
Separador Advanced [Avançadas] Calendar [Calendário]: Calendário utilizado pela
tarefa. Por defeito a opção selecionada é None
Contém diversas propriedades avançadas da [Nenhum] indicando que a tarefa segue o
tarefa. calendário do projeto;

Effort driven [Condicionada pelo esforço]:


Condicionado pelo esforço significa que ao
atribuir ou remover pessoas de uma tarefa, o MS
Project aumenta ou reduz a duração da tarefa com
base na quantidade de unidades de recursos
atribuídas, mas não altera a quantidade de
trabalho total para a tarefa;

Scheduling Ignores Resource Calendars [Ignorar


Calendário do Recurso]: Esta opção só está
disponível quando as tarefas têm calendário
próprio atribuído e caso tenha recursos
Deadline [Data-Limite]: data até à qual a tarefa
associados. Com esta opção ativa o MS Project dá
pode ser executada. Um alerta é exibido quando a
preferência ao calendário da tarefa.
data é ultrapassada;
Earned Value Method [Método de Valor Ganho]:
Constraint type [Tipo de constrangimento] e
Indica qual a variável a utilizar para os cálculos de
Constrain date [Data de constrangimento]:
Valor Ganho (visto no capítulo 8 –
Permitem condicionar as datas de execução das
Acompanhamento do Projeto): a %Percentage
tarefas;
complete [% da Tarefa Executada] ou o Physical
% complete [% de Trabalho executado]
Task type [Tipo de tarefa]: Indica ao MS Project
como recalcular os dados da tarefa quando
Mark task as milestone [Marcar tarefa como
ocorrem alterações;
marco]: Um marco é um objetivo importante do
projeto, normalmente com 0 dias de duração e que
WBS code [Código WBS]: Código hierárquico de
serve para marcar datas especiais como fins de
cada tarefa do projeto;
fases ou entregas específicas;

34 Microsoft Project 2016


Separador Notes [Notas]

Permite introduzir informações complementares


sobre a tarefa.
Quando uma tarefa possui anotações um símbolo
aparece na coluna Indicators [Indicadores].

Modos de Agendamento
Até à versão 2010, o MS Project apenas
possibilitava o agendamento automático das
tarefas. Nesta forma de agendamento sempre que
uma tarefa é inserida, o programa atribui-lhe uma
duração predefinida e calcula datas de início e
conclusão. Da mesma forma quando há alterações
ao cronograma, definição de restrições ou
interligação de tarefas o programa
Separador Custom Fields [Campos automaticamente recalcula as datas agendadas.
Personalizados] Desde a versão 2010, e em complemento ao
Agendamento Automático, surge o Agendamento
Campos personalizados no modelo global do Manual.
Project. É necessário ativa-los, para serem
utilizados. O Agendamento Manual deixa nas mãos do
utilizador a definição da duração, das datas de
realização das tarefas e o ajustamento do
cronograma.

Gestão de Tarefas 35
Pode ser útil, por exemplo, na fase inicial do Para alterar o modo de agendamento para o
projeto quando ainda não está reunida toda a projeto atual:
informação sobre as atividades ou quando se quer 1. Clicar na área de modo de agendamento
registar uma fase no plano mas ainda não são na barra de estado;
conhecidas as suas tarefas específicas. 2. No menu selecionar o modo de
agendamento pretendido:
Embora seja o método predefinido nesta versão do Manual/Automatic [Manual/Automático].
MS Project, só deverá ser utilizado em situações
pontuais já que não aproveita uma das vantagens
do programa que é precisamente o agendamento v
dinâmico do projeto.
Por esta razão, é aconselhável alterar o modo de Œ
agendamento predefinido para automático. O
agendamento manual ainda será possível de Para alterar o modo de agendamento para todos os
definir ao inserir tarefas individuais. projetos:
1. No separador File [Ficheiro] selecionar
Verificar modo de agendamento Options [Opções];
2. Clicar em Schedule [Agenda];
O modo de agendamento atual do projeto é visível 3. Na secção Scheduling options for this
no canto inferior esquerdo da Barra de Estado: project: [Opções de calendário para este
projeto] abrir a lista e selecionar All new
projects [Todos os Projetos Novos];
4. Alterar a opção New Tasks created [Novas
tarefas criadas] para Manually Scheduled
[Agendada Manualmente] ou Auto
Scheduled [Agendada Automaticamente];
5. Clicar em OK.

Alterar modo de agendamento w



É possível alterar o modo de agendamento para o
projeto atual ou para todos os novos projetos.

36 Microsoft Project 2016


Atividades do projeto Œ

Inserir Tarefas

O melhor método para definir as atividades é na v


vista Gantt Chart [Gráfico de Gantt]. Esta vista é
automaticamente apresentada sempre que se cria Remover Tarefas
um projeto novo e disponibiliza os principais
campos das tarefas. Para eliminar tarefas os passos a seguir são os
seguintes:
Para adicionar uma nova tarefa:
1. Selecionar a(s) linha(s) correspondente(s)
1. Na coluna Task Name [Nome], clicar na à(s) tarefa(s) a eliminar;
primeira linha em branco e escrever o
nome da tarefa; 2. Premir a tecla Del/Delete [Apagar] ou
clicar com botão direito do rato numa das
Caso se pretenda inserir uma ou mais tarefas entre linhas selecionadas e, no menu de acesso
as existentes: rápido, escolher a opção Delete Task
[Eliminar Tarefa]
2. Começar por selecionar tantas linhas
preenchidas quantas as que deseja inserir, NOTA: Quando a tarefa a ser eliminada
a partir da linha que ficará abaixo das corresponde a uma tarefa sumário, todas as suas
novas tarefas. Depois, no separador Task subtarefas são também eliminadas.
[Tarefa], selecionar a opção Task [Tarefa]
ou premir a tecla Ins/Insert [Inserir].

Gestão de Tarefas 37
Mover e Copiar Tarefas • Clicar com o botão direito do rato
e, no menu de acesso rápido,
Sempre que for necessário mover alguma tarefa do selecionar a opção Paste [Colar];
projeto: • Ou aceder ao Separador Task
[Tarefa] e selecionar a opção Paste
1. Selecionar a linha correspondente à tarefa [Colar].
a mover;
Localizar Tarefas
2. Arrastar a tarefa até ao local pretendido.
Podem-se localizar tarefas de dois modos
Para copiar o processo é um pouco diferente: diferentes:

1. Selecionar a linha correspondente à tarefa Pelo nome da tarefa:


a copiar;
1. No separador Task [Tarefa] clicar em Find
2. Utilizar um dos seguintes métodos para [Localizar];
efetuar a cópia:
• Premir a tecla de atalho CTRL+C; 2. Na lista Look in [Procurar no campo]
• Clicar com o botão direito do rato escolher Name [Nome];
e, no menu de acesso rápido,
escolher a opção Copy [Copiar]; 3. Find What [Localizar], escrever o nome da
• Ou aceder ao separador Task tarefa a localizar.
[Tarefa] e selecionar a opção Copy
[Copiar];

3. Selecionar o local para onde se pretender w


colar a tarefa; v

4. Para terminar, utilizar um dos seguintes


métodos para colar a tarefa:
• Premir a tecla de atalho CTRL+V

38 Microsoft Project 2016


Pelo ID da tarefa:

1. Ativar a caixa Go To [Ir para] através da v


tecla F5 (terá de ser por tecla de atalho já
que a opção não aparece no friso); w

2. Na caixa ID [ID] escrever o Nº da tarefa.

4. Task Name [Nome] Introduzir o nome para


v o conjunto de ocorrências;
5. Duration [Duração] Indicar a duração de
cada ocorrência;
6. Na secção Recurrence Pattern [Padrão de
Recorrência] defina a frequência de
ocorrência;
Tarefa Periódica 7. Na secção Range of Recorrence [Faixa de
Recorrência] defina o número de
Uma tarefa é periódica quando ocorre varias vezes recorrências ou uma data limite de
com um intervalo de tempo uniforme. recorrência;

Para inserir uma tarefa periódica:


x y
1. Clicar no local onde vai criar a tarefa; ‘
2. No Separador Task [Tarefa] clicar em Task
[Tarefa];
3. Selecionar a opção Recurring Task [Tarefa {
Periódica];

Gestão de Tarefas 39
Tarefa Milestone [Marco]

Os Milestones [Marcos] representam datas


particulares do projeto que assinalam
normalmente outputs das fases ou de conjuntos de
tarefas. Embora sejam definidos de forma parecida
às restantes tarefas do projeto, não são atividades Ž
reais e tipicamente não possuem duração nem
recursos atribuídos.

Para inserir um Milestone [Marco]:


1. Atribuir a duração de 0 dias à tarefa; Tarefas Sumárias
2. Ou no separador Task [Tarefa] clicar em
Milestone [Marco]; Para melhorar a interpretação do documento e
para determinar as fases do projeto, é fundamental
• criar atividades sumárias.

Atividades sumárias são atividades que agrupam


um conjunto de subatividades. A duração da tarefa
3. Ou dar duplo clique sobre a tarefa para sumária é a soma das durações do caminho mais
abrir o Task Information [Informação da longo entre as subtarefas.
Tarefa] e no separador Advanced
[Avançadas] escolher a opção Mark task as Para se criar uma tarefa sumária deve:
milestone [Marcar tarefa como marco]. 1. Selecionar as tarefas subordinadas;
Esta técnica possibilita a criação de 2. No Separador Task [Tarefa] pressionar o
Milestones [Marcos] com durações botão
superiores a zero dias;

Para despromover uma tarefa sumária deve:


3. Selecionar as tarefas subordinadas;

40 Microsoft Project 2016


4. No Separador Task [Tarefa] pressionar o
botão Œ

Visualização de Subtarefas
Tarefa Resumo do Projeto A visualização das subtarefas também
pode ser controlada através das opções
A tarefa Resumo do Projeto engloba todas as do botão Outline [Destaque] no
tarefas existentes tornando visível os dados globais separador View [Ver]:
do projeto.
1. Para ver todas as tarefas selecionar All
Para exibir a tarefa resumo: Subtasks [Todas as subtarefas].

1. No separador Format [Formatar] ativar a 2. Para visualizar seletivamente as subtarefas


opção Show project summary task das tarefas sumário selecionadas clicar na
[Mostrar tarefa sumário projeto]; opção Show Subtasks [Mostrar Subtarefas];
para ocultar as subtarefas clicar na opção
A nova tarefa é inserida na primeira linha do Hide Subtasks [Ocultar Subtarefas];
projeto e possui o ID 0.
3. Também é possível mostrar e ocultar as
subtarefas clicando no pequeno triângulo
à esquerda do nome das tarefas sumário.

Gestão de Tarefas 41
w
w

WBS
Os códigos WBS permitem identificar a posição de 3. Ou selecionar a opção Insert Column
cada tarefa na estrutura hierárquica do projeto. [Inserir coluna] e, no título da nova coluna
O MS Project suporta dois tipos de códigos escrever ou selecionar o campo WBS
hierárquicos: [WBS].
1. Hierarquia numérica automática • A hierarquia automática é exibida
a. Códigos atribuídos no novo campo:
automaticamente pelo MS Project
e gerados com base na ordem de
introdução das tarefas e da sua
organização hierárquica;
2. Hierarquia alfanumérica personalizada
a. Códigos gerados com base numa
estrutura personalizada definida
pelo utilizador;

Para visualizar a hierarquia automática:


A coluna WBS também pode exibir um código
1. Seleccionar o separador Format
personalizado:
[Formatar];
2. Ativar a opção Outline Number [Número
1. No separador Project [Projeto] clicar no
de destaque];
botão WBS [WBS];
• A hierárquia é exibida ao lado do
2. Selecionar a opção Define Code… [Definir
nome de cada tarefa.
código…];

42 Microsoft Project 2016


3. A estrutura do código é definida na lista Tipos de tarefas
Code Mask [Máscara de código] e poderá
incluir:
a. Números (ordenados) O Tipo de Tarefa permite indicar ao MS Project
b. Letras Maiúsculas (ordenadas) qual das variáveis de cálculo das tarefas (trabalho,
c. Letras Minúsculas (ordenadas) duração ou unidades de atribuição) deve
d. Caracteres (não ordenado) permanecer fixa quando as atividades sofrem
4. Para cada nível do código também é alterações:
possível definir o seu tamanho e o
separador a utilizar; Fixed Duration [Duração fixa] - Tarefa em que a
sua duração não pode ser alterada. Neste caso, se
for necessário alterar o valor do trabalho, o MS
Project irá ajustar o número de unidades; enquanto
se alterar o número de unidades atribuídas, é o
• valor do trabalho que será recalculado. Caso seja
w
o utilizador a efetuar uma alteração na duração da
tarefa será redefinido o valor do trabalho;

Fixed Units [Unidades Fixas] - O número de


unidades de um recurso atribuído à tarefa vai
manter-se sempre fixo. Se o valor do trabalho for
alterado é recalculada a duração da tarefa,
O resultado final é visível na coluna WBS [WBS]: enquanto se for mudada a duração da tarefa é
alterado o valor do trabalho. Caso o utilizador
altere o número de unidades, será recalculada a
duração da tarefa;

Fixed Work [Trabalho Fixo] – Neste caso é o valor


do trabalho estipulado para uma tarefa que se
mantém constante. Se for alterada a duração da
tarefa, é o número de unidades que será
recalculado e vice-versa. Caso o utilizador altere o

Gestão de Tarefas 43
trabalho, o MS Project recalcula a duração da
tarefa.
Dividir Tarefas

Por defeito, uma tarefa é do tipo Fixed Units Uma tarefa pode ser dividida ou reagendada para
[Unidades fixas]. Para alterar o tipo de tarefa: interromper o trabalho e depois o retomar
posteriormente.
1. Na Vista Gantt Chart [Gráfico de Gantt]
Por exemplo, um recurso é atribuído a uma tarefa
dar um duplo clique sobre a tarefa
que está agendada para ocorrer num dia em que
desejada;
também está agendada a participação numa
formação. Esta tarefa pode ser dividida, de modo
2. Selecionar o separador Advanced
que comece antes da data da formação, pare no
[Avançadas];
dia desta e depois retome no dia seguinte.
3. Selecionar o tipo de tarefa pretendido na
1. Quando uma tarefa é dividida, o Gráfico
lista Task Type [Tipo de tarefa].
de Gantt apresenta uma linha a tracejado
na barra da tarefa. A largura do tracejado
representa o comprimento da interrupção
no trabalho.

Œ
w

Para definir uma divisão manual:


1. No Separador Task [Tarefa] clicar no
botão Split Task [Dividir Tarefa];
2. O cursor transforma-se numa seta. No
gráfico de Gantt, clicar na barra da tarefa
no ponto onde quer começar a divisão e
arrastar para a direita para definir o
intervalo;

44 Microsoft Project 2016


Para remover divisões:
3. Basta clicar na tarefa e arrastá-la para a
Durações das tarefas
esquerda para unir novamente a atividade.
NOTA: Esta situação só é possível caso não Quando se insere uma tarefa no MS Project, e caso
exista ainda trabalho feito anteriormente a tarefa esteja em modo automático, a duração fica
na tarefa. predefinida conforme o que estiver selecionado
nas opções gerais do projeto (por defeito 1 dia).
Para dividir uma tarefa em que o trabalho já
iniciou: Para alterar o tipo de duração escrever o algarismo
2. No separador Project [Projeto] selecionar seguido das letras que indicam o tipo de duração:
Update Project [Atualizar Projeto]; 1. m (minute) ou m (minuto);
3. Na lista Reschedule uncompleted work to 2. h (hour) ou h (hora);
start after [Reagendar trabalho por 3. d (day) ou d (dia);
concluir para começar após], escreva a 4. w (week) ou se (semana);
data em que a tarefa deverá reiniciar; 5. mo (months) ou me (mês).
4. Na opção For [Para]: selecione Selected 6. Ed [Dp], Ellapsed [Dia Inteiro] ou seja, 24
tasks [Tarefas selecionadas]. horas. Para definir a duração como
sequencial ignorando o calendário.
No gráfico de Gantt irá ficar representada essa
espera. A duração da tarefa mantém-se constante Por exemplo: para realizar 24 horas de trabalho,
pois a única alteração é em termos de data final. necessito de 3 dias pois o meu horário de trabalho
é 8 horas de trabalho por dia. Se me quiser referir
a 1 dia de 24 horas de trabalho em vez de d,
coloco ed [dp]. Se tivesse colocado 1d, apenas
colocaria 8 horas de trabalho e não as 24 horas de
trabalho.
Ž

Gestão de Tarefas 45
Durações das tarefas manuais Para alterar o tipo de tarefa para modo automático:

No caso de inserir uma tarefa no modo manual o 1. Na coluna Task Mode [Modo Tarefa] da
MS Project não preenche o campo da duração. tarefa que pretende converter, selecionar a
opção Auto Schedule [Agendada
automaticamente].

Os campos de duração e datas, no modo manual,


não seguem a mesma convenção de introdução de Œ
dados. É possível nestes campos acrescentar texto
temporário enquanto a informação definitiva não
é registada:

Sequência das Tarefas


Quando uma tarefa é introduzida inicialmente no
Quando a informação final estiver disponível MS Project, ela é programada para começar na
pode-se substituir a duração pelo valor definitivo, data de início do projeto. Ligando as tarefas,
seguindo a mesma convenção das durações das estabelece-se uma dependência que determina a
tarefas automáticas: sequência das tarefas e as suas datas de
ocorrência.

O termo Predecessora designa uma tarefa que


começa ou termina antes de outra.

No entanto, enquanto a tarefa estiver em modo O termo Sucessora designa uma tarefa que
manual, o MS Project não efetua o seu depende do início ou conclusão da anterior.
agendamento.

46 Microsoft Project 2016


Tipos de dependências Definição de dependências no MS
Project
Existem quatro tipos de dependências de tarefas:
Podem-se definir as dependências entre tarefas de
Finish to Start [De Conclusão para Início] (FS) várias formas:
A tarefa B não pode começar antes da tarefa A ter
terminado. 1. Na coluna Predecessors [Predecessoras]
da tabela Entry [Entrada] do Gantt Chart
[Gráfico de Gantt], escrever o número da
tarefa predecessora e o tipo de ligação,
Star to Start [De Início para Início] (SS) caso não seja FS (CI). No caso de existirem
A tarefa B não pode começar antes da Tarefa A diversas predecessoras separam-se por (;)
começar.

Finish to Finish [De Conclusão para Conclusão] 2. Clicar duas vezes na tarefa, selecionar o
(FF) separador Predecessors [Predecessoras] e
A tarefa B não pode terminar antes da conclusão definir a dependência na tabela de
da tarefa A. predecessoras;

Start to Finish [De Início para Conclusão] (SF) v


O início da tarefa A marca a conclusão da tarefa
B.

3. Selecionar as duas tarefas e, no separador


Task [Tarefa], clicar no botão Link the
selected tasks [Ligar as tarefas

Gestão de Tarefas 47
selecionadas] ou premir a tecla de atalho [Gráfico de Gantt] alterar ou apagar a
CTRL+F2. Uma ligação do tipo FS (CI) é dependência;
criada entre as duas tarefas, sendo a
primeira tarefa selecionada considerada a 2. Ou clicar duas vezes na tarefa e no
predecessora; separador Predecessors [Predecessoras]
alterar a ligação ou eliminá-la premindo a
tecla Del/Delete [Apagar];

w 3. Ou selecionar as duas tarefas e, no


separador Task [Tarefa], clicar no
botão Unlink Tasks [Desassociar
4. No Gráfico de Gantt clicar numa tarefa e Tarefas];
começar a arrastá-la para cima de outra.
Uma linha e o símbolo de ligação são 4. Ou no Gráfico de Gantt clicar duas vezes
exibidos e quando se larga o botão do rato na seta de ligação entre as tarefas. Alterar
uma ligação FS (CI) é criada entre as duas a dependência ou premir o botão
tarefas; Del/Delete [Apagar] para eliminá-la.


Alterar e apagar dependências

Utilizando os métodos descritos anteriormente


também é possível alterar e apagar dependências:

1. Na coluna Predecessors [Predecessoras]


da tabela Entry [Entrada] do Gantt Chart
48 Microsoft Project 2016
Lag [Desfasamento] 1. Clicar duas vezes na tarefa e selecionar o
separador Predecessors [Predecessoras].
Na coluna Lag [Desfasamento] da tarefa
A ligação entre as tarefas nem sempre é em
predecessora inserir um valor positivo,
sequência linear, podendo existir alguma para indicar um atraso, ou negativo, para
sobreposição ou afastamento temporal. indicar um avanço;

Por exemplo, entre as tarefas Pintar Paredes e


Pendurar Quadros existirá uma relação Finish-to-
Start [Conclusão-para-Início], no entanto os Œ
quadros não podem ser pendurados 2. Ou no Gráfico de Gantt, clicar duas vezes
imediatamente a seguir a pintar a parede. Neste na seta que liga as duas tarefas e, na janela
caso pode ser acrescentado um desfasamento na de dependência de tarefas, preencher a
ligação para contabilizar o tempo que a tinta caixa Lag [Desfas.];
demorará a secar.

Existem dois tipos de desfasamento no Project:


• O Lag [Atraso], evidenciado por um valor
positivo, indica um afastamento temporal v
na sequência das tarefas;
• O Lead [Avanço], traduzido num valor
negativo, indica uma sobreposição
temporal na sequência das tarefas;
3. Ou na tabela Entry [Entrada] alterar
manualmente a ligação na coluna
Os avanços e atrasos podem ser expressos em
Predecessors [Predecessoras].
unidades de tempo ou em termos percentuais da
tarefa predecessora. w
Existem vários métodos para definir um
desfasamento:

Gestão de Tarefas 49
Task Path [Caminho da Tarefa] Driven Tarefas que Roxo
Successors seguem a tarefa
[Sucessoras selecionada e
O Gantt Chart [Gráfico de Gantt] é uma estrutura que poderão
Orientadas]
complexa o que, por vezes, dificulta a análise de sofrer alterações
todas as ligações que condicionam uma nas datas de
determinada tarefa. agendamento se
a tarefa
A ferramenta Task Path [Caminho da Tarefa] selecionada for
facilita a análise visual das ligações, realçando alterada.
com cores as seguintes tarefas:
Para ativar o Task Path [Caminho da Tarefa] no
Gantt Chart [Gráfico de Gantt]:
Tarefa Descrição Cor da 1. No separador Format [Formatar] clicar no
relacionada barra botão Task Path [Caminho da tarefa];
Predecessors Tarefas que Laranja 2. Selecionar das quatro opções aquela(s) que
[Antecessoras] ligam à tarefa claro se pretende realçar;
selecionada e
que a
antecedem;
Driving Tarefas que Laranja Œ
Predecessors antecedem a forte
[Antecessores tarefa
Condicionantes] selecionada e v
que poderão
afetar as suas
datas de
agendamento se
forem alteradas; 3. Na tabela do Gráfico de Gantt selecionar
Successors Tarefas que se Lilás uma tarefa e observar a alteração nas cores
[Sucessoras] ligam à tarefa das tarefas antecessoras e sucessoras.
selecionada e a
seguem.
50 Microsoft Project 2016
No exemplo abaixo, está a ser destacado o
caminho da tarefa 5. Pela análise das barras do
Gráfico de Gantt é possível concluir que as tarefas
1 a 3 são antecessoras, a tarefa 4 é antecessora
condicionante e a tarefa 6 é sucessora orientada.

Constraints [Restrições]
As tarefas inseridas no MS Project possuem por
defeito uma restrição do tipo As soon as possible
[O Mais Cedo Possível] ou As late as possible [O
Para alterar as opções de realce ou desativar o Mais Tarde Possível] consoante se esteja a
Task Path [Caminho da Tarefa]: desenvolver o projeto a partir de uma data inicial
4. No separador Format [Formato] clicar no ou final. É por essa razão que quando se insere
botão Task Path [Caminho da Tarefa]; uma tarefa ela fica posicionada na data definida
5. Desativar/ativar as opções de realce das para o projeto.
tarefas relacionadas;
6. Ou para desativar completamente o A partir do momento em que se criam
caminho da tarefa selecionar Remove dependências entre tarefas o MS Project
Highlight [Remover realce]. automaticamente recalcula as datas agendadas de
início e conclusão.

Gestão de Tarefas 51
Finish No Later Then [Não Concluir Depois De]
Para a maioria das tarefas esta técnica automática A tarefa deve terminar na ou antes da data
de agendamento é a recomendada, mas existem introduzida.
exceções. Algumas tarefas no projeto poderão ter
condicionantes que obriguem a indicar datas Must Finish On [Tem De Concluir A]
precisas. Alguns cenários que abrangem esse tipo A tarefa tem de terminar exatamente na data
de situações são: introduzida.
• O fabrico de um produto estar dependente
da chegada da matéria-prima num Must Start On [Tem De Iniciar A]
determinado dia; A tarefa tem de começar exatamente na data
• A inauguração de uma loja ocorrer numa introduzida.
data fixa;
Start No Earlier Then [Não Iniciar Antes De]
• A entrega de um relatório fiscal ter de A tarefa deve começar na ou após a data
ocorrer até uma data específica. introduzida.
Os tipos de restrições disponíveis são: Start No Later Then [Não Iniciar Depois De]
A tarefa deve começar na ou antes da data
As Soon As Possible [O Mais Cedo Possível] introduzida.
Inicia a tarefa o mais cedo possível baseado nas
relações de dependência e em outras restrições. Para definir uma restrição:
Não é necessário introduzir datas. 1. Clicar duas vezes na tarefa, e na janela de
propriedades, selecionar o separador
As Late As Possible [O Mais Tarde Possível] Advanced [Avançadas];
Inicia a tarefa o mais tarde possível baseado nas 2. Depois, na lista Constraint type [Tipo de
relações de dependência e em outras restrições. constrangimento], selecionar o tipo de
Não é necessário introduzir datas.
restrição a aplicar e na caixa Constraint
Finish No Earlier Then [Não Concluir Antes De] Date [Data de constrangimento] indicar a
A tarefa deve terminar na ou após a data data da restrição.
introduzida.

52 Microsoft Project 2016


As Late As
Œ Possible Flexível (não Flexível (Não
[O Mais surge nenhum surge nenhum
Tarde indicador). indicador).
v Possível]
Finish No
Earlier Flexível Inflexível
Sempre que introduzir uma restrição, surge no Then [Não (indicador com (Indicador com
campo Indicators [Indicadores] um ícone com a Concluir ponto azul). ponto vermelho).
aparência de um calendário: Antes De]
1. Um ponto azul indica uma restrição semi-
flexível, isto é, com alguma margem de Finish No
manobra no agendamento; Later Then Inflexível Flexível
2. Um ponto vermelho indica uma restrição [Não (Indicador com (indicador com
inflexível. Concluir ponto ponto azul).
Depois vermelho).
ΠDe]
v Must
Finish On Inflexível Inflexível
[Tem De (Indicador com (Indicador com
Tipo de Data de início Concluir ponto ponto vermelho).
Data de fim fixo A] vermelho).
restrição fixo
As Soon
As Flexível (não Flexível (Não Must Start
Possible surge nenhum surge nenhum On [Tem Inflexível Inflexível
[O Mais indicador). indicador). De Iniciar (Indicador com (Indicador com
Cedo A] ponto ponto vermelho).
Possível] vermelho).

Gestão de Tarefas 53
Start No
Earlier Flexível Inflexível
Then [Não (indicador com (Indicador com
Iniciar ponto azul). ponto vermelho).
Antes De] Œ

Start No w
Later Then Inflexível Flexível
[Não (Indicador com (indicador com
Iniciar ponto ponto azul).
Depois vermelho).
De] Esta caixa de diálogo poderá ter até três opções:
1. Cancel. No Constraint… [Cancelar.
Nenhuma Restrição…]. Cancela a
Para remover as restrições: atribuição da restrição evitando o conflito;
• Alterar a restrição para As Soon As Possible 2. Continue, but avoid… [Continuar, mas
[O Mais Cedo Possível] ou As Late As evitar…]. Altera o tipo de restrição para
Possible [O Mais Tarde Possível]. outro compatível com o conflito existente;
3. Continue…. [Continuar….]. Atribui a
Ao aplicar uma restrição ou ao efetuar uma restrição especificada inicialmente e
alteração no plano que gere uma mantém o conflito existente.
incompatibilidade, o MS Project apresenta a caixa
de diálogo Planning Wizard [Assistente de A última opção deve ser a selecionada. No
Planeamento]. entanto, é importante que anote o número da
tarefa referido na caixa de diálogo Planning
Wizard [Assistente de Planeamento], pois não será
avisado novamente deste conflito ou qual a tarefa
que o provoca.

Caso não pretenda que os constrangimentos das


tarefas sejam respeitados poderá desativar a
opção:

54 Microsoft Project 2016


1. No Separador File [Ficheiro] selecionar cenários de projeto, bem como o seu
Options [Opções]; impacto a nível de orçamento e agenda,
2. na página Schedule [Agenda] desativar a sem ter de efetuar modificações estruturais.
opção Tasks will always honor their
constraint dates [As tarefas respeitarão Como desativar tarefas:
sempre as datas de constrangimento].
1. Selecionar a(s) tarefa(s) ou fase(s) a
desativar;
2. No Separador Task [Tarefa] selecionar a
opção Inactivate [Desativar].


Tarefas inativas Para reativar tarefas segue-se o mesmo processo:

O MS Project Professional suporta a 1. Selecionar a(s) tarefa(s) ou fase(s) a reativar;


desativação de tarefas ou fases do projeto. Esta 2. No Separador Task [Tarefa] desselecionar
funcionalidade permite: a opção Inactivate [Desativar].

• Gerir o âmbito: durante a execução do


projeto, a subida de custos ou atrasos na
execução podem gerar a necessidade de •
rever o âmbito, levando à retirada seletiva
de tarefas ou fases do projeto. A
desativação permite efetuar essa revisão
sem eliminar o registo histórico das tarefas
e fases inicialmente projetadas.
• Realizar análises hipotéticas: através da
desativação de tarefas é possível
rapidamente equacionar diferentes

Gestão de Tarefas 55
Consequências da desativação de tarefas [Caminho da Tarefa] poderá ser utilizada para
ajudar a compreender as ligações com as tarefas a
Aparência visual desativar.
As tarefas desativadas aparecem a cinza e com a
informação rasurada. Caminho Crítico
O caminho mais longo do projeto, e que indica a
sua duração total, é o chamado Caminho Crítico.
As atividades no caminho crítico são denominadas
Atividades Críticas e as restantes Atividades não
Críticas.
Impacto no projeto
A agenda, os custos e as horas de trabalho do As atividades críticas são cruciais para a duração
projeto são recalculados para refletir a retirada das do projeto porque são aquelas nas quais qualquer
tarefas. atraso na execução representa um atraso na
duração do projeto.
Impacto nas visualizações
As tarefas desativadas não aparecem nas seguintes Existem diversas opções para visualizar o caminho
visualizações: Crítico:
Para o fazer diretamente no Gantt Chart [Gráfico
• Calendar [Calendário] de Gantt]:
• Timeline [Linha Cronológica] 1. No separador Format [Formato] ativar a
• Team Planner [Planeador de Equipa] opção Critical Tasks [Tarefas Críticas];
• Network Diagram [Diagrama de Rede]
• Relationship Diagram [Diagrama de Para o fazer através da vista Tracking Gantt [Gantt
Relações] de controlo]:

Impacto nas Ligações 2. No separador View [Ver], clicar em Gantt


As ligações de e para tarefas desativadas são Chart [Gráfico de Gantt] e selecionar a
ignoradas. Por essa razão poderá ser necessário vista Tracking Gantt [Gantt de controlo].
reavaliar as ligações entre as antecessoras e
sucessoras dessas tarefas. A ferramenta Task Path
56 Microsoft Project 2016
Existem dois tipos de margens:

5. Free Slack [Margem Livre]: tempo que uma


Πatividade pode atrasar sem comprometer a
data de início da atividade seguinte;
6. Total Slack [Margem Total]: tempo que
uma atividade pode atrasar sem
comprometer a data de fim do projeto.

• ‘

As tarefas críticas são as atividades a vermelho e Timeline [Linha Cronológica]


não possuem qualquer margem de folga.
A vista Timeline [Linha Cronológica] permite criar
As Tarefas não críticas são as atividades a azul e
diagramas simplificados do cronograma do
têm alguma margem de folga.
projeto. É o formato ideal para partilhar a agenda
do projeto com quem não esteja familiarizado com
Para se visualizar as folgas das tarefas:
a estrutura técnica do Gantt Chart [Gráficos de
Gantt].
3. No separador Format [Formato] ativar a
opção Slack [Margem];
4. Ou no separador View [Ver] clicar em
Tables [Tabelas] e selecionar a tabela
Schedule [Agenda].

Gestão de Tarefas 57
Para visualizar a vista Timeline [Linha
Cronológica]: O primeiro diagrama é exibido automaticamente e
1. No separador View [Ver], clicar em Other os restantes poderão ser adicionados clicando na
Views [Outras Vistas] e depois selecionar opção Timeline Bar [Barra de Linha Cronológica]
Timeline [Linha Cronológica]. no separador contextual Format [Formatar].

Através da opção Date Range [Intervalo de Datas]


no separador Format [Formatar] poderá definir o
intervalo de datas para cada diagrama inserido
Œ (por defeito cada diagrama é limitado pelas datas
de início e conclusão do projeto).
Para acrescentar a vista de Timeline [Linha Crono-
lógica], ao Gráfico de Gantt ou a qualquer outra
vista:
1. No separador View [Ver] ativar a opção
TimeLine [Linha Cronológica].

Construir Diagramas Cronológicos


Œ
Antes de começar a construção de um diagrama,
caso possua mais de um adicionado à Timeline
[Linha cronológica], deverá começar por
Inserir Diagramas Cronológicos selecionar o diagrama em que pretende adicionar
elementos.
É possível incluir até 10 diagramas na vista Time-
line [Linha Cronológica]. Cada diagrama poderá De seguida, poderá utilizar duas técnicas para
focar-se em fases ou atividades específicas do pro- construir o diagrama:
jeto.

58 Microsoft Project 2016


O primeiro método envolve a seleção das tarefas a 2. Selecionar as tarefas que deseja adicionar
incluir diretamente na tabela: à Timeline [Linha Cronológica];
3. Clicar em OK.
1. Clicar com o botão direito do rato na tarefa
que pretenda incluir e escolher a opção
Add To Timeline [Adicionar à Linha
Cronológica];
2. Repetir este processo para todas as tarefas
que pretenda adicionar.
v

Mover tarefas

Caso possua tarefas num diagrama que queira


mover para outro, basta clicar e arrastar as tarefas
entre os diagramas.
Œ
NOTA: Este método permite apenas mover
Poderá também selecionar as tarefas nas opções da atividades. Para duplicar atividades tem de
Timeline [Linha Cronológica]: acrescentá-las manualmente utilizando um dos
métodos descritos na secção anterior.
1. No separador Format [Formato] clicar em
Existing Tasks [Tarefas Existentes];

Gestão de Tarefas 59
Opções da Linha Cronológica

Através do separador Format [Formato] é possível


alterar as opções da linha cronológica, incluindo:

7. Copiar os diagramas para outras


Œ w •• ‘ aplicações.
v ’
Imprimir a Linha Cronológica
1. Alterar formatação do texto e cores;
O MS Project imprime sempre a vista que estiver
2. Alterar a visualização das linhas selecionada e não imprime vistas divididas. Por
cronológicas; isso, para imprimir a Linha Cronológica:
1. Clicar na Timeline [Linha Cronológica];
2. Clicar no Separador File [Ficheiro];
3. Selecionar Print [Imprimir].

3. Adicionar diagramas;

4. Inserir/retirar tarefas dos diagramas;


w
5. Inserir novas tarefas;

6. Alterar a visualização das tarefas entre


barras e notas de aviso;

60 Microsoft Project 2016


Copiar a Linha Cronológica

Para copiar a Timeline [Linha Cronológica] para


outra aplicação:

1. Selecionar a vista Timeline [Linha ______________________________


Cronológica];
2. No separador Format [Formato] clicar em ______________________________
Copy Timeline [Copiar Linha do Tempo]; ______________________________
3. Clicar no tipo de cópia pretendido;
4. Mudar para o outro programa e colar a ______________________________
Timeline [Linha Cronológica];
______________________________
______________________________
______________________________
v
______________________________

Ž ______________________________
______________________________
______________________________
______________________________

Gestão de Tarefas 61
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________

62 Microsoft Project 2016


Gestão de Recursos
6

SUMÁRIO DO CAPÍTULO

O planeamento dos recursos do projeto serve Planeamento dos recursos do projeto


para determinar o que deve ser feito, quando, Inserção de Recursos
por quem, em que quantidade e a que custo. Propriedades dos Recursos
A aplicação de recursos permite representar Afetação de Recursos
um projeto de forma mais realista, e assim Vantagens da utilização da janela Recursos
avaliar o projeto quanto à sua duração e
Visualizar as Cargas de Trabalho dos Recursos
custos.
Resolver Conflitos de Recursos
Neste capítulo exploramos as técnicas de
Team Planner [Planeador de Equipa]
definição de recursos bem como a sua
afetação às tarefas e a resolução de conflitos
de agenda.
Planeamento dos Recursos do Tipicamente, se o valor for abaixo de 100%
significa que existe apenas um recurso e que não
Projeto trabalha a tempo inteiro. Se o valor for acima dos
100% significa que existe mais que um recurso do
Os recursos englobam as pessoas, locais e itens mesmo tipo.
necessários para completar uma tarefa.
Exemplos:
Cada tarefa num projeto precisa de ter todos os Recurso Max. Units Definição
recursos necessários para a sua conclusão. Uma Jorge Ferreira 100% Um recurso a
tarefa pode exigir apenas um recurso ou vários tempo inteiro
para ser completada. Teresa 50% Um recurso a
Oliveira meio-tempo
Existem três tipos de recursos no MS Project: Equipa 200% Dois
• Trabalho: representam a mão-de-obra, técnica elementos a
equipamentos e instalações. A sua tempo inteiro
participação no projeto é definida em
número de horas; O número máximo de unidades pode ser
• Material: representam todos os aumentado ou diminuído, em função do nº de
consumíveis utilizados na execução das unidades reais do projeto.
atividades. A sua participação no projeto é
definida em unidades utilizadas; Por defeito as unidades de recurso são
• Custo: representam custos específicos das apresentadas em %, o que é o recomendado. No
tarefas que não decorrem diretamente dos entanto podem ser alteradas para decimais nas
custos dos recursos de trabalho ou opções da aplicação.
material.

Quando um recurso de trabalho é inserido, o valor


100% é introduzido automaticamente no campo
Max. Units [Unidades Máx.]. Isso significa que o
recurso representa um único elemento disponível
a tempo inteiro no projeto.

64 Microsoft Project 2016


Inserção de Recursos Groups Grupo a que pertence o recurso.
[Grupo] Útil para filtros;
Max. Units
Os recursos que teremos disponíveis, são definidos Quantidade máxima do recurso
[Unidades
na vista Resource Sheet [Folha de Recursos]. a ser atribuída às tarefas;
Máx.]
Valor que é pago ao recurso por
período (recursos de trabalho)
Std. Rate [Taxa ou unidade (recursos materiais);
Normal] O período é por defeito a hora
mas pode variar entre minutos e
anos;
Ovt. Rate Valor que é pago ao recurso de
[Taxa Trab. trabalho por períodos
Esta vista exibe por defeito a tabela Entry [Entrada] Ext.] extraordinários;
que possui os seguintes campos:
Cost Use Valor por uso que é pago ao
[Custo recurso independentemente da
Campo Conteúdo do Campo Utilização] duração da tarefa;
Forma como vai ser feita a
Resource contabilização do recurso
Name [Nome O nome do recurso; quando for alocado à tarefa:
do Recurso] • Start [Início],
Pode ser Work [Trabalho], quando a tarefa
Type [Tipo] Material [Material] ou Cost Accrue At iniciar;
[Custo]; [Imputar Em] • End [Fim], apenas
O símbolo das unidades em que quando a tarefa
Material Label terminar;
o material é quantificado, por
[Rótulo • Prorated [Rateado],
exemplo: Unid., Toneladas,
Material] por % de tarefa
m2, etc.;
Iniciais dos recursos. Útil para decorrida.
Initials Base Calendar
se colocar no gráfico de Gantt Qual o calendário base que o
[Iniciais] [Calendário
em vez dos nomes completos; recurso está a usar. Por defeito é
Base]

Gestão de Recursos 65
atribuído o calendário do Inserção de Recursos Materiais
projeto;
Permite definir algumas Os recursos materiais representam os consumíveis
Code [Código] palavras que podem ser usadas utilizados durante a execução das atividades do
nos filtros.
projeto.

Inserção de recursos de trabalho Para inserir um recurso material:

Os recursos de trabalho podem representar 1. Na vista Resource Sheet [Folha de


elementos genéricos (exemplo: Gestor Comercial) Recursos] escrever o nome do novo
ou específicos (Exemplo: Alexandra Fernandes). material na coluna Resource Name
Para inserir um recurso de trabalho: [Nome do Recurso];

1. Na vista Resource Sheet [Folha de 2. Alterar a coluna Type [Tipo] para


Recursos] escrever o nome do novo Material;
recurso na coluna Resource Name [Nome
do Recurso]; 3. Na coluna Material Label [Rótulo
material] indicar a abreviatura do
2. Por defeito, o MS Project preenche a descritivo da unidade associada ao
coluna Type [Tipo] com a opção Work material em questão (km, lt, unid., etc.)
[Trabalho], que é a indicada para este tipo
de recurso;

3. Definir as unidades máximas do recurso. Œ v w

Πv w

66 Microsoft Project 2016


Propriedades dos Recursos
Separador Cost [Custos]
Um duplo clique em cima de um recurso já Neste separador pode definir as várias taxas de
definido faz surgir a janela que permite visualizar vencimento que o recurso pode ter;
ou alterar as características desse recurso.

Separador General [Geral]

Visualiza a maior parte da informação registada


diretamente na Resource Sheet [Folha de
Recursos].

Aqui pode também definir a disponibilidade do


recurso. Por exemplo, se estiver a trabalhar com
um recurso intitulado “Equipa técnica” que inclua
três pessoas não pode marcar as férias
individualmente no calendário, mas pode usar este Separador Notes [Notas]
quadro para indicar a variação na disponibilidade
do recurso; Aqui pode-se definir notas sobre o recurso, como
anexar qualquer documento importante ao
recurso;

Gestão de Recursos 67
Pela caixa de atribuição de recursos:
Separador Custom Fields [Campos 1. Na tabela Entry [Entrada] do Gantt Chart
Personalizados] [Gráfico de Gantt], selecionar a tarefa;
2. No separador Resource [Recurso] clicar
Nesta janela aparecem os campos personalizáveis em Assign Resources [Atribuir Recursos];
do recurso. 3. Selecionar o recurso;
4. Escrever as unidades;
5. Clicar no botão Assign [Atribuir];
6. Fechar a janela.


w •

Afetação de Recursos
Após a definição dos recursos é necessário atribuí-
los às atividades do projeto. Pela caixa de informação da tarefa:
Na primeira afetação os recursos do tipo trabalho 1. Na tabela Entry [Entrada] do Gantt Chart
permitem ao MS Project calcular as horas de [Gráfico de Gantt], clicar duas vezes na
trabalho necessárias para executar cada tarefa. tarefa;
Pelo contrário, os recursos materiais e de custo não 2. Clicar no separador Resources [Recursos];
afetam as horas de trabalho da tarefa. 3. Escrever ou selecionar o nome do recurso;
4. Definir as suas unidades;
Os recursos podem ser alocados às tarefas de 5. Fechar a janela.
várias formas:

68 Microsoft Project 2016


utilizadas apenas para estruturação hierárquica do
projeto.

w • Remoção de Recursos

Os três métodos descritos para adicionar recursos


podem também ser utilizados para os remover:

• Na janela Assign Resources [Atribuir


Recursos] selecionar o recurso e clicar em
Remove [Remover];
• Ou na janela Task Information
Pela tabela Entry [Entrada] do Gráfico de Gantt: [Informação da tarefa, selecionar o recurso
1. Clicar na coluna Resource Names [Nomes e premir a tecla Del/Delete [Apagar];
de Recursos] da tarefa; • Ou remover o nome do recurso na coluna
2. Escrever o nome do recurso (se forem Resource Names [Nomes de Recursos] da
vários separar por “;”) ou selecionar os tarefa.
nomes na lista de combinação;
3. Para indicar explicitamente o número de
unidades terá de escrever o nome do
recurso manualmente seguido das Vantagens da utilização da janela
unidades dentro de parêntesis retos. Por
exemplo: Ana Castro [50%].
Recursos
A janela de atribuição de recursos permite:

• Visualizar todos os recursos;


v • Substituir recursos;
• Visualizar a carga do recurso em gráfico;
• Visualizar os custos da afetação;
• Visualizar os recursos do tipo custo mesmo
NOTA: Os recursos só devem ser atribuídos a que se mude de tarefa;
subtarefas e não a tarefas sumárias, que são • Visualizar somente os recursos Filtrados.
Gestão de Recursos 69
Para filtrar os recursos: Œ
1. Selecionar a tarefa à qual pretende •
adjudicar o recurso e depois abrir a janela Ž
Ž
Assign Resources [Atribuir Recursos]; x
2. Para filtrar por grupo, clicar na opção (+)
Resource list options [Opções da lista de
recursos];
y
3. Na lista Filter by [Filtrar], escolher o filtro
a aplicar. Se o filtro necessitar de
informação complementar surgirá uma
janela adicional. Na janela escrever a
informação requisitada;

4. No campo Available to Work [Disponíveis


para trabalhar], definir o número de horas
de disponibilidade necessária para a tarefa.
Recursos sem disponibilidade para esse y
período são filtrados;
5. Para visualizar os gráficos de
disponibilidade, selecionar os recursos e
depois clicar no botão Graphs [Gráficos].

70 Microsoft Project 2016


Visualizar as Cargas de Trabalho 3. Na vista Resource Usage [Utilização de
Recursos] os recursos sobrealocados
dos Recursos aparecem também com realce a vermelho.
4. Para saber exatamente o período em que a
Por vezes alguns recursos podem ficar com mais sobrecarga ocorre, clicar sobre o recurso e
horas de trabalho do que as definidas em depois no ícone Scroll to Task
calendário. [Deslocar-se para Tarefa] que se
encontra no separador Task [Tarefa].
No MS Project é possível identificar as sobrecargas Pode alterar as horas de trabalho,
de diversas formas: manualmente.
x
1. Através da vista Gantt Chart [Gráfico de
Gantt], nas tarefas em que os recursos
estão sobrealocados aparece um símbolo
na coluna Indicators [indicadores];
Resolver Conflitos de Recursos
Os conflitos de recurso ocorrem quando um
recurso está com sobrecarga numa tarefa ou no
projeto. Antes que um projeto comece, todas as
Πsobrecargas dos recursos devem ser resolvidas
para que a agenda reflita precisamente os recursos
e o trabalho exigidos para completar todas as
2. Na vista Resource Sheet [Folha de tarefas. As sobrecargas podem ser resolvidas
Recursos], o texto do recurso é realçado a automática ou manualmente.
vermelho e aparece um indicador de
redistribuição; De preferência, todas as sobrecargas devem ser
resolvidas mas, algumas delas, podem ser
inevitáveis ou muito insignificantes para serem
v
resolvidas. Por exemplo, as sobrecargas de menos
de uma hora por dia ou um dia fora de uma
semana poderiam ser deixadas sem solução.
Nesses casos, o motivo da sobrecarga e a razão de
Gestão de Recursos 71
não ter sido resolvida podem passar 4. Para definir a maneira como os recursos
despercebidos. são nivelados, clique no botão Leveling
Options [Opções de nivelamento].
Existem várias formas que o MS Project
disponibiliza para resolver estes tipos de conflitos,
dependendo muito do tempo do projeto e do seu Redistribuição manual dos Recursos
custo, ou seja, devem ser verificados vários itens
da empresa para ver qual será o modo mais A redistribuição dos recursos também pode ser
vantajoso para a resolução dos conflitos. efetuada manualmente. Este método requer mais
trabalho mas permite efetuar alterações específicas
e contextualizadas para o projeto. Algumas das
técnicas manuais que pode aplicar às sobrecargas
Redistribuição automática dos são as seguintes:
Recursos
O MS Project permite a resolução automática de • Aumentar as unidades máximas do
sobrecargas através do nivelamento de recursos: recurso;
• Reagendar a tarefa que gerou a sobrecarga;
• Remover o recurso, se ele não for muito
x
importante para a tarefa;
Œ •Ž • Ajustar calendário para aumentar os dias e
as horas de trabalho do projeto ou recurso.

1. Mudar para a vista Team Planner 1. Aumentar as unidades máximas


[Planeador de Equipa] e selecionar o
separador Resource [Recurso];
Aumentar as unidades do recurso diminui o
2. Clicar no botão Level Resource
número de horas que uma unidade precisa para
[Nivelamento de Recursos] para nivelar
trabalhar na tarefa. Antes de aumentar as unidades
automaticamente o recurso selecionado;
máximas de um recurso, certifique-se de que
3. Ou clicar no botão Level All [Nivelar
existem unidades extras e determine qual será o
Todos], para nivelar automaticamente
impacto no custo.
todos os recursos sobrealocados;
Nas situações onde há utilização de mais de uma
unidade do mesmo recurso:
72 Microsoft Project 2016
1. Mudar para a vista Resource Usage Tanto o reagendamento como a divisão de tarefas
[Utilização de Recursos] ou Resource poderá afetar a data de fim do projeto.
Sheet [Folha de Recursos];
2. Dar um duplo clique sobre o recurso; 4. Remover o recurso
3. Na opção Max Units [Unidades Máximas]
digite o número de unidades necessárias 1. Remover um recurso de uma tarefa pode
para o seu projeto; mudar a sua duração;
4. Clique no botão OK. 2. O trabalho atribuído ao recurso removido
é redistribuído pelos recursos restantes.

2. Reagendar a tarefa 5. Fazer ajustes no calendário


O início de uma tarefa pode ser atrasado até que 1. Aumentando as horas e os dias disponíveis
um recurso esteja disponível ou uma tarefa pode para um projeto, mais trabalho pode ser
ser dividida; realizado;
2. Ampliar as horas e dias pode diminuir a
Para atrasar o início da tarefa: necessidade de horas extras.

1. No separador View [Ver] clicar na opção Para alterar os calendários e opções de horas de
Gantt Chart [Gráfico de Gantt] e selecionar trabalho seguir os procedimentos descritos no
More Views… [Mais Vistas…] capítulo 4 - Início e Calendário do Projeto;
2. Na lista Views [Vistas] selecionar Detail Gantt
[Gantt Detalhado]
3. Na coluna Leveling Delay [Atraso no
nivelamento] da tarefa que pretender atrasar
indicar a duração do atraso;

Para dividir uma tarefa seguir o procedimento


descrito no capítulo 5 – Gestão de Tarefas;
Gestão de Recursos 73
Team Planner [Planeador de 1. Uma tarefa atribuída a um recurso. Apa-
rece no painel superior direito num tom
Equipa] azul claro. Se a tarefa já tiver sido conclu-
ída total ou parcialmente a duração já exe-
O Team Planner [Planeador de Equipa] permite cutada aparece num tom de azul mais es-
analisar e gerir visualmente o agendamento das curo. A parte não executada pode ser mo-
tarefas pelos recursos. vida para outras datas ou recursos.

1. No separador View [Ver] selecionar a op-


ção Team Planner [Planeador de Equipa].

Œ
2. Duas tarefas atribuídas à mesma pessoa. A
sobreatribuição resultante é indicada por
Nesta vista é exibida uma linha para cada recurso
existente no projeto e as tarefas agendadas no linhas vermelhas. Qualquer uma destas
painel superior direito. tarefas pode ser movida para uma data
diferente na agenda (ou para uma pessoa
diferente) para resolver a sobreatribuição.
Πv
3. Uma tarefa não agendada. Aparece na co-
luna Unscheduled Tasks [Tarefas não
w agendadas] e significa que é uma tarefa à
qual falta informação de duração ou data
• de início/conclusão.

A aparência visual e a área onde cada tarefa apa- 4. Uma tarefa não atribuída. Aparece na área
rece denotam o seu estado: Unassigned Tasks [Tarefas não atribuídas]
74 Microsoft Project 2016
indicando que não foi atribuída a nenhum
recurso.
w
Gerir tarefas com o Planeador de Equipa Œ

Uma das vantagens da vista Team Planner


[Planeador de Equipa] é permitir reagendar tarefas v
ou atribuições de recursos com um simples
arrastamento com o rato. O movimento vertical ou Outras formas de utilizar o Planeador de
horizontal e a área para onde a tarefa é movida
Equipa
definem a alteração a efetuar.
Para Efetuar esta ação
Mover tarefas verticalmente:
Ver tempo de O tempo de descanso de uma
descanso pessoa será apresentado como
1. Para resolver uma sobreatribuição, alo-
barras verticais a cinzento.
cando a tarefa a outro recurso; Faça duplo clique nas barras
verticais para ver mais detalhes
2. Para atribuir um novo trabalho a um re-
sobre o tempo de descanso.
curso, arrastando e largando; Agregar a Para obter um nível maior de
informação de detalhe sobre a informação de
Mover tarefas horizontalmente:
tarefa para ver tarefa e do projeto, agrega-se
3. Para reagendar as datas da tarefa para o menos ou mais as informações no Planeador
detalhe de Equipa. Para isso, clicar no
mesmo recurso. separador Format [Formato],
seleccionar Rollup [Acumular]
e escolher um nível
hierárquico. Quando as tarefas
são agregadas, é apresentado o
nível mais elevado da tarefa
como uma barra única.

Gestão de Recursos 75
Selecionar Prima continuamente CTRL Ajustar a agenda utilizando a vista
vários itens enquanto clica em vários
nomes de recurso ou de tarefa.
Planeador de Equipa
Também pode arrastar o rato
sobre vários itens para os Para Efetue esta ação
selecionar. Alterar a forma Para alterar o modo da
Mover itens Pode navegar pelos itens no como as tarefas sãotarefa, clicar com o botão
utilizando o Planeador de Equipa agendadas direito do rato numa
teclado utilizando as teclas de seta. tarefa e, em seguida,
Para mover uma tarefa seleccionar Auto
realçada, utilize CTRL + seta. Schedule [Agendada
Para se deslocar na vista, Automaticamente] ou
utilize ALT + seta. Manual Schedule
Mover itens Arrastar uma tarefa até à [Agendada
para além da margem do Team Planner Manualmente].
janela [Planeador de Equipa] irá Resolver problemas No separador Format
automaticamente deslocar a de sobreatribuição [Formato], clicar em
vista. Desta forma, pode automaticamente Prevent Overallocations
arrastar uma tarefa mais para o [Evitar Sobreatribuições].
futuro (ou passado) sem ter de Quando esta definição
libertar o botão do rato. está ativada, se mover
Obter Para ler informações uma tarefa criar um
informações importantes e úteis sobre a conflito com outra, a
rápidas sobre forma como está a ser segunda tarefa será
as tarefas agendada uma tarefa pairar o automaticamente movida
rato sobre ela. Irá ver que as para impedir quaisquer
descrições familiares antigas sobreatribuições.
foram bastante expandidas Desativar uma Clicar com o botão
para o ajudar a tomar decisões tarefa direito do rato na barra de
de agendamento importantes. uma tarefa e seleccionar
Inactivate Task [Tarefa
inativa].

76 Microsoft Project 2016


Reatribuir uma A forma mais fácil de View [Ver] e, em seguida,
tarefa reatribuir uma tarefa é ativar a opção Details
arrastando-a para outra [Detalhes]. O painel
pessoa. Também pode inferior irá apresentar
clicar com o botão direito informações detalhadas
do rato numa tarefa e, em sobre a tarefa selecionada
seguida, clicar em e os recursos atribuídos à
Reassign To [Reatribuir tarefa.
A]. Este procedimento é
especialmente útil se
pretender manter as
Personalizar o Planeador de
mesmas datas. Equipa
Alterar a Para alterar o nome da
informação de tarefa ou outras
Para Efetue esta ação
tarefa propriedades (tais como,
Alterar a cor das No separador Format
o tipo de restrição, o
barras do [Formato] clicar no tipo de
código hierárquico, as
Planeador de tarefa no grupo Styles
datas de prazo ou o tipo
Equipa [Estilos] e, em seguida,
de tarefa), dar um duplo
seleccionar Fill Color [Cor
clique na tarefa. Também
pode fazer duplo clique de Preenchimento] ou
no nome do recurso para Border Color [Cor do
ver e alterar a informação Limite].
do recurso. Expandir a Clicar no separador Format
Dividir a vista Para os gestores de altura das linhas [Formato]. Na lista Text
projeto avançados que para mostrar Lines [Linhas de Texto]
estão confortáveis com a mais texto selecione o número de
vista dividida (ou de linhas.
combinação) tradicional, Ver mais ou Utilizar o Controlo de Zoom
pode mostrar mais menos detalhe na barra de estado do MS
detalhes num painel Project para alterar o
inferior separado. Para período de tempo de
isso, clicar no separador
Gestão de Recursos 77
apresentação no lado direito No final pode guardar a vista:
da vista.
Alterar o aspeto Clicar com o botão direito 1. No grupo Resource View [Vistas de
do tempo de do rato numa área em Recursos] clicar em Other Views [Outras
descanso branco do lado direito da Vistas] e selecionar Save View [Guardar
vista (não numa tarefa) e, em Vista].
seguida, seleccionar
Nonworking Time [Tempo
de Descanso].
Agrupar, filtrar Clicar na seta de filtro na
ou ordenar coluna Resource Name
rapidamente [Nome do Recurso] e
seleccionar as opções de
ordenações, agrupamentos Œ
ou filtros.
Ocultar colunas Pode ocultar as colunas de
desnecessárias tarefas não agendadas ou
não atribuídas. Para isso,
clicar no separador Format
[Formato]. No grupo
Show/Hide
[Mostrar/Ocultar],
selecionar o tipo de coluna
que pretende mostrar ou
ocultar da vista.
Alterar o Arrastar os limites verticais e
tamanho das horizontais entre as secções
secções no para alterar o tamanho das
Planeador de secções.
Equipa

78 Microsoft Project 2016


Gestão de Custos 7

Os custos constituem um aspeto fundamental SUMÁRIO DO CAPÍTULO


do agendamento e controlo de projetos.
Trabalhar com Custos
Os custos do projeto poderão resultar dos Custos dos Recursos
recursos envolvidos ou das próprias tarefas,
Custos das Tarefas
podendo existir um compromisso direto entre
o número de recursos aplicados à tarefa e a Orçamentos
duração da tarefa.

Uma correta gestão de recursos permitirá não


só reduzir a duração total do projeto como
uma real redução nos custos.

Neste capítulo exploramos a definição de


custos de recursos e tarefas e a
implementação de ferramentas de gestão de
orçamentos.
Trabalhar com Custos tempo. Exemplo: um Revisor de Contas
aufere 45€/hora.
3. Preencher valores na coluna Ovt. Rate
O MS Project permite definir custos a nível de [Taxa Extraordinário] para custos de
recursos, que são depois automaticamente trabalho extraordinário; Exemplo: O
atribuídos e calculados nas atividades a que estão mesmo Revisor de Contas aufere 50€/hora
adjudicados, e custos específicos para tarefas, não extraordinária;
decorrentes diretamente dos custos dos recursos.
4. Preencher valores na coluna Cost/Use
[Custo por utilização] para custos por
Os recursos do tipo trabalho podem ter custos
utilização em cada tarefa; Exemplo: O
definidos em função dos períodos de trabalho (à
Revisor de Contas recebe 120 € fixos por
hora, à semana, ao mês, etc.) e também um custo
cada tarefa em que participa (este valor
por uso.
pode ser complementar ou não aos
Os recursos do tipo material podem ter custos por
valores anteriores).
unidade e também um custo por uso.
No caso das tarefas, podem ser também definidos
custos fixos ou serem atribuídos recursos do tipo Definição de custos variáveis e
custo. diferenciados

Além dos três tipos de custos base podem também


Custos dos Recursos ser definidas estruturas de custos mais complexas,
como é o caso de custos variáveis ao longo do
tempo ou custos diferenciados consoante as
Os custos dos recursos podem ser definidos
tarefas executadas.
diretamente na Resource Sheet [Folha de
Recursos] ou nas propriedades de cada recurso.
Para aceder às informações sobre os custos dos
recursos:
Definição de custos base
1. Dar um duplo clique sobre o recurso;
1. Mudar para a Resource Sheet [Folha de 2. Selecionar o separador Costs [Custos].
Recursos];
2. Preencher valores na coluna Std. Rate
[Taxa padrão] para custos baseados no

80 Microsoft Project 2016


ser introduzidas como um número ou
• como uma percentagem. A introdução de
uma percentagem positiva nos campos de
custos padrão ou de hora extra calcula
automaticamente a nova taxa. A nova taxa
é calculada pela soma da taxa antiga mais
a percentagem da mesma taxa. Uma
percentagem negativa calcula um
Aplicar Taxas Variáveis decréscimo em relação à taxa antiga.

Usar taxas de recurso variáveis permite controlar Œ


a taxa do pagamento dos recursos no decorrer do
tempo do projeto.

Para definir custos variáveis: Ž
1. Clicar duas vezes no recurso e selecionar
o separador Costs [Custos];

2. Na tabela de custos A, a primeira linha


indica os valores gerais auferidos pelo
recurso ao longo de todo o projeto. Para
indicar um novo custo variável na
primeira linha em branco escrever uma Com este procedimento, quando chegar a data
correspondente o MS Project irá alterar
data na coluna Effective Date [Data
automaticamente os valores.
Efetiva];

Atribuir Tabelas de Taxas de Custo


3. Definir os custos variáveis nas colunas
Standard Rate [Taxa Padrão], Overtime Um recurso pode realizar vários tipos de trabalhos
Rate [Taxa Extraordinária] e Per Use Cost com taxas diferentes por meio da utilização das
[Custo por Utilização]. tabelas de taxa, podendo cada recurso ter até
As alterações na taxa do recurso podem cinco taxas de custos diferentes.
Gestão de Custos 81
Cada tabela de taxa de custo pode ter até 25 5. Na lista Cost rate table [Tab. taxas custo]
diferentes mudanças de taxa. selecionar a tabela de custos pretendida;

Para criar uma nova tabela de custos:

1. Clicar duas vezes no recurso e selecionar


o separador Costs [Custos];
a. A tabela de custo padrão é a
tabela A;
2. Selecionar uma nova tabela de custos •
(neste exemplo, a tabela B) e inserir os
custos associados;
Œ
Custos das tarefas
• Além dos custos decorrentes do trabalho e
material também é possível adjudicar valores
diretamente às tarefas. Tipicamente envolvem
Por defeito todas as tarefas em que o recurso custos adicionais que não são diretamente
participa utilizam a tabela de custos A. É decorrentes dos custos definidos para os recursos,
necessário nas tarefas com custos diferentes como por exemplo despesas burocráticas e custos
indicar a tabela correspondente. de representação.

Para indicar uma tabela de custos diferente para


Fixed Cost [Custos Fixos]
uma tarefa específica:

3. Na vista Resource Usage [Utilização de Fixed Costs [Custos Fixos] são usados quando se
Recursos] localizar o recurso pretendido; pretende atribuir um custo específico a uma
4. Na lista de tarefas do recurso clicar duas tarefa, independente dos custos dos recursos de
vezes na tarefa que terá uma tabela de trabalho e material. Este tipo de custo não
custos diferente;
82 Microsoft Project 2016
depende da duração da tarefa e pode existir em • Pode-se atribuir vários recursos do tipo
complemento a outros custos. custo a uma tarefa;

Para introduzir um custo fixo: • São contabilizados pelos valores


orçamentais (ao contrário dos custos fixos
1. Na vista Gantt Chart [Gráfico de Gantt],
mudar para a tabela Cost [Custo]; que são ignorados).
2. Definir o custo no Campo Fixed Cost
[Custo Fixo]. Estes recursos são declarados na Resource Sheet
[Folha de Recursos] e depois o seu custo é
definido no momento da atribuição a cada tarefa
em que se verificam.

ΠPara declarar um recurso do tipo custo:

1. Mudar para a Resource Sheet [Folha de


Recursos];
v
2. Numa linha em branco escrever na coluna
Resource Name [Nome do Recurso] o
nome do recurso;

Recursos do Tipo Custo 3. Na coluna Type [Tipo] selecionar a opção


Cost [Custo].
Os recursos do Tipo Custo foram introduzidos no
MS Project 2007 e possuem diversas vantagens
v w
em relação aos custos fixos:

• Permitem documentar especificamente


qual a origem dos diversos custos;

Gestão de Custos 83
Sendo um recurso do tipo custo, o seu valor exato O processo de definição de orçamentos segue um
variará consoante a(s) tarefa(s) a que seja percurso que engloba quatro etapas. A saber:
atribuído.
1. Definir recursos do tipo orçamental;
Para atribuir um recurso do tipo custo a uma 2. Atribuir esses recursos à tarefa de resumo
do projeto;
tarefa:
3. Definir o custo e trabalho orçamental dos
recursos;
1. Mudar para a vista Gantt Chart [Gráfico 4. Adicionar a informação orçamental às
de Gantt]; tabelas do projeto;

2. Clicar duas vezes na tarefa; Definir recursos orçamentais


3. Mudar para o separador Resources O primeiro passo na definição do orçamento é
[Recursos]; criar os recursos orçamentais através da vista
Resource Sheet [Folha de Recursos].
4. Na coluna Resource Name [Nome do
Recurso] selecionar o recurso do tipo Para criar um recurso orçamental:
custo definido anteriormente; 1. Inserir o nome do novo recurso na coluna
Resource Name [Nome do Recurso]. É
5. Na coluna Cost [Custo] indicar o custo aconselhável que inclua algum termo que
específico do recurso nesta tarefa. ajude a identificar que se trata de um
recurso orçamental.
2. Na coluna Type [Tipo] selecionar Work
[Trabalho] ou Cost [Custo], para se
controlar as horas de trabalho ou os
Orçamentos custos;
3. Clicar duas vezes no recurso para aceder
O MS Project permite a definição de recursos à sua caixa de propriedades.
orçamentais para controlo dos limites de custos e 4. Na caixa de propriedades do recurso
horas de trabalho. ativar a opção Budget [Orçamento]

84 Microsoft Project 2016


NOTA: Se o recurso não tiver a opção Budget
v
[Orçamento] ativada na Resource Sheet [Folha de
Recursos] o MS Project não deixa efetuar a
atribuição à tarefa de resumo do projeto.

• Definir o custo e trabalho orçamentais

Depois, é necessário definir os valores


específicos de horas e custos:
Atribuir recursos à tarefa de resumo
1. Mudar para a vista Resource Usage
De seguida, os novos recursos orçamentais devem [Utilização de Recursos];
ser atribuídos à tarefa de resumo do projeto
através da vista Gantt Chart [Gráfico de Gantt]: 2. Para definir horas de trabalho
orçamentadas, adicionar a coluna Budget
1. Clicar duas vezes na tarefa de resumo do Work [Trabalho orçamental], e
projeto; preencher a informação na(s) linha(s)
2. Selecionar o separador Resources
relativa(s) aos recursos orçamentais do
[Recursos];
3. Atribuir os recursos orçamentais definidos tipo Work [Trabalho];
anteriormente;
3. Para definir custos de trabalho
orçamentados, adicionar a coluna
Budget Cost [Custo orçamental], e
v
preencher a informação na(s) linha(s)
relativa(s) aos recursos orçamentais do
w
tipo Cost [Cost];

v w

Gestão de Custos 85
Adicionar informação orçamental às
tabelas do projeto

1. Regressar à vista Gantt Chart [Gráfico de


Gantt];
______________________________
2. Mudar para tabela Summary [Resumo],
______________________________
ou para outra tabela onde se pretenda
visualizar os valores orçamentados, e ______________________________
acrescentar as colunas Budget Work ______________________________
[Trabalho orçamental] e Budget Cost
______________________________
[Custo orçamental].
______________________________
v ______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________

86 Microsoft Project 2016


Acompanhamento do Projeto
8

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Baseline [Plano Base]
Durante a execução do projeto poderão
surgir problemas e situações que será Acompanhamento do Projeto
necessário detetar e controlar. Técnicas Avançadas de Registo de Progresso
Progress Lines [Linhas de Progresso]
Através do acompanhamento da utilização
dos recursos, o gestor do projeto poderá
simular as ações a empreender.

Neste capítulo exploramos a definição de


planos base, as técnicas de registo da
evolução do projeto e a implementação de
linhas de progresso.
Baseline [Plano Base] 3. Ou apenas a(s) tarefa(s) selecionada(s)
selecionando a opção Selected Tasks
[Tarefas Selecionadas].
Neste momento, o plano do projeto está criado e
os conflitos dos recursos e tarefas estão resolvidos.
A agenda corrente representa a melhor estimativa
de como o projeto deve prosseguir e que recursos
exigirá.
Œ
Antes do arranque do projeto, um Baseline [Plano
Base] deve ser definido. Este plano de base é um
registo gravado num momento específico e
armazena toda a informação do projeto (agenda,
custos, trabalho, etc.) para posteriormente serem
possíveis comparações de desempenho.

Além do Plano Base inicial é possível armazenar v


mais 10 planos base para registo do progresso (por w
exemplo, mês a mês) e também Planos
Intermédios, que registam apenas as datas de
execução das tarefas.

Criar um plano base

1. No separador Project [Projeto] clicar em


Remover o plano base
Set Baseline [Definir Plano Base] e
selecionar Set Baseline [Definir plano 1. No separador Project [Projeto] clicar em
base]; Set Baseline [Definir Plano Base] e
2. É possível guardar todo o projeto selecionar Clear Baseline [Limpar Plano
selecionando a opção Entire Project Base];
[Projeto Inteiro]; 2. Escolha o plano base que deseja apagar;

88 Microsoft Project 2016


Para visualizar o Plano Base no Gráfico de Gantt:
v
1. No separador View [Ver] clicar em Gantt
Chart [Gráfico de Gantt] e selecionar
Tracking Gantt [Gantt de Controlo].

Visualizar o plano base

É possível visualizar a informação do Plano Base


em formato de tabela ou Gráfico de Gantt.

Para visualizar a tabela do Plano Base:


Esta vista exibe as tarefas agendadas atualmente, a
1. No separador View [Ver] clicar em Table vermelho ou a azul consoante sejam críticas ou
[Tabela] e selecionar More Tables [Mais não críticas, e as tarefas registadas inicialmente no
Tabelas]; Plano Base a cinza.
2. Escolher a tabela Baseline [Plano Base];
3. Clicar em Apply [Aplicar]. Visualizar vários planos base

É possível efetuar a comparação entre planos base


utilizando a vista Multiple Baselines Gantt [Gantt
Com Múltiplas Linhas Base].

Acompanhamento do Projeto 89
Para visualizar os planos base: As tarefas que não ocorram conforme o que foi
agendado devem ser controladas manualmente,
1. No separador View [Ver] clicar em Gantt introduzindo-se informações de execução reais
Chart [Gráfico de Gantt] e selecionar More para cada tarefa.
Views… [Mais Vistas…];
2. Selecionar a vista Multiple Baselines Gantt Existem três tipos de datas armazenadas para cada
[Gantt Com Múltiplas Linhas Base] e clicar tarefa no MS Project:
em Apply [Aplicar]. • Agendadas (corrente);
• Reais;
No Gráfico de Gantt surgem barras de cores • Plano Base.
diferenciadas. As barras azuis dizem respeito ao
Baseline [Plano Base], tipicamente o plano base Ao ser definido um Plano Base, as datas agendadas
inicial gravado antes do arranque do projeto, e o das tarefas que não estão em andamento ou que
Baseline 1 [Plano Base 1]. não ocorreram mudam quando a agenda é
recalculada.

Acompanhamento do Projeto Quando as tarefas são controladas, o Gráfico de


Gantt começa a refletir as informações de
progresso.
Antes que a primeira tarefa do projeto possa ser
iniciada, a agenda deve estar completamente As barras de Gantt são barras que indicam o
desenvolvida e um plano base deverá estar progresso de cada tarefa. As tarefas que estão
gravado. 100% completas são excluídas do caminho
crítico, pois já não têm impacto na data de fim do
Quando o trabalho tem início, é hora de começar projeto. O caminho crítico é recalculado
a controlar o progresso das tarefas. A execução das automaticamente à medida que o progresso é
tarefas deve ser controlada e a frequência de introduzido. As tarefas completas têm uma marca
atualização do ficheiro de projeto depende do de verificação no campo Indicators [Indicadores].
grau de controlo exigido. Se o andamento for
controlado mais frequentemente, é mais fácil
identificar problemas e adotar ações corretivas.

90 Microsoft Project 2016


definida. Set 0% or 100 complete only
[Definir 0% ou 100% concluído apenas]
regista apenas os valores 0% ou 100%
consoante as tarefas tenham sido ou não
concluídas até à data definida;
4. For [Para], permite atualizar todo o projeto
Assinalar tarefas já cumpridas ou apenas as tarefas selecionadas;
5. Clicar em OK.
1. Clicar sobre a tarefa;
2. No separador Task [Tarefa], escolher a %
de conclusão da tarefa no ícone respetivo; Œ

3. Ou na janela Task Information •


[Informação de Tarefa] selecionar o Ž
separador General [Geral] e na opção
Percent Complete [Percentagem
x
concluída] definir a % de conclusão;

Atualizar todo o projeto, dia a dia O gráfico de Gantt ficará então como
representado na imagem:
1. No separador Project [Projeto] selecionar
Update Project [Atualizar Projeto];
2. Definir até que data estão todas as tarefas
realizadas;
3. Update work as complete through [Defina
a percentagem completa], permite definir
como é registada a % de conclusão. Set
0% - 100% complete [Definir entre 0% -
100% concluído] regista a % exata na data

Acompanhamento do Projeto 91
Para comparar o seu plano original com o
progresso real escolha a vista Tracking Gantt
[Gantt de Controlo].
w

3. Nas caixas Actual dur [Dur. real] e


Remaining dur [Dur. restante] inserir a
duração real já executada da tarefa e a
duração remanescente;
Técnicas Avançadas de Registo de 4. Nas caixas Start [Início] e Finish
Progresso [Conclusão] inserir as datas reais de
realização da tarefa.
Além das técnicas gerais mencionadas na secção
anterior existem outras técnicas de registo de Atualizar horas de trabalho
progresso que permitem a indicação mais precisa
da evolução do projeto. Para preparar a atualização de horas de trabalho:

1. No separador View [Ver] clicar em Task


Usage [Utilização de Tarefas];
2. Clicar com o botão direito do rato na
Atualizar datas e durações reais coluna Duration [Duração] e selecionar
Insert Column [Inserir Coluna];
Para atualizar as datas e durações reais das 3. Selecionar o campo Actual Work
tarefas: [Trabalho real];
1. Selecionar a tarefa;
2. No separador Task [Tarefa] clicar na seta
da opção Mark on Track [Marcar como w
em dia] e selecionar Update Tasks
[Atualizar tarefas];

92 Microsoft Project 2016


4. Na área da Escala Temporal clicar com o
botão direito do rato e ativar a opção
Actual Work [Trabalho real].

Para atualizar o número de horas realizadas no


• dia-a-dia:

8. Na linha da tarefa ou dos recursos


individuais da Escala Temporal, escrever
na coluna do dia o número de horas reais
Para atualizar o número total de horas realizadas: na célula Actual Work [Trabalho real];
9. Se a informação for inserida na tarefa as
5. Na linha da tarefa ou dos recursos horas são distribuídas pelos recursos e
individuais da tabela, inserir na coluna adicionadas ao total geral:
Actual Work [Trabalho real] o número de
horas reais já completadas;
6. Se a informação for inserida na tarefa as
horas são distribuídas pelos recursos:

10. Se a informação for inserida nos recursos


as horas são adicionadas ao total da tarefa
7. Se a informação for inserida nos recursos no dia e ao total geral:
as horas são adicionadas ao total da
tarefa:

Acompanhamento do Projeto 93
• As linhas podem ser definidas para intervalos
regulares ou para datas específicas.
Atualizar horas de trabalho
Para definir uma linha de progresso:
extraordinário 1. No Separador Format [Formato] clicar em
Gridlines [linhas de Grelha] e selecionar
1. Na vista Task Usage [Utilização de
Progress Lines [Linhas de Progresso];
Tarefas] inserir a coluna Overtime
Work[Trabalho Extraordinário];
2. Preencher a coluna com as horas de
trabalho extraordinário dos recursos nas
tarefas correspondentes;
Œ

Progress Lines [Linhas de


Opções de visualização das linhas de
Progresso] progresso
As linhas de progresso são um indicador visual que
permite evidenciar o progresso das tarefas em Atual
execução e das que já deveriam ter se iniciado.
Os picos à esquerda indicam trabalho atrasado e Para exibir a linha de progresso na data atual ou
os picos à direita indicam trabalho adiantado, com na data de estado:
a distância em relação à linha a indicar o grau da
discrepância. 1. Ativar a opção Display [Mostrar];

94 Microsoft Project 2016


2. Clicar em At Project Status Date [Na data
de estado do projeto] ou At current date
[Na data atual].
Œ

Œ •

Ž x •

Intervalos de tempo Datas específicas


Para definir linhas de progresso para uma ou
Para definir linhas de progresso em intervalos mais datas específicas:
específicos:
1. Ativar a opção Display selected progress
1. Ativar a opção Display progress lines lines [Mostrar linhas de progresso
[Mostrar linhas de progresso]; selecionadas];
2. Clicar em Daily [Diariamente], Weekly 2. Escrever ou selecionar a(s) data(s) que
[Semanalmente] ou Monthly pretende.
[Mensalmente] e configurar as opções 3. Para eliminar uma data, selecionar a data
de recorrência; e clicar em Delete [Eliminar].
3. Clicar em Begin at [Iniciar em] para
indicar a partir de quando as linhas
devem ser exibidas;
4. Clicar em Project start [Início do
Œ
projeto] para indicar que as linhas
devem ser exibidas desde a data inicial •
w
do projeto;
5. Ou clicar na opção de data e indicar
uma data específica.

Acompanhamento do Projeto 95
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________

96 Microsoft Project 2016


Controlo e Encerramento do Projeto
9

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Deadlines [Datas-Limite]
Verificação do estado do projeto
Quando do controlo e encerramento do Análise EVM
projeto, pode ser necessário verificar custos e Impressão de vistas
prazos bem como preparar os relatórios que
Relatórios gráficos
demonstram o estado do projeto.
Visual Reports [Relatórios Visuais]
Neste capítulo exploramos as técnicas de
Partilha de informação
análise e comunicação do progresso do
projeto.
Deadline [Data-limite] Se a data-limite for ultrapassada um símbolo de
alerta surge na coluna Indicators [Indicadores].
Nos projetos existem prazos que têm de ser
cumpridos. Ao contrário dos Constraints
[Restrições] que forçam a execução da tarefa em
períodos específicos, as Deadlines [Datas-limite]
permitem assinalar prazos ultrapassados sem
restringir especificamente as tarefas. Verificação do estado do projeto
Para inserir uma Deadline [Data-limite]: Alterando a tabela do Gráfico de Gantt é
possível verificar o estado do projeto a nível de
1. Dar um duplo clique sobre a tarefa; custos, agenda e trabalho.
2. Selecionar o separador Advanced
[Avançadas]; Verificar custos
3. Na caixa Deadline [Data-limite] colocar a
data limite. No Separador View [Ver] clicar em Table
• [Tabela] e selecionar Cost [Custo]:

Ž 1. Total Cost [Custo Total] - O custo total do


projeto;
x 2. Baseline [Plano Base] - Os custos do
planeamento;
3. Actual [Real] - O custo real das tarefas em
execução;
4. Variance [Desvio] - A diferença de custo
entre a coluna Actual [Real] e a coluna
Após a definição de uma data-limite uma seta Baseline [Plano base]. (+) custo superior
verde é exibida no gráfico de Gantt. ao previsto) e, (-) custo inferior ao
previsto;
5. Remaining [Restante] - Os custos ainda
não utilizados no projeto.

98 Microsoft Project 2016


Œ • • Ž • Verificar trabalho

No Separador View [Ver] clicar em Table


[Tabela] e selecionar Work [Trabalho]:

1. Work [Trabalho] - Esforço total no projeto;


2. Baseline [Plano Base] - Esforço do
Verificar prazos
planeamento;
3. Actual [Real] - Esforço real das tarefas em
No Separador View [Ver] clicar em Table execução;
[Tabela] e selecionar Variance [Desvio]: 4. Variance [Desvio] - A diferença do
esforço entre a coluna Actual [Real] e a
1. Start Variance [Desvio Início] - A coluna Baseline [Plano Base]. (+) um
diferença de dias entre o Actual Start esforço superior ao previsto e (-) um
[Início Real] e o Baseline Start [Início do esforço inferior ao previsto;
Plano Base]. (+) um atraso, (-) um avanço; 5. Remaining [Restante] - Esforço ainda não
utilizado;
2. Finish Variance [Desvio Conclusão] - A 6. % Work Complete [% Trabalho
diferença de dias entre o Actual Finish Concluído] - Percentagem de esforço já
[Conclusão Real] e o Baseline Finish concluído.
[Conclusão do Plano Base]. (+) um atraso,
(-) um avanço.

Œ • • Ž • ‘
Œ •

Controlo e Encerramento do Projeto 99


Análise EVM [Valor Ganho] Indicador Descrição
Índice de Custo Rácio dos custos do
(CPI) trabalho executado entre o
Outro método utilizado para avaliar o progresso
orçamentado e o real.
da execução do projeto e prever o seu resultado
Índice de Rácio do trabalho
futuro é a análise do EVM [Valor Ganho].
Agenda (SPI) executado em relação ao
Esta técnica envolve o cálculo de diversos
trabalho agendado,
indicadores que relacionam os custos e a
expressado em valores
execução das atividades até à data de estado do
monetários.
projeto.
A vantagem destes dois indicadores é que é de
A análise do EVM [Valor Ganho] utiliza três
fácil leitura e independentes das grandezas dos
parâmetros chave:
custos e trabalho de cada projeto.
Parâmetro Descrição
Valor Planeado Este é o custo orçamentado Indicador Valor Interpretação
(BCVP) inicialmente, tendo em
Projeto com custos
conta os custos dos
<1 acima do
recursos, bem como
orçamentado
eventuais custos fixos, até à
Projeto dentro do
data de estado do projeto. CPI =1
orçamento
Custo Real Este é o custo real do projeto
Projeto com custos
(ACWP) até à data de estado,
>1 abaixo do
abrangendo tarefas
orçamentado
concluídas e em progresso.
<1 Projeto atrasado
Valor Ganho Este é o valor monetário do
Projeto a decorrer
(BCWP) trabalho realizado até à data SPI =1
como planeado
de estado.
>1 Projeto adiantado
Outros dois indicadores fundamentais da análise
do EVM [Valor Ganho] são os índices de custo e Outros indicadores calculados pelo EVM [Valor
agenda: Ganho] incluem:

100 Microsoft Project 2016


Indicador Descrição Preparação da análise EVM [Valor
Desvio de Diferença entre o custo
Ganho]
Custos (CV) orçamentado do trabalho
executado e o seu custo
real; Antes de efetuar a análise EVM [Valor Ganho] é
necessário definir uma Data de Estado. Esta será a
Desvio Diferença entre o custo
orçamentado do trabalho data utilizada para o cálculo dos diversos
Agendado (SV)
executado e o custo indicadores.
orçamentado do trabalho
agendado; Para definir uma data de estado:
1. No separador Project [Projeto] clicar em
Orçamento na Estimativa do custo final do
Project Information [Informação Projeto];
conclusão (BAC) projeto;
2. Na caixa Status Date [Data de Estado]
Estimativa na Custo total final esperado
definir a data para análise do EVM [Valor
Conclusão baseado no desempenho a
partir da data de estado; Ganho].
(EAC)
Desvio na Diferença entre o
Conclusão Orçamento na Conclusão e
(VAC) a Estimativa na Conclusão;
Índice de Rácio entre o orçamento
desempenho restante disponível e o Œ
para a restante custo agendado a
Conclusão partir da data de estado.
(TCPI) v

EVM [Valor Ganho] no MS Project

Os indicadores EVM [Valor Ganho] são


calculados automaticamente pelo MS Project e
podem ser analisados através de tabelas e
relatórios.

Controlo e Encerramento do Projeto 101


Tabelas de análise do EVM [Valor
Ganho]

Existem três tabelas para análise do EVM [Valor


Ganho]. Uma é genérica e as outras são
v
específicas para custos e agenda. w
1. Para aceder a qualquer uma destas •
tabelas, no separador View [Ver] clicar em
Tables e selecionar More Tables… [Mais
Tabelas…];

Depois escolher uma das seguintes tabelas:

2. Tabela Earned Value [Valor Ganho], para


visualizar os indicadores gerais da análise v
EVM [Valor Ganho];
3. Tabela Earned Value Cost Indicators
[Indicadores do Custo de Valor Ganho],
para visualizar os indicadores de custo da w
análise EVM [Valor Ganho];
4. Tabela Earned Value Schedule Indicators
[Indicadores da Agenda de Valor Ganho],

para visualizar os indicadores de agenda
da análise EVM [Valor Ganho].

102 Microsoft Project 2016


Impressão de Vistas primeiras colunas
impressão de notas;
das tabelas ou

O MS Project imprime as vistas exatamente no


formato em que são exibidas. Por essa razão, Œ •
antes de imprimir uma vista convém configurá-la
para impressão, o que poderá envolver diversas
atividades:

• Alterar a vista para mostrar apenas os


dados que pretende imprimir;
• Manipular os destaques para imprimir
apenas fases ou subfases;
• Ordenar tarefas por campos específicos;
• Ocultar ou exibir colunas
temporariamente;

Para imprimir a vista atual clicar no separador File


[Ficheiro] e selecionar Print [Imprimir]. Quando
verificar que tudo está como deseja, poderá
mandar imprimir utilizando o botão de comando
Print [Imprimir].

Se aceder à opção Page Setup [Configurar Página]


poderá personalizar o que vai imprimir. As
características desta janela são muito semelhantes
às outras aplicações do Office. Exceto as opções:

1. Legend [Legenda], permite personalizar


ou desativar a legenda da vista a imprimir;

2. View [Vista], permite alterar opções de


impressão da vista, como a repetição das
Controlo e Encerramento do Projeto 103
Relatórios Gráficos progresso do projeto em geral e
lista os próximos marcos e tarefas
atrasadas;
Os novos relatórios gráficos, que surgiram
• Upcoming Tasks [Tarefas Futuras].
inicialmente na versão 2013, e substituem os
Exibe a % Trabalho completo e
antigos relatórios de texto, permitem resumir
lista as tarefas em falta e as
visualmente a informação do projeto sem recurso
próximas tarefas a serem
a aplicações externas.
realizadas;
• Work Overview [Descrição Geral
Relatórios pré-definidos do Trabalho]. Exibe o trabalho
realizado e em falta e compara o
A gestão dos relatórios gráficos é efetuada no nº de horas projetadas em relação
grupo View Reports [Ver Relatórios] do separador às realizadas para as tarefas de
Report [Relatório]. Este grupo possui as seguintes nível 1.
opções: 3. Resources [Recursos]. Aloja os relatórios
1. New Report [Novo Relatório]. Permite dedicados aos recursos, incluindo:
criar um novo relatório gráfico de raiz; • Overallocated Resources
2. Dashboards [Dashboards]. Aloja os [Recursos com Sobrecarga].
relatórios gerais do projeto, incluindo: Identifica os recursos com
• Burndown [Relatório de sobrecarga de trabalho;
Evolução]. Permite o suporte de • Resource Overview [Descrição
projetos Agile efetuando uma Geral de Recursos]. Exibe as horas
contagem decrescente do trabalho e % de trabalho realizado por
e das tarefas realizadas até ao cada recurso.
momento em relação ao 4. Costs [Custos]. Aloja os relatórios
inicialmente previsto; dedicados aos custos, incluindo:
• Cost Overview [Descrição Geral • Cash Flow [Fluxo de Caixa]. Exibe
de Custos]. Exibe os custos globais o comparativo dos custos ao longo
do projeto e compara os valores dos trimestres do projeto bem
orçamentados das tarefas de nível como a informação detalhada das
1. tarefas de nível 1, incluindo dados
• Project Overview [Descrição relativos ao EVM;
Geral do Projeto]. Assinala o
104 Microsoft Project 2016
• Cash Overruns [Excessos de completados, atrasados ou que
Custos]. Assinala as variações de irão ocorrer brevemente;
custos por tarefas de nível 1 e • Slipping Tasks [Tarefas com
recursos; Lapso]. Lista as tarefas que
• Earned Value Report [Relatório de ultrapassaram a data de conclusão
Valor Ganho]. Exibe as variáveis definida no Plano Base.
EVM relativas ao estado do 6. Getting Started [Introdução]. Aloja alguns
projeto; relatórios diversos, incluindo:
• Resource Cost Overview • Best Practice Analyser
[Descrição Geral do Custo de [Analisador de Melhores Práticas].
Recursos]. Exibe a divisão de Permite verificar o estado atual do
custos pelos recursos individuais e planeamento de um projeto
pelos tipos de recursos; assinalando situações
• Task Cost Overview [Descrição possivelmente problemáticas
Geral do Custo de Tarefas]. Exibe como é o caso de tarefas sem
a divisão de custos pelas tarefas de trabalho definido ou tarefas
nível 1 e pelo estado das tarefas; sumário com recursos atribuídos;
5. In Progress [Em progresso]. Aloja os • Get Started with Project
relatórios dedicados às atividades em [Introdução ao Project]. Relatório
progresso no projeto, incluindo: introdutório ao MS Project.
• Critical Tasks [Tarefas Críticas]. Explica como se organizam
Lista as tarefas que perfazem o tarefas, elabora relatórios e
Caminho Crítico do projeto no partilha informação com a equipa;
momento atual; Os elementos individuais deste
• Late Tasks [Tarefas Atrasadas]. relatório também pode ser
Lista as tarefas cuja data de acedidos através das opções
término já foi ultrapassada ou que Organize Tasks [Organizar
não estão a progredir como Tarefas], Create Reports [Criar
planeadas; Relatórios] e Share with your
• Milestone Report [Relatório de Team [Partilhar com a Equipa]
Marco]. Lista os marcos 7. Custom [Personalizados]. Permite aceder
aos relatórios personalizados criados pelo
utilizador;
Controlo e Encerramento do Projeto 105
8. Recent [Recente]. Permite aceder aos d. Comparison [Comparação].
relatórios mais recentemente visualizados Relatório com caixa de título e
pelo utilizador; dois gráficos.

No separador Report [Relatório] encontram-se 3. Escrever o nome do novo relatório na


também as funcionalidades Compare Projects caixa Report Name [Nome do Relatório];
[Comparar Projetos] e Visual Reports [Relatórios
Visuais]. 4. Clicar em OK.

Criação de novos relatórios

Além dos relatórios pré-definidos é possível criar


novos relatórios de raiz. Œ
Para criar um novo relatório:

1. No separador Report [Relatório] clicar


v
em New Report [Novo Relatório];

2. Selecionar um dos quatro modelos


w
disponíveis como ponto de partida:

a. Blank [Em Branco]. Relatório em


branco, apenas com caixa de Área do relatório
título;
Após criar um relatório é exibida uma área em
b. Chart [Gráfico]. Relatório com branco onde os vários componentes são
caixa de título e um gráfico; colocados. Esta área representa a estrutura do
relatório e qualquer elemento pode ser
c. Table [Tabela]. Relatório com
reposicionado rapidamente arrastando com o
caixa de título e uma tabela;
rato.
106 Microsoft Project 2016
No exemplo abaixo foi criado um relatório do Elementos dinâmicos
tipo Chart [Gráfico]:
Para inserir uma tabela ou gráfico:

1. No grupo Insert [Inserir] do separador


Design [Estrutura], clicar na opção Chart
[Gráfico] ou Table [Tabela];
2. No caso dos gráficos surge uma janela
intermédia onde deve ser selecionado o
tipo de gráfico a inserir.

v
Elementos dos relatórios

Os novos relatórios gráficos incluem dois tipos de


elementos:

1. Elementos dinâmicos: Tabelas e gráficos


ligados aos dados do projeto;
2. Elementos estáticos: caixas de texto,
imagens e formas que permitem
complementar a informação do relatório. Ao inserir um elemento dinâmico o MS Project
exibe informação exemplificativa. Esta
Œ informação deve ser personalizada através do
painel Field List [Lista de campos].

v Painel Field List [Lista de Campos]

O painel Field List [Lista de campos] permite


configurar a informação exibida nas tabelas e

Controlo e Encerramento do Projeto 107


gráficos do relatório. Este painel é contextual, Time [Hora] é possível ainda editar a
surgindo quando se clica num gráfico ou numa escala temporal.
tabela.

Na parte de cima do painel é possível indicar os


campos que se pretende visualizar:

w
3. Depois, na lista Select Fields [Selecionar
campos] ativar os campos a visualizar;

4. Finalmente, caso seja necessário, utilizar



o rato para alterar a ordem de exibição
dos campos selecionados.

A área de baixo do painel Field List [Lista de


1. No topo do painel, começar por escolher
campos] permite manipular a informação
o tipo de informação que se pretende
apresentada pelos campos selecionados.
exibir: Tasks [Tarefas] ou Resources
[Recursos];
5. Filter [Filtro]. Permite aplicar filtros aos
campos selecionados;
2. De seguida, caso se trate de um gráfico,
selecionar na lista Select Category
[Selecionar categoria] qual o campo a
utilizar para a categoria. Se o campo for
108 Microsoft Project 2016
8. Opção Show Hierarchy [Mostrar a
hierarquia]. Exibe os níveis hierárquicos
superiores, mesmo quando não incluídos
originalmente nos dados;

6. Group by [Agrupar por]. Permite aplicar


agrupamentos aos dados;

9. Sort by [Ordenar por]. Permite indicar o(s)


campo(s) de ordenação dos dados;

7. Outline Level [Nível hierárquico]. Permite


definir os níveis hierárquicos das tarefas a
exibir (não se aplica no caso de recursos);

Controlo e Encerramento do Projeto 109


Πv w



” Formatação dos elementos do relatório

A formatação dos diversos tipos de elementos dos


Elementos estáticos relatórios utiliza as mesmas funcionalidades das
restantes aplicações do MS Office 2016.
Além dos elementos dinâmicos, que se
encontram ligados aos dados, também é possível 1. As opções dos gráficos podem
complementar os relatórios com diversos configuradas nos separadores contextuais
Design [Estrutura] e Format [Formatar] e
elementos estáticos. Todos estes elementos
nos ícones de formatação ao lado do
podem ser inseridos através do grupo Insert gráfico;
[Inserir] do separador Design [Estrutura].

1. Text Box [Caixa de texto]: Permite


adicionar títulos, subtítulos e outros
textos estáticos; Œ
2. Shapes [Formas]: Permite adicionar
formas como rectângulos, círculos, setas,
etc.;

3. Images [Imagens]: Permite adicionar


logotipos, fotos, ilustrações, etc.

110 Microsoft Project 2016


2. As opções das tabelas podem ser Adaptação e cópia de relatórios
configuradas nos separadores contextuais
Design [Estrutura] e Layout [Esquema]; A alteração de elementos dinâmicos e estáticos
nos relatórios existentes é efetuada através das
mesmas funcionalidades descritas anteriormente.

Além de adaptar relatórios e criar novos de raiz é


possível criar cópias de relatórios existentes.
v
Para gerar uma cópia de um relatório:

1. Abrir o relatório a duplicar;

2. No separador Design [Estrutura] clicar


em Manage [Gerir] e selecionar Rename
3. As opções dos elementos estáticos –
caixas de texto, formas e imagens - Report [Mudar o nome do relatório];
podem ser configuradas no separador
3. Atribuir um nome à nova cópia do
contextual Format [Formatar];
relatório;

w
v

Controlo e Encerramento do Projeto 111


Os relatórios personalizados podem ser acedidos Para copiar um componente de um relatório:
através da opção Custom [Personalizados] no
1. Abrir o relatório;
separador Report [Relatório].
2. Selecionar o componente a copiar;

3. No separador Task [Tarefa] clicar em


Copy [Copiar] ou premir a combinação
de teclas CTRL+C;

Copiar relatórios para outras aplicações 4. Mudar para a outra aplicação;

É possível copiar um relatório completo ou 5. Clicar em Paste [Colar] ou premir a


componentes individuais para outras aplicações combinação de teclas CTRL+V.
do Office.

Para copiar um relatório completo:

1. Abrir o relatório;

2. No separador Design [Estrutura] clicar


em Copy Report [Copiar relatório]

3. Mudar para a outra aplicação;

4. Colar o relatório através do comando


Paste [Colar] ou premir a combinação de
teclas CTRL+V.

NOTA: Poderá ser necessário reformatar os


elementos para se adaptarem à estrutura do
documento de destino.
112 Microsoft Project 2016
Visual Reports [Relatórios
Visuais]
Os Visual Reports [Relatórios Visuais] permitem
exportar a informação do projeto para o MS Excel
e para o MS Visio, aproveitando as capacidades
avançadas de análise de dados e diagramação
destes dois programas. No Excel são criados
gráficos e tabelas dinâmicas e no Visio são criados
Diagramas Dinâmicos. Categoria Task Usage [Utilização de Tarefas]

Os Relatórios Visuais estão disponíveis no grupo


Export [Exportar] do separador Report [Relatório]. Nome Tipo Descrição
Cash Flow Excel Utilize este relatório
Report para ver um gráfico
[Relatório de barras com
de Fluxo montantes de custo e
Monetário] de custo acumulado
ao longo do tempo.

Os modelos de relatório estão divididos em seis


categorias na caixa de diálogo Visual Reports Categoria Resource Usage [Utilização de
[Relatórios Visuais]: Recursos]
Nome Tipo Descrição
Cash Flow Visio Utilize este
Report relatório para ver
[Relatório de um diagrama que
Fluxo mostra os custos
Monetário] planeados e reais
para o projeto ao
Controlo e Encerramento do Projeto 113
longo do tempo. Custo dos divisão de custos
Os custos são Recursos] de recursos entre os
divididos por tipo três tipos de
de recurso recurso: custo,
(trabalho, material material e trabalho.
e custo). Um
Resource Work Excel Utilize este
indicador mostra se
Availability relatório para ver
os custos
[Relatório de um gráfico de
planeados
Disponibilidade barras com a
excedem os custos
de Trabalho dos capacidade total,
do plano base.
Recursos] trabalho e
Resource Visio Utilize este disponibilidade
Availability relatório para ver restante para
Report um diagrama que recursos de
[Relatório de mostra o trabalho e trabalhos ao longo
Disponibilidade a disponibilidade do tempo.
de Recurso] restante para os
Resource Work Excel Utilize este
recursos do
Summary relatório para ver
projeto, repartidos
[Relatório de um gráfico de
por tipo de recurso
Resumo do barras com a
(trabalho, material
Trabalho dos capacidade total de
e custo). É
Recursos] recursos, trabalho,
apresentado um
disponibilidade
sinalizador
restante e trabalho
vermelho junto a
real ilustrados em
cada recurso com
unidades de
sobrecarga.
trabalho.
Resource Cost Excel Utilize este
Summary relatório para ver
[Relatório de um gráfico circular
Resumo do que ilustre a

114 Microsoft Project 2016


Categoria Assignment Usage [Utilização de Trabalho do trabalho do plano
Atribuições] Plano Base] base, trabalho
Nome Tipo Descrição planeado e trabalho
real para o projeto
Baseline Cost Excel Utilize este relatório ilustrados em tarefas.
Report para ver um gráfico
[Relatório de de barras com o custo Budget Cost Excel Utilize este relatório
Custos do do plano base, custo Report para ver um gráfico
Plano Base] planeado e custo real [Relatório de de barras com o custo
para o projeto Custo do orçamento, custo
ilustrados em tarefas. Orçamental] do plano base, custo
planeado e custo real
Baseline Visio Utilize este relatório ilustrados ao longo do
Report para ver um diagrama tempo.
[Relatório de do projeto dividido
Plano Base] por trimestre e por Budget Work Excel Utilize este relatório
tarefa. Este relatório Report para ver um gráfico
compara o custo e [Relatório de de barras com o
trabalho planeado Trabalho trabalho do
com o custo e Orçamental] orçamento, trabalho
trabalho de plano do plano base,
base. Os indicadores trabalho planeado e
são utilizados para trabalho real
mostrar quando o ilustrados ao longo do
trabalho planeado tempo.
excede o trabalho do
Earned Value Excel Utilize este relatório
plano base e quando para ver um gráfico
Over Time
o custo planeado que desenha dados
Report
excede o custo do de AC (custo real do
[Relatório de
plano base. trabalho executado),
Valor Ganho
Baseline Work Excel Utilize este relatório ao Longo do valor planeado (custo
Report para ver um gráfico Tempo] orçamentado do
[Relatório de de barras com o trabalho executado) e
Controlo e Encerramento do Projeto 115
valor ganho (custo Categorias Assignment Summary [Resumo de
orçamentado do Atribuições]
trabalho executado) Nome Tipo Descrição
ao longo do tempo.
Resource Visio Utilize este relatório para
Categorias Task Summary [Resumo de Tarefas] Status ver um diagrama dos
Report valores de custo e trabalho
Nome Tipo Descrição para cada um dos recursos
[Relatório
Critical Visio Utilize este relatório de Estado do projeto. A percentagem
Tasks para ver um de de trabalho concluído é
Status diagrama que mostra Recurso] indicada pelo sombreado
Report o trabalho genérico e em cada uma das caixas
[Relatório restante para tarefas no diagrama. O
de Estado críticas e não críticas. sombreado fica mais
de Tarefas A barra de dados escuro à medida que os
Críticas] indica a recursos se aproximam da
percentagem de conclusão do trabalho
trabalho concluído. atribuído.

Categorias Resource Summary [Resumo de Tasks Visio Utilize este relatório para
Recursos] Status ver um diagrama do
Nome Tipo Descrição Report trabalho e da % de
[Relatório trabalho concluído para
Resource Excel Utilize este relatório de Estado tarefas no projeto, com
Remaining para ver um gráfico de Tarefa] símbolos que indicam
Work de barras com o quando o trabalho do
Report trabalho restante e o plano de base excede o
[Relatório trabalho real para trabalho, quando o
de cada recurso de trabalho do plano base
Trabalho trabalho ilustrados iguala o trabalho e quando
Restante em unidades de o trabalho excede o
dos trabalho. trabalho do plano base.
Recursos]
116 Microsoft Project 2016
Partilha de Informação 1. No separador File [Ficheiro] selecionar
New [Novo];
2. Escolher qual o tipo de extensão do
A partilha de informação entre o MS Project e
ficheiro que pretende abrir.
outros programas é utilizada em diversos
cenários:
Cópia de dados entre aplicações
• Para passar alguma da informação para
aplicações como MS PowerPoint, A integração das diversas aplicações do Office
relatórios no MS Word ou MS Excel; permite rapidamente copiar informação de e para
• Para importar uma lista de recursos e / ou o MS Project através do Clipboard [Área de
tarefas definidas num ficheiro de MS transferência].
Word ou MS Excel;
É possível também criar ligações através do
• Para utilizar as capacidades de cálculo do
MS Excel; comando Paste Special [Colar Especial]. Neste
caso, sempre que o ficheiro externo for alterado
• Para permitir o acesso ao projeto através
as modificações são também registadas no projeto
de versões mais antigas do MS Project.
original.
Gravação em formatos diferentes Para copiar informação entre o MS Project e outra
aplicação do MS Office:
Para guardar um projeto em qualquer formato
deve: 1. Selecionar os dados a copiar;
1. Abrir o projeto e no separador File 2. No MS Project selecionar o separador
[Ficheiro] selecionar Save As… [Guardar Task [Tarefa]; Nas restantes aplicações do
Como…]; Office, selecionar o separador Home
2. Escolher o formato, de destino na lista [Base];
Save as type [Guardar com o tipo]; 3. Clicar na opção Copy [Copiar];
3. Escrever o nome e clicar no botão de 4. Selecionar no projeto ou ficheiro de
comando OK. destino a localização para onde os dados
serão copiados;
Para abrir um ficheiro, de algum dos tipos acima 5. Clicar em Paste [Colar], para colar sem
descritos deve: ligação;

Controlo e Encerramento do Projeto 117


6. Ou clicar em Paste [Colar] e selecionar
Paste Special [Colar Especial] para manter
a ligação ao ficheiro original;
7. Clicar em Paste Link [Colar ligação];
8. Na lista selecionar Text Data [Dados de
Texto];
9. Clicar no botão OK. ______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________

118 Microsoft Project 2016


Personalização do Documento de
Projeto 10

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Personalizar Tabelas
Personalizar Campos
Organizer [Organizador]
A personalização de objetos do MS Project
permite dar resposta aos requisitos específicos Personalizar as Barras do Gráfico de Gantt
de cada plano de projeto.

Neste capítulo exploraremos a personalização


de tabelas, campos e formatações do MS
Project.
Personalizar Tabelas Personalizar Campos
Para criar novas tabelas: O MS Project dispõe de um conjunto de campos
1. No separador View [Ver] clicar em Table adicionais que podem ser utilizados para
[Tabela] e selecionar More Tables… [Mais complementar os projetos com informação
Tabelas…]; personalizada. Estes campos podem conter
2. Clicar na opção New [Novo] para criar apenas informação escrita manualmente,
uma tabela de raiz; fórmulas para cálculos automáticos ou até
3. Ou clicar na opção Edit [Editar], Para indicadores gráficos.
alterar uma tabela existente:
Criação de campos personalizados
v Para criar um campo personalizado:
w
• 1. No Separador Format [Formato] clicar na
• opção Custom Fields [Personalizar
Campos];


Œ
2. Na opção Field [Campo] indicar se se
pretende personalizar um campo ligado
4. Na caixa Name [Nome], escreva o nome às tarefas ou aos recursos (a opção Project
da sua nova tabela; [projeto] é para campos apenas
5. A caixa Show in menu [Mostrar no menu], suportados MS Project Server);
mostra a nova tabela no Separador View 3. Na lista Type [Tipo] selecionar o tipo de
[Ver] | Table [Tabela]; campo pretendido (texto, número,
6. A opção Lock first column [Proteger data,etc.);
primeira coluna], permite proteger a 4. Na caixa de campos selecionar o campo
primeira coluna, de maneira a não poder que pretende utilizar. Existem 30 campos
ser alterada. personalizáveis de cada tipo;

120 Microsoft Project 2016


5. Clicar no botão Rename… [Mudar o c. Formula… [Fórmula…]: é
nome…] para substituir o nome genérico utilizada para criar cálculos
atribuído ao campo; personalizados com base nos
6. Na área Custom attributes [Atributos campos do projeto, funções e
personalizados] selecionar uma das operadores aritméticos; Exemplo:
opções disponíveis: Criação de uma coluna que exibe
a. None [Nenhum]: é utilizada para o texto “acima do previsto” para as
campos cujos valores são escritos tarefas que ultrapassem o valor
manualmente; Exemplo: Criação orçamentado.
de uma coluna de responsável por
fase em que os nomes são escritos
diretamente no campo;

b. Lookup… [Pesquisar…]: é
utilizada para definir uma lista de
valores como origem para o
campo; Exemplo: Criação de uma
7. Na área Calculation for task and group
coluna de Áreas de custo das
summary rows [Cálculo para linhas de
tarefas em que a seleção da área é
resumo de tarefas e grupos] define-se
feita através de uma lista de
como devem ser calculados os valores das
códigos;
tarefas sumário ou agrupamentos:
a. None [Nenhum]: não são
calculados valores;
b. Rollup [Agregar]: permite indicar
o método de agregação para
campos numéricos;
c. Use Formula [Utilizar fórmula]:
utiliza a mesma fórmula definida

Personalização do Documento de Projeto 121


na secção Custom attributes
[Atributos personalizados].
8. A secção Calculation for assignment rows v w
[Cálculo para linhas de atribuição] é
utilizada para definir o comportamento do
campo nas vistas de Task Usage •
[Utilização de Tarefa] e Resource Usage
[Utilização de Recurso].
a. None [Nenhum]: não é efetuada
distribuição de valores; •
b. Roll down unless manually
entered [Passar para baixo, salvo ‘
introduzido manualmente]: os
valores são distribuídos pelas ’
atribuições, a não ser que estas
possuam valores escritos “
manualmente.
9. Na secção Values to Display [Valores a ”
apresentar] indica-se o formato de
visualização dos dados:
a. Data [Dados]: mostra os valores;
b. Graphical Indicators…
[Indicadores Gráficos]: permite
definir indicadores visuais;

122 Microsoft Project 2016


Indicadores visuais

Além da exibição dos dados é possível converter Œ


a informação das colunas em indicadores
gráficos.

Para definir uma coluna de indicadores visuais:

1. Definir o tipo, nome e fórmula a ser


avaliada do campo personalizado.
v
No exemplo apresentado, o objetivo é
criar uma coluna em que as tarefas com
variação de custo acima do orçamentado
exibam um indicador gráfico. Para isso é
personalizado um campo do tipo Flag
[Sinalizador], que irá retornar Sim ou Não, w
e é definida a fórmula: [Cost Variance] >
0;
Inserir campo personalizado
2. De seguida, clicar na opção Graphical
Indicators [Indicadores gráficos…]; Para inserir o novo campo numa tabela:

3. Finalmente, na tabela de testes definir as 1. No separador Format [Formatar]


condições a verificar e os respetivos seleccionar Insert Column [Inserir
indicadores visuais. No exemplo, o teste é coluna];
verificar se o resultado da fórmula é Yes 2. Escrever ou selecionar o nome do campo
[Sim] e, nesse caso, exibir o indicador que pretende inserir;
gráfico L;

Personalização do Documento de Projeto 123


Organizer [Organizador] Œ

O Organizer [Organizador] é uma •


funcionalidade muito útil na gestão de vários
projetos, pois permite passar campos, vistas,
tabelas personalizadas e relatórios de um ficheiro •
para outro, poupando bastante tempo.

Para aceder ao Organizer [Organizador] temos Ž •


que ter aberto os ficheiros que irão trocar
informação.
No separador File [Ficheiro] clicar na página Info Personalizar as barras do gráfico
[Informação] e selecionar Organizer de Gantt
[Organizador]:
Para cada vista a formatação pode ser alterada.
O organizador possui as seguintes áreas:
Para formatar barras específicas:
1. Tipos de campo a serem copiados;
2. Campos a serem copiados;
1. No separador Format [Formatar], clicar
3. Ficheiro de MS Project onde estão os
em Format [Formatar] e selecionar Bar
campos de origem;
4. Ficheiro do MS Project para o qual irão ser Styles [Estilos de Barra];
copiados os campos. 2. Seleccionar uma barra a alterar ou
5. Botões de gestão de objectos: permitem adicionar uma nova barra numa linha em
copiar, renomear e apagar os objectos; branco;
3. O separador Bars [Barras] permite alterar
o formato, o padrão e a cor do início, do
meio e do fim das barras.
4. O separador Text [Texto] permite alterar o
texto do lado esquerdo, direito, topo,
dentro e debaixo da barra.

124 Microsoft Project 2016


apresentações de projeto em que essa
informação não é relevante).

•Ž •

Para alterar o estilo geral das barras:

1. No separador Format [Formato] abrir a


lista Gantt Chart Style [Estilo gráfico
Gantt];
2. Selecionar uma combinação de cores da
secção Scheduling Styles [Estilos de
agendamento] para manter a
diferenciação entre tarefas manuais e
automáticas;
3. Ou seleccionar uma combinação de cores
da secção Presentation Styles [Estilos de
apresentação] para utilizar cores
uniformes para as tarefas manuais e
automáticas. Utiliza-se quando se
pretende exibir o Gráfico de Gantt sem
quer colocar o ênfase no tipo de tarefas
(tipicamente em reuniões ou

Personalização do Documento de Projeto 125


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126 Microsoft Project 2016


Filtrar o Projeto 11

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Filtros
Grupos
Ordenação
Filtrar, agrupar e ordenar os dados do projeto
são atividades imprescindíveis para uma
correta análise da informação.

Neste capítulo exploraremos as diversas


técnicas de manipulação dos dados
disponibilizadas pelo MS Project.
Filtros Para filtrar a informação através do friso, que
poderá afetar uma ou mais colunas em simultâneo:
Os filtros podem ser ativados em cada coluna dos 1. Aceder ao Separador View [Ver];
campos ou através do friso.
2. Abrir a lista Filter [Filtrar] ou Highlight
[Realçar]
Para filtrar a informação através de uma coluna:
• A diferença entre as duas opções é
1. Clicar na seta ao lado do nome da coluna;
no comportamento final. No caso
2. Escolher o filtro a aplicar.
do filtro as linhas que não estejam
de acordo com os critérios são
Πocultadas. No caso do realce todas
as tarefas permanecem visíveis mas
as que estejam de acordo com os
critérios aparecem destacadas com
fundo amarelo.
• 3. Escolher o filtro a aplicar.

Œ

Pode-se repetir o processo para outras colunas,


acumulando sempre a filtragem sobre o resultado
do filtro anterior, tal como nos filtros automáticos
do MS Excel.

128 Microsoft Project 2016


Criar ou modificar um filtro
v w
Para criar ou modificar um filtro: •
1. No Separador View [Ver] abrir a lista Filter •
[Filtrar] e clicar em More Filters… [Mais
Filtros…];
2. Para criar ou modificar um filtro de tarefas,
clicar em Task [Tarefa];
3. Ou para criar ou modificar um filtro de
recursos, clicar em Resource [Recurso];
4. Para criar um filtro novo, clicar em New ”
[Novo] e, de seguida, escrever um novo
nome para o filtro na caixa Name [Nome];
5. Para modificar filtros existentes, clicar no •
nome do filtro na lista Filters [Filtros] e
clicar em Edit [Editar];
‘ ’ “
Para alterar ou adicionar condições na caixa de
filtro:
6. Clicar em Field Name [Nome de Campo] e
selecionar o campo a filtrar ”
7. Em Test [Teste] selecionar a condição a
verificar;
8. Na coluna Value(s) [Valor(es)], escrever ou
selecionar um valor a ser testado ou definir
um intervalo de valores separados por uma
vírgula (,);
9. Clicar em OK e depois em Apply [Aplicar]
ou Highligh [Realçar].

Filtrar o Projeto 129


Grupos Para retirar o agrupamento aplicado, na lista
Group by [Agrupar por], clicar em No Group [Sem
Grupo].
Agrupar tarefas ou recursos por critério
Criar ou Agrupar tarefas ou recursos por
Antes de aplicar agrupamentos é necessário
selecionar uma vista relacionada com o tipo de vários critérios
agrupamento que se pretende: por tarefas ou por
recursos. Para isso deverá aceder ao separador 1. No separador View [Ver], selecionar
View [Ver] e, no caso de pretender agrupar por Group by [Agrupar por] e, em seguida,
tarefas selecionar a vista Gantt Chart [Gráfico de clicar em More Groups [Mais Grupos];
Gantt]; se pretender agrupar por recursos,
selecionar a vista Resource Sheet [Folha de 2. Em Groups [Grupos], clicar em Task
Recursos]; [Tarefa] ou Resource [Recurso], selecionar
um critério de agrupamento e, em seguida,
1. Depois no Separador View [Ver]; clicar em Edit [Editar];

2. Abrir a lista Group by [Agrupar por]; 3. Na linha Then by [Depois Por] na coluna
Field Name [Nome do Campo], clicar num
3. E escolher o tipo de agrupamento campo adicional que pretenda utilizar para
pretendido. agrupar tarefas ou recursos;

4. Na coluna Order [Ordem], clicar em


Ascending [Ascendente] ou Descending
[Descendente];

5. Para selecionar opções de formatação que
se apliquem à linha Then by [Depois Por],
w clicar nas opções pretendidas nas caixas
Font [Tipo de Letra], Cell background
[Fundo das células] e Pattern [Padrão];

130 Microsoft Project 2016


6. Clicar em Save [Guardar] e, em seguida, Ordenação
clicar em Apply [Aplicar].
Os tipos de ordenação pré definidos vão alterar em
função da vista escolhida:
• 1. Na Vista Gantt Chart [Gráfico de Gantt];
2. Clicar no Separador View [Ver];
• 3. Na opção Sort [Ordenar] escolher a
ordenação pretendida.

w
x
Ž
Caso pretenda alterar a forma de ordenação,
y
ascendente ou descendente, ou ordenar por mais
de um campo deve:

‘ 1. No separador View [Ver] clicar em Sort


[Ordenar] e selecionar Sort by [Ordenar
por].

Filtrar o Projeto 131


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2. O MS Project possibilita a ordenação por
até 3 campos. ______________________________
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NOTA: No caso da ordenação de tarefas, poderão
acontecer distorções no gráfico de Gantt devido à ______________________________
alteração das posições das atividades. Para criar
______________________________
uma ordenação nas tabelas sem visualizar o
gráfico seleccionar a vista Task Sheet [Folha de ______________________________
Tarefas].
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132 Microsoft Project 2016


Vários Projetos em Simultâneo
12

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Trabalhar com vários projetos em simultâneo
Consolidar Projetos
Partilha de Recursos
Além do trabalho em projetos isolados, o MS
Project permite conjugar diversos projetos e
partilhar recursos.

Neste capítulo exploraremos a forma de


trabalhar com vários projetos, consolidá-los e
criar partilhas de recursos.
Trabalhar com vários projetos em Consolidar Projetos
simultâneo A consolidação é um método que permite:

Existem diversas situações em que se beneficia ao • Criar um projeto global a partir de projetos
trabalhar ao mesmo tempo com mais do que um mais pequenos;
projeto: • Em projetos muito extensos, facilita o
controlo de cada uma das partes ao partir
• Uma tarefa num projeto pode depender de o mesmo em diversos mais pequenos;
outra existente num outro projeto; • Tarefas de um projeto podem estar ligadas
• Vários projetos, geridos por diferentes a tarefas de outros projetos;
pessoas, podem ser colocados sobre a • Vários projetos podem ser geridos por
supervisão de um gestor, que coordena as diferentes pessoas, mas podem estar sob a
datas e os recursos destes; coordenação de um mesmo gestor;
• Um projeto pode ser tão extenso que é • Os diferentes projetos podem utilizar a
mais fácil de organizar e gerir separando-o mesma lista de recursos, deste modo é
em vários projetos mais pequenos ligados mais fácil coordenar a afetação dos
entre si; recursos;
• Diversos projetos podem necessitar do • Os projetos inseridos podem ser tratados
mesmo grupo de recursos. como tarefas de um único projeto, isto é,
podem ser criadas relações de
Para alternar entre os diferentes ficheiros ativos dependência entre as suas tarefas.
tem ainda a combinação de teclas Ctrl+F6.
Caso pretenda visualizar em simultâneo na janela O processo de consolidação por si só não permite
os vários projetos abertos, deve aceder ao a partilha de recursos entre os diferentes projetos.
separador View [Ver] e selecionar Arrange All
[Dispor Todas]. O utilizador pode combinar vários projetos numa
janela. Através da opção SubProject [Subprojeto]
do separador Project [Projeto], é possível inserir
ficheiros contendo projetos que não se encontrem
abertos.

134 Microsoft Project 2016


Para alterar a indicação da localização do projeto Para Ligar tarefas entre projetos deve:
inserido, deve: • Digitar o caminho da tarefa predecessora no
1. Fazer duplo clique sobre a tarefa que campo Predecessors [Predecessoras] do
indica o nome do projeto inserido; projeto a relacionar.
2. Seleccionar o separador Advanced Exemplo: C:\projetos\project A.mpp\3
[Avançadas] da caixa de diálogo Inserted
Project Information [Informação de Partilha de Recursos
Projeto Inserido];
3. Na caixa de texto Link to project [Ligar ao
projeto] digitar a localização do projeto Existem duas formas de criar uma listagem de
inserido; recursos para posterior partilha:
4. Se pretender que as alterações efetuadas • Criar um novo projeto contendo apenas
no projeto inserido não se reflitam no informação sobre os recursos, sem
ficheiro de origem deste, então deve qualquer tarefa;
desativar a caixa de verificação Link to • Utilizar a listagem de recursos de um
Project [Ligar ao projeto]; projeto já existente.
5. Caso pretenda manter a relação entre os
projetos e o ficheiro de origem do projeto Em qualquer dos casos, as alterações efetuadas na
inserido inalterável, então deve ativar a atribuição dos recursos nos diferentes projetos
caixa de verificação Read only [Só de interligados serão continuamente atualizadas. Se a
leitura]; alteração efetuada provoca uma sobre alocação, o
6. Clicar em OK. MS Project avisa de imediato.

• Suponha que cria um ficheiro com todos os


recursos necessários aos projetos que desenvolve.
x w Para partilhar essa listagem de recursos entre
y
vários projetos deve:

1. Abrir o ficheiro que contém a listagem dos


recursos e o(s) ficheiro(s) onde pretende
‘ atribuir os recursos;

Vários Projetos em Simultâneo 135


2. Certificar-se que o projeto ativo é aquele
onde vai atribuir os recursos;
Ž
3. Seleccionar o Separador Resource
[Recurso], Resource Pool [Pool de Ž
Recursos], Share Resources [Partilhar
Recursos];

4. Seleccionar a opção Use Resources (…)


[Utilizar Recursos (…)], para ativar a caixa
de combinação From [De];
x
5. Seleccionar o ficheiro que contém a y
listagem dos recursos;

6. No caso de conflito na atribuição de
recursos ou na utilização de calendários de
trabalho;
• Preferência às definições contidas no Sempre que abrir um projeto onde estejam
ficheiro de origem dos recursos, deve atribuídos recursos declarados noutro ficheiro, e o
selecionar a opção Pool takes ficheiro não se encontrar aberto, surge a caixa de
precedence [Conjunto tem diálogo Open Resource Pool Information [Abrir
prioridade]; Informação de Conjunto de Recursos]. Aqui pode
• Preferência às definições do ficheiro escolher:
ativo deve selecionar Sharer takes
precedence [Partidor tem prioridade]. • Open resource pool to see assignments
across all sharer files [Abra o conjunto de
recursos para ver atribuições em todos os
ficheiros do partidor];
• Do not open other files [Não abra outros
ficheiros].

136 Microsoft Project 2016


Bibliografia

AJUDA ONLINE DO MICROSOFT PROJECT. Disponível ao premir a tecla F1.


Castro, João (2014). MICROSOFT PROJECT 2013. Lisboa.
A GALILEU tem à sua disposição outros títulos:

Para mais informações ou encomendas Contacte-nos: info@galileu.pt

Tel (+351) 21 361 22 01 | www.galileu.pt/courseware

138 Microsoft Project 2016