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Disciplina: PMO, Portfólio e Maturidade em Projetos

Professor: Fabiano Porto Mauri

Curso: MBA Projetos

Título: Estudo de Caso – PMO CPFL Energia

Estudo de Caso – PMO CPFL Energia

A CPFL Energia estruturou um PMO Global, responsável pela definição e manutenção do


modelo de governança, políticas, processos e padrões do Método de Excelência em Gestão
de Projetos - MEG Proj (método próprio desenvolvido pelo time de PMO da CPFL) e os quais
os PMOs Locais seguem.

O PMO disponibiliza para seus clientes os seguintes serviços, que são prestados de acordo
com a necessidade do cliente, identificada em um momento inicial de diagnostico:

• Executar tarefas especializadas para os Gerentes de Projetos


• Gerenciar reuniões de lições aprendidas
• Prover relatórios de status de projetos ou programas para a Diretoria
• Prover um quadro estratégico de projetos (project scoreboard)
• Monitorar e controlar o desempenho de projetos
• Gerenciar projetos ou programas
• Gerenciar stakeholders dos projetos
• Gerenciar pessoas em projetos
• Gerenciar mudanças e transformações organizacionais
• Gerenciar interfaces com os clientes dos projetos
• Apoiar o planejamento de projetos
• Conduzir auditorias de projetos
• Prover mentoring para os Gerentes de Projetos
• Participar do planejamento estratégico
• Gerenciar a documentação dos projetos
• Monitorar o desempenho do portfólio
• Prover treinamento e desenvolvimento de competências para projetos
• Gerenciar a alocação de recursos entre projetos
• Prover aconselhamento à diretoria na tomada de decisão executiva
• Realizar benchmarking
• Gerenciar banco de dados de lições aprendidas
• Promover a gestão de projetos na organização
• Prover ferramentas e sistemas de informação para a gestão de projetos
• Prover metodologia de gestão de projetos
• Apoiar a definição do portfólio
• Gerenciar benefícios de projetos ou programas
Práticas implementadas com a criação do PMO desde 2016:

• Desenvolvimento e implementação do Método de Excelência em Gestão de Projetos -


MEG Proj
• Impressão de livretos do Método para distribuição para as áreas que foi implantado o PMO
Local e para Líderes de Projeto
• Padronização de templates para gestão de projetos;
• Criação da governança de acompanhamento de status e indicadores de projetos;
• Criação do Encontro de PMOs, reunião mensal coordenada pelo PMO Global para
promover boas práticas de gestão de portfólio e outros alinhamentos necessários.
• Treinamento e capacitação de quase mil pessoas de acordo com seus níveis de atuação
em projetos (gerente do projeto, time do projeto, patrocinadores, etc);
• Avaliação de aderência dos projetos ao método da CPFL;
• Auditoria e homologação dos resultados dos projetos, certificando qualidade e resultados
obtidos;
• Implementação do Sistema de Gerenciamento Global do Projeto – PPM na área core da
empresa – Engenharia;
• Alinhamento de processos com a área de Planejamento Estratégico para elencar os
projetos do portfólio estratégico (planejamento e execução andando juntos);
• Implantação do Project Steering Committee (PSC) - Comitê executivo composto por VPs e
Presidente da holding para aprovações de status e convergências dos projetos
estratégicos da CPFL;
• Reconhecimento dos destaques: Analista de PMO 2017 e Líder de Projeto 2017;
• Implantação e disseminação de ferramentas ágeis – Scrum e Design Sprint;
• Criação do método de Gestão da Mudança Organizacional integrado ao MEG Proj;
• Priorização do portfólio de atuação dos recursos de Gestão da Mudança alinhado ao
portfólio de atuação de PMOs Globais e Locais;
• Aplicação da Avaliação de Maturidade em Gerenciamento de Projetos e PMO (Prado-
MMGP).

Através dessas práticas implementadas conseguimos os benefícios de maior previsibilidade,


priorização dos projetos da empresa, potencialização de resultados, identificação de riscos,
garantia de alinhamento com planejamento estratégico, pessoas capacitadas em gestão de
projetos, rotina de acompanhamento, entre outros.

Com a realização deste trabalho, em dezembro de 2017 o PMO Global da CPFL Energia
recebeu o reconhecimento pela SGDI - State Grid International Development, no programa
Innovation in Management. O prêmio é realizado trimestralmente pela SGID que avalia os
projetos mais inovadores do período dentre todas as empresas pertencentes ao Grupo. Nesta
edição, ao total, foram avaliados 22 projetos, sendo 14 chineses e oito de fora da China,
provenientes de países como Brasil, Itália, Portugal, Austrália e Filipinas.

O impacto global do PMO em relação a, por exemplo, satisfação do cliente, produtividade,


redução do ciclo de vida de projetos, crescimento, a construção ou mudança da cultura
organizacional, etc.
• Aplicação do NPS (Net Promoter Score) após um ano de trabalho para medir a satisfação
dos clientes com a atuação do PMO obtendo como resultado a nota 60 e comentários
muito positivos.
• Monitoramento dos projetos estratégicos da CPFL Energia através do Comitê Diretivo de
Projetos (Project Steering Committee) garantindo execução da estratégia do Grupo.
• Pela primeira vez as Distribuidoras da CPFL superaram as expectativas de investimentos
com o resultado da Base de Remuneração Regulatória pelo nível de controle e
previsibilidade desse portfólio.
• Formação de Líderes de Projetos da Engenharia.
• Formação de agentes e líderes da mudança – Atuação da Gestão de Mudança
Organizacional (GMO).
• Planejamento do orçamento de Projetos de Investimento de TI após estruturação inicial no
MEG Proj.
• Resultado do projeto “Desmantelamento de transformadores” (nova linha produtiva)
gerando um adicional de receita anual de aproximadamente R$1 milhão
• Formalização da equipe do projeto e a melhoria na comunicação entre áreas, trazendo
maior visibilidade para todos os stakeholders.
• Área de BPM (Business Process Management) alinhado ao MEG Proj para gerir projetos
de melhoria de processos.

Entrevista com Aloisio Kukolj – Gerente na CPFL Energia

Dentre os serviços providos pelo PMO quais deles têm proporcionado maior impacto
para a organização em termos de entrega da estratégia?

A implantação do Project Steering Committee (PSC), que é o comitê executivo com VPs e
Presidente da holding para aprovações de status e gates dos projetos estratégicos da CPFL,
proporcionou ao Grupo CPFL um aumento significativo dos controles de projetos, maior ali-
nhamento com principais stakeholders, além da garantia da condução do projeto dentro da
governança e a potencialização de resultados.
Outra iniciativa importante e certeira foi a implantação dos PMOs Locais - escritórios de
projetos departamentais – que possibilitou o desdobramento da estratégia em portfolios de
projetos táticos e operacionais, e possibilitou o alcance nas diversas áreas e nos 23 negócios
da empresa pois atuam como multiplicadores e guardiões do MEG Proj (Método de
Excelência em Gestão de Projetos) e suportar gerentes de projetos provendo reportes,
monitoramento e controle do portfólio local.
Desta forma, garantimos atuação do PMO da CPFL em vários escopos de influência, pois
provê serviços de definição de método, gerenciamento de portfólios, gerenciamento de
projetos/programas, capacitação, aconselhamento à alta administração, reporte de status dos
projetos, entre outros.

Quais práticas geridas pelo PMO têm recebido mais aderência e reconhecimento pelas
equipes de projetos? Por que?
Em 2016 implantamos o MEG Proj (Método de Excelência em Gestão de Projetos), método
próprio desenvolvido pelo PMO Corporativo da CPFL unindo as melhores práticas de mercado
e a visão PMBOK e também observando-se a realidade e maturidade da companhia em
gerenciamento de projetos. Com isso, conseguimos unificar a linguagem de gestão de
projetos no grupo CPFL e sensibilizar todas as áreas para uma governança mais robusta dos
projetos, por exemplo quando falamos escopo e mudanças que eram feitas e não eram
registradas, comunicadas e não havia governança de aprovações, hoje já acontece
completamente diferente. O mesmo aconteceu com o gerenciamento dos riscos dos projetos,
antes era feito de forma desorganizada, apenas no início do projeto, sem plano de ação, data
e dono e sem acompanhamento. Após a implementação do método, aumentamos a
previsibilidade dos riscos, criamos controle e acompanhamento dos planos de resposta aos
riscos, além do contínuo monitoramento para mapear possíveis novos riscos.

Como o seu PMO lida com questões relacionadas a promover inovação? Alguma
abordagem tem se destacado na prática e qual importância esse tema tem tomado no
papel do PMO?

O PMO da CPFL está sempre em busca de novas tendências, olhando o que há de novo no
mercado em gestão de projetos para trazer para dentro da empresa. Uma prática que realiza-
mos este ano e que se destacou principalmente pelos resultados obtidos, foi a aplicação do
Design Sprint para levantar propostas de projetos para desafios de clima organizacional da
CPFL. Também utilizamos o Scrum para gerenciamento ágil de projetos e o kanban para
gerenciar demandas e iniciativas.

Como o seu PMO faz para gerenciar projetos de diferentes negócios e complexidades e
manter o mesmo nível de controle e previsibilidade?

Quando demos início ao desenvolvimento do MEG Proj (Método de Excelência em Gestão de


Projetos), nós sabíamos o tamanho do desafio, justamente porque ele teria que atender
demandas de projetos dos mais variados níveis de complexidade. Desde um projeto de
melhoria de processos, assim como também um projeto de obras da engenharia, projetos de
P&D, até megaprojetos de aquisições e criações de novas empresas. Então, focamos muito
no desenvolvimento de um método que conseguisse abranger toda essa complexidade do
mundo CPFL, de uma forma não burocrática, mas que também mantivesse um nível
adequado de controle e governança. Assim, nós criamos uma ferramenta que avalia a
complexidade de cada projeto e a partir deste momento há uma recomendação de qual a
melhor forma de conduzir o projeto dentro do método, garantindo o melhor uso das mais
variadas ferramentas que disponibilizamos. Não podemos deixar de falar também sobre a
nossa gestão de mudanças, que está presente no MEG Proj e instrui o gerente de projetos a
ter uma visão voltada para o fator humano e ajuda a mitigar os impactos que podem ser
gerados nas pessoas pela implementação do projeto, reduzindo com isso a possível
reatividade em relação a mudança, uma queda de produtividade, a própria curva de
aprendizado e aumentando o engajamento e comprometimento com os resultados do projeto.
Abaixo os 5 Stage Gates do framework MEG Proj que compoem a esquemática da figura:

FPV - Fase Plano Vencedor; 2) FCM: Fase Conceito e Melhoria; 3) FSI - Fase Solução e
Investimento; 4) FIM – Fase Implementação e Mudança; 5) FHP – Fase Homologação de
Projeto.
Fonte: Revista Mundo PM Edição 84. Dez 2018/Jan 2019.