PROCEDIMENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO

Descrever as instruções e normas gerais das atividades específicas do Setor de Compras

da FEPESMIG, para processos aquisitivos de materiais e serviços.

2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Este documento é aplicável a toda FEPESMIG.

3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

Manual de Conduta do Comprador

Formulário de Solicitação de Compra
Formulário de Solicitação de Orçamento
Formulário de Solicitação de Manutenção
Procedimento do setor de almoxarifado
SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard
SIPOC_UNIS_Compra Técnica ou Serviço

4. SIGLAS UTILIZADAS

FEPESMIG – Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas

OC – Ordem de Compra

5. GLOSSÁRIO E DEFINIÇÕES

SAPIENS – Sistema coorporativo para gerenciamento / troca de informações

Solicitante Responsável – Colaborador definido pelo Gestor de cada área/setor/unidade
para enviar Solicitações de Compra ou Orçamento.
Cliente – o mesmo que Solicitante Responsável.
Ordem de Compra – Documento emitido pelo SAPIENS que após devida aprovação
formaliza e confirma a compra.

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Cotação – resposta dada pelo fornecedor a um pedido de orçamento.
Solicitação de Compra – Emissão do Pedido de Compra
Cdr. – formato do arquivo digital

6. CONTEÚDO

6.1. SOLICITAÇÕES DE COMPRAS

As aquisições realizadas pelo Setor de Compras da FEPESMIG referem-se a

materiais e serviços, sendo de caráter obrigatório o registro de uma solicitação de
compra pelo cliente, mediante Formulário de Solicitação de Compra encaminhado
via e-mail ao Almoxarifado, para realização da aquisição do material e/ou serviço.
Para solicitações de manutenção em equipamentos/ativos, é necessário seguir o
descritivo 6.2.4.

6.2. TIPOS DE SOLICITAÇÕES

6.2.1. Solicitação de Compras para estoque – Almoxarifado

Via sistema Sapiens – caracterizam-se Solicitação via sistema Sapiens aquelas
geradas para suprir o estoque, solicitações específicas do setor de
Almoxarifado. Para melhor entendimento visualizar o Procedimento do Setor
de almoxarifado.

6.2.2. Solicitação de Compras gerais – Colaboradores Internos

Via Formulário de Solicitação de Compras – caracterizam-se Solicitação de
Compras via Formulário as compras diretas de bens de consumo, serviços e
imobilizado, ou seja, que não fazem parte do estoque.
 A Solicitação de Compra é gerada a partir do preenchimento correto do
Formulário de Solicitação de Compras e seu envio por e-mail com
aprovação do Gestor / Reitoria ao Almoxarifado.
 Somente o responsável de cada setor/unidade está autorizado a solicitar
compras.
 O responsável deve descrever detalhadamente TODAS as características
que o produto ou serviço contém e incluir arquivos que se façam
necessários para andamento do processo, como: arte em cdr,

Elaborado por Gisele Fávaro – Setor de Compras – FEPESMIG – 25/01/2012 2

 especificação técnica, foto, etc. A falta deste poderá gerar a recusa da
Solicitação.
 Todas as solicitações devem estar aprovadas pelo Gestor / Diretoria de
Operações ou Superintendência Executiva, conforme item 6.4.

6.2.3. Solicitação de Orçamento – Colaboradores Internos

Via Formulário de Solicitação de Orçamento – caracterizam-se Solicitação de
orçamento via Formulário de bens de consumo, serviços e imobilizado, ou seja,
que não fazem parte do estoque.
 A Solicitação é gerada a partir do preenchimento correto do Formulário
de Solicitação de Orçamento e seu envio por e-mail ao setor de Compras,
afim de levantamento de valores para posterior aprovação de compra.
 Somente o responsável de cada setor/unidade está autorizado a solicitar
orçamentos ao setor de compras.
 Somente o setor de compras está autorizado a solicitar orçamento a
fornecedores.
 O responsável deve descrever detalhadamente TODAS as características
que o produto ou serviço detêm e incluir arquivos que se façam
necessários para andamento do processo, como: arte em cdr,
especificação técnica, foto, etc. A falta deste poderá gerar a recusa da
Solicitação.
 Orçamentos devolvidos ao responsável pela Solicitação serão apenas
para aprovação da Solicitação de Compra. Negociações serão efetuadas
no processo de compra.

Segue abaixo explicativo para preenchimento do Formulário de solicitação de Compra:

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 O número da
solicitação é definido
pelo setor solicitante.

Número:
Informar a data de
SOLICITAÇÃO DE COMPRA Data:
preenchimento e
envio da solicitação

Informar o nome do solicitante.

Solicitante:
Informar a Unidade
Unidade: (FATEPS, FABE, FIC,
Campus I, Campus II,
Setor: Campus III, Cidade Centro de Custo:
Universitária).
Responsável / Gestor:

Informar o Setor
Informar o código do centro de custo
(GEP,
Informar o ao qual o material ou serviço será
Administrativo,
Responsável ou alocado. Ex. (Centro de Custo: 3061 –
biblioteca, clínica,
Gestor do Setor Administração Geral)
manutenção, etc.).

Informar a descrição completa do material ou serviço especificando a marca,

Informar a Quantidade do dimensão, modelo, fabricante, cor, espessura, e outra informação que se
material ou serviço em faça necessária para entendimento do setor de Compras e Almoxarifado.
algarismo numérico.

Quant. Unid. Descrição do Material/ Especificação Técnica/ Marca/ Modelo/ Fabricante

Informar a Unidade de Medida do

material ou serviço. Ex. (Peça,
Bloco, Pacote, Caixa, Galão, etc.).

JUSTIFICATIVA/OBSERVAÇÕES

Justificar o motivo da compra (onde será

utilizado, que benefício agrega a instituição, etc.)

Justificar solicitação emergencial, caso houver.

Informar prazo de entrega esperado real.

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 6.2.4. Solicitação de Manutenção – Colaboradores Internos
Via Formulário de Solicitação de Manutenção – caracterizam-se as Solicitações
de manutenções em equipamentos/ativos.
 O equipamento/ativo é encaminhado ao almoxarifado juntamente à
Solicitação de Manutenção preenchida a fim de encaminha-lo ao
prestador de serviço especializado para efeito de orçamento.
 A Solicitação de Manutenção também deve ser encaminhada ao setor de
compras via e-mail.
 Após orçamento, o setor de compras encaminha, via e-mail, o valor do
conserto afim aprovação, vide item 6.4.
 Após aprovação, o Solicitante encaminha uma Solicitação de Compra ao
almoxarifado autorizando a manutenção do equipamento referente à
Solicitação de Manutenção equivalente.

Observação: Equipamentos/Ativos em que seu deslocamento seja inviável, a

Solicitação de Manutenção deve ser encaminhada diretamente ao setor de
compras informando onde o equipamento encontra-se para avaliação e
orçamento.

6.3. COTAÇÃO

As cotações deverão ser realizadas mediante a Solicitação de Compra via Sistema

SAPIENS ou e-mail com formulário de Solicitação de Orçamento.

6.3.1. Critérios para realização de Cotação.

Para realização de uma aquisição é necessário seguir os critérios gerais
(mínimos) conforme descrito na Tabela 01:

APLICAÇÃO QUANDO
Em todos os processos identificados,
COTAÇÕES

Mínimo Para solicitações justificados pelo cliente como

01 consideradas urgentes. emergencial com e-mail do
Solicitante.

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 Mínimo Para solicitações até R$ Em todos os processos conforme
01 100,00. descrição da aplicação.
Indústria, fabricante, Em todos os processos conforme
Mínimo
fornecedor exclusivo descrição da aplicação, porém com
01
(único). possível análise de opcionais.
Mínimo Para solicitações de R$ Em todos os processos conforme
02 100,00 a R$ 1.000,00 descrição da aplicação.
Para solicitações acima
Mínimo Em todos os processos conforme
de R$ 1.000,00 /
03 descrição da aplicação.
Compras normais.
Contrato firmado e aprovado ou
Sem Contrato de fornecimento acordo comercial (considera-se na
cotação / Acordo comercial. cotação o valor estipulado no contrato
ou acordo).

Tabela 01 – Critérios para cotação

6.3.2. Conferência e Análise das Cotações

 Verificar se o item cotado pelo fornecedor é o mesmo da Solicitação. Ex.
marca, unidade de medida, especificação técnica, etc.
 Verificar prazo de entrega e de pagamento se estão em conformidade
com as necessidades de aquisição.
 Verificar se a cotação possui informações padrões como: os contatos e
dados para faturamento da empresa, logo, valores, descontos, data de
validade das condições.
Em qualquer um dos casos, mencionados acima, que apresentem
divergências, o comprador deverá entrar em contato com o fornecedor e
solicitar a correção da cotação.

6.4. AUTORIZAÇÃO DE COMPRA

Todas as Solicitações de Compras devem estar aprovadas pelo Gestor e/ ou

Diretoria de Operações e/ou Superintendente Executivo conforme Tabela 02 e 03
abaixo:

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 SOLICITAÇÃO DE COMPRA USO E CONSUMO
NÍVEL FAIXA APROVADOR
01 ATÉ R$ 500,00 GESTOR
02 ACIMA DE R$ DIRETOR DE OPERAÇÕES e/ou
501,00 SUPERINTENDENTE EXECUTIVO

Tabela 02 – Aprovação por nível Uso e Consumo

SOLICITAÇÃO DE COMPRA INVESTIMENTO

NÍVEL FAIXA APROVADOR
01 QUALQUER GESTOR / DIRETOR DE OPERAÇÕES e/ou
VALOR SUPERINTENDENTE EXECUTIVO

Tabela 03 – Aprovação por nível Investimento

Observação: O aprovador poderá aprovar ou não a solicitação, bem como alterar

a quantidade e o valor mencionado para menos.

6.5. NEGOCIAÇÃO

Análise da melhor proposta comercial, avaliando preço, condição e forma de

pagamento, prazo de entrega, buscando atender a necessidade do cliente com o
melhor custo x benefício.
Observação: Qualquer mudança realizada no processo original (solicitação), como:
mudança de marca, cor, condições, etc., devem ser formalizadas por e-mail pelo
comprador e solicitante para que não ocorram problemas diante as entregas e/ou
aceite do produto ou serviço.

6.6. PRAZOS DO PROCESSO DE COMPRAS

O Processo de compras contempla materiais e serviços grupos, e etapas do processo

de cada área envolvida devido a grande complexidade de aquisições são necessários
diferenciar o tempo de compra conforme a dificuldade de aquisição.

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 O processo aquisitivo completo, do ponto de vista de atendimento ao cliente,
contempla as seguintes etapas e respectivos prazos de atendimento:
 Processo de Compra: recebimento, análise, cotação, avaliação, negociação,
emissão de OC, envio ao fornecedor.
 Aprovação Sistêmica.
 Processo de Entrega (Fornecedor): recebimento da OC pelo fornecedor até a
entrega dos produtos ao Almoxarifado ou nas instalações da FEPESMIG.
 Processo de Almoxarifado: recebimento, tratamentos internos físicos e
fiscais, comunicação para retirada do material.
Para que o tempo do processo de compras seja cumprido, é necessário também contar
com a precisão do Fornecedor, este que possui tempos de entrega diferenciados, tudo irá
depender do item, da complexidade ou necessidade da compra.
Desta forma, para que sejam compostos os tempos TOTAIS de atendimento, a tabela
abaixo demonstra os grupos e área envolvida.

PRAZO
GRUPO COD. SUBGRUPO COMPRAS APROVADOR FORNECEDOR ALMOX. TOTAL
001 PAPELARIA 07 02 10 02 19
002 INFORMÁTICA 07 02 10 02 19
(PERIFÉRICO E
REDE)
003 EPI 07 02 10 02 19
USO E CONSUMO

004 MATERIAL 07 02 10 02 19
ELÉTRICO
005 LIMPEZA 07 02 10 02 19
006 ALIMENTO 07 02 10 02 19
007 UTENSILIOS 07 02 10 02 19
008 MATERIAIS DE 14 02 15 02 31
CONSUMO DE
LABORATÓRIOS
009 MEDICAMENTO 07 02 03 02 12

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 010 PRODUÇÃO 07 02 10 02 19
GRÁFICA
011 LOCAÇÃO DE 07 02 03 02 12
EQUIPAMENTO
013 MAQUINA E 14 02 20 02 38
EQUIPAMENTO
014 OBRA 21 02 ** - -
015 SERVIÇO DE 14 02 ** - -
MANUTENÇÃO
E REPARO
016 INFORMÁTICA 14 02 15 02 33
(COMPUTADOR)
017 FERRAMENTA 07 02 15 02 26
018 MATERIAIS 21 02 20 02 45
PARA OBRA
019 MATERIAL 14 02 15 02 33
INVESTIMENTO

ESPORTIVO
020 PRODUÇÃO 07 02 10 02 21
GRÁFICA
021 MOBILIÁRIO 14 02 30 04 *** 50
022 UNIFORME 14 02 30 02 48
023 VEICULO 14 02 30 02 48
024 OUTRAS 14 02 ** - -
PRESTAÇÕES
DE SERVIÇOS
025 OUTROS 14 02 20 02 38
MATERIAIS
026 AUDIOVISUAL 07 02 15 02 26
027 SEGURANÇA 07 02 15 02 26
DO TRABALHO
028 SEGURANÇA 07 02 15 02 26
PATRIMONIAL

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029 MATERIAL 07 02 15 02 26
PARA
MANUTENÇÃO
030 BIBLIOGRAFIA 14 02 30 02 48

Tabela 04 – Prazo total de aquisição

** - Prazo será determinado em cada negociação, pois depende de fatores externos.

*** - Prazo total de 04 dias, sendo 02 dias almoxarifado e 02 dias Patrimônio.
Observações:
 Prazos medidos em dias úteis;
 Os prazos serão considerados a partir da Solicitação de Compra no SAPIENS.
 Não será considerado no prazo Solicitação de Compra recusada mediante a falta
de informações ou aprovação.

6.7. EMISSÃO DE ORDEM DE COMPRA

As Ordens de Compra são geradas pelo Sistema coorporativo SAPIENS sob

comando do Comprador.
Para que uma Ordem de Compra seja emitida, é necessário que toda tratativa com o
fornecedor vencedor esteja formalizada e atualizada em proposta comercial.

6.8. PARTICULARIDADES DO PROCESSO DE COMPRAS

6.8.1. Processo de Aquisição de Materiais Bibliográficos

As aquisições de Livros e afins são efetuadas de uma maneira diferenciada dos
demais itens comprados pelo setor de compras.

Para solicitar livros de qualquer área é necessário:

1. O gestor da área solicitante deve redigir um Ofício (não há padrão), solicitando
determinado livro e envia-lo para a responsável pela Biblioteca, juntamente o
formulário de solicitação de Livros (se houver).
2. A biblioteca analisa a Solicitação e avalia a existência do item solicitado, não sendo
localizado o item, a responsável envia uma Solicitação de Orçamento para o setor de

Elaborado por Gisele Fávaro – Setor de Compras – FEPESMIG – 25/01/2012 10

 compras.
3. O setor de compra efetua as cotações necessárias, monta o mapa de cotações com
preços e prazos e envia a Biblioteca.
4. A Biblioteca recebe, analisa, seleciona os itens e encaminha para aprovação. Estes
aprovam e devolvem a Biblioteca e ao Setor de Compras.
5. A Biblioteca gera a Solicitação de Compra e encaminha ao almoxarifado.
6. O almoxarifado recebe e lança no sistema. Laçado no sistema o setor de compras dá
sequencia no processo de compras.

6.8.2. Solicitação de Compra Emergencial

Para solicitações de Compras emergenciais com prazo máximo de 24 horas,
deve ser encaminhado um e-mail para o Comprador e Almoxarifado,
justificando a urgência e apontando o material ou serviço, via formulário, para
que a solicitação seja tratada de forma diferenciada pelo Setor de Compras.

Serão consideradas Emergenciais as solicitações que:

 Coloquem em risco a segurança de colaboradores, alunos e comunidade;

 Provoquem prejuízos financeiros significativos a Instituição;
 Coloquem em risco o patrimônio da Instituição;
 Impeçam o andamento das aulas acadêmicas;
 Comprometam a imagem da Instituição perante a comunidade;
 Que causem impactos ambientais.

6.9. CANCELAMENTO DE SOLICITAÇÃO PELO SETOR DE COMPRAS E

ALMOXARIFADO.

Serão canceladas todas as solicitações que:

 Não apresentem especificações do Item e suas particularidades para compra;

 Divergências de informações. (Ex. solicitação do item é um produto e a
especificação é outra nomenclatura).
 Solicitação sem aprovação, conforme item 6.4 deste procedimento.

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 6.10. GARANTIA DE COMPRA

A garantia do material ou serviço é evidenciada na proposta comercial e nota fiscal

do fornecedor, assim como na Ordem de Compra do comprador.

6.11. ARQUIVOS

Todas as tratativas são arquivadas em e-mail do comprador, SAPIENS e arquivo

físico mensal.

6.12. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES NAS ETAPAS DE COMPRAS

Para cada função são destinadas algumas atividades fins para o perfeito
funcionamento do Setor de Compras, as quais estão discriminadas abaixo:

6.12.1. Comprador

 Receber as solicitações de compras no SAPIENS;

 Avaliar se os requisitos da solicitação foram atendidos e as informações
são o suficiente;
 Encaminhar as solicitações para cotação junto aos fornecedores aptos;
 Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram
enviados;
 Receber as cotações e equaliza-las;
 Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mínimo de
cotações, preços, prazos previamente alinhados e execuções documentadas;
 Negociar melhores condições comerciais baseadas em preço, prazo, entrega
e condições de pagamento;
 Enviar Ordens de Compra para os fornecedores;
 Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes;
 Buscar novos fornecedores para análise do setor de Compras mais área
técnica.

6.12.2. Analista de Compras / Supervisor

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  Receber as solicitações de compras no SAPIENS;
 Avaliar se os requisitos da solicitação foram atendidos e as informações são
o suficiente;
 Encaminhar as solicitações para cotação junto aos fornecedores aptos;
 Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram
enviados;
 Receber as cotações e equaliza-las;
 Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mínimo de
cotações, preços, prazos previamente alinhados e execuções documentadas;
 Negociar melhores condições comerciais baseadas em preço, prazo, entrega
e condições de pagamento;
 Enviar Ordens de Compra para os fornecedores;
 Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes;
 Buscar novos fornecedores para análise do setor de Compras mais área
técnica;
 Identificar novos contratos;
 Elaboração de Acordos Comerciais;
 Contribuir com conhecimento técnico;
 Exercer atividades de Natureza especializada;
 Disponibilizar-se por projetos;
 Atuar com autonomia com base em diretrizes;
 Oferecer suporte na realização das atividades diárias dos compradores;
 Estudar demandas e propor ações para otimização de processos;
 Realizar reuniões com áreas técnicas para discussão de processos de
aquisições;
 Verificar condições de melhorias para a área, bem como melhores preços
sempre que necessário junto aos fornecedores;
 Desenvolvimento de projetos;
 Envolvimento em negociações de grande porte.

Observação: Todo processo de compras deverá estar em conformidade e em

obediência ao conteúdo descrito no Manual de Conduta do Comprador.

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 6.13. FLUXO DE COMPRAS

6.13.1. Fluxo para Processo de Compras Standard

Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard

6.13.2. Fluxo para Processo de Compra Técnica ou Serviço.

Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra Técnica ou Serviço

7. Histórico
REVISÃO DATA ALTERAÇÃO AUTOR/DEPART. APROVADO
POR

00 17/07/12 Emissão Inicial Setor de Diretoria de

Compras Operações e
Gerência
Administrativa

01 25/01/13 Retirada da data de entrega Setor de Setor de

do formulário de Solicitação Compras Compras /
de Compra Gerencia
Administrativa

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