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Introducción a los Procesos de Administración y Gestión 4ºESO

TEMA 2: EL PEDIDO, EL ALBARÁN Y LA FACTURA

1.- EL PEDIDO DE MERCANCÍAS


Las actividades comerciales de las empresas comienzan con un pedido que se
puede realizar de varias formas: teléfono, carta, e-mail, representante comercial,
etc. La realización de pedidos desencadena operaciones comerciales y,
paralelamente, surgen los procesos administrativos relacionados con la compraventa.
En el momento en que en el almacén de una empresa se necesitan artículos, se
debe realizar un pedido.
El pedido es un contrato de compraventa, por lo tanto obliga a las partes que
lo han firmado ha cumplir aquéllas cosas a las que se han comprometido.
El pedido puede formalizarse de las siguientes maneras:
• Por teléfono: Para confirmar el pedido es conveniente enviar una carta tras la
llamada.
• Por carta, fax o correo electrónico: Esta forma de pedido tiene la ventaja de
que permite establecer una relación formal con el cliente y dejar por escrito las
condiciones de la operación.
• Mediante agente comercial o representante: El agente comercial cumplimenta
el pedido, el cliente firma el original y se queda una copia.
• Con una nota de pedido: Se trata de un impreso que debe contener todos los
datos necesarios para facilitar, al máximo la compraventa.

1.1.- La Nota de Pedido


Es un impreso en el que se detallan los artículos que se necesitan, y las
principales condiciones de la operación.
Cada empresa suele diseñar sus propios impresos de pedido, pero en general,
se incluyen los siguientes datos:
- Identificación del comprador y del vendedor (nombre de la empresa,
dirección y NIF).
- Número de orden del pedido
- Fecha de emisión
- Dirección en la que deben entregarse las mercancías
- Unidades y descripción de los artículos que se piden
- Precios por unidad de producto e importes parciales y totales

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- Fecha de entrega
- Condiciones, forma y plazo de pago
- Descuentos solicitados
- Medio de transporte utilizado
- Nombre del agente comercial que haya intervenido
- Firma de la persona que hace el pedido
De la nota de pedido se realizan, al menos, dos copias. El original, firmado y
sellado, se envía al proveedor y el comprador se queda con una copia, para cuando
reciba las mercancías pueda comprobar si lo que ha recibido es lo que realmente ha
pedido.

1.2.- La Carta de Pedido


Cuando el comprador no dispone de impresos de pedido o considera
conveniente establecer un tipo de comunicación más personal puede realizar el
pedido mediante carta.
Los datos que se incluyen en la carta son los mismos que para la nota de
pedido, aunque redactados de forma más extensa y exacta para evitar errores.

1.3.- Carta de Confirmación de Pedido


Se envía en el momento en el que se recibe una carta de pedido. El proveedor
se pone en contacto con el cliente para comunicarle si está de acuerdo con las
condiciones expresadas en su carta, notificarle la fecha del envío de la mercancía y
aclarar cualquier cosa que pueda no haber quedado clara.

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2.- EL ALBARÁN
Es el documento en el que se detallan las mercancías que salen del almacén del
vendedor para ser entregadas al comprador.
Mediante el albarán se acreditan los siguientes hechos:
• Salida de las mercancías del almacén del vendedor.
• Recepción de la mercancía por el comprador.
• Realización del transporte.
Los datos que figuran en el albarán son los siguientes:
- Identificación del vendedor y del comprador
- Número de orden
- Número, referencia o identificación del pedido
- Lugar y fecha de emisión
- Lugar de entrega de la mercancía
- Medio de transporte utilizado y su pago
- Descripción de la mercancía
- Unidades de mercancía que se envían

De la nota de entrega se realizan varias copias:


a) Copia para el vendedor: Sirve para justificar la salida de mercancías del
almacén y para que el departamento de ventas realice posteriormente la factura.
b) Copia para ser firmada por el comprador: el comprador debe comprobar que
los datos del albarán concuerdan con la mercancía recibida y con los del pedido que
realizó y, si el envío cumple todas las condiciones establecidas; si es correcto, se
devuelve al vendedor la copia del albarán firmada y sellada.
c) Copia para el comprador: el comprador se queda con una de las copias para
justificar que ha recibido la mercancía y contrastar los datos cuando reciba la
factura.

Control de las Mercancías Recibidas


Cuando la mercancía llega al almacén del comprador se realizan las siguientes
actividades:
• Comprobar que la mercancía recibida es la que figura en el pedido.
• Comprobar que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán.

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• Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones.


• Contrastar si la fecha de recepción de la mercancía es la que estaba prevista.
• Si todas las comprobaciones son correctas, se aceptará la mercancía y se firma
el visto bueno en el albarán.
• Si existieran problemas (como mal estado o daños en la mercancía, errores en la
calidad o cantidad, incumplimiento del plazo de entrega), el comprador podrá
rechazar la mercancía.
Si a pesar de que existan problemas, se acepta la mercancía, se dejará constancia
en el albarán y se notificará al departamento de compras para que realicen las
reclamaciones oportunas.

3.- LA FACTURA
La factura es un documento que acredita legalmente las entregas de bienes y
las prestaciones de servicios.
Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar
facturas por cada una de las operaciones que realicen y a conservar copia de la
misma.
Todas las facturas o sus copias contendrán al menos los siguientes datos:
1. Número y serie (esta última cuando existan diferentes centros de
facturación). La numeración ha de ser correlativa.
2. Nombre y Apellidos o Nombre de la Empresa, NIF y domicilio de la empresa y
del destinatario.
3. Descripción de la operación y el importe total.
4. Lugar y fecha de emisión.

Los gastos ocasionados por una determinada operación (portes, seguros,


envases y embalajes, etc) deben ser facturados junto con la operación principal.
En muchas operaciones comerciales los proveedores realizan descuentos,
rebajas o bonificaciones sobre el importe de los productos que venden.
Estos descuentos se aplican en las facturas y reducen los precios de los
productos.

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Los tipos de descuentos que pueden presentarse son:


Descuento comercial. Es el más usual; es una política comercial de las empresas
para la promoción de los productos o bien por rebajas u ofertas. Se calcula
descontando un tanto por ciento del precio de los productos.
Rappels o descuentos por volumen de compra. Se aplican cuando se compran
grandes cantidades de mercancía. Lo más frecuente es que este descuento se
aplique cuando en un determinado periodo de tiempo se ha superado un
determinado volumen de compras.
Descuento por pronto pago. Este descuento se realiza cuando el pago es al
contado.

REALIZACIÓN DE FACTURAS
El IVA en las facturas
En las facturas se incluye el pago del IVA. Los tipos de IVA que existen son:
Tipo general: 16%
Tipo reducido: 7%
Tipo superreducido: 4%

El orden que se debe seguir para realizar correctamente los cálculos numéricos
en la factura son los siguientes:
Cálculo de la base imponible:
Importe de la operación – descuento + gastos = base imponible

Cálculo de la cuota:
Base imponible x tipo impositivo = cuota

Cálculo del importe total de la factura


Base imponible + cuota = total factura

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TEMA 3: ACTIVIDADES

La empresa Comercial del Cantábrico, SL, con NIF B33221100, domiciliada en la


calle Langreo 20 de Avilés, CP 33244, realizó el día 3 de Octubre de 2004 un
pedido de mercancías a la empresa Mayoristas Centrales, SA, con NIF
A28332244, situada en la calle Romero 90, CP 28045 de Madrid.
La mercancía solicitada es la siguiente:
900 unidades del producto A a 5€/unidad
1.000 unidades del producto B a 4€/unidad
1.000 unidades del producto C a 3€/unidad
Condiciones:
Pago al contado
El transporte lo realiza “Transportes Veloz” por cuenta del comprador y
será facturado por separado
Las mercancías se recibirán en el plazo máximo de siete días en el almacén
del comprador
Se solicita un descuento del 10%
a) Confecciona la nota de pedido número 143.
b) Realiza el mismo pedido pero con una carta comercial.
c) Redacta una carta para confirmar el pedido donde aceptes las condiciones.

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El minorista de Zaragoza, don Bernardo Río Seco, con NIF 13222333W, domiciliado
en la calle Castilla 60, CP 50025, realizó a Mayoristas Centrales, SA, el
siguiente pedido, el día 4 de Octubre de 2004:
100 unidades del producto A a 6€/unidad
120 unidades del producto B a 5€/unidad
200 unidades del producto C a 4€/unidad
Los portes corren por cuenta del comprador.
La entrega de la mercancía habrá de realizarse, en el plazo máximo de 3 días, en el
domicilio del comprador, siendo la forma de pago a final de mes.
a) Confecciona la nota de pedido número 144.
b) Realiza el mismo pedido pero con una carta comercial.
c) En el supuesto de que el vendedor sólo admitiese el pago al contado, redacta
una carta lamentando no poder aceptar las condiciones propuestas y denegando
el pedido.

Cinco días después de realizar el pedido, Comercial del Cantábrico recibe las
mercancías acompañadas del albarán. El encargado del almacén comprueba que
son las que se pidieron y que han llegado en buen estado, firma la conformidad
y se queda con una copia del albarán.
Realiza el albarán número 202.

Según los datos del enunciado de la Actividad 3 , Realiza el albarán número 808.

Confecciona la factura número 1 que emitió el día 9 de enero, la empresa mayorista


Centro, SA con NIF A28888888, domiciliada en la calle Velásquez, 12 de
Madrid, CP 28004, para ser enviada a la empresa Industrias Norte, SA. (NIF
A39808012), domiciliada en la calle Pereda, 90 de Santander, CP 39093.
• Los productos facturados fueron:
300 unidades del producto A a 7€/unidad
500 unidades del producto B a 4€/unidad
• Se practicó un descuento del 10%.
• IVA: tipo general.

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Realiza la factura número 2 correspondiente a la venta del Anterior caso, pero


incluyendo los gastos siguientes:
• Transportes, 210 €
• Embalajes, 72 €

En el ticket de una compra aparece que el importe total es de 60€. Calcula cuál es el
importe del producto en los siguientes casos:
a) El IVA es del 16%
b) El IVA es del 7%
c) El IVA es del 4%

Realiza la factura número 1, que efectuó el día 9 de septiembre de 2004, la empresa


Industrias Latinas, SA de Madrid, con NIF A28303344, domiciliada en la calle
Alcalá, 490, CP 28056, a la empresa Mayoristas Reunidos, SA. NIF
A49499494, domiciliada en la calle Reconquista, 21 de Zamora, CP 49094:
300 unidades del artículo “X” a 11,50 €/unidad
• Descuento 10%
• IVA 16%
• Transportes 126 €
• Embalajes 18 €

Industrias Latinas SA, realizó el día 10 de mayo una venta a la empresa Comercial
Marinera de Asturias, NIF B50323233, domiciliada en la avenida de la
Reconquista, 22 de Oviedo, CP 33033. Realiza la factura 3 si la operación
presenta las siguientes características:
900 unidades del artículo “K” a 18 €/unidad
600 unidades del artículo “L” a 7,20 €/unidad
• Descuento 7%
• IVA tipo general
• Gastos:
Transporte 120 €
Embalajes 36€
Seguros 84 €

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FACTURA:

Remitido a Facturado a

Fecha Vencimiento Total Factura NºPedido Forma de Pago

Proveedor CIF/DNI NºPedido del Cliente NºAlbarán

Referencia Cantidad Precio Descuento Importe PVP

Base Imponible IVA Cuota TOTAL:

Observaciones:

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