PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

AS ORGANIZAÇÕES E OS
PROCESSOS

Não existe um produto ou serviço oferecido por

uma organização ou empresa sem um processo.
Como também, não faz sentido existir um
processo organizacional que não ofereça um
produto ou serviço.
O QUE É UM P ROCESSO ?

“Uma seqüência de atividades que segue um

cronograma pré-estabelecido, onde os recursos
envolvidos e o ponto almejado se apresentam de
forma simples e nítida” (OLIVEIRA, 2006).
O QUE É UM P ROCESSO ?

“A introdução de insumos num ambiente ,

formado por procedimentos, normas e regras
que, ao processarem os insumos,
transformaram-se em resultados que serão
enviados aos clientes do processo (CRUZ, 2005).
 P ROCESSO ORGANIZACIONAL

Qualquer trabalho que seja recorrente, afete algum

aspecto da capacitação da empresa (organizational
capability), possa ser realizado de várias maneiras
distintas com resultados diferentes em termos da
contribuição que pode gerar com relação a custo, valor,
serviço ou qualidade e envolva a coordenação de esforços
para a sua realização (Keen, 1997).
 P OR QUE OS PROCESSOS SÃO
IMPORTANTES ?

O futuro vai pertencer às empresas que

conseguirem explorar o potencial da
centralização das prioridades, as ações e os
recursos nos seus processos.
 P OR QUE OS PROCESSOS SÃO
IMPORTANTES ?

A definição dos processos básicos é essencial para

algumas estratégias de aperfeiçoamento do
funcionamento das empresas, já que grupos
serão alocados a eles, tanto para execução como
para gestão.
 P OR QUE OS PROCESSOS SÃO
IMPORTANTES ?

Entender como funcionam os processos e quais são os tipos

existentes é importante para determinar como eles devem ser
gerenciados para a obtenção do máximo resultado. Afinal, cada tipo
de processo tem características específicas e deve ser gerenciado de
maneira específica.
E STUDO DOS PROCESSOS - OBJETIVOS

¥ Identificar a utilidade de cada etapa do processo;

¥ Verificar as vantagens em alterar a seqüência das

operações;

¥ Identificar a necessidade de treinamento para o

trabalho específico do processo.
E STUDO DOS PROCESSOS - OBJETIVOS

• Compreensão clara das facilidades e

relações intrincadas entre as unidades
simples ou complexas de trabalho;
• Procurar adequação entre operações e as
pessoas que as executam;
• Assegurar a fluidez, a eficiência e a
eficácia dos processos.
 P OR QUE ANALISAR
PROCESSOS ?

Fonte: www.projectcartoon.com/pdf.php?CartoonID=3009&PaperSize=A4
E STUDO DO PROCESSO - ETAPAS

¥ Escolha do processo a estudar;

¥ Coleta dos passos e sua representação gráfica

(mapeamento e fluxogramação);

¥ Análise dos métodos empregados no

processamento atual

¥ Implantação de novo processo

¥ Manualização do processo
 M APEAMENTO DE P ROCESSOS

¥ Procura analisar:
¤ Fluxo (volume /unidade de tempo);
¤ Seqüência das atividades;
¤ Esperas e duração dos ciclos;
¤ Dados e Informações;
¤ Pessoas Envolvidas;
¤ Relações e Dependências.
 M APEAMENTO DE PROCESSOS

¥ É um meio; não é o fim. O que deve ser atingido de

fato são as metas e objetivos compromissados.
¥ Nem sempre é necessário mapear todos os
processos, ou todos os níveis de processo.
¥ Possibilita a visualização do processo completo.
M APEAMENTO DE P ROCESSOS - E TAPAS

1. Identificar o objetivo do processo,

clientes,fornecedores e resultados esperados.
2. Documentar o processo por meio de entrevistas e
conversações.
3. Transferir as informações para uma
representação visual.
 Mapeamento de Processos

Uma fotografia vale mais do que mil palavras.

(Dito popular)

Um fluxograma vale mais do que mil procedimentos

escritos.
(Harrington, 1993)
 F LUXOGRAMA (F LOWCHART )

¥ Ferramenta mais tradicional e mais utilizada

no estudo e mapeamento dos processos.
¥ Apresenta um processo passo a passo, ação
por ação.
¥ Representação gráfica que apresenta a
seqüência de um trabalho de forma analítica,
caracterizando as operações, os responsáveis
e/ou unidades organizacionais envolvidos no
processo (OLIVEIRA, 2002).
 F LUXOGRAMA (F LOWCHART )

¥ Também conhecido como:

¤ Carta de fluxo do processo
¤ Gráfico de processamento
¤ Gráfico de seqüência
 PARA QUE SERVEM OS
FLUXOGRAMAS ?

Ø Preparação para o aperfeiçoamento de processos

empresarias (é preciso conhecer para melhorar).
Ø Padronização de procedimentos e métodos de
trabalho.
Ø Identificação de atividades críticas para o
processo.
Ø Conhecimento da seqüência e encadeamento
das atividades dando uma visão do fluxo do
processo.
 PARA QUE SERVEM OS
FLUXOGRAMAS ?

Ø Documentação do processo para análises

futuras, adequação a normas e certificações e
esclarecer sobre o funcionamento para pessoas
recém admitidas na organização;
Ø Fortalecimento do trabalho em equipe quando
o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com
a participação de todos os envolvidos.
A NÁLISE DE PROCESSO E
FLUXOGRAMA
DIAGRAMA DE BLOCOS

Ø É o mais simples dos fluxogramas, indicando

apenas as atividades realizadas sem
diferenciá-las por tipos;
Ø Utilizado para uma visualização rápida do
processo;
Ø Pode ser horizontal ou vertical;
Ø Devem ser utilizadas frases curtas que
identifiquem as atividades realizadas.
E X : D IAGRAMA DE BLOCOS
DO PROCESSO DE SELEÇÃO
F LUXOGRAMAS PADRÃO ANSI

Ø Um fluxograma padrão ANSI fornece uma

compreensão detalhada de um processo,
que excede, e em muito, aquela dada por um
diagrama de blocos.
Ø Usado como ponto de partida, detalhar as
atividades dentro de cada bloco, até o nível
desejado do detalhe.
F LUXOGRAMAS PADRÃO ANSI

Ø A elaboração do fluxograma detalhado só é

feita quando o processo se aproxima de uma
qualidade de padrão internacional, para
assegurar que os aperfeiçoamentos não se
deteriorem com o tempo.
S IMBOLOGIA PADRÃO ANSI

1 -utilizado quando o fluxograma não

cabe em uma única página.
 EX: F LUXOGRAMA PADRÃO
ANSI
PROCESSO: RECEBIMENTO DE MATÉRIA-PRIMA

Fonte: www.jlcarneiro.com
 EX: FLUXOGRAMA PADRÃO
ANSI
PROCESSO DE ADIANTAMENTO DE SALÁRIO

Fonte: www.jlcarneiro.com
 F LUXOGRAMA V ERTICAL

¥ Também conhecido como: Folha de Análise,

Folha de Simplificação do Trabalho, Diagrama de
Processo.

¥ É padronizado, pode ser usado formulário pré-

impresso.

¥ Fácil de ser preenchido.

¥ Dificuldade em identificar fluxos alternativos.
¥ Colunas extras podem ser adicionadas para
informações adicionais
F LUXOGRAMA V ERTICAL
F LUXOGRAMAS F UNCIONAIS

Ø Retrata o movimento entre as diferentes

áreas de trabalho, uma dimensão adicional
que se torna particularmente útil quando o
tempo de ciclo é um problema.
Ø Um fluxograma funcional pode ser elaborado
com blocos quanto com símbolos padrões.
F LUXOGRAMAS F UNCIONAIS
F LUXOGRAMAS G EOGRÁFICOS

Ø O fluxograma geográfico, ou superposto ao

layout físico, analisa o fluxo físico das
atividades.
Ø Ele ajusta o tempo desperdiçado entre o
trabalho realizado e os recursos envolvidos
dentro das atividades.
F LUXOGRAMA G EOGRÁFICO
 D IAGRAMA DE F LUXO DE
D ADOS (DFD)

¥ Enfoque diferenciado do Fluxograma:

¤ Prioriza o fluxo dos dados e não do
processo;
¤ utilizado por analistas de Sistemas na
definição de novos sistemas;
 D IAGRAMA DE F LUXO DE
D ADOS (DFD)

¥ Símbolos/elementos mais utilizados:

 E X : D IAGRAMA DE F LUXO DE
D ADOS
PROCESSO DE ADIANTAMENTO DE SALÁRIO

Fonte: www.jlcarneiro.com
 R ECOMENDAÇÕES

¥ É importante determinar, o mais cedo possível, a

fluxogramação a ser utilizada;
¥ Eliminar passos é uma das alternativas na
simplificação de processos, mas não é a única;
¥ A omissão do registro de um passo pode
acarretar prejuízo no resultado final do estudo;
 R ECOMENDAÇÕES

¥ Não se deve esquecer que um processo não existe de

forma compartimentada; haverá sempre reflexo em
outros;

¥ A elaboração de manuais de serviço ou de

procedimentos é uma decorrência natural da análise
e estudo de processos;
¥ Sugere-se utilizar softwares para a construção de
fluxogramas (MS-Windows, Visio, Edge Diagrammer,
SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office,Kivio, DIA,
OpenOffice.Org).