AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: PROBLEMAS E PERSPECTIVAS

Profª Célia Reis Camargo

PROGRAMA

1. O processo social de transmissão da informação

Memória: seleção e organização de informações.

2. Natureza da informação contida nos arquivos

2.1. Dados e informação;
2.2. A noção de conjunto.

3. O século XX e a “explosão documental”

3.1. O crescimento da ação do Estado no mundo contemporâneo;
3.2. Novos significados que redimensionaram a importância dos arquivos públicos e dos
arquivos em geral; Novas propostas técnicas de trabalho/ O processamento de grandes
volumes documentais/ A gestão de documentos, a partir da teoria das três idades.
3.3. O caso do Brasil.

4. Valoração dos documentos de arquivo

4.1. Valores atribuídos aos conjuntos documentais
- Base da avaliação: valor primário e valor secundário;
- Resultados da avaliação: apoio administrativo, “pesquisa” e ação consciente de preservação
da memória.

5. Questões para discussão

5.1. A abordagem de grandes volumes de massa acumulada:
5.1.1. Avaliação “a posteriori”: o agente diacrônico
5.1.2. Critérios usuais
- Cortes cronológicos;
- Cortes temáticos;
- Dispersão/ destruição de conjuntos documentais: construção de amostras.
5.2. Abordagem no processo de gestão
- normas, às vezes é preciso relativizar!
- o trabalho interdisciplinar;
- uso de tecnologias para avaliação, seleção e destinação;
- metodologias de amostragem;
- documentos virtuais;
- “ecologia” da informação.
5.3. A avaliação como um legado às gerações futuras.
 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: PROBLEMAS E PERSPECTIVAS
Profª Célia Reis Camargo

- RESUMO -

1. BREVE HISTÓRICO
No processo de tratamento técnico dos arquivos, a avaliação constitui
procedimento necessário para que possam ser definidos e cumpridos os prazos de guarda dos
documentos que compõem o arquivo de uma organização. No seu sentido original, significa atribuir
valores distintos aos documentos produzidos, conforme as possibilidades e necessidades de uso das
informações neles contidas.
Desse modo, tem como resultado imediato a eliminação, a guarda temporária ou a
destinação, para guarda permanente, dos diversos conjuntos documentais que compõem um arquivo.
A avaliação ocorre sobre as séries documentais que, em sua maioria, são formadas
por um conjunto de documentos que correspondem a um mesmo tipo documental.

Os princípios fundamentais de trabalho adotados hoje por todos os profissionais

que atuam no campo dos arquivos tiveram sua origem e foram construídos a partir das características
da ordem documental européia, ao tempo da Revolução Francesa e da formação do Estado Moderno.
Naquele contexto desenvolveu-se o princípio fundamental da Proveniência (Natalis de Wailly), que
norteia até hoje a organização dos arquivos.
Num segundo momento, e com novo enfoque, os procedimentos de trabalho foram
ampliados e redefinidos, a partir das concepções norte-americanas (EUA já como grande potência do
mundo ocidental) sobre o Estado, sobre a administração pública e sobre o direito à informação
produzida pelas instituições governamentais, após a Segunda Guerra Mundial. Lá foi desenvolvida a
Teoria das Três Idades.
Esses dois marcos estão associados, evidentemente, a dois países de grande poder
político no mundo, cada um no seu momento histórico específico.
A instituição e o conceito de ARQUIVO PÚBLICO surge com a Revolução
Francesa que inaugura um novo conceito de Estado, que correspondia à consolidação de uma nova
ordem econômica e social. Resgata-se a noção de cidadania. A escrita do Estado deveria estar
disponível como prova dos direitos e deveres do cidadão.
O conceito de GESTÃO DOCUMENTAL, formulado a partir da Teoria das Três
Idades, originou-se em meados dos anos 50, período conhecido como o da “explosão documental”. Foi
formulado nos Estados Unidos, no bojo de grande reforma da administração pública. A importância
dos arquivos, naquele momento, era evidente, demonstrando-se que deles dependia a soberania das
nações e a autonomia das comunidades.
A elaboração da Teoria das Três Idades foi motivada pela necessidade de
compatibilizar o tratamento dos documentos públicos com o tamanho que o Estado havia atingido e
com o raio de ação e de ingerência cada vez maior junto à sociedade. Era preciso atribuir lógica ao
excessivo volume de documentos produzidos e acumulados pelo Estado em decorrência desse
agigantamento de suas funções e atribuições. Os compromissos do Estado deveriam estar apoiados em
uma ordem documental e numa estrutura de suporte informativo as mais eficientes. O mesmo deveria
valer para o cidadão.
 A partir dessa teoria inaugura-se novo método de abordagem dos arquivos,
concebendo sua organização como um processo único que deveria ser controlado desde o momento da
produção dos documentos. Foi quando a AVALIAÇÃO de documentos apresentou-se como a questão
central de trabalho, fato que se mantém até nossos dias. Isto porque:
− Envolve a produção de informação de qualidade. Caso contrário todo o trabalho passa a ser inútil,
incompleto, impreciso.
− Reflete os valores de uma administração, no que diz respeito aos prazos de permanência e de
disponibilização de documentos e de informações e para quantos tenham o direito de acessá-las.
Nesse sentido, constituem o legado informativo que as atuais gerações deixam às gerações futuras,
estejam elas ligadas ou não à administrações que produziram os documentos.
− Imprime às atividades de registro documental e de geração de informações uma responsabilidade
que extrapola os comportamentos tradicionais no cotidiano de nossas necessidades.
− Leva para as tarefas, consideradas “banais”, a carga do direito à cidadania, que não estamos
acostumados a exercer em nosso país: democratização de conhecimentos e de informações, cujo
acesso ainda tem sido prerrogativa e privilégio dos poderes constituídos.
− Resulta na consciência de nossas particularidades, escapando à padronização generalizada, sem
critérios que as fundamentem.
Portanto, nosso envolvimento em atividades de avaliação significa conhecer e
refletir sobre as administrações, conhecer e refletir sobre o cidadão que delas depende para assegurar
seus direitos e conhecer seus deveres, conhecer e refletir sobre a coisa pública.

2. SITUAÇÃO ATUAL: A ORDEM DOCUMENTAL E INFORMATIVA NOS PAÍSES DITOS DO

TERCEIRO MUNDO
O processo de gestão documental desdobra-se e desemboca na gestão de
informações, sem o que a autonomia e inserção das organizações ficam comprometidas. Por esta
razão, é indispensável integrar as operações de abordagem de documentos e de informações.
Por outro lado, as tecnologias de informação trazem-nos novas demandas de
atendimento, que exigem novas práticas de trabalho.
No entanto, países como o Brasil não percorreram o mesmo caminho daqueles dos
países europeus e norte-americanos, no que diz respeito à guarda e acesso de seus documentos. Isto
vale para o patrimônio documental como um todo e não apenas para os arquivos. A ausência de uma
tradição que os considerasse como testemunhos da vida social e como base informativa para a
administração, para a gerência e para a formulação dos projetos nacionais/regionais/locais foi uma
constante de sua história.
Se a economia foi predatória (situação de dependência econômica e política),
refletindo-se sobre a vida social, as instituições políticas, a vida cultural, por que não teria repercutido
também sobre a ordem documental e informativa, sobre o acesso ao conhecimento em todos os níveis?
Isto explica porque nossos arquivos, especialmente os arquivos públicos, estão
abarrotados de massas documentais acumuladas, mesmo quando implantados processos de gestão.
Pois, num primeiro momento, as atenções são dirigidas para estancar o problema e regularizar os
procedimentos futuros.
Portanto, a implantação da gestão documental associada à gestão de informações
não é só uma questão técnica, mas principalmente uma questão política, que envolve a consciência de
que a autonomia e a soberania de qualquer comunidade, hoje e sempre, depende da disponibilidade
das informações e dos documentos que lhe dizem respeito.
 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: PROBLEMAS E PERSPECTIVAS
Profª Célia Reis Camargo

- BIBLIOGRAFIA -

BRASIL. Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Orientação para a avaliação e

arquivamento intermediário em arquivos públicos. Rio de Janeiro, 1985.

FONSECA, Maria Odila K. e JARDIM, José Maria. As relações entre Arquivística e a

Ciência da Informação. Cadernos BAD. Lisboa, 1992, p. 29-45.

COUTURE, C. e ROUSSEAU, J.Y. Fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa,

Publicações Dom Quixote, 1994.

FAVIER, Jean e Lucie. Les Archives Nationales; quinze siècles d´histoire. Paris, Nathan,
1988.

MONTEIRO, Norma de Góes. O desafio dos arquivos nos estados federalistas. In: Acervo.
Revista do Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, v. 1, n. 2, jul.-dez. 1986, p. 137-158.

MONTE-MÓR, Janice. Patrimônio bilbiográfico e a problemática das bibliotecas nacionais.

In: Revista do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional. Rio de Janeiro, SPHAN/Pró-
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