ecuahacking

Machala, El Oro
www.ecuahacking.com
info@ecuahacking.com
+593 95 881 6739

INFORME DE MEJORAMIENTO CONTINUO

Empresa: Olesistemas

Departamento: Soporte Técnico Factel – Binsoft

1.- Antecedentes: Nuestra empresa ha sido contratada por Olesistemas para resolver las
incidencias que se suscitan en el uso de las herramientas y servicios que ofrece la empresa,
por parte de los clientes de la misma.

Las herramientas mencionadas son:

1. Factel: Herramienta complementaria del Sistema de Gestión Comercial VisualFAC

10, que se encarga de gestionar los documentos electrónicos, desde su envío,
comprobación, recepción, almacenamiento, reimpresión, y reenvío. También funciona
como complemento de facturación electrónica para otros sistemas de gestión
disponibles en el mercado.

2. Binsoft: Servicio de gestión de recursos virtuales provistos en la nube para clientes de

Olesistemas, desde aquí pueden trabajar con su sistema VisualFAC como si estuvieran
en su oficina desde cualquier parte del mundo con una conexión a Internet y un
dispositivo compatible (pc, tablet o teléfono inteligente con capacidades para gestionar
este recurso).

Las incidencias mas comunes que se presentan son las siguientes:

• Factel:

◦ No se firman los documentos.

◦ No se envían los documentos por correo electrónico a los clientes.
◦ Configuración y personalización de formatos electrónicos.
◦ Implementación de Factel.
◦ Reimplementación de Factel.

• Binsoft:

◦ Crear nuevos clientes.

◦ Configuración de nuevos clientes.
◦ Crear nuevas cuentas.
◦ Creación - configuración de nuevas empresas.
◦ Problemas al imprimir reportes.
◦ No se pueden conectar a los servicios.
◦ Mantenimiento de los servicios.
◦ Mantenimiento de los servidores.
◦ Implementación de nuevos servidores.

1
ecuahacking
Machala, El Oro
www.ecuahacking.com
info@ecuahacking.com
+593 95 881 6739

Estas incidencias deben ser solucionadas conforme se ingresan en base a la prioridad, tiempo
y urgencia de la misma.

Por ahora no hay un patrón visible en base a cuando y cuantas incidencias pueden ingresar,
salvo en época de cambios por parte del SRI, tales como:

• Nuevas medidas y/o formas de firmar documentos.

• ingreso de nuevos clientes de forma masiva.
• Problemas con los servidores de autorización de documentos.

El horario normal para aceptar incidencias es de 08:00 a 18:00 horas de lunes a viernes; se
establece un horario de 8 horas laborables con dos horas para almorzar y realizar asuntos
personales.

Para el caso del servicio Binsoft, se realizarán durante la noche y fines de semana
mantenimientos preventivos – correctivos para no dificultar las labores de los clientes que
dependen de estos.

En casos extremos o de suma urgencia, se atienden incidencias fuera del horario establecido.

En caso de que el numero de incidencias sin resolver sea alto o que sea imperativa su
conclusión, se podrán resolver en fines de semana, esto es opcional.

A parte de las incidencias registradas por la oficina, se pueden agregar las solicitadas por los
clientes de manera directa, por correo electrónico, por teléfono o por servicios de mensajería.

Una incidencia podría a su vez estar compuestas de mas incidencias, si esto sucede deberán se
registradas las adicionales, para poder justificar los recursos utilizados para su resolución.

Adicionalmente, se ayuda al personal de la empresa a registrar, identificar y resolver

incidencias ajenas a Factel y Binsoft; aunque esto no es imperativo.

Olesistemas debe proveer la herramienta para registrar las incidencias, esto se realiza a través
de RIUXI, un servicio web para control de incidencias.

Olesistemas debe proveer la lista de clientes que deben ser atendendidos.

2
ecuahacking
Machala, El Oro
www.ecuahacking.com
info@ecuahacking.com
+593 95 881 6739

Día 01, Viernes 8 de junio de 2018

PLANIFICACION (P)

2.- Problema Principal: La agenda planificada no puede ser cumplida de forma efectiva, se
entiende por agenda planificada al orden que se establece sobre las incidencias para
resolverlas.

3.- Evaluación Actual: Existen muchas incidencias sin resolver por lo cual el servicio no
puede ser considerado como óptimo.

4.- Análisis de Causas: Las causas de la situación actual, son:

• No se puede organizar las incidencias de manera optima con la herramienta actual.

• No se puede establecer tiempos de solución para todas las incidencias para poder
organizarlas, y si se establecen no se puede cumplir el tiempo establecido para cada
una.
• El ambiente de trabajo en la oficina de Olesistemas es poco optimo para laborar,
debido a que el personal de planta solicita ayuda con escasa o nula planificación.
• Existe informalidad al momento de asignar prioridad a las incidencias.
• En ocasiones el Internet no funciona de manera correcta.
• Falta registrar algunos clientes en la base de datos.
• Falta de comunicación por ambas partes.

5.- Objetivos: Se establece los siguientes objetivos:

1) Organizar la agenda de manera efectiva.

2) Cumplir con la agenda diaria.

6.- Estrategias: Se establecen las siguientes estrategias:

1) Se debe priorizar las incidencias en base al siguiente orden: las mas antiguas, urgencia.
2) Se llamara a los clientes para entender de forma mas profunda el motivo de su
incidencia.
3) Se establecerá en lo posible, un canal de comunicación con los colaboradores que se
encargan de registrar las incidencias.

3
ecuahacking
Machala, El Oro
www.ecuahacking.com
info@ecuahacking.com
+593 95 881 6739

HACER (D)

7.- Incidencias registradas: Las siguientes son las incidencias registradas que están
pendientes de solucionar al comienzo de día:

Proyecto Nro Resumen F. Creación Informador

(2)Necesita que salga escrito un mensaje en el comprobante de GIKENDAVISION -
FACTEL 20166 venta 2018-05-16 GIKENDAVISION
(2) No puedo ingresar al factel local, no tengo el usuario y
FACTEL 20365 contraseña 2018-05-18 PROQUALIA
(3)FACTEL EL TOTAL DE FACTURA SALE CON ESTEBAN - RUEDA
FACTEL 20692 DEMASIADOS DECIMALES Y CLIENTES RECLAMAN 2018-05-23 GUERRERO ESTEB
(1-VIP) 8 DOCUMENTOS SIN TRANSMITIR PERO AL ESTACION DE SER -
FACTEL 20843 CONSULTAR LA CLAVE DE ACCESO EN EL 2018-05-24 ESTACION DE SERVICIO

FACTEL 21037 (1) INSTALACION DE FACTURACION ELECTRONICA 2018-05-30 AGRINED - AGRINED S A

(1) NO PUEDE INGRESAR AL FACTEL DE LA WEB, YA ORELLANA SISALI -
FACTEL 21123 HAN HECHO REVISAR EL INTERNET Y T 2018-05-31 ORELLANA SISALIMA &
(1- VIP) LAS RETENCIONES DE MAYO NO LE LLAGAN A DISTRIBUIDORA -
FACTEL 21262 LOS CLIENTE 2018-06-04 DISTRIBUIDORA FEIJOO
OFICINA CONTABLE MARIA BELEN RUBIO- ERROR AL
VFAC 21369 INGRESAR AL MONITOR 2018-06-05 FAMER - OLESISTEMAS
AGREGAR LOGO EN FACTURACION ELECTRONICO Y TRACTO ECUADOR - TRACTO
FACTEL 21499 EN RETENCIONES 2018-06-06 ECUADOR

9.- Responsable: El responsable del cumplimiento de las incidencias es Manuel Ordoñez.

10.- Registro e incidencias Solucionadas: Las incidencias solucionadas el día en cuestión

son las siguientes:

Proyecto Nro Resumen F. Creación F. Solución Informador

(1- VIP) LAS RETENCIONES DE MAYO NO LE DISTRIBUIDORA -
FACTEL 21262 LLAGAN A LOS CLIENTE 2018-06-04 2018-06-08 DISTRIBUIDORA FEIJOO

FACTEL 21627 (1) Configuracion de formatos electronicos 2018-06-07 2018-06-08 PROQUALIA - PROQUALIA

FACTEL 21613 (1) Configuracion de formatos electronicos 2018-06-07 2018-06-08 AGRINED - AGRINED S A

FACTEL 21615 (1) Instalar firma electronica 2018-06-07 2018-06-08 AGRINED - AGRINED S A
OROCORMINA -
FACTEL 21631 (1) configurar formatos factel local 2018-06-07 2018-06-08 OROCORMINA CIA LTDA

FACTEL 21629 (1) Reacondicionamiento de logo 2018-06-07 2018-06-08 PROQUALIA - PROQUALIA

OROCORMINA -
FACTEL 21633 (1) subir formatos a factel.com.ec 2018-06-07 2018-06-08 OROCORMINA CIA LTDA

FACTEL 21628 (1) subir formatos a factel.com.ec 2018-06-07 2018-06-08 PROQUALIA - PROQUALIA

FACTEL 21614 (1) subir formatos a factel.com.ec 2018-06-07 2018-06-08 AGRINED - AGRINED S A
BUELE SARANGO S -
FACTEL 21605 (1) subir formatos a factel.com.ec 2018-06-07 2018-06-08 REPRESENTACIONES BUE
DISTRIBUIDORA -
BINSOFT 21709 (1) Crear empresa binsoft 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA EL BU

FACTEL 21748 (1) Configuracion e implementacion de Factel 2018-06-08 2018-06-08 OROCORMINA CIA LTDA

FACTEL 21747 (1) Configuracion de correo electronico 2018-06-08 2018-06-08 OROCORMINA CIA LTDA

FACTEL 21719 (1) no se firma la factrura y es la primera que se hace. 2018-06-08 2018-06-08 OROCORMINA CIA LTDA

BINSOFT 21710 (1) Actualizacion VisualFAC 2018-06-08 2018-06-08 OLESISTEMAS

4
ecuahacking
Machala, El Oro
www.ecuahacking.com
info@ecuahacking.com
+593 95 881 6739

FACTEL 21723 (1) Subir formatos a factel.com.ec 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA EL BU

FACTEL 21722 (1) Configuracion de formatos electronicos 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA EL BU

FACTEL 21721 (1) Reconfiguracion de factel 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA EL BU

BINSOFT 21714 (1) Configuracion de terminales 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA EL BU

BINSOFT 21712 (1) Configuracion de terminales 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA EL BU

VFAC 21659 (1) Automatizacion de registros de VisualFAC 2018-06-08 2018-06-08 FAMER - OLESISTEMAS

vip 21689 (1) Configuracion de respaldos SynCloud 2018-06-08 2018-06-08 HERAS HERAS RUBEN DA

FACTEL 21682 (1) Configuracion de factel en terminal 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA FEIJOO

FACTEL 21681 (1) Eliminacion de virus en servidor 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA FEIJOO

FACTEL 21678 (1) Reinstalacion de java jdk 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA FEIJOO

FACTEL 21676 (1) Reinstalacion de jboss 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA FEIJOO

(1) NO SE ESTAN FIRMANDO LOS DOCUMENTOS
FACTEL 21657 ELECTRONICOS 2018-06-08 2018-06-08 DISTRIBUIDORA FEIJOO

VERIFICAR (C)

11.- Evaluación de datos: Según el registro de incidencias solucionadas se puede evaluar que
solo una incidencia de días anteriores se pudo realizar en este día, correspondiente a
“Distribuidora Feijoo”, las demás incidencias fueron registradas el mismo día y se
solucionaron de la misma forma, agregándose algunas adicionales necesarias para solucionar
la registrada por el cliente.

12.- Causas: Las causas son las siguientes:

1) No se pudo identificar los problemas de manera rápida.

2) Se agregaron incidencias sin prioridad a la lista.
3) No se tomo en cuenta las nuevas incidencias que se deben asignar.
4) No se puede organizar las incidencias, debido a que no se puede cambiar el orden de
estas de manera dinámica.

5
ecuahacking
Machala, El Oro
www.ecuahacking.com
info@ecuahacking.com
+593 95 881 6739

ACTUAR (A)

13.- Replanteamiento de objetivos: No es necesario replantear los objetivos, mas bien los
métodos e instrumentos utilizados para su cumplimiento.

14.- Análisis de datos: Según los datos recabados, casi solo se solucionó incidencias
registradas del mismo día, y las de días anteriores quedaron rezagadas para después.

15.- Estandarización de procedimientos: los procedimientos planteados en la fase inicial seran

estandarizados, son los siguientes:

1) Se debe priorizar las incidencias en base al siguiente orden: las mas antiguas, urgencia.
2) Se llamara a los clientes para entender de forma mas profunda el motivo de su
incidencia.
3) Se establecerá en lo posible, un canal de comunicación con los colaboradores que se
encargan de registrar las incidencias.

16.- Acciones de mejora: Para mejorar los procedimientos establecidos, se debe agregar los
siguientes procedimientos:

1) A falta de una herramienta mas práctica, se deberá llevar el control en una hoja de
cálculo, o en un cuaderno para poder organizar las incidencias mas eficientemente.
2) Registrar las incidencias adicionales tan pronto como se presentan y son resueltas.
3) Si se presentan incidencias adicionales se debe evaluar si es factible solucionarla en el
momento, de ser así debe ser registrada y solucionada; caso contrario se registrará,
hasta el final del día si el tiempo no es suficiente.

Final del informe.

Manuel Ordoñez
Asistencia ecuahacking